LAPORAN KEGIATAN

BEM HIMA ILMU PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat: Gd. Geugeut Winda Lt. 2 Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154
Email : himaipai3764@gmail.com

EVALUASI AKBAR 2020

BEM HIMA ILMU PENDIDIKAN AGAMA ISLAM 2020-2021

A. Pendahuluan

Evaluasi Akbar 2020 merupakan salah satu program kerja bersama yang tercantum
dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi dan Inventaris diperuntukan untuk
seluruh pengurus HIMA IPAI dalam rangka Rapat Kerja II yang bertujuan untuk
bersilaturahmi, laporan pengurus selama satu periode kepengurusan, evaluasi program dan
kinerja pengurus dan analisis dan pembahasan program. Tujuan diadakannya Evaluasi Akbar
2020 adalah untuk mengetahui keadaan kegiatan yang dilaksanakan oleh pengurus selama satu
periode kepengurusan.

B. Laporan Kegiatan

1. Nama Kegiatan

Evaluasi Akbar 2020

2. Waktu dan Tempat

Kegiatan ini terlaksana pada:

hari, tanggal : Jum’at, 18 Desember 2020

waktu : 07.00 s.d. 20.10 WIB
tempat : Via Zoom Meeting

3. Realisasi Kegiatan

Kegiatan ini terlaksana pada hari Jumat tanggal 18 Desember 2020. Realisasi program
ini yaitu kegiatan dimulai dari presensi yang dilaksanakan melalui google form yang
dikirimkan via whats app grup, setelah mengisi presensi di google form muncul direct link
untuk memasuki Zoom Meeting, kemudian peserta dipersilahkan untuk mengikuti alur kegiatan
dari awal sampai akhir, kegiatan dimulai dengan pembukaan, pembacaan tilawah, menyanyikan
lagu (Indonesia Raya, Mars dan Hymne HIMA IPAI), sambutan dari ketua pelaksana, ketua
 LAPORAN KEGIATAN
BEM HIMA ILMU PENDIDIKAN AGAMA ISLAM
FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat: Gd. Geugeut Winda Lt. 2 Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154
Email : himaipai3764@gmail.com

Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM), ketua Badan Semi Otonom (BSO) Komunitas Pecinta
Alam (KPA) Gentrapala, dan ketua Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) yang dipandu oleh
Master of Ceremony (MC), kemudian memasuki acara inti yaitu pemaparan laporan dari Ketua
BEM HIMA IPAI yang nantinya akan memandu jalannya laporan dari pihak BEM HIMA IPAI
dimulai dari Sekretaris Umum, Bendahara Umum, Bidang Pengembangan Sumber Daya
Organisasi (PSDO), bidang Sosial Politik, bidang Tarbiyah wa Dakwah, Bidang
Pengembangan Minat dan Bakat (PEMIKAT), dan bidang Komunikasi dan Informasi
(KOMINFO) yang melaporkan dengan menyampaikan laporannya menggunakan power point
seperti yang disampaikan pada awal musyker (pemaparan nama anggota, visi misi, jargon),
kemudian memaparkan kondisi internal bidang, dan evaluasi proker yang sudah dilaksanakan
selama satu priode kepengurusan. Kemudian diambil alih oleh MC setelah itu pemaparan dari
Dewan Perwakilan Mahasiswa (DPM) HIMA IPAI, MC kembali mengambil alih dan
mempersilahkan laporan dari Badan Semi Otonom (BSO) Komunitas Pecinta Alam (KPA)
Gentrapala.

Pada sela-sela laporan terdapat sesi tanya jawab dan doorprize (pembacaan surat
sayembara) yang dilakukan terpisah mengenai laporan yang telah disampaikan, pihak panitia
mengajukan pertanyaan berhubungan dengan program kerja kepada para pengurus dipandu
oleh MC dengan cara menunjuk peserta. Mereka yang berhasil menjawab soal dengan
diberikan hadiah berupa uang yang ditransfer melalui rekening bank. Selanjutnya ada sesi
rewarding dari biro Penelitian dan Pengembangan yang telah mengadakan monitoring selama
satu priode kepengurusan untuk mengumumkan evaluasi secara general, menyampaikan
rekomendasi, dan reward kepada bidang, pimpinan, dan anggota yang memiliki nilai tertinggi
akan mendapatkan sebuah penghargaan. Tim monitoring dipertanggung jawabkan oleh seorang
anggota PSDO Biro Penelitian dan Pengembangan. Hasil monitoring dipaparkan oleh tim
monitoring dan Ketua Biro Penelitian dan Pengembangan, meminta Penanggung Jawab dari
tim monitoring untuk dijadikan co-host pada saat pemaparannya karena akan menampilkan
hasil penilaian. Setelah itu ada sesi penayangan video documenter program kerja yang sudah
dilaksanakan, serta penutupan dan foto bersama sebelum peserta diperkenankan untuk
meninggalkan room Zoom Meeting.

Acara ini berlangsung dengan baik. Ketua pelaksana sudah melaksanakan tugas untuk
bertanggung jawab kepada Steering Committee (SC) dan Ketua BEM selaku Penanggung
 LAPORAN KEGIATAN
BEM HIMA ILMU PENDIDIKAN AGAMA ISLAM
FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat: Gd. Geugeut Winda Lt. 2 Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154
Email : himaipai3764@gmail.com

Jawab dengan menjaga koordinasi, komunikasi, konfirmasi, serta konsultasi kepada Ketua
BEM HIMA IPAI melalui SC via personal chat dan grup whats app panitia. Ketua pelaksana
telah mengkomunikasikan terlebih dahulu terkait progres setiap divisi melalui personal chat
dan grup whats app. Ketua pelaksana telah membuat job description dan timeline rapat
kemudian menyebarkannya kepada setiap ketua divisi melalui personal chat, grup chat,
maupun google meet pada saat perencanaan kegiatan. Namun dikarenakan jadwal yang tak
terduga, ketua pelaksana telah mengubah timeline rapat yang sudah disepakati dalam rapat
sebelumnya. Ketua pelaksana telah berkoordinasi dengan setiap ketua divisi melalui personal
chat pada whats app. Ketuplak telah mengkoordinir langkah kerja setiap ketua divisi melalui
personal chat pada whats app dan via google meet untuk mengetahui progresnya, setiap ketua
divisi telah mendiskusikan terkait kegiatan dengan para anggota. Ketua pelaksana telah
memimpin setiap rapat kepanitiaan. Ketua pelaksana telah menunjuk moderator dan pembaca
tilawah pada saat pelaksanaan rapat dimulai. Ketua pelaksana telah menyelesaikan Laporan
Kegiatan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur Administrasi dan Inventaris pada H+3
kegiatan dengan meminta Surat Pernyataan Tanggung jawab Belanja (STPB) beserta scan nota,
dokumentasi kegiatan, presensi kegiatan, dan pamflet kegiatan. Telah membuat peraturan
panitia dan peserta disaat acara berlangsung dengan berkoordinasi bersama panitia lain dalam
perencanaan kegiatan.

Berdasarkan kondisi internal pengurus organisasi akibat pandemi virus COVID-19, dan
juga kegiatan yang diakhir maka kriteria keberhasilan kegiatan ini diantaranya kegiatan telah
dihadiri sebanyak 68% pengurus HIMA IPAI termasuk panitia, kegiatan dapat berjalan sesuai
dengan konsep namun kegiatan sempat ngaret sampai plan Q dan telah sesuai dengan konsep
secara umum, hambatan selalu ada namun telah diatasi dengan baik dan para panitia saling
mem-back up, peserta aktif dalam menyimak dan bertanya setelah laporan diberikan. Surat
Undangan Kegiatan telah disebar H-7 bersama dengan jarkoman reminder kegiatan, dan video
teaser berkoordinasi dengan bidang Komunikasi dan Informasi (KOMINFO), memperingatkan
para pimpinan agar hadir tepat waktu, perangkat acara benar-benar fix, memberi tahu para
pimpinan H-7 dan dikumpulkan power point pada H-4 sebelum kegiatan namun masih ada
bidang yang ngaret, telah membuat acara khusus untuk menarik para anggota menghadiri
kegiatan (doorprize, rewarding, dan pembuatan video), serta memutar lagu disaat menunggu
peserta yang belum hadir.
 LAPORAN KEGIATAN
BEM HIMA ILMU PENDIDIKAN AGAMA ISLAM
FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat: Gd. Geugeut Winda Lt. 2 Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154
Email : himaipai3764@gmail.com

4. Hambatan Kegiatan

Ada beberapa beberapa hambatan dalam pelaksanaan diantaranya, terdapat panitia yang
masih kurang berkontribusi baik pra maupun pelaksanaan kegiatan. Adanya amanah yang
berbarengan dengan kegitan ini sehingga adanya kurang totalitas, belum lagi kesibukan
akademik panitia yang mendekati untuk persiapan Ujian Akhir Semester (UAS). Sekretaris
yang awalnya diamanahi sakit sehingga Surat Undangan Kegiatan (SUD) hanya bisa
diselesaikan dan disebar di H-7. Dalam perencanaan terdapat beberapa panitia yang responnya
kurang tanggap karena berbagai kesibukan pribadi, maupun akademik. Ketua pelaksana sedikit
kesulitan dalam mengkoordinasikan panitia ketika persiapan kegiatan.
Ditengah kegiatan Master of Ceremony (MC) terkendala, dengan sehingga diambil alih
oleh ketua divisi acara namun diakhir kegitan Kembali bisa bergabung. Terdapat beberapa
panitia yang tak bisa menghadiri rapat evaluasi karena sakit (kemampuan fisik berbeda-beda)
dan urusan keluarga. Terdapat miskomunikasi dengan MC disaat pembuatan peraturan peserta.
Selama sela kegiatan ishoma peserta lambat dalam memasuki kembali room kegiatan sehingga
harus menunggu dan mem-follow up para peserta dan para pimpinan terlebih dahulu,
mengakibatkan acara ngaret sampai plan Q. Terdapat peserta atau pengurus BEM yang tidak
konfirmasi untuk tidak bisa menghadiri rapat kerja II (evaluasi akbar). Ada perangkat acara
yang terkendala dengan sinyal mengakibatkan penutupan tidak ditutup dengan pembacaan doa
penutup.
Kurang teliti saat menerima, membuat dan menyebarkan Term Of Reference (TOR).
Masih kurangnya kesadaran peserta (anggota BEM) untuk hadir tepat waktu dalam
pelaksanaan. Pembagian waktu yang kurang efisien dalam pematerian. Terdapat divisi yang
miskomunikasi antara ketua divisi dengan anggota. Terlambat menjarkomkan saat akan
diadakannya rapat dan kegiatan.

5. Rekomendasi Kegiatan

Berikut adalah rekomendasi yang diharapkan dalam evaluasi akbar selanjutnya, ketua
pelaksana dapat lebih merangkul dan mengingatkan panitia akan amanah yang telah diberikan
dan lebih selektif lagi dalam memilij atau membentuk kepanitiaan, lebih mengingatkan
komunikasi dengan panitia walaupun dalam keadaan online. Diharapkan peraturan panitia dan
 LAPORAN KEGIATAN
BEM HIMA ILMU PENDIDIKAN AGAMA ISLAM
FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat: Gd. Geugeut Winda Lt. 2 Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154
Email : himaipai3764@gmail.com

peserta dikirimkan pada saat H-1 atau H-2 sebelum kegiatan. Diharapkan ketua pelaksana dapat
menanyakan kondisi setiap pengurus, bangun kedekatan, jangan terlalu memporsir kinerja atas
amanah yang diembannya serta lebih tingkatkan lagi koordinasi. Lebih memperhatikan
penentuan tanggal pelaksanaan kegiatan dengan penuh pertimbangan. Pihak acara memang
harus betul-betul mempersiapkan rencana A, B, C dst. Kemudian menentukan tema dengan
penuh pertimbangan dan lebih berusaha keras agar acara yang dilaksanakan betul-betul sesuai
dengan tema yang sudah ditentukan, mengadakan pelatihan MC lebih sering menjelang hari-H,
menentukan konsep acara dengan penuh pertimbangan, lebih berkoordinasi lagi dengan panitia
yang lain karena hal ini sangat penting dilakukan, harus menyediakan waktu yang lebih lama
untuk rapat Evaluasi Akbar, lebih mematangkan konsepan doorprize, lebih cekatan dalam
menyediakan cadangan perangkat acara, serta mewajibkan bidang/personalia/lembaga untuk
menyiapkan pertanyaan yang diajukan untuk kegiatan evaluasi.

Saat acara berlangsung hendaknya anggota mencari tempat yang stategis dengan sinyal
yang bagus atau mengganti provider ke provider yang lebih baik, hendaknya anggota dapat
memfollow-up setiap hari dan juga lebih tegas kepada setiap bidang dan personalia atau
pengurus lainnya dalam pengumpulan power point, lebih cekatan dalam membuat jadwal dalam
penyebaran jarkoman sehingga anggota bisa fokus kepada handphone masing-masing dan bisa
langsung menyebarkan jarkoman. Serta lebih meningkatkan koordinasi dan komunikasi antara
anggota dalam penyebaran jarkoman. Diharapkan ketua pelaksana dapat lebih banyak merekrut
anggota yang siap bertugas dari awal sampai akhir kegiatan, memaksimalkan dan menentukan
anggota yang memiliki perangkat yang memadai baik dalam pra kegiatan sampai pasca
kegiatan, memilih tempat yang sekiranya memiliki jaringan yang bagus dan stabil, lebih dicari
dan dipertimbangkan kembali untuk bahan konten video dokumenter serta lebih tegas dalam
batas pengumpulan video agar tidak menghambat ke timeline berikutnya. Video dokumentasi
dapat dipublikasikan di YouTube HIMA IPAI CHANNEL sehingga diketahui oleh banyak
orang.
 LAPORAN KEGIATAN
BEM HIMA ILMU PENDIDIKAN AGAMA ISLAM
FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat: Gd. Geugeut Winda Lt. 2 Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154
Email : himaipai3764@gmail.com

C. Penutup

Demikian laporan kegiatan ini kami sampaikan, mohon maaf jika masih banyak
kesalahan dan kekurangan. Dan kami ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah
berkontribusi dan terlaksananya program kerja Evaluasi Akbar 2020 ini. Semoga segala
hambatan yang terjadi dapat dijadikan pelajaran bagi program kerja yang lainnya, dan semoga
rekomendasi kegiatannya dapat dipahami dan diperhatikan serta dapat menjadikan kedepannya
program ini berjalan lebih baik lagi. Aamiin.

Bandung, 20 Desember 2020

Ketua Pelaksana, Sekretaris Kegiatan,

Abdul Muhyi Deva Musthofal Hamdi

NIM 1902343 NIM 1903579

Mengetahui,
 LAPORAN KEGIATAN
BEM HIMA ILMU PENDIDIKAN AGAMA ISLAM
FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat: Gd. Geugeut Winda Lt. 2 Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154
Email : himaipai3764@gmail.com

Lampiran

A. Dokumentasi Kegiatan

B. Presensi Kegiatan
(Terlampir)

C. Pamflet
 LAPORAN KEGIATAN
BEM HIMA ILMU PENDIDIKAN AGAMA ISLAM
FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat: Gd. Geugeut Winda Lt. 2 Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154
Email : himaipai3764@gmail.com

D. Realisasi Anggaran Biaya

No Tanggal Keterangan Debit Kredit Saldo PJ

BEM HIMA
1 12/12/2020 Rp200.000,00 - Rp200.000,00 Nurul
IPAI
2 12/12/2020 PDD - Rp50.000,00 Rp150.000,00 Rifkhi
3 18/12/2020 Acara - Rp100.000,00 Rp50.000,00 Silmi
Saldo Rp50.000,00
 LAPORAN KEGIATAN
BEM HIMA ILMU PENDIDIKAN AGAMA ISLAM
FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat: Gd. Geugeut Winda Lt. 2 Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154
Email : himaipai3764@gmail.com

Kepada Yth,

..........................................

12 Desember 2020

HIMPUNAN MAHASISWA Di Tempat

ILMU PENDIDIKAN AGAMA ISLAM

Banyak
Nama Barang Harga JUMLAH
nya
1 Sewa Zoom Eval Rp50.000,00 Rp50.000,00
Akbar

Total Rp. Rp50.000,00

Tanda Terima, Hormat Kami,

(Nurul) ( Rifkhi )

Kepada Yt
 LAPORAN KEGIATAN
BEM HIMA ILMU PENDIDIKAN AGAMA ISLAM
FAKULTAS PENDIDIKAN ILMU PENGETAHUAN SOSIAL
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat: Gd. Geugeut Winda Lt. 2 Jl. Dr. Setiabudhi No. 229 Bandung 40154
Email : himaipai3764@gmail.com