INTRODUÇÃO
AO
MICROSOFT OFFICE 97
Apresentação
O Pacote Office97 da Microsoft, é composto por poderosos softwares, (Word, Excel, Power Point,
Access e outros), interagindo um com o outro. O Office97 é um produto ideal para criar, editar e analisar
informações.
Nesta palestra abordaremos os aspectos básicos do pacote Office97, em particular o Word, Excel e
Power Point.
Ao término deste treinamento, você estará apto a criar e editar documentos do Word, planilhas e
gráficos no Excel, e apresentações no Power Point
Desejamos que este treinamento venha a facilitar sua rotina de trabalho. Desde já, agradecemos as
críticas e sugestões.
INDÍCE DO WORD
INSTALANDO O MICROSOFT OFFICE.................................................................................................................................................................................................... 5
PARA INSTALAR SIGA OS SEGUINTES PASSOS: ................................................................................................................................................................................................... 5
INICIANDO O WORD................................................................................................................................................................................................................................... 6
O QUE É O WORD?...................................................................................................................................................................................................................................... 6
PROTEÇÃO CONTRA VÍRUS DE MACRO ............................................................................................................................................................................................... 6
TELA BÁSICA DO WORD ........................................................................................................................................................................................................................... 7
MODOS DE EXIBIÇÃO ..................................................................................................................................................................................................................................... 8
BARRA DE STATUS ......................................................................................................................................................................................................................................... 8
ASSISTENTE DO OFFICE ........................................................................................................................................................................................................................... 9
CRIANDO UM DOCUMENTO NO WORD............................................................................................................................................................................................... 10
VERIFICANDO A ORTOGRAFIA............................................................................................................................................................................................................. 11
INSERINDO ................................................................................................................................................................................................................................................. 11
DATA E HORA .............................................................................................................................................................................................................................................. 11
SÍMBOLO ..................................................................................................................................................................................................................................................... 11
FIGURA........................................................................................................................................................................................................................................................ 11
SALVANDO O SEU DOCUMENTO........................................................................................................................................................................................................... 12
FECHANDO O DOCUMENTO .................................................................................................................................................................................................................. 12
SAINDO DO WORD .................................................................................................................................................................................................................................... 12
ABRINDO ARQUIVOS EXISTENTES ...................................................................................................................................................................................................... 13
TRABALHANDO COM VÁRIOS ARQUIVOS ABERTOS .......................................................................................................................................................................................... 13
INSERINDO TEXTO ........................................................................................................................................................................................................................................ 13
EDITANDO UM DOCUMENTO ................................................................................................................................................................................................................ 14
SELECIONANDO O TEXTO PARA ALTERAÇÃO ................................................................................................................................................................................................... 14
EXCLUINDO TEXTO ...................................................................................................................................................................................................................................... 14
MOVENDO E COPIANDO TEXTO ........................................................................................................................................................................................................... 15
RECORTAR , COPIAR E COLAR ...................................................................................................................................................................................................................... 15
FORMATANDO UM TEXTO ..................................................................................................................................................................................................................... 16
Instalando o Microsoft Office Ao instalar o pacote Microsoft Office você poderá incluir
apenas os componentes desejados. É recomendado para um
maior desempenho, que o seu computador tenha pelo menos
16 MB de memória.
Proteção contra vírus de macro O Word pode exibir uma mensagem de aviso sempre que
você abrir um documento que contenha macros que possam
conter um vírus. Você pode então escolher abrir o documento
com ou sem suas macros: Para ativar a verificação de macros
a qualquer momento: No menu Ferramentas, clique em
Opções, na guia Geral e, em seguida, marque a caixa de
seleção "Ativar proteção contra vírus de macro".
Tela Básica do Word Botão de Sair do programa: clique neste botão para Sair do Programa
ou Fechar o seu arquivo
Barra de Menu: aqui nesta barra você poderá acessar todos os menus
com suas opções.
Régua: esta barra exibe uma escala com medidas e marcadores que
permitem ajustar recuos, margens, paradas de tabulação e colunas de
uma tabela.
Criando um documento no Word Com o Word, você poderá começar a criar rapidamente seus
documentos. O Word fornece alguns documentos que você
pode criar usando assistentes e modelos: petições,
memorandos, cartas, faxes, relatórios, teses, catálogos,
boletins informativos, manuais, folhetos, calendários, páginas
da Web, cronogramas, agendas, currículos, pedidos de
compra e faturas.Clique em Novo no menu Arquivo, clique na
guia do tipo de documento desejado e, em seguida, clique
duas vezes no modelo ou assistente.
Dicas:
Data e Hora
Para inserir Data e Hora no seu documento, clique no Menu
Inserir, opção Data e Hora, especifique o formato desejado na
caixa “Formatos disponíveis” e verifique se deseja atualizar
automaticamente a data e a hora sempre que abrir o
documento ou imprimir.
Salvando o seu documento Você pode salvar o seu documento clicando no botão Salvar
da Barra de Ferramentas ou através do Menu Arquivo, opção
Salvar.
Saindo do Word
Para sair do programa, vá para o Menu Arquivo, opção Sair
ou através do botão Sair do Programa na barra de Título, no
Sair do programa canto superior esquerdo da janela.
Abrindo Arquivos Existentes Para abrir qualquer documento já existente, basta ir para a
barra de ferramentas, Botão Abrir ou através do
Menu Arquivo, opção Abrir, será aberta uma
caixa de diálogo onde deverá ser selecionado o nome do
arquivo desejado na lista de opções e o tipo de arquivo em
"Arquivos do Tipo".
Trabalhando com vários arquivos abertos Você pode trabalhar com vários arquivos abertos ao mesmo
tempo, para saber exatamente qual o arquivo que você está
no momento, verifique o nome na Barra de Título. Para
visualizar quais são os arquivos que estão abertos, entre no
menu Janela, o arquivo selecionado é o arquivo que você está
trabalhando no momento, se quiser mudar de arquivo
selecione outro no menu Janela.
Inserindo texto
O Word trabalha sempre com o modo de inserção ativo, isto
quer dizer que, se você esqueceu uma palavra no meio do
seu texto, é só posicionar o cursor e digitar a palavra. Se
quiser trabalhar com o modo de sobrescrever ativo, clique
duas vezes na barra de status sobre “SE”, se quiser desativar
faça a mesma coisa.
Editando um documento Para fazer qualquer alteração você deve selecionar o texto.
Movendo e copiando texto Uma das maneiras de mover ou copiar texto é utilizar o
recurso de edição arrastar-e-soltar.
• Para mover o texto, selecione-o, aponte o mouse para ele e
clique, aparecerá uma caixa pontilhada, arraste esta caixa
para a nova posição e em seguida, solte o botão do mouse.
• Para copiar o texto, mantenha pressionada a tecla CTRL à
medida que arrasta o texto selecionado para a nova
posição e, em seguida, solte o mouse e a tecla CTRL.
Recortar , Copiar e Colar Um outro recurso a ser utilizado são os botões de Recortar,
Copiar e Colar da barra de ferramentas; selecione o texto a
ser movido, clique no botão Recortar, mova o cursor para a
posição que deseja inserir o texto e clique no botão Colar.
Para copiar selecione o texto a ser copiado, clique no botão
Copiar, em seguida leve o cursor para a nova posição e
clique no botão Colar.
Formatando um texto Para aplicar formatos no seu texto como negrito, itálico ou
sublinhado, tamanho e tipo do fonte, você deve selecioná-lo e
em seguida, clicar sobre os formatos desejados na barra de
formatação, ou através do Menu Formatar, opção Fonte.
Negrito, Itálico e Para mudar o alinhamento do seu texto, posicione o cursor ou
Fonte Sublinhado Marcadores
selecione os parágrafos a serem alterados, clique no botão
desejado na barra de formatação.
Trabalhando com Formatação Automática de Títulos, Para deixar seu documento com formatação automática você
Bordas, Listas. deve no menu ferramentas, opção AutoCorreção:
• na guia “AutoFormatação ao digitar”, selecionar as opções
que deseja deixar automáticas ao digitar o texto.
• na guia “AutoFormatação” selecionar as opções que
deseja deixar automáticas para formatar o texto de uma só
vez.
No texto selecione a parte a ser formatada, clicar no menu
formatar, opção AutoFormatação.
AutoCompletar
Para utilizar o AutoCompletar, digite os primeiros caracteres
de um item (por exemplo, digite agos para o mês atual).
Quando o Word sugerir o item completo, como "Agosto" ,
pressione a tecla ENTER ou F3 para aceitá-lo. Se você em
seguida digitar um espaço extra, o Word irá sugerir "Agosto
de 1998". Para rejeitar o item, basta continuar digitando. Para
ativar ou desativar o AutoCompletar, aponte para AutoTexto
no menu Inserir, clique em AutoTexto; em seguida, selecione
ou desmarque a caixa de seleção "Sugerir dica de
AutoCompletar para AutoTexto e datas".
Definindo Configuração de Páginas O Word possui uma configuração de página pré-definida, para
alterá-la vá para o Menu Arquivo, opção Configurar Página.
Será aberta uma caixa de diálogo Configurar Página, onde
existem quatro guias:
Margens
Alteram as medidas das margens Superior, Inferior,
Esquerda e Direita.
Medianiz - Se você pretende encadernar o seu
documento, use a medianiz para adicionar espaços extras
à margem interna.
Margem Espelho - Se você quiser imprimir um documento
frente e verso do papel, poderá ativar a caixa de
verificação Margem espelho, com isso as margens
internas e externas terão a mesma largura, isto é, uma
será espelho da outra.
Tamanho do Papel
Altera a largura e altura do papel a ser utilizado e a
orientação da página, isto é, se você quer imprimir na
forma Paisagem (horizontal) ou Retrato (vertical).
Origem do Papel
Define opções para impressão de uma página em sua
impressora, como por exemplo, se a alimentação da
impressora será manual ou automática.
Layout
Define opções de cabeçalhos e rodapés, quebras de
seção, alinhamento vertical e numeração de linhas.
Alterando qualquer uma dessas guias, você poderá utilizá-las
no documento todo, numa determinada seção ou a partir de
um determinado ponto.
Inserindo Numeração de Páginas Para inserir números de página em seu documento, vá para o
Menu Inserir, opção Números de Páginas. Será aberta uma
caixa de diálogo onde poderá se alterar o formato, a posição,
o alinhamento do número.
Você tem que estar no modo de exibição Layout da Página
para poder visualizar os números, ou através do botão
visualizar a impressão da barra de ferramentas.
Removendo Numeração de Páginas Para remover a numeração de página, vá para o Menu Exibir
opção Cabeçalho e Rodapé, selecione o número de qualquer
uma das páginas e dê um DEL.
Visualizando o documento antes de Imprimir Você poderá visualizar o seu documento antes de imprimi-lo,
clique no botão Visualizar Impressão da
Barra de Ferramentas Padrão , ou através do
Menu Arquivo, opção Visualizar Impressão.
Para criar uma tabela simples, clique onde você deseja criar
uma tabela. Clique na barra de ferramentas o ícone
inserir tabela e arraste o mouse para selecionar o
número de linhas e colunas desejado. Para aplicar
bordas e sombreamento, utilize o menu formatar, bordas e
sombreamento. Para selecionar colunas, linhas ou tabela
posicione o cursor no local desejado e clique no menu tabela.
Criando Mala Direta Você poderá usar o recurso de Mala Direta para criar uma
carta e um cadastro de endereços para correspondência,
através do Menu Ferramentas, opção Mala Direta.
A criação de um documento de Mala Direta, envolve três
passos:
Importante:
• O arquivo mesclado não é necessário salvar, pois com os
dois (principal e dados) você sempre terá o terceiro
(mesclado - mala direta)
• Não se esqueça ao sair do Word, de salvar o documento
principal e o de fonte de dados, pois senão serão perdidos
todos os dados.
AutoFormatação
Digite um asterisco antes e depois de uma palavras para
colocá-la em negrito, digite três hífens consecutivos para
adicionar um sublinhado da largura da página. Para iniciar
uma lista numerada. Para ativar esses recursos entre no
menu Ferramentas, opção Autocorreção, guia
"Autoformatação ao digitar".
Como automatizar tarefas O Microsoft Visual Basic para Aplicativos é agora o ambiente
de programas do Word e substitui o WordBasic. No entanto,
as macros gravadas no WordBasic ainda irão funcionar no
Word97. O trabalho no Visual Basic for Applications permite
que as macros gravadas para o Word possam ser facilmente
adaptadas para o Microsoft Excel e o PowerPoint.
Como aprimorar o trabalho Tabelas, No Word97, a criação de uma tabela é uma tarefa
simples . Com o recurso Desenhar tabela, você pode criar
rapidamente tabelas complexas e adicionar células com várias
larguras e com diversas alturas.
Como manipular texto e elementos gráficos. O Word 97, facilita a adição de efeitos de editoração
eletrônica, como dispor texto ao redor de figuras ou saltar um
texto da página 1 para a página 4. Um elemento gráfico pode
ser posicionado em qualquer parte da página e você pode
fazer o texto fluir ao redor do elemento gráfico de diversas
maneiras. Se quiser criar os seus próprios elementos gráficos
ou adicionar efeitos de texto, você irá encontrar um conjunto
completo de ferramentas de desenho e figura.
Assistentes e modelos O Word97 vem com vários modelos e assistentes para ajuda-
lo a criar uma variedade de documentos. Os modelos
fornecem diversas estruturas alternativas; os assistentes irão
orientá-los durante a criação de um documento e o assistente
do Office está inteiramente integrado aos assistentes de modo
a facilitar o acesso à Ajuda.
Como compartilhar alterações Se for necessário controlar as alterações, você irá encontrar
um controle de alterações aprimorado e fácil de usar. É fácil
verificar quem fez uma alteração e quando. Se for necessário
manter diversas versões de um documento, o Word agora
permite que você salve essas versões dentro do mesmo
documento. Menu arquivo, opção versões, botão "Salvar
Agora"
O Word e a Web Use o Word97 para criar documentos de modo que você e
seus assistentes possam utiliza-los em uma intranet ou na
World Wide Web. O Word adiciona facilmente hyperlinks a
documentos para que você possa saltar para qualquer
posição em um documento, entre documentos, para
documentos em outros aplicativos do Office ou para qualquer
local na Internet. O Assistente de página da Web do Word
facilita a criação de home pages e de outros documentos da
Web, mesmo que você não conheça HTML.
Criando sua 1 ª Pasta de Trabalho Organize, calcule e analise os seus dados com o Microsoft
Excel .Para isso, você poderá trabalhar com uma ou mais
planilhas na sua pasta de trabalho.
Diferença entre Pasta de Trabalho e Planilha. Pasta de Trabalho = um arquivo inicialmente com 16
planilhas com limite de até 255 planilhas.
Planilha = Conjunto de linhas, colunas e células em que você
armazena e manipula dados da pasta de trabalho.
256 colunas X 16384 linhas
Tela do Excel Quando você criar uma nova pasta de trabalho, será exibida
uma planilha com grade de linhas e colunas, formando
células. Cada célula possui um endereço, que será exibida na
caixa de “Nome”
Barra de Título Barra de Ferramentas Padrão
Barra de Rolagem
Vertical e
Horizontal
Usar símbolos especiais nas células Para digitar alguns símbolos especiais é necessário que você
digite o código ANSI no teclado numérico.
Para digitar, mantenha pressionada a tecla ALT e digite o
número abaixo:
ALT 167 º ALT 166 ª ALT 163 £
Menu de Atalho Este comando muitas vezes é utilizado, por exemplo quando
uma célula ou intervalo é selecionado, o menu de atalho exibe
comandos que permitem recortar, copiar, excluir, inserir ou
formatar dados. Para isso clique no botão direito do mouse
para exibir o menu de atalho
Salvando sua pasta de trabalho Não se esqueça de salvar sua pasta de trabalho, para isso,
clique sobre o botão Salvar, digite o nome do arquivo e dê
OK.
Sempre procure ir salvando seus dados, uma vez fornecido o
nome do arquivo, não será mais necessário fornecê-lo,
apenas clique no botão Salvar, para atualizar o arquivo.
Inserindo dados através de Listas No Excel existe uma forma de inserir dados automaticamente
é necessário que você digite uma seqüência. Esta seqüência
pode ser: números, datas, meses, etc.
Existe uma seqüência pré-definida, mas você pode criar uma
seqüência personalizada, para isso entre no Menu
Ferramentas, escolha Opção, clique em Listas, digite as
informações e clique no botão Adicionar
Alinhando dados digitados Quando você digita textos muitos longos, eles ultrapassam a
grade original da planilha e você quer centralizar dentro de
várias colunas, por exemplo o título de uma planilha, use para
isto o botão de alinhamento “Centralizar colunas
Centralizar Centralizar colunas selecionadas” ou então utilize os demais botões para fazer o
alinhamento.
Para alinhar verticalmente dentro da célula, use o Menu
Formatar, opção Células, escolha guia Alinhamento clique
Superior, Centralizado ou Inferior. Para distribuir o texto
Esquerda Direita selecionado dentro da altura da célula, clique sobre
Justificado
Inserindo Linhas e Colunas em sua planilha Muitas vezes é necessário inserir linhas ou colunas depois da
tabela pronta.
Inserir Linhas, posicione o cursor abaixo da linha a ser
inserida, clique no Menu Inserir, opção Linha.
Inserir Colunas, posicione o cursos a direita da coluna a ser
inserida, clique no Menu Inserir, opção Coluna
• Se precisar inserir mais de uma linha ou coluna, selecione
um número maior de linhas/colunas antes de usar o menu
Inserir
Inserindo nova planilha na pasta de Trabalho Muitas vezes é necessário que você insira uma nova planilha,
para isso, vá para o menu Inserir, opção Planilha perceba
que a planilha será inserida a esquerda da plan que você está
trabalhando
Limpar ou excluir células Para excluir ou limpar células, vá para o Menu Editar e
escolha a opção desejada.
Quando você exclui células, elas são removidas da planilha
e as células adjacentes movem-se para preencher o espaço.
Quando limpa células, você remove o conteúdo, os formatos
ou as notas das células, mas deixa as células vazias na
planilha.
Excluir planilhas de uma pasta de trabalho Selecione as planilhas que você deseja excluir. Vá para o
Menu editar, clique sobre Excluir Planilha. Atenção este
processo de exclusão não tem volta.
Usando fórmulas para fazer cálculos Para se criar uma fórmula em uma célula é necessário que
você saiba os endereços das células e também iniciar a
fórmula com o sinal de = . Os operadores a serem usados
são:
* multiplicação + soma ^ exponenciação
/ divisão - subtração
Formatando a aparência dos dados Estando pronta a estrutura básica da planilha, precisamos melhorar
o visual, destacando os títulos, os totais e colocar bordas nas
células ou nas regiões.
Reutilizando a formatação personalizada Com a ferramenta Pincel, você consegue copiar a formatação
de uma célula para outra. È necessário, primeiro, que você
selecione a célula ou intervalo de células com formatos
diferentes e depois aplique a ferramenta pincel.
Criando um Gráfico Muitas vezes será necessário que você organize os dados de
sua planilha em forma de gráfico, para ficar claro e objetivo.
Você conseguirá fazer gráficos de barra de coluna, de torta, e
até mesmo combinar marcadores diferentes no mesmo
gráfico.
Você poderá criar um gráfico incorporado diretamente à
planilha ou quando você precisar apenas do gráfico, crie uma
folha de gráfico separada. Nos dois casos, os valores do
gráfico são atualizados sempre que os dados da planilha de
origem são alterados.
Para criar um gráfico, é necessário que você selecione a
região da planilha que deseja incluir como dados do seu
gráfico. Se você quiser um gráfico em uma folha separada,
clique no Menu Inserir, opção Gráfico, em seguida, clique
sobre Como Nova Planilha
Para criar um gráfico incorporado à planilha, selecione os
dados, clique no botão Auxiliar Gráfico, na barra de
Ferramentas Padrão. Arraste para indicar, a região da
planilha onde será posicionado o gráfico.
Para fazer uma alteração em um gráfico que você criou clique
duas vezes sobre o gráfico incorporado; quando ativo, a sua
borda fica mais espessa. Neste momento estará ativo também
a Barra de Ferramentas do Gráfico
No caso de gráfico incorporado à planilha, selecione os dados
a serem inseridos, arraste-os para dentro do gráfico.
Se estiver trabalhando com uma folha de gráfico, utilize os
comandos Copiar e Colar (menu Editar) para adicionar os
dados no gráfico.
OBS: muitas vezes é necessário, que você utilize o comando
no Menu Editar, opção Colar Especial.
Auto Filtro
Para visualizar apenas os contatos desejados de uma tabela
utilize o AutoFiltro. Para isso digite a sua tabela com todos
os títulos das colunas e seus dados. Depois de inserir a lista
ative o AutoFiltro, menu Dados , opção Filtro. Será
automaticamente colocado em todas as colunas um filtro, para
ativar um dos filtros, basta clicar na seta do lado da coluna e
ativar a condição desejada.
Para voltar a tabela ao normal ( com todos os dados) clique
no filtro e coloque a opção de “Todos”.
Quando você utiliza o AutoFiltro, determinados comandos de
edição, formatação e impressão funcionam de uma maneira
diferente.
Tabela Dinâmica Muitas vezes o volume dos seus dados pode ser grande
demais e você precisa uma maneira de resumir essas
informações, para isso existe no Excel a Tabela Dinâmica.
Para criar a tabela Dinâmica é necessário que você ative a
célula do início da tabela que você vai gerar, e na barra de
Arrastar menus em Dados, escolha Tabela Dinâmica.
Visualizando e Imprimindo sua Planilha Quando você precisar imprimir uma planilha, é aconselhável
que se utilize o comando Visualizar Impressão, pois ele
permite reduzir as ocorrências do procedimento de
tentativa/erro e o desperdício de papel.
Tela Básica:
Botão de Sair do programa: clique neste botão para
Sair do Programa ou Fechar o seu arquivo.
Conhecendo PowerPoint:
Existem 5 modos diferentes de visualizar o seu trabalho,
para ativar cada um, clique sobre o botão, localizado na
parte inferior da janela principal.
Como colocar efeitos no modo de Classificação Temos os efeitos de Transição que aparecem no
momento da troca de slides e o efeito de Composição
que tem sua ação em cada subtítulo e/ou figura.
Começando uma Apresentação a partir de um Para criar uma apresentação a partir de um modelo:
Modelo: 1- Vá para o Menu Arquivo, opção Novo.
2- Abrirá uma caixa de diálogo “Nova Apresentação”,
nesta caixa de diálogo aparecerá três guias: Geral
(apresentação em branco ou outras criadas
anteriormente), Estrutura de Apresentação (aplica a
aparência na apresentação) e Apresentações (são
opções de autoconteúdo).
Começando uma apresentação em branco: Para criar uma apresentação em branco, inicializando o
PowerPoint:
1- Clique na opção Apresentação em branco.
2- Abrirá uma caixa de diálogo “Novo Slide”, escolha um
layout de slide.
3- Você estará no modo de slide, pronto para digitar sua
apresentação.