Anda di halaman 1dari 2

PROSEDUR

PRE AWARD MEETING


No. Dokumen: 018/ PPK-UN58/PAM/VIII/2019
Revisi ke : R-00
Tgl. Berlaku : AGUSTUS 2019 Tanggal :

1. Tujuan 1. Untuk memantapkan akan diterbitkannya Surat Penunjukan Penyedia


Barang/Jasa (SPPBJ) serta persiapan penandatanganan Kontrak.

2. Meneguhkan hal-hal yang masih perlu dikonfirmasikan dari hasil


klarifikasi penawaran.

2. Ruang Lingkup Mengadakan pertemuan antara unsur Penguna Barang/Jasa dan atau
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK),panitia pengadaan dan Penyedia
Barang/Jasa/Kontraktor calon Pemenang untuk membahas materi
dokumen kontrak pekerjaan dalam rangka akan diterbitkannya Surat
Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dan persiapan
penandatanganan Kontrak

3. Definisi Pre Award Meeting adalah pertemuan antara Pengguna Barang/Jasa dan
atau Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), panitia pengadaan dengan
Penyedia Barang/Jasa Kontraktor calon Pemenang, untuk membahas hal-
hal penting dalam rangka penerbitan Surat Penunjukan Penyedia
Barang/Jasa (SPPBJ) serta persiapan penandatanganan Kontrak.

4. Acuan 1. Keputusan Menteri PU No. 257/2004.


2. Dokumen Lelang.

5. Ketentuan Umum 1. Rapat Persiapan Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (Pre Award


Meeting) dilaksanakan paling lambat sebelum diterbitkannya Surat
Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) yang dihadiri oleh
pengguna barang/jasa dan atau pejabat pembuat komitmen
(PPK),Panitia Pengadaan dan Kontraktor calon pemenang.
2. Pre-award meeting harus dituangkan dalam Berita Acara dan akan
merupakan bagian dari kontrak. Hal-hal penting yang perlu
disampaikan oleh pengguna barang/jasa dalam penyelenggaraan
Pre-award meeting antara lain :
a. Penyedia Jasa calon pemenang lelang diminta untuk
menyiapkan jaminan pelaksanaan (performance Bond) yang
nilai dan masa berlakunya sebagaimana dicantumkan dalam
dokumen lelang dengan batas waktu penyerahan jaminan
pelaksanaan adalah selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari
kerja sejak tanggal penerbitan Surat Penunjukan Penyedia
Barang/Jasa (SPPBJ) yang diterbitkan paling lambat 5 (lima)
hari kerja setelah pengumuman penetapan pemenang lelang.
Apabila sampai dengan batas waktu tersebut ternyata Penyedia
Jasa yang bersangkutan tidak mampu menyediakan jaminan
pelaksanaan, PPK setelah mengirimkan surat tegoran sebanyak
dua kali dengan selang waktu masing-masing satu minggu,
tetapi tidak ada tanggapan dari pihak Penyedia Jasa, maka Ka
PPK agar segera melaporkan kepada atasan langsung untuk
mendapatkan petunjuk.
b. Mengingatkan Penyedia Jasa untuk mengasuransikan tenaga
kerja (Jamsostek), peralatan, bahan serta pihak ketiga.
c. Penjelasan terhadap harga satuan penawaran yang
unbalanced, maka harga satuan penawaran berlaku sebatas
volume yang tertera didalam "bill of quantity", apabila

Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 1/2


PROSEDUR
PRE AWARD MEETING
No. Dokumen: BRR NIAS/SOP/DRAFT Revisi ke : R-00
Tgl. Berlaku : MARET 2007 Tanggal :

kenyataannya dilapangan terlampaui, harga satuan selebihnya


akan disesuaikan/dinegosiasi menjadi sebesar harga satuan
yang terdapat didalam owner's estimate
d. Apabila dalam kontrak terdapat klausul mengenai "eskalasi
harga" perlu diingatkan kembali kepada Kontraktor bahwa
klausul ini hanya berlaku untuk pekerjaan yang merupakan
major pay item (pekerjaan utama) yang kelak bisa
mendapatkan pembayaran eskalasi harga atau diatur sesuai
kontrak.
e. Meneguhkan hal-hal yang masih perlu dikonfirmasikan sebagai
hasil klarifikasi dan evaluasi penawaran (sesuai dengan Berita
Acara Klarifikasi).

6. Prosedur dan
Tanggungjawab

Pelaku
No Kegiatan Rekaman
Penanggungjawab

6.1 PPK a. Menentukan jadwal dan materi pembahasan Pre


Award Meeting (PAM).

6.2 PPK a. Membuat undangan rapat kepada Penyedia Jasa Surat


Undangan
Rapat

6.3 PPK a. Memimpin pembahasan Pre Award Meeting dalam Berita Acara
rangka memantapkan diterbitkannya SPPBJ serta Rapat
persiapan penandatanganan Kontrak.

b. Membuat Berita Acara Pre Award Meeting.

6.4 Calon Penyedia a. Menghadiri dan mengikuti pembahasan Rapat


Jasa/Kontraktor Persiapan Kontrak.

b. Menandatangani Berita Acara Pre Award Meeting.

6.5 PPK a. Menandatangani Berita Acara Pre Award Meeting


dan melaporkannya kepada Atasan Langsung.

7. Pengecualian : Tidak ada

8. Lampiran 1. Contoh Format Surat Undangan Pre Award Meeting


2. Contoh Format Berita Acara Pre Award Meeting.

Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Wilayah VI Nias Hal 2/2