MAKALAH ADMINISTRASI PASCA PELAKSANAAN

PROYEK
Disusun untuk memenuhi tugas
Mata kuliah : Pengantar Administrasi Proyek

Dibuat Oleh :
Achmad fauzi (2018410001)
Fackur Firmansyah (2018410009)
Anas sholikin (2018410024)
Dandy Bayu (2018410031)
Bagus nc (2018410032)
Sani Bayu Perwito (2018410042)
moch. eko junaidi putra (2018410057)
moch rizal (2018410058)
Dimas Septian (201921410009)
Dimas Bayu Pratama (201931410014)
Dimas Eka Ramadhani (201921410017)

FAKULTAS TEKNIK
PRODI TEKNIK SIPIL
UNIVERSITAS DR. SOETOMO SURABAYA
TAHUN 2021
 PENGERTIAN ADMINISTRASI PASCA PELAKSANAAN PROYEK
Administrasi Pasca Pelaksanaan Proyek dilakukan saat proyek sudahselesai dilaksanakan.
Semua hal yang sudah dilakukan saat pelaksanaan, baikitu di kantor maupun di lapangan
di rangkum dalam format laporan yangnantinya harus bisa dipertanggung jawabkan.
Administrasi pasca pelaksanaan proyek sendiri dibagi menjadi 2, yaitu :
1. Laporan Kantor
2. Laporan lapangan

A. LAPORAN KANTOR
1. LAPORAN AKHIR PELAKSANAAN
Isi dari Laporan Akhir pelaksanaan adalah latar belakang organisasi,latar belakang
proyek, uraian pelaksanaan proyek, dampak proyek,dan kesimpulan dari proyek.
Kegunaan dari laporan ini adalah untukmenjadi refrensi untuk proyek-proyek
kedepannya.Berikut adalah sedikit penggalan dari laporan akhir pelaksanaan.

2. LAPORAN KEUANGAN

Secara umum laporan keuangan adalah laporan yang berisi data transaksi keuangan
perusahaan pada periode tertentu. Yang mana laporan tersebut harus dilaporkan dan
dipertanggungjawabkan sebagai pembahasan evaluasi untuk perkembangan usaha ke
depan.

Laporan keuangan dibuat untuk mengetahui kondisi finansial (untung atau rugi )
perusahaan setelah pekerjaan selesai, serta untuk control keluar masuknya dana kantor.
Mengingat pentingnya hal itu, maka laporan ini harus dibuat dengan tepat, cermat
dan diperlukan pertanggungjawaban yang diserahkan secara mutlak kepada orang
berkompeten dibidangnya, seperti seorang akuntan, berikut contoh laporan keuangan :

NERACA
NO NAMA AKUN POS DEBET KREDIT
AKUN
100 AKTIVA
101 Kas D 1.450.000 -
102 Bank D 5.500.000 -
103 Piutang D 5.500.000 -
104 Persediaan D 2.750.000 -
105 Sewa Dimuka D 400.000 -
106 Inventaris D 1.200.000 -
107 Akum. Peny. Inventaris D (300.000) -
200 KEWAJIBAN - -
201 Hutang Dagang K - 3.000.000
202 Hutang Lain-lain K - 1.000.000
300 EKUITAS - -
301 Modal K - 9.500.000
302 Laba Ditahan K - 1.500.000
Laba Bersih 1.500.000

JUMLAH 16.500.000 16.500.000

LABA RUGI
NO NAMA AKUN POS DEBET KREDIT
AKUN
400 PENDAPATAN
 301 Modal K - 9.500.000
302 Laba Ditahan K - 1.500.000
Laba Bersih 1.500.000

JUMLAH 16.500.000 16.500.000

LABA RUGI
NO NAMA AKUN POS DEBET KREDIT
AKUN
400 PENDAPATAN
401 Penjualan Barang K - 3.500.000
500 HARGA POKOK PENJUALAN - -
501 Harga Pokok Penjualan Barang D 1.750.000 -
600 BIAYA USAHA - -
601 Biaya Gaji D - -
602 Biaya Transport D 50.000 -
603 Biaya Sewa D 100.000 -
604 Biaya Penyusutan D 100.000 -
605 Biaya Lain-lain D - -

JUMLAH 2.000.000 3.500.000

Laba Bersih 1.500.000

3. LAPORAN AKHIR BAHAN, PERALATAN, DAN TENAGA

KerjaLaporan ini adalah laporan pertanggungjawaban dari seksi Logistikyang
berisikan semua rangkuman penggunaan bahan, peralatan, dan tenaga kerja.
B. LAPORAN LAPANGAN

1) LAPORAN PELAKSANAAN

Laporan yang harus disusun oleh Kontraktor pelaksana terdiri dari dua bagian, yaitu:
Pertama berupa laporan kemajuan proyek dan kedua laporan akhir proyek

• Laporan kemajuan proyek menyajikan uraian lengkap jalannya pelaksanaan proyek,

status pelaksanaan proyek di lapangan pada saat laporan dibuat, ketercapaian
indikator yang telah ditetapkan, hambatan/masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan
proyek. Laporan tersebut adalah laporan harian, laporan mingguan dan laporan
bulanan

Laporan sebaiknya disajikan dengan ringkas, jelas, dan runut dan dilampiri pula
dengan tabel, diagram, peta, gambar, dan/atau foto-foto kegiatan untuk memperjelas
uraian yang dilakukan. Yang dimaksud dengan Jelas disini adalah laporan yang
disusun dapat membuat pembaca dengan cepat dan mudah mengetahui jalannya
proyek, permasalahan yang dihadapi, metode pemecahan masalah yang digunakan,
dan hasil yang dicapai; sedangkan yang dimaksud dengan runut adalah laporan
disusun berdasarkan tanggal dan waktu pelaksanaan.

• Laporan akhir proyek menyajikan selain uraian lengkap jalannya pelaksanaan proyek,
status pelaksanaan proyek di lapangan pada saat laporan dibuat, ketercapaian
indikator yang telah ditetapkan, hambatan/masalah yang dihadapi dalam pelaksanaan
proyek dan status penggunaan dana yang dilampiri dengan kuitansi asli, juga evaluasi
dampak proyek terhadap peningkatan kapasitas masyarakat dalam melestarikan
lingkungan dan peningkatan kualitas lingkungan phisik.

2) DOKUMENTASI PEKERJAAN
pengertian dokumentasi adalah aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan
pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk
mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya
kepada pengguna.
Selain itu, dokumentasi merupakan suatu aktivitas atau proses penyediaan dokumen-
dokumen dengan menggunakan bukti dan lampiran kontrak yang akurat.
Dokumentasi harus dilaksanakan secara berkala, yaitu : awal pekerjaan, proses
pekerjaan (0%, 25%, 50% sampai selesai ), dan selesai pekerjaan (foto keadaan bangunan
setelah selesai 100 %)

3) PEMBUATAN SHOP DRAWING DAN AS BUILD DRAWING

➢ SHOP DRAWING

Pengertian shop drawings:

 gambar Teknik/kerja;
 dibuat oleh kontraktor dalam pelaksanaan proyek konstruksi bangunan;
 sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan;
 mengacu pada gambar kontrak yang dibuat oleh konsultan perencana.

dalam proyek skala besar seperti gedung bertingkat tinggi atau infrastruktur, gambar
dibuat dengan ukuran kertas A3.

Tujuan Shop Drawings: Shop drawings dibuat untuk menyediakan informasi yang
membantu memberikan konfirmasi maksud dari rancangan dan untuk memberikan
informasi kepada pemasok, perakit, atau produsen dalam membuat komponen yang
dibutuhkan.

Alur pembuatan gambar shop drawings:

• Kontraktor melihat gambar kontrak/for contruction dan RKS sebagai dasar
pembuatan gambar kerja.
• Dari file soft copy gambar kontrak diolah oleh kontraktor menyesuaikan kondisi
lapangan, RKS, dan site instuction terbaru dari owner. Gambar tersebut dilengkapi
secara bentuk dan ukuran sehingga lebih lengkap dan jelas.
• Kontraktor mengajukan gambar kerja yang sudah dibuat kepada manajemen
konstruksi/konsultan pengawas.
• Konsultan MK/pengawas menyetujui atau menolak,jika ada yang kurang jelas maka
bisa meminta persetujuan konsultan perencana/owner.
• Gambar yang sudah disetujui oleh konsultan MK/pengawas dikembalikan kepada
kontraktor.
• Kontraktor mendistribusikan shop drawings kepada personil lapangan seperti
uitzet/pengukuran,pelaksana, sub kontraktor, mandor atau pihak lainya yang
berkepentingan dengan gambar tersebut.

➢ AS BUILT DRAWING

Pengertian As built drawings:

• As Built Drawing adalah gambar yang dibuat sesuai kondisi terbangun di lapangan
yang telah mengadopsi semua perubahan yang terjadi (spesifikasi dan gambar)
selama proses konstruksi yang menunjukkan dimensi, geometri, dan lokasi yang
aktual atas semua elemen proyek.

Tujuan As built drawings:

• sebagai pedoman pengelolaan dalam pengoperasian dan perawatan bangunan yang
dibuat dari shop drawing dan telah mengadopsi perubahan yang dilakukan pada
 saat konstruksi dimana perubahan tersebut ditandai secara khusus. As Built
Drawing dibuat oleh kontraktor dengan persetujuan Penyedia Jasa / Pengguna Jasa
melalui proses cek oleh konsultan MK/pengawas.

➢ SERAH TERIMA DAN PEMERIKSAAN PEKERJAAN

Setelah Penyedia menyelesaikan pekerjaannya, maka pekerjaan tersebut diserahkan

kepada PPK, tetapi sebelum PPK menerimanya, PPK memerintahkan PPHP untuk memeriksa
hasil pekerjaan.
Untuk pengadaan Jasa Konsultansi, pemeriksaan pekerjaan dilakukan oleh PPHP
setelah berkoordinasi dengan Pengguna Jasa Konsultansi yang bersangkutan. Sedikit ada
perbedaan untuk Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Lainnya yang ditetapkannya Penyedia
melakukan pemeliharaan atas hasil pekerjaan selama masa yang ditetapkan dalam Kontrak,
sehingga kondisinya tetap seperti pada saat penyerahan pekerjaan. Dengan adanya
pemeliharaan maka PPHP melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan 2 (dua) kali yaitu setelah
pekerjaan selesai 100% (seratus perseratus) dan jika masa pemeliharan telah selesai. Masa
pemeliharaan paling singkat untuk pekerjaan permanen selama 6 (enam) bulan, sedangkan
untuk pekerjaan semi permanen selama 3 (tiga) bulan.

Mekanisme Serah Terima Dari Penyedia Kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
1. Setelah pekerjaan selesai 100% (seratus persen), Penyedia mengajukan permintaan
secara tertulis kepada PPKm untuk penyerahan pekerjaan.
2. Dalam rangka penilaian hasil pekerjaan, PPKm mengajukan permohonan
pemeriksaan pekerjaan dimaksud kepada PPHP.
3. PPHP melakukan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan oleh
penyedia dan telah diperiksa oleh Tim Teknis OPD ( Direksi Lapangan dan
Konsultan Pengawas) yang diketahui PPKm. Apabila terdapat
kekurangankekurangan dan/atau cacat hasil pekerjaan, penyedia wajib
memperbaiki/menyelesaikannya sebagaimana yang disyaratkan dalam
kontrak/SPK dan bukti pendukung (MC 100, Asbuild Drawing , Adendum Kontrak
terakhir, jika ada, dll).
4. PPKm menerima penyerahan pertama pekerjaan setelah seluruh hasil pekerjaan
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan kontrak dan diterima oleh PPHP.
5. Pembayaran dilakukan sebesar 95% (sembilan puluh lima per seratus) dari nilai
kontrak/SPK, sedangkan yang 5% (lima per seratus) merupakan retensi selama
masa pemeliharaan sepanjang masa pemeliharaan tidak melampaui Tahun
Anggaran berjalan, atau pembayaran dilakukan sebesar 100% (seratus per seratus)
dari nilai kontrak dan penyedia harus menyerahkan Jaminan Pemeliharaan sebesar
5% (lima per seratus) dari nilai kontrak dalam hal masa pemeliharaan melampaui
Tahun Anggaran berjalan.
6. Penyedia wajib memelihara hasil pekerjaan selama masa pemeliharaan sehingga
kondisi tetap seperti pada saat penyerahan pertama pekerjaan.
7. Setelah masa pemeliharaan berakhir, penyedia mengajukan permintaan secara
tertulis kepada PPKm untuk penyerahan akhir pekerjaan.
8. PPKm menerima penyerahan akhir pekerjaan setelah penyedia melaksanakan
semua kewajibannya selama masa pemeliharaan dengan baik. PPKm wajib
 melakukan pembayaran sisa nilai kontrak yang belum dibayar atau mengembalikan
Jaminan Pemeliharaan.
9. Apabila penyedia tidak melaksanakan kewajiban pemeliharaan sebagaimana
mestinya, maka PPKm berhak menggunakan uang retensi untuk membiayai
perbaikan/pemeliharaan atau mencairkan Jaminan Pemeliharaan.
4) 10.Penyedia yang tidak menandatangani berita acara serah terima akhir pekerjaan
dimasukkan dalam Daftar Hitam (Black List).

Adapun pada saat proses penyerahan pertama hasil pekerjaan ini, kelengkapan dokumen
yang harus dilengkapi oleh PPKm adalah sebagai berikut :
a. Kontrak (beserta perubahannya jika ada).
b. Permintaan tertulis dari Penyedia kepada PPKm untuk penyerahan pekerjaan.
c. Surat Permohonan Pemeriksaan Pekerjaan dari PPKm kepada PPHP.
d. Berita Acara Serah Terima Pertama (PHO/P1) yang ditandatangani oleh PPKm dengan
Penyedia, dengan dilampiri sekurang-kurangnya :
• Berita acara pemeriksaan hasil pekerjaan yang dibuat oleh PPHP.
• Foto visual kemajuan pekerjaan (sekurang-kurangnya 0%, 50% dan 100%).
• As build drawing.
• Hasil Uji Lab yang diperlukan sesuai dengan Jenis Pekerjaan (sebagaimana ditetapkan
dalam kontrak).
• Laporan-laporan selama pelaksanaan pekerjaan (harian, mingguan dan bulanan
yang telah diketahui dan dibenarkan oleh unsur pengawasan, misal konsultan
pengawas,direksi lapangan dan diketahui PPKm).
e. Jaminan Pemeliharaan atau bukti pembayaran 95% (sembilan puluh lima per seratus) dari
nilai kontrak (fotocopy SP2D). Adapun pada saat proses penyerahan akhir hasil pekerjaan
ini, kelengkapan dokumen yang harus dilengkapi oleh PPKm adalah sebagai berikut :
• Permintaan tertulis dari Penyedia kepada PPKm untuk penyerahan akhir pekerjaan
(final hand over).
• Berita Acara Serah Terima Akhir antara penyedia dengan PPKm.
• Bukti pengembalian Jaminan Pemeliharaan atau pembayaran uang retensi sebesar
5% (lima per seratus) dari nilai kontrak.