TUGAS OBSERVASI HOTEL

Front Office Departemen

a.Reception Seet

Tamu yang baru akan datangmenuju ke couter kantor depan terlebih dahulu untuk melakukan
registrasi atau mengambil kunci kamar,ketika berada di dekat couter mereka akan di sambut oleh
seorang receptionist yang berada di balik counternya.seorang reception akan memberi sambutan
hangat kepada para tamu dengan memberikan salam,ucapan selamat datang dan menawarkan
bantuan,dengan senyum yang ramah tetapi cetakan

Di beberapa hotel bagian besar reception tidak hanya menangani tamu check out juga,benggabungan
tugas ini mungkin dilakukan jika hotel sudah menerapkan system computer, ada banyak istila yang di
gunakan untuk bagian ini antara lain Front Desk Agent,Guest Service Assistant,Ambasador,Room
Clerk.seorang reception adalah orang yang penting bagi tamu dan hotel,bagi tamu petugas reception
adalah orang yang menciptakan dan mempertahankan citra yang baik dan membuat tamu ingin datang
kembali ke hotel.

Reception mempunyai tugas dan tanggung jawab yang penting dalam menunjang tujuan dari sebuah
hotel karena bagian ini banyak berhubungan langsung dengan pengunjung dan tamu hotel.Rincian tugas
bagian reception yaitu:

1.Menyambut tamu tiba

2.Memproses pendaftaran tamu

3.Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar untuk tamu

4.Menangani kunci kamar tamu

5.Menjawab telefon dengan cepat dan ramah

6.Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar dan sleep out

7.Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu

8.Menyelesaikan permasalaha tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan tamu

9.Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu dan kamar seperti laporan tingkat hunian
kamar,laporan tamu yang menginap di hotel
 b. Reservation Seet

Bagian pemesanan kamar merupakan bagian yang memiliki fungsi yang sangat vital,ini dikarenakan
tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditemtukan oleh kemampuan bagi reservasi di dalam
menangani pemesanan kamar di hotel.seorang petugas reservasi harus memiliki kemampuan tentang
dasar-dasar reservasi,produk dan jasa yang di jual,bagaimana menjualnya atau teknik menjual, serta
penggunaan teknologi komunikasi.

Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang di inginkan oleh
calon tamu untuk periode tertentu.seluruh permintaan pemesanan kamar ini akan di tangani oleh
petugas reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.

Tugas utama reservation staff(clerk adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar
secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan dan menjaga citra hotel yang
baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal.adapun rincian tugas reservation staff yaitu:

1.Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan

2.Mempromosikan produk dan fasilitas hotel

3.Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga dan
fasilitas promosi,harga khusus dll

4.Menjalin hubungan baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu

5.Mencatat dan memproses pemesanan yang di lakukan dengan berbagai macam media

6.Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu(waiting list

7.Memproses perubahan pemesanan kamar

8.Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi

9.Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show

10.Meminta persetujuhan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan
pembayaran kredit

11.Membuat laporan reservasi

12.Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat

c. Councerge

Concierge atau Uniformed Service. Pada hakekatnya fungsi bagian ini mempunyai tugas dan tanggung
jawab yang sama hanya berbeda istilanya.pada organisasi hotel besar yang memiliki jumlah kamar lebih
dari 300 kamar dan memiliki sistem pelayanan yang spesifik,maka organisasi bagian Concieger atau
uniformed service merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri sebagai sebuah Departemen.di hotel
sedang atau hotel menengah organisasi bagian ini merupakan salah satu seksi dari departemen kamar
depan.sedangkan di hotel kecil organisasi bagian porter atau concierge biasanya merupakan sub seksin
dari seksi penerima tamu(Reception .. secara garis besar,ruang lingkup dari baian porter adalah sebagai
berikut :

1.Memberikan pelayanan penenganan barang bawaan tamu tiba,pindah kamar dan tamu-tamu
berangkat

2.Memberikan pelayanan penjemputan dan pengantaran tamu dari dan stasiun atau lapangan udarah

3.Memberikan pelayanan penyampaian pesan tamu

4.memberikan bantuan kepada tamu

5.Mengantar tamu ke meja pendaftaran

6.Mengantar tamu ke kamar

7.Menjaga lobby tetap bersih dan rapih

8.Melaporkan kejadian-kejadian yang tidak biasa terjadi

9.Menggundangkan/menangani penitipan barang bawaan tamu

10.Menjelaskan cara-cara menggunakan beberapa fasilitas yang tersedia di kamar

d.Information seet

Information sevice adalah secsion yang berada di front office yang secara umum memiliki tugas untuk
memberikan beragam informasi kepada tamu secara tepat dan akurat
Housekeeping

a. Room seet

Seksi-seksi(room section merupakan bagian yang bertugas dalam hal pemeliharaan kamar-kamar
hotel.seperti kebersihan,keindahan,dan kenyamanan tamu selama tamu berada di hotel tersebut.room
attendant ialah petugas floor section yang menjaga kebersihan,kerapian,kenyamanan dan kelengkapan
kamar-kamar tamu.room attendant harus memiliki penampilan baik dan rapi meliputi tingkah laku
kejujuran,sopan santun padatamu,atasan maupun teman sejawat.untuk petugas pria di sebut roomboy
dan wanita di sebut room maid.selain unsur-unsur penting itu pihak tata graha khususnya seksi kamar di
tuntut untuk memberikan pelayanan yang istimewa kepada tamu melalui room attendant sehingga
tamu merasa puas selama tinggal di hotel dan di harapkan dapat menjadi pelanggan hotel.

Seksi ini bertanggung jawab terhadap pemeliharaan kamar tamu hotel,yang meliputi
kebersihan,kerapia,keindahan dan kenyamanan tamu di hotel.selain unsur-unsur penting itu pihak
housekeeping khususnya seksi kamar dituntut untuk memberikan pelayanan sebaik-baiknya sehingga
tamu merasa puas selama tinggal di hotel dan menjadi pelanggan yang tetap(repeat guest ,untuk
melaksanakan tugas dengan baik seorang roomboy harus mengetahui peraturan atau ketentuan-
ketentuan yang berlaku di room section.

Adapun ketentuan-ketentuan antara lain:

1.Mengenakan seragam hotel,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan

2.Selalu tepat waktu dan bila ada halangan di harap memberitahu sebelumnya

3.Segera melaporkan segera kepada supervisor atau kantor tata graha jika menjumpai tamu yang sakit
dan hal-hal yang mencurigakan misalnya pencuriatau skipper.

4.Harus rama dan memberi salam pada tamu serta melayani tamu dengan senamg hati.

5.Melaporkan pekerjaan yang belum selesai pada shift berikutnya.

6.Melaporkan dan membawa lost and found kepada supervior.

7.Dilarang meninggalkan roomboy station atau tempat tugas tanpa izin supervisor.

8.Dilarang mengobrol dengan sesame karyawan ataupun tamu.

9.Dilarang merokok dan berbicara keras-keras di temat tugas sehingga mengganggu kenyamanan tamu.

10.Dilarang menghidupkan radio atau nonton tv di kamar.

11.Dilarang mengajak teman berkunjung kedalam hotel.

12.Dilarang membawa barang atau apapun tanpa izin

13.Dilarang mengunakan lift tamu.

14.Dilarang menyimpan barang yang bukan milik pribadi.

15.Dilarang meninggalkan hotel dengan seragam dan membawa kunci kamar ( pass key

b.Laundry seet

Laundry adalah bagian dari housekeeping yang bertanggung jawab atas pencucian semua linen, baik
itu house laundry maupun guest laundry.sekarang ini dalam menjalankan operasionalnya,laundry juga
melayani pencucian dari luar hotel yang bertujuan untuk meningkatkan pendapatan.tugas utama
laundry adalah membuat operasional hotel yang berhubungan dengan proses pencucian linen untuk
guest room,restaurant dan meeting room serta uniform bagi karyawan.

Sekarang ini,penyediaan fasilitas laundry sangat wajib,selain fasilitas bagi tamu jugauntuk memenuhi
keperluan linen-linen bersih yang dibutuhkan bagi operasional hotel.operasional laundry di suatu hotel
sangat bervariasi, secara umum hingga pukul 21:00 malam bahkan lebih awal, sebagai usaha untuk
menekaan biaya operasionalnya.ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan untuk menentukan jam
operasional laundry di suatu hotel,antara lain:

1.Tingkat occupancy,makin tinggi occupancy maka linan guest laundry semakin banyak sehingga
memprosesnya semakin lama.

2.Total output kilogram mesin washing,semakin besar jumlah outputnya,semakin banyak linen yang
diproses.

3.Parstock linen suatu hotel, parstock yang kurang menyebabkan laundry harus memprosesnya hingga
selesai untuk keperluan besok hari.

Tugas Sub Attndant Dalam Laundry Section

1.Chief laundry ialah orang yang bertanggung jawab atas keseluruhan operasional laundry

2.Washer bertugas mencuci linen

3.Presser berperan dalam proses pelicinan linen

4.Checker berfungsi memeriksa keadaan cucian yang akan di cuci

5.Marker bertugas memberi tanda pada guest laundry yang akan di cuci agar tidak tertukar

6.Dry cleaner bertugas mencuci guest laundry tanpa menggunakan air

7.Guest valet bertugas dalam pengambilan dan pengiriman guest laundry

c.Public Area

Public area berasal dari kata public dan area yang mempunyai atri masing-masing yaitu:
public adalah umum dan area adalah area,kawasan,atau daerah.jadi public area itu berarti area umum
atau daerah umum,kawasan umum.jadi area umum itu area yang dapat dilalui oleh siapapun tanpa
terkecuali.

Public area section adalah salah satu bagian yang berada dalam housekeeping department yang
menangani semua urusan mengenai kebersihan,kerapian,kelengkapan,kenyamanan,

Semua area umum yang berpengaruh terhadap ketertarikan tamu untuk memakai jasa di dalam
hotel,public area section sangat berpengaruh besar terhadap pemasukan dan operasional kerja di dalam
hotel,karena dengan adanya section ini kebersihan area yang di lalui oleh tamu tetapi terjaga,dan tetapi
membuat tamu yang datang menjadi senang dan dapat beristirahat dengan tenang.

Tempat-tempat yang di jaga kebersihannya oleh seorang public area meliputi :

toilet,lobby,basement,office,dan semua area menjadi perhatian penting untuk menarik tamu datang ke
dalam hotel.

Pengertian dari public area adalah bagian dari housekeeping yang menangani kebersihan dan kerapian
area-area umum hotel,kebersihan dan kerapian hotel yang banyak di kunjungi oleh tamu. Segala macam
urusan kebersihan yang berada di kawasan umum di kerjakan oleh bagian public area,agar memberikan
kesan bersih dan nyaman pada lingkungan hotel dan membuat tamu yang datang memiliki kesan yang
baik terhadap hotel tersebut.

Tugas Dalam Public Area:

1.Lobby area: Sub seksi yang mengurus kebersihan lobby,toilet lobby,back office hingga parkiran depan
lobby.

2.Public Restroom: Sub seksi yang mengurus kebersihan restroom sperti toilet.

3.Restaurant: Sub seksi yang mengurus kebersihan area restaurant yang ada di dalam hotel.

Metting Room: Sub seksi yang mengurus kebersihan ruang metting dan ballroom.

Food and Beverage Rept

a.Resaturant Service

Pelayanan food dan beverage bagi para tamu hotel diberikan secara professional dan semaksimal
mungkin.hotel merupakan tempat menginap orang dari berbagai bangsa yang memiliki kebiasaan dan
tata cara makan yang tidak sama. Para staff food dan beverage di restoran bertaraf internasional dalam
melakukan tugasnya selalu berpedoman pada dasar-dasar pelayanan yang juga berlaku secara
internasional,yang pada prakteknya akan di modifikasi sedemikian rupa agar memenuhi tuntutan para
pelangan.Type of restaurant service atau cara-cara pelayanan di restoran dapat di bedakan menjadi
beberapa jenis yaitu:

1.Waiter service, waiter service di bagi menjadi :

a. Tabel service,yaitu pelayanan restoran yang menggunakan meja makan,table service merupakan
jenis pelayanan yang tertentu dan umum di gunakan di restoran.table service ini banyak ragamnya,mulai
dari folmal service,semi formal service,semi formal dan not formal service,yau informal service yang
pelayanannya cepat seperti di coffee shop.

-American service

-English service

-French service

-Russian service

b. Counter service, yaitu service yang menggunakan meja tinggi atau counter sevice

c. Banquete service, yaitu kegiatan makan dan minum sekelompok orang dengan tujuan yang sama.

d. Room service, yaitu merupakan pelayanan makan dan minum di dalam kamar hotel/tempat
akomondasi lain seperti motel(in room dining

e. Car/drive in service

2. Self service,yaitu service yang tamunya mengambil makanan sendiri yang sudah di sediakan di atas
meja etalase atau food condiment,self service biasanya di lakukan di daerah-daerah yang ramai,dimana
tamu bisa mengambil makanan sendiri,dan membayar makanan yang telah dimakan pada
kasir.Umumnya hidangan di beri harga menurut apa yang diambil tamu.

Disamping itu banyak restoran yang mempunyai sifat ganda dalam memberikan pelayanan,misalnya
kombinasi table service dan counter service,self serfice dengan Buffet sevice,salad bar,seafood counter
dan dessert, serta beberapa restoran kombinasi cafeteria dan vending machine(yang sudah
menggunakan coin
b.kitchen product

Dapur hotel merupakan salah satu dari bagian hotel yang tugas utamanya adalah mengolah makanan
atau memproduksi makanan.dapur hotel memeran peran yang tidak kalah penting dengan bagian-
bagian lain yang ada di hotel. Dapur hotel dibagi menjadi beberapa sub bagian yang mempunyai fungsi
dan tugas sesuai dengan jenis makanan yang harus di siapkan,seperti
soup,vegetable,sauce,pastry,pantry dan butcher.dalam mengolah makanan,seorang karyawan dapur
atau juru masak harus mengerti tentang kesehatan dan kebersihan,pengetahuanmemasak,standar
resep,standar pelayanan penggunaan alat dapur dan hal lain tentang makanan .dengan produsi
makanan yang baik maka tamu akan tetap berlangganan pada hotel itu.

F dan B Product(Kitchen

Nama kitchen:

-Pastry kitchen

Pastry merupakan seksi yang terdapat dalam organisasi food dan beverages product yang khusus
menangani/membuat kue,cake,cookies,patries,chocolate,pudding dan aneka dessert.

Di dalamnya terdapat sub seksi yaitu bakery yang khusus membuat berbagai macam roti (bread

Production (main kitchen merupakan seksi yang terdapat dalam organisasi food dan beverage product
yang menangani berbagai macam sambal,stock,serta berbagai macam main course,yang dimana kitchen
ini termasuk ke dalam hot kitchen.

-Butcher

Butcher merupakan seksi yang terdapat dalam organisasi food dan beverage product yang menangani
bagan menta yang berasal dari hewan,unggas,ataupun ikan yang nantinya akan diperlakukan oleh
bidang section lainnya dimana bahan tersebut akan diolah sesuai dengan masing-masing section.

Garde Manger Kitchen

Garde manger kitchen merupakan seksi yang terdapat dalam organisasi food dan beverage product yang
menangani berbagaimacam appetizer seperti salad,sandwich,dan lainnya.di garde menger kitchen juga
buat berbagai macam saus-saus ( dressing .