5 Contoh dan Cara Membuat Surat

Undangan Rapat yang Baik & Benar

Perhatikan tata bahasa dan bagiannya, ya!
8 Juni 2021

pexels.com/johnmark-smith

NATASHA CECILIA ANANDITA

Surat-menyurat menjadi salah satu dokumen yang tak
akan pernah terlepas dari lingkup
perkantoran. Surat menjadi salah satu dokumen penting
baik untuk memberikan informasi maupun sebagai
pernyataan perjanjian. Dokumen satu ini memiliki banyak
jenis serta tata cara penulisannya sendiri.

Salah satu surat yang akan Popbela bahas kali ini adalah

surat undangan rapat. Secara umum, surat ini masuk
dalam surat undangan resmi. Surat undangan rapat
merupakan dokumen yang memuat ajakan kepada
seseorang atau kelompok, untuk menghadiri suatu
kegiatan rapat. Pihak yang diundang bisa seseorang atau
instansi untuk membahas hal yang bersifat penting bagi
kepentingan banyak orang.

Karena bersifat resmi, maka ada hal-hal yang harus

diperhatikan. Oleh karena itu, simak contoh surat
undangan rapat dan cara membuatnya yang benar berikut
ini, ya!

Cara Membuat Surat Undangan Rapat

 pexels.com/d
ominika-roseclay
Dalam menulis surat undangan rapat, ada bagian-bagian
surat yang harus tercantum di dalamnya. Berikut
perinciannya:

1. Kop Surat

Kop surat menjadi identitas sebuah perusahaan atau

instansi. Dalam kop surat harus disertai logo instansi,
nama, alamat, nomor kontak, yang ditata dengan rapi.
Tujuan pembuatan kop surat agar penerima dokumen bisa
mengetahui asal surat tersebut dan si pengirim.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat dibuat sesuai dengan waktu pembuatan

surat. Hal ini juga dijadikan sebagai acuan waktu
kepenulisan surat tersebut dibuat.

3. Nomor Surat

Nomor surat bisa dicantumkan pada surat undangan

resmi terlebih bagi perusahaan yang membutuhkan arsip.

4. Perihal

Perihal ditulis untuk memudahkan penerima mengetahui

apa isi surat tersebut.

5. Nama dan Pihak yang Dituju atau alamat tujuan

Bagian ini wajib dicantumkan secara jelas dan singkat.

Alamat yang lengkap akan ditulisan di bagian sampul
surat. Tulis nama penerima dan gelar serta jabatannya
dengan jelas dan sesuai.

6. Salam pembuka

Jangan lupa untuk memberi salam pembuka yang sopan,

baik, dan benar.

7. Isi Surat

Isi surat memuat ajakan kepada penerima untuk

menghadiri acara atau kepentingan resmi tertentu.
Tuliskan maksud dan tujuan dari dibuatnya undangan
rapat tersebut, cantumkan hari dan tanggal pelaksanaan,
pokok bahasan, tempat, serta informasi penting lainnya.

8. Salam Penutup

Salam dan ucapan terima kasih pada bagian penutup

merupakan suatu etika yang baik dalam penulisan surat
undangan resmi. Jadi, jangan sampai terlewat, ya!

9. Lampiran

Lampiran bisa dicantumkan bisa juga tidak. Hal ini berlaku

sebagai dokumen untuk memperjelas atau melengkapi isi
surat. Lampiran bertujuan untuk memperjelas topik
pelaksanaan acara supaya penerima undangan dapat
mengetahui secara umum tentang acara tersebut.
Contohnya adalah rundown acara.

10. Nama Pengirim, Stempel dan Tanda Tangan

Setelah bagian penutup, tulis jabatan serta nama pengirim
agar penerima mengetahui dengan jelas. Tak lupa
bubuhkan stempel dan tanda tangan untuk menjadi bukti
bahwa undangan yang diterima berasal dari pihak resmi.

Perhatikan dengan baik setiap susunan dan tata

bahasanya. Tata bahasa yang digunakan adalah tata
bahasa formal, baku, serta sesuai dengan Ejaan Yang
Disempurnakan. Dalam penulisan nama dan jabatan juga
harus teliti jangan sampai salah. Pastikan setiap kalimat
dalam surat tidak salah ketik atau typo.