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A IMPORTÂNCIA DA UTILIZAÇÃO DE BANCO DE DADOS PELAS EMPRESAS

Rudson Danilo*, Jailma de Freitas**, Andrea Santana***, Vinicius Barros****.

RESUMO

Este estudo foi desenvolvido com o objetivo de mostrar a importância dos Bancos de Dados para as
empresas, mostrando os seus benefícios, formas de utilização e o quanto é indispensável à utilização
desse sistema no contexto atual, no que diz respeito à atuação das empresas no contexto
mercadológico. As informações contidas nesse trabalho foram obtidas através de entrevista realizada
a funcionários de uma farmácia, que manipulam Sistema de Banco de dados constantemente na
empresa em que trabalham.

Palavras-chave: Dados, Sistema, Controle, Empresa, Informações.

1 – INTRODUÇÃO

Nos últimos anos, houve um grande crescimento no meio mercadológico, os


dados e informações tornaram-se de grande importância para as empresas. A
utilização de um Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados (SGBD) assumiu
um papel fundamental no desenvolvimento das mesmas, pois se fez necessário o
uso de um sistema que organizasse todas as informações referente às pessoas,
produtos, serviços, gastos, entrada, saída e feedback.
Além da organização quanto à manipulação desses dados, as empresas
puderam detectar eventuais problemas que surgiram, bem como, novas tendências
de mercado, o que a coloca um passo à frente das demais no meio competitivo.
Neste estudo, abordaremos a importância dos Bancos de Dados para
as organizações, bem como a finalidade de sua utilização, benefícios, etc. Todas as
informações contidas foram obtidas através de entrevista realizada em uma empresa
da região com perguntas baseadas no referencial teórico adotado.

*Aluno do Curso de Sistemas de Informação da UFRPE – UAST

**Aluna do Curso de Sistemas de Informação da UFRPE – UAST

***Aluna do Curso de Sistemas de Informação da UFRPE – UAST

****Aluno do Curso de Sistemas de Informação da UFRPE – UAST


2 – REFERENCIAL TEÓRICO

2.1 – O que são Bancos de Dados

Para entender bancos de dados, é útil lembrar que os elementos de dados


que constituem um banco de dados estão divididos em níveis hierárquicos. Esses
elementos lógicos dos dados constituem os conceitos de fundação de dados no qual
está embutido um banco de dados.
Banco de Dados é uma coleção integrada de registros ou arquivos
logicamente inter-relacionados. Um banco de dados do pessoal de uma empresa,
por exemplo, poderia conter arquivos de folha de pagamento, atividades do pessoal
e qualificações dos funcionários. (O’Brien, 2001).

De acordo com a definição e relacionando-a a empresa, a utilização de um


Sistema de Gerenciamento dos Dados e Informações, armazena e relaciona de
forma lógica os dados e informações da organização, podendo ser usado para
manipular arquivos e registros de funcionários, clientes, produtos etc.

2.2 - Sistema de Gerenciamento de Bancos de Dados (SGBS)

Um Sistema de Gestão de Bases de Dados, (SGBD) não é nada mais do que


um conjunto de programas que permitem armazenar, modificar e extrair informação
de um banco de dados. Há muito tipos diferentes de SGBD. Desde pequenos
sistemas que funcionam em computadores pessoais a sistemas enormes que estão
associados a mainframes. Um Sistema de Gestão de Base de Dados implica a
criação e manutenção de bases de dados, elimina a necessidade de especificação
de definição de dados, age como interface entre os programas de aplicação e os
ficheiros de dados físicos e separa as visões lógica e de concepção dos dados.
Assim sendo, são basicamente três as componentes de um SGBD:

1. Linguagem de definição de dados (especifica conteúdos, estrutura a base de


dados e define os elementos de dados);
2. Linguagem de manipulação de dados (para poder alterar os dados na base);
3. Dicionário de dados (guarde definições de elementos de dados e respectivas
características – descreve os dados, quem os acede, etc. [questões de
informação]). (Gouveia; 2004).

2.3 – Manutenção

Os bancos de dados de uma organização precisam ser constantemente


atualizados para refletirem as novas transações de negócios e outros eventos.
Outras mudanças devem ser feitas para garantir a precisão dos dados nos bancos
de dados. (O’brien ,2001).

É necessário estar sempre atento para a atualização do banco de dados da


empresa, pois deve haver uma exatidão nas informações utilizadas. Um sistema
desatualizado, pode causar sérios problemas à organização, visto que o mesmo não
reflete a condição atual da organização

2.4 – Problemas e dificuldades quanto ao uso

Ao implantar um Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados numa


empresa, é necessário que haja um treinamento dos funcionários que serão
encarregados da manipulação do mesmo. Um sistema de difícil entendimento ou
com grande quantidades de funções, pode dificultar a aprendizagem do pessoal e
exigir maior tempo de treinamento. A falta de preparo do pessoal pode ocasionar
erros operacionais, inutilização do sistema e, consequentemente, prejuízos à
empresa.

Outros problemas que podem ocorrer estão relacionados às propriedades do


sistema, incompatibilidade de softwares, hardwares que não satisfazem aos
requisitos, etc.

É necessário que faça-se a preparação do pessoal para utilizar o sistema de


forma produtiva, equipamentos que atendam aos pré-requisitos do software de
controle e principalmente, que disponha de uma equipe técnica para solucionar
eventuais problemas que surjam, realizar a manutenção e evoluir o sistema para
satisfazer as necessidades mutáveis da empresa.

Neste estudo, pretende-se explorar a importância da utilização de Sistemas


de Bancos de Dados, suas funções, benefícios e a manipulação do mesmo por parte
dos funcionários das empresas.

3 – METODOLOGIA

A partir do referencial teórico que foi adotado, foi elaborado um questionário


pra conhecer sobre a utilização do sistema de gerenciamento de dados na empresa
pesquisada, a fim de saber sobre as formas de uso, os benefícios obtidos, eventuais
problemas e a sua importância para a organização. Em seguida foi feita uma
pesquisa de campo na “Farmácia do Povo”. A entrevista realizada teve ênfase em
conhecer os diversos aspectos da utilização de um Sistema de controle de dados e
se esse sistema atendia a todas as necessidades da empresa.

A “Farmácia do Povo” situa-se na cidade de Serra Talhada e está em


funcionamento há mais de cinco anos. Possui uma filial há oito meses atuando na
mesma cidade. A empresa trabalha com a venda de medicamentos, diversos
sortimentos para bebês, perfumaria e uma variedade de produtos destinados à
higiene pessoal.
4 – RESULTADOS

Através da entrevista realizada, foi possível constatar a grande importância de


um Sistema de Gerenciamento dos dados para a empresa, visto que, o mesmo
tornou-se uma ferramenta fundamental no controle de tudo que se passa na
organização, desde o controle de estoque, até a gestão de funcionários, clientes e
fluxo de caixa.

A utilização de um Sistema que controlasse todos os dados e informações da


empresa foi motivada pela grande necessidade que se tem hoje, no que diz respeito
à precisão e velocidade no processamento dos dados. Antes de utilizar o sistema,
não era possível ter controle do que se passava na organização e não havia um
armazenamento de dados preciso.

O Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados controla o estoque na


empresa, ou seja, entrada e saída de medicamentos, gerencia o caixa,
possibilitando ao seu dono uma visão do fluxo de capital e constatar se houve lucro
ou prejuízo no final do mês, o que antes não era possível, pois não tinha um controle
completo de todas as transações. Esse sistema ainda controla o cadastro de clientes
e relatórios gerenciais.

O programa utilizado para gerir esse sistema não é muito complicado,


segundo a entrevistada, porém, é um pouco difícil o seu manuseio, por isso, houve a
necessidade de um treinamento feito por técnicos especializados. Há também um
técnico especializado que realiza a manutenção do sistema mensalmente, efetuando
reparos aos problemas que eventualmente apareçam.

Segundo informações obtidas, o sistema é hoje indispensável ao


funcionamento da empresa, pois além da grande abrangência do seu
funcionamento, o mesmo agiliza os processos como vendas, cadastros etc., evita
e/ou diminui a incidência de erros, além de proporcionar uma visão sistêmica da
organização.

Analisando todas as informações coletadas neste estudo, podemos constatar


a importância de um Sistema de Gerenciamento de Dados em uma organização.
Sua velocidade e precisão são fatores que motivam a sua utilização, além do que, o
mesmo contribui de forma muito significante, na detecção de problemas que surjam
na empresa, bem como, no direcionamento da empresa, tratando-se de identificar as
novas tendências mercadológicas.

5 – CONCLUSÃO

Diante dos conceitos utilizados e associados à pesquisa de campo, podemos


concluir que, o Sistema de Gerenciamento de Banco de dados (SGDB) é uma
ferramenta segura e eficaz na recuperação e organização da informação. Seus
modelos estruturais que agrupam e armazenam dados, possibilitam um ambiente
seguro e propício para o gerenciamento e planejamento estratégico das
organizações. Além disso, devido à competitividade cada vez mais acirrada no meio
mercadológico, as organizações buscam alternativas que forneçam formas
inovadoras que as tornem mais eficientes, estruturadas e inseridas neste contexto.

Os sistemas de banco de dados, portanto, tem sido um mecanismo


fundamental para este desenvolvimento organizacional devido ao seu grande
potencial em agrupar e organizar grandes quantidades de dados essenciais nas
atividades das empresas, que proporcionam através destes softwares, o acesso
rápido e preciso na recuperação destas informações, alavancando o crescimento e
desenvolvimento das organizações.
6 – REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

O’BRIEN, James A. Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na Era da


Internet. São Paulo: Saraiva, 2001.

GOUVEIA. Questões de Informação, 2004