DESKRIPSI TUGAS KOORDINATOR PANITIA RAPAT KERJA

PEMA FP USU PERIODE 2021/2022

DIVISI ACARA

 Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik

 Mengontrol dan mengatur hal-hal teknis saat acara berlangsung
 Mengatur dan memberi tugas mengenai kegiatan rapat kerja, misalnya menentukan
pembicara (seperti kata sambutan) dan moderator
 Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event
tersebut, termasuk kepada anggota panitia
 Berkoordinasi dengan divisi PTT dalam menyusun daftar perlengkapan yang
dibutuhkan
 Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada

DIVISI HUMAS

 Mengurus segala komunikasi dengan pihak luar yang dibutuhkan pada saat acara
berlangsung (misalnya MPMF)
 Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada

DIVISI PTT

 Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan

 Mendata semua perlengkapan yang dibutuhkan dan mengupayakan pengadaannya
 Bertanggungjawab atas pemeliharaan dan pengembalian perlengkapan acara
 Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara
 Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada

DIVISI KORLAP

 Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan

keamanan acara.
 Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan acara
  Berkoordinasi dengan pihak keamanan di lokasi kegiatan rapat seperti satpam untuk
penjagaan lokasi acara (jika ada)
 Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada

DIVISI KONSUMSI

 Menyiapkan dan mengatur menu makanan serta termasuk menentukan

penjadwalannya
 Menyediakan makanan untuk panitia, peserta, dan para undangan.
 Menyiapkan alat-alat konsumsi jika diperlukan
 Menyiapkan anggaran biaya konsumsi
 Menjalin hubungan dengan jasa penyedia makanan
 Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
 Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada

DIVISI MEDIS

 Bertanggung jawab terhadap ketersediaan obat-obatan dan peralatan medis selama

kegiatan Rapat Kerja.
 Siap sedia dan siaga jika terjadi masalah kesehatan pada peserta saat kegiatan Rapat
Kerja berlangsung
 Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada

DIVISI DANA
 Bertanggung jawab dalam mengumpulkan dana untuk men-subsidi pengeluaran
melalui berbagai cara kreatif yang disepakati
 Memikirkan/merencanakan sumber pendanaan lain yang memberikan pemasukan dan
mengkomunikasikan serta mendiskusikannya dengan panitia
 Berkoordinasi dan menyerahkan seluruh penerimaan kepada bendahara
 Membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang nantinya diserahkan dengan divisi lain
yang bersangkutan
 Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada
DIVISI PDD
 Membuat konsep dan media publikasi acara. Contohnya membuat poster/flyer bila
diperlukan dan spanduk acara
 Merencanakan dekorasi yang dibutuhkan
 Mengabadikan momen baik saat sebelum dan sesudah acara
 Memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video (menyesuaikan
dengan keadaan)
 Membuat daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi, dekorasi dan
dokumentasi acara
 Berkoordinasi dengan seluruh divisi yang ada