MAKALAH

KEBIJAKAN AKSES REKOD BISNIS

OLEH

Mohammad Agung Khozin

042902119

PROGRAM STUDI KEARSIPAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL POLITIK

UNIVERSITAS TERBUKA
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan YME karena atas limpahan rahmat,
hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah tentang “Kebijakan Akses Rekod
Bisnis” dengan lancar dan tepat waktu tanpa halangan suatu apapun. Makalah ini disusun untuk
memenuhi tugas kuliah bidang studi Arsip Bisnis, jurusan Kearsipan\ Universitas Terbuka.

Akhir kata, tiada gading yang tak retak. Penulis sadar, karya ini masih jauh dari
sempurna. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik maupun saran yang membangun dari
pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Terima kasih kami sampaikan kepada seluruh pihak
yang telah membantu menyusun makalah ini.

Serang, 14 Desember 2021

Hormat kami, Penulis

 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Dunia tanpa Arsip akan menjadi dunia tanpa ingatan, tanpa kebudayaan, tanpa hak-hak
yang sah, tanpa pengertian akan akar sejarah dan ilmu serta tanpa identitas kolektif “. (Liv
Mykland, 1992). Ini menandakan bahwa penyelenggaraan kearsipan menjamin penyelamatan
dan pelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional, sebagai bukti akuntabilitas,
memori organisasi, dan pada akhirnya sebagai bukti kolektif bangsa.

Tertatanya arsip dalam lingkungan yang kondusif serta adanya kelengkapan sarana dan
prasarana yang memadai akan menunjang terciptanya Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah
(AKIP) serta mendorong terwujudnya pelayanan prima bagi masyarakat, sebagai salah satu
prasyarat terwujudnya kondisi pemerintahan yang bersih, berwibawa dan professional serta
mendapat kepercayaan yang tinggi dari masyarakat.

Makalah ini berusaha menjelaskan peran arsiparis dalam mengelola manajemen rekod
dengan mengadopsi prinsip dari ISO 15489 dan pengertian arsip dari Undang-Undang No. 43
tahun 2009 tentang Kearsipan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana Pemahaman Kebijakan Akses Rekod Bisnis secara umum?
2. Bagaimana Analisa Kebijakan Akses Rekod Bisnis s?

3. Bagaimana Pengidentifikasian Kebijakan Akses Rekod Bisnis?

1.3 Maksud dan tujuan

Adapun tujuan penulis dalam melakukan observasi ini bertujuan untuk

mengetahui sistem kearsipan yang dipergunakan kearsipan/organisasi secara umum.
 Bab II

Tinjauan Pustaka

Secara terminologis, arsip merupakan informasi yang direkam (recorded information)

dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu
organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128).
Bila mengamati arsip menurut Walne, “recorded information”, maka dapat membuktikan bahwa
arsip merupakan bagian dari memori kolektif bangsa yang berawal dari memori organisasi
(corporate memory) tentang bagaimana organisasi itu didirikan, dijalankan, dan dikembangkan.

Diperjelas lagi dalam Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.

Untuk memperkuat bahwa arsip di dalam Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
ini, bisa dijadikan bahan bukti otentik dari suatu kegiatan organisasi dan tetap dapat dipelihara
dan dikontrol keberadaannya
 BAB III

Pembahasan

ISO singkatan dari The International Organization for Standaldization. Seri 15489
merupakan standarisasi dalam pengelolaan Records Management (ISO/TR 15489-1). The
Australia Standar AS 4390 – 1996 sebagaimana dikutip Kennedy dan Schauder (1998: 5)
mendefinisikan arsip sebagai rekod yang memiliki nilai berkelanjutan. Pengertian rekod itu
sendiri adalah “…informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem
komputer, diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan dalam suatu
transaksi bisnis atau dibentuk dan dijaga sebagai bukti dari suatu aktivitas.” Dengan pengertian
rekod di dalam The Australia Standar AS 4390-1996 ini, sebagai landasan terciptanya ISO 15489
sebagai standar internasional bidang arsip dinamis terbaru.

Di Indonesia konsep rekod dan arsip merupakan gabungan antara arsip dinamis (rekod)
dan arsip statis. Tujuan ISO 15489 adalah sebagai standarisasi dalam pengelolaan arsip dinamis
(rekod) untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan
akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi syarat
diantaranya adalah andal, sistematis, utuh, menyeluruh dan sesuai dengan norma, standar,
prosedur dan criteria.

Penentuan istilah indeks dengan tepat memperluas kemungkinan temu kembali rekod
melalui klasifikasi, kategori dan media. Pengindeksan dapat dilakukan secara manual atau
terotomasi untuk profil elektronik atau teks dokumen elektronik.

Keputusan untuk menangkap suatu rekod berimplikasi pada suatu intensi untuk
penyimpanannya. Kondisi penyimpanan yang tepat memastikan bahwa rekod dilindungi, dapat
diakses dan dikelola dengan pembiayaan yang efektif

Faktor-faktor yang penting dalam memilih sarana penyimpanan dan penanganan rekod
yakni:

1. Volume dan tingkat rata-rata pertumbuhan rekod

2. Penggunaan rekod
 3. Keamanan rekod dan kebutuhan yang sensitive

Beberapa rekod membutuhkan batasan akses karena alasan kerahasiaan, kesesuaian sifat
informasinya atau berdasarkan perlindungan hukumnya,

4. Karakteristik fisik

Faktor-faktor ini akan mempengaruhi penyimpanan rekod: berat, luas ruang yang
dibutuhkan, kebutuhan temparatur, kontrol kelembaban dan persyaratan perlindungan fisik
khusus untuk media rekod, seperti kertas, penyimpanan digital, bentuk mikro. Rekod dalam
bentuk elektronik mungkin perlu dikonversi atau dimigrasi. Media penyimpanan digital perlu
dimutakhirkan. Rekod perlu dilindungi dari api, banjir dan resiko lain sesuai kondisi lingkungan.

5. Kemampuan temu kembali rekod adalah suatu pertimbangan penting. Rekod-rekod

yang diakses lebih sering akan membutuhkan akses yang lebih mudah fasilitas penyimpanannya.
Rekod elektronik dapat disimpan dengan berbagai cara yang mempermudah atau mempercepat
temu kembalinya.

6. Pertimbangan biaya dapat mempengaruhi keputusan atas outsourcing dari

penyimpanan fisik dan atau elektronik dan juga media yang dipilih untuk penyimpanan rekod
elektronik.

7. Kebutuhan akses

Suatu analisis biaya dan keuntungan terhadap penyimpanan di dalam (on-site-storage)

versus penyimpanan di luar (off-site-storage) oraganisasi dapat menunjukkan berbagai fasilitas
penyimpanan dan atau sarana yang penting untuk mendukung kebutuhan organisasi secara
penuh.
 BAB IV

SIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Rekod tercipta sebagai hasil samping suatu kegiatan, maka rekod mengandung berbagai
data dan informasi tentang apa yang sedang dilakukan atau pernah dilakukan suatu
organisasi. Informasi ini bisa berupa informasi tentang kegiatan pokok organisasi
maupun kegiatan penunjang, misalnya informasi tentang proses dan hasil produksi,
pemasaran, pembiayaan, aset perusahaan, kepegawaian, dlsb. Data dan informasi ini
sangat penting bagi manajemen perusahaan, sebab dapat digunakan untuk berbagai
keperluan: untuk pengetahuan, perkiraan, pertimbangan, dan pengambilan keputusan.
Keputusan lazimnya hasil akhir dari pemilihan antara beberapa alternatif, dan selalu
diupayakan agar alternatif yang dipilih adalah yang paling kecil risikonya tetapi paling
besar keuntungan atau manfaatnya
B. Saran
Dengan sendirinya keputusan yang bisa dipertanggungjawabkan harus didasarkan atas
informasi yang tepat dan lengkap yang dapat diperoleh dari rekod yang relevan. Sebagai
contoh, manajer produksi pada suatu perusahaan mempunyai tugas pokok a.l.
perencanaan dan pengendalian produksi. Untuk menyusun rencana produksi yang efektif
diperlukan data dan informasi tentang misalnya biaya produksi, baik biaya untuk tenaga
kerja, bahan baku dan penunjang, biaya peralatan, perawatan, dan sebagainya. Dalam
perencanaan produksi harus diusahakan agar produksi berlangsung dengan efisien dan
ekonomis. Maka dibutuhkan informasi yang dapat diandalkan mengenai semua unsur
biaya operasi seperti sumber daya manusia, modal, bahan, mesin.
Daftar Pustaka :

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/23168/5/Chapter%20I.pdf

http://ilmumanajemenperusahaan.blogspot.com/

http://smatusmg.com/

Observasi

Dan buku mengenai manajemen kearsipan