SOAL KUIS MANAJEMEN PROYEK

Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini:

1. Jelaskan pengertian proyek dan manajemen proyek?

Proyek didefinisikan sebagai sebuah rangkaian aktifitas unikyang saling terkait untuk mencapai
suatu hasil tertentu dan dilakukan dalam periode waktu tertentu (Chase et al., 1998). Dalam
buku Guide to the PMBOK, Proyek adalah usahasementara yang dilakukan untuk menciptakan
produk ataujasa (service) yang unik
Manajemen proyek adalah aplikasi Pengetahuan (knowledges), Keterampilan (skills), Alat (tools)
dan Teknik (techniques) dalam aktifitas-aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan
proyek (PMBOK, 2004).
Manajemen proyek adalah Merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, mengkoordinasikan dan
mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah
ditentukan.
Manajemen proyek dilaksanakan melalui aplikasi dan integrasi tahapan proses manajeman proyek
yaitu initiating, planning, executing, monitoring dan controlling serta akhirnya closing keseluruhan
proses proyek tersebut.
Jadi manajemen proyek adalah semua perencanaan, pelaksanaan,pengendalian dan koordinasi
suatu proyek dari awal (gagasan) sampai selesainya proyek untuk menjamin bahwa proyek
dilaksanakan tepat waktu, tepat biaya dan tepat mutu.
2. Sebutkan ciri ciri proyek?
Ciri Proyek :
1. Merupakan Suatu paket /rangkaian kegiatan
2. Memiliki tujuan khusus (sasaran & kriteria yg jelas)
3. Jumlah biaya sdh ditentukan (Plafond)
4. Jangka waktu pelaksanaan sdh pasti (terbatas, shg Jadwal kegiatan hrs ditentukan)
5. Bersifat sementara; umumnya dibatasi oleh selesainya waktu. (titik awal dan akhir ditentukan
dengan jelas)
6.Non rutin / tidak berulang-ulang
3. Terangkan bagaimana cara munculnya proyek. Beri contohnya?
Ada bermacam-macam cara munculnya ide proyek, antara lain:
a. Dari Klien langsung ke Konsultan/kontraktor : Hal ini terjadi jika terdapat hubungan baik antara
pemberi dan penerima proyek. Khususnya untuk proyek yang nilainya relatif kecil. Contoh, suatu
 perusahaan swasta meminta konsultan manajemen untuk membuat suatu corporate plan.
b. Karena ada tawaran dana : Di dalam lembaga pendidikan sering ada tawaran dana penelitian
untuk topik tertentu dengan alokasi dana tertentu.
c. Lewat proses lelang : Proyek-proyek pemerintah untuk pembangunan jalan, irigasi, fasilitas
publik yang lain dan pengadaan alat biasanya masuk dalam kategori ini.
d. Dari dalam perusahaan sendiri : Misal kan suatu perusahaan membuat suatu tim untuk
mendesain suatu statistical process control lalu diterap kan di salah satu lini produksi . Munculnya
ide berasal dari dalam dan di kelola oleh orang- orang dari dalam perusahaan sendiri.
e. Melalui penawaran : suatu konsultan bisa melakukan presentasi ke suatu perusahaan
mengenai pekerjaan apa saja yang bisa dikerjakan oleh konsultan ini untuk meningkatkan kinerja
perusahaan yang didatanginya. Misalkan pekerjaan pembuatan sistem informasi manajemen.
4. Sebutkan dan jelaskan Siapa saja yang termasuk dalam stakeholder proyek?
Stakeholder proyek adalah orang orang yang dipengaruhi oleh proyek. Pada umumnya, salah satu
stakeholder yang menanamkan uang dalam proyek mempunyai kepentingan paling besar untuk
keberhasilan proyek. Orang orang yang termasuk dalam stakeholder adalah sponsor, anggota tim,
dan klien.
5. Manajemen proyek dianggap sukses jika bisa mencapai tujuan yang diinginkan dengan memenuhi
syarat, sebutkan Syarat apa saja yang menjadi keberhasilan manajemen proyek?
1. Tepat waktu
2. Sesuai anggaran
3. Apakah tujuan proyek terpenuhi
4. Apakah klien puas
5. Apakah tidak ada kerusakan pada tim atau hubungan mereka
6. Jelaskan tahap-tahap dalam siklus hidup proyek?
1. Riset dan pengembangan (R &D) : Tahap penelitian pasar akan produk yang diinginkan
pasar,pembuatan model dan desain, pembuatan produk
2. Pengenalan ke Pasar : Mulai dilempar ke pasar, melihat bagaimana tanggapan pasar terhadap
produk baru yang dimunculkan
3. Tumbuh : Tahap di mana produk mulai mendapatkan pembelian secara meningkat dari
konsumen.
4. Matang : Tahap ini ditandai jumlah penjualan yang sudah mencapai maksimum dan sulit untuk
dinaikkan lagi. Perusahaan tinggal menjaga agar tahap ini bisa berlangsung lama.
5. Penurunan : Setelah tahap matang berakhir, maka penjualan produk akan mengalami
penurunan.
 6. Mati : Produk tidak lagi dibeli oleh konsumen. Siklus hidup produk akan berakhir, tidak
diproduksi lagi. Sesudah itu akan dimulai lagi siklus hidup ini dengan kegiatan R &D .
7. Dalam tahap proyek mana tingkat ketidakpastian paling tinggi?
✓Inisiasi Proyek, perencanaan, konstruksi, peninjauan proyek
✓Konsep, desain, produksi, distribusi
✓Inisiasi, perencanaan, pengembangan, evaluasi

• Pada fase inisiasi dari proyek, biaya dan tingkat stafing rendah, karena hanya terdapat
beberapa orang yang mempunyai peran kunci mencurahkan waktunya dalam proyek.
• Bahan baku yang dibeli sangat sedikit, dan keuangan yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak
banyak.
• Banyak proyek mencapai tahap ini dan tidak dilanjutkan karena diketahui biaya untuk
mengerjakan proyek tidak menguntungkan.
(Buku Manpro Multimedia Hadi Sutopo)
8. Jelaskan bentuk bentuk organisasi apa saja yang lazim digunakan dalam pengelolaan proyek?
1. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional membagi departemennya berdasarkan fungsi-fungsi yang dilakukan (fungsi
pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi keuangan dan sebagainya), bergantung
pada kebutuhan perusahaan untuk menangani pekerjaannya.
2. Organisasi Proyek Murni
Proyek terpisah dari organisasi induk, ikatan dengan organisasi induk berupa laporan kemajuan
atau kegagalan secara periodik mengenai proyek. Dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan
pembangunan sumber daya dari luar berupa subkontraktor atau supplier selama sumberdaya itu
tidak bersedia atau tidak bisa dikendalikan dalam organisasi.
3. Organisasi Matriks
Menggabungkan kelebihan-kelebihan yang dimiliki organisasi fungsional dan proyek murni dan
menghindarkan kekurangan-kekurangan yang ada, maka dikembangkan bentuk organisasi yang
dikenal dengan organisasi matriks.
9. Menurut kalian bentuk organisasi proyek apa paling bagus? Terangkan dan buat struktur
organisasinya.
Organisasi fungsional
10. Sebutkan peran dan tanggung jawab manajer proyek?
A. Manajer Program
Perusahaan perlu menempatkan orang untuk mengkoordinasikan para manajer proyek ini. Peran
ini bisa dinamakan manajer program atau direktur proyek.
Tugas dari manajer program adalah: mengarahkan dan mengevaluasi kegiatan dari seluruh
manajer proyek, memastikan arah dari semua proyek ini tidak melenceng, memastikan bahwa
perubahan yang terjadi dalam suatu proyek tetap memperhatikan batas biaya, waktu dan
performansi dari proyek-proyek yang lain.
B. Manajemen Puncak
Manajemen puncak bertanggung jawab untuk mensukseskan pelaksanaan manajemen proyek.
Tugas utamanya : Merencana kan dan memberi kan dukungan pada suatu sistem manajemen
proyek yang bisa menyediakan informasi yang berguna untuk perencanaan, pengendalian,
pemeriksaan dan evaluasi proyek-proyek yang dilaksanakan.
11. Sebutkan dan jelaskan kualifikasi apa saja dalam memilih manajer proyek?
Proyek riset dan pengembangan sangat dituntut manajer proyek dengan kemampuan

teknis yang tinggi karena kompleksitas dan orientasi teknik dari proyek dan orang-orangnya.
Proyek pengembangan produk, misalnya, perlu manajer proyek dengan kemampuan manajerial
yang lebih menonjol karena keterlibatan beberapa area fungsional yang berbeda.

Manajer proyek perlu mempunyai pengetahuan dalam menggunakan alat-alat manajemen seperti
estimasi biaya, cash flow, penganggaran, insentif, pinalti/hukuman dan sebagainya.
Harus mengetahui tentang jenis kontrak dan konsekuensi yang ada, bagaimana memonitor dan
mengendalikan proyek. Seorang manajer proyek juga harus menjadi komunikator, harus pandai
menyampaikan sesuatu pesan sekaligus mendengarkan dan bekerjasama dengan orang lain
serta menerima masukan.
12. Menurut kalian peran peran apa saja yang ada dalam tim proyek?
13. Jelaskan dan sebutkan tahap-tahap dalam perencanaan proyek?
Langkah-langkah perencanaan meliputi:
➢ Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannya. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil
akhir proyek, waktu, biaya dan performansi yang ditargetkan. (Performansi adalah cacatan
outcome yang dihasilkan dari fungsi suatu pekerjaan tertentu atau kegiatan selama suatu periode
waktu tertentu).
➢ Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek haruslah
diuraikan dan didaftar.
➢ Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada,
subkontraktor yang diperlukan dan manajer-manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas
pekerjaan yang ada.
➢ Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat, yang memperlihatkan waktu tiap aktivitas, waktu
mulai dan batas selesai serta milestone.

➢ Sebuah rencana anggaran dan sumberdaya yang dibutuhkan dipersiapkan. Rencana ini akan
memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap aktivitas pekerjaan.
➢ Estimasi mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.
14. Sebutkan dan jelaskan alat – alat perencanaan proyek?
A. Work breakdown structure (WBS) : kegiatan menguraikan pekerjaan proyek menjadi pekerjaan-
pekerjaan kecil yang secara operasional mudah dilaksanakan serta mudah diestimasi biaya dan
waktu pelaksanaannya.
B. Matriks tanggung jawab : digunakan untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci
dan tanggungjawabnya. Matriks tanggungjawab memperlihatkan hubungan antara
kegiatan/aktifitas dengan siapa yang bertanggungjawab dan seberapa besar tanggung jawabnya.
C. Gantt charts : Tool ini digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal
pekerjaan secara detail.
D. Jaringan kerja (network) : Jaringan kerja digunakan untuk memperlihatkan urutan pekerjaan,
kapan dimulai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.
15. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Work Breakdown structure, berikan contohnya?
Work Breakdwon Structure
Pemecahan pekerjaan besar menjadi elemen-elemen pekerjaan yang lebih kecil sering disebut
Work Breakdown Structure (WBS) . Pemecahan ini akan memudahkan pembuatan jadwal proyek
dan estimasi ongkos serta menentukan siapa yang harus bertanggungjawab.

16. Dalam penjadwalan proyek ada yang disebut Gantt Chart, jelaskan dan buatlah bentuk jadwal
proyek dalam bentuk gantt chart.
Diagram Perencanaan & Penjadwalan pertama dikembangkan dalam perencanaan dan
penjadwalan adalah Gantt Charts. Gantt Charts adalah hubungan antara aktivitas dan waktu
pengerjaannya.
Disini bisa juga dilihat aktivitas mana yang harus mulai dulu dan aktivitas mana yang
menyusulnya. Gantt Charts dibuat menyusul selesainya WBS.

Gantt Charts tidak bisa secara aksplisit menunjukan keterkaitan antar aktivitas dan bagaimana
satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat, sehingga perlu
dilakukan modifikasi terhadap Gantt Chart.
Untuk itu dikembangkan teknik baru yang bisa mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada pada
Gantt Chart. Cara baru itu dikenal sebagai jaringan kerja atau Network.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan jaringan kerja adalah:
1. Macam-macam aktivitas yang ada.
2. Ketergantungan antar aktivitas, mana yang lebih dahulu diselesaikan mana yang menyusul.
3. Urutan logis dari masing-masing aktivitas.
4. Waktu penyelesaian tiap aktivitas.

------ Selamat mengerjakan ------