1.

4 Define – Gate Review

Define Measure Analyze Improve Control

Gate Review

Gate
review
Tujuan Belajar

• Memahami definisi dan tujuan Gate Review

• Memahami kapan Gate Review harus dilakukan
• Memahami ekspektasi pada setiap fase D-M-A-I-C
• Memahami bagaimana Gate Review disusun dan siapa
yang wajib menghadiri Gate Review
• Memahami karakteristik Gate Review yang baik
Apakah Gate Review?

• Suatu acara resmi yang harus dilalui setiap proyek di tiap

fase D-M-A-I-C yang terdiri atas presentasi, tanya-jawab
dan diskusi
• Gate Reviews harus termasuk diskusi perubahan-
perubahan dalam jadwal, asumsi, resiko, keuntungan
keuangan, dan persyaratan sumber daya
Apakah Gate Review?

• Gate review berakhir dengan keputusan “Go/No-Go”

oleh Sponsor dan/atau Deployment Manager
– Jika “Go”, tanggal dan lokasi untuk Gate Review
berikutnya harus diatur oleh group dan
didokumentasikan dalam Project Plan
– Jika“No-Go”, proyek dapat dihentikan atau
menentukan tindakan lanjutan untuk dapat melewati
gate dengan sukses
Mengapa Menggunakan Gate Reviews?

• Memastikan kesesuaian sasaran, ruang lingkup dan

perkembangan proyek dengan harapan pihak yang
berkepentingan
• Menjaga keberhasilan proyek
• Mengidentifikasi hambatan-hambatan yang harus
diselesaikan oleh Sponsor proyek/Stakeholder/Pemilik
Proses
• Memastikan dukungan sumber daya yang sesuai untuk
proyek
• Menyediakan tinjauan manajemen dan persetujuan
untuk “langkah berikut” dalam rencana tindakan tim
Keuntungan Gate Reviews

• Menyediakan Kesempatan
• Memastikan kesesuaian yang
untuk “High Impact Coaching”
berkelanjutan dalam organisasi
bagi GB
• Membagi pengalaman “Best
• Membantu menetapkan
Practices”
Milestone utama dalam Project
Plan • Sharing pelajaran yang didapatkan
selama proyek
• Mencegah pengerjaan ulang
proyek • Showcase Proyek
• Mencegah awal yang salah • Titik resmi untuk intervensi
• Menimbulkan “Buy-In” • Titik resmi untuki penerimaan
• Pelaporan status yang resmi • Dan masih banyak lagi lainnya…
• Menekankan resiko, persoalan
dan kebutuhan sumber daya
Kapan Melakukan Gate Review

• Define – Setelah menentukan tim

• Measure – Setelah semua data dari keadaan yang ada telah
dikumpulkan dan sistem pengukuran telah divalidasi
• Analyze – Setelah sumber-sumber variasi telah dipersempit
• Improve – Setelah perbaikan yang ditargetkan atau signifikan telah
tercapai
• Control – Setelah perubahan diimplementasikan
• Validate – Harus membutuhkan waktu 3 bulan sesudah proyek
diselesaikan. Merupakan perpanjangan dari fase Control
• Sustain (Optional) – Setelah semua keuntungan telah diverifikasi
dan proyek terdokumentasi dengan penutupan oleh Sponsor
(Umumnya 12 bulan setelah validasi Gate)
Ekspektasi untuk Fase Define

• Kesepakatan proyek telah didiskusikan bersama Sponsor

proyek untuk memastikan sasaran, asumsi dan ruang
lingkup proyek telah dimengerti dnegan jelas.
• Pernyataan Masalah dengan jelas menentukan
“masalah” yang dirasakan pelanggan, perbedaan kinerja
yang selama ini ada dan ekspektasi kinerja pelanggan.
• Dampak bisnis secara jelas mengidentifikasi
keuntungan finansial yang diharapkan tercapai dengan
proyek dan menjelaskan bagaimana proyek mendukung
strategi dan tujuan organisasi.
Ekspektasi untuk Fase Define (Lanj.)

• Matrik utama secara jelas mengidentifikasi output matrik

yang utama (Y) yang akan diperbaiki, hubungan Y = f(x),
tujuan Y yang dinyatakan adalah realistis, dan output
matrik berhubungan dengan keuntungan finansial.
• SIPOC Map menetapkan batas-batas proyek dan
input/output utama yang ditentukan dalam ruang lingkup
proyek.
• Pihak-pihak utama yang terkait pada perusahaan telah
diidentifikasi dan Rencana Komunikasi telah ditetapkan
bersama untuk menjaga agar mereka tetap mendapat
informasi tentang perkembangan dan persoalan dalam
proyek.
Ekspektasi untuk Fase Define (Lanj.)

• Tim proyek telah dipilih Pihak-pihak utama yang terkait

dan rangkaian keahlian telah disampaikan, dan tim telah
ditetapkan.
• Project Plan menetapkan jadwal proyek keseluruhan
(maksimal enam bulan (lebih baik 3-4 bulan), tanggal
Gate Review, dan beberapa detil yang terkait dengan
fase Define & Measure
Ekspektasi untuk Fase Measure

• Value Stream Map telah dikembangkan dan dianalisa untuk

identifikasi area fokus yang kritis dan peralatan-peralatan yang
sesuai untuk proyek.
• Input, proses, dan output utama telah diidentifikasi dan
berhubungan dengan VSM.
• Definisi operasional telah dikembangkan dengan
menetapkan cara pengukuran output matrik utama (Y).
• Sebuah rencana pengumpulan data (Data Collection Plan)
mencakup input, proses, dan output utama matrik yang telah
dikembangkan.
• Data yang memadai telah dikumpulkan untuk pengukuran
kinerja proses dasar.
Ekspektasi untuk Fase Measure (Lanj.)

• Data yang memadai telah dikumpulkan untuk pengukuran

kinerja proses
• Control Chart telah digunakan untuk menetapkan stabilitas
proses dan penyebab variasi khusus telah diidentifikasi dan
dipisahkan untuk memberikan gambaran akurat mengenai
proses.
• Process Capability telah diperiksa dan sasaran proyek (rata-
rata/shift, mengurangi variasi, atau keduanya) telah
dinyatakan dengan jelas.
• Tujuan, ruang lingkup dan keuntungan dari kesepakatan
proyek telah diperbarui sesuai kebutuhan.
• “Perbaikan Cepat” Quick Win atau proyek Kaizen yang tepat
telah diidentifikasi untuk implementasi.
Ekspektasi untuk Fase Analyze

• “Perbaikan Cepat” Quick Win telah diimplementasikan

untuk mulai mendapatkan hasil yang terukur dari proyek.
• Hambatan pada output utama (Y) telah dipisahkan pada
peta proses dan hubungan potensial sebab-akibat telah
diidentifikasi.
• Daftar hubungan sebab dan akibat telah diidentifikasi,
dipersempit dan diprioritaskan untuk fokus pada akar
penyebab utama (Xs) yang mempengaruhi output matrik
utama (Y).
Ekspektasi untuk Fase Analyze (Lanj.)

• Analisa terukur telah dilakukan pada variabel input

utama (significant-X) untuk secara statistik menentukan
kekuatan hubungan mereka dengan output metrik utama
(Y).
• Variabel input utama yang paling signifikan (critical-X)
telah diidentifikasi dan diprioritaskan berdasarkan
hubungan dengan output matrik utama (Y).
• Akibat dari kerumitan proses dan antrian telah
dipertimbangkan dalam menganalisa hubungan input
utama hingga output utama.
Ekspektasi untuk Fase Improve

• Hubungan antara X kritis dan output utama (Y) telah

diukur dengan menggunakan percobaan aktif seperti
Design of Experiments (DOEs).
• Solusi potensial telah dikembangkan, dievaluasi dan
dioptimalkan berdasarkan efektifitas yang berdampak
pada output utama, kekuatan pada variasi, kemudahan
implementasi dan penerimaan pemilik proses.
• “To Be” Value Stream Map telah dikembangkan untuk
menilai dan mendokumentasikan dampak dari solusi
yang dipilih pada proses.
Ekspektasi untuk Fase Improve (Lanj.)

• Pilot Plan dikembangkan dan diimplementasikan untuk

mengukur dan memvalidasi dampak pada solusi yang
dipilih.
• Hasil fase “Improve” dibandingkan dengan kinerja
proses dasar (baseline) dari fase “Measure” untuk
memastikan bahwa tujuan proyek yang ditargetkan telah
tercapai dan secara statistik dipastikan dengan data.
• Project Plan diperbarui dan sekarang menggabungkan
semua usaha untuk memindahkan tanggung jawab
(Project Transition) kepada Pemilik Proses dalam fase
“Control”.
Ekspektasi untuk Fase Control

• Mistake Proofing digabungkan dalam proses akhir jika

memungkinkan.
• Control plan, Rencana Implementasi, SOP, Rencana
Pelatihan, dsb. telah dikembangkan dan
diimplementasikan.
• Statistical process controls atau mekanisme
penelusuran lainnya disediakan untuk memastikan
perbaikan yang diperoleh terpelihara.
Ekspektasi untuk Fase Control (Lanj.)

• Solusi Perbaikan Akhir telah digabungkan ke dalam

organisasi proses dan perbaikan yang diperoleh akan
dipelihara.
• Hitung ulang Financial Impact
• Kesempatan di masa mendatang untuk perbaikan proses
telah dikomunikasikan di dalam organisasi seperlunya.
• Reward and Recognition tim diadakan untuk memberi
penghargaan atas prestasi mereka.
Presentasi Gate Review

• Presentasi Gate Review harus meliputi topik berikut ini :

– Project Charter, Tujuan, Tim proyek, dll.
– Perkembangan proyek
• Aktual vs. Rencana
• Metode yang sederhana dengan membuat grafik dari status “Merah,
Kuning, Hijau” dari aktivitas utama
– Penyampaian DMAIC
• Metode, Data, hasil,
• Kesimpulan
• Perubahan Asumsi, Keuntungan Keuangan, dll
– Langkah-langkah berikutnya
– Hambatan, Masalah dan Sumber daya yang dibutuhkan
– Rekomendasi
Siapa yang harus hadir ?

• Green Belt Wajib

• Sponsor proyek Wajib
• Pemilik Proses Wajib
• Tim proyek Wajib

• Stakeholders/Pihak terkait Wajib

• Champion Wajib

• Anggota/Staf Senior Sangat disarankan

• Master Black Belt Disarankan
• Value Chain Partners Disarankan
Karakteristik Gate Review yang Baik

• Presenter tim perbaikan meninggalkan kesan didukung

dan dihormati.
• Presenter meninggalkan kesan dibantu, bukan dihalangi.
• Peninjau meninggalkan kesan efektif.
• Peninjau dan presenter mempelajari sesuatu yang baru
tentang proyek perbaikan.
• Peninjau dan presenter mempelajari sesuatu tentang
metode dan alat perbaikan mutu.
Karakteristik Gate Review yang Baik
(Lanj.)
• Presenter dan peninjau merasa mereka dapat terbuka
dan jujur.
• Peninjau memperbaiki pendengaran, usaha, pertanyaan
dan keahlian dalam memberikan saran.
• Peninjau dan presenter meninggalkan acara dengan satu
pandangan yang jelas tentang arah ke depan dan
keuntungan finansial.
• Peninjau dan presenter meninggalkan kesan bahwa
aktivitas ini merupakan waktu yang berguna bagi
mereka.
Takeway

• Gate review diperlukan untuk menjaga agar project

sesuai dengan rencana
• Gate review juga bisa dipakai sebagai tempat bagi
Green Belt untuk mendapat dukungan dan sumber daya
dari management