Pengertian Administrasi Perkantoran

Apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran? Pengertian Administrasi

Perkantoran adalah serangkaian aktivitas rutin di dalam suatu organisasi yang
berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi
tersebut secara sistematik.
Secara etimologi kata Administrasi berasal dari bahasa Latin, yaitu Ad yang artinya
intensif dan ministrare atau dalam bahasa Indonesia berarti membantu, melayani, atau
memenuhi.
Definisi administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan teknis dan
punya peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada
direksi, serta berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif.
Sedangkan dalam arti luas, administrasi perkantoran dapat diartikan sebagai aktivitas
perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi
berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha
yang tertib.
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Agar lebih memahami apa arti administrasi perkantoran, maka kita dapat merujuk pada
pendapat beberapa ahli. Berikut ini adalah definisi administrasi perkantoran menurut
para ahli:
1. George Terry
Menurut George Terry pengertian administrasi perkantoran adalah suatu perencanaan,
pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan pada sebuah perkantoran serta menjadi
penggerak kepada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang telah ditetapkan
dapat tercapai.
2. Edwin Robinson dan William Leffingwell
Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell pengertian Administrasi perkantoran
adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas
kantor secara tepat.
3. Suparjati
Menurut Suparjati definisi Administrasi perkantoran adalah suatu proses kerja sama
dalam lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan
melakukan fungsi manajemen.
4. Arthur Granger
Menurut Arthur Granger, administrasi perkantoran berfungsi untuk melaksanakan
komunikasi pekerjaan kantor dengan tepat dan tata pelayanan kegiatan dokumentasi.
5. William Spriegel dan Ernest Daview
Menurut William Spriegel dan Ernest Daview, pengertian administrasi perkantoran
adalah pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi,
manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Seperti yang disebutkan pada pengertian administrasi perkantoran di atas, secara
umum tujuan dari proses manajemen perkantoran ini adalah agar tujuan perusahaan
dapat tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis,
ekonomi, dan psikologis.
 Teknis; memiliki manfaat dan daya guna.
 Ekonomis; harganya pantas atau sesuai dengan yang seharusnya.
 Psikologis; memberikan kepuasan.
Berikut ini adalah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:
1. Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang
membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
2. Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat
memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang
tepat.
3. Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar
pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
4. Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi
masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah
tersebut.
5. Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
6. Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan
terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
7. Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih
pegawai.
8. Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan
perusahaan kepada para pegawai.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Seorang administrator bertanggungjawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai,
pengawasan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang
diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang sudah ada.
Berikut ini adalah Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran selengkapnya:
1. Aktivitas Kantor
Beberapa aktivitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran
diantaranya:
 Perencanaan Perkantoran (office planning)
  Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
 Pengarahan Perkantoran (office actuating)
 Pengawasan Perkantoran (office controlling) 
2. Sarana/ Fasilitas Kerja Perkantoran
Beberapa sarana/ fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkup administrasi
perkantoran adalah:
 Lokasi kantor
 Gedung
 Peralatan
 Interior
 Mesin-Mesin Kantor
Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara umum ada lima fungsi administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan
operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi administrasi perkantoran
tersebut:
1. Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal
mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi Teknis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat,
keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
3. Fungsi Analis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis
dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
4. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan
penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam
berkomunikasi dengan orang lain.
5. Fungsi Manajerial, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Seperti yang disebutkan pada pengertian administrasi perkantoran di atas, secara
umum tujuan dari proses manajemen perkantoran ini adalah agar tujuan perusahaan
dapat tercapai secara efektif dan efisien serta memenuhi syarat dari sisi teknis,
ekonomi, dan psikologis.
 Teknis; memiliki manfaat dan daya guna.
 Ekonomis; harganya pantas atau sesuai dengan yang seharusnya.
 Psikologis; memberikan kepuasan.
Berikut ini adalah tujuan administrasi perkantoran secara lengkap:
 1. Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak-pihak yang
membutuhkan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
2. Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat
memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang
tepat.
3. Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar
pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
4. Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi
masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah
tersebut.
5. Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
6. Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan
terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
7. Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih
pegawai.
8. Menafsirkan dan mengomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan
perusahaan kepada para pegawai.
Baca juga: Pengertian Evaluasi
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Seorang administrator bertanggungjawab dalam perencanaan kerja bagi pegawai,
pengawasan pegawai, serta meminta pengadaan sarana dan prasarana yang
diperlukan atau perbaikan peralatan kantor yang sudah ada.
Berikut ini adalah Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran selengkapnya:
1. Aktivitas Kantor
Beberapa aktivitas kantor yang termasuk dalam ruang lingkup administrasi perkantoran
diantaranya:
 Perencanaan Perkantoran (office planning)
 Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
 Pengarahan Perkantoran (office actuating)
 Pengawasan Perkantoran (office controlling) 
2. Sarana/ Fasilitas Kerja Perkantoran
Beberapa sarana/ fasilitas yang termasuk di dalam ruang lingkup administrasi
perkantoran adalah:
 Lokasi kantor
 Gedung
  Peralatan
 Interior
 Mesin-Mesin Kantor
Fungsi Administrasi Perkantoran
Secara umum ada lima fungsi administrasi perkantoran dalam kaitanya dengan
operasional suatu organisasi. Berikut ini adalah uraian fungsi administrasi perkantoran
tersebut:
1. Fungsi Rutin, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pemikiran minimal
mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi Teknis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan pendapat,
keputusan, serta keterampilan perkantoran yang mumpuni.
3. Fungsi Analis, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan cara berpikir kritis
dan kreatif serta kemampuan memutuskan sesuatu dengan cepat dan tepat.
4. Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan analisis dan
penilaian sebagai dasar dalam memutuskan sesuatu serta keterampilan dalam
berkomunikasi dengan orang lain.
5. Fungsi Manajerial, yaitu fungsi administrasi yang memerlukan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran, memberikan motivasi.