BAB VI

PROSES PERENCANAAN
PROYEK SISTEM INFORMASI
 PROSES PERENCANAAN
PROYEK SISTEM INFORMASI

6.1. Proses Perencanaan Sistem

Informasi
Langkah-langkah atau kegiatan yang
dilakukan dalam membangun suatu
aplikasi program yang dapat
menyelesaikan masalah user, sehingga
user merasakan manfaat dari aplikasi bila
dibandingkan dengan sistem manual
(Menghasilkan Software Aplikasi)
Langkah-Langkah Perencanaan Proyek Sistem
Informasi
 Menentukan Tujuan Sistem Informasi
 Menentukan Anggaran yang dibutuhkan Proyek
dalam pembentukan Sistem Informasi
 Menyusun prosedur, program, jadwal
pelaksanaan Kegiatan
 Membentuk struktur organisasi, dan menentukan
personil yang terlibat dalam proyek sistem
informasi
 Membuat laporan perencanaan yang disetujui
oleh manajemen dan didokumentasikan untuk
acuan/pedoman untuk dapat dianalisis dan
dibuatkan rancangan model sehingga dapat
diimplementasikan kedalam suatu aplikasi sistem
informasi yang merupakan produk akhir tujuan
yang akan dicapai pada perencanaan sistem.
Contoh secara umum :
Judul : Membuat Aplikasi/Sistem Informasi
Penggajian Karyawan
Langkah-langkah Perencanaan Sistem
Informasi Penggajian Karyawan sbb :
 Membuat suatu aplikasi penggajian yang dapat
mengelola data gaji karyawan berdasarkan
golongan dan jabatan karyawan tersebut. Aplikasi
tujuannya dapat menghasilkan Slip Gaji dan Daftar
Gaji Karyawan Setiap bulan
 Anggaran yang dibutuhkan dalam pembuatan
aplikasi dapat berupa :
 Biaya untuk pengumpulan data, biaya analisis dan
biaya pembuatan program aplikasi serta biaya
implementasi dan biaya perawatan aplikasi
(perencanaan untuk biaya pengembangan sistem
dengan tujuan aplikasi dapat disesuai dengan
perobahan peraturan manajemen dan peraturan
pemerintah.
 Prosedur tentang pembuatan aplikasi dimulai dari lama
pembuatan aplikasi sampai kepada uji coba program.
Apabila program sudah melewati masa uji coba maka
program tersebut layak digunakan dan diterapkan dalam
mengolah data gaji karyawan
 Penempatan aplikasi pada bendaharawan gaji, yang
dikelola langsung oleh bendaharawan, sekaligus sebagai
administrator Database Gaji.
 Aplikasi dapat menghasilkan laporan-laporan yang
dibutuhkan oleh bendaharawan gaji yang dapat
dilaporkan secara berkala kepada pimpinan. Aplikasi
dapat dibuat dan diterapkan setelah mendapat
persetujuan manajemen dengan pertimbangan aplikasi
sangat membantu pekerjaan bagian keuangan
(bendaharawan gaji).
Langkah-langkah Proses Perencanaan Proyek (Sistem
Informasi)
 Merencanakan Pembuatan Sistem Informasi
 Mengontrol Kegiatan Pembuatan Sistem Informasi
 Mengimplementasikan perencanaan Sistem Informasi
 Mempersiapkan kegiatan yang berkaitan dalam
pembentukkan sistem Informasi

6.2. Langkah Penanganan Proyek Sistem Informasi

 Define, menemukan masalah dan menentukan output apa
yang dihasilkan sistem
 Membentuk organisasi proyek, menyusun struktur tim
pelaksanaan kegiatan pembentukan sistem informasi,
dengan menetukan Pimpinan Proyek Sistem Informasi
(Project Leader) dan manajer Proyek (project Manager)
 Melaksanakan kegiatan perencanaan secara
berurut/bertahap(metode penyelesaian proyek)
 Memonitor kegiatan Proyek sistem Informasi
 Mengevaluasi, menemukan masalah dan menyelesaikan
masalah yang dihadapi dengan memberikan solusi terbaik
6.3. Tugas manajer Proyek Sistem Informasi
 Menentukan biaya pembentukan proyek sistem informasi
 Menjadwalkan proyek mulai melaksanakan perencanaan
suatu proyek sistem informasi sampai kepada suatu proyek
sistem informasi selesai dibuat dan bisa digunakan oleh
user
 Pemeriksaan ulang terhadap hasil dari proyek sistem
informasi, yaitu menerima masukan dari user untuk dapat
dilakukan revisi sesuai dengan perencanaan.
 Membuat Laporan Kegiatan Proyek sistem informasi
 Mendokumentasikan semua kegiatan Proyek Sistem
Informasi (Membuat dokumentasi Laporan yang sudah
disetujui manajmen)
 Menggambarkan beberapa asumsi tentang proyek sistem
informasi, dengan tujuan user memahami secara umum
tentang pembentukan sistem informasi
 Membuat kesimpulan tentang pelaksaan kegiatan, dan
hasil yang sudah dicapai, serta solusi yang diberikan dalam
menyelesaikan permasalahan sistem
6.4. Faktor Pengelolaan Sistem Informasi
 Auditing Analisis dan Perancangan Sistem
 Review Penerapan Dan Pemrograman
 Review Program Logic
 Perobahan Kontrol Program dan sistem
 Dokumentasi Sistem
 Standar Dokumentasi
 Pelaporan Aktivitas dan pengendalian
 Waktu pembuatan sampai kepada penerapan
Sistem
 Frekuensi : jumlah laporan yang dihasilkan
aplikasi sistem informasi
 Volume ; jumlah data yang dibutuhkan
 ad.1. Auditing Analisis dan Perancangan
Sistem
 Peninjauan dan memeriksa hasil analisis,
alasan dilakukan pengembangan sistem,
tujuannya, dan ditempatkan pada bagian
mana aplikasi tersebut, dan apa yang sudah
dapat diselesaikan oleh aplikasi tersebut.
 Kesimpulan aplikasi menghasilkan ;
◦ output untuk pemecahan masalah
◦ hasil analisis yang diuji apakah sudah cocok dengan
model rancangan terutama aktivitas yang
dilakukan;
 Form Entry
 Proses penyimpanan
 Proses pencarian data/informasi
 Laporan
 ad.2. Review Penerapan Dan
Pemrograman
Meninjau ulang dan mengevaluasi
kesesuaian antara hasil analisis dengan
model perancangan yang tetuang dalam
aplikasi. Penekanan pengelolaan :
◦ Proses entry data (manipulasi data)
◦ Proses pengolahan (informasi up to date)
◦ Proses pelaporan (Format standard dan spesifik
user)
 ad.3. Review Program Logic
 Mengkaji ulang/mengevaluasi kebenaran dan
ketepatan dari proses logika aplikasi yang dicocokan
dengan model perancangan sistem (logika yang
rasional)
 ad.4. Perobahan Kontrol Program dan sistem
 Menggunakan fungsi dan prosedur aplikasi untuk
memudahkan dalam proses pengulangan dan
mengontrol struktur logika aplikasi yang
disesuaikan dengan program flow chart yang sudah
dibuat sebelum dipindahkan kebahasa
pemrograman.
 ad.5. Dokumentasi Sistem
 Mengelola panduan manual aplikasi baik dalam
bentuk internal yang dimuat dalam program aplikasi
maupun panduan eksternal yang dituangkan dalam
bentuk dokumen.
 ad.6. Standar Dokumentasi
 Membuat laporan dokumen dengan standar yaitu
merupakan salah satu bukti bahwa pembentukan sistem
informasi telah selesai dibuat dan sudah bisa digunakan
oleh user

 ad.7. Pelaporan Aktivitas dan pengendalian

 Memuat laporan kegiatan dan mengontrol kegiatan, mulai
dari pengumpulan data, analisis, perancangan, uji coba
sistem sampai kepada sistem benar-benar dapat
digunakan user dengan pengendalian sistem secara
keseluruhan

 ad.8. Waktu pembuatan sampai kepada penerapan

Sistem
 Menentukan dengan tepat alokasi waktu dengan
memastikan kapan aplikasi selesai dibuat dan digunakan
oleh user, dan penentuan alokasi waktu yang terencana
dan terukur dapat berupa penjadwalan kegiatan
 ad.9. Frekuensi : jumlah laporan yang
dihasilkan aplikasi sistem informasi
 Menentukan jumlah output yang dihasilkan
aplikasi dengan pendistribusian kepada user,
dalam bentuk sistem informasi terfilter dan
terinci.

 ad.10. Volume ; jumlah data yang

dibutuhkan
 Menentukan jumlah data yang tepat/dibutuhkan
untuk melengkapi output yang disajikan aplikasi
 Pengelolaan Sistem Informasi Sistem Informasi Manajemen

Pembentukan SI sampai bisa digunakan User Aplikasi yang mengelola beberapa Sistem
Informasi

6.5. Fungsi Dan Tugas dari Pengelolaan Data

dalam Pembentukan Sistem Informasi
•System Development (Pengembangan Sistem)
•Operations/Pengoperasian
•Technical Support (Penunjang Teknis)
•Manajemen & Adminsitrasi (Pengelolaan dan
Administrasi)
 System Development (Pengembangan Sistem)
 Pengembang Sistem (Analis sistem)/Developer
 Berfungsi ;
 menjamin program yang sudah dirancang dapat dimplementasikan sebelum
digunakan maka sistem tersebut diuji coba seperti Entry Data, Pengolahan,
penyimpanan dan pencarian data serta pelaporan

 Tugas :
 Menetukan Kebutuhan Spesifik sistem, menganalisa, merancang, menguji
coba, instalasi sistem, mensosialisaikan sistem dan memonitor penggunaan
sistem, merawat sistem

 Operations/Pengoperasian (Operator/Staf Administrasi)

 Fungsi
 Operator berfungsi untuk memonitor kegiatan operasional/transaksi data
setiap hari atau setiap saat, merawat sistem dan peralatan selama masa pakai
sistem

 Tugas
 Membuat jadwal pelaksanaan kegiataan pengelolaan data, mengontrol
peralatan pemrosesan data, menyediakan fasilitas peralatan pengolahan data
dan memelihara media dokumentasi, instalasi, sekuriti dan pengiriman laporan
kepada user terkait
 Tecnichal Support (Penunjang Teknis)/Teknisi Software/Hardware
 Fungsi
 Analis menyediakan fasilitas bantuan/peralatan/dokumen manual yang berisi
petunjuk untuk memberikan kemudahan user dalam mengoperasikan sistem
sehingga memudahkan dalam memasukkan data ke sistem, menyimpan dan
pencarian informasi serta mempercepat dalam memperoleh informasi dan juga
laporan dari aplikasi.

 Tugas
 User dan Analis dapat memelihara metoda/prosedur untuk pemrosesan data,
memberikan informasi dan Analis dapat memberikan bantuan langsung secara
teknis ke user/staf, mengimplementasikan dan memelihara sistem serta
memberikan masukan tentang kekurangan sistem kepada user

 Manajemen & Administrasi (Data Base Administrator/Supervisor)

 Fungsi
 Supervisor mengelola dan menata serta mengkoordinir pemrosesan data dan
memberikan arahan, mengukur serta mengontrol jalannya aplikasi sistem
informasi
 Tugas
 Supervisor membuat perencanaan, mengamankan, membuat laporan
implementasi dan evaluasi sistem, mengelola personil dalam pengolahan data,
pengelolaan keuangan untuk kelancaran kegiatan dan memberikan bantuan
pelayanan yang dibutuhkan pada bagian operasional
 6.6. Pengelolaan sistem informasi
Ditinjau dari kebutuhan Pengguna
Sistem
 1. Secara Umum:
Pengeloalan terhadap : Input, Proses dan
Output
 2. Secara Kebutuhan Organisasi Pemakai
Pengelolaan Sistem Informasi :
 Pengelolaan Data Input
 Pengelolaan Operasional/Pengoperasian
Sistem
 Pengelolaan manajemen sistem berdasarkan
kebutuhan manajemen
 Pengelolaan Laporan/Output untuk melayani
masing-masing fungsi manajemen.
Kriteria Sebuah Sistem Informasi Dikelola dengan
baik, antara lain:
 Perencanaan Pembentukan Sistem Informasi yang
matang
 Pelaksanaan Pembentukan sistem informasi sesuai
dengan perencanaan
 Pengelolaan SDM
 Kemampuan kolaborasi
 Pengelolaan keuangan pembentukan sistem informasi
 Hasil analis menunjukkan bahwa pembentukan
sistem informasi memberikan nilai manfaat kepada
organisasi
 Evaluasi terhadap hasil aplikasi
 Pengendalian dan pengawasan pembentukan sistem
informasi
 Analisis SDM
Area system informasi
Area bidang system informasi sedikitnya
terdapt 5 area, diantaranya adalah :
 Foundation Concept (Berhubungan
dengan Pendanaan),
 Information Technologies (Berhubungan
dengan Teknologi),
 Bussiness Application (Berhubungan
dengan proses bisnis),
 Development Processes (Berhubungan
dengan pengembangan system),
 Management Challenges (Berhubungan
dengan proses management)
- Tugas PBL ( Pertemuan 12 dan 13)

1. Buatlah Perencanaan Proyek Sistem

Informasi Secara Umum.

2. Buatlah Perencanaan Proyek Sistem

Informasi Secara Detail.