MAKALAH MANAJEMEN LOGISTIK

Mengidentifiikasi Perencanaan Logistik,

Penyimpanan Barang di Gudang.

KELOMPOK 2

DISUSUN OLEH :

 Nurani Rahmadiati (22200026)

 Fatma Soleha (22200030)
 Ursula Suryati Anut (22200087)

D3 ADMINISTRASI BISNIS

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA

 2021
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Gudang adalah Bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang. Dalam
pengertian adalah temapat penyimpanan dan bagian dari logistic dalam suatu aktifitas
perusahaan sebagai media tempat penyimpanaan asset produksi atau penjualan yang akan
menjadi salah satu tempat pelayanan terhadap costumer ataupun produksi. Dalam
perusahaan tataletak sebuah gudang sangatlah di perhitungkan karena akan mempengaruhi
jalur operasional sebuah perusahaan. Tujuan dari sistem pergudangan adalah untuk
mengurus dan menyimpan barang- barang yang siap untuk didistribusikan dan disalurkan.
Melalui perancangan gudangyan g baik dapat meminimalkan biaya pengadaan dan
pengoperasian sebuah gudang sertatercapai kelancaran pada proses pendistribusian barang
dari gudang ke konsumen.Faktor-faktor yang mempengaruhi tingkat kepuasan konsumen
adalah harga produk yang murah, mutu produk yang tinggi dan waktu pengiriman yang
tepat. Salahsatu cara yang dapat dilakukan agar faktor tersebut dapat terpenuhi adalah
melakukan perancangan tata letak gudang yang baik.
Kompetensi bisnis yang semakin tajam, serta perkembangan komunikasi dan
transportasi, memotivasi pelaku usaha untuk mengelola lebih mengefisiensikan
pergudangannya. Semua aktifitas warehousing harus dapat menciptakan output level yang
tinggi kepada semua customer tetapi dengan input pengelolaan yang seminimum mungkin.
Bagian gudang bertanggung jawab dalam menjaga serta mengatur keluar masuknya barang
didalam gudang. Gudang terbagi menjadi 3 bagian yakni gudang bahan baku, gudang
peralatan dan gudang produk jadi.. proses bisnis yang terjadi pada pergudangan terdiri dari
proses penyimpanan (receiving), proses penempatan (put away), proses penyimpanan
(storage), proses pengambilan (order picking) dan proses pengiriman(shipping).
Permasalahan yang timbul dalam pergudangan ini adalah efisiensi kinerja gudang dengan
indicator proses bisnis yang ada didalam gudang. Efisiensi dan efektifitas dari sebuah
gudang akan menjadi suatau pelayanan yang baik jika system berjalan dengan baik.
Beberapa perihal yang berkaitan dengan alur dan laju sebuah perusahaan dengan gudang di
 antara lain adalah penerimaan dan pengeluaran barang agar mudah mengidentifikasi,
penempatan maksimal, pengontrolan biaya perawatan barang gudang, control identifikasi
barang, efisiensi kebutuhan dan permintaan barang. Untuk mengukur kinerja suatu gudang
di sebuah perusahaan, indikator yang biasa digunakan adalah dari segi ekonomi, segi
kualitas produk, atau dari segi pelayanannya, seperti menurut Fama (1978) nilai
perusahaan akan tercermin dari harga sahamnya. Selama ini penilaian mengenai kinerja
perusahaan telah banyak dibahas, namun jarang sekali yang menilai berdasarkan tingkat
efisiensinya. Di lain pihak, pemahaman akan kinerja efisiensi distribusi perusahaan mutlak
diperlukan dalam situasi persaingan industri yang semakin ketat. Efisiensi merupakan
salah satu parameter kinerja yang menggambarkan kinerja secara keseluruhan dari suatu
organisasi. Dalam jurnalnya Septiani (2015) menyatakan bahwa perbandingan terbaik
antara input (masukan ) dan output (hasil), antara keuntungan dengan biaya (antara hasil
pelaksanaan dengan sumber yang digunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang
dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Kemampuan menghasilkan output yang
maksimal dengan input yang ada merupakan ukuran kinerja yang diharapkan. Dengan
diidentifikasikannya alokasi input dan output, dapat dianalisis lebih jauh untuk melihat
penyebab ketidakefisienan (Astoeti Wahjoe Widiarti, 2015).
1.2 Tujuan

1.    Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistic.

2.    Menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk menjamin keamanan

barang maupun menyediakan piranti pertanggungjawaban pengelolaan penggudangan.

3.    Melakukan penyimpanan logistic secara tepat sehingga logistic yang ada mudah
dicek, ditemukan dan diambil.

4.    Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin kemanan dan
keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang berkepentingan.

5.    Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak
sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai (ready for use).

1.3 Manfaat
 1. Bagi peneliti

Dapat mengaplikasikan ilmu perkuliahan secara nyata dengan kondisi yang ada terutama
kaitannya dalam bidang distribusi.

2. Bagi peneliti lain

Sebagai bahan refrensi untuk penelitian penelitian selanjutnya, khususnya untuk

penyelesaian kasus yang berkaitan dengan distribusi.

3. Bagi perusahaan

Sebagai bahan masukan dan informasi perusahaan untuk mengetahui tingkat efisiensi
distribusi.

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian

Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan,

penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan
logistik dan peralatan logistic agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.

  Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bwahi bahwa kegiatan penggudangan
tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih
dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian,
serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan
tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas
dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

2.2 Mekanisme Pergudangan

  Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:

1. Penerimaaan

Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik danperalatan di

gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:
 a    Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan
yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.

b    Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan

oleh petugas yang bersangkutan.

2. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di

gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:

a. Penempatan sesuai dengan denah.

b. Aman dari pencurian.

c. Aman dari gangguan fisik.

d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas dan
kuantitas.

e. Aman dari kebakaran.

f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap
terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara
efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:

a.    5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus menerus).

b.    First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah
yang pertama harus keluar.
 c.    First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama
kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan
logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima
lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih
awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa
kadaluwarsanya mungkin lebih awal.

d.    Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai
dengan ketentuan.

4. Pendistribusian

Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan

peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses
serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah terima.
Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan penanggulangan
bencana.

5. Pengendalian

Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan masuk

keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan
dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel. Pengendalian
dilaksanakan dengan menggunakan formulir dala lampiran.

6. Penghapusan

a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan peralatan

dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari tanggung jawab
berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.
 b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :

1)    Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas

terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk
dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2)    Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan lain-

lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.

3)    Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

c. Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut :

1)    Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-
alasannya.

2)    Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu
sampai pelaksanaan pemusnahan.

3)    Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan dihapuskan.

4)    Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui
Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.

5)    Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik

dan peralatan yang akan dihapuskan.

6)    Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang berwenang.

7)    Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari pejabat
yang berwenang.

2.3 Macam-Macam Gudang

Dilihat dari bentuk fisiknya dibedakan menjadi :

a    Gudang tertutup

 Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk
lalu lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan barang.

b    Gudang terbuka

�    Gudang terbuka tidak diolah

Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan tanpa diperkeras.

�    Gudang terbuka diolah

Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang diperuntukkanbagi
logistic yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca.

c    Gudang semi tertutup

Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan

diperuntukkan untuk menyimpan logistic yang memerlukan pertukaran udara
maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap tanpa udara.

Selain dilihat dari bentuk fisik bangunan, juga bisa dibedakan berdasarkan fungsinya.
Misalnya gudang operasional, gudang perlengkapan, gudang pemberangkatan dan
gudang musiman. Secara lebih spesifik, gudang dapat dibedakan atas dasar barang-
barang yang disimpan di dalamnya. Berdasarkan pembedaaan ini dapat kita kenal
adanya gudang alat tulis, alat medis, BBM, tenun, alat rumah tangga, teknik maupun
gudang rosokan.

2.4 Tata Ruang Gudang

Perencanaan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan

segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang
tersebut. Sehubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tata ruanng gudang yang harus
diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut adalah sebagai berikut.

1.    Asas Jarak Terpendek

Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehinggan pelaksanaan

kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek
mungkin.
 2.    Asas mengalirnya Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur dari
satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, aik dengan metode FIFO (First In
First Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang, harus
dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Fisrt Out) yakni
pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan
dari gudang.

3.    Asas Memudahkan Pengawasan

Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas

pelaksanaan pengaturan barang.

4.    Asas Fleksibelitas Ruangan

Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada
gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.

5.    Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar

Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya diletakkan

di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.

Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut, untuk melancang
dan melaksanakan penataan ruang gudang, penting memperhatikan beberapa pedoman
yang meliputi berikut ini

1.    Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan pengecekan
barang masuk. ruang ini berfugsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan
dimasukkan ke dalam gudang. Dengan demikian. secara fisik maupun administratif
barang-barang yang dimasukkan ke dalam gudang dapat dipertanggungjawabkan.
 2.    Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha untuk melakukan
kegiatan-kegiatan administratif penggudangan guna menjamin ketertiban administratif,
penyediaan peranti pengawasan barang dalam gudang dan keamanan barang.

3.    Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk menampung barang-
barang yang segera digunakan maupun sering digunakan/diminta oleh unit kerja.
keberadaan ruang sangat penting karena selain untuk menjaga keamanan barang, juga
bisa mendukung kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja
yang membutuhkan. Kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit
kerja yang membutuhkan penting dilakukan karena ada kecenderungan bahwa apabila
petugas gudang tidak cepat dalam memberikan pelayanan, pihak-pihak yang
membutuhkan barang kemudian berusahan dan akan mengambil sendiri terhadap
barang yang dibutuhkan sehingga hal ini akan memberikan peluang dan kemungkinan
banyaknya kehilangan barang.

4.    Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas barang yang
cukup, baik untuk pemasukan barang maupun pengeluaran barang guna menjamin
kelancaran pemasukan dan pengeluaran barang. Hal ini disebabkan sering ada
kecenderungan yang keliru, yaitu memasukkan barang kedalam gudang sebanyak-
banyaknya tanpa memperhitungkan pentingnya kelancaran lalu lintas barang guna
mempercepat pemasukan dan pengeluaran.

5.    Hendaknya ruang gudang ada ruang untuk pengecekan barang keluar. Ruang ini
berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan dikeluarkan dari gudang
karena adanya permintaan dari unit kerja. Sebagaimana fungsi ruang cek barang
masuk, ruang cek barang keluar ini dimaksudkan guna menjamin pengeluaran logistik
baik secara fisik maupun administrasi dapat dipertanggungjawabkan. Adapun
penempatan ruang cek barang keluar, bisa berdekatan dengan ruang cek barang masuk
ataupun terpisah, dengan mempertimbangkan frekuensi mutasi logistik.

2.5 Denah, Sarana dan Kemanan Gudang

 2.5.1. Denah gudang

Untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan,

pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan, maka
diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang perlu
dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:
1)    Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan.
Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

2)    Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata
letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:

a. Arus garis lurus

b. Arus huruf U

c. Arus huruf L

3)    Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang
adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan
kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.

4)    Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara,
perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.

5)    Penyimpanan khusus

    Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin
khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

     Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang
induk.

     Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk
penyimpanan dan pemeliharaannya.

2.5.2. Sarana Gudang

Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudangan yang baik,

bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang sehingga
setiap saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana. Adapun sarana
yang sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut:

1.    Gedung/bangunan gudang

 2.    Pembangkit Listrik atau lainnya

3.    Alat angkutan/transportasi: kendaraan roda dua, roda empat, forklift dan lainnya

4.    Alat dokumentasi administrasi: komputer dan printer, brankas, lemari arsip dan
lainnya

5.    Alat komunikasi: telepon, facsimile dan lainnya.

6.    Alat pengatur suhu : termometer, exhaus van

7.    Sarana Administrasi Logistik dan Peralatan:

a.    Buku Induk

b.    Kartu Stok

c.    Buku Harian Penerimaan Barang

d.    Buku Harian Pengeluaran Barang

e.    Surat bukti barang masuk (SBBM)

f.    Surat bukti barang keluar (SBBK)

g.    Alat tulis kantor (ATK)

h.    Petugas pengelola

2.5.3. Keamanan gudang

Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman
dari gempa, banjir, tanah longsor).

2. Pencegahan Kebakaran
 a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.

b. Dipasang alat alarm kebakaran.

c. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau dan
dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak pasir, tabung pemadam kebakaran,
hidran, karung goni, galah berpengait besi.

3. Keamanan Gudang

a. Dipagar keliling

b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV

c. Petugas keamanan

2.6 Administrasi Pergudangan

Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam
kegiatan penggudangan logistik penting dilakukan administrasi penggudangan secara
tertib dan benar. Hal ini disebabkan administrasi penggudangan dapat dijadikan
instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam penglolaan penggudangan di setiap
organisasi.

Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan logistik

setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi,
bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran logistik, jumlah persediaan, maupun nilai
logistik yang ada di gudang.

Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudangan yang baik dalam

setiap organisasi akan dapat mengurangi, bahkan bahkan dapat menghapus bentuk
penyelewengan penglolaan logistik ataupun hilangnya logistik.

Disamping itu, dengan adanya pengelolaan admintrasi penggudangan yang benar

dalam setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan
pelaksanaan pengadaan logistik. Hal ini disebabkan dapat dipentaunya tingkat
pemakaian logistik tertentu dan jumlah persediaan yang ada.
Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat digunakan sebagai alat
pertangjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan kepadanya.
Sehubungan dengan administrasi penggudangan logistik tersebut, yang penting dalam
kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan Gudang, Buku Pengeluaran
Gudang, Kartu Persediaan/Stock, Bon permintaan Barang, dan Surat Penyerahan
Barang. Masing-masing buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.

1.    Buku penerimaan Gudang

Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang
memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan
spesifikasi logistik, tanggal penerimaan, jumlah, nilai logistik yang meliputi harga per
satuan dan jumlah total, dan asal barang.

Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan
pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang, disamping harus pula
melakukan pengisian pemasukan pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga
pentingnya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi logistik
tertentu.

Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku

Penerimaan Gudang harus diikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain berupa
nota, faktur, kwitansi, atau bukti yang lain, misalnya Surat penyerahan Barang dari
Unit Pembelian). Setiap bukti pemasukan logistik harus dibubuhi nomor(sebagai
nomor kode bukti masuk) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti
masuk ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti masuk dalam Buku penerimaan
Gudang maupun Kartu Persediaan. penggunaan nomor kode bukti masuk ini
dimasukkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.

2.    Buku Pengeluaran Gudang

Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang
memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan
spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerima
logistik.

Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan
pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula
melakukan pengisian pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat
diketahui jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu.

Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat
berupa surat atau bon gudang. Disamping itu setiap bukti pengeluaran logistik harus
dihubungi nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang
kemudian nomor kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti keluar
dalam buku pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor kode
bukti keluar ini dimasudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan
logistik.

3.    Kartu Persediaan/stock

Kartu persediaan barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-

perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran
logistik. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan
logistik. meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan/pengeluaran
logistik, kode nomor surat bukti pemasukan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah
pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan logistik).

Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang

dalam bentuk kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu
untuk kartu gantung(kartu yang digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di
mana barang tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini akan mempermudah
dalam pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik.

4.    Bon Permintaan Barang

Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulis permintaan logistik dari setiap

unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah
logistik yang ditujukan kepada bagian gudang. Bon permintaan barang sering pula
disebut dengan beberapa istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat
permintaan pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.

5.    Surat penyerahan barang

Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran barang merupakan
surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta
jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu tertentu.
 penyerahan barang kepada unit kerja bisa dilakukan apabila telah dievaluasi oleh
beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa atau
tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan
mempertimbangkan berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu, surat
penyerahan barang baru dinyatakan  sah apabila ditandai oleh: (1) yang menyetujui,
(2), yang menyerahkan, dan (3) yang menerima barang.

Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian, sering kali
lembar/formulir permintaan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi
kerja, terutama bagi unit penyalur atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu
organisasi menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara
khusus.

2.7 Monitoring dan Evaluasi Gudang

Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan peralatan yang dibutuhkan disaat
terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan
peralatan secara berkesinambungan, melalui Pemantauan, Supervisi dan Evaluasi.

a.    Pemantauan

Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan pengelolaan dan

penggunaan logistik dan peralatan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan kegiatan
dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan.

b.    Supervisi

Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta peningkatan

pelaksanaan pengelolaan logistik dan peralatan. Supervisi pengelolaan logistik dan
peralatan merupakan upaya untuk meningkatkan produktifitas sumber daya manusia
agar misi, kebijaksanaan, tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai
secara optimal untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan kegiatan
pengelolaan logistic dan peralatan serta pergudangan.

c.    Evaluasi

Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk memperoleh
informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas, hasil dan dampak serta
 biayanya yang dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan dengan standar atau
yang diharapkan.

BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Pengertian Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi

penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta
pelaporan logistik dan peralatan logistic agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.

Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bawahi bahwa kegiatan penggudangan
tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih
dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian,
serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan
tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas
dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan: a Pendataan jumlah dan
mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku/layak untuk diberikan
kepada korban bencana.

Penyimpanan Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan

peralatan di gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima: a.
Penempatan sesuai dengan denah.

Pemeliharaan Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar

kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana
secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip: a.

Dalam penyusunan logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau
yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang
lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa
kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
 Pendistribusian Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan
penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui
suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti serah
terima.

Pengendalian Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan

masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan penempatan
dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel.

b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut : 1) Penghapusan merupakan bentuk

pertanggung jawaban administrasi petugas terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang
sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Macam-Macam Gudang Dilihat dari bentuk fisiknya dibedakan menjadi : a Gudang

tertutup Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk
lalu lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan barang.

Tata Ruang Gudang Perencanaan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pemikiran
dan penetapan segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik di dalam
ruang tersebut.

Asas mengalirnya Kegiatan Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan

dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, aik dengan
metode FIFO (First In First Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang,
harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Fisrt Out) yakni
pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari
gudang.

Kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-unit kerja yang

membutuhkan penting dilakukan karena ada kecenderungan bahwa apabila petugas gudang
tidak cepat dalam memberikan pelayanan, pihak-pihak yang membutuhkan barang kemudian
berusahan dan akan mengambil sendiri terhadap barang yang dibutuhkan sehingga hal ini akan
memberikan peluang dan kemungkinan banyaknya kehilangan barang.
 Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas barang yang cukup,
baik untuk pemasukan barang maupun pengeluaran barang guna menjamin kelancaran
pemasukan dan pengeluaran barang.

Denah gudang Untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan,

pemeliharaan, pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan, maka
diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik.

2) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak ruang
gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem: a. Arus garis lurus b. Arus
huruf U c. Arus huruf L 3) Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam
merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk
pengaturan kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.

Sarana Gudang Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen

pergudangan yang baik, bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran
barang sehingga setiap saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana.

Keamanan Gudang a. Dipagar keliling b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera
CCTV c. Petugas keamanan 2.6 Administrasi Pergudangan Untuk menjaga keamanan logistik
dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam kegiatan penggudangan logistik penting
dilakukan administrasi penggudangan secara tertib dan benar.

Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan logistik

setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti-
bukti pemasukan dan pengeluaran logistik, jumlah persediaan, maupun nilai logistik yang ada
di gudang.
 Sehubungan dengan administrasi penggudangan logistik tersebut, yang penting dalam
kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan Gudang, Buku Pengeluaran Gudang,
Kartu Persediaan/Stock, Bon permintaan Barang, dan Surat Penyerahan Barang.

Buku penerimaan Gudang Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari
lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang
meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal penerimaan, jumlah, nilai logistik yang meliputi
harga per satuan dan jumlah total, dan asal barang.

Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan
pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang, disamping harus pula melakukan
pengisian pemasukan pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga pentingnya dapat
diketahui jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi logistik tertentu.

Buku Pengeluaran Gudang Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri
atas lembaran-lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang
meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan
penerima logistik.

Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan
pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula melakukan
pengisian pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah persediaan
logistik jenis logistik tertentu.

Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang

dalam bentuk kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk kartu
gantung(kartu yang digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana barang
tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini akan mempermudah dalam pengecekan
logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik.
 Bon Permintaan Barang Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulis
permintaan logistik dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi
logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian gudang.

Surat penyerahan barang Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon
pengeluaran barang merupakan surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan
spesifikasi tertentu serta jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada
waktu tertentu.

Monitoring dan Evaluasi Gudang Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan
peralatan yang dibutuhkan disaat terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan pengelolaan dan
penggunaan logistik dan peralatan secara berkesinambungan, melalui Pemantauan, Supervisi
dan Evaluasi.

Supervisi pengelolaan logistik dan peralatan merupakan upaya untuk meningkatkan

produktifitas sumber daya manusia agar misi, kebijaksanaan, tujuan atau sasaran yang telah
ditetapkan dapat dicapai secara optimal untuk memperbaiki dan meningkatkan pelaksanaan
kegiatan pengelolaan logistic dan peralatan serta pergudangan.

DAFTAR PUSTAKA

http://noktarina.blogspot.com/2012/01/penggudangan.html