Manajemen Perubahan dan
Proyek TI
Initiation, Integration, and
Scope Management
Abstract
Pada modul ini lebih membahas
mengenai batasan dan keterkaitan
serta inisial awal dalam
membangun proyek.
Kompetensi
Output yang dihasilkan agar Mahasiswa
mampu memahami dan mengetahui
bahwa dalam pembuatan proyek harus
memiliki initiation, integration, and
scope manajemen
.
Manajemen integrasi proyek (Project
Integration Management)
Bertujuan untuk mengkoordinasi seluruh knowledge area pada manajemen proyek
melalui Proses proyek. Manajemen integrasi memastikan seluruh elemen bersama
menyelesaikan proyek dengan sukses pada waktu yang tepat. Berikut ini adalah aktivitas
utama pada manajemen integrasi :
a. Pengembangan rencana proyek, mengintegrasikan dan mengkoordinasikan seluruh
rencana proyek sehingga terbentuk dokumen yang sesuai dan konsisten
b. Pelaksanaan rencana proyek, menyelesaikan rencana proyek dengan melaksanakan
aktivitas – aktivitas yang ada di dalam rencana tersebut
c. Pengendalian perubahan yang terintegrasi, mengkoordinasikan perubahan– perubahan
keseluruhan proyek
Tujuan utama dari rencana proyek adalah menfasilitasi tindakan. Rencana proyek
akan memberikan pengenalan atau sedikit ulasan mengenai proyek, deskripsi mengenai
bagaimana proyek diorganisir, manajemen dan proses – proses teknis yang digunakan pada
proyek, serta bagian – bagian yang menjelaskan pekerjaan apa saja yang akan dilakukan,
informasi jadwal, dan informasi anggaran.

2. Manajemen ruang lingkup proyek (Project

Scope Management)
Lingkup mengacu pada seluruh pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan produk
suatu proyek dan aktivitas – aktivitas yang digunakan dalam pembuatan produk tersebut.
Manajemen ruang lingkup proyek terlibat dalam pendefinisian dan pengendalian mengenai
apa yang harus ada dan tidak ada dalam proyek selain itu memastikan bahwa tim proyek
dan para Stakeholder memiliki pemahaman yang sama mengenai produk yang dihasilkan
oleh proyek serta aktivitas - aktivitas yang dilakukan pd proses nanti. Aktivitas yg termasuk
dlm manajemen ruang lingkup proyek adalah :
a. Inisiasi, melakukan otorisasi pada organisasi untuk memulai proyek atau beralih pada
fase proyek selanjutnya. Output dari proses inisiasi adalah perjanjian kontrak yg
merupakan dokumen kunci yang secara formal mengakui keberadaan dan menyediakan
ulasan luas mengenai sebuah proyek.
b.Perencanaan ruang lingkup, mengembangkan dokumen yang berguna sebagai basis
pengambilan keputusan di masa mendatang, termasuk kriteria dalam menentukan
apakah suatu proyek atau fase telah lengkap. Tim proyek akan membuat pernyataan
mengenai ruang lingkup dan rencana manajemen ruang lingkup sebagai hasil aktivitas
perencanaan ruang lingkup.
c. Definisi ruang lingkup, pembagaian deliverables (produk yang dibuat sebagai bagian dari
proyek) proyek utama
menjadi komponen – komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola
d.Verifikasi ruang lingkup, menyusun penerimaan dari ruang lingkup proyek. Para
Stakeholder kunci sebuah proyek, seperti customer dan sponsor, secara formal
menerima deliverables proyek selama aktivitas ini.
e. Pengendalian perubahan ruang lingkup, mengendalikan perubahan yang terjadi pada
ruang lingkup. Perubahan ruang lingkup, tindakan koreksi, dan refleksi atau pelejaran
yang dipelajari merupakan output dari aktivitas ini.

Manajemen jadwal proyek (Project Time

Management)
Tidak jarang ditemui proyek teknologi informasi yang gagal dalam menyatukan
rencana mengenai ruang lingkup, waktu dan biaya. Para manajer menyebutkan bahwa
 menyelesaikan proyek tepat waktu merupakan tantangan besar bagi mereka.
Para manajer juga menyebutkan isu mengenai jadwal yang merupakan alas an
utama sehingga terjadi konflik dalam proyek pada keseluruhan Proses. Tim proyek sering
membandingkan waktu penyelesaian yang terencana dengan yang nyata terjadi tanpa
meminta persetujuan perubahan rencana proyek padahal waktu merupakan satu variable
yang memiliki fleksibilitas paling sedikit. Karena waktu terus berlalu tanpa memperdulikan
apa yang terjadi pada proyek.
Berdasarkan penjelasan tersebut, hal apakah yang harus ada pada manajemen
jadwal proyek, dan bagaimana manajer proyek meningkatkan performa pada area ini?.
Manajemen waktu proyek, meliputi aktivitas-aktivitas yang diperlukan untuk memastikan
penyelesaian proyek tepat pada waktunya.
Aktivitas-aktivitas utama yang merupakan bagian dari manajemen jadwal proyek
adalah :
a. Pendefinisian aktivitas, mengidentifikasikan aktivitas-aktivitas secara spesifik yang harus
dilakukan oleh anggota tim proyek dan para Stakeholder sehingga menghasilkan
produk-produk proyek.
b.Rangkaian aktivitas, mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan antara
aktivitas-aktivitas proyek.
c. Perkiraan durasi aktivitas, memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan aktivitas individu atau tunggal.
d. Pengembangan jadwal, menganalisis rangkaian aktivitas, memperkirakan durasi aktivitas,
dan kebutuhan-kebutuhan sumber daya untuk membentuk jadwal proyek.
e. Pengendalian jadwal, mengendalikan dan mengatur perubahan-perubahan pada jadwal
proyek.

Manajemen biaya proyek (Project Cost

Management)
Seperti halnya pengaturan jadwal proyek, proyek teknologi informasi juga memiliki
kesulitan dalam manajemen biaya karena proyek ini dikenal sebagai proyek yang mahal dan
sering melampaui batas anggaran ketika proyek berakhir.
Para professional teknologi informasi paham bahwa kebanyakan perkiraan biaya
awal untuk proyek dirasa rendah berdasarkan kebutuhan-kebutuhan proyek, sehingga
diakhir proyek pastilah terjadi pembengkakan biaya. Perkiraan lain terjadinya
pembengkakan biaya adalah kebanyakan proyek teknologi informasi menggunakan
teknologi atau proses bisnis baru. Teknologi maupun proses bisnis yang masih baru
kebanyakan belum teruji dan beresiko. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dibutuhkan
sebuah manajemen biaya proyek yang lebih baik.Manajemen biaya proyek meliputi
aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk memastikan proyek diselesaikan sesuai dengan
anggaran yang disetujui. Manajer proyek harus memastikan bahwa proyek didefinisikan
dengan baik, memiliki perkiraan waktu dan biaya yang akurat, memiliki biaya yang realistis
pada saat persetujuan dibuat.
Terdapat 4 (empat) aktivitas utama dalam manajemen biaya proyek:
a. Perencanaan sumber daya, memperkirakan sumber daya (manusia, perlengkapan, atau
material) serta jumlah setiap sumber daya yang harus digunakan untuk melakukan
aktivitas proyek.
b.Perkiraan biaya, mengembangkan pendekatan atau perkiraan biaya sumber daya yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
c. Anggaran biaya, mengalokasikan keseluruhan perkiraan biaya pada satuan kerja untuk
membangun dasar (baseline) untuk mengatur performa.
d.Pengendalian biaya, mengendalikan perubahan-perubahan pada anggaran proyek.

Manajemen kualitas proyek (Project Quality

Management)
Manajemen kualitas proyek merupakan knowledge area yang sulit untuk
didefinisikan. ISO mendefinisikan kualitas sebagai “totalitas karakteristik dari sebuah
kesatuan yang berhubungan dengan kemampuanya untuk kebutuhan kepuasan”. Para ahli
lainnya mendefinisikan kualitas berdasarkan keselarasan terhadap kebutuhan dan
kesesuaian untuk digunakan. Keselarasan terhadap kebutuhan berarti proses-proses dan
produk proyek tersebut sesuai dengan spesifikasi tertulis. Sedangkan kesesuaian untuk
digunakan berarti produk dapat digunakan sebagiamana mestinya.
Tujuan utama dari manajemen kualitas proyek adalah memastikan bahwa proyek
akan memuaskan kebutuhan. Kualitas hendaknya dipandang sejajar dengan ruang lingkup,
waktu dan biaya proyek. Jika para Stakeholder tidak puas dengan kualitas manajemen
proyek atau produk yang dihasilkan, tim proyek akan melakukan penyesuaian pada ruang
lingkup, waktu dan biaya untuk memuaskan kebutuhan dan harapan Stakeholder.
Untuk meraih kepuasan Stakeholder, tim proyek harus mengembangkan hubungan
kerja yang baik dengan seluruh Stakeholder dan memahami kebutuhan mereka baik yang
diungkapkan maupun tertulis.
 Terdapat tiga aktivitas utama dari manajemen kualitas proyek:
a. Perencanaan kualitas, mengidentifikasikan standard kualitas yang sesuai dengan disain
proyek dan bagaimana memuaskannya.
b. Jaminan kualitas, evaluasi periodic terhadap keseluruhan performa proyek untuk
memastikan proyek akan memuaskan standard kualitas yang relevan.
c. Pengendalian kualitas, memonitor hasil proyek tertentu untuk memastikan hasil tersebut
sesuai denga standard kualitas relevan serta mengidentifikasikan cara untuk
meningkatkan kualitas keseluruhan.

Manajemen sumber daya manusia proyek

(Project Human Resource Management)
Organisasi yang proaktif berusaha memenuhi kebutuhan sumber daya manusia
saat ini dan mendatang, misalnya, meningkatkan bonus, mengatur ulang jumlah jam kerja
dan insentif, serta mencari pekerja untuk masa depan.
Manajemen sumber daya manusia sebuah proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang
dibutuhkan untuk meningkatkan efektivitas pekerja yang terlibat dalam proyek. Manajemen
sumber daya manusia meliputi seluruh Stakeholder proyek : sponsor, pelanggan, anggota
tim proyek, staf pendukung, pemasok(supplier) yang mendukung proyek, dan sebagainya.
Terdapat tiga aktivitas utama dalam manajemen sumber daya manusia suatu proyek:
a. Perencanaan organisasi, pengidentifikasian, penugasan, dan pendokumentasian peran,
tanggung jawab, serta hubungan pelaporan suatu proyek.
b.Akusisi staf, mendapatkan personil yang akan ditempatkan dan bekerja dalam proyek.
c. Pengembangan tim, membangun keahlian individu maupun kelompokn untuk
memantapkan performa proyek.

Manajemen komunikasi proyek (Project

Communications Management)
Para ahli setuju bahwa ancaman kesuksesan proyek, terutama pada proyek
teknologi informasi, adalah kegagalan komunikasi. Faktor-faktor seperti keterlibatan
pelanggan, dukungan manajemen eksekutif, dan pernyataan kebutuhan yang jelas, sangat
tergantung pada keahlian komunikasi terutama dengan personil pada bidang selain
teknologi informasi.
 Tujuan manajemen komunikasi sebuah proyek sebenarnya adalah untuk
memastikan ketepatan waktu dan kelayakan dalam melakukan pembuatan, koleksi,
penyebaran, penyimpanan, dan penyusunan informasi proyek. Aktivitas-aktivitas dalam
manajemen komunikasi sebagai berikut :
a. Perencanaan komunikasi, memperkirakan kebutuhan informasi dan komunikasi
Stakeholder : siapa membutuhkan informasi apa, kapan mereka membutuhkannya, dan
bagaimana informasi diberikan.
b.Distribusi informasi, menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi Stakeholder proyek
pada waktu tertentu.
c. Pelaporan performa, mengumpulkan dan menyebarkan informasi performa, termasuk
laporan status, pengukuran kemajuan dan peramalan.
d.Penutupan administrative, yaitu membuat, menyatukan, dan menyebarkan informasi untuk
menyusun fase atau kelengkapan proyek.

Manajemen resiko proyek (Project Risk

Management)
Manajemen resiko proyek adalah seni dan ilmu dalam melakukan identifikasi,
analisis, dan penanganan terhadap resiko melalui Proses proyek dengan tujuan utama
memenuhi tujuan proyek. Manajemen resiko berdampak positif pada pemilihan proyek,
menetapkan ruang lingkup proyek, dan mengembangkan jadwal realistis serta
memperkirakan biaya yang akan dikeluarkan. Selain itu juga membantu Stakeholder proyek
memahami sifat proyek, membantu anggota tim dalam mengungkapkan kelemahan dan
kekuatan yang ada, serta membantu mengintegrasikan knowledge area lain pada
manajemen proyek.
Resiko menurut definisi kamus berarti kemungkinan mengalami kekalahan atau
kerugian. Definisi ini menggaris bawahi sisi negatif yang sering kali dikaitkan dengan resiko.
Resiko proyek sendiri merupakan pemahaman permasalahan potensial yang mungkin
terjadi pada proyek dan bagaimana permasalahan tersebut menghalangi kesuksesan
proyek.
Sasaran manajemen resiko proyek dapat dipandang sebagai tindakan
meminimalkan resiko-resiko yang potensial selagi memaksimalkan kesempatan-kesempatan
yang mungkin bias diraih. Aktivitas-aktivitas utama yang ada pada manajemen resiko
adalah:
a. Perencanaan manajemen resiko, memilih pendekatan dan rencana aktivitas-aktivitas
manajemen resiko bagi proyek.
b. Identifikasi resiko, memutuskan resiko mana yang akan mempengaruhi proyek dan
mendokumentasikan karakteristik setiap resiko.
c. Analisis resiko secara kualitatif, melakukan karakteristik dan menganalisis resiko serta
memprioritaskan dampak mereka terhadap tujuan proyek.
d. Analisis resiko secara kuantitatif, mengukur kemungkinan dan konsekuensi resiko serta
memperkirakan dampaknya terhadap tujuan proyek.
e. Perencanaan penanganan resiko, pengambilan langkah untuk menambah peluang dan
mengurangi ancaman untuk memenuhi tujuan proyek.
f. Pemantauan dan pengendalian resiko, yaitu memantau resiko yang diketahui,
mengidentifikasi resiko baru, mengurangi resiko, dan mengevaluasi efektifitas
pengurangan resiko pada keseluruhan hidup proyek.

Manajemen pengadaan proyek (Project

Procurement Management)
Pengadaan adalah usaha mendapatkan barang-barang dan/atau jasa dari sumber
luar. Istilah pengadaan lebih sering digunakan pada pemerintahan; kebanyakan perusahaan
swasta menggunakan istilah pembelian atau purchasing; dan para profesional teknologi
informasi menyebutnya Outsourcing.
Kesuksesan proyek teknologi informasi yang menggunakan sumber daya dari luar
biasanya dikarenakan manajemen pengadaan yang baik pada sebuah proyek. Manajemen
pengadaan proyek meliputi aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan barang
dan jasa bagi proyek dari luar organisasi terkait. Aktivitas-aktivitas utama pada manajemen
pengadaan tersebut adalah :
a. Perencanaan pengadaan, memutuskan apa yang akan diadakan dan kapan
b.Perencanaan permohonan, mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan produk dan
mengidentifikasikan sumber daya yang potensial.
c. Permohonan, memilih pemasok-pemasok potensial yang ada
d.Administrasi kontrak, mengatur hubungan dengan pemasok
e. Pengakhiran kontrak, penyempurnaan dan penyelesaian kontrak.