Resume Komunikasi Bisnis

Edisi Ke-5
Djoko Purwanto
( Bab 16-17 )
Nama : Muhammad Alfarizi
NIM : 142200278
Kelas : EA-J

BAB 16

PRESENTASI BISNIS

Tujuan Presentasi Bisnis

Secara umum, presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok, yaitu:

1. Menginformasikan pesan-pesan bisnis kepada audiens.

2. Menghibur audiens.
3. Menyentuh emosi audiens.
4. Memotivasi audiens untuk bertindak sesuatu.

Persiapan Presentasi Bisnis

a. Penguasaan terhadap Topik atau Materi yang akan Dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah
satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat
mencapai sasaran. Ketidaksiapan materi akan menghambat penyampaian
informasi dan akan memberikan citra yang kurang baik bagi pembicara.

b. Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik

Selain menguasai materi, pembicara juga harus menguasai berbagai alat
bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan seperti komputer, flip chart, OHP/
Infocus, kamera, whiteboard, dan lain-lain.

c. Menganalisis Audiens
Pembicara dapat menganalisis audiens melalui pendekatan bertanya
dengan menggunakan kata tanya seperti : apa, siapa, dimana, kapan, mengapa,
dan bagaimana sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.

d. Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk

 Presentasi
Seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau
tempat ia akan melakukan presentasi bisnis guna memberikan kemudahankepada
pembicara tersebut dalam mengatur alat bantu presentasi yang sesuai dengan
suasana lokasi tersebut.

e. Alat Bantu Presentasi Bisnis

Dalam presentasi bisnis, yang lebih penting adalah bagaimana seorang

pembicara mampu menjelaskan, menafsirkan, maupun meyakinkan materi yang
dipresentasikan dengan baik melalui alat bantu presentasi yang tersedia
tersebut. Pemilihan alat bantu audio visual presentasi yang akan digunakan
sangat bergantung pada sejauh mana seorang pembicara mampu menganalisis
materi, audiens, maupun suasana lokasi seorang pembicara akan melakukan
presentasi bisnis.

Alat bantu presentasi cukup bervariasi, mulai dari alat bantu presentasi yang
konvensional sampai dengan yang modern atau kontemporer. Berbagai alat bantu presentasi
bisnis tersebut mencakup antara lain: blackboard, whiteboard, flipcharts, transparansi
overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR (Video Cassette Recorder), panel LCD
(Liquid Crystal Display) projector.

Di era modern ini, beberapa alat bantu tersebut sudah jarang digunakan.
Dalam melakukan presentasi bisnis, kebanyakan pembicara menggunakan laptop
sebagai alat bantu, bahkan tidak jarang juga yang menggunakan alat bantu dengan
teknologi yang lebih canggih seperti hologram projector.

Analisis Audiens
Analisis audiens perlu dilakukan secara tepat oleh pembicara agar pesan
dapat tersampaikan dengan baik. Oleh karena itu, dalam menganalisis audiens
seorang pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini.

Siapa Audiensnya?
Audiens dapat ditinjau dari berbagai hal seperti dari sisi pekerjaan atau
jabatan, status, pekerjaan, usia, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan dan
sebagainya.
Apa yang Diinginkan Audiens?
Dengan memahami apa yang menjadi harapan audiens, seorang pembicara
akan berupaya semaksimal mungkin untuk melakukan presentasi sebaik mungkin.

Dimana Melakukan Presentasi?

Pemahaman tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun
strategi presesntasi yang tepat.

Kapan Melakukan Presentasi?

Dengan mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling
tidak ia akan mempersiapkan strategi atau trik-trik yang paling tepat untuk
melakukan presentasi bisnis tersebut.

Mengapa Melakukan Presentasi?

Seorang pembicara harus mengetahui tujuan ia melakukan presentasi,
apakah itu untuk menyampaikan informasi penting kepada audiens atau mungkin
memperkenalkan strategi pemasaran baru atau produk baru.

Bagaimana Melakukan Presentasi?

Dalam hal ini juga pembicara harus mempunyai strategi presentasi bisnis baik
dalam hal alat bantu yang digunakan, tata letak meja dan kursi, maupun teknik
menyampaikan atau menjawab pertanyaan dari audiens.

Analisis Bahasa Tubuh

Gerakan tubuh (bahasa tubuh) yang dilakukan oleh pembicara pada saat
melakukan presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk komunikasi nonverbal.

Ekspresi Wajah
Pada saat melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih
bagaimana menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan,
kesedihan, atau kemarahan terhadap sesuatu.

Senyuman
Senyum dapat menghapus beda pendapat, mengobati perasaan sakit,
memulai hubungan, meyakinkan teman, dan menyampaikan penghargaan. Dalam
presentasi bisnis, senyum yang polos, tulus, dan tidak dibuat-buat, dapat membuat
penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih akrab dengan
audiens.

Kontak Mata
Pada menit-menit pertama melakukan presentasi bisnis, kontak mata memiliki
makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi. Dalam
melakukan presentasi bisnis, tataplah audiens secara merata untuk menunjukkan
perhatian yang sama.

Gerakan Tangan
Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat
membantu pembicara untuk lebih meyakinkan atau memperkuat topik bahasan
tertentu.

Gerakan Bahu
Gerakan bahu tegak yang diriingi dengan kepala ke atas pada saat presentasi
bisnis dapat menunjukkan kepercayaan diri . Sedangkan bahu yang terkulai dengan
kepada yang menunduk dapat menunjukkan suatu sikap tidak siap atau menyerah.

Gerakan Kepala
Gerakan kepada bagi pembicara dapat digunakan untuk menunjukkan sikap
setuju atau menolak sesuatu.

Cara Berdiri
Dalam memberikan presentasi bisnis dapat menggunakan alternatif lain yang
terkesan agak santai dan rileks adalah dengan posisi berdiri secara bebas
menghadap audiens. Berdirilah dengan bahu secara tegap, tegakkan dada dan
bernafaslah dengan perut, condongkan kepala sedikit ke depan, bukalah kedua
tangan, dan jangan membungkuk.

Peninjauan Lokasi
Peninjauan lokasi perlu dilakukan oleh seorang pembicara sebelum
melakukan presentasi bisnis. Hal tersebut ditujukan agar pembicara dapat
mengetahui posisi alat bantu presentasi bisnis, tata letak tempat duduk audiens,
kondisi ruangan maupun tata letak podium sehingga pembicara dapat menyiapkan
strategi yang tepat. Selain itu, peninjauan lokasi juga berguna untuk penyesuaian
lokasi dan alat bantu sehingga tidak mengganggu audiens.

Percaya Diri
Kepercayaan diri yang kuat merupakan salah satu kunci keberhasilan
presentasi bisnis seseorang. Sedangkan ketidakpercayaan diri seseorang dapat
diekspresikan dalam berbagai macam sikap. Adapun beberapa cara untuk
mengendalikan hal-hal tersebut adalah sebagai berikut.

a. Gemetar

Untuk mengatasi gemetar, lakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa
yang sedang disampaikan kepada audiens. Biarkan gerakan-gerakan tersebut
terjadi secara wajar.

b. Bicara Terputus-Putus

Jika saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran

atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas
dalam-dalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambil melihat catatan-
catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan
atau dipresentasikan, dan bukannya apa yang dilupakan.

c. Mulut Kering

Mulut kering dapat diatasi dengan minum secukupnya.

d. Tenggorokan Tersumbat

Belajarlah menguap diam-diam sambil tundukkan kepala, katupkan bibir,

buka bagian belakang tenggorokan, dan tarik udara masuk lewat hidung. Cara
tersebbut merupakan salah satu bentuk latihan untuk melepaskan ketegangan yang
terbentuk dalam tenggorokan.

e. Tersengal-sengal

Tundukkan kepala dan alihkan fokus Anda dari audiens. Lipatkan lengan kiri
menyilang bagian bawah perut, kendurkan bahu, tarik nafas dalam-dalam ke bagian
bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir. Latihan pernafasan
tersebut akan membuat Anda lebih santai.

Percaya diri merupakan salah satu prasyarat bagi keberhasilan suatu

presentasi bisnis. Oleh karena itu, seorang pembicara yang profesional harus selalu
mencari berbagai upaya untuk mengembangkan percaya diri.

Berlatih Presentasi Bisnis

Agar presentasi bisnis yang dilakukan oleh pembicara dapat mencapai
sasarannya, perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini.

1. Identifikasi audiens

Di samping apa posisi atau jabatan audiens, seorang pembicara perlu juga
mengantisipasi apa yang diharapkan audiens serta bagaimana solusinya.
Pemahaman terhadap audiens secara tepat akan mempermudah si pembicara
dalam melakukan presentasi bisnis.

2. Buatlah pokok-pokok pikiran presentasi bisnis

Dalam hal ini, yang perlu diperhatikan dalah mempersiapkan poin-poin

penting apa saja yang perlu disampaikan dalam presentasi bisnis. Dengan kata lain,
pokok-pokok pikiran tersebut masih bersifat global atau umum sehingga masih
diperlukan adanya pengembangan lebih lanjut.

3. Tulislah teks presentasi bisnis secara lengkap

Kembangkan pokok-pokok pikiran menjadi lebih rinci sehingga menjadi suatu

naskah/ teks yang lengkap dan tinggal menyampaikan dalam suatu forum.
Penyiapan teks secara lengkap akan menambah percaya diri bagi pembacanya.

4. Buatlah rangkuman teks presentasi bisnis ke dalam sub-subjudul

Rangkuman harus mencakup poin-poin penting yang ingin disampaikan dan

dapat dikembangkan sampai pada sub-subjudul.

5. Tulislah ke dalam kartu ukuran kartu pos

 Tuliskan poin-poin penting yang ingin disampaikan ke dalam kertas berukuran
kartu pos. Hal ini dapat dilakukan, khususnya bagi mereka yang sudah
berpengalmaan menyampaikan presentasi di hadapan audiens.

BAB 17

NEGOSIASI

Pengertian Negosiasi

Hartman menegaskan bahwa negosiasi merupakan suatu proses komunikasi

antara dua pihak, yan masing-masing mempunyai tujuan dari sudut pandang mereka
sendiri, yan berusaha mencapai kesepakatan yang memuaskan kedua belah pihak
menenai masalah yang sama. Sedangkan menurut Casse, negosiasi adalah proses
dimana paling sedikit ada dua pihak dengan persepsi, kebutuhan, motivasi yan
berbeda mencoba untuk bersepakat tentan suatu hal demi kepentingan bersama.
Lalu menurut oliver, negosiasi yaitu sebuah transksi dimana kedua belah pihak
mempunyai hak atas hasil akhir. Hal ini memerlukan persetujuan kedua belah pihak
sehingg terja proses saling memberi dan menerma sesuatu untu mencapai suatu
kesepakatan bersama.

Salah satu tujuan orang bernegosiasi adalah menemukan suatu kesepakatan

kedua belah pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan/ keinginan kedua belah
pihak. Dengan kata lain hasil dari sebuah negosiasi adalah adanya suatu
kesepakatan yan memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak. Dalam hal ini
tidak ada satupun pihak yang merasa dikalahkan atau dirugikan akibat adanya
kesepakatan dalam bernegosiasi.

Menurut Thong, alasan berneosiasi adalah juga untuk mendapatkan sebuah

keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain.
Negosiasi merupakan suatu proses komunikasi yang berlangsung secara kontinu
atau terus menerus hingg atercapai kesepakatan bagi keda belah pihak.
Proses Bernegosiasi

Menurut Hartman, ada empat poin yang perlu diperhatikan sebelum

bernegosiasi antara lain pencarian fakta dari pihak lain, menaksir posisi lawan
negosiasi, membuat perencanaan yang baik dan memilih serta mengatur tim
negosiasi. Sementara menurut Casse, ada 3 tahapan dalam bernegosiasi yaitu:

1. Tahap Perecanaan
Tahap ini membutuhkan tigas tugas utama yaitu merencanakan saaran,
memutuskan strategi, dan memperjelas proses negosiasi. Penentu sasaran
atau target dalam bernegosiasi sangat pentng, maka ada dua jenis sasaran
dalam bernegosiasi yaitu sasaran ideal dan sasaran dasar. Ada beberapa
strategi dalam berneosiasi di antaranya; staretgi kooperatif, kompetitif dan
analitis. Stategi kooperatif tentunya sanat baik manakala pihak lawan neosiasi
tersebut menjalankan permainan negosiasi yang sama. Begitupula strategi
kompetitif yang cenderung keras dan menekan pihak lawan negosiasi.
Sedangkan strategi analitis yang terlihat baik dan rapih, dalam dunia praktis
bisa saja berbeda atau tidak sejalan denan harapan anda.
Lebih lanjut Casse dalam proses neosiasi ada 6 tahapan penting yan perlu
diperhatikan antara lain: (1) persiapan, (2) kontak pertama, (3) konfrontasi, (4)
konsiliasi/ kompromi, (5) solusi, dan (6) pascanegosiasi/ konsolidasi.
2. Tahap Implementasi
Tahap ini merupakan tahapan penerapan atau tindakan yang diperlukan agar
mencapai sukses dalam bernegosiasi. Implementasi negosiasi memiliki
beberapa komponen penting, antara lain:
- Taktik cara anda
- Taktik bekerja sama
- Taktik tidak bertindak apa apa
- Taktik melangkah ke tujuan lain
3. Tahap Peninjauan Negosiasi
Tahap ini merupakan tahapan setelah suatu proses negosiasi. Thap ini
memiliki arti yang sangat penting bagi seorang negosiator dalam meninjau
 kembali apa yang sudah dilakukannya selama bernegosiasi. Ada beberapa
alasan penting mengapa tahap peninjaun negosiasi perlu dilakukan;
- untuk memeriksa apakah anda sudah mencapai tujuan anda
- jika tidak, maka hal itu dapat menjadi pelajaran sekaigus pengalaman yang
sangat berharga bagi seorang negosiator.
- jika ya, pastikan apa yang sudah anda lakukan dengan baik dan bangunlah
kesuksesan anda.

KETERAMPILAN BERNEGOSIASI

Menurut Hartman ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam
keterampilan bernegosiasi (negotiation skills) antara lain:
1. Persiapan
2. Memulai negosiasi
3. Strategi dan teknik
4. Kompromi
5. Menghindari kesalahan taktis

Menurut Casse, keterampilan bernegosiasi dapat dibedakan ke dalam dua

kelompok besar, yaitu keterampilan konvensional dan nonkonvensional. Sedangkan
menurut Oliver ada enam kunci dasar yang perlu diperhatikan daam bernegosiasi
antara lain:
a. Persiapan yang baik
Lakukan identifikasi pada tahap persiapan atas hal-hal berikut: kemungkinan
pihak lawan membuka pernyataan dan posisi, bagaimana anda bergerak dari
posisi pihak lawan menuju aspirasi anda, masalah potensial, rintangan,
kesempatan, kebutuhan dan pilihan yang dimiiki lawan anda, pertimbangan
biaya setiap gerakan yang mungkin anda buat dan itu dapat menguntungkan
pihak lawan anda dan antisipasi apa konsesi yang akan diberikan oleh pihak
lawan anda.
b. Berlatih
c. Menggambarkan posisi anda
 Tujuan anda adalah bagaimana memberikan kesempatan kepada
pihak lawan untuk berbicara tentang berbagai hal yang berkaitan
dengan apa, bagaimana, kapan, dimana, dan mengapa negosiasi
perlu dilakukan.
d. Membuat suatu usulan/ proposal
e. Penawaran
f. Persetujuan
