Bab 7

PENGELOLAN KEGIANTAN /EVENT

A.kegiatan event

Event adalah suatukegiaatan atau acara yang di selenggarakan untuk tujuan tertentu dan pada
waktutertentu dengan melibatkan lingkungan masyarakat. Pada saat ini banyak perusahaan yang
memamfaatkan jasa even organizer untuk menyelenggarakan sebuah kegiatan dalam perusahaan.

Event organizer (EO) merupakan istilah asing yang biasa kita pakai untuk menggan tikan istilah
kepanitiaan atau penyelenggara acara. Menurut kata penyusunya, event organizer terdiri dari kata
event yang berarrti suatu kegiatan atau acara dan organizeryang berarti pengorganisasi atau pengelola.

B.jenis jenis dan karakteristik event

Event yang dikelola oleh event organizer sangat banyak tergantung jenis jenis
acaranya,berikutadabeberapa jens event;

1.event perusahaan,contohnya HUT perusahaaan dalam berbagaai format acara,employel family

gathering ,peresmian kantor baru, penghargaan pada karyawan.

2event. promosion ,contohnya pentas music oleh sponsor,eksibisi/pameran produk variety show oleh
sponsor,presentasi produk,launcing produk ,sampling dan selling dealery cutumer gathering

3.event ribadi contohnya pesta pribadi,perayaan ulang tahun,syukuran.

4.event pendidikan ,contohnya seminar syamposion talk show work shop.

5.event lahraga ,contohnya kompotisi olahraga professional ,pertndingan olahraga semipro aneka lomba
dan kompetisi

6.event seni contohnya pegelaran seni music penggelaran seni tari penggelaran seni teater ,fashion
show

7.event amal berbagai pegelaran penggalangan dana,lelang untuk penggalangan dana

8.event publikasi contohnya konferensi pers media gathering

Selain itu kegiatan event juga terbgi menjadi beberapa jenis diantaranya adalah .

1.jens event berdasarkan ukuran dan skala event

2.jenis event berdasarkan kategori special event

3.jenis event berdasarkan jens acara yang di selenggarakan

Oferasional atau kinerja EO (event organizer) dibagi menjadi 3 tahap diantaranya .

a).tahap pra produksi

tahap pra produksi akan sangat penting karena akan menentukan kelan caran operasional saat
produksi.bila semua masalah dalam pra produksi telah di tangani dgn baik ,maka produksi akan
semmakin ringan.tahap pra produksi terdirii dari

1). Menjabarkan ide menjadi konsep.

2). Pembantuan tim pembagian kerja (job description)

3). Pengenbangan konsep kreatif (rundown),talent, artistic, daan desain

4) penentuan/obsrvasi tempat,perlengkapan akomodasi konsumsi,transportasi,dokumentasi dan

lain lain ada beberapa pertimbangan dalam mmemilih looksi penyelenggaraan acara di antaranya

a).sesuai tema event

dalam memilih tempat ntuk sebuah event harus di dasarkan pada jenis event yang akan dibuat
dan sesuai dgn tema.

b). sesuai image produk

harus menjaga citr dari produk yang menponsori ,jika produk eksklusif maka pilihlah tempat di
pusat pembelanjaan eksklusif atau di gedung pertunjukan yang megah atau di ballroom hotel
berbintang.

c).sesua target audien

jika event yang akan di gelar memiliki target audien anak muda suka music,maka tempat yang
sebaiknya dipilih adalah hal sebua mall

d). kemmudahan akses dan jangkauan

tempat yang akan di gunakan untuk event sebaiknya mudah dilalui oleh kendaraan dan
mudah di jangkau.

e).nilai sejarah

jika sebuah event bertema sejra maka tempat yang akan di gunakan adalah halaman
museum ,monument atau candi.
 f). tempat wisata

tempat wisata alam seperti lereng gunung tepi sungai dan pantai bisa digunakan sebagai
tempat penyelenggaraan sebuah event

g). nilai artistik

bangunan yang memiliki nilai artistk dapat digunakan sebagai tempat penelenggaraan event

h).faktor keamanan dan kenyamanan

sebuah event akan sukses jika pengunjung merasakan keamanan dan keamanan dalam
menikmati event tersebut

i).besar kecilnya event

memilih tempat event harus menperhitungkan skala event yang akan digelar.bila even berskala
nasiona dan di hadiri oleh ribuan orang maka tempat yang dignakan adalah stadion olahraga

j).sesuai budget

budget adalah menbatasi sebuah event dalam memiliki lokasi tempat yang bagus dgn skala
fasilitas memiliki biaya yang tinggi .sebelum memilih tempat sebuah event organizer harus melakukan
observasi secara detail terhadap tempat tersebut serta dapat meengetahui kekurangan dan keebihan
dari tempat terseebbut

1).promosi publikasi dan sosialisasi event

2).penyelesaian administrasi kontak perijinan tempat ticketing dan lain lain

b). tahap produksi

tahap produksi adalah saat semua tim bekerja di lapangan menpersiapkan event sam pai event
selesai di gelar. Dalam produsi kkinerja sebuah event organizer akan di lihat dan di amati oleh banyak
pihak baik itu penyandang dana/sponsor supplier maupun event organizer lain terutama penontong
.pada tahap produksi hal hal yang di lakukan dalam sebuah penyelenggaraan acaa adalah .

1) Kesiapan pengisi acara

2) kesiapan perlengkapan

3) kesiapan pengamanan

4) kesiapan kru
 5) proses event sesuai dgn rundoun

c) tahap pasca pproduksi

tahap pasca produksi adalah tahapan di manna event organizer menpertanggung jawab kan
pekerjaanya secara tertulis.pekerjaan apa saja yang menjadi tanggung jawab event organizer di laporkan
pada penbei kerja di sertai evaluasi dan di lengkapi dgn dokumentasi.pada tahap pasca produksi hal ha
yg di lakukan adalah

1) evaluasi
2) penbuatan laporan

bagai manapun karakteristik event hamper sama dgn peelayanan yang di beerikan oleh industry
pelayanan lainya. Karakteristik tersebut adalah keunikan perisyabiliity intangibility,suasana pelayanan
dan intteraksi personal.

1) keunikan

keunikan suatu event dapat erasal dari peserta yang ikut serta lingkungan sekitar pengunjung
pada event tersebut serta bebeerapa hal lainya sehingga menbuat event menjadi unik dan berbeda
dari yang sebelumnya.

2) perishobility

perishobility berhubungan degan penggunaan fasilitas untuk penyelenggaraan event misalnya

fasilitas penyewaan ruang untuk kegiatan seminar dan pelatiihan dk akan menberikan kesempatan
yang sama pada ruangan sama dgn event yg sama

3) intangibility

hal ini merupakan tentang untuk merubah bentuk pelayanan intangibility menjadi sesuatu ang
berwujud sehingga sekecil apapun wujud yang di gunakan dalam event mampu mengubah
opersepsi pengunjung

4) suasana dan pelayanan

suasana merupakan salah satu karakteristik yang ppenting paa saat berlangsunya event .event
yang di langsunkan di saat suasanayang tepat akan menhasilkan sukses besar tetapi sebaliknya
kegagalan event di hasilkan karena suasana yang tdk tepat

5) interaksi personal dari pengunjang merupakan kunci sukses penyelenggaraan event misalnya
pada penyelenggaraan sport event penontng tdk hanya duduk menontong pertan di ngan saja
tetapi juga enciiptakan suasana menjadi lebih hidup..

C) PERENCANAAN EVENT
 Dalam merencanakan acara(event) sebagai pedoman penyelenggaraan event yang berlaku untuk
semuua kegiatan pameran yaitu:

1) menentukan tema

tema sangat penting untuk menntukan langkah selanjutnya.tema tema yang mmeuncullkan
fenomena baru akan banyak mendapat perhatian dari calon peserta pameran (event)) maupun
pengunjung nantinya.

2) Mengadakan penelaahan

Metode survey bias di tempuh dgn brbagai cara yaitu:

a) Direct mail

Kelemahan metode ini yaitu menyita waktu lama karena sulit mendapat respons langsung

b) telesurvey

survey bisa juga di lakukan dgn menhubungi lewat telepon dgn caln peserta yang di dapat
event organizer dari data basa peruahaan atau data dapat di temukan dari surat kabar
majala dan lain sebaganya.

C) personal interview

Terkait dengan pererncanaan event harris dan allen2002) menbagi perencanaan ke dalam
dua tingkat perencanaan yaitu:

1).perencanaan strategis yang menbahas gambaran besar tentang sasaran jangkah panjang
event, termasuk di dalamnya stra tegi yang di butuhkan untuk mencapinya

2). Perencanaan operasional menbahaas langkah langkah tertentu yang di butuhkan untuk
menerapkan srategi tersebut

D).struktur organisasi event

Dalam penyelenggaraan event di butuhkan struktur organisasi yang berfungsi memudahkan

operasional event .

E). KEAMANAN PERIJINAN DAN PERLENGKAPAN

1).keamanan

Keamanan di siapkan oleh petugas keamanan dari internal

2).perajinan

Perajinan di pperlukan untuk setiap event.

 3).perlengkapan

Perlengkapan meliputi audio visual seperti projector,mike,screen,meja dan kursi untuk para
undangan dan para hadirin,panggung,backdrop,lighting,dan peralatan lainnya seperti papan petunjuk
denah stand,flooring,podium,karpet,sekat ruangan,partisi pameran,dekorasi bunga,dekorasi air
mancur,dekorasi ruangan,gate,sofa,level untuk panggung,ruang ganti pakian/fitting room dan
sebagainya.

4). Pemilihan teknologi

a).perlengkapan audience terdiri dari microphone dan sondsystem, simplifiers dan speaker,
conferencespeaker phone for hands-freeteiephone conferencing

b). kaset tape recordes

c). sound mixer untuk multiple mcrrophones

d).walkie- talkies

dalam menentukan penggunaan aio visual perlu pengetahan tentang macam peralatan yang
ada. Cek juga space dan kapasitas yang di sediakan pada lokasi.

5). Suara, pencahayaan dan special effects

Setiap event venue tentu mempunyai sound acoustics yang berbeda dan buatlah yang sesuai.
Pastikan para teknisi mendaptkan set up yang optimum dengan meletakkan speaker dan outputnya
untuk menjamin suara yang seimban, kualitas suara selama avent berlangsung

F). TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PENYELENGGARAAN EVENT

Tahapan dalam penyelanggaraan event adalah:

1). riset

Riset di lakukan untuk menentukan kebutuhan keinginan dan harapan dari target pasar

2). Desing(rancangan)

Tahap ini adalah tahap perumusan tema dan konsep event

3). planning

Tahap ini panitia mulai merumuskan strategi strategi yang kemudian siap untuk di
implementasikan

4). Coordinating/ koordinasi

 Tahap ini penekanan di letakkan pada arus proses koordinasi peserta dan pemecahan masalah
jangka pendek

5). evaluations

Evaluasi terhadap penyelenggaraan event ini dapat di lakukan dengan metode review secara
menyelurh atau persesi

G).PERLAKSANAAN EVENT

1). Melayani kebutuhan media

Sediakan informasi yang meliputi 5W+1H,mengadakan press konferrence dan menbuat press
release,menbut promosi menetapkan tuujuan dan mengakomodasi harapan

2). Komnikasi dan koordinasi

Fngsi koordinasi antara lain

a).setiap angota panitia selaluu menbawa daftar tuugas masing masing

b).bila terjadi masal dalam menjalankan tuugas di sarankan untuk selalu melaporkan kepada
koordinator seksi atau coordinator yang menjadi atasanya

c). solusi berdasarkan kesepakatan yang tdk merugikan siapapun dan wajib di beri tahukan kepada
seluruh angota panitia mengenai perubahan yang di lakukan sehingga tdk ada salah paham dgn pihak
lain

3).daftar periksa event

Dokter periks event pada ppelaksanaan terdiri dari daftar pekerjan yang hars di persiapkan ,jumlah
yang di butuhkan dan siapa penanggung jawabnya

4).penyedia jasa

Penyedia jasa untuuk perlengkapan penyelenggaraan event, seperti:

a).jasa kontraktor penyedia stan lingthing backdrop dan pangguung.

b).jasa dekorasi terdiri dari dekorasi kain,bunga dan ruangan.

C).jasa transportasi

d).jasa kontraktor audio visual.

e).jasa katering

f).jasa pawing hujang

 g).jasa pengisi acara

h).jasa pblikasi dan promosi

i).jasa penyedia peserta atau audiens.

j).jasa dokumentasi

5).alasan menggunakan sub event organizer,profesiona converence organizer(PCO)atau destination

managemen company(DMC)

a).keterbatasan sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelenggaraan

b).keterbatasan dana yang di miliki perusahaan

c).keterbatasan waktu penyelenggaraan yang sempit

d).keterbatasan kemampuan untuk menyelenggarakan sebuah event yang berkualitas.

e).keterbatasan jaringan dgn pihak terkait dalam penyelenggaraan event

6).alasan menggunakan kontraktor event untuk menbantu pelaksanaan event

a).organisasi tidak memiliki fasilitas yang lengkap untuk penyelenggaraan event

b).biaya di perlukan tinggi untuk investasi seluruh fassiliitas yang di butuhkan

c).tdk tersedia tempat penanpungan untuk sarana penyimpanan keperluan event seperti
panggung,partisi,tenda dan perlengkapan lainyah

d).tdk tersedianyah sumber dayah manusia yang memiliki ke ahlian untuk mengoperasikan fasilitas
tersebut

e).cepatnya perkembangan teknoloogi,sehingga peralatan yang di miliki akan mudah menjadi usan
dan kuran memadai.

H).SUMBER DAYA MANUSIA DALAM PELAKSANAAN EVENT

SDM adalah sumber daya manusia yang bekerja untuk kepentingan event dan berkewajiban untuk
meksukseskan event tersebut. Untuk itu perlu di lakukan langkah sebagai berikut:

1). Menuliskan job desk atau daftar pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dari masing masing anggota
panitia.

2). Bila di anggap perlu dalam menyiapkan SDMyang berkualitas dan professional, lakukan induksi
pelatihan.

3). Kadan kala event

 4). Pelu kalian khusus dalam penempatan anggoata panitia agar dapat bekerja sesuai dengan
kemampuandan kemampuuan mereka

Beberpa aspek kunci ketika memilih customer service atau penerima tamu yg proseional:

1).memiliki informasi yg cukup

2).sopan

3).helfful

4).proaktif

5).mampu mengendentifikasi event secara keseluruhan

6).menguasai area event

Pada persiapan event hal yang harus diperhatikan adalah:

1).Siapkan semua tanggung jawab yang pokok seperti ketika membuat stage memperrsiapkan
entertainment dan menyiapkan catering

2)..stakeholders seperti eksternal contractor,suppliers dan instansi terkait

3).menyiapkan tim khusus untuk mengatur isu isu khusus sperti isu safety isu kesehatan,isu lingkungan.

I).PUBLIKASI EVENNT

Publikasi sendiri terbagi menjadi beberapa jenis di antaranya

1).publikasi internal

Di bawah ini beberapa cara yang dapat di lakukan untuk mempublikasikan sebuah acara di dalam
sebuah perusahaan misalnya:

a.secara informasi dapat di sampaikan dalam rapat rapat internal jauh sebelum event di mulai

b.pemberitahuan lewat e-mail.tidak hanya informasi berupa tulisan tetapi dalam bentuk format
poster atau brosur lebih baik.

c.letakkan brosur atau flyer di lobi kantor maupun kantor kantor penjualan

d.informasikan melalui bulletin atau majalah internal perusahaan.

2).publkasi eksternal

Dalam melakukan langkah langkah publikasi terhadap sutau acara perhatikan bebberapa hal berikut
 a.mengenali audiens

b.mengukur biaya

c.menyusun jadwal

d.menjaga citra perusahaan

e.apa yang harus di sampaikan

3).publikasi melalui media massa

Publikasi dengan menggunakan iklan pada media massa cetak maupun alekstronik dapat di lakukan
pula dengan cara mengiringkan press release melakukan konferensi fers liputan khusus maupun
wawancara aksklusif.

4).publikasi melalui media bellow the line

Untuk event yang dalam skala kecil dapat menghemat biaya dan tidak terlalu perlu untuk melakukan
publikasi melalui media massa. Publikasi dapat di lakukan dengan mengirimkan brosur dan leaflet
panitia juga dapat membuat spanduk atau umbul umbul atau banner yang menginformasikan kegiatan.

RANGKUMAN

1’.event adalah suatu kegiatan atau acara yang di selenggarakan untuk tujuan tertentu dan pada
waktu tertentu dgn melibatkan lingkungan masyarakat

2.jenis jenis event

a.jenis event berdasarkan ukuran dan skala event

b.jenis event berdasarkan kategori special event

c.jenis event berdasarkan jenis acara yang di selenggarakan.

3.karakteristik event

Karakteristik tersebut adalah keunikan perisybility intangibility suasana pelayaanan dan interaksi
personal

4.tahapan dalam penyelenggaraan event adalah:

a.riset

b.design (rancangan)

c.planning
d.coordinatng/kordinasi

e evaluations

TUGAS PERENCANAAN BISNIS

DI

OLEH:KELOMPOK (7) “TUJU”

NAMA:MUH AGUS

: MUH MIRWAN

: MUH ILYAS

: MUH WAHYU RAMADAN

: RESKI

: HAIKAL

: FATUR RAHMAN