MAKALAH

AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Di susun Oleh: Kelompok 4

Lailatul Khusnah (182010300088)
Fitri Wulandari (182010300161)
Siti Mei Nur Rosita (182010300162)
Indah Dwi A. (182010300237)
Yunita Afita Sari (182010300254)
Reni Yudi Lestari (182010300255)
Leny Aisyah (182010300258)
Erica Permata Sari (182010300263)
Ella Putri Lestari (182010300278)

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SIDOARJO

FAKULTAS BISNIS DAN ILMU SOSIAL
PRODI AKUNTANSI
TAHUN 2021 – 2022
 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ……………………………………………………………………… i
BAB I PENDAHULUAN ………………………………………………………… 1
A. LatarBelakang…………………………………………………………….. 1
B. RumusanMasalah …………………………………………………………. 2
C. Tujuan ……………………………………………………………………... 2

BAB II PEMBAHASAN …………………………………………………………. 3

A. Pengertian audit sistemkepastiankualitas ………………………………… 3
B. Pihak yang berkepentinganterhadaphasil audit sistemkepastiankualitas…. 4
C. Tujuandanmanfaatdari audit sistemkepastiankualitas …………………… 5
D. Paduanumumsistemkepastiankualitas audit ……………………………… 6
E. ManajemenKualitas…………………………………………………………. 6
F. Tahap-tahapan Audit ………………………………………………………… 8
G. PersyaratanSistemKepastianKualitas ……………………………………… 10
H. SistemManajemenKualitas …………………………………………………. 14

BAB III KASUS AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS…………………….. 15

A. ContohKasus: Laporan Audit SistemKepastianKualitas ……………………. 15
B. Bab I InformasiLatarBelakang ………………………………………………. 17
C. Bab IIKesimpulan Audit ……………………………………………………… 18
D. Bab IIIRekomendasi ………………………………………………………….. 20
E. Bab IVRuangLingkup Audit…………………………………………………. 23

BAB IV PENUTUP …………………………………………………………………… 24

A. Kesimpulan ……………………………………………………………………. 24

1
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Semakin ketatnya intensitas persaingan dalam merebut pasar mendorong perusahaan
untuk memberikan yang lebih kepada pelanggannya relatif dibandingkan dengan apa
yang diberikan pesaing. Usaha dan operasional perusahaan terfokuskan kepada keinginan,
harapan dan kebutuhan pelanggan (customer focus). Perusahaan berusaha meningkatkan
nilai pelanggan (customer value) sebagai usaha untuk meningkatkan kepuasannya
(customer satisfaction). Memuaskan pelanggan berarti memenuhi semua (sebagian besar
keinginan dan harapan pelanggan) dari mengonsumsi (menggunakan) produk yang
dihasilkan perusahaan. Pelanggan selalu memperbandingkan antara manfaat yang
diperoleh (customer realization) dengan pengorbanan yang dilakukan (customer sacrifice)
untuk mendapatkan produk tersebut. Audit yang dilakukan oleh perusahaan tidak hanya
terpaku pada audit laporan keuangan. Ada hal-hal lain yang dapat dinilai oleh perusahaan
untuk mengetahui bahwa kegiatan perusahaan berjalan dengan baik dan berorientasi pada
tujuan untuk memperoleh keyakinan pemenuhan keinginan, kebutuhan dan harapan
pelanggan.
Audit yang dimaksud dalam hal ini adalah audit sistem kepastian kualitas. Dengan
begitu, dapat dilihat kesesuaian antar kondisi aktual yang tertulis di dokumen. Kondisi
aktual itu bisa berupa record atau catatan ataupun observasi dengan melihat tata acara
seseorang dalam melakukan tugas atau pekerjaan apakah sesuai dengan yang tertulis
dalam prosedur atau instruksi kerja. Yang terutama audit sistem kepastian kualitas ini
bertujuan sebagai alat untuk memonitor implementasi sistem manajemen yang diterapkan
perusahaan apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau masih perlu ditingkatkan
lagi. Sekaligus memetakan mana departemen atau bagian yang belum begitu bagus,
sehingga langkah-langkah perbaikan bisa diambil segera.
Audit sistem kepastian kualitas adalah “proses sistematis, mandiri, dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif untuk
menentukan sejauh mana kriteria audit yang telah dipenuhi” audit ini dirancang untuk
menilai aktivitas, praktik atau kebijakan perusahaan untuk menentukan apakah
perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan
dalam operasinya.Menurut The International Standard For Terminology in Quality

2
 Management, ISO8402, audit kualitas merupakan suatu pengujian yang sistematis dan
independen untuk menentukan apakah aktivitas kualitas dan hasil sesuai dengan
pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diimplementasikan secara
efektif dan cocok untuk mencapaitujuan. Maka dapat disimpulkan bahwa sistem
kepastian kualitas adalah sistem yang biasanya mampu beradaptasi terhadap produk yang
sesuai dengan keinginan pelanggan. Di dalam sistem kepastian kualitas, unsur unsur
penting kepastian kualitas dibangun yang memungkinkan personalia dalam perusahaan
untuk mengidentifikasi, merancang, mengembangkan, memproduksi, mengirim dan
mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
Auditinidirancanguntukmenilaiaktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan memeiliki
kemampuan untukmemenuhistandarkualitasyang ditetapkan dalamoperasinya.

B. Rumusan Masalah
Bagaimana Mengetahui Operasional Audit Sistem Kepastian Kualitas ?

C. Tujuan
Untuk Mengetahui Operasional Audit Sistem Kepastian Kualitas.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian audit sistem kepastian kualitas

Audit sistem kepastian kualitas adalah proses sistematis, mandiri, dan
terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan menilainya secara objektif
untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Menurut The
International StandardFor Terminology in Quality Management, ISO8402, audit
kualitas merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untuk
menentukan apakah aktivitas kualitas dan hasil sesuai dengan pengaturan yang
direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diimplementasikan secara efektif dan
cocok untuk mencapaitujuan. Maka dapat disimpulkan bahwa sistem kepastian
kualitas adalah sistem yang biasanya mampu beradaptasi terhadap produk yang sesuai
dengan keinginan pelanggan. Di dalam sistem kepastian kualitas, unsur unsur penting
kepastian kualitas dibangun yang memungkinkan personalia dalam perusahaan untuk
mengidentifikasi, merancang, mengembangkan, memproduksi, mengirim dan
mendukung dihasilkannya produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Audit ini
dirancang untuk menilai aktivitas, praktik, atau kebijakan perusahaan memeiliki
kemampuan untuk memenuhi standar kualitas yang ditetapkan dalam operasinya.
Peranan audit atas sistem kualitas kepada pelanggan dan proses yang
berlangsung di dalam perusahaan. Audit menyediakan perusahaan informasi untuk
menjawab beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan kinerja kualitasnya, seperti:
a. Apakah perusahaan mampu mencapai tujuan kualiasnya?
b. Apakah prosedur-prosedur yang berlaku tela diikuti dan ditaati?
c. Apakah metode efisiensi baru telah didokumentasikan dan diterapkan?
d. Apakah catatan kualitas dipelihara secara memamdai dan digunakan untuk
menyelesaikan masalah-masalah produksi?
e. Apakah jadwal pemeliharan untuk pencegahan telah diikuti dengan baik?
Audit terhadap sistem seperti penangan bahan baku dapat mengungkapkan
tentang lemahnya praktik yang berjalan dan memerlukan peningkatan. Demikian
juga dengan sistem kepastian kualitas pemasok dapat diaudit melalui sistem
kepastian kualitas ini. Berdasarkan hasil identifikasi tentang beberapa hal yang
masih perlu diperbaiki, perusahaan mungkin melaksanakan audit terhadap produk
secara terintegrasi untuk memverifikasi bahwa proses dilaksanakan secara optimal.
4
 Audit juga digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan proses untuk
mengurangi ketidaksamaan.

B. Pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastiankualitas

Berbagai pihak yang berkepentingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas
dengan berbagai kepentingan dan tujuannya. Pihak-pihak tersebut antara lain:
1. Perusahaan (manajemen puncak)
Untuk menilai seberapa mampu jajaran di bawahnya mengimplementasikan
sistem manajemen kualitas yang telah disepakati dan menjadi pandauan
operasional perusahaan dalam tingkat kulalitas yang tekag ditetapkan.
2. Pelanggan
Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dikonsumsi/digunakan telah
sesuai dengan standar kualitas yang disyaratkan.
3. Pemerintah
Untuk mendapatkan kepastian bahwa produk yang dihasilkan dan dilepas ke pasar
telah sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan Pemerintah dan aman
dikonsumsi atau digunakan oleh konsumen. Dalam hal ini Pemeritntah memiliki
tanggung jawab untuk melindungi masyarakat (konsumen) dari ketidaksesuaian
produk yang berakibat pada kerugian konsumen baik materi maupun non materi.
4. Asosiasi
Kelompok ini berkepntingan terhadap hasil audit sistem kepastian kualitas untuk
mendapatkan informasi tentang bagaimana perusahaan yang menjadi anggotanya
mengelola manajemen kualitasnya sehingga mampu menghasilkan produk sesuai
dengan yang dipersyaratakan pelangganya.
5. Lembaga Sertifikasi
Lembaga ini membuthkan hasil audit adalah untuk menilai kemampuan dari
perusahaan dalam menerapkan sistem kepastian kualitas yang telah ditetapkan
oleh lembaga sertifikasi ini. Sehingga bisa diambil tindak lanjut dari keberadaan
sertifikat yang telah diberikan. Di samping itu informasi hasil audit ini juga
merupakan umpan balik untuk melakukan pembinaan kepada perusahaan atau
perbaikan standar yang ditetapkan.

5
C. Tujuan dan manfaat dari audit sistem kepastian kualitas
ISO 2011 yang menjadi pandauan alam pelaksanaan audit sistem kepastian kualitas,
menyatakan tujuan dari audit ini adalah untuk:
1. Menentukan ketidaksesuaian (nonconformities)
2. Menentukan efektivitas sistem kualitas
3. Memberikan peluang untuk perbaikan sistem
4. Memenuhi persyaratan peraturan
5. Memudahkan registrasi/pendaftaran sistem kualitas
6. Menilai pemasok dan memverifikasi sistem kualitasnya
7. Menilai dan memverifikasi sistem kualitas perusahaan sendiri.
Sedangkan manfaat dari audit ini antara lain:
1. Membantu mengembangkan sistem manajemen kualitas terpadu yang efektif
2. Menyempurnakan proses pengambilan keputusan manajemen
3. Membantu pengalokasian sumber daya secara optimal
4. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi yang tepat waktu
5. Memungkinkan dilakukannya tindakan koreksi tepat waktu
6. Mengurangibiaya-biayatambahan yangtidakperlu
7. Meningkatkanproduktivitas
8. Meningkatkankepuasanpelangganadripasar.
Bagaimana audit berguna bagi organisasi dalam memelihara dan
meningkatkan sistem manajemen kualitasnya? Audit memberikan manfaat kepada
ketiga pihak yang berkepentingan terhadap sistem manajemen kualitas, yaitu dengan
a. Sertifikasi organisasi, melalui:
1) Dengan menyediakan informasi kepada tp manajemen berkaitan dengan
kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan strateginya.
2) Dengan mengidentifikasikan permasalahan yang mana jika dapat
dipecahkan akan meningkatkan kinerja organisasi.
3) Dengan mengidentifikasikan kesempatan untuk peningkatan resiko yang
mungkin terjadi.
b. Pelanggan, dengan meningkatkan kemampuan oragnisasi meneydiakan produk
yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. ‘
c. Lembaga sertifikasi, dengan meningkatkan kredibilitas ketiga pihak dalam
proses sertifikasi.

6
D. Paduan umumsistemkepastiankualitas audit
Jika audit dilakukan sendiri oleh tim perusahaan, beberapa petunjuk berikut ini dapat
membantu auditor dalam mengatasi kesulitan yang ditemukan dalam melakukan audit
sistem kepastian kualitas:
1. Pastikan bahwa audit berfokus pada penemuan fajta yang berkaitan dnegan
kelamahan yang masih terjadi dan peningkatan berkelanjutan.
2. Audit seharusnya sebagai alat organisasi secara luas dalam meningkatkan
kualitas baik sistem, proses, maupun hasil yang telah ditetapkan.
3. Audit harus dipadang sebagai sesuatu yang relevan dan memberikan nilai baik
bagi individu, manajer, maupun perusahaan secara keseluruhan.
4. Audit seharusnya dilakukan secara terstruktur dengan menggunakan kuesioner
dan terhindar dari kesan mengadili dalam audit.
5. Rencana audit seharusnya dipublikasikan untuk memungkinkan manajer
merencanakan terlebih dahulu.
6. Mengangkat koordinator atau fasilitator audi yang tidak harus dijabat oleh staf
penih waktu, mungkin tugas tersebut dapat ditangani oleh manajer kualitas.
7. Untuk menghindari pemborosan waktu audit harus direncanakan dengan baik.
8. Petimbangan kunci yang harus diperhatikan dalam memilih personalia audit.
9. Perlakukan audit seagai aktivitas rutin yang berusaha meminimalkan berbagai
gangguan yang terjadi.
10. Audit harus memiliki tujuan dan saran yang jelas.

E. Manajemen Kualitas
ISO 9001: 2001 mendasarkan manajemen kualitas pada 8 prinsip manajemen kualitas
yang terdiri:
1. Fokus pada pelanggan
Penerapan fokus pada pelanggan ini akan mengarahkan perusahaan untuk:
a. Menyelidiki dan memahami kebutuhan pelanggan.
b. Memastikan bahwa tujuan dan sasaran perusahaan berhubungan dengan
kebutuhan dan harapan pelanggan.
c. Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan dengan organisasi
secara keseluruhan.
d. Menyelaraskan pendekatan dalam memuaskan pelanggan dan pihak yang
berkepentingan serta mengambil atas hasil yang diperoleh.
7
 e. Memastikan keseimbangan antara kepuasan pelanggan dengan pihak lain yang
berkepentingan, seperti pemilik, karyawan, investor, masyarakat, pemilik serta
pemangku kepentingan.
Manfaat dari penerapan prinsip fokus pada pelanggan ini bagi perusahaan dapat
berupa:
a. Meningkatkan pendapatan dan penugasan pangsa pasar yang diperoleh melalui
tanggapan yang cepat dan fleksibel terhadap kesempatan pasar.
b. Meningkatkan loyalitas pelanggan melalui transaski yang berkelanjutan.
2. Kepemimpinan
Penerapan prinsip-prinsip kepemimpinan di dalam perusahaan akan membantu
perusahaan untuk:
a. Memandang semua kebutuhan pihak tertentu sebagai satu kesatuan.
b. Menciptakan visi dan misi yang jelas untuk masa depan perusahaan
c. Menetapkan tujuan, sasaran, serta target yang menantang dan realistis
d. Bertindak bebas dengan disertai dengan tangungjawab dan akuntabilitas
e. Menyediakan sumber daya dan pelatihan.
f. Menjadi teladan dalam kejujuran, moral, dan penciptaan budaya perusahaan
yang kuat.
g. Membangun kepercayaan dan menghilangkan berbagai kekhawatiran
karyawan
Manfaat yang diperoleh dengan menerapkan prinsip-prinsip tersebut antara lain:
a. Membuat karyawan mengerti dan termotivasi untuk mencapai tujuan dan
saaran perusahaan.
b. Menyatukan evaluasi, perbaikan, dan penerapan aktivitas dalam satu kesatuan.
c. Meminimalkan miskomunikasi diantara berbagai tingkatan dalam organisasi.
d. Menimbulkan keinginan untuk berpartisipasi dan berkontribusi dalam
perbaikan berkelanjutan sebagai wujud peningkatan kinerja karyawan.
3. Keterlibatan SDM
4. Pendekatan Proses
Pendekatan proses mensyarakatkan perusahaan untuk melakukan identifikasi,
penerapan, pengolahan, dan peningkatan berkelanjtan proses yang dibutuhkan
dalam sistem manajemen kualitas dan mengelola interkasi masin-masing proses
yang bertujuan untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. Beberapa manfaat
penting dari pendekatan proses adalah:
8
 a. Penurunan biaya dan waktu siklus lebih pendek melalui efektivitas
penggunaan sumber daya.
b. Hasil yang diperoleh meningkat, konsisten, dan dapat diperkirakan.
c. Peningkayan kesempatan menjadi prioritas dan terfokus.
Manfaat ini dapat dicapai melalui serangkain tahapan-tahapan penerpaan
pendelatan proses sebagai berikut:
a. Mendefinisikan aktivitas yang diperlukan oleh sistem manajemen kualitas dan
penerapannya dalam organsiasi secara sistematis.
b. Mendefinisikan urutan dan interaksi proses.
c. Menentukan kriteria dan metode yang disyaratkan bahwa kegiatan berjalan
efektif.
d. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang memadai.
e. Memantau, mengukur dan menganalisis proses.
f. Pendekatan terhadap manajemen.
5. Pendekatan proses.
6. Pendekatan sistem dalam pengolahan.
7. Perbaikan yang terus menerus.
8. Pembuatan keputusan berdaasarkan fakta.
9. Hubungan saling menguntungkan dengan pemasok.

F. Tahap-tahapan Audit
Mengadopsi model PDSA (plan-do-study-act)yang dipopulerkan oleh deming, audit
sistem manajeman kualitas dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Perencanaan Audit
Pada tahap ini auditor melakukan identifikasi terhadap tujuan atau sasaran
organisasi. Pernyataan tujuan dapat mempertegas fokus audit. Mengikuti
pernyataan tujuan ini perencanaan audit dapat mengidentifikasikan 5W+1H: siapa
(who), apa (what), dimana (where), kapan (kapan), mengapa (why), dan
bagaimana (how) berkaitan dengan objek audit.
2. Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan audit diawali dengan suatu pertemuan pendahuluan auditor dengan
berbagai pihak yang berwenang untuk membahas tentang ruang lingkup audit,
tujuan, jadwal pelaksanaan, dan rancangan kertas kerja audit (KKA). Proses audit
diawali dengan mereview/memeriksa proses, produk, atau sistem. Proses audit
9
 melibatkan wawancara dan investigasi untuk mengembangkan temuan yang
didapat serta evaluasi untuk menghubungkan temuan-temuan tersebut dengan
kriteria audit yang telah ditetapkan.
Dalam hal ini auditor membutuhkan informasi terhadap sistem manajemen
kualitas yang digunakan saat ini, prosedur pengoperasian peralatan, catatan-
catatan pemeliharaan, histori inspeksi, atau dokumen perencanaan. Kecukupan
data dan informasi yang berhubungan dengan ruang lingkup audit sangat penting
dan menentukan kesuksesan pelaksanaan audit.
Selama meriew proses, auditor mendokumentasikan berbagai temuan auditnya
dalam KKA, yang nantinya akan disajikan dalam ringkasan umum yang akan
dibahas pada pertemuan akhir dengan berbagai pihak terkait. Dalam waktu yang
singkat kemudian auditor menyajikan laporan tertulis, yang mencatat temuan-
temuan audit, kesimpulan audit, dan rekomedasi yang diberikan.
3. Mempelajari Hasil Audit
Hasil audit menyajikan informasi tentang kekuatan, kelemahan, dan beberapa
bagian yang membutuhkan peningkatan dalam organisasi audit. Laporan hasil
audit yang disampaikan auditor memuat kesimpulan hasil audit yang didukung
bukti (temuan) audit dan rekomendasi yang diberikan untuk peningkatan
(perbaikan) hal-hal yang masih perlu diperbaiki.
4. Tindakan Perbaikan
Pada tahap ini, organisasi didampingi oleh auditor, mengimplementasikan rencana
tindakan perbaikan yang telah ditetapkan. Hal ini memastikan bahwa rekomendasi
dan kesimpulan yang dibuat oleh auditor dan didukung dengan rencana tindakan

10
 perbaikan oleh pihak terkait, dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuan
peningkatan yang berkelanjutan.

G. Persyaratan Sistem Kepastian Kualitas

Persyaratan sistem kepastian kualitas berdasarkan ISO 9001:2001 meliputi:
1. Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Kualitas
Beberapa Kriteria kualitas diuraikan sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen kualitas
dan aplikasinya dalam organisasi.
b. Menentukan tahapan dan interaksi proses-proses tersebut.
c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa
baik operasi maupun proses-proses ini berjalan efektif.
d. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk
mendukung kegiatan operasiona dan pemantauan proses-proses tersebut.
e. Memantau, mengukur dan menganalisis prose-proses tersebut.

f. Mengambil tindakan yang dperlukan agar mencapai hasil yang telah

direncanakan dan melakukan peningkatan berkesinambungan terhadap proses-
proses tersebut.
2. Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen
a. Komitmen manajemen
Manajemen puncak harus memberikan bukti dari komitmennya untuk
pengembangan dan penerapan sistem manajemen kualitas serta terus menerus
meningkatkan efektivitasnya.
b. Fokus pada pelanggan
Manajemen puncak harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan telah
ditentukan dan dipenuhi untuk mencapai kepuasan pelanggan.
c. Kebijakan Kualitas

11
 Kebijakan kualitas merupakan “maksud dan arahan secara menyeluruh suatu
organisasi tentang kualitas seperti yang dinyatakan secara resmi oleh
manajemen puncak”. Persyaratan kebijakan kualitas mencakup komitmen
untuk mengikutkan persyaratan dan secara terus menerus meningkatkan
efektifitas sistem manajemen kualitas.
d. Perencanaan
Manajemen puncak harus merencanakan sistem manajemen kualitas dan
memastikan tujuan dan sasaran kualitas yang diperlukan untuk memenuhi
persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi dan tingkat yang relevan dalam
organisasi.
e. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
Manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang
ditetapkan dan dikomunikasikan dalam organisasi. Manajemen puncak harus
memastikan proses komunikasi yang sesuai ditetapkan dalam organisasi dan
bahwa komunikasi tersebut berkaitan dengan efektifitas penerapan sistem
manajemen kualitas pada organisasi.
f. Tinjauan manajemen
Manajemen puncak arus meninjau sistem manajemen kualitasnya secara
periodik untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas yang
berkelanjutan. Tinjauan ini menyertakan peluang perbaikan dan perubahan
sistem manajemen kualitas, kebijakan, dan tujuan kualitas.
3. Klausul 6 tentang Manajemen Sumber Daya
a. Ketersediaan Sumber Daya
Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya yang
dibuituhkan.
a) Untuk menerapkan dan memelihara sistem manajemen kualitas dan
terus-menerus mengembangkan efektivitasnya.
b) Untukmeningkatkankepuasanpelanggandengancaramemenuhipersyarata
n pelanggan.
b. SumberDayaManusia
Personel yang bekerja, yang dapat memengaruhi kualitas produk harus
memiliki kompetensi yang berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian, dan
pengalaman yang sesuai.

12
 c. Infrastuktur
Organisasi harus menetapkan, menyediakan, dan memelihara infrastuktur
yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.
Infrastuktur mencakup hal-hal berikut ini:
a) Gedung, ruang kerja, dan peralatan penunjang,
b) Peralatan yang dipakai dalam proses,
c) Sarana pendukung.
d. Lingkungan Kerja
Organisasi harus menentukan dan mengelola lingkungan kerja yang
dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.
4. Klausul 7 tentang Realisasi Produk
a. Perencanaan Realisasi Produk
Organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan
untuk realisasi produk. Perencanaan dari realisasi produk ini harus konsisten
dengan persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen kualitas. Dalam
merencanakan realisasi produk, organisasi harus menetapkan hal-hal berikut:
a) Sasaran dan persyaratan kualitas bagi produk.
b) Kebutuhan untuk mendapatkan proses, dokumentasi, dan penyediaan
sumber daya untuk produk.
c) Dokumen yang dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa proses
realisasi menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan.
b. Pembelian
Organisasiharusmemastikanbahwaprodukyangdibelisesuaidenganpersyaratanp
embelian.Organisasiharusmengevaluasidanmenyeleksi kemampuan pemasok
dalam memasok produk yang sesuaidengan yang dipersyaratkanorganisasi.
Organisasiharusmelakukaninspeksidan/atauberbagaikegiatanyang diperlukan
untuk memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhipersyaratan
pembelian yang ditentukan. Jika organisasi atau
pelangganmengusulkanuntukmelakukanverifikasiditempatpemasok,makaorga
nisasi harus menetapkan susunan verifikasi yang dimaksudkan danmetode
pelepasanprodukpadainformasi pembelian.
c. ProduksidanPenyediaanJasa
a) Pengendalian produksi dan penyediaan jasa

13
 Organisasi harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan
penyediaan jasa dibawah kondisi yang dikendalikan.
b) Validasi proses produksi dan penyediaan jasa
Organisasi harus memvalidaasi berbagai proses produksi dan
penyediaan jasa, terhadap output yang dihasilkan yang tidak dapat
diverifikasi oleh pemantauan atau pengukuran yang berurutan.
c) Indentifikasi dan mampu telusur
Jika diperlukan, organisasi harus mendefinisikan produk dengan cara
yang sesuai diseluruh realisasi produk.
d. Properti pelanggan
Organisasi harus menandai, memverifikasi, melindungi,dan menjaga properti
pelanggan yang disediakan atau dipakai dalam produk.
e. Pemeliharaan produk
Organisasi harus memelihara kesesuaian produk sejak proses internal dan
penyerahan ke tempat tujuan. Pemeliharaan ini mencakup identifikasi,
penanganan, pemaketan, penyimpanan, dan pengawetan.
f. Pengendalian,pengukuran dan pemantauan alat
Organisasi harus menentukan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan
serta pemantauan dan pengukuran sarana yang dibutuhkan untuk
menyediakan bukti-bukti kesesuaian produk pada persyaratan yang
ditetapkan. Organisasi harus membuat proses untuk memastikan bahwa
pemantauan dan pengukuran dilakukan secara konsisten sesuai persyaratan
pemantauan dan pengukuran.
5. Klausul 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan
Organisasi harus merencenakan dan menetapkan proses pemantauan, pengukuran,
analisis dan pengembangan yang dibutuhkan untuk:
1) Memperlihatkan kesesuaian produk.
2) Memastikan kesesuaian sistem manajemen kualitas.
3) Meningkatkan peningkatan berkelanjutan yang efektif terhadap sistem
manajemen kualitas.
Ini harus bergantung pada ketepatan metode yang berlaku termasuk teknik
statistik dan jangkauan pemakaiannya.
a. Pemantauan dan Pengukuran

14
 - Kepuasan Pelanggan
- Audit Internal
- Pemantauan dan Pengukuran Proses
- Pemantauan dan Pengukuran Produk
- Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai
- Analisis Data
b. Peningkatan
- Peningkatanberkelanjutan
- Tindakanperbaikan
- Tindakanpencegahan

H. SISTEM MANAJEMENKUALITAS
Beberapa Kriteria kualitas diuraikan sebagai berikut :
a. Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen kualitas
dan aplikasinya dalamorganisasi
b. Menentukan tahapan dan interaksi proses-prosestersebut
c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa
baik operasi maupun proses-proses ini berjalan efektif.
d. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk
mendukung kegiatan operasiona dan pemantauan proses-prosestersebut.
e. Memantau, mengukur dan menganalisis prose-prosestersebut.
f. Mengambil tindakan yang dperlukan agar mencapai hasil yang telah
direncanakan dan melakukan peningkatan berkesinambungan terhadap
proses-prosesterse.

15
 BAB III
KASUS AUDIT SISTEM KEPASTIAN KUALITAS

Contoh Kasus:
Laporan Audit Sistem Kepastian Kualitas

Banda Aceh, bulan Juli sampai dengan Desember 2011

No :-
Lampiran : 3 eksemplar
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada
Yth, Direktorat Universitas Syiah Kuala
di Banda Aceh, Indonesia

Kami telah melakukan audit atas Pelaksanaan AIMA Siklus II Universitas Syiah
Kuala dibagi 3 tahap meliputi tahap persiapan auditor, tahap persiapan dokumentasi, dan
tahap visitasi auditi yang dimulai sejak bulan Juli sampai dengan Desember 2011. Pada
kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dilibatkan 21 orang auditor dan 9
fakultas sebagai auditi. Pelaksanaan audit pada tingkat program studi dilaksanakan
secara sampling.

Fokus AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala tahun 2011 meliputi:

a. Manajemen administrasi pelayanan akademik,
b. Proses pelaksanaan akademis,
c. Aktifitas dosen terhadap tridahrama PT, dan
d. Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa.

Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai efesiensi (daya guna), dan efektifitas
(hasil guna). Sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas
kekurangan tersebut dapat beroperasi dengan lebih ekonomis dan lebih efektif dalam
mencapai tujuan. Kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dilaksanakan
sebagai upaya pengendalian mutu akademik yang berkelanjutan. AIMA Siklus II
Universitas Syiah Kuala merupakan kegiatan yang dilakukan di lingkungan Universitas

16
Syiah Kuala dengan melibatkan Unit pelaksana AIMA dan auditor akademik dari BJM
serta bekerjasama dengan pimpinan fakultas, SJMF (Sistem Penjaminan Mutu Fakultas)
dan TPMA (Tim Pengendalian Mutu Akademik) di jurusan/program studi.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang didukung dengan temuan audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV : Ruang lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan
kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan
dengan peaksanaan audit. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang
telah terjalin dengan baik.

Kantor Akuntan Publik

Pimpinan auditi

17
 Bab I
Informasi Latar Belakang

Universitas Syiah Kuala, disingkat Unsyiah, adalah perguruan tinggi negeri di

Banda Aceh, Indonesia, yang berdiri pada 2 Juni 1961. Rektor Unsyiah pada tahun 2007
adalah Prof. Darni M. Daud PhD. Universitas ini terletak di Banda Aceh, Tepatnya di
Kota Pelajar dan Mahasiswa (Kopelma) Darussalam. Kampus Unsyiah berjarak 8 Km
kearah timur Kota Banda Aceh, 22 Km dari Bandara Sultan Iskandarmuda, dan 32 Km
dari Pelabuhan Malahayati di KruengRaya.
Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah:
Pelaksanaan audit pada tingkat program studi dilaksanakan secara sampling,
mengingat keterbatasan jumlah auditor dan juga ditujukan untuk membina SJMF
sehingga nantinya dapat melaksanakan monev internal akademik pada program studi di
fakultas masing-masing.

18
 Bab II
Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan berikut:
Kondisi:
1) Pelaksanaan akademis di setiap fakultas dan prodi telah didukung dengan sistem
administrasi yang memadai dan mengacu kepada standar mutu akademik yang telah
disusun.
2) Penguasaan materi dan hampir diseluruh fakultas serta program studi pelaksanaan
praktikum mata kuliah terlaksana sangat minim.3)
3) Tidak tercantumnya penelitian dan pengabdian di dalam KPI universitas, fakultas dan
program studi serta tidak adanya sistem evaluasi terhadap aktifitas penelitian dan
pengabdian oleh dosen.
4) Kualitas belajar mengajar terkait dengan dosen utama yang diwakili oleh dosen
muda/asisten dosen serta teknik mengajar yang belum menyesuaikan dengan kondisi.
Kriteria:
1) Masih ada unit pelaksana yang belum secara penuh menyiapkan perangkat pendukung
sehingga mahasiswa maupun dosen masih belum merasa puas.
2) Sebagian besar fakultas dan program studi yang belum melaksanaan sistim
monitoring dan evaluasi internal terhadap proses pelaksanaan akademis secara
periodik sehingga akumulasi permasalahan terjadi berulang setiap semester.
3) Ketidakseimbangan dalam pelaksanaan tugas dosen sebagai pengemban amanah
tridarma PT hampir di seluruh fakultas dan program studi.
4) Penilaian capaian dan tingkat kepuasaan akademis oleh mahasiswa merupakan
bagiandari kegiatan AIMA siklus II tahun 2010 namun pelaksanaannnya dilakukan
secara khusus oleh “Tim MONEV Internal” BJM sesuai dengan pelaksanaan kegiatan
akademik pada semester berjalan (laporan terpisah).
Penyebab:
1) Variasi kemampuan SDM ditingkat fakultas dan program studi menyebabkan
pelayanan akademis antar unit masih terdapat perbedaan kualitas.
2) - Ketidaksesuaian yang ditemukan antara lain perencanaan kurikulum masih perlu
diperhatikan.
- Ketidaksesuaian juga ditemukan dimana keterlibatan yang sangat minim tenaga

19
 pengajar Guru Besar dalam proses pelaksanan akademik (mengajar, praktikum,
penelitian dan pengabdian) di beberapa unit kerjaauditi.
- Ketidaksesuaian juga masih ditemukan terhadap proses pelaksanaan kegiatan
praktikum mahasiswa yang tidak sesuai dengan jadwal dan target akibat dari
dukungan proses administrasi keuangan dari biro dan fakultas yang belum lancar
hampir di setiap semester.
3) Penelitian mandiri belum dilakukan secara terencana, tercatat, dan dilaksanakan serta
dilaporkan tanpa SOP dan kebanyakan tidak diketahui oleh pimpinan.
4) Pelayanan praktikum yang sangat minim serta sebagian besar dilakukan menjelang
akhir semester, begitu juga kondisi sarana prasarana baik penunjang perkuliahan,
praktikum dan penelitian mahasiswa.
Akibat:
1) Terjadi peningkatan pelayan administrasi akademik sejak dilakukannya sistem on-line
dan evaluasi kinerja dosen (EKD).
2) Karena belum melibatkan stakeholder ataupun data tidak terdokumentasi.
3) Hampir seluruh fakultas, program studi dan laboratorium belum memiliki kebijakan
dalam melaksanakan tema penelitian dan pengabdian unggulan.
4) Ditemukan ketidakseuaian katagori ringan, dalam bentuk “masih kurang puas”.

Pejabat yang bertanggung jawab:

Direktur Administrasi Keuangan

20
 Bab III
Rekomendasi

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yag harus menjadi perhatian
audit manajemen di masa yang akan datang. Diantara kelemahan yang terjadi dalam audit ini
yaitu :
1) Variasi kemampuan SDM ditingkat fakultas dan program studi menyebabkan
pelayanan akademis antar unit masih terdapat perbedaan kualitas.
2) - Ketidaksesuaian yang ditemukan antara lain perencanaan kurikulum masih perlu
diperhatikan.
- Ketidaksesuaian juga ditemukan dimana keterlibatan yang sangat minim tenaga
pengajar Guru Besar dalam proses pelaksanan akademik (mengajar, praktikum,
penelitian dan pengabdian) di beberapa unit kerjaauditi.
- Ketidaksesuaian juga masih ditemukan terhadap proses pelaksanaan kegiatan
praktikum mahasiswa yang tidak sesuai dengan jadwal dan target akibat dari
dukungan proses administrasi keuangan dari biro dan fakultas yang belum lancar
hampir di setiap semester.
3) Penelitian mandiri belum dilakukan secara terencana, tercatat, dan dilaksanakan serta
dilaporkan tanpa SOP dan kebanyakan tidak diketahui oleh pimpinan.
4) Pelayanan praktikum yang sangat minim serta sebagian besar dilakukan menjelang
akhir semester, begitu juga kondisi sarana prasarana baik penunjang perkuliahan,
praktikum dan penelitian mahasiswa.
Adanya berbagai kelemahan yang terjadi pada Audit Pelaksanaan AIMA Siklus II
Universitas Syiah Kuala , maka dari itu karyawan yang bertugas pada bagian keuangan harus
memenuhi kualifikasi harus mendapatkan pelatihan yang memadai untuk meningkatkan
kemampuan dalam melaksanakan tugas-tugasnya.Maka diberikan rekomendasi sebagai
koreksi atau langkah perbaikan yang bias diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan
tersebut.
Diantaranya rekomendasi dari audit tersebut, yaitu:
1. Manajemen administrasi pelayanan akademis
Rekomendasi:
f. Perlunya sosialisasi dan evaluasi internal secara periodik terhadap pelaksanaan
standar mutu akademik terkait dengan manajemen administrasi pelayanan
akademis di setiap unit (fakultas dan program studi).

21
 g. Perlunya peningkatan jumlah dan kualitas SDM tenaga administrasi dan
penyediaan sarana kerja perlu dilakukan segera dan disesuaikan dengan prioritas
kebutuhan.
h. Perlunya pelatihan dan pemagangan secara periodik terhadap SDM fakultas
maupunprogram studi terkait dengan manajemen administrasi pelayanan
akademis.
i. Implementasi pelayanan akademik harus mengacu pada sasaran target
standarmutu yang telah disusun oleh universitas maupun fakultas.
2. Proses Pelaksanaan Akademis (pengajaran dan praktikum)
Rekomendasi:
a. Setiap unit kerja diharapkan dapat melibat stakeholder untuk melakukan evaluasi
kurikulum yang sedang berjalan, juga diperlukan adanya Pedoman Penyusunan
Kurikulum yang terbaru untuk setiap fakultas.
b. Diperlukan keseragaman dalam sistem dokumentasi dan hasil pelaksanaan
akademis termasuk kegiatan praktikum, praktek lapangan, penelitian, dan tugas
akhir mahasiswa.
c. Perlu diterapkan sangsi dan reward terhadap kedisiplinan dosen dalam pelaksanan
belajar mengajar, penelitian dan pengabdian masyarakat termasuk keterlambatan
pemasukan nilai ujian yang berpengaruh terhadap pengisian KRS mahasiswa.
d. Perlu dilakukan evaluasi oleh SJMF dan TPMA terhadap kelengkapan
administrasi proses pelaksanaan akademis pada awal semester dan akhir semester
agar dapat diketahui permasalahan sejak awal dan terjadinya koordinasi pada
akhir setiap akhir semester.
e. Perlu dibakukan format kontrak perkuliahan di Universitas Syiah Kuala, dan
harusditandatangani oleh dosen dan perwakilan mahasiswa serta disetujui oleh
pimpinan.
f. Perlu dukungan kelengkapan perangkat on-line di setiap program studiagar
pelayananprosesakademiksemakin lancar.
3. Aktifitas dosen terhadap tridharma PT (penelitian dan pengabdian)
Rekomendasi:
a. Kebijakan terhadap pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
oleh dosen perlu ditegaskan dan dilakukan evaluasi periodik terhadap
pelaksanaannya.

22
 b. Setiap fakultas, program studi dan laboratorium harus memiliki “road map”
penelitian unggulan dan bagi yang mampu melaksanakannya diberikan reward,
misalnya: diberikan anggaran peningkatan sarana dan prasara yang lebih besar
untuk memacu yang lain.
c. Harus dibuat kebijakan dan SOP terhadap “penelitian mandiri” oleh dosen
sehingga memenuhi persyaratan administrasi dan keilmuan. Setiap penelitian
mandiri harus diketahui oleh pimpinan dan dilengkapi dengan dokumen
pelaksanaan penelitian.
d. Membuat kebijakan yang “tegas” mewajibkan dosen melakukan “penelitian dan
pengabdian”.
e. Sosialisasi dan bimbingan teknis harus dilaksanakan oleh lembaga, fakultas dan
program studi secara lebih sistematis sehingga mampu menarik minat dosen untuk
melaksanakan penelitian dan kegiatanpengabdian kepada masyarakat. Pemilihan
dosen teladan dan peneliti teladan harus terus dilakukan dengan prosedur yang
lebih terukur.
f. Menjadikan aktifitas penelitian dan pengabdian masyarakat sebagai fokus evaluasi
kinerja dosen (EKD) dan AIMA pada siklus III tahun 2011.
4. Capaian dan tingkat kepuasan akademis oleh mahasiswa
Rekomendasi:
a. Kualitas belajar mengajar terkait dengan dosen utama yang diwakili oleh dosen
muda/asisten dosen serta teknik mengajar yang belum menyesuaikan dengan
kondisi.
b. Pelayanan praktikum yang sangat minim serta sebagian besar dilakukan
menjelang akhir semester, begitu juga kondisi sarana prasarana baik penunjang
perkuliahan, praktikum dan penelitian mahasiswa.
c. Kondisi laboratorium dan laboratorium lapangan untuk mendukung pelaksanaan
penelitian, tugas akhir termasuk ketersediaan alat transportasi untuk melakukan
praktek lapangan ke luar daerah.
d. Kondisi sarana pendukung “perpustakaan”.
e. Kondisi “akademik atmosfir” terutama kebersihan internal (halaman, toilet, ruang
kuliah) disetiap fakultas dan kondisi umum universitas.

23
 Bab IV
Ruang Lingkup Audit

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, Sesuai dengan temuan yang telah
diteliti dimulai sejak bulan Juli sampai dengan Desember 2011. Maka audit pada
kegiatan AIMA Siklus II Universitas Syiah Kuala dilibatkan 21 orang auditor dan 9
fakultas sebagai auditi. Pelaksanaan audit pada tingkat program studi dilaksanakan
secara sampling, apakah telah dilaksanakan secara efisien, efektif dan ekonomis.

24
 BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Audit sistem kepastian kualitas merupakan audit yang dilakukan tehadap kinerja
perusahaan yang dalam hal ini untuk memastikan bahwa proses-proses yang berjalan
didalam perusahaan sudah sesuai dengan standar kualitas yang telah ditetapkan dalam
operasinya baik terhadap produk atau jasa yang dihasilkan maupun struktur dan
karyawan perusahaan guna mencapai kualitas yang diharapkan.
Audit ini dirasa perlu pada saat kinerja kualitas aktual berbeda dengan standar
yang telah di tetapkan. Peranan audit ini sendiri adalah seperti untuk mengetahui apakah
perusahaan telah mencapai tujuan kualitasnya dan untuk mengetahui apakah perusahaan
telah mengikuti prosedur-prosedur yang berlaku. Dalam hal ini audit sistem kepastian
kualitas berfokus kepada pelanggan dan sistem manajemenkualitas.
Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya
terhadap standar ISO 9001:2000. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai
dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan.

25