LEADERSHIP ABILITY OF A OFFICE MANAGER IN DECISION

MAKING PROCESS

KEMAMPUAN KEPEMIMPINAN SEORANG MANAJER KANTOR

DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
by:
Aisyah Mahdiyah
Program Studi Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung

ABSTRACT
Office managers who have complex jobs certainly need to have good
leadership skills. The leader as a benchmark for an organization, both formal
and informal, is very important in determining performance progress.
Therefore various criteria are needed, one of which can make good and suitable
decisions.
There is information that is the basics of decision making, the stage of decision
making, the types of organizational decisions and the factors that influence
organizational decisions. Of course, by understanding all aspects that exist can
increase the leadership ability of an office management in decision making.
Keywords : Leadership, Management, Decision

ABSTRAK
Manajer kantor yang memiliki pekerjaan yang kompleks tentunya perlu
memiliki kemampuan kepemimpinan yang baik. Pemimpin sebagai tolak ukur
suatu organisasi baik formal maupun informal menjadi sangat penting dalam
menentukan kemajuan kinerja. Maka dari itu dibutuhkan berbagai kriteria salah
satunya dapat mengambil keputusan yang baik dan cocok.
Terdapat keterangan yaitu dasar-dasar pembuatan keputusan, tahap pengambilan
keputusan, jenis-jenis keputusan organisasi dan factor-faktor yang
mempengaruhi keputusan organisasi. Tentunya dengan memahami segala aspek
yang ada dapat meningkatkan kempampuan kepemimpinan seorang manajemen
kantor dalam pengambilan keputusan.

Katakunci : Pemimpin, Manajemen, Keputusan

1. PENDAHULUAN
Seorang Pemimpin adalah ujung tombak dalam suatu organisasi baik itu
formal atau non formal. Manajer dan pemimpin merupakan orang yang memegang
peranan penting di dalam perusahaan sebab keduanya berkedudukan tinggi dan
mengemban tanggung jawab yang begitu besar. Perlu diketahui bahwa manajer dan
pemimpin tidaklah sama. Manajer yang tidak dapat memimpin akan menemukan
lebih banyak kendala dalam menentukan tujuannya atau aktivitas manajerialnya,
sedangkan pemimpin yang tidak dapat mengatur akan gagal untuk memimpin
bawahannya, contohnya jika ia salah mengambil sebuah keputusan kecil ataupun
besar yang dapat berakibat pada kemajuan atau kemunduran organisasi yang
dipimpin.
Pengambilan keputusan adalah hal yang sangat vital bagi siapapun tidak
hanya dalam lingkup formal seperti tempat kerja atau instansi, tapi semua orang di
dunia ini pasti pernah mengambil keputusan. Pengambilan keputusan terjadi karena
adanya dua atau lebih alternatif yang dapat diambil dalam sebuah pemecahan
masalah.
Dalam literatur modern pengambilan keputusan adalah sebuah
keterampilan. Dan seperti hal nya keterampilan - keterampilan, pengambilan
keputusan dapat di asah, ditingkatkan, dan diperbaiki.

2. KAJIAN LITERATUR
2.1. Kepemimpinan
"leadership is defined as the purposeful behaviour of influencing others to
contribute to a commonly agreed goal for the benefit of individual as well as the
organization or common good". Menurut definisi Sarros dan Butchatsky tersebut,
kepemimpinan dapat didefinisikan sebagai suatu perilaku dengan tujuan tertentu
untuk mempengaruhi aktivitas para anggota kelompok untuk mencapai tujuan
bersama yang dirancang untuk memberikan manfaat individu dan organisasi.
Menurut pandangan Gareth Jones and Jennifer George, “Kepemimpinan
adalah proses dimana seorang individu mempunyai pengaruh terhadap orang lain
dan mengilhami, memberi semangat, memotivasi dan mengarahkan kegiatan-
kegiatan mereka guna membantu tercapai tujuan kelompok atau organisasi.” (Kho,
2017)

2.2. Manajerial
Dalam kenyataan nya semua orang memiliki kemampuan manajerial. Jika
dilihat dari hal yang terdekat yaitu menjadi manager bagi diri pribadi. .Menurut
pandangan Dr. SP. Siagian, “Manajer adalah orang yang memiliki sebuah
kemampuan maupun keterampilan guna memperoleh suatu hasil dalam upaya untuk
mencapai tujuan melalui tindakan kerja orang lain “ (Zakki,2017)
Tak jauh beda menurut Robert Tanembaum, “Manajer adalah seseorang
yang mengarahkan orang laindan bertanggung jawab atas pekerjaan tersebut.
Pemimpin adalah mereka yang menggunakanwewenag formal untuk
mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol para bawahanyang
bertanggungjawab, supaya semua bagian pekerjaan dikoordinasi untuk mencapai
tujuan perusahaan” (Zakki, 2017)
 Wikipedia Indonesia, “Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui
oranglain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai
sasaran organisasi.” (Wikipedia, ttt)

2.3. Kantor
Kantor merupakan tempat dalam melakukan suatu kegiatan yang
terorganisir dalam melakukan pencatatan, pengolahan, penyimpanan maupun
pendistribusian data.
Sebagai manajer kantor tentunya harus memiliki kemampuan perencanaan,
dan dapat menjalankan juga mengendalikan aktivitas kantor agar sesuai dengam
aturan yang disepakati. Pada dasarnya manjer kantor tidak dapat dilihat seperti
manajer produksi, pemasaran, dan lain sebagainya. Karena manajer kantor tidak
focus pada satu divisi saja namun ia bergerak membantu atau menjadi penunjang
seluruh bagian divisi dalam suatu kantor.
Menurut Littlefield dan Peterson ialah pekerjaan kantor sama sekali tidak
dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik
pembelian, kepegawaian atau fungsi-fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam
suatu organisasi tertentu. Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok
proses yang diperlukan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut.
Sumbangannya yang khas adalah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam
melakukan satu fungsi itu.

2.4. Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah suatu kegiatan yang dapat menentukan
kemajuan atau kemunduran suatu perusahaan atau bahkan kejadian di masa yang
akan datang. Suharnan, “pembuat keputusan (decision making) ialah proses
memilih atau menentikan berbagai kemungkinan di antara situasi-situasi yang tidak
pasti. Pembuat keputusan terjadi di dalam situasi yang meminta seseorang harus:
a) Membuat prediksi atau gambaran ke depan
b) Memilih salah satu diantara dua pilihan atau lebih
c) Membuat perkiraan tentang banyaknya kejadian berdasarkan bukti-bukti
terbatas” (Kristie,2015)
George R. Terry “pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif
perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada.” (Kristie,2015)
Sondang P. Siagian, “pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang
sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang
menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling cepat.” (Kristie, 2015)

3. METODOLOGI
Metode saya gunakan dalam membuat jurnali ini merupakan kajian pustaka
yang bersumber dari jurnal-jurnal yang telah diunggah dan juga buku yang
didapatkan secara online dalam bentuk E-book. Selain itu, untuk menambah
informasi metode penyaringan dari berbagai artiketpun turut digunakan.
4. PEMBAHASAN
4.1 Dasar Pengambilan Keputusan
dasar-dasar pendekatan dari pengambilan keputusan yang dapat digunakan
Menurut George R.Terry dan Brinckloe disebutkan yaitu:
1) Intuisi
Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi ini mengandung beberapa
keuntungan dan kelemahan. Pengambilan keputusan yang didasarkan atas intuisi
atau perasaan memiliki sifat subjektif sehingga mudah terkena pengaruh.
2) Pengalaman
Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi
pengetahuan praktis, karena pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan
sesuatu, dapat diperhitungkan untung ruginya terhadap keputusan yang akan
dihasilkan. Orang yang memiliki banyak pengalaman tentu akan lebih matang
dalam membuat keputusan akan tetapi, peristiwa yang lampau tidak sama dengan
peristiwa yang terjadi kini.
3) Fakta
Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan
yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap
pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima
keputusan-keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.
4) Wewenang
Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh
pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada
orang yang lebih rendah kedudukannya. Pengambilan keputusan berdasarkan
wewenang ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan.
5) Logika/Rasional
Pengambilan keputusan yang berdasarkan logika ialah suatu studi yang
rasional terhadap semuan unsur pada setiap sisi dalam proses pengambilan
keputusan. Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasional, keputusan
yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk
memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat
dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan. Pada
pengambilan keputusan secara logika terdapat beberapa hal yang perlu
diperhatikan, yaitu:
o Kejelasan Masalah
o Orientasi Tujuan: kesatuan pengertian tujuan yang ingin dicapai
o Pengetahuan Alternatif: seluruh alternatif diketahui jenisnya dan
konsekuensinya
o Preferensi yang Jelas: alternatif bisa diurutkan sesuai criteria
o Hasil Maksimal: pemilihan alternatif terbaik didasarkan atas hasil
ekonomis yang maksimal.

4.2 Tahap Pengambilan Keputusan

Menurut Herbart A. Simon, setidaknya ada tiga tahap yang ditempuh dalam
pengambilan keputusan, yaitu: (1) Tahap penyelidikan; tahap ini dilakukan dengan
mempelajari lingkungan atas kondisi yang memerlukan keputusan. Pada tahap ini
data mentah yang diperoleh, diolah dan diuji serta dijadikan petunjuk untuk
mengetahui atau mengenal persoalan. (2) Tahap perancangan; pada tahap ini
dilakukan pendaftaran, pengembangan, penganalisaan arah tindakan yang mungkin
dilakukan dan (3) Tahap pemilihan; pada tahap ini dilakukan kegiatan pemilihan
arah tindakan dari semua yang ada.

4.3 Jenis-Jenis Keputusan Organisasi

Para peneliti dalam bidang pengambilan keputusan telah mengembangkan
beberapa klasifikasi tipe keputusan. Kebanyakan klasifikasi ini serupa satu sama
lain, yang berbeda hanya terminologi atau istiah yang digunakan. Herbert
Simon membaginya menjadi dua tipe keputusan:
a.) Keputusan Terprogram
Ketika situasi tertentu sering terjadi, sebuah prosedur rutin akan dibuat
untuk mengatasi situasi tersebut. Sebuah keputusan disebut keputusan terprogram
jika bersifat berulang,rutin, dan memiliki prosedur penanganan yang baku.
b.) Keputusan tidak Terprogram
Sebuah keputusan disebut keputusan tidak terprogram ketika benar-benar
baru dan belum terstruktur . tidak ada prosedur yang pasti dalam menangani
masalah tersebut, baik karena belum pernah ditemukan situasi yang sama
sebelumnya, aau karena bersifat sangat kompleks atau sangat penting. Keputusan
seperti ini membutuhkan penanganan khusus.

4.5 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan

Terry dalam penelitiannya menyatakn factor factor yang mempengaruhi
pengambilan keputusan diantaranya:
 Setiap keputusan itu merupakan tindakan permulaan dari serangkaian
kegiatan berikutnya.
 Setiap keputusan hendaknya dikembangkan, agar dapat diketahui apakah
keputusan yang diambil itu betul
 Setiap keputusan janganlah berorientasi pada kepentingan pribadi,
perhatikan kepentingan orang lain;Hal-hal yang berwujud maupun tidak
berwujud, yang emosional maupun
 rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan
 Setiap keputusan nantinya harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai
tujuan organisasi
 Jarang sekali ada 1 pilihan yang memuaskan
 Pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang cukup lama
 Diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil
yang baik
 Pengambilan keputusan merupakan tindakan mental. Dari tindakan mental
ini kemudian harus diubah menjadi tindakan fisik

5. KESIMPULAN
Pada dasarnya manajemen kantor harus memiliki kriteria seorang
pemimpimpin salah satunya dapat dengan baik mengambil keputusan. Implikasinya
pengambilan keputusan oleh manajerial kantor yakni diartikan keikutsertaan
pengambilan keputusan dalam proses manajemen di suatu organisasi. Tak dapat
dipungkiri bahwasannya dalam sebuah organisasi yang ingin bergerak tetnu akan
dihadapkan dengan pilihan-pilihan yang sulit. pengambilan keputusan yang baik
berguna untuk menentukan kea rah mana organisasi ini akan begerak, kemungkinan
ada tiga yaitu organisasi maju, stagnant atau tetap, atau mundur, Pengambilan
keputusan merupakan peranan manajer yaitu peran desisional. Seorang manajer
kantor yang baik yang tau bagaiman dapat mengambil keputusan dan sikap ketika
masalah itu datang. Tentunya dengan kemampuan komunikasi yang baik terhadap
atasan atau bawahan dapat menjadi nilai plus lagi.
Dengan pengambilan keputusan yang baik oleh para top management level
dalam manajemen kantor diharapkan dapat memajukan organisasi. Karena sesuai
dengan pernyataan dalam tulisan sebelumnya. Pemimpin adalah sebuah ujung
tombak suatu organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Anggadini, Sri Dewi. 2013. Analisis Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer
dalam Proses Pengambilan Keputusan. Majalah Ilmiah UNIKOM. Vol.11, No.2.
Anonim. 2010. Dasar-Dasar Pengambilan Keputusan [.ppt].
http://www.mdp.ac.id/materi/2012-2013-1/si348/052116/si348-052116-584-1.ppt,
diakses tanggal 9 Mei 2015.
Anzizhan, Syarafuddin. 2004. Sistem Pengambilan Keputusan Pendidikan. Jakarta:
Grasindo.
Chaniago, Harmon.2013. Manajemen Kantor. Bandung Barat: Ngamprah
Ivancevich, John M., Robert Konopaske, dan Michael T. Matteson. 2005. Perilaku dan
Manajemen Organisasi Jilid 2. Jakarta: Erlangga.
Kertonegoro, Sentanoe. 1994. Manajemen Organisasi. Jakarta: Widya Press Jakarta.
Moorhead, Gregory dan Ricky W. Griffin. 2010. Perilaku Organisasi: Manajemen
Sumber Daya Manusia dan Organisasi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Robbins, Stephen P. 2006. Organizational Behaviour (tenth edition). New Jersey:
Prentice Hall Inc.
Robbins, Stephen P. dan Mary Coulter. 2005. Management, eight edition. Erlangga:
Jakarta.
Sabri, Ahmad. 2013. Kebijakan dan Pengambilan Keputusan dalam Lembaga Pendidikan
Islam. Jurnal Al-Ta’lim. Vol.1, No.5.
http://computeraddict13.blogspot.com/2015/05/pengambilan-keputusan-dalam-
organisasi.html#:~:text=Stephen%20P.%20Robbins%20menyatakan%20bahwa,alternatif
%2C%20dan%20mengevaluasi%20efektivitas%20keputusan.
LAMPIRAN