Fundamental

Project Management
Professional
Rujukan : PMBOK Guide 6th edition
Project Management Institute, USA

14-15 April 2021

Fasilitator :
Dana Persada PMP®
Sasaran pelatihan Membekali peserta dengan
pemahaman dasar/ fondasi
Manajemen Proyek Profesional
berstandar global (PMBOK)

Mengasah pemahaman & ketrampilan

melalui berbagai latihan & diskusi
selama pelatihan berlangsung

Mempersiapkan peserta menuju persiapan

sertifikasi CAPM dari Project Management
Institute, USA
 Gambaran Umum

Section 1 Versi PMBOK 6 :

Memuat 2 prinsip
manajemen proyek
Section 2
- Plan-driven
(traditional)
Section 3
- Change-driven
(agile)
Section 4
 Manajemen Proyek Profesional

Proses pembelajaran kontinyu .....

Soft-skills
Metode praktis,logis dan rasional
Memerlukan kerja tim da
 “Project management is the
application of knowledge, skills,
tools, and techniques to project
activities to meet the project
requirements.”

(Ref:PMBOK Guide, PMI)

Terjual lebih dari 3 juta copies ………..

 Sebuah Proyek |adalah
“sebuah rangkaian kegiatan yang
dibatasi waktu dan anggaran.
Direncanakan dan dilaksanakan untuk
menghasilkan produk/ jasa dengan
sasaran tertentu.”
-Dilaksanakan dalam kerangka waktu terbatas
-Memiliki anggaran tertentu
-Mensyaratkan spesifikasi tertentu
-Membutuhkan sumber daya dari berbagai unsur
-Memerlukan upaya elaborasi (pendetilan)
-Mengandung ketidakpastian & risiko
-Memiliki sponsor dan stakeholders
-Dapat berakhir sukses, gagal atau terkendala
 Potensi Kendala

budget

schedule

scope
of work

BMW : ..............................
OTOBOS: ..............................
2TU: ..............................
Kendala lainnya

CLIC HERE FOR MORE INFO

 Project Success

Sesuai Spek dan Charter Tepat Waktu

(on scope) (on time)

Diterima oleh dan bermanfaat

Tepat Anggaran bagi para Pemangku
(on budget) Kepentingan
(feasible & sustainable)
Proyek Sukses|faktor pendukung keberhasilan
 Gejala Project Gagal

Lingkup Kerja melebar Identifikasi kebutuhan

(Scope Creep) tidak utuh
(partial WBS)

Perencanaan tidak realistik Keterbatasan resources

(anti-SMART) (internal / external)
 Beberapa penyebab
kegagalan proyek

 Misi proyek tidak sesuai  Force Majeur

dengan misi & kompetensi
organisasi
 Sasaran yang tidak realistis
 Sumber anggaran kurang
memadai/tersendat
 Lemahnya perencanaan
 Alokasi resource yang
kurang optimal
 Perubahan tren/ disrupsi
 Tidak ada kendali
biaya/scope
 Rendahnya motivasi tim
 Kendali mutu kurang efektif
 Penanganan stakeholders
dan manajemen risiko
minim
 Lemahnya kordinasi
 Peran seorang PM

• Integrator
• Fasilitator
• Membangun Tim
• Motivator
• Kompeten
• Mentor/Coach
• Komunikator
• Menjaga Pakta Integritas
Diskusikan : do the right thing vs do the things right
 Sertifikasi
Project ManageMENT
 Peran PMO
Admin,
Perencanaan
dan
• Support Pengendalian

• Control
• Direct Manajemen
Issue & Risk
Tracking &
Reporting

PMO

Center of PM Kordinasi
& Leadership Lintas
Excelence Stakeholders
 Ilustrasi Tim PMO

PMO Team :In-house + eksternal

Manajemen
Admin, Perencanaan dan Pengendalian Stakeholders&
Risiko

Lingkup
Jadwal & Pengadaan & Dukungan PM Coach/
Pekerjaan &
Biaya SDM Sistem Mentor
Mutu
 Bedakan konsep Proyek dengan Operasional

Operasional

Pemeliharan Rutin
Sifat Pekerjaan
Perbaikan

Pengembangan
/Proyek

Bilamana kita menerapkan kaidah-kaidah PM?........

 Proyek vs Operasional

 Rutin
 Berlanjut
 Misi kesinambungan
 Sumberdaya relatif tetap
 Unik/ Spesifik  Fokus pada efisiensi
 Memiliki awal/akhir  Penugasan sesuai job desc
 Misi transformasi  Struktur hirarkis
 Sumberdaya temporer
 Fokus pada efektifitas
 Penugasan dengan target
 Struktur matriks
5 PG *)
 PG & Outputnya
(ilustrasi)
Initiating Planning Executing Controlling Closing

• Project
Management
Plan • Manage and
• Business Lead
• Baseline : • Kendali Mutu
Case/FS • Procurement
• Scope(DED/ • Laporan Berkala • Close Projects
Process
FEED)
• Analisa • Mobilisasi • Pengendalian • Archives
• Schedule dan Pengawasan
Benefit, Resources • Close
(CPM, Gantt-
Cost, Risk • Team Scope,Time,Cost Procurement
Chart)
Building • Update • Lessons
• Cost
• Project • Quality Dokumen Learned/
• Resources Review
Charter Assurance • Administration
• Risk Register • Handover
• Data • Mitigasi Risiko
• Procurement Collection • Eskalasi
• Analisa Doc (OE,
Stakeholder • Kordinasi dan
Criteria, dll)
Proyek Follow-up
• Quality Plan
• Communication
Plan
• Stakeholders
Mgmt Plan
• Kick-off
 Fase ..

INITIATING PLANNING
Proyek Multi Fase PROCESSES PROCESSES

Fase 1 CONTROLLING EXECUTING

PROCESSES PROCESSES

CLOSING
PROCESSES
INITIATING PLANNING
PROCESSES PROCESSES

CONTROLLING EXECUTING
PROCESSES PROCESSES

CLOSING
PROCESSES
 Project Management
Framework
10
Schedule
Stakeholders
Mgt.

Resource
 Project Management Process Groups (1/2)
Knowledge Initiating Planning Executing Monitoring Closing
Areas Controlling
Project Integration 1. Develop 2. Develop 3. Direct and 5. Monitor and 7. Close Project or
Management Project Charter Project Manage Project Control Project Phase
Management Work Work
Plan 4. Manage Project 6. Perform
Knowledge Integrated
Change Control

Project Scope 1. Plan Scope 5. Validate Scope

Management Management 6. Control Scope
2. Collect
Requirements
3. Define Scope
4. Create WBS

Project Schedule 1. Plan Schedule 6. Control Schedule

Management Management
2. Define Activities
3. Sequence
Activities
4. Estimate Activity
Durations
5. Develop
Schedule

Project Cost 1. Plan Cost 4. Control Costs

Management Management
2. Estimate Costs
3. Determine
Budget
 Project Management Process Groups (2/2)
Knowledge Initiating Planning Executing Monitoring Closing
Areas Controlling
Project Quality 1. Plan Quality 2. Manage Quality 3. Control Quality
Management Management

Project Resource 1. Plan Resource 3. Acquire Resources 6. Control Resources

Management Management 4. Develop Team
2. Estimate 5. Manage Team
Activity
Resource

Project 1. Plan 2. Manage 3. Control

Communications Communications Communications Communications
Management Management
Project Risk 1. Plan Risk 6. Implement Risk 7. Monitor Risks
Management Management Responses
2. Identify Risks
3. Perform
Qualitative Risk
Analysis
4. Perform
Quantitative Risk
Analysis
5. Plan Risk
Responses
Project Procurement 1. Plan 2. Conduct 3. Control
Management Procurement Procurements Procurements
Management
Project Stakeholder 1. Identify 2. Plan 3. Manage 4. Monitor
Management Stakeholders Stakeholder Stakeholder Stakeholder
Engagement Engagement Engagement
 Diskusikan

(1) Product management vs Project

management
(2) Operation vs Project
(3) Prinsip SMART
 Kunci Memahami PMBOK
• ITTO
• 49 Processes • Input
• 5 Process Group (IPECC) • Tools & Techniques
• Glossaries P1 • Output

• Interpersonal skills
• Input
• Code of Ethics • Tools & Techniques
• Professional Conducts P2 • Output
• Formulas and Process Flow
• Leadership Experience • Input
• Tools & Techniques
• Other References P3 • Output
• Practice makes Perfect
S…………………………..
M…………………………
A…………………………. Rule for clear scoping & goal setting
R…………………………..
T…………………………..
 Project Initiation
Section 2

Section 2
•Business Case
•Cost & Benefit
•Project Charter*)
Section 3
•Make or Buy Decision
•Stakeholders Analysis*)
Section 4 •Contract / Agreements
•Statement of Work
Business Case/ FS

CLIC HERE FOR MORE INFO

Beware of
Big Bang !
Project Charter (1/2)

CLIC HERE FOR MORE INFO

Smart
Principle
 Project Charter (2/2)

CLIC HERE FOR MORE INFO

Project Charter adalah dokumen inisiasi

Project Charter bukan merupakan PM Plan/ PEP
Contoh|carta proyek
 Contoh|pemangku kepentingan proyek

Project Sponsor
Law Makers
Users
SC
Contractors
Community
Project
Manager

Procure-
Finance PPIC HR Sales Maintenance IT
ment
 Salience Model

Stakeholders Unaware Resistant Neutral Supportive Leading

Ginger C D
Jeff C, D
Teri C D
Liz C D
Engagement Matrix
Kuadran
Kepentingan-Pengaruh


“Manajemen pemangku kepentingan
harus dijalankan untuk menciptakan
sinergi dan mengurangi potensi
masalah diantara pihak tertentu”
Paul C. Dinsmore
 H Identifikasi
Ekspektasi
Observasi
Segregasi
Pengaruh

Antisipasi
  Cermati
Revisi

Ayah
Ibu
Anak Laki2
  Anak Perempuan
L Anjing
Kucing
L Kepentingan H
 Project Planning

Section 2

1. Penyusunan Project Management Plan

Section 2 2. Scope Definition(Inclusion / Exclusion)
3. Work Breakdown Structure (WBS atau PBS)
Section 3 4. Work Package/Contract, Activity List
5. OBS vs WBS, RAM, Estimasi Resource
6. Network Diagram, Analisa Jalur Kritis,
Section 4 Milestone
7. Finalisasi Jadwal
8. Estimasi Anggaran (PV, BAC)
9. Perencanaan dan Kesepakatan soal Resource,
Pola Komunikasi, Mutu, Risiko, Pengadaan
Barang/ Jasa, Mutu, Integrasi
10. Penetapan Baseline
Perencanaan
Lingkup Proyek
Struktur WBS

Kiss
Principle
WBS & Gantt-Chart
 Sifat Proyek dari
Sisi Pengembangan Scope &
Disain Produk
• Predictive Life Cycles (plan-driven)
• Iterative and Incremental Life Cycles
• Adaptive Life Cycles (agile, change-
driven,scrum)
 Tips WBS

Siapkan WBS Dictionary utk WP tertentu.

Utk WP yg di-outsource bisa diuraikan oleh sub kon.
Pertimbangkan deliverables sbg summary activity &
milestones.
Cross-check dengan milestone, dependency, contract dan
charter.
Uraikan aktivitas hingga dua atau lebih sub aktivitas.
Libatkan stakeholders (bottom up, wiift).
Terapkan rolling wave planning utk WP/ milestone tertentu.
Perencanaan Jadwal Proyek|
Project Schedule Management
 Precedence table

Activity Predecessor
activities
duration

A Shower - 3
B Dry hair A 8
C Fetch car - 7
D Iron clothes - 12
E Dress and make-up B,D 10
F Drive to interview C,E 20
Dependency (Ketergantungan)
a. Mandatory dependency (Hard Logic)

b. Discretionary dependency (Soft Logic)

c. External / Internal dependency

 CPM
Forward Pass 

Backward Pass<-- 0 3 3 11
A B
Total Float
3 8 FF= 1
1 1 4 4 1 12

0 0 0 12 12 22 22 42 42 42
Start D E F End
0 12 10
0 20 0
0 0 0 12 CP
12 0 22 22 042 42 42
0
0 7
C
7
15
15 22
ES EF

Activity
Dur TF = LS – ES = LF - EF
TF
LS LF
FF = ES suc – EF pre
Gantt-Chart
Milestone
 One time estimate vs
PERT Formula

data
points

value in questions

Optimistic + 4 (Most likely) + Pessimistic

Sebaran data normal berarti sebagian besar contoh (sampling) dalam sekumpulan data mendekati rata-rata, sementara
contoh yang relatif sedikit cenderung bersifat ekstrem atau yang lain.
Perencanaan Anggaran
Earned Value, Planed Value and Actual Costs

Budget at Completion
(BAC)

Cumulative
Values
Actual Costs
Planned Value
(AC)
(PV)

Earned value
EV
Time
Data Date
 EVA Reports
WP PV EV AC CV % SV % CPI SPI
 Aktivitas Anggaran Durasi
RAB Fibre-to-home
(usd) (hari)
“A” 100 1
“B” 100 1
“C” 100 1
“D” 100 1
400 (BAC) 4 FO “A”

Anggaran : $100
Waktu : 1 hari
“D” “B”

“C”
Laporan Kemajuan di Hari ke-3
Day 1 Day 2 Day 3 Day 4 PV ($) AC ($) EV ($)

A 100 100 100

B 100 160 100

C 100 70 50

D
Akhir
Hari ke- 300 330 250
3

CPI= EV/ AC = 250/ 330= 0.757 SPI= EV/ PV = 250/ 300= 0.833
CV= EV - AC = 250 - 330= -80 SV= EV - PV = 250- 300 = -50
 Earned Value Management
Rumus Dasar

Metriks Rumus Interpretasi

Hasil minus artinya over budget
Cost Variance (CV) EV – AC
Positif berarti under budget
Hasil minus artinya progres lambat
Schedule Variance (SV) EV - PV
hasil positif berarti progres baik
Cost Performance EV Owner mendapat $ … dari setiap
Index (CPI) AC investasi sebesar 1 dollar
Schedule Performance EV Kecepatan progres sebesar ... %
Index (SPI) PV dari seharusnya 100%
Estimate at Completion BAC
Perkiraan total biaya diakhir proyek
(EAC) CPI
Perkiraan jumlah anggaran yang
Estimate to Complete
EAC – AC harus disediakan untuk
(ETC)
menyelesaikan pekerjaan
Variance at Completion Selisih antara anggaran awal dan
BAC – EAC
(VAC) perkiraan anggaran baru
 Perencanaan Mutu Proyek
Project Quality Management

Perencanaan dan manajemen mutu perlu diterapkan

dalam :
setiap proses manajemen proyek
hingga tingkat paket pekerjaan/ aktivitas
melalui
prosedur, kebijakan dan perbaikan berkelanjutan
yang dijalankan dalam sepanjang proyek berjalan
sejak tahap inisiasi hingga penyelesaian
Beberapa konsep populer
Zero Defect Practice – “Do it right the first time”
(Philip B. Crosby)

Fitness for Use – “Customers’ expectations are met” or

“Comformance to specification”
(Joseph M. Juran)

TQM – “85% of the cost of quality is management

problem”
(W. Edwards Deming)

Plan-Do-Check-Act Cycle & Control Chart

(Walter Shewhart)

Kaizen Approach – Emphasizes on the Quality of People

(originated in Japan)
 Tujuan Manajemen Mutu

Memenuhi dan memahami

harapan stakholders terkait
mutu proses, produk dan
output lainnya (deliverables)
dan
Merencanakan langkah-
langkah proaktif guna
memenuhi ekspektasi tersebut.
 Project Quality
Management
Process

Monitoring &
Initiating Planning Executing Closing
Controlling

Plan Quality Manage Control

Quality Quality

Manajemen mutu adalah proses

berkelanjutan dimana tim manajemen
proyek perlu memberi atensi dan fokus
akan hal ini sepanjang proyek berjalan
 Dampak dari kualitas
tidak sesuai harapan
• Rework
• Increased risk
• Missed deadlines
• Increased costs for further support
• Lower customer satisfaction
• Low team morale
 Dampak dari kualitas
yang sesuai harapan

• Customer satisfaction is improved

• Costs can be reduced
• Better Productivity
• Better morale
• Better reputation
 Pareto Chart

Upper Specification Limit Out of control

Upper control limit Assignable Cause?

Control Chart

Mean
Lower control limit

Lower Specification Limit

Rule of Seven
Perencanaan Sumber Daya Proyek|
Project Resource Management
 Matriks RACI
Responsibility Assignment Matrix
Alokasi Waktu Resource
RACI Matrix singkatan dari :

R……………………….
A……………………….
C……………………….
I………………………..
Perencanaan Komunikasi

CLIC HERE FOR MORE INFO

Penghambat Komunikasi Proyek
• Peran yang tidak jelas • Budaya
• Asumsi-asumsi • Istilah
• Jarak • Gangguan Suara
• Lingkungan •Jargon/Kontekstual
• Contoh/ citra yang buruk •Kurang Team Building, dll
 Miscommunication Chain.......

Business
Owner PM Engineers Construction
Consultant
explained it understood it designed it done described it

Total Budget What the

Project was Was Operations users really
documented supported installed needed
 Project
Communications Management

Waktu digunakan untuk berkomunikasi

Dipengaruhi
perbedaan
budaya,
bahasa &
latar belakang

Diantaranya bersifat non-verbal

 Project
Communications Model
derau
Pesan
encode decode

Sender/ Receiver/
Pengirim Pesan Media Perantara Penerima Pesan

decode encode
Umpan Balik
derau
Project Communications Methods

Interactive

Push

Pull
 Penyesuaian Gaya Supervisi

Instruksi Fase Inisiasi

Mengarahkan apa yang harus
dilakukan dan Perencanaan

Fasilitatif
Menampung masukan dan
mengarahkan kembali apabila Fase Pelaksanaan,
perlu
Pemantauan dan
Supportive Penyelesaian
Memberikan dukungan/ rujukan
sesuai batasan kewenangan dan
pengetahuan yang ada
 Diskusikan

(1) RACI matrix vs struktur organisasi proyek

(2) Pentingnya communication plan & agenda
 Project Status Report
• Summary Status
• Kondisi Proyek (prosentase keseluruhan)
• Milestone & Deliverables (prosentase progres)
• Jadwal S/F dan Realisasi S/F
• Issue Log, Risk Reg & CR Status
• Tugas terjadwal vs selesai minggu lalu
• Target Next Week
Manajemen Risiko Proyek
 Jenis-jenis Resiko
 Internal
seperti: arus kas, jadwal, biaya, dll

 Teknis
seperti: perubahan2, desain, ukuran, kinerja, dll
 Legal
seperti: perijinan, kontrak, perundang2an, dll

 Eksternal
seperti: pajak, pangsa pasar, lingkungan, mata uang, dll

 Eksternal Tak Terduga

seperti: resiko, efek samping, dll
 4 Strategi
Response thd Risiko Negatif

 Dihindari (avoid)

 Diterima (accept)
 Mitigasi

 Dialihkan (transfer)

 Eskalasi
Risk Register
 Risk Mapping
TINGGI
Demo Sistem
Gagal

Over Budget

Keterlambatan Kurangnya
Dampak Skill

Minimnya Cuaca
Suplai

Penundaan
Start

RENDAH
Kemungkinan terjadinya Resiko TINGGI
Cause-Effect or Ishikawa Diagram
 Process of Risk Management

• Apa yg bisa / mungkin terjadi ?

• Apa yg dapat dilakukan ?
• Apa gejala dan penyebabnya?
• Apa dampaknya ?
• Berapa potensi gain/ loss
Manajemen Procurement
 Contoh Kriteria
Criteria
 Why Outsource?

• To reduce both fixed and recurrent costs

• To allow the client organization to focus on its
core business
• To access skills and technologies
• To provide flexibility
• To increase accountability
Project Procurement Management Processes
and Key Outputs
 Sepakat

Konklusi/
Keputusan
Tawar sesuai
Posisi masing2

Tukar Menukar
Bangun info
hubungan
 Contoh Kasus
dan Jenis Kontrak

Pekerjaan harus dimulai segera Cost Reimburse

+ fee

SOW jelas FP

Menambah tenaga profesional (sementara) T&M

Tim tdk memiliki fungsi staf admin FP

danapm@gmail.com