PENGENDALIAN

PENGERTIAN

Pengendalian merupakan fungsi terakhir dalam fungsi manajemen yang mana segala rencana, aktivitas
pengorganisasian dan implementasi kerja dapat dilihat baik atau tidak dalam pelaksanaanya dapat dilihat
melalui proses pengandalian. Pentingnya fungsi pengendalian yang dilakukan oleh manajer disemua
tingkatan manajer agar visi dan misi yang telah ditetapkan dapat terlaksana dan terwujud guna
tercapainya tujuan dari organisasi.
Menurut Earl P.Strong
“Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan,agar pelaksanaan sesuai
dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.”
Selanjutnya menurut Robert Anthony
”sistem pengendalian manajemen sebagai proses untuk memastikan bahwa sumber daya diperoleh dan
digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.”
Terdapat empat langkah dalam pengendalian yaitu sebagai berikut:
1. Menetapkan standar dan metode untuk mengukur kinerja (establish standard and methods
for measuring performance)
Mencakup standar dan ukuran untuk segala hal, mulai dari target penjualan dan produksi sampai
pada catatan kehadiran dan keamanan pekerja tandar tersebut harus dispesifikasi dalam bentuk
yang berarti dan diterima oleh para individu yang bersangkutan.
2. Mengukur kinerja (measure the performance)
Proses yang berlanjut dan repetitif, dengan frekuensi aktual bergantung pada jenis aktivitas yang
sedang diukur.
3. Membandingkan kinerja sesuai dengan standar (compare th performance match with the
standar)
Apabila kinerja ini sesuai dengan 3 standar, manajer berasumsi bahwa segala sesuatunya telah
berjalan secara terkendali. Oleh karena itu, manajer tidak perlu campur tangan secara aktif dalam
organisasi
4. Mengambil tindakan perbaikan (take corrective action)
Tindakan perbaikan dapat berupa mengadakan perubahan terhadap satu atau beberapa aktivitas
dalam operasi organisasi atau terhadap standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Manajer hanya
memantau kinerja dan bukan melaksanakan pengendalian, kecuali apabila manajer mengikuti
terus proses tersebut sampai berakhir.
ASAS-ASAS PENGENDALIAN
Menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel, Asas-asas Pengendalian terdiri dari :
1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective),
Pengendalian harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan dengan mengadakan perbaikan untuk
menghindari penyimpangan dari rencana.
2. Asas efisiensi pengendalian (Principle of efficiency of control),
Pengendalian itu efisien, jika dapat menghindari penyimpangan dari rencana, sehingga tidak
menimbulkan hal-hal lain yang di luar dugaan.
3. Asas tanggung jawab pengendalian (Principle of control responsibility),
pengendalian hanya dapat dilaksanakan jika manajer bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
rencana.
4. Asas pengendalian terhadap masa depan (principle of future control),
pengendalian yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan-penyimpangan
yang akan terjadi, baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas pengendalian langsung (Principle of direct control),
teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer bawahan yang berkualitas
baik.
6. Asas refleksi rencana (Principle of reflection plans),
pengendalian harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan
rencana.
7. Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organization suitability),
harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Dengan demikian pengendalian yang efektif
harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manajer, sehingga mencerminkan struktur
organisasi.
8. Asas pengendalian individual (Principle of individual of control),
harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer. Ruang lingkup
informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan tugas manajer.
9. Asas standar (Principle of standard),
pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat yang akandipergunakan
sebagai tolak ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
10. Asas pengendalian terhadap strategi (Principle of strategic point control),
pengendalian yang efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap
faktor-faktor strategis dalam perusahaan
11. Asas kekecualian (The exception principle),
 efisiensi dalam pengendalian membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor
kekecualian .
12. Asas pengendalian fleksibel (Principle of flexibility of control),
ya pengendalian harus luwes untuk menghindari kegagalan pelaksanaan rencana. 13. Asas
peninjauan kembali (Principle of review)
13. Asas tindakan (Principle of action),
pengendalian dapat dilakukan, apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-
penyimpangan rencana, organisasi, staffing, dan directing
JENIS JENIS PENGENDALIAN
1. Sistem pengendalian umpan balik
beroperasi dengan pengukuran beberapa aspek proses yang sedang dikendalikan dan perbaikan
proses apabila ukuran menunjukkan bahwa proses menyimpang dari rencana yang telah
ditetapkan. Sistem pengendalian umpan balik biasanya terdiri atas lima komponen berikut:
a) Proses operasi yang mengolah masukan menjadi keluaran
b) Karakteristik proses yang merupakan subjek pengendalian
c) Sistem pengukuran yang menentukan kondisi dan karakteristik
d) Serangkaian standar atau kriteria di mana kondisi proses yang diukur dengan standar atau
kriteria yang selanjutnya diadakan evaluasi
e) Pengatur yang fungsinya untuk membandingkan standar karakteristik
2. Sistem pengendalian umpan maju
Salah satu kelemahan utama sistem pengendalian umpan balik adalah bahwa sistem tersebut tidak
memberikan peringatan suatu penyimpangan sebelum hal tersebut menjadi cukup berarti
Hadirnya sistem pengendalian umpan maju dengan maksud untuk bertindak secara langsung pada
permasalahan penyimpangan yang memakan biaya terus menerus dan mencoba mencegah
sebelum penyimpangan ini terjadi lagi.
3. Sistem pengendalian pencegahan
Jenis pengendalian yang paling banyak digunakan yaitu pengendalian pencegahan yaitu
mencegah masalah yang telah diantisipasi. Tindakan ini disebut pengendalian pencegahan karena
terjadi sebelum kegiatan yang sesungguhnya. Pengendalian pencegahan merupakan pengendalian
intern organisasi. Ditinjau dari waktu pelaksanaannya, pengendalian dapat dibedakan menjadi
empat jenis pokok, yaitu:
a. Pengendalian sebelum tindakan (Preaction controls)
memastikan bahwa sebelum tindakan dimulai maka sumber daya manusia, bahan, dan
finansial yang diperlukan telah dianggarkan.
 b. Pengendalian kemudi (Steering controls)
mendeteksi penyimpangan dari standar atau tujuan tertentu dan memungkinkan pengambilan
tindakan perbaikan sebelum suatu urutan kegiatan tertentu dilaksanakan.
c. Penyaringan atau pengendalian ya/tidak (Sceening or yes/no controls)
suatu proses penyaringan yang aspek-aspek spesifikasi dari suatu prosedurnya harus disetujui
atau syarat tertentu dipenuhi sebelum aktivitas dapat diteruskan.
d. Pengendalian setelah tindakan (Post antion controls)
Pengendalian ini berusaha untuk mengukur hasil atas suatu kegiatan yang telah diselesaikan
Menurut Hasibuan, jenis-jenis pengendalian adalah sebagai berikut:
1. Pengendalian karyawan (Personnel control)
ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan karyawan
2. Pengendalian keuangan (Financial control) ditujukan kepada hal-hal yang menyangkut
keuangan.
3. Pengendalian produksi (Production control)
ditujukan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai
dengan standar atau rencananya.
4. Pengendalian waktu (Time control)
ditujukan kepada pengguna waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan
sesuai atau tidak dengan rencana.
5. Pengendalian teknis (Technical control)
ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan degan tindakan dan teknis
pelaksanaan.
6. Pengendalian kebijaksanaan (Policy control)
ditujukan untuk mengetahui dan menilai, apakah kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasi telah
dilaksanakan sesuai dengan yang telah digariskan.
7. Pengendalian penjualan (Sales control)
ditujukan untuk mengetahui, apalah produksi atau jasa yang dihasilkan terjual sesuai dengan
target yang ditetapkan.
8. Pengendalian inventaris (Inventory control)
ditujukan untuk mengetahui, apakah invenaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang
hilang.
9. Pengendalian pemeliharaan (Maintenance control)
ditujukan untuk mengetahui, apakah semua inventaris perusahaan dan kantor dipelihara dengan
baik atau tidak, dan jika ada yang rusak apa kerusakannya, apa masih dapat diperbaiki atau tidak
TUJUAN PENGENDALIAN
1. Menghentikan dan menghilangkan kesalahan, penyimpangan, pemborosan, hambatan, dan
ketidakadilan.
2. Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan,
3. penyelewengan, pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
4. Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
5. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi
6. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi
7. Meningkatkan kinerja organisasi
8. Memberikan opini atas kinerja organisasi
9. Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalahmasalah pencapaian kerja yang
ada
10. Menciptakan terwujudnya pemerintahan yang bersih Sedangkan manfaat wasdal adalah untuk
meningkatkan akuntabilitas dan keterbukaan
SIFAT DAN WAKTU PENGENDALIAN

1. Preventive Control adalah pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk
menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan suatu kegiatan.
2. Repressive Control adalah pengendalian yang dilakukan setelah terjadinya kesalahan dalam
pelaksanaan suatu kegiatan dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan.
3. Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
4. Pengendalian berkala, adalah pengendalian yang dilakukan secara berkala misalnya perbulan
5. Pengendalian mendadak, adalah pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui
peraturan-peraturan yang ada telah dilaksanakan dengan baik.
6. Pengertian pengendalian biaya menurut G. Siegel dan Jae K Shim (1999: 110) adalah sebagai
berikut :
7. “Pengendalian Biaya adalah langkah yang diambil oleh manajemen untuk memastikan bahwa
tujuan biaya yang dibuat pada tahap perencanaan dapat dicapai, dan untuk memastikan bahwa
semua segmen fungsi organisasi dalam perilakunya konsistensi dengan kebijakan-kebijakan
untuk pengawasan biaya yang efektif”.

Sedangkan pengertian Pengendalian Biaya menurut Henry Simamora (1999: 301) sebagai berikut
Menurut G. Siegel dan Jae K Shim (1999: 110) adalah sebagai berikut :
“Pengendalian Biaya adalah langkah yang diambil oleh manajemen untuk memastikan bahwa tujuan
biaya yang dibuat pada tahap perencanaan dapat dicapai, dan untuk memastikan bahwa semua segmen
fungsi organisasi dalam perilakunya konsistensi dengan kebijakan-kebijakan untuk pengawasan biaya
yang efektif”.

Menurut Henry Simamora (1999: 301) sebagai berikut :

“Pengendalian biaya adalah perbandingan kinerja aktual dengan kinerja standar, penganalisisan selisih-
selisih yang timbul guna mengidentifikasikan penyebab-penyebab yang dapat dikendalikan dan
pengambilan tindakan untuk dapat membenahi atau menyesuaikan perencanaan dan pengendalian di masa
yang akan datang”.

Dapat disimpulkan pengendalian biaya adalah tindakan yang dilakukan untuk mengarahkan aktivitas agar
tidak menyimpang dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengendalian biaya ini dapat
dilakukan melalui anggaran biaya yang secara kontinu diadakan pengawasan secara analisis terhadap
penyimpangan yang terjadi sehingga dapat diketahui penyebab terjadinya penyimpangan atas selisih
tersebut kemudian dilakukan tindak lanjut agar kerugian yang terjadi, relatif kecil. Jadi pengendalian
biaya merupakan suatu tindakan dalam membandingkan antara anggaran biaya dengan realisasi biaya,
dan apabila terjadi penyimpangan harusdilakukan analisis untuk mengetahui apa penyebabnya dan
kemudian dilakukan.

PENGENDALIAN YANG EFEKTIF

Pengendalian yang efektif adalah proses memastikan aktivitas yang dijalankan sesuai dengan aktivitas
yang direncanakan dan dilaksanakan dengan baik sehingga mencapai target dan tujuan yang ingin dicapai
dengan tepat.Dalam satu definisi lain , pengendalian adalah proses untuk memastikan bahwa aktifitas
yang dilakukan sesuai dengan aktifitas yang direncanakan.

METODE PENGENDALIAN

Metode pengendalian dapat diklasifikasikan ke dalam 3 jenis:

A. Precontrol
1) Metode yang membantu manajer untuk mengendalikan the acquisition of resources
2) Jangkauan: organisasi memperoleh (acquire) SDM, material, modal, dan sumber daya
keuangan dari lingkungannya.
B. Concurrent
 1) Metode yang digunakan untuk membantu manajer mengendalikan proses transformasi
sumber daya (input)
2) Jangkauan: organisasi mengubah (transform) sumber daya melalui kegiatan
produksi/operasional dan serangkan proses.
C. Postcontrol
1) Metode yang digunakan untuk membantu manajer mengendalikan creation of resources
2) Jangkauan: organisasi menciptakan (create) sumber daya dalam bentuk produk atau jasa
(services)