SITEM PENOMORAN DAN

PENGARSIPAN CATATAN
BY : DEWI OKTAVIA, SKM, M.KES
 PENDAHULUAN

TUJUAN:
Kelancaran pelayanan berkas RM bagi yang membutuhkan
Kelengkapan isi RM untuk mendapatkan informasi di
institusi pelayan tsb.

PERLU:
Menetapkan sistem, peraturan, prosedur dan tata cara
pelaksanaannya baik untuk sistem penomoran,
pengarsipan, pendistribusian, penjajaran RM.
 PENGARSIPAN DRM

ANGKA (PENOMORAN)

BUKAN BERDASARKAN ALFABET (NAMA PASIEN)

KESULITAN DAN
KESALAHAN
3 Jenis Sistem Penomoran:

1 Penomoran serial

2 Penomoran unit

3 Penomoran serial - unit

1. Penomoran serial

Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering)

Setiap pasien menerima NOMOR BARU

untuk SETIAP pelayanan di fasilitas
asuhan kesehatan
 Penomoran serial

jika seorang pasien terdaftar 3x

Maka, Ia akan diberi 3 nomor yang berbeda

Karena sebuah nomor baru diterbitkan

untuk setiap pelayanan, sebuah catatan
medis yang baru juga terbentuk
 Contoh :

ketika pasien bernama Edward Brown dirawat inap di suatu

rumah sakit X dan mendapat kan nomor 52738,

ketika ia kembali untuk follow up rawat jalan seminggu setelah

discharge dia akan mendapatkan nomor baru 52782,

kalau dirawat kembali pada tahun berikutnya maka ia akan dapat

nomor ketiga 64729.
• semua nomor yang diberikan terhadap pasien
dicatat pada INDEKS UTAMA PASIEN
• rekam medis pasien diarsipkan diberbagai
tempat pada lemari arsip sebanyak jumlah
kedatangannya
2. Penomoran Unit

Pasien diberi nomor pada admisi (ranap) atau

kunjungan (rajal) pertama, yang digunakan pada
seluruh admisi dan pengobatan selanjutnya.

Setiap pasien yang berkunjung hanya diberikan satu (1)

nomor RM baik untuk kunjungan Rawat Jalan maupun
Rawat Inap.
Misal : setiap pasien datang ke rumah sakit
untuk pengobatan, dokumentasi asuhannya
akan digabungkan pada nomor pertama yang
diperolehnya.
Keuntungan Unit Numbering system/penomoran unit

• R M terpusat di satu berkas.

• R M lengkap menggambarkan riwayat sakit/
kesh pasien & terapi setiap asuhan medis /
kesh.
• RM terjajar di satu tempat khusus.
• Mengurangi pekerjaan dalam hal
mengumpulkan RM pasien yang terpisah-
pisah.
• Mengurangi pekerjaan dalam hal
mengumpulkan RM pasien yang lama untuk
dipindahkan ke nomor yang terbaru.
2. Penomoran Serial-Unit
Sistem serial unit merupakan gabungan sistem-
sistem penomoran serial dan pengarsipan unit.

Setiap saat pasien didaftarkan, sebuah nomor

baru diberikan, tapi catatan medis sebelumnya
selalu di ambil kembali dan diarsipkan dibawah
nomor yang baru diterbitkan.

Dengan cara ini tercipta sebuah catatan unit. Ketika catatan

lama diambil dari lemari arsip, sebuah ‘outguide’ harus
diletakkan pada tempat catatan tersebut sebelumnya berada,
untuk pedoman nomor baru tempat catatan tersebut sekarang
diarsipkan.
ADAPTASI LAIN SISTEM PENOMORAN DAN
PENGARSIPAN UNIT
Penomoran Keluarga

terdiri dari penggunaan sepasang angka ekstra

yang menunjukkan posisi seseorang di dalam
keluarganya.
Angka ini biasanya diletakkan sebelum nomor
yang diberikan, dengan urutan yang memiliki arti
yang jelas sehingga :
01 berarti kepala keluarga (baik ayah atau ibu),
02 adalah spouse (pasangan kepala keluarga),
03 adalah anak atau anggota keluarga lain dan
seterusnya
 Contoh penomoran keluarga

01-123456: kepala keluarga nomor 123456

02-123456: spouse kepala keluarga nomor 123456
03-123456: anak atau anggota keluarga lain keluarga nomor 123456
KEUNTUNGAN
DAN KERUGIAN
PENOMORAN
DAN PENGARSIPAN
UNIT
KEUNTUNGAN:

 MEMBERIKAN GAMBARAN SECARA

MENYELURUH MENGENAI RIWAYAT PENYAKIT
DAN PENGOBATAN PASIEN

 MENGHILANGKAN KAPASITAS PENGUMPULAN

DATA PASIEN YANG TERLALU BANYAK
DIBERBAGAI LOKASI/BAGIAN

 MEMBUTUHKAN SATU NOMOR DAN LOKASI

TEMPAT YANG SAMA
 KERUGIAN
 DOKUMEN RM SANGAT TEBAL SEHINGGA MEMBUTUHKAN
TEMPAT/LOKASI PENYIMPANAN YANG BESAR

 PETUGAS HARUS MENGETAHUI TENTANG

PASIEN,PERNAH/TIDAKNYA BEROBAT SEBELUMNYA

 KALAU SECARA MANUAL UNTUK MELAKUKAN PELACAKAN

NOMOR SULIT DILAKUKAN KARENA MEMBUTUHKAN TENAGA
STAF YANG LEBIH.

 PENGELUARAN CATATAN TIDAK AKTIF MENGHARUSKAN

PEMERIKSAAN ISI SETIAP FOLDER
CONTOH FOLDER PENYIMPANAN
PERLUASAN
DAERAH
ARSIP
PERLUASAN DAERAH ARSIP

Perencanaan untuk perluasan lemari arsip

dipengaruhi oleh sistem penomoran yang
dipilih.
Kalau yang digunakan adalah sistem
penomoran dan pengarsipan unit, 25% rak
arsip perlu dikosongkan karena ruangan
tambahan akan diperlukan untuk penebalan
masing-masing catatan medis
TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP
sistem pengarsipan serial-unit
 Pada pengunaan sistem pengarsipan serial-unit
yang memindahkan catatan medis nomor lama ke
depan, rongga kosong bisa terjadi di rak arsip
karena catatan tersebut dipindahkan.

 Hal ini mudah sekali terjadi kalau tingkat readmisi

cukup tinggi.

 Pada penggunaan sistem penomoran dan

pengarsipan serial jumlah rak akan konstan,
karena perluasan hanya terjadi pada satu arah
ketika pasien diberi nomor baru.
PENGELUARAN ARSIP
(SERIAL DAN SERIAL - UNIT)

 makin rendah nomornya berarti makin tua usianya

(catatan tua yaitu dengan nomor rendah, dengan mudah
dipilih dari rak-rak untuk penyimpanan arsip tidak aktif
 catatan pasien yang datang kembali selalu dipindahkan
ke depan dan diarsipkan pada nomor yang lebih tinggi.
 Catatan yang tidak pindah ke depan dalam jangka waktu
tertentu dinyatakan tidak aktif
 catatan yang aktif harus dimundurkan untuk
menyediakan tempat di lemari arsip bagian depan untuk
catatan baru
Pengeluaran Sistem Unit

pengeluaran catatan tidak aktif

mengharuskan pemeriksaan isi
setiap folder untuk penentuan
tahun admisi terakhir, kunjungan
rawat jalan, atau pengobatan gawat
darurat; karena nomor catatan
medis tidak merupakan indikator
aktifitas catatan.
next
 Fasilitas pelayanan kesehatan yang menggunakan
sistem penomoran unit sering menandai bagian luar
folder dengan tahun terbaru aktifitas pengobatan untuk
memudahkan proses pengeluaran.

 Ini juga bisa dilakukan dengan penggunaan ‘tab’

berwarna yang ‘pressure-sensitive’ dengan tahun
tercetak di atasnya.
 Sistem komputer kadang-kadang dapat memberikan
daftar catatan pasien yang tidak aktif sejak tanggal
tertentu, yang kemudian dapat digunakan untuk
membantu identifikasi catatan yang akan dikeluarkan.
SUMBER ANGKA

 Sebuah fasilitas asuhan kesehatan biasanya memiliki bank

nomor catatan medis sendiri, dan menentukan jumlah digit
terbesar yang digunakan sebelum kembali ke angka satu.

 Jumlah digit yang digunakan pada nomor catatan medis

untuk sistem manual dan otomatis harus cukup untuk
mengantisipasi pertumbuhan berdasarkan proyeksi rumah
sakit dalam jangka waktu tertentu.

 Biasanya semua fasilitas menggunakan angka enam-digit

dari 000001 s/d 999999 untuk memudahkan mengingat
dan bisa memenuhi kebutuhan selama beberapa tahun.
SUMBER ANGKA

 Nomor-nomor yang belum diterbitkan biasanya

disimpan pada buku kontrol utama di bagian
Informasi Kesehatan atau area pendaftaran pasien

 Penentuan tempat angka dikontrol tergantung pada

kebutuhan fasilitas dan prosedur yang digunakan
untuk menerbitkannya.

 Tanggung jawab untuk pengalokasian angka harus

berada pada tempat pekerjaan dapat dilakukan
secara akurat dan bebas gangguan
SUMBER ANGKA SECARA OTOMATIS

 Fasilitas yang otomatis Dapat mengontrol penerbitan

nomor dengan menerbitkan nomor urut berikutnya
secara otomatis untuk admisi pasien baru.
 Komputer juga bisa memeriksa arsip untuk menentukan
apakah pasien tersebut telah diberi nomor unit.
 Kalau tanggung jawab untuk mengontrol angka dipegang
bagian Informasi Kesehatan, blok nomor-nomor (100,
200 atau 500 nomor berurutan) sering diberikan ke area
pendaftaran pasien yang volume admisinya selalu tinggi.
 Dengan cara ini dapat mengurangi jumlah permintaan
yang diterima oleh bagian tersebut untuk pemberian
nomor.
PERUBAHAN DARI PENOMORAN SERIAL
KE UNIT
 Pilih sebuah tanggal untuk melakukan perubahan, sebaiknya hari pertama tahun
kalender atau tahun fiskal.
 Mulai penerbitan nomor unit pada hari itu (nomor seri tak-terpakai yang terakhir
bisa digunakan untuk memulai sistem unit, atau kalau diinginkan, seri yang baru).
 Beri nomor unit yang baru kepada pasien yang datang kembali (readmisi) dengan
mengarsipkan catatan sebelumnya pada nomor yang baru.
 Letakkan folder catatan sebelumnya yang telah kosong di tempat aslinya pada
lemari arsip.
 Buat referensi silang pada folder tersebut untuk menunjukkan nomor unit yang
baru.
 Biarkan semua catatan pasien yang tidak readmisi di dalam lemari arsip dengan
nomor aslinya.
 Setelah jangka waktu tertentu, semua catatan medis yang masih ada di area
arsip asli bisa dengan mudah dikeluarkan dari area arsip aktif dan dibawa ke
penyimpanan tidak aktif.
 EVALUASI

1. Seorang pasien berobat ke puskesmas sebanyak 3x. Pada awal kunjungan mendapat no 27891,
kunjungan follow up selanjutnya mendapatkan no 28491 dan kunjungan yang ke tiga mendapat no
29781.menggunakan sistem penomoran apakah ini?

2. setiap pasien datang ke rumah sakit untuk pengobatan, dokumentasi asuhannya akan digabungkan pada
nomor pertama yang diperolehnya, tentukan tipe sistem penomorannya?

3. Buatlah no RM pasien berdasarkan sistem penomoran social security

- Anisa Putri Zahra tanggal lahir 21 agustus 1989
- Melani Richardo tanggal lahir 4 Oktober 1966
- febriantoni tanggal lahir 30 Februari 1972
4. Buatlah no RM pasien berdasarkan sistem penomoran keluar untuk jumlah anak
3 Orang dengan ibu seorang janda dengan nomor keluarga ......- 123789
Terima kasih