KELOMPOK 6

OUR TEAM

Rini Melawati Siti Sarah Reina Sakina Kenti Lusiana

19104030001 19104030012 19104030020 19104030032

 PENGERTIAN EVENT ORGANIZER (EO)
• Event Organizer (EO) atau Pengorganisir Acara yaitu sebuah lembaga formal atau non formal
yang dipercaya untuk menjalankan sebuah acara agar acara tersebut dapat berjalan lancar sesuai
keinginan klienya.
• Event organizer (EO) sekilas mirip dengan kepanitiaan acara (in-house production). Contoh:
kepanitian HUT 17-an, malam perpisahan SMA, gathering, dll.
• Dilihat dari keberlangsungan event organizer tersebut, jika dalam bentuk kepanitiaan setelah
acara selesai maka selesai pula tugas orang-orang yang terlilbat didalamnya. Namun, dalam yang
mengarah pada profesi tentu tidak akan berbatas, meskipun acara telah terlaksana namun
kegiatan orang-orang didalamnya akan terus berlangsung dan akan disusul dengan pelaksanaan
acara-acara yang lainnya.
 PENGERTIAN EVENT ORGANIZER (EO)
• Menurut Rhenald Kasali, bahwa event organizer adalah bisnis yang menerapkan konsep
manajemen secara berkesinambungan dan konsisten dalam mengeksplorasi dunia entertainment
sedalam-dalamnya yang dibangun dari sebuah tim yang mencatat setiap detail dari proses
memilih acara, mengemas acara, memenuhi pembayaran, mengurus perizinan, meyakinkan
keamanan pelaksanaan, merekam gejolak keinginan pasar, serta menyiapkan teknologi dan
pemasarannya, sampai pada event report (laporan pertanggung jawaban) atau evaluasi.
• Jadi EO ini merupakan penyelenggara acara yang tugasnya merancang dan mengadakan serta
mengontrol suatu acara tertentu.
Di Indonesia, pola kerja EO sudah sejak lama ada. Diperkirakan pada zaman raja-raja dahulu pola
tersebut sudah dipakai pada acara-acara kerajaan seperti ; perayaan, perkawinan, upacara ruwatan
pusaka, ulang tahun kerabat raja, dan berbagai acara lainnya yang melibatkan banyak orang. Kelompok
kerja tersebut semakin maju saja di era 80an. Pada setiap pesta adat, setiap acara di sekolah ataupun
kampus, di kampung-kampung terutama pada acara hajatan perkawinan. Semuanya ditangani oleh satu
kelompok kerja dengan pembagian tugas masing-masing bagi anggotanya yang lazim disebut panitia.
Bahkan istilah panitia masih digunakan sampai saat ini.
 Tujuan dari adanya Event organizer adalah
membantu costumer atau client agar dapat
menyelenggarakan sebuah acara agar acara dapat
berjalan lancar, sesuai dengan konsep yang
diinginkan dan direncanakan oleh costumer.

TUJUAN EVENT ORGANIZER

 Jenis-jenis Event Organizer
Private Party Ulang Tahun Wedding organizer

Bergerak untuk Dari namanya bisa diketahui kalau Ini adalah EO yang
penyelenggaraan pesta EO ini ahlinya membuat pesta mengkhususkan diri membantu
pribadi terutama bagi ulang tahun termasuk untuk klien mengadakan pesta
kalangan atas. anak-anak. pernikahan.

Musik & Hiburan Brand Activation MICE

Memiliki EO yang secara spesifik Singkatan dari meeting, incentive,

spesialisasi di membantu klien convention dan exhibition yang khusus
bidang hiburan mempromosikan brand dalam bergerak di bidang penyelenggara
terutama musik. rangka peningkatan penjualan. acara berbentuk pertemuan.
 Peran & Tugas EO
1. Membantu klien untuk 4. Mengorganisir acara
menyelenggarakan secara keseluruhan dalam
acara yang diinginkan berbagai aspek kebutuhan.
dan sesuai dengan
anggarannya.

2. Mengajukan konsep- 3. Memberikan usul dan 5. Melakukan koordinasi 7. Menyusun rundown

konsep yang menarik saran mengenai vendor dengan seluruh vendor secara keseluruhan dan
kepada klien. untuk acara kepada yang terlibat dalam acara. menentukan job description
klien. masing-masing orang di tim
untuk mengatur jalannya
acara.

6. Mengatur jadwal 8. Melakukan evaluasi

technical meeting dan gladi jalannya acara untuk
bersih. meningkatkan pelayanan
kepada klien.
Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif. Metode deskriptif
kualitatif adalah metode penelitian yang berdasarkan pada filsafat
postpositivisme digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah
(sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai
instrument kunci teknik pengumpulan data dilakukan secara trigulasi
(gabungan). Penelitian deskriptif kualitatif bertujuan untuk menggambarkan,
melukiskan, menerangkan,menjelaskan dan menjawab secara lebih rinci
permasalahan yang akan diteliti dengan mempelajari semaksimal mungkin
seorang individu, suatu kelompok atau suatu kejadian.

jenis penelitian yang digunakan adalah kepustakaan (library research), yaitu

mengumpulkan data atau karya tulis ilmiah,proposal yang berkaitan dengan
obyek penelitian atau pengumulan data yang bersifat kepustakaan. Atau
telaah yang dilaksanakan untuk memecahkan suatu masalah yang pada
dasarnya tertumpu pada penelaahan kritis dan mendalam terhadap bahan-
bahan pustaka yang relevan.
Objek pengamatan kami adalah WO (wedding organizer)
1. Bagaimana cara untuk menjalankan EO dengan profesional?
caranya merekrut teman / saudara yang mempunyai keahlian di beberapa bidang sebagai partner
yaitu bidang marketing, keuangan, makeup, dekorasi , broadcast, photografer dll.

2. Jika mau ada event atau acara yang lainnya yang membutuhkan EO, nah untuk
menghubungi EO di perusahaan Anda minimal berapa hari sebelum acara?
Tergantung besar kecilnya acara yang akan diselenggarakan. bisa 3 bln - 6 bulan sebelum acara.
Agar persiapan dapat lebih matang lagi diusahakan jangan terlalu mepet mengubungi pihak
EOnya.

3. Dalam setahun biasanya ada berapa klien yang menyewa EO dari perusahaan Anda?
rata-rata sebuah eo/wo dalam setahun mendapatkan sekurangnya 2-3 acara.

4. Fasilitas apa saja yang bisa didapatkan ketika menyewa EO dari perusahaan Anda ?
fasilitas yang disiapkan sebenarnya tergantung permintaan klien. Dari pihak EO sendiri biasanya
menyediakan beberapa fasilitas seperti :
● Tim kreatif, dekorasi
● Tim konsumsi
● Tim Administrasi
● Tim operasional, Tim acara dll.
Lanjutan
5. Bagaimana EO/WO menetapkan sebuah tema/konsep dalam sebuah acara? Apakah
eo akan menawarkan terlebih dahulu maunya klien seperti apa atau bagaimana? cara
menetapkan tema acara eo akan berdiskusi dengan klien dan berusaha mewujudkan
keinginan klien

Dalam menetapkan sebuah konsep/tema biasanya EO akan berdiskusi dengan klien dan
menanyakan terlebih dahulu apakah klien memiliki gambaran konsep sesuai dengan
keinginan. Jika Klien sudah memiliki gambaran tema/konsep maka dari pihak EO akan
memberikan saran dan masukan yang sesuai dengan konsep/tema yang sesuai dengan
keinginan dari klien. Jika dari pihak klien belum memiliki gambaran konsep maka dari pihak
EO biasanya akan memberikan referensi beberapa konsep yang mungkin akan sesuai
dengan keinginan dari Klien.
Lanjutan
6. Dikala pandemi ini bagaimana eo menyikapi situasi ini agar eo bisa ttp berjalan jasanya digunakan
orang? Apa saja perencanaan yang harus disiapkan?
Hasil pengamatan kami, kebanyakan EO dikala pandemi hampir saja mati, maksudnya berhenti beroperasi
dikarenakan edaran pemerintah untuk menghentikan sementara acara-acara outdoor. dan acara indorr
yang berhubungan dengan kerumunan orang.Tentu saja yang ingin mengadakan pernikahan akhirnya
tidak bisa menyewa EO/WO. Tapi dengan berjalannya waktu, peraturan dari pemerintah mulai longgar
untuk acara yang dihadiri banyak orang , beberapa eo/wo sudah mulai beradaptasi dengan situasi yang
ada. Hal-hal yang dipersiapkan eo/wo dikala pandemi adalah:
● mematuhi aturan pemerintah, mematuhi protokol kesehatan ,seperti menyediakan fasilitas
handsanitizer, sarung tangan, facesild, termogun dll.
● menyediakan diskon
● menyediakan fasilitas wedding virtual
● membatasi tamu undangan
● selalu mengingatkan untuk jaga jarak
Lanjutan
7. Bagaimana cara perusahaan EO anda menghadapi klien yang meminta harga murah tapi banyak
maunya?
caranya , EO Mengajak Diskusi Klien , menanyakan budget yang disiapkan dan berusaha mewujudkan
keinginan klien berdasarkan budget yang ada.

8. Apa saja kendala EO dalam menjalankan tugasnya?

Berdasarkan hasil gabungan dari literatur dan pengalaman yang kami punya. kebanyakan kendala yang
dihadapi eo itu diantaranya seperti:
 tamu undangan utama/mc/narasumber tiba-tiba berhalanngan hadir
 target tamu yang diharapkan hadir melebihi perkiraan sehingga hidangan yang disediakan kurang atau
sebaliknya
 faktor cuaca seperti mendadak hujan , banjir dll
 persiapan yang kurang matang
 koordinasi yang kurang baik
 perubahan susunan acara karena suatu hal.
Lanjutan

9. Bagaimana anda mendapatkan klien?

Untuk mendapatkan klien, sebuah eo harus dikenal banyak orang terlebih dahulu dengan
cara melalui saluran promosi atau mendaftarkan diri (EO) ke event” tertentu. contohnya
wedding organizer dapat ditemui di pameran pekan wedding dress, gebyar catering, dll. EO
juga dapat mempromosikan usahanya dengan memiliki akun media sosial agar lebih dekat
dengan konsumen seperti IG, Youtube, blog, atau website. Mengajak saudara / teman atau
klien yang pernah/belum menggunakan untuk promosi. (promosi lingkup terdekat:
teman,keluarga,saudara)
EO adalah Usaha di bidang jasa yang secara sah ditunjuk
oleh klien, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian
acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi
hingga evaluasi, dalam rangka membantu
mewujudkan tujuan yang diharapkan klien dengan
membuat acara.

Kesimpulan
Ada Pertanyaan?