Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Keseluruhan dalam audit siklus akuisisi dan pembayaran adalah untuk
mengevaluasi apakah akun dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa dan
pengeluaran kas untuk akuisisi tersebut telah disajikan dengan wajar sesuai dengan
prinsip akuntansi yang berlaku umum. Pembayaran untuk barang dan jasa
merupakan aktivitas penting bagi seluruh entitas. Aktivitas tersebut secara langsung
mengurangi saldo akun utang, terutama utang dagang. Dokumen yang berhubungan
dengan proses pengeluaran kas yang harus diperiksa auditor terdiri atas, cek, berkas
transaksi pengeluaran kas, daftar pengeluaran kas, dan lain-lain.
Dalam audit tertentu, akun yang paling banyak menghabiskan waktu untuk
diverifikasi dengan pengujian subtantif atas perincian saldo adalah piutang dagang,
persediaan, asset tetap, utang dagang, dan akun beban. Pengujian pengendalian dan
pengujian subtantif atas transaksi untuk siklis akuisisi dan pembayaran dibagi
menjadi dua wilayah besar, yaitu: Pengujian akuisisi, meliputi tiga dari empat fungsi
bisnis yang di bahas diawal bab ini, pemrosesan pesanan pembelian, penerimaan
barang dan jasa, dan pengakuan utang. Pengujian pembayaran, yang meliputi fungsi
ke empat yaitu pemrosesan dan pencatatan pengeluaran kas.
B. Rumusan Masalah
1. Apa saja akun dan klasifikasi transaksi dalam siklus akuisisi dan pembayaran?
2. Apa fungsi bisnis dalam siklus serta dokumen dan pencatatan terkait akuisisi dan
pembayaran?
3. Bagaimana metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian
substantif atas transaksi?
4. Bagaimana metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo utang
usaha?
C. Tujuan
1. Mengidentifikasi akun serta kelas transaksi dalam siklus akuisisi dan
pembayaran.
2. Menguraikan fungsi bisnis dan dokumen serta catatan terkait dalam siklus
akuisisi dan pembayaran.
3. Menguraikan metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan
pengujian substantif atas transaksi
4. Menguraikan metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo utang
usaha.
BAB II
PEMBAHASAN
ditunjukkan oleh akun T pada gambar diatas. Untuk sederhananya, kita hanya akan
menunjukkan akun-akun pengendalian bagi ketiga kategori utama beban yang akan di
gunakan oleh sebagian besar perusahaan. Untuk setiap akun pengendalian, contoh
akun beban pembantu juga disajikan. Gambar diatas menunjukkan bahwa setiap
transaksi di debet atau si kredit ke utang usaha. Karena banyak perusahaan melakukan
akuisisi secara langsung dengan menggunakan cek atau kas kecil.
B. Fungsi Bisnis dalam Siklus serta Dokumen dan Catatan yang Terkait
Siklus akuisisi dan pembayaran melibatkan keputusan dan proses yang
diperlukan untuk memperoleh barang serta jasa guna mengoperasikan suatu bisnis.
siklus tersebut umumnya dimulai dengan pembuatan permintaan pembelian oleh
karyawan yang berwenang yang memerlukan barang dan jasa dan berakhir dengan
pembayaran utang usaha.
1. Memproses Pesanan Pembelian
Permintaan akan barang dan jasa oleh personil klien merupakan titik awal
bagi siklus ini. Dokumen yang umum digunakan meliputi:
a. Permintaan pembelian atau purchase requisition
Digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh karyawan yang
berwenang. Hal ini dapat berupa permintaan akuisisi seperti atas baham oleh
seorang mandor atau supervisor ruang penyimpanan, perbaikan luar ruangan
oleh personil kantor atau pabrik, atau asuransi oleh wakil presiden direktur
yang bertanggung jawab atas property dan peralatan sering kali mengandalkan
titik pemesanan kembali yang dispesifikasikan terlebih dahulu yang digunakan
oleh komputer untuk memulai permintaan pembelian persediaan secara
otomatis.
b. Pesanan pembelian atau purchase order
Adalah dokumen yang digunakan untuk memesan barang dan jasa dari
vendor. Pesanan tersebut mencakup deskripsi, kuantitas, dan informasi terkait
mengenai barang serta jasa yang ingin dibeli perusahaan dan sering kali
digunakan untuk menunjukkan otoritas akuisisi. Perusahaan sering kali
menyerahkan pesanan pembelian secara elektronik kepada vendor yang telah
memiliki sistem elektronic data interchange (EDI).
2. Menerima Barang dan Jasa
Penerimaan barang dana jasa dari vendor oleh perusahaan merupakan titik
kritis dari siklus karena merupakan saat dimana sebagian besar perusahaan mulai
mengakui akuisisi dan kewajiban terkait pada catatannya. Jika barang telah
diterima ,pengendalian yang memadai akan mewajibkan dilakukannya
pemeriksaan atas deskripsi, kuantitas, kedatangan yang tepat waktu dan
kondisinya. Laporan penerimaan (receiving report) adalah kertas atau dokumen
elektronik yang dibuat pada saat barang diterima. Laporan tersebut
Mencantumkan deskripsi barang ,kuantitas yang diterima, tanggal diterima ,dan
data lainnya yang relevan.
3. Mengakui Kewajiban
Pengakuan Kewajiban yang tepat atas penerimaan barang dan jasa
memerlukan pencatatan yang tepat waktu dan akurat. Pencatatan awal akan
mempengaruhi laporan keuangan dan pengeluaran kas aktual, karena itu
perusahaan harus berhati- hati mencantumkan semua transaksi akuisisi, hanya
akuisisi yang dilakukan, dan pada jumlah yang tepat. Dokumen dan catatan yang
umum meliputi:
a. Faktur Vendor
Faktur Vendor (vendor’s invoice) adalah dokumen yang diterima dari
vendor dan menunjukkan jumlah yang terutang atas suatu akuisisi. Faktur
tersebut menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang serta jasa yang
diterima, harga (termasuk ongkos angkut), syarat diskon tunai, tanggal
penagihan, dan total jumlahnya. Faktur vendor merupakan hal yang penting
karena menunjukkan jumlah yang tercatat dalam file transaksi akuisisi.
Untuk perusahaan yang menggunakan EDI, faktur vendor dikirimkan secara
elektronik , yang akan mempengaruhi cara auditor mengevaluasi bukti.
b. Memo Debet
Memo Debet (debit memo) juga merupakan dokumen yang diterima
dari vendor dan menunjukkan pengurangan jumlah yang terutang kepada
vendor akibat retur barang atau pengurangan yang diberikan. Memo tersebut
sangat mirp dengan faktur vendor, tetapi mendukung pengurangan utang
usaha dan bukan peningkatan.
c. Voucher
Voucher sering digunakan oleh organisasi dalam menetapkan cara
yang formal untuk mencatat dan mengendalikan akuisisi ,terutama dengan
memungkinkan setiap transaksi akuisisi diberi nomor urut. Voucher meliputi
sampul atau folder yang berisi dokumen dan paket dokumen yang relevan
seperti pesanan pembelian, salinan packing slip, laporan penerimaan, dan
faktur vendor. Setelah pembayaran dilakukan, salinan cek ditambahkan ke
paket voucher.
d. File Transaksi Akuisisi
File transaksi akuisisi adalah file yang dibuat komputer yang meliputi
semua transaksi akuisisi yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu
periode, seperti satu hari, satu minggu, atau satu bulan. File ini berisi semua
informasi yang dicantumkan ke dalam sistem dan meliputi informasi tentang
setiap transaksi, seperti nama vendor, tanggal, jumlah, klasifikasi akun atau
klasifikasi, dan deskripsi serta kuantitas barang dan jasa yang diberi. File
tersebut juga dapat menampung retur dan pengurangan pembelian atau dapat
diselenggarakan file terpisah untuk transaksi tersebut. Tergantung pada
kebutuhan perusahaan, informasi dalam file transaksi akuisisi dapat
digunakan untuk berbagai catatan, listing atau laporan, seperti jurnal akuisisi,
file induk utang usaha, dan transaksi untuk saldo akun atau divisi tertentu.
e. Jurnal Akuisisi atau Listing Jurnal Akuisisi (acquisitions journal) atau
listing, yang sering kali disebut sebagai jurnal pembelian, umumnya dibuat
dari file transaksi akuisisi dan umumnya meliputi nama vendor, tanggal,
jumlah dan klasifikasi akun atau klasifikasi setiap transaksi, seperti perbaikan
dan pemeliharaan, persediaan, atau utilitas. Jurnal tersebut juga
mengidentifikasi apakah akuisisi dilakukan secara tunai atau dengan utang
usaha. Jurnal atau listing dapat mencakup setiap periode waktu yang
biasanya sebulan. Jurnal atau listing meliputi total setiap jumlah akun yang
dicatat selama periode waktu tersebut. Transaksi yang sama yang dicatat
dalam jurnal atau listing juga diposting secara simultan ke buku besar umum
dan, jika dilakukan secara kredit, ke file induk utang usaha.
f. File induk Utang Usaha
File Induk utang usaha (accounts payable master file) mencatat
transaksi akuisisi, pengeluaran kas, serta retur dan pengurangan akuisisi
untuk setiap vendor. File induk ini diperbaharui dari file transaksi akuisisi,
retur dan pengurangan, serta pengeluaran kas yang terkomputerisasi. Total
setiap saldo akun dalam file induk sama dengan total saldo utang usaha
dalam buku besar umum. Printout file induk utang usaha menunjukkan, per
vendor, saldo awal utang usaha. Setiap akuisisi, retur dan pengurangan
akuisisi, pengeluaran kas, dan saldo akhir. Namun, banyak juga perusahaan
yang tidak menyelenggarakan file induk per vendor. Perusahaan tersebut
membayar berdasarkan faktur setiap vendor. Karena itu, total faktur vendor
yang belum dibayar dalam file induk sama dengan total utang usaha.
g. Neraca Saldo Utang Usaha
Neraca Saldo utang usaha (accounts payable trial balance)
mencantumkan jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau dari setiap
faktur atau voucher pada suatu titik waktu. Neraca tersebut dibuat secara
langsung dari file induk utang usaha.
h. Laporan Vendor
Laporan vendor (vendor’s statement) adalah dokumen yang disiapkan
setiap bulan oleh vendor dan menunjukkan saldo awal, akuisisi, retur dan
pengurangan, pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir. Saldo dan
Aktivitas tersebut merupakan representasi vendor atas transaksi yang
dilakukan selama periode berjalan, bukan klien. Kecuali untuk jumlah yang
diperselisihkan dan perbedaan waktu, file induk utang usaha klien harus
sama dengan laporan vendor.
Kesimpulan
Tujuan keseluruhan dalam audit siklus akuisisi dan pembayaran adalah untuk
mengevaluasi apakah akun dipengaruhi oleh akuisisi barang dan jasa dan pengeluaran
kas untuk akuisisi tersebut telah disajikan dengan wajar sesuai dengan prinsip
akuntansi yang berlaku umum.
Siklus akuisisi dan pembayaran meliputi keputusan dan proses yang
diperlukan untuk menyediakan barang dan jasa dalam pelaksanaan usaha. Siklus ini
biasanya diawali dengan tindakan pembelian oleh pegawai yang membutuhkan
barang atau jasa dan berakhir dengan pembayaran utang dagang.
Pengguna ekstranet dapat meningkatkan kemampuan untuk melakukan bisnis
dengan rekan bisnis yang jauh lokasinya, yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan.
Banyak yang berpendapat bahwa penggunaan internet untuk memperoleh barang dan
jasa menimbulkan efisiensi pasar dan harga yang lebih murah karena pasar online
akan memungkinkan jumlah pemasok dan pelanggan yang lebih besar untuk
menegosiasikan pembelian serta penjualan produk dan jasa.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi untuk siklus
akuisisi dan pembayaran dibagi ke dalam dua bidang, yaitu:
Pengujian akuisisi: memroses pesanan pembelian, menerima barang dan jasa,
serta mengakui kewajiban.
Pengujian pembayaran, meliputi proses bisnis: memroses dan mencatat
pengeluaran kas.
Metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo utang usaha antara
lain:
1. Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Utang Usaha (Tahap
I)
2. Menetapkan Salah Saji yang Dapat Ditoleransi dan Menilai Risiko Inheren
(Tahap I)
3. Menilai Risiko Pengendalian dan Merancang serta Melaksanakan Pengujian
pengendalian dan pengujian Substantif atas Transaksi (tahap I dan II)
4. Merancang dan Melaksanakan Prosedur analitis (tahap III)