MODUL AJAR

ELEMEN 6
PERALATAN DAN APLIKASI TEKNOLOGI PERKANTORAN

Deskripsi Meliputi pemahaman tentang jenis peralatan kantor,

prosedur penggunaan peralatan kantor, pemeliharaan
peralatan kantor, aplikasi perangkat lunak, prosedur
penggunaan aplikasi perangkat lunak, prosedur mencetak
dokumen
A. INFORMASI UMUM
1. INDENTITAS SEKOLAH
Nama Sekolah SMKS BUDI AGUNG MEDAN
Nama Guru Pengampu Inelia Marhamah, S.Pd
Kelas 10 MPLB
Alokasi Waktu 1350 menit
Jumlah Pertemuan 6 TM x @6JP (’45 menit)
Fase Capaian E
2. KOMPETENSI AWAL
Manajemen peralatan dan aplikasi teknologi perkantoran meliputi pemahaman tentang
jenis peralatan kantor, prosedur penggunaan peralatan kantor, pemeliharaan peralatan
kantor, aplikasi perangkat lunak, prosedur penggunaan aplikasi perangkat lunak,
prosedur mencetak dokumen
3. PROFIL PELAJAR PANCASILA
Beriman, bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, dan berakhlak Mulia, bergotong royong
Mandiri, Bernalar Kritis, dan Kreatif
4. SARANA & PRASARANA
 Alat dan Bahan : LCD, Komputer/ laptop, vidio  laser pointer,  ATK 
smartphone, earphone, wabcam, headphone piranti lunak,  Alat penganda, penjilit,
aplikasi piranti, lunak, printer, Sop penggunaan peralatan di tempat kerja/ simulasi, SOP
menggunakan aplikasi piranti lunak, SOP mencetak dokumen
 Materi dan Sumber Ajar : LMS, Modul, Buku, Slide, Video, Gambar, Lingkungan
belajar terdekat
5. TARGET PESERTA DIDIK:
Peserta didik yang menjadi target yaitu peserta didik reguler atau inklusif
6. MODEL PEMBELAJARAN YANG DIGUNAKAN :
Model Pembelajaran Discovery Learning
Moda Pembelajaran Daring / Kombinasi
Metode Pembelajaran Diskusi, presentasi, demonstrasi, simulasi praktik, kunjungan
industri

B. KOMPONEN INTI
1. TUJUAN PEMBELAJARAN
1. Siswa mampu mengetahui jenis perlatan kantor yang ada dengan cara mengidentifikasi
peralatan yang sering digunakan di perusahaan/organisasi
2. Siswa mampu mengetauhi prosedur penggunaan peralatan kantor dan menjelaskan
berdasarkan pengetahuan yang telah dipelajari
3. Siswa mampu menjelaskan prosedur pemeliharaan peralatan kantor yang ada dan dapat
menerapkannya di dalam kehidupan sehari-hari.
4. Siswa mampu mendeskripsikan prosedur penggunaan jenis aplikasi perangkat lunak yang
ada beserta fungsinya dalam kegiatan MPLB .
5. Siswa mampu menerapkan penggunaan jenis aplikasi sesuai standard operasional yang
berlaku
6. Siswa mampu mendeskripsikan prosedur mencatak dan menggandakan dokumen MPLB
berdasarkan penegtahuan yang telah dipelajari .
7. Siswa dapat menerapkan prosedur mencetak dan menggandakan dokumen sesuai standard
operasionalnya di dalam kehidupan sehari hari
2. PEMAHAMAN BERMAKNA
 Peralatan kantor meliputi benda-benda yang berukuran relatif besar dan kebanyakan
digunakan untuk jangka panjang. Misalnya adalah meja, kursi, lemari, komputer, pesawat
telepon, dll.
 Perlengkapan kantor meliputi benda-benda yang berukuran relatif kecil dan kebanyakan
digunakan untuk jangka pendek. Misalnya adalah kertas, pulpen, penggaris, dll.
3. PERTANYAAN PEMANTIK
 Sebutkan peralatan kantor yang anda ketahui?
 Adakah salah satu peralatan kator yang dapat anda ketahui cara pengunaannya?
 Mengapa perlu dilakukannya pemeliharaan pada peralatan kantor yang ada
 Sebutkan jenis aplikasi perangkat lunak yang sering digunakan dalam kegiatan MPLB
 Apakah anda pernah menggunakan aplikasi perangkat lunak sebelumnya?
 Pernahkah anda mencetak atau menggandakan dokumen MPLB sbelumnya?
 Bagaimanan pendapat anda mengenai manfaat penggunaa media cetak yang anda rasakan?
4. PERSIAPAN PEMBELAJARAN
Membantu peserta didik menemukan passionnya dengan melakukan assesmen diagnostic kognitif dan non-
kognitif, sehingga guru bisa menemukan karekteristik peserta didik selama mengikuti pembelajaran.
 5. KEGIATAN PEMBELAJARAN
PERTEMUAN 1 DARING/LURING (270 MENIT)

1. Mengidentifikasi jenis perlatan kantor.

2. Menjelaskan prosedur penggunaan peralatan kantor.

Kegiatan Awal ( 30 Menit) Kegiatan Inti (210 Menit)

1. Peserta didik dan Guru memulai 1. Peserta didik mendapatkan pemaparan

dengan berdoa bersama. secara umum tentang jenis peralatan
2. Peserta didik disapa dan melakukan kantor dan perosedur penggunaannya
pemeriksaan kehadiran bersama dengan 2. Dengan metode tanya jawab guru
guru. memberikan pertanyaan mengenai:
3. Peserta didik bersama dengan guru a. Definisi Perlatan Kantor.
membahas tentang kesepakatan yang b. Jenis-jenis peralatan kantor dan
akan diterapkan dalam pembelajaran prosedur penggunaannya
4. Peserta didik dan guru berdiskusi 3. Peserta didik diberikan kesempatan
melalui pertanyaan pemantik : untuk melakukan studi pustaka
a. Sebutkan jenis peralatan kantor (browsing dan /atau mengunjungi
yang anda ketahui? perpustakaan) guna mengeksplorasi
b. Pernahkan anda menggunakan pertanyaan diatas
peralatan-peralatan kantor didalam 4. Peserta didik diminta melaporkan hasil
kehidupan sehari anda? studinya dan kemudian bersama-sama
c. Apa manfaat dari penggunaan dengan dibimbing oleh guru
peralatan kantor yang anda mendiskusikan hasil laporannya di
rasakan ? depan kelas
d. Apa harapanmu setelah mempelajari 5. Untuk analisis dampak dampak dan
materi ini? Tantangan Revolusi Industri 4.0. dapat
dilakukan secara kolaboratif di papan
tulis. Peserta didik secara
bergantian mengungkapkan
gagasannya. Guru membimbing
diskusi.
6. Peserta didik diminta untuk
mengerjakan menyimpulkan
hasil diskusi.

Kegiatan Penutup (30 Menit) Referensi

1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang • Sumathy, dkk. 2011. Office
tidak dipahami pada guru Management (Office Secretary ship)
2. Peserta didik mengomunikasikan Vocational Education Higher
kendala yang dihadapi selama Secondary-Second Year. Tamilnadu
mengerjakan Tectbook Corporation
3. Peserta didik menerima apresiasi dan Mesin-Mesin Kantor.
motivasi dari guru. http://eprints.polsri.ac.id/2449/3/BAB
%20II.pdf Tgl. 23 Mei
2020
• 8.2 Dasar-dasar Manajemen
 Perkantoran dan Layanan
Bisnis_Bab 1-4
• Akhmad, J. (2012) Manajemen
Perkantoran & Bisnis. Jakarta:
Lentera Ilmu Cendekia.
• Apandi, A. and Yulianti, D. (2020)
Buku Ajar Administrasi
Perkantoran dan Logistik.
Lampung: Pustaka Ali Imron

Refleksi Lembar Kegiatan

1. Apakah ada kendala pada kegiatan 1. Lembar Analisis peralatan kantor

pembelajaran? 2. Soal-soal Latihan Pertemuan 1
2. Apakah semua siswa aktif dalam
kegiatan pembelajaran?
3. Apa saja kesulitan siswa yang dapat
diidentifikasi pada kegiatan
pembelajaran?
4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan
ketika berkegiatan dapat teratasi dengan
baik?
5. Apa level pencapaian rata-rata siswa
dalam kegiatan pembelajaran ini?
6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap
tuntas dalam pelaksanaan pembelajaran?
7. Apa strategi agar seluruh siswa
dapat menuntaskan kompetensi?
 PERTEMUAN 2 DARING/LURING (270 MENIT)

3. Menjelaskan prosedur pemeliharaan peralatan kantor.

Kegiatan Awal ( 30 Menit) Kegiatan Inti (210 Menit)

1. Peserta didik dan Guru memulai 1. Peserta didik mendapatkan pemaparan

dengan berdoa bersama. secara umum tentang pemeliharaan
2. Peserta didik disapa dan melakukan peralatan kantor
pemeriksaan kehadiran bersama dengan 2. Peserta didik diberikan pertanyaan
guru. untuk diskusi yaitu:
3. Peserta didik bersama dengan guru a. Identifikasilah factor-faktor
membahas tentang kesepakatan yang akan yang perlu diperhatikan dalam
diterapkan dalam pembelajaran pemeliharaan peralatan kantor?
4. Peserta didik dan guru berdiskusi b. Menurut anda mengapa dalam
melalui pertanyaan pemantik: proses pemeliharaan peralatan
a. menurutmu mengapa perlu dilakukan kantor harus memperhatikan segi
pemeliharaan peralatan kantor? jenis barang dan kurun waktu
b. Apa manfaat yang diperoleh dari barang tersebut!
pemeliharaan peralatan kantor? c. Identifikasilah Langkah-langkah
c. Apa yang harapanmu setelah dalam perawatan/pemeliharaan
mempelajari prosedur pememliharaan peralatan kantor
kantor . 3. Peserta didik diberikan kesempatan
untuk melakukan studi pustaka
(browsing dan /atau mengunjungi
perpustakaan) guna mengonfirmasi
jawaban dari pertanyaan tersebut
4. Waktu eksplorasi dibatasi
maksimal 30 menit. Setelah itu hasil
eksplorasi dikumpulkan
5. Peserta didik masing-masing
menyampaikan hasil
eksplorasinya dan guru
memfasilitasi diskusinya
Kegiatan Penutup (30 menit) Referensi

1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang • 8.2 Dasar-dasar Manajemen

tidak dipahami pada guru
2. Peserta didik mengomunikasikan
kendala yang dihadapi selama
mengerjakan
3. Peserta didik menerima apresiasi dan
motivasi dari guru.
Perkantoran dan Layanan
Bisnis_Bab 1-4
• Akhmad, J. (2012) Manajemen
Perkantoran & Bisnis. Jakarta:
Lentera Ilmu Cendekia.
• Apandi, A. and Yulianti, D. (2020)
Buku Ajar Administrasi
Perkantoran dan Logistik.
Lampung: Pustaka Ali Imron

Refleksi Lembar Kegiatan

1. Apakah ada kendala pada kegiatan Lembar Aktivitas Praktik 2

pembelajaran?
2. Apakah semua siswa aktif
dalam kegiatan pembelajaran?
3. Apa saja kesulitan siswa yang
dapat diidentifikasi pada kegiatan
pembelajaran?
4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan
ketika berkegiatan dapat teratasi dengan
baik?
5. Apa level pencapaian rata-rata siswa
dalam kegiatan pembelajaran ini?
6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas
dalam pelaksanaan pembelajaran?
7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat
menuntaskan kompetensi?
 PERTEMUAN 3- 4 DARING/LURING (270 MENIT)
4. Mendeskripsikan prosedur penggunaan jenis aplikasi perangkat lunak.
5. Menerapkan penggunaan jenis aplikasi sesuai standard
Kegiatan Awal ( 30 Menit)
1. Peserta didik dan Guru memulai
dengan berdoa bersama.
2. Peserta didik disapa dan melakukan
pemeriksaan kehadiran bersama dengan
guru.
3. Peserta didik bersama dengan guru
membahas tentang kesepakatan yang akan
diterapkan dalam pembelajaran
4. Peserta didik dan guru berdiskusi
melalui pertanyaan pemantik:
a. Apa yang anda bayangkan Ketika di
sebutkan perangkat lunak?
b. Sebutkan perangkat lunak yang anda
ketahui?
c. Pernahkah anda menggunakan aplikasi
Ms.Word, Ms. Exel, Ms.Power Point?
d. Sebutkan manfaat dari aplikasi
Ms.Word, Ms. Exel, Ms.Power Point
yang anda ketahui?
Kegiatan Penutup (30 menit)
1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang
tidak dipahami pada guru
2. Peserta didik mengomunikasikan kendala
yang dihadapi selama mengerjakan
3. Peserta didik menerima apresiasi dan motivasi
dari guru.
Kegiatan Inti (210 Menit)
1. Peserta didik mendapatkan pemaparan
secara umum tentang konsep
otomatisasi perkantoran
2. Dengan metode tanya jawab guru
memberikan pertanyaan mengenai:
a. Jenis aplikasi perangkat lunak
b. Manfaat aplikasi perangkat lunak MPLB
c. Fungsi dan kegunaan Perangkat lunak
MPLB.
3. Peserta didik diberikan kesempatan
untuk melakukan studi pustaka
(browsing dan /atau mengunjungi
perpustakaan) guna mengeksplorasi
4. Peserta didik diminta melaporkan hasil
studinya dan kemudian bersama-sama
dengan dibimbing oleh guru
mendiskusikan hasil laporannya di
depan kelas
5. Peserta didik diminta untuk
mengerjakan soal dan menyimpulkan
hasil diskusi.
Referensi
• 8.2 Dasar-dasar Manajemen
Perkantoran dan Layanan
Bisnis_Bab 1-4
• Akhmad, J. (2012) Manajemen
Perkantoran & Bisnis. Jakarta:
Lentera Ilmu Cendekia.
• Apandi, A. and Yulianti, D. (2020)
Buku Ajar Administrasi
Perkantoran dan Logistik.
Lampung: Pustaka Ali Imron
Refleksi Lembar Kegiatan

1. Apakah ada kendala pada kegiatan Lembar Aktivitas Praktik 3

pembelajaran?
2. Apakah semua siswa aktif
dalam kegiatan pembelajaran?
3. Apa saja kesulitan siswa yang
dapat diidentifikasi pada kegiatan
pembelajaran?
4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan
ketika berkegiatan dapat teratasi dengan
baik?
5. Apa level pencapaian rata-rata siswa
dalam kegiatan pembelajaran ini?
6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas
dalam pelaksanaan pembelajaran?
7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat
menuntaskan kompetensi?
 PERTEMUAN 5-6 DARING/LURING (270 MENIT)

6. Mendeskripsikan prosedur mencatak dan menggandakan dokumen.

7. Menerapkan prosedur mencetak dan menggandakan dokumen sesuai standard.

Kegiatan Awal ( 30 Menit) Kegiatan Inti (210 Menit)

1. Peserta didik dan Guru memulai 1. Peserta didik mendapatkan pemaparan

dengan berdoa bersama.
2. Peserta didik disapa dan melakukan
pemeriksaan kehadiran bersama dengan
guru.
3. Peserta didik bersama dengan guru
membahas tentang kesepakatan yang akan
diterapkan dalam pembelajaran
4. Peserta didik dan guru berdiskusi
melalui pertanyaan pemantik:
a. Aplikasi apakah yang biasa digunakan dalam
mencetak?
b. Apakah anda mengenal Ms. Publisher
c. Apakah fungsi dari Ms.Publisher
d. Apa yang harapan anda ketika
mempelajari materi ini?
secara umum tentang prosedur
mencetak dan menggandakan
dokumen
2. Peserta didik diberikan pertanyaan
mengenai
a. Mengidentifikasi Ms.
Publisher
b. Kegunaan Ms.Publisher
c. Kelebihan dan kelemaha
Ms.Publisher
d. Melakukan prkatik dengan
cara mencetak ataupun
menggandakan dokumen
secara langsung sesuai SOP
nya
3. Peserta didik diberikan kesempatan
untuk melakukan studi pustaka
(browsing dan /atau mengunjungi
perpustakaan) guna menambah
wawasan mengenai tema yang
diskusikan
4. Waktu eksplorasi dibatasi
maksimal 30 menit. Setelah itu hasil
eksplorasi dikumpulkan
5. Peserta didik masing-masing
menyampaikan hasil
eksplorasinya dan guru
memfasilitasi diskusinya
6. Peserta didik diminta untuk
mengerjakan soal dan
menyimpulkan hasil diskusi
 Kegiatan Penutup (30 menit) Referensi

1. Peserta didik dapat menanyakan hal yang • 8.2 Dasar-dasar Manajemen

tidak dipahami pada guru
2. Peserta didik mengomunikasikan
kendala yang dihadapi selama
mengerjakan
3. Peserta didik menerima apresiasi dan
motivasi dari guru.
Perkantoran dan Layanan
Bisnis_Bab 1-4
• Akhmad, J. (2012) Manajemen
Perkantoran & Bisnis. Jakarta:
Lentera Ilmu Cendekia.
• Apandi, A. and Yulianti, D. (2020)
Buku Ajar Administrasi
Perkantoran dan Logistik.
Lampung: Pustaka Ali Imron

Refleksi Lembar Kegiatan

1. Apakah ada kendala pada kegiatan Lembar tugas 2 melakukan diskusi

pembelajaran? kelompok
2. Apakah semua siswa aktif
dalam kegiatan pembelajaran?
3. Apa saja kesulitan siswa yang
dapat diidentifikasi pada kegiatan
pembelajaran?
4. Apakah siswa yang memiliki kesulitan
ketika berkegiatan dapat teratasi dengan
baik?
5. Apa level pencapaian rata-rata siswa
dalam kegiatan pembelajaran ini?
6. Apakah seluruh siswa dapat dianggap tuntas
dalam pelaksanaan pembelajaran?
7. Apa strategi agar seluruh siswa dapat
menuntaskan kompetensi?

5. ASSESMEN
 Asesmen sebelum pembelajaran (diagnostik)
 Asesmen selama proses pembelajaran (formatif)
 Asesmen pada akhir pembelajaran (sumatif)
1. Tes tertulis (tes objektif : essay, pilihan ganda, isian, jawaban singkat, benar-salah)
2. Kuisioner

6. PENGAYAAN DAN REMEDIAL

Remedial diberikan kepada peserta didik yang membutuhkan bimbingan untuk memahami
materi atau pembelajaran mengulang.
C. LAMPIRAN
1. BAHAN BACAAN GURU DAN SISWA

MATERI PERTEMUAN KE-1 : JENIS PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KANTOR

A.Jenis Peralatan Kantor dan Prosedur Penggunaannya

1. Pengertian Peralatan Kantor
Pengertian Peralatan dan Perlengkapan kantor Pesatnya perkembangan zaman di masa
sekarang ini, menuntut kita untuk lebih profesional dalam hal apapun, diantaranya efisiensi kita
dalam hal bekerja dan berusaha. Namun dengan kemampuan manusia yang terbatas, maka perlu
ditunjang dengan adanya pengoptimalisasian peralatan dan perlengkapan kantor yang dapat
membantu mempermudah proses kerja yang ada. Dengan adanya pengoptimalisasian peralatan dan
perlengkapan, maka kita tidak perlu membuang- buang waktu dan tenaga yang banyak untuk
mengerjakan setiap pekerjaan yang ada, selain itu pekerjaan akan terlaksana dengan efektif dan
efisien.
Ada beberapa definisi dari para ahli tentang pengertian peralatan dan perlengkapan kantor
antara lain:
1. Menurut Santoso (1998:143), mengatakan bahwa peralatan kantor merupakan salah satu
penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien.
2. Menurut Wibowo Subekti (2013:15), mengatakan bahwa peralatan kantor adalah alat-alat
atau perlengkapan-perlengkapan yang dipakai dalam kantor guna kelancaran perusahaan,
dalam melakukan atau melaksanakan kegiatan- kegiatan administrasinya.
3. Menurut The Liang Gie (2000:299), mengatakan bahwa peralatan kantor adalah segenap alat
yang digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengelola bahan keterangan yang
bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, mengetik, atau secara kimiawi. 5
4. Menurut Abubakar (2000:173), mengatakan bahwa perlengkapan kantor adalah sesuatu yang
sangat diperlukan pada setiap instansi, baik instansi pemerintan maupun instansi swasta.
Tujuanya yaitu dapat dipergunakan untuk melakukan setiap pekerjaan kantor agar terlaksana
dengan baik dan dapat selesai dengan cepat dan tepat, sesuai yang diharapkan perusahaan.
Berdasarkan pendapat-pendapat diatas maka, dapat ditarik kesimpulan peralatan dan
perlengkapan kantor merupakan alat-alat atau mesin-mesin yang digunakan sebagai penunjang dalam
menyelesaikan proses kerja secara efektif dan efisien. Dengan adanya peralatan dan perlengkapan
kantor maka pekerjaan dapat terselesaikan dengan cepat, tepat dan mudah.

2. Macam-macam Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Adapun peralatan dan perlengkapan kantor terdiri dari:
1. Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang
terhdap pekerjaan kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office
furniture. Misalnya meja, kursi, lemari, rak dan sebagainya.
2. Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin dan sebagainya.

Apabila dirinci peralatan dan perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

1. Barang-barang yang habis dipakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai satu kali
atau tidak tahan lama, yaitu kertas dan amplop.
2. Barang yang tidak habis dipakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai berulang kali
atau tahan lama yaitu penggaris, hecter/stepler, dan gunting.
3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang dapat digunakan untuk memproses
pekerjaan kantor yaitu, komputer, mesin fotocopy, mesin laminating, dan mesin print.
4. Pesawat kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di
lingkungan sendiri maupun pihak luar kantor, yaitu telefon dan mesin fax.
5. Interior kantor yaitu semua jenis barang atau fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan
kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi yaitu gambar, lampu dan vas bunga.

3. Jenis-jenis Peralatan dan Perlengkapan Kantor

Peralatan dan perlengkapan kantor sepertinya sudah menjadi sangat penting dalam setiap
organisasi atau instansi yang ada, sehingga tidak dapat dipungkiri bahwa manusia sangat
membutuhkan peralatan dan perlengkapan kantor dalam membantu menunjang setiap aktifitas kerja
perkantoran. Untuk itu perlu adanya penanganan khusus dalam pengadaan peralatan dan
perlengkapan kantor sesuai dengan keperluan suatu perusahaan dalam disertai dengan 7 pengetahuan
tentang jenis-jenis peralatan dan perlengkapan kantor apa saja yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan untuk nantinya dipakai dalam mempermudah aktifitas pekerjaan karyawan.
Adapun jenis-jenis peralatan dan perlengkapan kantor (Office Equipment) menurut Sugiarto (2005:12)
yaitu:
1. Komputer Adalah rangkaian alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis,
berdasarkan instruksi atau program yang diberikan serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bila
mana diperlukan.
2. Printer Merupakan alat yang dihubungkan pada komputer dan dapat mencetak hasil dalam layar
komputer yang sesuai dengan ketikan atau kerjaan dalam layar komputer.
3. Mesin penghancur kertas Adalah salah satu mesin yang digunakan untuk menghancurkan berkas-
berkas dengan cara yang aman, dengan mesin ini berbagai macam ukuran kertas dapat dihancurkan dengan
cepat dan aman.
4. Filling cabinet Merupakan salah satu furniture perkantoran yang bisa dibilang wajib untuk dimiliki.
Sesuai dengan fungsi dan tujuanya biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen dalam folder sehingga
dapat mempermudah pengelolaanya.
5. Mesin fotocopy Adalah alat pegganda secara praktis karena setiap saat diperlukan dapat dilakukan
dengan mudah dan cepat.
6. Telepon Adalah alat yang digunakan dalam melakukan hubungan komunikasi lisan yang dilakukan
baik dalam organisasi maupun organisasi dengan pelanggan
 MATERI PERTEMUAN KE-2 :
PROSEDUR PEMELIHARAAN KANTOR

B. Prosedur pemeliharaan peralatan kantor

Pemeliharaan/ perawatan ialah pemeliharaan terhadap harta benda, baik yang bergerak, dalam
usaha untuk mempertahankan kondisi yang baik atau harta benda tersebut dalam pemakaian atau
pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.
Menurut Soedarmayanti (2005:173) ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam
rangka memelihara dan meningkatkan penggunaan mesin kantor, antara lain:

1. Pemeliharaan (Maintenance) Perawatan terhadap peralatan dan perlengkapan materil perlu

dilakukan agar peralatan dan perlengkapan dapat lebih awet (mengurangi kecepatan rusak).
Pemeliharaan dapat ditekankan pada pencegahan sebelum terlanjur rusak,
dengan pertimbangan biaya yang lebih tinggi.
2. Reparasi (Repair) Perbaikan terhadap peralatan dan perlengkapan materil, agar dapat
berfungsi lagi sebagaimana mestinnya.
3. Peningkatan (Batterment) Mengusahakan peralatan dan perlengkapan materil pada kondisi
yang lebih baik lagi sehingga umur dan nilai guna mesin akan bertambah.
4. Penggantian (Replacement) Mengganti peralatan dan perlengkapan yang telah ada dengan
peralatan yang lain yang lebih baru.
5. Penambahan (Addition) Menambah jumlah peralatan dan perlengkapan yang fungsinya sama,
sehingga nilai guna dari peralatan dan perlengkapan yang sejenis dapat bertambah.

Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor

Untuk memelihara dan merawat barang kantor hendaklah memperhatikan cara-cara berikut
ini:

a) Selalu membersihkan barang-barang secara teratur terutama setelah barang tersebut

digunakan
b) Selalu memperbaiki barang yang rusak
c) Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis
peralatan
d) Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan
baik dan benar.
e) Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai dengan petunjuk dan
aturan pemakaiannya.

LANGKAH-LANGKAH PERAWATAN UMUM MESIN TIK/ALAT KANTOR

1.      Pemeliharaan dan perawatan barangManfaatnya yaitu:
a.       Barang-barang akan terpeliharaw dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan
b.      Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat
c.       Menghindari kehilangan karena terkontrol terus
d.      Menghindari penyimpanan yang tidak teratur
e.       Dengan terpelihara akan menghasilkan pekerjaan yang baik

2.      Macam-macam pemeliharaan atau perawatan barang

a.       Menurut kurun waktu
1)      Pemeliharaan sehari-hari
 2)      Pemeliharaan berkala
b.      Menurut jenis barang
1)      Barang bergerak
2)      Barang tidak bergerak

3.      Cara pemeliharaan dan perawatan barang kantor

a.       Selalu membersihkan barang secara teratur
b.      Selalu memperbaiki barang yang rusak
c.       Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis
dan kode masing-masing
d.      Selalu menyimpan kembali barawng yang telah digunakan pada tempat semula dalam
keadaan gaik dan benar
e.       Selalu mengoperasikan atau menggunakan barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan
pemakaiannya

4.      Pemeliharaan mesin-mesin kantor

Pengurusan pemeliharaannya daplat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:
a.       Kontrak pemeliharaan
b.      Servis perorangan
c.       Servis kantor (company operated service)

5.      Langkah-langkah perawatan mesin kantor

a.       Mesin tik manual
1)      Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain
lap yang halus
2)      Bersihkan jari-jari tuts dengan mempergunakan sikat yang halus
3)      Periksa semua kunci apakah semua dalam keadaan normal
4)      Bersihkan penggulung kertas dengan membuka penutup silinder
5)      Apabila dipandang perlu, bersihkan dengan menggunakan minyak mesin tik
6)      Periksa pita mesin tik aopakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai
7)      Apabila mempergunakan cairan penghapus, mulailah mengetik lagi aplabila penghapus
itu benar-benar telah mongering
b.      Mesin tik listrik
1)      Bersihkan mesin tik sebelum mulai mengetik
2)      Periksa lebih dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan normal
3)      Sebelum mulai mengetik bebaskan dahulu semua kunci
4)      Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah
lembaran kertas yang akan diketik
5)      Tenaga yang diperlukan disesuaikan dengan alilran listrik rumah atau kantor
6)      Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak
7)      Tutuplah mesin menggunakan penutup mesin

c.       Mesin pelubang kertas

1)      Bersihkan pelubang itu setiap saat
2)      Pakailah sedikit minyak pada tempat-tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau
pelubang dapat lancar bergerak
3)      Bukalah penutup pelubang kertas yang ada di bawah apabila potongan kertas yang ada di
 dalamnya sudah penuh
4)      Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin
pelubang kertas tersebut

d.      Mesin penomor
1)      Bersihkan bak tinta
2)      Bersihkan indicator berikut kuncinya dengan mempergunakan sikat yang lunak
3)      Silinder angka dibersihkan dengan menggunakan sikat yang halus
4)      Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap pbersih sehingga apabila digunakan
tidak mengotori kertas

e.       Mesin penjepret kertas

1)      Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur
dasn perut kawat jepret
2)      Apabila dipandang perlu, olesi dengan sedikit minyak plada as penjepret kertas
3)      Pakailah untuk menjepret waekat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut

f.       Mesin pemotong kertas

1)      Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat
2)      Minyakilah mesin pada tempat tertentu sehingga mesin mudah dioperasikan
3)      Pergunakan mesin sesuai dengan kemampuannya

g.      Mesin stensil manual

1)      Bersihkan body mesin dengan menggunakan lap yang bersih
2)      Bersihkan baki kertas dan baki penadah
3)      Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa-sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah
kanan dan kirpi
4)      Bersihkan semua kotoran yang melekat plada bagian mesis setelah penyetensilan

h.      Mesin stensil listrik

1)      Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan lap yang
bersih
2)      Bersihkan baki kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang menempel
3)      Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin
dalam posisi off
4)      Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin
5)      Pada tempat-tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak
6)      Tutuplah mesin setelah selesai menyetensil
 MATERI PERTEMUAN KE-3-4 :
APLIKASI PERANGKAT LUNAK

A. Menerapkan pengoperasian Aplikasi Pengolah Kata

1. Pengertian Aplikasi Pengolah Kata (Word Processor)

 Aplikasi pengolah kata (word processor) merupakan software / perangkat lunak yang
digunakan untuk mengolah kata dan berkaitan dengan dokumen, seperti tahapan membuat,
mengedit, memodifikasi, menyunting maupun mencetak dokumen, banyak digunakan untuk
membuat naskah laporan, artikel, brosur, karya tulis, surat menyurat, dan lain-lain. 
 Perangkat lunak pengolah kata (Bahasa Inggris: word processor) adalah suatu aplikasi
komputer yang digunakan untuk produksi (termasuk penyusunan, penyuntingan,
pemformatan, dan kadang pencetakan) segala jenis bahan yang dapat dicetak.

2. Macam-macam / Contoh Aplikasi Perangkat Lunak Pengolah Kata.

Macam-mcam / Contoh aplikasi pengolah kata diantaranya :

 OpenOffice.org Writer,
 Notepad,
 Wordpad,
 Microsoft Word,
 Google Docs,
 Word Star,
 Word Online (Office Online)

3. Fungsi Aplikasi Pengolah Kata

Dengan aplikasi ini kita dapat membuat berbagai dokumen, berikut ini merupakan fungsi
Aplikasi Pengolah Kata seperti :

 naskah laporan, 
 proposal, 
 artikel, 
 kolom koran, 
 mail merge, 
 brosur, 
 booklet, 
 karya tulis, 
 surat menyurat, 
 word art, 
 smart art , 
 tabel dan sebagainya.

B. PENGOPERASIAN APLIKASI PENGOLAH ANGKA (MS. EXCEL)

1. Pengertian Ms. Excel
Microsoft Excel adalah sebuah program atau aplikasi yang merupakan bagian dari paket
instalasi Microsoft Office, berfungsi untuk mengolah angka menggunakan spreadsheet yang terdiri
dari baris dan kolom untuk mengeksekusi perintah. Microsoft Excel telah menjadi software pengolah
data / angka terbaik di dunia, selain itu Microsoft Excel telah didistribusikan secara multi-platform.
Microsoft Excel tidak hanya tersedia dalam platform Windows, Microsoft Excel juga tersedia di
MacOS, Android dan Apple.
Microsoft Excel secara fundamental menggunakan spreadsheet untuk manajemen data serta
melakukan fungsi-fungsi Excel yang lebih dikenal dengan formula Excel. Excel merupakan program
spreadsheet elektronik. Spreadsheet adalah kumpulan dari Sel yang terdiri atas baris dan kolom
tempat anda memasukkan angka pada Microsoft Excel. Jumlah Sel Microsoft Excel 2016 terdiri dari
1.048.576 Baris dan 16.384 Kolom atau 17.179.869.184 Sel.

2. Fungsi Microsoft Excel

Microsoft Excel digunakan di berbagai bidang pekerjaan, baik usaha kecil maupun perusahaan
berskala internasional. Adapun beberapa fungsi dan kegunaan Microsoft Excel adalah sebagai
berikut

 Membuat, mengedit, mengurutkan, menganalisis, meringkas, dan memformat data serta

grafik.
 Membuat catatan keuangan dan anggaran keuangan.
 Menghitung dan mengelola investasi, pinjaman, penjualan, inventaris, dll.
 Melakukan analisis dan riset harga.
 Melakukan perhitungan statistika.
 Membantu berbagai sektor bisnis untuk mempermudah melakukan laporan keuangan.
 Membuat daftar nilai sekolah maupun universitas.
 Konversi mata uang.
 Membuat grafik persamaan matematika.
 Membuat program Excel dengan Visual Basic.
 Melakukan penelitian dengan berbagai metode penelitian.
 Sarana pembelajaran komputer dan logika.
 Dan lain-lain.

3. Manfaat Ms. Excel dalam perkantoran

1. Memudahkan pengguna dalam menganalisis data, baik dalam bentuk tabel maupun
grafik
2. Memudahkan pengguna untuk membuat suatu rumus ynag sulit dan variative karena
telah disediakan banyak formula
3. Memudahkan pengguna menganalisis kesalahan rumus pada tahap penghitungan rumus
yang panjang
4. Memudahkan pengguna dalam memilih data dengan fasilitas auto filter
5. Pengguna dapat mengurutkan data berdasarkan empat kriteria sekaligus bahkan lebih
 C. PENGOPERASIAN PERANGKAT LUNAK PERSENTASE

Pengertian Perangkat Lunak Pengolah Presentasi

Perangkat lunak pengolah presentasi adalah aplikasi yang berfungsi untuk membuat, mengolah dan
menampilkan file presentasi yang terdiri dari kumpulan slide yang berisi teks, gambar, animasi,
audio hingga video untuk menerangkan / menjelaskan sesuatu.

Pemanfaat software presentasi contohnya untuk menerangkan materi, produk, ide / gagasan, rencana,
hingga menjelaskan suatu ilmu / materi kepada banyak orang supaya lebih menarik dan mudah
dipahami.

Objek yang bisa di masukan ke dalam software ini antara lain: tabel gambar, icon, 3D model, grafik,
bagan, grafik, animasi, audio, maupun video.

Salah satu contohnya: Power Point, biasanya sudah disediakan beberapa desain, animasi, hingga efek
agar menarik.

Pasti kita pernah kan ikut seminar dengan banyak orang, kalau cuman bicara tanpa adanya ilustrasi
dari yang diterangkan pasti akan membosankan.

Fungsi Perangkat Lunak Presentasi:

Kegunaan atau fungsi utama perangkat lunak presentasi adalah untuk menerangkan sesuatu agar
lebih menarik, dan mudah dipahami.

Fungsi Perangkat lunak Presentasi Bidang Pendidikan

1. Untuk mengajar / menerangkan materi kepada siswa secara visual.

2. Menjelaskan pendapat / gagasan / materi dari siswa dalam lingkup perkuliahan.
Ketika kita masuk ke jenjang perkualiahan, nanti kita akan sering melakukan presentasi untuk
melatih komunikasi dan keberanian berbicara di depan teman sekelas.

Fungsi Perangkat Lunak Presentasi Bidang Usaha / Bisnis

1. Menjelaskan suatu produk.

2. Menerangkan rencana perusahaan.
3. Mempresentasikan kinerja perusahaan, seperti pencapaian.

Fungsi Perangkat Lunak Presentasi Bidang Perkantoran / Pekerjaan

1. Menjelaskan hasil kinerja seorang karyawan kepada managaer.

2. Menjelaskan kondisi dan situasi pekerjaan.
3. Menerangkan target / deadline pekerjaan.
Dalam bidang pekerjaan, jika kita bekerja di perkantoran, dan berhubungan dengan komputerisasi,
akan ada rapat mingguan, dan bulanan. Nah, di sini biasanya ada CEO / Owner / Manager.

Ada kalanya, kita memerlukan program presentasi untuk menerangkan situasi dan kondisi dari
pekerjaan dengan menampilkan data-data yang kita miliki agar lebih praktis, menarik, dan mudah
dipahami.
 Macam Macam Perangkat Lunak Pengolah Presentasi
Contoh atau macam aplikasi perangkat lunak pengolah presentasi:

1. Power Point

Power point adalah aplikasi pengolah presentasi yang masuk dalam Paket Office buatan Microsoft
Corporation. Software ini dilengkapi dengan berbagai fitur untuk menyisipkan objek seperti desain
slide, tabel, gambar, animasi, grafik, efek, audio, hingga video yang berguna untuk menarik
perhatian, dan membantu mempermudah dalam menerangkan sesuatu secara porfesional.

Kelebihan dan Kekurangan Power Point

Kelebihan:

1. Software power point lebih mudah digunakan.

2. Fitur lengkap karena bisa menyisipkan banyak objek.
3. Format penyimpanan beragam mulai dari Pdf, Gif hingga Video.
4. Tersedia banyak desain slide yang menarik secara offline maupun online.
5. Pilihan transisi bermacam-macam.
6. Ada banyak pilihan animasi, efek, dan suara.
7. Bisa digunakan untuk mempresentasikan jarak jauh secara online melalui link.
8. Perpindahan slide bisa diatur secara custom, seperti dengan kli, atau durasi.
Kekurangan:

1. Microsoft power point berbayar, dan dijual dalam satu paket bersama software lain.

2. Open Office Impres

source : ApacheOffice
Open Office Impress, atau disebut Impress adalah salah satu perangkat lunak presentasi gratis (Open
Source) buatan Apache Software Fondation. Aplikasi ini mendukung untuk memasukan objek
gambar 2D, 3D, efek khusus yang menarik, hingga animasi.

3. iWork Keynotes
iWork Keynotes adalah aplikasi presentasi buatan Apple yang memiliki tampilan yang sederhana dan
elegan.

4. Kpresenter
Kpresenter merupakan salah satu program aplikasi untuk membuat presentasi yang beroperasi pada
OS Windoes, dan Linux. Software buatan KOffice ini dibuat dengan bahasa progam C++ dan Java,
dengan tampilan yang sederhana sehingga mudah digunakan.

5. Libre Office Impress

Adalah software presentasi buatan Libre Office yang dapat memasukan beragam mulimedia seperti
2D dan 3D.

MATERI PERTEMUAN KE-5-6 :

PENGOPERASIAN APLIKASI PENGOLAH BAHAN CETAK
1. Pengertian Microsoft Office Publisher
Microsoft Publisher adalah program aplikasi yang termasuk dalam bagian Microsoft Office
Suite dari Perusahaan Microsoft yang digunakan untuk kegiatan desktop publishing. Hah ? Desktop
Publishing ? Apa itu ? Ya, desktop publishing intinya menghasilkan sesuatu untuk diterbitkan, seperti
majalah, poster, brosur, katalog, kartu ucapan, koran, mading, kalender, dan lain-lain.
Sesuai dengan namanya “Publisher” yang berarti Penerbit. Jadi intinya aplikasi ini dipergunakan
untuk membuat sesuatu yang akan diterbitkan bahkan untuk tujuan komersial.
Ada beragam versi dari Microsoft Publisher, diantaranya yaitu Microsoft Publisher 2007,
Microsoft Publisher 2010, dan yang terbaru yaitu Microsoft Publisher 2013. Semuanya memiliki
tampilan/desain yang berbeda, namun fungsi, tujuan dan kegunaannya tetap sama. Yaitu untuk
menciptakan karya desktop publishing.

2. Kenapa harus memakai Microsoft Publisher ?

Walaupun kita bisa membuat koran atau majalah menggunakan Microsoft Word dan
Powerpoint, namun hasilnya tetap akan beda jika kita menggunakan Microsoft Publisher. Mengapa ?
Karena fitur dari Microsoft Publisher sangat cocok dan khusus untuk kegiatan desktop publishing.
Jadi hasilnya akan lebih memuaskan.

tampilan microsoft publisher 2013

Microsoft Publisher menyediakan berbagai macam template yang siap digunakan. Jadi ketika
kita ingin membuat suatu karya, kita hanya tinggal memilih template sesuai kebutuhan. Setelah itu
kita mengeditnya sesuai keinginan dengan meggunakan fitur-fitur menarik yang ada di dalamnya.
Seandainya kita akan membuat sesuatu menggunakan Publisher, tentu hasilnya tidak akan
mengecewakan dan lebih cepat untuk jadi. Misalnya saat membuat kartu nama. Kita tinggal memilih
template, edit, simpan dan cetak. Jadi deh.
Atau juga membuat majalah dinding untuk tugas sekolah. Hasilnya akan jauh lebih menarik, bagus
dan bermakna tentunya dengan pembuatan yang sangat mudah. Hal ini berbanding terbalik jika kita
harus membuat mading secara manual. Harus menulis, harus menggambar, harus inilah, itulah yang
tentu cukup merepotkan. Pilih mana, manual atau ms publisher ?

3. Fungsi dan Kegunaan Microsoft Publisher

Microsoft Publisher memiliki berbagai fungsi dan kegunaan, diantaranya yaitu :
 1. Untuk pembuatan banner.
2. Untuk pembuatan sertifikat.
3. Untuk pembuatan majalah.
4. Untuk pembuatan kartu nama
5. Untuk pembuatan kartu undangan.
6. Untuk pembuatan kalender.
7. Untuk pembuatan kartu ucapan.
8. Untuk pembuatan brosur.
9. Untuk pembuatan katalog.
10. Untuk pembuatan poster.
11. Untuk pembuatan koran.
12. Dan untuk pembuatan desktop publishing lainnya.

4. Keunggulan Microsoft Publisher

Ms. Publisher memiliki beberapa kelebihan atau keunggulan, diantaranya yaitu :

1. Adanya banyak template yang siap digunakan.

2. Mudah digunakan dalam pembuatan karya desktop publishing, bahkan untuk pemula
sekalipun.
3. Hasil jadi dapat dicetak dan disimpan ke berbagai format.
4. Hasil jadi dapat dikirim melalui e-mail.
5. Hasil jadi dapat diconvert dengan mudah menjadi bentuk HTML.
6. Hasil jadi dapat langsung disimpan secara online, sehingga dapat diakses kapan saja dan di
mana saja.
7. Banyaknya fitur yang mendukung pembuatan desktop publishing sehingga hasilnya lebih
bagus dan menarik.

6. Kekurangan Microsoft Publisher

 Merupakan program berbayar, artinya tidak gratis