MODUL PERKULIAHAN

Manajemen
Operation
(Manajemen Proyek)

Universitas Mercu Buana

Manajemen Proyek
Apa ituProyek ?

Proyek adalah kegiatan sementara dan hanya satu kali yang durasinya bervariasi.
Ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan spesifik dalam suatu organisasi, yang
mungkin untuk menciptakan produk atau layanan atau mengubah proses bisnis. Ini
kontras langsung dengan bagaimana suatu organisasi umumnya bekerja secara
permanen untuk menghasilkan barang atau jasa mereka. Misalnya pekerjaan suatu
organisasi mungkin untuk memproduksi truk secara terus-menerus, oleh karena itu
pekerjaan tersebut dianggap fungsional karena organisasi menciptakan produk atau
layanan yang sama berulang-ulang dan orang-orang memegang peran mereka
secara semi permanen.

Apa itu Manajemen Proyek ?

Suatu proyek umumnya diawali oleh kebutuhan yang dirasakan dalam suatu
organisasi. Menjadi salah satu dari usaha, itu akan memiliki awal dan akhir, kendala
anggaran, waktu dan sumber daya dan melibatkan tim yang dibangun dengan
tujuan. Tim proyek terdiri dari banyak anggota tim yang berbeda, misalnya,
pengguna / pelanggan akhir (dari suatu produk atau layanan), Teknologi Informasi
(TI), pemimpin proyek, analis bisnis, pelatih, sponsor proyek dan pemangku
kepentingan lainnya.

Manajemen proyek adalah keteraturan dalam mengelola semua sumber daya dan
aspek proyek yang berbeda sedemikian rupa sehingga sumber daya akan
memberikan semua output yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dalam
ruang lingkup, waktu, dan kendala biaya yang ditentukan. Ini disepakati dalam tahap
inisiasi proyek dan pada saat proyek dimulai semua pemangku kepentingan dan
anggota tim akan memiliki pemahaman dan penerimaan yang jelas tentang proses,
metodologi dan hasil yang diharapkan. Manajer proyek yang baik menggunakan

Manajemen Proyek
2 Onggo, P. Latief, ST, MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
proses formal yang dapat diaudit dan digunakan sebagai cetak biru untuk proyek,
dan ini dicapai dengan menggunakan metodologi manajemen proyek.

Metodologi Manajemen Proyek ?

Secara umum, proyek dibagi menjadi tiga fase,

1. Inisiasi,
2. Implementasi dan
3. Penutupan.

Setiap fase kemudian memiliki beberapa pos pemeriksaan yang harus dipenuhi
sebelum fase berikutnya dimulai. Sejauh mana suatu proyek dikelola akan
tergantung pada ukuran proyek. Untuk proyek yang kompleks dalam organisasi
besar yang melibatkan sejumlah orang, sumber daya, waktu dan uang, diperlukan
pendekatan yang lebih terstruktur, dan akan ada lebih banyak langkah yang
dibangun ke dalam setiap tahap proyek untuk memastikan bahwa proyek tersebut
memberikan hasil yang diharapkan. hasil. Untuk proyek sederhana dalam sebuah
organisasi kecil, tonggak yang disepakati, beberapa daftar periksa dan seseorang
untuk mengoordinasikan proyek mungkin adalah semua yang diperlukan.

1. Memulai Proyek

Semua proyek dimulai dengan ide untuk produk, layanan, kemampuan baru atau
hasil yang diinginkan lainnya. Idenya dikomunikasikan kepada sponsor proyek
(orang-orang yang akan mendanai proyek) menggunakan apa yang disebut mandat
atau piagam proyek. Mandat adalah dokumen yang disusun dengan cara yang
menjabarkan metode yang jelas untuk mengusulkan proyek dan harus menghasilkan
kasus bisnis untuk proyek tersebut. Setelah kasus bisnis disetujui, dokumen yang
lebih rinci disiapkan untuk menjelaskan proyek dan dikenal sebagai 'Laporan Definisi
Proyek' (PD).PD tidak hanya digunakan untuk memberikan informasi terperinci
tentang proyek, tetapi merupakan laporan penilaian yang dilakukan untuk
menentukan apakah proyek harus dilanjutkan atau tidak. Beberapa bidang utama
yang dicakupnya adalah ruang lingkup proyek, hasil dari setiap studi kelayakan, dan
apa yang dimaksudkan untuk disampaikan. Dokumen ini juga akan mengidentifikasi

Manajemen Proyek
3 Onggo, P. Latief, ST, MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
orang-orang kunci yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan, biaya dan durasi
yang diharapkan serta manfaat bagi bisnis. Sebuah proyek biasanya memiliki tujuan
(gambaran besar) dan ini kemudian harus dipecah menjadi tujuan yang dapat Anda
gunakan untuk mengukur apakah Anda telah mencapai tujuan Anda.

Dari daftar ini kemudian harus mengidentifikasi apa yang dikenal sebagai 'Kriteria
Sukses Utama', dan ini adalah tujuan yang merupakan 'kunci' untuk keberhasilan
atau kegagalan proyek - bahkan jika tujuan lain dipenuhi. Ini jelas berbeda dari
proyek ke proyek. Setelah proyek diberikan jalan terus, maka dokumen kontrak
dibuat dan sponsor proyek menggunakan ini untuk memberikan perjanjian formal
untuk mendanai proyek dan untuk memulai proyek. Tahap inisiasi kemudian
dianggap selesai.

2. Melaksanakan Proyek

Fase implementasi adalah tentang melacak dan mengelola proyek. Hal pertama
yang terjadi ketika proyek dimulai adalah menggunakan Laporan Definisi Proyek
untuk membuat rencana proyek yang mendefinisikan bagaimana melakukan apa
yang dirinci pada laporan PD. PD lebih merupakan ringkasan dari proyek, sehingga
rencana proyek yang rinci harus dibuat untuk mengisi detail yang baik tentang
bagaimana proyek akan dijalankan. Rencana proyek adalah dokumen pusat yang
digunakan untuk mengelola proyek selama durasinya sehingga mendapatkan
persetujuan dan penerimaan dari semua tim tentang aspek-aspek seperti tonggak,
tahapan dan tugas proyek, serta siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas,
terkait jadwal dan tenggat waktu apa yang harus dipenuhi.

Beberapa tahapan dalam mengimplementasikan proyek adalah kontrol kualitas,

kontrol kemajuan, kontrol perubahan, dan manajemen risiko. Aspek pertama yang
akan kita bahas adalah manajemen risiko, karena begitu Anda telah merencanakan
proyek, penting untuk menilai setiap faktor yang dapat berdampak padanya. 'Risiko'
dalam hal ini dianggap sebagai segala sesuatu yang dapat berdampak negatif pada
tenggat waktu penyelesaian proyek. Misalnya kehilangan anggota tim karena sakit
atau gesekan, tidak mempertimbangkan cuti tahunan anggota tim, kemungkinan
harus melatih kembali anggota tim baru, peralatan tidak dikirimkan tepat waktu atau
kontraktor keluar dari bisnis. Log risiko digunakan untuk mencatat dan menilai risiko

Manajemen Proyek
4 Onggo, P. Latief, ST, MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
dan membawa rencana tindakan terkait untuk meminimalkan risiko yang
diidentifikasi.Manajemen masalah adalah bidang terkait dan mengacu pada masalah
yang terkait dengan proyek yang diajukan oleh pemangku kepentingan mana pun.
Fase ini juga melibatkan Manajer Proyek dalam pengendalian kualitas, di mana
tinjauan berkala dilakukan dalam pertemuan formal untuk memastikan 'produk' yang
dihasilkan oleh proyek ditinjau terhadap standar spesifik yang telah ditentukan
sebelumnya.

Kontrol Kemajuan adalah tanggung jawab lain dari Manajer Proyek dan merupakan
pemantauan proyek dan produksi laporan kemajuan rutin untuk mengkomunikasikan
kemajuan proyek kepada semua pemangku kepentingan proyek. Karena sebagian
besar proyek tidak sesuai dengan rencana, proses kontrol kemajuan adalah untuk
mengawasi arah proyek dan memantau sejauh mana rencana itu diikuti dan
mengambil tindakan yang tepat jika tahapan-tahapan menyimpang dari rencana
dengan menggunakan reguler pelacakan proyek. Ini dicapai dengan memiliki pos
pemeriksaan rutin selama proyek yang akan ditetapkan dalam definisi proyek.
Pertemuan-pertemuan ini dapat dilakukan setiap minggu dan digunakan untuk
memantau dan mengontrol semua yang terjadi dengan proyek serta menangkap
statistik dari setiap anggota tim proyek pada tanggal mulai dan selesai yang
sebenarnya untuk tugas yang dialokasikan serta perkiraan untuk putaran tugas
berikutnya .

Pada dasarnya sebagian besar proyek tidak pernah tepat untuk merencanakan,
perubahan perlu dilakukan untuk panjang, arah dan jenis tugas yang dilakukan oleh
tim. Ini harus sepenuhnya didokumentasikan oleh Manajer Proyek dalam bentuk
'kontrol perubahan'. Kontrol perubahan melibatkan Manajer Proyek dalam
mendokumentasikan permintaan untuk perubahan, mengidentifikasi dampak pada
proyek jika perubahan tersebut akan dilaksanakan (misalnya apakah itu akan
mempengaruhi waktu penyelesaian proyek, apakah proyek akan melebihi anggaran,
apakah ada cukup sumber daya) dan kemudian menginformasikan semua
pemangku kepentingan tentang implikasi dan alternatif yang diidentifikasi oleh
permintaan untuk perubahan. Fase implementasi berakhir setelah proyek telah
mencapai tujuan dan sasarannya sebagaimana dirinci oleh kriteria keberhasilan
utama dalam Laporan Definisi Proyek.

Manajemen Proyek
5 Onggo, P. Latief, ST, MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
 3. Menutup Proyek

Semua proyek dirancang untuk periode waktu tertentu dan proses penutupan proyek
merupakan aspek penting dari manajemen proyek. Tujuan penutupan formal proyek
adalah untuk mengatasi semua masalah yang dihasilkan oleh proyek, untuk
melepaskan staf dari proyek dan melalui latihan 'pelajaran yang dipelajari'.Pada
tahap ini, penerimaan formal dari pelanggan (orang yang produk prosesnya dibuat)
diperoleh untuk menunjukkan sign-off mereka pada proyek.Ini umumnya dilakukan
dalam bentuk formulir penerimaan pelanggan dan merupakan pengakuan resmi dari
pelanggan bahwa proyek telah berakhir. Setelah ditandatangani, tim proyek
dibubarkan dan tidak ada lagi pekerjaan yang dilakukan. Namun tim proyek akan
datang bersama untuk apa yang disebut Rapat Tinjauan Proyek, untuk secara resmi
mengakhiri proyek dan membahas masalah-masalah luar biasa seperti
pemeliharaan yang sedang berlangsung, penutupan file proyek dan melakukan
tinjauan tim terhadap proyek. Sebagai hasilnya, Laporan Penutupan Proyek dibuat
untuk memformalisasi seberapa berhasil proyek telah mencapai tujuannya, dan
seberapa baik proyek telah dilakukan terhadap kasus bisnis aslinya, ruang lingkup,
rencana proyek, anggaran dan kerangka waktu yang dialokasikan.

Manajer Proyek juga dapat membuat dokumen peningkatan proses yang meninjau
proses yang digunakan oleh proyek (mis. Apa yang kami lakukan dengan baik,
kesalahan apa yang kami lakukan) sehingga organisasi dapat belajar dari proyek ini
dan membuat proyek lebih lanjut lebih sukses. Karena proyek ini dijalankan oleh tim
orang yang telah menghabiskan banyak waktu terlibat dalam keberhasilan suatu
pekerjaan tertentu, yang telah membuat mereka keluar dari kegiatan sehari-hari
yang biasa, penting untuk mengadakan beberapa jenis kegiatan. acara penutupan
sosial. Ini bisa berupa makan malam, minuman, atau beberapa jenis kegiatan
kelompok di mana setiap orang dapat dikenali dan dihargai atas upaya mereka.

Apa yang diperlukan untuk menjadi Manajer Proyek yang Baik?

Selain memahami metodologi, ada karakteristik lain yang perlu diingat untuk
manajemen proyek yang sukses. Mengingat bahwa setiap proyek terlibat dengan tim
proyek dan juga para pemangku kepentingan, Manajer Proyek yang baik harus

Manajemen Proyek
6 Onggo, P. Latief, ST, MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id
memiliki tidak hanya keterampilan manajemen waktu yang sangat baik tetapi juga
keterampilan orang-orang baik seperti:

a. Keterampilan komunikasi yang baik

b. Kemampuan untuk menjadi pemain tim
c. Keterampilan interpersonal yang sangat baik
d. Kemampuan untuk bernegosiasi

Manajer Proyek yang berpengalaman percaya ada dua faktor utama dalam
menentukan keberhasilan suatu proyek:

1. Perekrutan dan pemilihan anggota proyek yang memenuhi syarat yang sesuai
untuk posisi proyek yang relevan adalah penting. Perekrutan anggota tim
proyek harus ditangani dengan disiplin dan ketelitian yang sama seperti
perekrutan karyawan baru untuk memenuhi posisi yang sedang berlangsung
dalam bisnis.
2. Metodologi yang terdokumentasi dengan baik yang dibuat sederhana dan
mudah beradaptasi dengan berbagai ukuran proyek adalah fondasi penting
untuk memastikan keberhasilan proyek. Metodologi yang terdokumentasi ini
perlu dikomunikasikan kepada anggota tim proyek sebagai bagian dari tahap
inisiasi. Ini akan memastikan hal-hal seperti setiap orang memiliki
pemahaman yang jelas tentang bagaimana untuk maju dan apa yang
diharapkan pada setiap tahap dan bahwa metodologi disesuaikan dengan
kebutuhan spesifik proyek yang sedang dilakukan.

Manajemen Proyek
7 Onggo, P. Latief, ST, MM.
Pusat Bahan Ajar dan eLearning
http://www.mercubuana.ac.id