1.

3 Define – Project Management

Define Measure Analyze Improve Control

Project Planning

Rapat Tim

Intro to Execution Lab (R)

Project
Management
Tujuan Pembelajaran

• Memahami bagaimana perencanaan proyek dibuat

• Belajar tools untuk perencanaan proyek yang efektif
• Mengerti bagaimana DMAIC dalam proyek
• Mengerti bagaimana rapat yang efektif
Dasar Perencanaan Proyek

Perencanaan proyek adalah sekumpulan milestone dan

aktivitas yang ditandai dengan penyelesaian yang efektif
• Tugas dan milestone yang jelas
• Tanggal mulai dan tanggal berakhirnya setiap tugas dan sub
tugas
• Sumber daya yang dibutuhkan dalam menjalankan tugas/
aktivitas
Milestone dalam Six sigma:

Define Measure Analyze Improve Control

Elemen – Elemen Perencanaan Proyek

milestone Resource Durasi

Tasks

Subtask

Mulai dan akhir

proyek % selesai
Software Perencanaan Proyek

• Microsoft Project  Software perencanaan yang umum dipakai.

• Execution Lab  Software Perencanaan dan pengelolaan proyek yang

sudah dikustomisasi sesuai dengan fase dalam six sigma. Dibuat secara
real time yang user friendly
Define Measure Analyze Improve Control

Project Management

Rapat Tim

Intro to Execution Lab (R)

Project
Management
Rapat Tim

Rapat yang efektif itu produktif

– Pastikan bahwa rapat memiliki agenda yang berguna– Fokus
pada menyelesaikan tugas yang berhubungan dengan tim
(brainstorming, fishbone, membangun solusi, dll.)
- Membuat rapat yang tepat waktu – Lakukan rapat tepat waktu
setelah menerima informasi penting
– Usahakan agar rapat sekecil mungkin– Pilih hanya peserta
yang terlibat secara langsung dan mampu berperan efektif
sesuai agenda
– Realistis atas lama rapat – Maksimal Satu Jam adalah
pedoman yang baik.
Rapat Tim (Lanj.)

Rapat yang efektif adalah produktif:

– Informasikan kepada peserta sebelumnya mengenai tujuan,
agenda, dan sasaran, sehingga mereka dapat mempersiapkan
diri.
– Buka rapat secara positif – Kesuksesan jangka pendek atau
penyelesaian tahap-tahap penting
– Perkenalkan anggota jika ada anggota baru
– Pertahankan rapat dalam perspektif – Sesuai dengan agenda,
sesuai dengan jadwal
– Rangkum setelah selesai – Pastikan seluruh tugas/aktivitas
memiliki nama dan batas waktu
Define Measure Analyze Improve Control

Project Management

Rapat Tim

Intro to Execution Lab (R)

Project
Management
Tujuan Belajar

• Memahami tentang Execution Lab

• Bagaima mengelola project dengan bantuan program
Execution Lab
Pengenalan Execution Lab

• Execution Lab Dikembangkan sejak 2009 dan dibuat untuk

membantu para project leader dan anggotanya dalam melakukan
aktivitas perbaikan
• Execution Lab dibuat user-friendly, setiap fase dalam six sigma
diberikan langkah-langkah yang harus dilewati oleh project
• Execution Lab juga berfungsi sebagai social media dimana setiap
orang yang terlibat dalam aktivitas perbaikan dalam organisasi,
dapat saling berinteraksi
 Tampilan Awal Setelah Login

MENU BAR

Apakah ada
teman yang
meminta
Wall “request”

Data
keterlibatan
dalam project
Mengelola Project Profile

Project
phase

Project step

Form isian
(charter)
Mengatur/ Membuat Jadwal Rapat
Feature Champion

Dashboard adalah
rangkuman financial
statement seluruh project
dalam organisasi

Laporan perkembangan
project

Laporan Analisa resiko

Workshop: Execution Lab

• Tujuan:
– Memahami bagaimana mengelola proyek perbaikan
• Instruksi:
– Dengan menggunakan bantuan Execution Lab lengkapi project
charter anda
Takeway

• Agar project dapat berjalan dengan baik diperlukan

project planning dan project management
• Rapat yang efektif akan menjaga momentum agenda
dan menghemat waktu dan tenaga
• Execution Lab adalah program/ software yang
membantu kita untuk mengelola project dan berinteraksi
dengan anggota tim dan champion