Manfaat utama organisasi koordinasi proyek :

Mengkomunikasikan area yang penting dan prioritas

Mengkomunikasikan area penting dan prioritas membantu Anda menyelesaikan tugas
dengan sukses. Seorang manajer proyek dapat menggarisbawahi strategi perusahaan dan
mendiskusikan bagaimana hubungan proyek dengan tujuan perusahaan, langkah demi
langkah.

Anggota tim dapat, pada gilirannya, berbicara satu sama lain untuk menjawab pertanyaan
apa pun yang mungkin mereka miliki tentang proyek dan mendapatkan kejelasan untuk
ruang lingkup dan detail proyek.

Memperlancar komunikasi
Seorang koordinator proyek dapat menetapkan metode untuk mengkomunikasikan
informasi kepada tim dengan cara yang efisien. Kemampuan Anda untuk
mengomunikasikan informasi secara efisien dapat membantu menetapkan prioritas untuk
suatu proyek.

Anda dapat memilih anggota tim yang memiliki keterampilan komunikasi yang baik,
sehingga Anda dapat membuat tim yang berfungsi penuh.

Baca juga: 21 Soft Skill yang Agar Anda Memiliki Kepemimpinan yang Baik

Meningkatkan produktivitas dan kualitas proyek

Strategi proyek yang terkoordinasi dengan baik mendorong kualitas keluaran yang lebih
baik dan alur kerja yang lebih produktif. Dengan mengatur dan menugaskan tugas khusus
kepada anggota tim, manajer proyek dapat memastikan bahwa setiap tugas dilakukan
secara kritis pada tingkat mikro.

Setiap anggota tim memiliki tanggung jawab mereka sendiri yang, pada gilirannya,
memantapkan fokus dan kinerja mereka dan berkontribusi pada penyelesaian proyek
yang lebih berkualitas secara keseluruhan.

Tetap sesuai jadwal dan sesuai anggaran

Koordinasi proyek yang tepat juga dapat membantu pemimpin dan anggota tim tetap
sesuai jadwal dan sesuai anggaran mereka. Garis waktu dapat menampilkan alur kerja
untuk keseluruhan proyek dan tujuannya.
Manajer proyek harus memberi semua karyawan garis waktu dan gambaran umum
anggaran perusahaan untuk menyelesaikan bagian proyek mereka. Anda akan memahami
jumlah sumber daya yang harus Anda kerjakan melalui penyelesaian proyek.

Koordinasi proyek juga akan membuat Anda mengetahui masalah apa pun yang mungkin
menyebabkan penundaan dan melacak kemajuan proyek untuk memenuhi tenggat waktu
apa pun.

Tetapkan sasaran SMART (Spesifik, Terukur, Dapat Ditindaklanjuti, Relevan, dan

Berbasis Waktu) untuk memantau kemajuan Anda dan melacak pencapaian terlepas dari
jumlah sumber daya yang diberikan kepada Anda di awal proyek.

Baca juga: Critical Path Method, Teknik Mengatur Proyek Agar Bebas Hambatan

Meminimalkan risiko
Mengkoordinasikan proyek dengan rekan kerja Anda juga akan membantu Anda
mengidentifikasi risiko terkait beban kerja Anda. Identifikasi risiko yang dapat
menyebabkan kegagalan proyek dan bagaimana risiko tersebut dapat memengaruhi
produktivitas rekan kerja Anda.

Gunakan strategi penghindaran risiko, risiko, pengurangan risiko, dan retensi risiko untuk
mempersiapkan respons yang mungkin perlu Anda ambil jika terjadi krisis.

Meningkatkan feedback klien
Mengkoordinasikan proyek dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan perusahaan
Anda jika mereka mendapatkan kiriman berkualitas tinggi yang diselesaikan tepat waktu.

Misalnya, klien mungkin memiliki panduan gaya untuk diikuti oleh copywriter dan editor
untuk membuat artikel untuk situs web mereka. Anda dapat meminta klarifikasi yang
diperlukan dari klien sehingga Anda dapat memenuhi spesifikasi mereka sebelum
mengirimkan versi final dari kiriman kepada mereka untuk ditinjau.

Bicaralah dengan manajer Anda atau rekan kerja Anda tentang perubahan lebih lanjut
pada sebuah proyek untuk memberi Anda kejelasan lebih lanjut tentang bagaimana
melanjutkan penyelesaiannya.
Apa saja Tahapan Koordinasi Proyek?
Berikut tahapan koordinasi proyek:

1. Definisi
Langkah pertama merinci apa proyek itu dan langkah-langkah yang harus diambil untuk
mencapai kesimpulannya. Anda, manajer proyek Anda, dan anggota tim lainnya perlu
memahami tujuan, sasaran, ruang lingkup, risiko, garis waktu, anggaran, dan pendekatan
proyek.

Klien menyetujui proyek sebelum Anda mulai mengerjakannya. Proyek kompleks

mungkin memerlukan komunikasi terus-menerus untuk memberi Anda wawasan tentang
arah proyek.

2. Inisiasi
Tahap inisiasi membuat harapan menjadi jelas bagi perusahaan Anda dan klien. Anda
harus tahu berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk merencanakan pelaksanaan
proyek, alasan untuk memulai proyek, manfaat dan kemungkinan keberhasilannya.

Alokasikan waktu untuk menyoroti masalah yang mungkin muncul dan dapat menunda
kemajuan dalam tahap proyek selanjutnya.

3. Perencanaan
Selama tahap perencanaan, Anda akan menyelaraskan tugas dengan tujuan strategis.
Anda akan membantu menetapkan prioritas dan menyetujui hasil yang diinginkan dengan
seluruh tim Anda.

Lakukan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats) untuk

melakukan brainstorming solusi untuk masalah yang mungkin Anda hadapi dan
rencanakan bagaimana Anda dapat berkinerja lebih baik daripada pesaing Anda.

Jika Anda sedang mengerjakan strategi pemasaran, Anda mungkin berencana untuk
menyelesaikan proyek yang memanfaatkan media sosial untuk mendapatkan keunggulan
kompetitif guna meningkatkan keterlibatan dari audiens target Anda.

4. Eksekusi
Selama tahap eksekusi, kontributor individu menyelesaikan bagian proyek mereka. Anda
akan memastikan setiap pemilik tugas memahami peran mereka dan harapan apa pun
yang Anda miliki untuk mereka, termasuk tenggat waktu, anggaran, atau alokasi sumber
daya lainnya.

Baca juga: Manajemen Proyek : Pengertian, Tujuan, Sasaran, Ruang Lingkup, dan

Contohnya

5. Pemantauan dan pengendalian

Koordinasi proyek membantu Anda memantau dan mengontrol setiap tahap proyek
dengan lebih baik untuk memastikan kemajuannya sesuai dengan garis waktu yang
ditentukan.

Berkolaborasi dengan tim Anda pada masalah yang Anda hadapi, untuk mengelola risiko
dan validitas tugas untuk lingkup proyek saat ini. Berkomunikasi dengan manajer proyek
tentang pembaruan apa pun yang mungkin Anda harapkan akan dihadapi dalam beberapa
hari atau minggu mendatang sebelum proyek selesai.

6. Penutupan
Penutupan adalah persetujuan akhir pelanggan terhadap proyek setelah pengiriman.
Persetujuan klien harus menyatakan bahwa proyek tersebut final, dan mereka dapat
menggunakannya untuk bisnis mereka.

Manajer proyek memutuskan apakah Anda dan kontributor memenuhi atau melampaui
tujuan proyek dalam umpan balik apa pun di bidang perbaikan untuk proyek masa depan
untuk menghasilkan hasil yang lebih baik.
Kelebihan
 Lebih baik dan maju dibanding organisasi fungsional, karena ditunjuk
seorang koordinator yang bertugas sepenuhnya mengurusi proyek.

 Sumber informasi, kesulitan, detail proyek , lebih mudah diperoleh

dengan melalui Koordinator sebagai penanggung jawab tunggal.

 Mengurangi tugas manager dalam memimpin proyek dan pelaporan

detail proyek.

Kekurangan
 Adanya koordinator masih tetap timbul adanya tumpang tindih
kepentingan antara proyek dan kegiatan rutin.

 Koordinator wewenangnya terbatas sebab tidak punya wewenang lini.

 Terbatas hanya pada menghimbau dan menganjurkan.

Struktur organisasi adalah sistem yang digunakan untuk mendefinisikan

hierarki dalam sebuah organisasi dengan tujuan menetapkan cara
sebuah organisasi dapat beroperasi, dan membantu organisasi tersebut dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan di masa depan.

Untuk tujuan dibentuknya struktur organisasi proyek sendiri antara lain :

 Untuk menentukan wewenang dan tanggung jawab

 Untuk menyusun mekanisme pengendalian proyek
 Untuk mengelompokkan penanggung jawab kegiatan
 Untuk mengidentifikasi dan pembagian kegiatan
Kesimpulan
Itulah pembahasan lengkap mengenai koordinasi proyek. Keberhasilan sebuah proyek
juga didasarkan oleh sistem penghitungan anggaran yang baik dan detail pada
pembukuan bisnis Anda. Tanpa melakukan penghitungan anggaran, tentu Anda proyek
yang sedang Anda garap akan mengalami kegagalan.

Untuk meminimalisir kesalahan dalam penghitungan dan pencatatan anggaran Anda bisa
menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur anggaran yang bisa memudahkan
proses penghitungan anggaran proyek secara menyeluruh.