Anda di halaman 1dari 3

Selamat sore tutor, ijin menyampaikan diskusi saya.

Nama : Ni Komang Trisnayanti


NIM : 042296764
Langkah-langkah penyelenggaraan agenda rapat efektif adalah sebagai berikut ini.
1. Perencanaan dan logistik rapat, yang pada tahap ini, kita melakukan hal-hal seperti
berikut.
 Bertanya pada kita sendiri: apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang
harus ada dan kita lakukan untuk mencapai maksud dan tujuan rapat?
 Menentukan siapa yang seharusnya hadir dalam rapat tersebut.
 Memastikan orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi
dalam rapat.
 Menyusun agenda dan menangani pendokumentasiannya.
 Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan
rapat, seperti materi presentasi, ruang untuk rapat, perlengkapan presentasi dan −
biasanya − konsumsi rapat.
2. Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat, yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari
maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini, kita memiliki 3 jenjang perencanaan, yaitu:
 Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh
dari satu rapat dan skenario seperti apa yang hendak kita jalankan dalam
penyelenggaraan rapat tersebut.
 Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dan rencana strategis. Di
sini kita membahas secara lebih detil misalnya skenario besar yang dibuat pada
perencanaan strategis kemudian diturunkan pada perencanaan yang lebih
operasional.
 Perencanaan fungsional yang berarti kita melakukan pembagian sumber daya
manusia yang ada untuk menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat
seperti siapa yang bertanggung jawab alas materi rapat, penyebaran undangan dan
orang yang mencatat keseluruhan proses dan hasil rapat.
 Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu melakukan
peninjauan-ulang untuk memastikan bahwa rencana kita memang bisa dijalankan
dengan baik.
3. Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario
rapat pada tahap perencanaan operasional. Tentu saja di sini yang kita perlukan adalah
penyelenggaraan rapat yang produktif, sehingga pada penetapan model rapat ini kita
memperhatikan:
 Model rapat apa pun pada dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa
banyak orang yang hadir dalam rapat, namun lebih pada apa yang akan dihasilkan
oleh rapat. Oleh sebab itu, kita jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat
dalam menetapkan model rapat yang kita selenggarakan.
 Sering kali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal
dalam perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita
perhatikan bukanlah berapa lama kita rapat melainkan seberapa baik kita
memanfaatkan waktu rapat.
 Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat
formal yang biasanya menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal
yang biasanya dilakukan untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-
katup komunikasi yang mampat.
 Prosedur rapat seperti apa yang hendak kita pilih. misalnya untuk pengambilan
keputusan apakah dilakukan secara musyawarah atau pemungutan suara. Bila
dilakukan pemungutan suara, bagaimana mekanisme pelaksanaannya. Bila
dilakukan musyawarah modal penyelenggaraan rapat. Untuk rapat formal
pengambilan keputusan tentu akan berbeda modelnya dengan rapat informal
untuk memecahkan kebuntuan di kalangan anggota satu tim.
 Langkah tindak lanjut,yang penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat
terselenggara dengan keputusan yang hanya menjadi catatan. Tidak ada langkah
lebih lanjut yang justru sangat penting.
4. Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan
rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada beberapa cara yang dapat kita lakukan
untuk mengumpulkan fakta dan informasi tersebut, yaitu:
 Kemutakhiran data yang tersedia secara berkala yang selanjutnya dapat dijadikan
bahan rapat atau menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir
tentang sesuatu seperti data pemasaran.
 Kelompok diskusi terfokus.
 Urun-rembug.
 Dialog.
 Konsultasi.
 Analisis kesenjangan dan kebutuhan.
 Analisis isu.
5. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, yang dilakukan dengan menetapkan
langkah-langkah sebagai berikut.
 Temu-kenal masalah dan merumuskan masalah.
 Pendekatan pemecahan masalah: berpikir linear-rasional atau lateral-kreatif yang
akan kita pakai.
 Gaya untuk pengambilan keputusan. musyawarah atau pemungutan suara.

Secara lebih praktis, kita bisa mengikuti langkah-langkah berikut, yang bisa menjadi panduan
bagi kita dalam merencanakan penyelenggaraan rapat bisnis yang efektif. Langkah-langkah
tersebut adalah sebagai berikut.
a. Memastikan apakah rapat memang perlu diselenggarakan. Haruskah permasalahan yang
kita hadapi diselesaikan melalui rapat atau diselesaikan secara individual.
b. Menentukan orang-orang yang akan diundang
c. Menetapkan waktu penyelenggaraan.
d. Menyusun agenda rapat. Bila agenda rapat itu memiliki sejumlah tujuan maka sangat
penting untuk menyusun prioritas bahasan rapat.
e. Menyebarkan agenda rapat terlebih dahulu pada orang yang akan diundang rapat
sehingga mereka bisa mempersiapkan diri dengan baik.
f. Mempersiapkan sarana audio-visual (rupa-rungu) seperti bagan, handout, slide,
transparansi start tayangan PowerPoint.
g. Rapat hendaknya dimulai tepat waktu meski beberapa orang belum hadir.
h. Hendaknya rapat di buku dengan langsung menjelaskan agenda pertemuan atau pokok
masalah dan membahas permasalahan yang lebih mudah dipecahkan baru kemudian
masalah yang lebih berat.
i. Menyediakan waktu yang cukup untuk pembahasan setiap isu yang dibahas.
j. Menunda diskusi sampai akhir rapat bila dalam rapat itu terjadi perdebatan yang
memakan waktu.
k. Menyebarluaskan notulasi rapat untuk mengingatkan setiap orang alas kesimpulan dan
rencana aksi yang disepakati melalui rapat.
Sumber : BMP EKMA4159 MODUL 7 HAL 7.6 – 7.15 EDISI 1

Anda mungkin juga menyukai