DHANANG RESNAMURTI

Stock
Checking

Data and
Information

Receiving

Supplier
Warehouse

Distribution
 Transfer

Transfer
Warehouse Vendor

Goods movement

Receipts Issues

Material Accounting
document document

Records Records movements thatthat

Records movements
movements that
that Records movements
affect affect valuation of inventory
affect inventory
inventory balances.
balances.
Kebijakan
Implementasi minimum inventory policy .
Dua faktor utama yang harus diperhatikan dalam pengelolaan
pergudangan :
1. Resiko terhadap operasi.

2. Biaya / nilai material.

3. Ketersediaan Anggaran

4
Strategi Pergudangan
Strategi pengelolaan Gudang dilakukan dengan menggunakan
alat bantu Matriks seperti di bawah ini:
High

STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICAL

STOCK AKTIF : GD DIOPERASIKAN OLEH STOCK AKTIF : GD DIOPERASIKAN OLEH

CRITICAL

VENDOR (CONSIGNMENT, VOW, VHS) VENDOR (TOTAL SUPPLY MANAGEMENT)

SAFETY STOCK : DIOPERASIKAN SENDIRI SAFETY STOCK : DIOPERASIKAN SENDIRI

TACTICAL ACQUISITION TACTICAL PROFIT

Penyimpanna dilakukan OLEH VENDOR Penyimpanan dilakukan OLEH VENDOR

(MASTER AGREEMENT, DLL)

Low EXPENDITURE High

5
6
7
Surplus Material Dan Dead Stock
Surplus adalah kelebihan JUMLAH baik berupa Material-Material
persediaan, Material proyek, dan direct charge, baik yang masih
dapat dimanfaatkan untuk tujuan semula maupun untuk tujuan
lain.

Klasifikasi surplus :
Surplus persediaan (excess stock).
Surplus ex. proyek.
Surplus ex. direct charge.
Surplus ex. mitra usaha kerja (TAC/ KSO).

8
Persediaan Lebih (excess stock)
Merupakan bagian dari persediaan material yang melampaui
batas tingkat persediaan yang diijinkan (authorized stock level) –
12 bulan pemakaian.

- Indikasi : material tidak bergerak > 2 thn

TOR (Turn Over Ratio) < 1.

- Evaluasi :
- Apakah parent unitnya masih dioperasikan.
- Apakah material sudah expired.
- Apakah material masih siap untuk digunakan.

- Upaya pemecahan :
Dihapuskan, dan sebelumnya harus ditawarkan antar asset / KKKS lain
(untuk material yg masih dapat dimanfaatkan).

9
Persediaan Mati (Dead Stock)
- Merupakan bagian dari persediaan material yang tidak
bergerakan / pemanfaatan > 5 (lima) tahun dan tidak ada
rencana pemakaiannya (kecuali insurance item).

- Segera diusulkan penghapusannya, dan dipindahkan ke plant

dead stock (saat menunggu proses pelelangan oleh
DJKN/Kementrian Keuangan) dan dikeluarkan dari pembukuan
perusahaan setelah mendapat persetujuan penghapusan
dan keputusan dari Kementrian Keuangan

10
Peralatan dan Perlengkapan Kerja
Operasi pergudangan dilaksanakan dengan menggunakan
perlengkapan dan peralatan bantu standar, antara lain :

 Alat angkut dan alat angkat (overhead travelling crane, forklift, dll).
 Rak penyimpanan material dan shelving.
 Alas, pallet.
 Nampan (tray), bin.
 Alat timbang, alat ukur lainnya.
 Locker (lemari khusus).
 Alat potong (gunting, cutter, dll).
 Alat keselamatan dan pemadam kebakaran.

11
Pemeriksaan Persediaan (Stock Checking)
Fungsi pergudangan wajib melaksanakan pemeriksaan
persediaan secara rutin untuk meyakinkan bahwa catatan dalam
administrasi sesuai dengan jumlah nyata.

Pemeriksaaan persediaan dilakukan dengan :

1. Secara berkala (perpetual stock checking)
Dilakukan oleh tim intern SCM&GS field minimal 1 (satu) kali dalam 1
(satu) tahun setiap item material dilakukan pengecekan.
2. Secara tahunan (annual stock checking)
Dilakukan bersama-sama dengan tim terhadap beberapa material secara all
item / sample sesuai kesepakatan dengan keuangan dan auditor (intern/
ekstern).
13
Penyimpanan Material
Kegiatan / usaha untuk melakukan pengurusan material di dalam
tempat penyimpanan berdasarkan :
A. Material number sequence system.

B. Random location system (sifat Material).

C. Pola FIFO.

D. Berdasarkan umur/usia material

Serta memberikan tanda pengenal yang jelas.

Pemanfaatan ruang / utilisasi harus memperhatikan karakteristik
material dan prinsip HSSE.
14
Yang harus dipertimbangkan
dalam mengelola inventory
 Pemakaian ruang secara maksimum
 Penggunaan tenaga kerja dan alat bantu kerja secara efektif
 Kemudahan akses ke material
 Pergerakan material secara efisien
 Perlindungan maksimum atas material
 Housekeeping yang baik
 Keamanan

15
Yang harus dipertimbangkan
dalam penempatan material
 Kesamaan
Material yang secara umum dikirim atau diterima bersamaan biasanya
disimpan di satu tempat yang sama. Contoh : Rock bit & PDC bit
 Frekuensi
Contoh : slow moving, medium moving, fast moving
 Ukuran
Contoh : besar, menengah, kecil
 Karakteristik
Contoh : material berbahaya (hazard), High value items, Perishable goods,
Sensitive materials

16
Tempat Penyimpanan
1. Gudang tertutup

2. Tangki

3. Gudang terbuka (open shed)

4. Lapangan / yard

5. Peti kemas

6. Gudang khusus

17
Gudang tertutup
Adalah suatu bangunan tempat menyimpan Material-Material yang dilengkapi
dengan atap, berdinding dan berpintu dengan tujuan untuk menyimpan Material-
Material yang mudah rusak oleh pengaruh dan perubahan alam, dan untuk
Material-Material yang relatif kecil yang mempunyai resiko terhadap pencurian
Tangki
Adalah tempat penyimpanan / penimbunan material dengan bentuk cair atau
liquid, seperti solar, premium, crude oil dan pelumas
Gudang terbuka (open shed)
Adalah suatu bangunan dengan beratap tapi tidak berdinding. Disediakannya
gudang terbuka ini dengan alasan bahwa bentuk dan sifat material tersebut tidak
perlu disimpan dalam gudang tertutup, mempercepat pelayanan, selain juga biaya
pembuatannya relatif lebih murah dari pada gudang tertutup
Lapangan / yard
Tempat penyimpanan material yang tidak memerlukan atap dan dinding, sebagai
pengaman dilengkapi dengan pagar dan pintunya.
Gudang khusus
Biasa digunakan untuk menyimpan Material-Material yang memerlukan
penanganan khusus dan perlindungan khusus, dan bila diperlukan dilengkapi
sarana pendingin atau pemanas. Termasuk gudang khusus adalah untuk
penyimpanan bahan peledak (handak).
22
Peti kemas
Biasa dipakai untuk menyimpan material baru, atau yang telah disisihkan /
dihapuskan sehingga membedakannya terhadap stock aktif
23
Penyimpanan Di Lapangan
Hal-hal yang harus diperhatikan apabila material disimpan di
lapangan adalah sebagai berikut :
⁻ Keadaan lingkungan
⁻ Harus menggunakan landasan
⁻ Bila diperlukan ditutup dengan terpal

24
Penyimpanan material Dead stock
Material yang sudah diklasifikasikan sebagai persediaan mati
(dead stock) harus dipisahkan dari tempat penyimpanan
persediaan aktif serta diberi tanda khusus.

Material ex. proyek

Material kebutuhan proyek dan material sisa proyek harus
disimpan di lokasi terpisah / gudang proyek.

25
Penyimpanan HBMB (Harta Benda Modal Bergerak), harus
memperhatikan ketentuan sebagai berikut :
a) Harus mempunyai nomor moveable dan dicatat dalam
history card.
b) Setiap pemindahan HBMB harus disertai dokumen Transfer
of Moveable (TOM)

Penyimpanan material inventaris

Harus mempunyai nomor inventaris dan dicatat dalam history
card.

26
Penyimpanan secara khusus
Penyimpanan material secara khusus diberlakukan terhadap
material tertentu, seperti contoh :
- Gasket / packing, apabila dalam bentuk lembaran tidak boleh
digulung atau dilipat
- Besi pelat, diletakkan pada rak khusus dengan posisi tegak /
berdiri
- Karbit, harus disimpan dalam drum tertutup di atas pallet, dan
tidak boleh terkena air karena dapat terjadi ledakan
- Bahan kimia dalam drum, disimpan di gudang terbuka

27
- Kabel (listrik), disimpan dalam gulungan/ reel/ haspel, di
dalam gudang
- Gas / acetylene / oxygen dalam tabung, disimpan ditempat
yang terlindungi dari panas matahari langsung
- Kawat las, disimpan pada ruangan yang khusus/ hangat.

- V-belt, disimpan di tempat kering yang terhindar dari sinar

matahari dengan digantung atau mendatar

28
- Mooring hose, ditempatkan pada tempat khusus / hose rack
- Paint / cat, disimpan ditempat yang terlindung dari sinar
matahari dan setiap  1 bulan harus digulingkan /
digelindingkan bolak-balik
- Material bulk / curah, disusun di atas pallet di dalam gudang
khusus
- Instrumen, disimpan dalam ruang ber-AC
- Casing, tubing & line pipe, disimpan di yard dengan
menggunakan tiang landasan dari beton atau pipa besi dengan
separasi kayu

29
 Cara Penyimpanan Pipa
Maximum 3 meter

Penyekat Papan
tebal 2,5 cm
Pipa

Ganjal
50 cm

Landasan
Pondasi

30
Bahan kimia yang berbahaya
- Material-Material kimia harus disimpan dengan
memperhatikan MSDS (Material Safety Data Sheet) serta
dibuatkan pengamanan khusus.

Bahan peledak
- Penyimpanan bahan peledak harus memperhatikan ketentuan
yang dikeluarkan oleh pihak yang berwenang (kepolisian).

32
Penandaan (Marking)
Bertujuan mempermudah pencarian Material, ada beberapa
cara, antara lain :
 Bin Label
Digunakan pada material yang disimpan pada rack / shelving dalam
gudang dengan menggunakan bin / tray.
 Tie on Label
Label ini digunakan dengan cara menggantung (diikat) pada Material
yang disimpan.
 Board Label (papan nama)
Biasanya dipasang dekat tempat penyimpanan Material dan sering
dipakai pada jenis Material seperti pelumas, chemical dan pipe.
 Painting (sablon)
Yaitu cara penulisan langsung pada Material-Material itu sendiri.
 Gravir
Dengan menggunakan cap angka atau huruf dari besi langsung pada
Materialnya.
33
Identifikasi material dengan label, tertulis lain :

 Nomor material number

 Nama Material (short description)
 Ukuran Material
 Satuan Material
 Part number
 DLL
Substitusi Material
Fungsi pergudangan wajib mengupayakan pemanfaatan material
substitusi seoptimal mungkin dan secara aktif menawarkan
kepada user dengan pertimbangan tekno-ekonomis.

35
Pengawasan
Fungsi pergudangan wajib membuat laporan secara berkala
yang ditujukan kepada pimpinan / atasan masing-masing.
Laporan yang disusun meliputi antara lain:
A. Laporan Kegiatan :
1. Nilai material persediaan
2. Permintaan dan pengeluaran material stock dan handak
3. Service Level dan TOR
B. Laporan Kinerja
1. PCOD dan progres penyelesaiannya
2. Pemanfaatan / optimalisasi ruang
3. Optimalisasi surplus dan deadstock
36
Perawatan
Adalah kegiatan pemeliharaan material dan peralatan sesuai
dengan syarat teknisnya untuk melindungi terhadap
kerusakan dan atau keausan selama dalam penyimpanan agar
tetap dalam keadaan siap pakai.

Fungsi pergudangan wajib memelihara, merawat dan mengawasi

material yang disimpan dalam tempat penyimpanan, sehingga
selalu dalam keadaan baik dan dapat dipergunakan / siap
pakai.

37
Pada umumnya perawatan dilakukan dengan cara :
- Membersihkan material dari debu dengan : lap, kuas, sikat dan
penyedot debu.
- Sedangkan pengawetan yaitu dengan cara menempatkan
Material-Material tertentu pada ruangan panas (seperti kawat
las) atau ruangan dingin (seperti obat-obatan, Material-
Material elektrik dan instrumen)
- Serta melapisi dengan bahan-bahan pengawet seperti cat,
olie, grease, plastik coating, thread protector, dan lain-lain.
Selain perawatan secara langsung pada fisik Material, serta
perlu diperhatikan pula perawatan pada kemasan Material.
Demikian juga tidak kalah pentingnya dengan tanda pengenal
Material, tidak lepas dari pelaksanaan perawatan.

38
Pengeluaran
Adalah kegiatan pelayanan pengeluaran material dari persediaan
baik untuk pemakaian di field/ region maupun dikirim ke field
atau asset lain yang dilindungi oleh dokumen pengeluaran
yang di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang
Permintaan material dilakukan oleh fungsi pemakai (user) atau
unit usaha lain yang tertuang dalam dokumen yang sah
(reservasi / PO STO / Form Penghapusan).
Pengeluaran material harus memperhatikan prinsip FIFO dan
pengirimannya ke tempat tujuan harus dikoordinasikan oleh
fungsi pergudangan setempat.
Output dokumen kegiatan ini adalah Good Issue Slip

39
Jenis Pengeluaran Material (1)

Goods Issue for Consumption adalah transaksi

pengeluaran barang yang digunakan apabila User ingin
menggunakan barang untuk penggunaan konsumsi.
Dalam transaksi ini, barang yang akan dikonsumsi diambil
dari unrestricted use stock. Untuk melakukan transaksi
tersebut, User harus membuat reservasi untuk konsumsi.
Goods Issue for Project adalah transaksi pergerakan barang
yang dilakukan apabila User ingin melakukan transaksi
Goods Issue untuk konsumsi project (menggunakan
Anggaran Biaya Investasi/ABI). Inventory/Warehouse akan
mengeluarkan barang untuk konsumsi dengan
menggunakan WBS Investasi (Work Breakdown
Structure). Transaksi menggunakan reservasi yang berasal
dari PSNA.
40
Jenis Pengeluaran Material (2)
Goods Issue Other - Dead Stock adalah transaksi pergerakan
barang yang digunakan untuk memusnahkan barang yang
berada dalam plant deadstock.

Goods Issue Other - KKKS Inkind adalah transaksi pergerakan

barang yang dilakukan untuk mengeluarkan barang ke KKKS
secara Inkind.

Goods Issue Other - KKKS Dengan Invoicing adalah transaksi

pergerakan transfer out barang yang dimiliki Perusahaan kepada
KKKS Lain, dan perusahaan menerima uang pengganti nilai
barang (at cost).

41
Jenis Pengeluaran Material (3)

Return from Consumption / Project adalah pengembalian

barang persediaan yang diminta User namun tidak habis
dipakai. Barang tersebut dicatat kembali sebagai barang
persediaan. Pengembalian dapat diterima sepanjang
barang tersebut masih berada dalam kondisi teknis semula
dan siap pakai (kondisi sebelum digunakan).

Pengeluaran Barang Dalam Kondisi

Emergency/Keadaan Khusus adalah transaksi
pengeluaran barang yang menggunakan Goods Issue Slip
sementara dan wajib ditandatangani oleh SCM Assistant
Manager dan User.

42
 Yang Harus Diperhatikan dalam Pengeluaran (1)
1. Untuk pekerjaan pemboran, reservasi material pemboran harus
sudah dibuat pada saat pre-spud meeting.
2. Dalam hal proses Good Issue dan atau penandatanganan Goods Issue
Slip belum dapat dilakukan pada saat barang diserahkan kepada
User, selambat-lambatnya dalam 10 (sepuluh) hari kerja sejak
barang diserahkan proses good issue dan penandatanganan Goods
Issue Slip tersebut harus sudah selesai dilaksanakan.
3. Masalah Audit :
a. User meminta barang tanpa reservasi
b. Reservasi dibuat tapi GI tidak ditandatangani
c. GI gagal karena budget exceeded
d. Butir a & b tidak difollow up sehingga timbul
outstanding

43
Yang Harus Diperhatikan dalam Pengeluaran (2)
4. Goods Issue Other - Dead Stock
Good Issue dilakukan oleh SPC. SCM Field melakukan
request ke SPC sesuai SK Penghapusan dari Kementerian
ESDM.

5. Untuk alasan keseragaman maka format Kartu Rayon perlu

yang sudah ada pada setiap Field harus menyesuaikan
sesuai TKO nomor NO. B-026/A4/EP0300/2013-S0 tentang
TATA KERJA ORGANISASI GOODS ISSUE
(PENGELUARAN BARANG)

44
Indikator dan Ukuran Keberhasilan Pengeluaran
Material

 Goods Issue diproses sesuai dengan ketentuan dan

prosedur yang berlaku.
 Untuk barang yang tersedia on-hand, jangka waktu proses
Goods Issue sejak reservasi (document date dari Goods Issue)
sampai barang diserahkan (posting date dari Goods Issue)
selambat-lambatnya 2 hari kerja.

45
Pengeluaran Material
Movement Type untuk Goods Issue
Jenis movement type menentukan hal berikut:
 Jumlah stok yang di-update

 Tipe stok mana yang di-update

 Field-field mana yang ditampilkan pada layar untuk pemasukan data

 General Ledger atau consumption account mana yang akan di-update

46
Proses Goods Issue (1/3)
GI Type Movement Type Langkah - langkah T - Code
GI for Consumption 291 (GI all acc. Assigmts) • Cek Reservasi • MB25
• Cek Anggaran • FMRP_RW_BUDCON
• Periksa stock awal barang. • MMBE, ZMB52
• Transaksi Goods Issue. • MIGO (mvtype: 291)
• Periksa material dokumen yang baru dibuat. • MB03
• Periksa stock akhir barang. • MMBE, ZMB52
• Mencetak Goods Issue Slip. • ZMMNH1IMF04
GI for Project 949 (GI for network) • Cek Reservasi • MB25
• Cek Anggaran • FMRP_RW_BUDCON
• Periksa stock awal barang. • MMBE, ZMB52
• Transaksi Goods Issue. • MIGO (mvtype: 949)
• Periksa material dokumen yang baru dibuat. • MB03
• Periksa stock akhir barang. • MMBE, ZMB52
• Mencetak Goods Issue Slip. • ZMMNH1IMF04

GI Dead Stock 551 (GI scrapping) • Menerima surat perintah penghapusan dari SKK Migas.
• Periksa stock awal barang dead stock.. • MMBE, ZMB52
• Mengirim permintaan GI Scrapping ke SPC.
• SPC melakukan GI scrapping. • MIGO / MB1C (mvt 551)
• SPC info ke Requestor bahwa GI telah dilakukan.
• SCM Field periksa stock akhir barang dead stock. • MMBE, ZMB52
• Mencetak Goods Issue Slip. • ZMMNH1IMF04

47
Proses Goods Issue (2/3)
GI Type Movement Type Langkah - langkah T - Code
GI In Kind to KKKS 967 (GI Exchange to KKKS) • Periksa stock awal barang berdasar MTA. • MMBE, ZMB52
• Transaksi Goods Issue. • MIGO (mvtype: 967)
• Periksa material dokumen yang baru dibuat. • MB03
• Periksa stock akhir barang. • MMBE, ZMB52
• Mencetak Goods Issue Slip. • ZMMNH1IMF04
GI Invoicing to 963 (GI to be chargd KKKS) • Periksa stock awal barang berdasar MTA. • MMBE, ZMB52
KKKS • Transaksi Goods Issue. • MIGO (mvtype: 963)
• Periksa material dokumen yang baru dibuat. • MB03
• Periksa stock akhir barang. • MMBE, ZMB52
• Mencetak Goods Issue Slip. • ZMMNH1IMF04
Return from • User mengembalikan sisa barang dengan
Consumption / mencantumkan nomor GI (material document).
Project • Staff Inventory melakukan check fisik sisa
barang yang dikembalikan apakah layak masuk
ke stock kembali.
• Periksa stock awal barang. • MMBE, ZMB52
• Transaksi Goods Issue return from Consumption. • ZM024N.
• Periksa stock akhir barang. • MMBE, ZMB52
• Mencetak Goods Return Slip. • ZMMNH1IMF04
GI Others 913 (GI Others) • Periksa stock awal barang. • MMBE, ZMB52
• Transaksi Goods Issue. • MIGO (mvtype: 913)
• Periksa material dokumen yang baru dibuat. • MB03
• Periksa stock akhir barang. • MMBE, ZMB5
• Mencetak Goods Issue Slip. • ZMMNH1IMF04

48
Proses Goods Issue (3/3)

49
50
51
52
53
Format Standar Kartu Rayon :

54
Persiapan Pengeluaran Material
Dari list reservasi dan RKM (Rencana Kebutuhan Material)
kemudian mempersiapkan:

Garis Besar Perencanaan pengeluaran Material :

1. Mengetahui schedule kebutuhan material dari user.
2. Koordinasi tenaga / petugas, end user, fungsi terkait serta
transportir bila diperlukan.
3. Alat – alat handling, jenis alat, jumlah serta kapasitas alat
yang diperlukan.
4. Ijin – Ijin (bila diperlukan),gate pass,security pass.
5. Teknik – teknik loading.

55
Manfaat Perencanaan Pengeluaran Material

 Proses loading terjadwal termasuk transportasinya.

 Terjaminnya alat dan tenaga yang diperlukan.

 Koordinasi dengan bagian terkait dapat dilakukan lebih dini.

 Material yang penting / urgent dapat diprioritaskan.

 Material keluar dari gudang pada hari kerja dan jam kerja.

 Pekerjaan cepat selesai.

56
Kendala Umum Pengeluaran Material:
Administrasi
– Material urgent, reservasi slip belum ada.

– Saat Good Issue, budget tidak mencukupi.

– Good Issue dibuat, kartu rayon tidak diupdate & vice versa.

Fisik Material yang dikeluarkan :

– Material yang diminta di Reservasi berbeda dengan aktual diminta user.

– Material return, kondisi masih baik.

– Material return, kondisi masih rusak.

57