Accelerat ing t he world's research.

MATERI SP - MANAJEMEN
PERKANTORAN
Rahma Wati
Bahan Ajar

Cite this paper Downloaded from Academia.edu 

Get the citation in MLA, APA, or Chicago styles

Related papers Download a PDF Pack of t he best relat ed papers 

Pengant ar Administ rasi Perkant oran SMK K

Hermansyah Dozenx

Pengant ar_ Administ rasi_ Perkant oran_ SMK_ K.pdf

Nella Mart ias

BUKU Pengant ar APK SMK

Agung Winart o
 MANAJEMEN PERKANTORAN
By : Rahmawati, SH., M.Si

A. Pengertian Manajemen Perkantoran

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah manajemen dapat dipahami
dalam dua pengertian, yaitu penggunaan sumber daya secara efektif untuk
mencapai sasaran; dan pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya
perusahaan dan organisasi.
Menurut Ricky W. Griffin, manajemen merupakan sebuah proses perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk
mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Berdasarkan pengertian manajemen
tersebut maka manajemen perkantoran dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan
hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut untuk mencapai tujuan-
tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Pengertian manajemen perkantoran
juga adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara
teratur, sistematik dan terus-menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan
mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.
George R. Terry menegaskan bahwa manajemen perkantoran adalah
perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan.

B. Fungsi Manajemen Perkantoran

Secara umum ada empat fungsi utama dalam manajemen perkantoran, yaitu fungsi
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan
(commanding/directing), dan pengawasan (controlling).
1. Perencanaan (Planning)
Merupakan fungsi yang akan menentukan serangkaian tindakan untuk
mencapai suatu hasil yang diinginkan.
2. Pengorganisasian (Organizing)
Fungsi pengorganisasian ini dapat mempermudah manajer dalam melakukan
pengawasan dan menentukan orang-orang yang dibutuhkan untuk
melaksanakan tugas yang sudah dibagi-bagi tersebut.
Fungsi pengorganisasian dalam manajemen perkantoran sangat penting
karena:
a. Dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas
b. Dapat mendeskripsikan tugas dari setiap bidang atau bagian dalam
organisasi secara jelas
c. Wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi menjadi lebih jelas
d. Dapat memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi
e. Sumber daya manusia dan materil yang dibutuhkan dapat diketahui
3. Pengarahan (Commanding)
Fungsi ini dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi yang berhubungan
dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi
kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat
dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah
ditetapkan sejak awal.
4. Pengawasan (Controlling)
Fungsi ini sangat diperlukan untuk menjaga agar seluruh kegiatan dan
efektivitas pendayagunaan sumber-sumber daya yang ada tidak menyimpang
dari rencana sehingga tujuan organisasi atau perusahaan dapat direalisasikan.
Secara garis besar, proses pengawasan dalam manajemen perkantoran
mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut.
a. Menentukan objek-objek yang akan diawasi
b. Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang
menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki
c. Menentukan prosedur, waktu, dan teknik yang dipergunakan
 d. Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan
e. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui
apakah ada perbedaan
f. Melakukan tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpangan

C. Tujuan Manajemen Perkantoran

1. Mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien
2. Proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancer
3. Pengawasan pekerjaan kantor efektif dan efisien
4. Tercipta suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan
5. Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab
Tujuan manajemen perkantoran juga pernah dirumuskan oleh George R. Terry,
yaitu sebagai berikut.
1. Memberikan keterangan yang lengkap
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya rendah
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan
4. Pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada
langganan
5. Membuat catatan yang semakin baik dengan biaya yang semakin rendah

D. Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen Perkantoran

Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran antara
lain:
1. Ruang Perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran atau kantor (dalam bahasa Belanda kantoor) adalah sebutan
tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan
secara rutin.
2. Komunikasi (Communications)
Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan
dikatakan efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau
mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.
3. Pegawai Kantor (Official Personnel)
Kepegawaian perkantoran ini mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi
atau perkenalan pekerjaan, pelatihan pegawai, promosi pegawai (sumber daya),
pengujian sumber daya, pergantian sumber daya, sistem saran pegawai, pooling
karyawan atau pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai/karyawan,
fasilitas buat pegawai/karyawan, moral dan kedisiplinan pegawai, pensiun
pegawai, penilaian, dan pengaduan pegawai/karyawan.
4. Perabot dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment)
Perabot dan perlengkapan kantor ini mencakup semua peralatan yang umunya
digunakan di kantor, contohnya meja, kursi, perlengkapan arsip, ruang atau peti
besi, perabotan fungsional, perabotan gudang, dan lainnya.
5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines)
Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang
mempunyai masa manfaat atau masa pakai lebih dari satu tahun, misalnya mesin
tik, mesin tambah, mesin faktur, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan
dikte, perlengkapan kirim surat, dan peralatan terlihat.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis ini mencakup pengelolaan barang keperluan tulis,
kertas surat, formulir-formulir, perbekalam sarana kebersihan, perbekalan
penggadaian, dan pengevaluasian untuk perbekalan baru.
7. Metode Kerja
Fungsi metode berarti sebagai alat untuk mencapai tujuan, atau bagaimana cara
melakukan atau membuat sesuatu.
8. Warkat
Warkat yaitu suatu catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak, yang dibuat
orang dalam rangka untuk membantu ingatan.
9. Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls)
Ini merupakanupaya yang dilakukan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan
dalam suatu perkantoran/organisasi/instansi/perusahaan.
E. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran
Prinsip-prinsip dalam manajemen perkantoran itu bersifat lentuk. Menurut Henry
Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-
prinsip umum manajemen tersebut meliputi:
1. Pembagian kerja (division of work)
2. Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)
3. Disiplin (discipline)
4. Kesatuan perintah (unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
(subordination of individual interests to the general interests)
7. Pembayaran upah yang adil (renumeration)
8. Pemusatan (centralization)
9. Hirarki (hierarchy)
10. Tata tertib (order)
11. Keadilan (equity)
12. Stabilitas kondisi karyawan (stability of tenure of personnel)
13. Inisiatif (initiative)
14. Semangat kesatuan (espirits de corps)
Berdasarkan pendapat Henry Fayol, prinsip-prinsip manajemen perkantoran itu
mencakup hal-hal seperti:
1. Perencanaan Pekerjaan
2. Pengorganisasian Pekerjaan
3. Pengkoordinasian Pekerjaan
4. Pengendalian Pekerjaan
5. Pemberdayaan Pegawai
6. Komunikasi
7. Tatanan Kantor
8. Peningkatan Mutu Pelayanan
F. Asas-Asas Manajemen Perkantoran
1. Asas Sentralisasi (Pemusatan)
Maksudnya semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan
diserahkan kepada satuan organisasi yang berdiri sendiri, di samping satuan-
satuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif seperti mengetik,
surat menyurat, menyalin warkat, atau memelihara arsip.
2. Asas Desentralisasi (Penyebaran)
Yaitu asas pemancaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok
bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan akan berdiri sendiri. Dalam asas ini
pula, masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain
melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja
ketatausahaan yang dapat dalam lingkungan sendiri.

3. Asas Dekonsentralisasi (Gabungan)

Asas ini merupakan system asas kombinasi antara asas sentralisasi dengan asan
desentralisasi yaitu unit pelayanan bertanggung jawab atas pekerjaan kantor yang
berada pada seluruh organisasi, sebaiknya pekerjaan kantor yang kurang tepat
dikerjakan oleh suatu unit yang bersangkutan.
 STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN BIDANG
ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Struktur Organisasi Kantor

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal
dipersatukan dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sedangkan pengorganisasian adalah fungsi kedua dalam manajemen dan didefinisikan
sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan,
sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah
struktur organisasi. Umumnya, istilah struktur organisasi digunakan ketika dua orang
atau lebih melaksanakan fungsi-fungai tertentu dan perlu untuk mewujudkan tujuan
organisasi.

B. Macam-Macam Organisasi
1. Organisasi Politik, yaitu organisasi yang bertugas dalam penyelenggaraan
Negara. Contohnya partai politik.
2. Organisasi Bisnis, yaitu organisasi yang bertujuan untuk memperoleh
keuntungan dari usaha yang dilakukan (usaha bisnis).
3. Organisasi Profesi, yaitu organisasi yang anggotanya terdiri dari orang-orang
yang berprofesi sama atau hampir sama untuk menjaga agar profesi mereka
selalu dihargai dan dihormati. Contohnya ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia) dan
ICMI (Ikatan Cendikiawan Muslim Indonesia).
4. Organisasi Sosial, yaitu organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan
social kemasyarakatan. Contohnya organisasi kekeluargaan dalam bidang
ekonomi, pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi, keagamaan, kesehatan
jasmani, dan sebagainya.
C. Prinsip-Prinsip Organisasi
1. Perumusan tujuan yang jelas
2. Pembagian kerja dan pendelegasian kekuasaan
3. Rentang kekuasaan
4. Tingkatan-tingkatan pengawasan
5. Kesatuan perintah dan tanggung jawab
6. Koordinasi

D. Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor dan Strukturnya

1. Organisasi Garis/Lini (Line Organization)
Yaitu bentuk organisasi yang menjelaskan bahwa wewenang atasan dan
bawahan terhubung langsung secara vertikal. Bentuk organisasi ini lebih bersifat
otoriter. Ciri-ciri bentuk organisasi garis/lini itu antara lain:
a. Jumlah karyawan sedikit.
b. Organisasi dan spesialisasi kerja masih kecil.
c. Manajer di bawah top manajer hanya sebagai pelaksana.
d. Sarana dan alatnya terbatas.
e. Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung.
f. Pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah top manajer.
2. Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization)
Yaitu perkembangan dari organisasi garis/lini. Ciri-ciri dari system organisasi lini dan
staf diantaranya yaitu:
a. Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung.
b. Jumlah karyawannya banyak.
c. Organisasi besar.
d. Ada dua kelompok kerja yaitu personel lini dan personel staf.
3. Organisasi Fungsional (Functional Organization)
Dalam organisasi fungsional ini, wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan
kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional, kemudian dikerjakan
oleh pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Ciri-ciri dari bentuk organisasi ini
diantaranya yaitu:
a. Organisasi kecil.
b. Adanya kelompok kerja staf ahli.
c. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas.
d. Target organisasi jelas dan pasti.
e. Pengawasan ketat.
4. Organisasi Divisional
Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization) adalah Struktur Organisasi
yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis.
Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah
keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan bentuk
Organisasi Fungsional.
5. Organisasi Matriks
Yaitu gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua gabungan ini merupakan
gabungan terbaik untuk membuat struktur organisasi yang lebih efisien. Namun, ini
adalah struktur organisasi yang paling kompleks. Rantai komando divisional dan
fungsional diimplementasikan secara simulatan dan saling membebani di dalam
departemen yang sama. Jadi, terdapat dua rantai komando, dan beberapa
karyawan memberikan laporan pada dua pimpinan/bos. Struktur organisasi matriks
digunakan untuk memudahkan pengembangan pelaksanaan beragam program
atau proyek.
E. Uraian Tugas dalam Struktur Organisasi
1. Manajer Administrasi
Manajer administrasi memiliki tugas yang sekaligus membedakannya dengan tugas
manajer kantor, misalnya:
a. Merencanakan konsep
b. Melakukan pengaturan
c. Membuat prosedur
d. Membuat keputusan
e. Membuat konsep pengembangan unitnya
f. Mengawasi bawahan
g. Memikul tanggungjawab yang lebih besar
2. Manajer Kantor
Manajer kantor adalah pejabat yang berada dalam level lapisan kedua dalam
perkantoran. Menurut Mills (1984), manajer kantor memiliki tugas seperti:
a. Menjamin sumberdaya kantor
b. Menjamin ketersediaan sumberdaya kantor
c. Menetapkan anggaran guna mengontrol output
d. Menerapkan sistem dan prosedur guna kelangsungan visi dan misi
 e. Penyediaan informasi secara efisien
f. Mengatur perekrutan pegawai guna kebutuhan masa depan
g. Menjamin sistem komunikasi yang efektif
h. Menegakkan dan mempertahankan sistem yang formal dan informal untuk
kepentingan konsultasi staf yang efektif
i. Menjamin keselamata, kesehatan, dan kesejahteraan karyawan
j. Menjamin pelaksanaan tanggung jawab
Namun, menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor memiliki tugas yang
berkaitan erat dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti:
a. Kemampuan memimpin
b. Memiliki latar belakang praktik/pendidikan
c. Kemampuan melatih
d. Kemampuan mengungkapkan diri
e. Kemampuan bersikap terbuka
f. Keingintahuan
g. Kemampuan mengembangkan kreativitas
h. Kemampuan untuk mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana
i. Kemampuan menjual gagasan
j. Kemampuan bekerja sama
k. Sabar
3. Supervisor
4. Sekretaris
 FASILITAS DAN LINGKUNGAN KANTOR

A. Pengertian Fasilitas Kantor

Pengertian fasilitas adalah sesuatu yang dapat membantu memudahkan pekerjaan,
tugas dan sebagaiknya fasilitas merupakan perlaksaan fungsi. Fasilitas kantor yang
digunakan oleh setiap perusahaan bermacam-macam bentuk, jenis dan manfaatnya.
Semakin besar aktivitas suatu perusaan maka semakin lengkap pula fasilitas dan
sarana pendukung dalam proses kegiatan untuk peoses kegiatan untuk mencapai
tujuan tesebut. Fasilitas kantor itu mencangkup atau meliputi sarana danprasarana
kantor. Karakteristik fasilitas kantor yang mencakup sarana dan prasarana pendukung
dalam proses aktivitas perubahan atau organisasi:
1. Mempunyai bentuk fisik.
2. Memberikan manfaat dimasa yang akan datang.

B. Pengadaan Fasilitas Kantor

Pengadaan adalah kegiatan penyediaan semua keperluan barang/benda/jasa bagi
keperluan pelaksaan tugas. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang
(dengan plakualifikasi), penunjukan langsung (plakualifikasi/paskakualifikasi).
Proses pengadaan fasilitas kantor melalui plakulifikasi dan paskakualifikasi tersebut
biasanya dilakukan oleh intansi-intansi pemerintah yang memerlukan pengadaan
fasilitas kantor dalam jumlah besar tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut,
sehingga harus melibatkan orang lain. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor
perusahaan/organisasi harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir.

C. Jenis-Jenis dan Contoh Fasilitas Kantor

Fasilitas kantor pada setiap perusahaan akan berbeda dalam bentuk dan jenis nya,
tergantung pada jenis usaha dan besar-kecilnya perusahaan tersebut. Berdasarkan
pengertian tersebut, maka sarana kantor berkaitan dengan mesin dan peralatan,
perlengkapan kantor, peralatan kantor, dan peralatan inventaris lainnya.
1. Sarana kantor
a. Perabot kantor
b. Peralatan/perlengkapan kantor
c. Mesin-mesin kantor
d. Pesawat kantor
e. Interior kantor
2. Prasarana kantor
a. Penambahan nilai estetis
b. Penambahan citra perusahaan di mata kolega dan lingkungan sekitar
c. Tolak ukur kualitas perusahaan atas lingkungan sosial
d. Perwujudan prestasi perusahaan
e. Peningkatan wujud apresiasi seni

D. Pemeliharaan Fasilitas Kantor

Tujuan diadakan nya maintance antara lain sebagai berikut.
1. Memungkinkan tercapainya jumlah produk melalui oprasi fasilitas secara tepat
2. Memaksimalkan umur ekonomis peralatan/fasilitas produksi
3. Memaksimalkan kapasitas produksi dan pralatan
4. Memaksimalkan frekuensi kerusakan dan kegagalan proses operasi
5. Menjaga keamanan peralatan

E. Lingkungan kantor
Lingkungan adalah segala sesuatu yang ada di sekitar yang memperngaruhi
perkembangan kehidupan manusia baik langsung maupun tidak langsung. Lingkungan
kantor itu mencakup lingkungan fisik kantor dan lingkungan sosial kantor.
1. Lingkungan fisik kantor,adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam
lingkungan kantor.
2. Lingkungan sosial kantor,adalah menunjukan kepada hubungan antar orang yang
terlibat dalam kantor
 Berdasarkan sasaran komunikasi dan tujuannya itu maka komunikasi yang terjadi
dalam hubungan personil di lingkungan sosial kantor dapat dibedakan menjadi
beberapa macam berikut ini.
a. Komunikasi formal, yaitu komunikasi yang dilakukan dalam situasi formal, sehingga
bahasa/istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal.
b. Komunikasi informal, komunikasi ini terjadi dalam hubungan keseharian baik
antarteman sejawat maupun dengan bawahan.
c. Komunikasi internal, komunikasi ini terjadi dan melibatkan personil-personil dalam
lingkup satu kantor.
d. Komunikasi eksternal, komunikasi ini terjadi antarpihak perusahaan/organisasi
dengan pihak diluar lembaga kerja perusahaan/organisasi tersebut.
e. Komunikasi vertikal, komunikasi ini menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan
dalam organisasi.
f. Komunikasi horizontal, komunikasi ini terjadi antarteman sejawat atau sesama
pegawai.

F. Ergonomi dalam Penataan Fasilitas Kantor

1. Pengertian ergonomic
Istilah ”ergonomi” berasal dari bahasa Latin yaitu ergon (kerja) dan nomos (hukum
alam). Ergonomi dapat didefinisikan sebagai studi tentang aspek-aspek manusia
dalam lingkungan kerjanya yang ditinjau secara anatomi, fisiologi, psikologi,
engireering, manajemen, dan desain/perancangan.
2. Penerapan Ergonomi dan Penataan Fasilitas Kantor
a. Bekerja dalam posisi atau postur normal
b. Mengurangi beban berlebihan
c. Mencakup jarang ruang
d. Minimalisasi gerakan statis
e. Mengurangi stress
f. Minimalisasi titik beban
3. Tata letak fasilitas kantor sesui pendekatan ergonomi
Tata letak fasilitas kantor adalah kumpulan unsur-unsur fisik yang di atur mengikuti
aturan atau logika tertentu guna mengunjang kelancaran kerja.
a. Sikap dan posisi kerja
b. Antropometri dan Dimensi Ruang Kerja
4. Akibat tidak menerapkan sistem dalam penataan fasilitas kantor
a. Kejenuhan pada kerja
b. Kelelahan
c. Timbul penyakit akibat kerja
d. Kematian