Manual Mutu Perencanaan Dan Penganggaran

MANUAL MUTU
PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN
LPM
2008
Manual Mutu
Perencanaan dan Penganggaran
Universitas Sanata Dharma
MM.LPM-USD.11
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI i
KATA PENGANTAR ii
BAB I Evaluasi tentang Kebijakan Keuangan di Universitas Sanata Dharma 1
A. Kebijakan/Peraturan yang ada di Universitas Sanata Dharma 1
1. Peraturan-peraturan yang Terkait dengan Pos Pemasukan 1

2. Peraturan-peraturan yang Terkait dengan Pos Pengeluaran 1
B. Evaluasi tentang Kebijakan Keuangan di Universitas Sanata Dharma 4
BAB II Cost Structure (Struktur Biaya) di Universitas Sanata Dharma 6
A. Gambaran Umum 6
B. Klasifikasi Biaya 7
C. Alokasi Biaya Tidak Langsung (Biaya Bersama) 10
BAB III Prosedure Penyusunan Rencana Anggaran dan Pendapatan (RAP) 11
A. Tujuan Penyusunan SOP Rencana Anggaran Pendapatan 11

B. Deskripsi tentang Pendapatan 11
C. Ruang Lingkup 12
D. Definisi 12
E. Referensi 13
F. Tanggung Jawab dan Prosedur 13
G. Dokumentasi 16
BAB IV Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Anggaran dan Pendapatan (RAP) 17
BAB V Prosedure Penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan Rencana
Kegiatan dan Anggaran (RKA) 42
A. Tujuan Penyusunan SOP RAB dan RKA/T 42

B. Deskripsi tentang RAB dan RKA/T 42
C. Ruang Lingkup 44
D. Daftar Istilah 46
E. Referensi 46
F. Tanggung Jawab dan Prosedur 46
G. Formulir-formulir 56
BAB VI Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan

Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) 57
BAB VII Prosedure Penggunaan/pemanfaatan Anggaran 86
A. Prosedur Pemanfaatan/Penggunaan Anggaran 86

B. Prosedur Persetujuan Pengajuan Dana/Anggaran 88
C. Prosedur Monitoring Pengelolaan Keuangan 90
BAB VIII Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Biro Keuangan 95

BAB IX Instruksi Kerja Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Biro Keuangan 98
BIRO KEUANGAN
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
PANDUAN MUTU
KATA PENGANTAR
Universitas Sanata Dharma sebagai suatu perguruan tinggi yang memiliki visi
“Terwujudnya masyarakat Indonesia yang semakin bermartabat” dengan misi
“menghadirkan pencerahan yang mencerdaskan bagi masyarakat melalui Tri Dharma
Perguruan Tinggi” mulai memahami peluang-peluang yang ada demi tercapainya visi
dan misi tersebut. Peluang yang ada antara lain adalah pemberian dorongan dari
pemerintah kepada PTS untuk menjadi world class university, dan kepedulian pemerintah
terhadap pengembangan kualitas pendidikan.
Tentu saja peluang yang ada tersebut akan dapat dimanfaat dengan maksimal
apabila Universitas Sanata Dharma memiliki organisasi Universitas yang semakin sehat,
sebagaimana tercantum dalam salah satu sasaran jangka pendek Renstra Universitas
Sanata Dharma tahun 2008-20121, yaitu: Semakin mantapnya kesehatan organisasi
Universitas: Sasaran ini diarahkan pada peningkatan mutu manajemen Universitas yang
mencakup seluruh aspek manajemen, yaitu bidang: akademik, sumber daya (manusia,
keuangan, sarana, prasarana dan informasi), dan mutu pada setiap jenjang. Dengan
demikian Universitas mampu menyelenggarakan seluruh kegiatannya secara mandiri dan
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Untuk mencapai sasaran di atas Universitas telah melakukan evaluasi diri yang
akhirnya salah satu simpulannya adalah bahwa perencanaan dan penganggaran sangat
menentukan efektivitas dan efisiensi manajemen keuangan yang mutlak diperlukan dalam
manajemen modern. Namun, seperti disebutkan dalam evaluasi diri, sistem perencanaan
dan penganggaran yang dilaksanakan di USD masih berbasis biaya dan investasi
sehingga belum mendukung manajemen keuangan yang efektif dan efisien. Selain itu,
semua proses tersebut masih dikerjakan secara manual, belum terintegrasi digital dan on
line. Keluhan yang sering muncul adalah dan disampaikan oleh unit/pihak terkait karena
kesulitan mereka untuk memantau RAB yang telah digunakan/dicairkan.
1
Renstra Universitas Sanata Dharma Th 2008-2012 hlm. 7
ii
BIRO KEUANGAN
PANDUAN MUTU
Untuk mengatasi masalah tersebut, akan disusun suatu sistem Manajemen

Perencanaan dan Penganggaran melalui pengembangan sistem perencanaan dan
penganggaran secara manual maupun digital, on line terintegrasi yang dapat diakses
semua pihak internal yang membutuhkan. Selain itu sistem perencanaan dan
penganggaran perlu diarahkan berbasis evaluasi diri dan berbasis kegiatan. Idealnya
Rencana Anggaran Belanja (RAB) disusun dengan mengacu pada evaluasi diri yang
tertuang dalam Renstra USD dan Renstra setiap unit. Suatu manual tentang Standard
Operating Procedure (SOP) tentang Perencanaan dan Penganggaran yang di dalamnya
memuat Penyusunan RAB (Rencana Anggaran Belanja) rutin dan Rencana Kerja dan
Anggaran (RKA) disusun untuk memenuhi tujuan ini.
Perencanaan dan penganggaran yang baik memerlukan penentuan biaya per

mahasiswa secara tepat. Pembiayaan yang selama ini terjadi di USD terutama
diklasifikasikan berdasarkan unit-unit yang mengeluarkan pembiayaan, sehingga selama
ini penentuan biaya per mahasiswa dilakukan secara sederhana dengan membagi seluruh
biaya dengan jumlah mahasiswa. Cara tersebut tentu kurang memadai, sehingga
diperlukan kejelasan struktur biaya secara tepat dan perencanaan data secara akurat.
Struktur biaya (Cost Structure) yang tepat disusun dan disesuaikan bagi USD sebagai
yayasan yang bergerak dibidang pendidikan.
Demikin juga evaluasi terhadap implementasi RKA perlu dilihat sejauh mana
proses ini dapat diterapkan di Universitas. Evaluasi ini akan tertuang dalam manual
Standard Operating Procedure (SOP) tentang evaluasi impelementasi Rencana Kerja dan
Anggaran (RKA) sebagai bagian tak terpisahkan dari suatu RAB.
PROFIL
BIRO KEUANGAN UNIVERSITAS SANATA DHARMA
1. UMUM
iii
BIRO KEUANGAN
PANDUAN MUTU
Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma berada di Gedung Administrasi

kampus II, yang menempati sebagian Lt Ground dan Lt I dan berlokasi di Jl. H.
Affandi (Gejayan Yogyakarta). Bagian Administrasi Uang Kuliah (AUK) menempati
juga sebagian ruangan di gedung administrasi pusat kampus III, yang berlokasi di
Maguwoharjo, Depok, Sleman, Yogyakarta, dengan maksud agar pelayanan kepada
mahasiswa semakin maksimal tanpa terpengaruh oleh jarak.
Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma belum semuanya dikelola secara

terpadu dalam suatu sistem informasi. Ada satu bagian dari Biro Keuangan USD,
yaitu Bagian Administrasi Uang Kuliah (AUK) yang memanfaat Sistem Informasi
Akademik (SIA) dalam melayani pembayaran uang kuliah mahasiswa. Pada saat ini
bagian yang lain (bagian pembukuan, bagian kasir dan restitusi kesehatan, serta
bagian gaji) sedang dalam proses menuju ke arah pemanfaatan sistem informasi
terpadu yang sedang dibangun dalam mengelola keuangan di USD. Sistem informasi
terpadu yang sedang dibangun ini memperoleh dana dari PHKI selama 3 tahun, yaitu
dari tahun 2008-2010.
2. SEJARAH
Pada tahun 1955 Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG) Sanata Dharma
berdiri. Pada tahun 1958 PTPG Sanata Dharma berubah bentuk menjadi FKIP Sanata
Dharma yang kemudian disusul pada tahun 1965 berubah bentuk lagi menjadi IKIP
Sanata Dharma. Pada tahun 1993 FKIP Sanata Dharma menjadi Universitas Sanata
Dharma sampai sekarang ini. Pada tahun 1993, dimana USD telah terbentuk, Biro
Keuangan masih menjadi bagian dari Biro Administrasi Umum (BAU), dimana
bagian keuangan masih tersentral di Kampus II USD. Pada tanggal tanggal 1 Februari
2002 Biro Keuangan dibentuk.
Pertimbangan dibentuknya Biro Keuangan:
iv
BIRO KEUANGAN
PANDUAN MUTU
- Persoalan keuangan dirasa semakin kompleks dengan adanya perkembangan

- Perlunya peningkatan pengawasan dan pengelolaan bidang keuangan di
- Bahwa bidang keuangan perlu ditangani tersendiri
Tugas/Fungsi Biro Keuangan: sebagai pelaksana administrasi keuangan yang
meliputi:
- Mengelola keuangan
- Memproses transaksi keuangan
- Menyusun laporan keuangan
- Melakukan pemeriksaan bukti-bukti transaksi keuangan
- Merencanakan pengembangan sistem informasi akuntansi dan manajemen audit
3. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur Organisasi Biro Keuangan berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas

Sanata Dharma No. 194/Rektor/VII/2006 Tahun 2006 adalah sbb.:
v
BIRO KEUANGAN
PANDUAN MUTU
Kepala
Biro
Keuangan
Kepala Kepala Kepala

Kepala Bagian Bagian Bagian
Bagian Uang Administrasi Kasir dan
Pembukuan Kuliah Gaji Restitusi
VISI MISI BIRO KEUANGAN
VISI
Biro Keuangan sebagai unit pelaksana teknik bidang keuangan merupakan bagian tak
terpisahkan dari Universitas Sanata Dharma yang berpartisipasi dalam usaha melindungi
dan meningkatkan martabat manusia melalui perpaduan keunggulan akademik dan nilai
kemanusiaan. Tindakan nyata ini dalam ujud terus mencari, menemukan, dan
mengungkapkan kebenaran sejati, serta ikut ambil bagian dalam pembinaan generasi
muda dengan berlandaskan pada nilai-nilai kebangsaan dan kebudayaan nasional, nilai-
nilai kristiani, dan spiritualitas ignatian yang terwujud kearah pendidikan Serikat Yesus
seperti “manjadi manusia bagi sesama” (men and women for and with other), perhatian
pribadi (cura personalis) serta semangat keunggulan (magis) dan dialogis.
vi
BIRO KEUANGAN
PANDUAN MUTU
Oleh karena itu Biro Keuangan Sanata Dharma sebagai suatu sistem pelaksana
pengelolaan administrasi keuangan dan penyedia data keuangan berperan aktif dalam
mendukung usaha seluruh civitas akademika Universitas Sanata Dharma untuk
memberikan pelayanan dengan dilandasi semangat cinta kasih dan pengabdian kepada
sesame.
MISI
1. Melaksanakan tugas pengelolaan keuangan secara efektif dan efisien demi
tercapainya tata kelola dan manajemen yang efektif
2. Menyediakan data keuangan terkait dengan penyelenggaran kegiatan Universitas
secara keseluruhan dalam kaitan evaluasi kinerja Universitas
3. Menyediakan jasa pelayanan keuangan yang diperlukan demi mendukung
kegiatan seluruh civitas academica Universitas Sanata Dharma
4. Meningkatkan secara terus menerus kualitas pelayanan melalui pemantauan
kinerja unit dan jaringan kerjasama
Semboyan: Melayani dengan semangat dan dilandasi cinta kasih
vii
BIRO KEUANGAN
PANDUAN MUTU
SASARAN MUTU
1. Kategori kualifikasi laporan keuangan oleh audit eksternal adalah pendapat wajar
tanpa pengecualian (unqualified opinion) sesuai Pernyataan Standard Akuntansi
yang berlaku umum (PSAK)
2. Penyelesaian usulan RAB/RKA universitas selambat-lambatnya minggu 2, bulan
Januari tahun yang bersangkutan
3. Penyelesaian pemrosesan input pencairan dana selambat-lambatnya 3 hari kerja
setelah tanggal penerimaan surat permohonan pencairan dana di Biro Keuangan
4. Penyelesaian pemrosesan transaksi keuangan (posting) selambat-lambatnya 3 hari
kerja setelah tanggal transaksi
5. Penyelesaian laporan keuangan selambat-lambatnya 15 hari kerja setelah bulan
ybs berakhir.
6. Jumlah temuan auditor
viii
BAB I
EVALUASI TENTANG KEBIJAKAN KEUANGAN
DI UNIVERSITAS SANATA DHARMA
A. KEBIJAKAN/PERATURAN YANG ADA DI UNIVERSITAS SANATA

DHARMA
I. PERATURAN-PERATURAN TERKAIT DENGAN POS PEMASUKAN :

1. Peraturan tentang tarip Dana Pengembangan Pendidikan (DPP), Uang Kuliah
Tetap (UKT), uang Satuan Kredit Semester (SKS), Uang Kemahasiswaan dll
untuk jalur regular tertuang dalam:
i. Surat Keputusan (SK) yang dikeluarkan oleh Rektorat: terkait dengan tarip
biaya perkuliahan untuk mahasiswa baru yang tertuang dalam brosur PMB.
ii. Surat Keputusan (SK) yang dikeluarkan oleh Rektorat: terkait dengan tarip
mahasiswa lama meliputi:
- Tarip SKS mahasiswa lama (tiap awal semester gasal)
- Tarip SKS semester antara, ujian khusus
- Tarip uang ujian reguler
- Tarip uang KKN dan tarip Week End Moral
2. Peraturan tentang tarip uang kursus dll (non regular) yang dikeluarkan oleh
Unit/Pusat atas persetujuan dari rektorat
3. Kewenangan yang diberikan oleh Yayasan kepada universitas tentang

pengelolaan uang masuk non DPP, tertuang dalam persetujuan Rencana
Anggaran Pendapatan (RAP).
II. PERATURAN-PERATURAN TERKAIT DENGAN PENGELUARAN :
1. Kewenangan yang diberikan oleh Yayasan kepada universitas terkait dengan

pengelolaan pembelanjaan non investasi (tertuang dalam persetujuan RAB).
2. Peraturan terkait dengan pemberian balas jasa (gaji) kepada tenaga edukatif dan
administratif tetap Universitas:
1
i. Peraturan Gaji untuk pegawai tetap Yayasan Sanata Dharma dikeluarkan
oleh Yayasan Sanata Dharma dengan mengacu PGPS (peraturan Gaji
Pegawai Negeri Sipil).
ii. Peraturan tentang Perbaikan Gaji Pokok Pegawai Organik yang dikeluarkan
oleh Yayasan Sanata Dharma.
iii. Peraturan tentang Perbaikan Tunjangan Jabatan Dosen Organik yang

dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma.
iv. Peraturan tentang Sistem Tunjangan Jabatan Struktural
v. Peraturan Tarif Honorarium Overload Mengajar Dosen Tetap dan Tarip

Honorarium Mengajar Dosen Tidak Tetap
3. Peraturan terkait dengan pemberian balas jasa (gaji) kepada tenaga administratif
tidak tetap Universitas
i. Peraturan tentang Penghasilan Pegawai Administratif Tidak Tetap yang

ii. Peraturan tentang Perbaikan Penghasilan Pegawai Administratif Tidak Tetap

yang dikeluarkan oleh Yayasan Sanata Dharma.
4. Peraturan terkait dengan pemberian balas jasa (non gaji) kepada tenaga edukatif
dan administratif Universitas
i. Peraturan tentang penggantian biaya pengobatan (restitusi kesehatan) yang

ii. Peraturan tentang pemberian subsidi iuran pensiun yang dikeluarkan oleh
Yayasan Sanata Dharma.
iii. Kebijakan tentang pemberian honorarium tugas luar kota yang dikeluarkan
oleh Universitas Sanata Dharma dalam kisi-kisi penyusunan RAB/RKA.
iv. Kebijakan tidak tertulis mengenai pemberian honorarium dalam aktivitas

khusus dengan melihat pada bobot/tanggungjawab masing-masing orang
pada suatu aktivitas.
5. Peraturan terkait dengan proses penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran

(RKA) Universitas dan unit/prodi
2
i. Kisi-kisi penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang berkembang
menjadi Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) yang disosialisasikan pada
saat koordinasi penyusunan RAB/RKA
ii. Penentuan unsur prodi (unit akademik) dan non-prodi (unit pendukung)
sebagai pihak yang memperoleh pemasukan uang dari mahasiswa dan non-
mahasiswa
iii. Penentuan unsur prodi (unit akademik) dan non-prodi (unit pendukung)
sebagai pihak yang mengeluarkan biaya dalam proses kegiatan belajar
mengajar secara langsung.
iv. Penentuan unsur prodi (unit akademik) dan non-prodi (unit pendukung)
sebagai pihak yang mengeluarkan biaya/pengeluaran dalam mendukung
proses kegiatan belajar mengajar secara tidak langsung (biaya bersama)
v. Proses pembebanan biaya langsung dan biaya bersama dalam penentuan

beban biaya yang harus ditanggung masing-masing prodi
6. Peraturan terkait dengan proses persetujuan RAB/RKA Universitas dan

unit/prodi
i. Kebijakan Yayasan mengenai berapa besar porsi DPP diperbolehkan untuk

menyumbang defisit eksploitasi universitas
ii. Kebijakan universitas dalam menentukan plafon anggaran untuk tiap unit/
prodi
7. Peraturan terkait dengan pengajuan dana untuk kegiatan operasional

prodi/unit/Universitas
i. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut kegiatan/

pengembangan (RKA): menggunakan proposal kegiatan untuk setiap satuan
kegiatan yang ditujukan kepada Wakil Rektor II (WR II), berapapun total
dananya. Kebijakan ini belum eksplisit dituangkan dalam suatu surat
keputusan/pengumuman ataupun kisi-kisi penyusunan RAB/RKA.
ii. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut non kegiatan/

pengembangan (rutin): biaya perawatan, biaya administrasi, Bahan Habis
Pakai (BHP) Lab: menyangkut jumlah material >2 juta, harus mengajukan
3
secara tertulis ke WR II, kebijakan inipun belum secara eksplisit dituangkan
dalam suatu surat edaran/ pengumuman ataupun kisi-kisi penyusunan
RAB/RKA. (lih. Gambar 1.)
8. Peraturan terkait dengan pengajuan dana untuk pembelanjaan investasi

prodi/unit/Universitas
i. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut pembelanjaan

investasi: mengajukan secara tertulis kepada WR II dilampiri Fotocopy
rincian anggaran investasi yang telah disetujui oleh Yayasan. Pengadaan
investasi secara khusus ditangani oleh Biro Sarana Prasarana. Sosialisasi
tentang kebijakan ini disampaikan kepada unit terkait secara tertulis,
walaupun belum detail.
ii. Pendanaan untuk pembelanjaan investasi dilakukan oleh Yayasan dengan

menggunakan dana DPP.
9. Peraturan terkait dengan kebijakan pencairan dana non budgeter
i. Kebijakan terkait dengan pencairan dana non budgeter belum diatur secara
khusus dan eksplisit.
ii. Pendanaan untuk pembelanjaan/kegiatan non budgeter dilakukan oleh

Rektorat dengan menggunakan dana non DPP.
4
B. EVALUASI TENTANG PERATURAN/KEBIJAKAN YANG ADA DI
1. Peraturan terkait dengan pos Pemasukan :
Peraturan tertulis yang terkait dengan tarip biaya pendidikan (misalnya

UKT, SKS, uang kemahasiswaan, dll) sudah ada, dan secara periodik
ditinjau ulang.
Peraturan tertulis tersebut belum didokumentasikan secara terpadu,

sehingga mempersulit proses penelusuran dokumen.
2. Peraturan terkait dengan pos pengeluaran :
Peraturan tertulis dalam hal pemberian balas jasa kepada dosen/pegawai,

yang tertuang dalam berbagai Surat Keputusan (SK) Yayasan Sanata
Dharma, telah terdokumentasikan dengan baik.
Kebijakan tentang pencairan dan penggunaan dana terkait dengan

pengeluaran rutin universitas, belum semuanya tertulis. Hal ini akan
menghambat kelancaran berbagai aktivitas jika terjadi pergantian pejabat
struktural di tingkat Fakultas/Prodi/Unit. Untuk itu perlu disusun suatu
dokumen yang memuat berbagai kebijaksanaan tentang keuangan.
5
Gambar 1.
PROSEDUR PENGAJUAN DANA DAN

PERTANGGUNGJAWABANNYA
UNTUK KEPENTINGAN AKTIVITAS/KEGIATAN UNIT
dana untuk non-RKA

Pengajuan < 2 jt sesuai RAB
pencairan dana Wakil Dekan/ Ka Biro Kasir / Kegiatan
dari Kaprodi/ Pimpinan Unit Keuangan Pencairan Prodi/Unit
Unit sesuai
RAB
dana untuk kegiatan

sesuai RKA dan RAB Maksimum 2
minggu setelah
kegiatan
Wakil Rektor
II
Pelaporan
Keuangan/
LPJ
6
BAB II
COST STRUCTURE (STRUKTUR BIAYA)
A. GAMBARAN UMUM
Suatu organisasi, apapun bentuknya, tentu memiliki tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Tujuan suatu organisasi akan tercapai apabila proses yang dijalani tidak
melenceng dari program kerja/rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Demikian
juga halnya dengan suatu yayasan, di mana yayasan biasa disebut sebagai organisasi
non-profit, memiliki tujuan yang pasti yang telah ditentukan oleh para pendirinya. Agar
organisasi ataupun yayasan mampu survive dan mencapai yang telah ditetapkan,
beberapa hal harus diperhatikan, antara lain terkait dengan pembiayaan organisasi.
Pembiayaan organisasi, khususnya yayasan bukanlah sesederhana yang

dibayangkan. Walaupun dalam kegiatannya yayasan tidak mengutamakan perolehan
profit sebagaimana organisasi yang lain, namun dalam kenyataannya suatu yayasan,
dalam hal ini yayasan pendidikan memiliki tujuan yang tertuang dalam visi dan misi
yang sangat luhur. Pencapaian visi dan misi tersebut tentu memerlukan pembiayaan
yang cukup besar. Untuk itu suatu yayasan pendidikan harus memiliki
pemasukan/pendapatan yang dapat dipastikan baik itu menurut jumlah maupun
waktunya, dan harus dikelola secara profesional agar pembiayaan dapat tercukupi
dengan pemasukan yang ada.
Dalam menjalankan aktivitas demi pencapaian tujuan suatu organisasi tentu akan
menimbulkan biaya. Biaya (cost) didefiniskan sebagai suatu sumber daya yang
dikorbankan (sacrified) atau dilepaskan (forgone) untuk mencapai tujuan tertentu.1
Demikian juga, dalam perencanaan dan pengendalian, suatu yayasan tidak terlepas dari
aktivitas penganggaran (budgeting). Perencanaan dan pengendalian merupakan aktivitas
yang berbeda, namun terkait sangat erat. Perencanaan berarti melihat ke depan, yang
mengandung pengertian yaitu menentukan tindakan-tindakan apa yang harus
dilakukan untuk merealisasikan tujuan tertentu. Sebaliknya pengendalian adalah
melihat ke belakang yang berarti menilai apa yang telah disusun.
1
Horngren, T, Akuntansi Biaya Penekanan Manajerial (Edisi Bahasa Indonesia), 2005, hal 34.
7
Sebagai suatu organisasi yang berbeda dengan organisasi yang profit oriented,
Universitas Sanata Dharma memiliki kebijakan/aturan yang telah disusun dalam
mengelola pembiayaan yang harus dikeluarkan. Walaupun selama ini kebijakan/aturan
tersebut baru dipahami oleh sekelompok pihak yang terkait dengan pengelolaan
keuangan di USD, namun hal tersebut telah mendukung proses pengelolaan keuangan
yang selama ini berjalan. Dengan disusunnya sistem tentang pengelolaan keuangan di
USD, diharapkan setiap warga USD dapat memahami proses pengelolaan keuangan
dan ikut berperan serta dalam pencapaian tujuan organisasi.
B. KLASIFIKASI BIAYA
Pembiayaan di suatu yayasan pendidikan, khususnya di Universitas Sanata

Dharma (USD) memiliki struktur biaya yang berbeda dibandingkan dengan
pembiayaan di suatu organisasi profit. Pembiayaan yang dikeluarkan di Universitas
Sanata Dharma terkait dengan aktivitasnya dalam memberikan jasa pelayanan dalam
bidang pendidikan (proses belajar mengajar).
Untuk menentukan klasifikasi biaya di suatu perguruan tinggi, khususnya di

USD, tidaklah mudah. Penelusuran/pelacakan biaya dilakukan dengan melihat pada
dapat tidaknya suatu obyek biaya dikaitkan secara langsung dengan aktivitas yang
terjadi, dan dihubungkan secara ekonomis. Secara garis besar, pembiayaan yang ada di
USD dikelompokkan dalam 2 jenis, yaitu biaya langsung dan biaya tidak langsung
(biaya bersama). Biaya langsung didefinisikan sebagai biaya yang terkait langsung
dengan proses pendidikan (proses belajar mengajar), lebih tepat jika dikelompokkan ke
dalam biaya prodi, sedangkan biaya tidak langsung (biaya bersama) adalah biaya yang
dikeluarkan demi mendukung terselenggaranya kegiatan utama; atau lebih tepat
dikelompokkan ke dalam biaya unit pendukung.
Terkait dengan pengelompokan biaya di USD, salah satu langkah yang

dilakukan dalam penentuan biaya langsung dan biaya tak langsung (biaya bersama)
adalah dengan penentuan prodi dan non prodi. Biaya-biaya yang dikeluarkan oleh
prodi yang secara langsung terkait dengan proses belajar mengajar diklasifikasikan
sebagai biaya langsung, sedangkan biaya yang dikeluarkan oleh unit-unit (non prodi)
diklasifikasikan sebagai biaya tak langsung (biaya bersama). Akan tetapi, kita tidak bisa
begitu saja menentukan bahwa biaya-biaya yang dikeluarkan dalam suatu prodi
langsung dianggap sebagai biaya langsung, karena ada kemungkinan di dalamnya
8
mengandung unsur biaya non-prodi. Sebaliknya biaya yang dikeluarkan oleh unit/non
prodi dapat langsung dikategorikan sebagai biaya tak langsung (biaya bersama).
Di USD, komponen biaya langsung dan tidak langsung cenderung sama. Namun
demikian, walaupun komponen dari biaya langsung dan biaya tak langsung tersebut
seringkali sama, namun keterkaitan langsung dengan proses belajar mengajar bisa jadi
berlainan. Untuk dapat dengan jelas menentukan pengklasifikasian biaya langsung dan
tidak langsung, suatu pengeluaran/pembiayaan harus dipecah menurut komponen
pembiayaannya.
Sebagai illustrasi, dicontohkan penghasilan/gaji seorang dosen ‘AB’ di prodi X

belum tentu semuanya merupakan beban biaya langsung prodi X. Dalam contoh ini
dosen ‘AB’ memiliki jabatan sebagai Kepala Biro. Tentu saja penghasilan yang diterima
dosen ‘AB’ tiap bulan terdiri dari gaji sebagai dosen prodi X, dalam hal ini termasuk
dalam kategori biaya langsung, dan tunjangan struktural sebagai Kepala Biro, dan
termasuk dalam kategori biaya tak langsung (biaya bersama). Tunjangan struktural di
luar dikelompokkan sebagai biaya tak langsung karena kinerja sebagai kepala biro
memberikan kontribusi kepada universitas secara keseluruhan.
Secara detail, struktur biaya yang ada di USD adalah sbb.:
No Komponen Biaya Biaya Langsung Biaya tak

langsung/bersama
1 Gaji dosen/tenaga edukatif

- Gaji dosen prodi
- Tunjangan struktural prodi
- Tunjangan struktural non prodi
2 Gaji pegawai/tenaga non edukatif

- Gaji pegawai prodi
- Tunjangan struktural prodi
- Gaji pegawai non prodi
- Tunjangan struktural non prodi
9
3 Biaya Administrasi
- Bi. Administrasi prodi
- Bi. Administrasi non prodi
4 Rapat Kerja
- Raker prodi
- Raker non prodi
5 Biaya Kegiatan Akademik

- Keg Akademik prodi
- Raker non prodi
6 Biaya Kemahasiswaan
- Biaya Kemahasiswaan prodi
- Biaya kemahasiswaan non prodi
7 Bahan Habis Pakai (BHP) Laboratorium

- Lab prodi
- Lab non prodi (tingkat fakultas
maupun universitas)
8 Biaya Perawatan
- Perawatan alat kantor
- Perawatan bangunan
- Perawatan kendaraan
9 Biaya Lain-lain
- Langganan /sewa FC
- Langganan listrik
- Langganan Telpon
- Langganan workstation/internet
- Biaya Promosi
- Biaya Varia
10
C. ALOKASI BIAYA TIDAK LANGSUNG (BIAYA BERSAMA)
Alokasi biaya bersama ini terkait dengan penentuan besar biaya yang harus
ditanggung tiap mahasiswa. Sebagaimana telah diungkapkan sebelumnya bahwa biaya
yang terjadi terkait dengan proses belajar mengajar di USD terdiri dari biaya langsung
dan biaya tak langsung (biaya bersama). Kedua macam biaya tersebut sebagian besar
menjadi beban mahasiswa dalam ujud tarip uang kuliah mahasiswa. Pembebanan biaya
langsung tidak menjadi masalah, karena biaya langsung merupakan unsur pengeluaran
prodi, akan tetapi pembebanan biaya bersama memerlukan solusi yang tepat karena
pemanfaatan yang diterima oleh masing-masing prodi belum tentu sama.
Dalam evaluasi diri, pembebanan biaya yang selama ini yang dilakukan adalah
dengan jalan membagi total biaya dengan total keseluruhan jumlah mahasiswa, dan
cara inipun dirasa kurang tepat. Pembebanan yang tepat dimaksudkan agar diperoleh
suatu formulasi yang tepat mengenai beban biaya tiap mahasiswa, dengan demikian
perkiraan tarip uang kuliah tidak meleset. Ketepatan dalam penentuan besar uang
kuliah ini terkait dengan penyusunan anggaran pemasukan uang kuliah yang dapat
diprediksikan dapat ditutup dengan pemasukan yang ada, yang terdiri dari uang kuliah
tetap (UKT) dan uang satuan kredit semester (SKS) yang sifatnya variabel.
Pengeluaran yang telah terjadi pada tahun yang bersangkutan dan

dikelompokkan ke dalam pengeluaran prodi dan non-prodi dijadikan dasar untuk
penentuan formulasi hitungan tarip uang kuliah tahun berikutnya. Biaya langsung
diharapkan dapat ditutup dengan pemasukan dari uang satuan kredit semester (SKS)
mahasiswa, sedangkan biaya bersama diharapkan dapat ditutup dengan pemasukan
dari uang kuliah tetap (UKT).
11
BAB III
STANDARD OPERATING PROCEDURE
(SOP)
PENYUSUNAN
RENCANA ANGGARAN PEMASUKAN (RAP)

YOGYAKARTA
2008
PROSEDUR
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (PEMASUKAN)
A. Tujuan Penyusunan SOP Rencana Anggaran Pendapatan (RAP)

A.1. Tercapainya pemahaman yang jelas tentang macam-macam pendapatan dalam RAP
A.2. Tersusunnya standar yang baku untuk pola penyusunan RAP di Universitas Sanata Dharma
A.3. Tersusunnya prediksi pendapatan yang tidak memiliki penyimpangan yang berarti
A.4. Meningkatnya efisiensi dan efektivitas penyusunan RAP di Universitas Sanata Dharma
B. Deskripsi tentang Pendapatan (Pemasukan)

Dalam suatu perguruan tinggi, aktivitas yang diselenggarakan terbagi dalam beberapa kegiatan
yaitu: aktivitas utama adalah penyelenggaraan pendidikan, aktivitas penelitian, dan aktivitas
pengabdian kepada masyarakat. Terkait dengan aktivitas utama yang juga merupakan produk layanan
perguruan tinggi, unsur mahasiswa berikut kontribusi mereka dalam hal pembayaran uang kuliah
sangat mendukung pembiayaan penyelenggaraan pendidikan.
Menurut Undang-undang No 23 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, khususnya
Bab XIII Bagian Kesatu, Pasal 46,ayat (1) bahwa pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab
bersama antara Pemerintah, Pemerintah Daerah dan Masyarakat. Dalam kenyataannya, sebagai
Perguruan Tinggi Swasta (PTS), pendanaan terbesar bagi Universitas Sanata Dharma sebagian besar
berasal dari dana masyarakat, dalam hal ini adalah mahasiswa, baru kemudian disusul dengan dana
Pemerintah, yang terdiri dari dana kontrak penelitian, dana hibah dll.
Bagi Universitas Sanata Dharma, sumber utama pendapatan saat ini berasal dari mahasiswa
yang mencapai jumlah 89,65% dari total pendapatan yang terdiri dari Dana Pengembagan Pendidikan
(DPP), Sumbangan Penyelenggaraan Pendidikan (SPP) yang terdiri dari Uang Kuliah Tetap (UKT),
uang Satuan Kredit Semester (SKS), dan uang kemahasiswaan, tidak termasuk hasil fundrising
Yayasan.3 Dana ini digunakan untuk pembiayaan eksploitasi (running cost) universitas.
Khusus untuk DPP mahasiswa, dikelola oleh Yayasan untuk membiayai investasi, antara lain
pengadaan sarana prasarana, pembangunan gedung, studi lanjut, dll., sedangkan pendapatan non
DPP dikelola oleh universitas untuk membiayai biaya eksplotasi. Secara rinci, macam-macam
pendapatan Universitas Sanata Dharma terdiri dari :
B.1. Pemasukan uang kuliah mahasiswa: Uang Kuliah Tetap (UKT) dan uang Satuan Kredit
Semester (SKS)
B.2 Pemasukan uang kegiatan kemahasiswaan (kmhs) dan uang asuransi (Ass)
B.3. Pemasukan dana bantuan pemerintah (Banpem) untuk dosen negeri yang dipekerjakan (dpk).
B.4. Pemasukan uang lain-lain: uang ujian/tugas akhir, uang kuliah kerja nyata (KKN), uang formulir
mahasiswa baru, uang wisuda, uang ijasah, pendapatan bunga, sewa lain-lain, fotocopy, uang
week end moral, varia.
3
Renstra USD 2008-2012 hlm. 43
12
PROSEDUR
C. Ruang Lingkup
Rencana Anggaran Pendapatan (RAP) Universitas Sanata Dharma disusun untuk
memperoleh prediksi pemasukan tentang:
C.1. Uang SPP mahasiswa (UKT dan SKS)
C.2. Uang kegiatan kemahasiswaa (kmhs) dan uang Asuransi (Ass)
C.3. Dana Bantuan Pemerintah (Banpem) untuk dosen negeri
C.4. Pemasukan lain-lain (varia)
D. Definisi
D.1. Uang Kuliah Tetap (UKT) adalah uang kuliah yang dibayarkan oleh mahasiswa pada tiap awal
semester. UKT dibayarkan oleh setiap mahasiswa yang aktif sebagai dasar untuk melakukan
daftar ulang.
D.2. Uang Satuan Kredit Semester (SKS) adalah uang kuliah yang dibayarkan oleh mahasiswa
pada pertengahan semester. Uang SKS dibayarkan sesuai dengan jumlah SKS yang diambil
oleh setiap mahasiswa dikalikan tarip uang SKS menurut prodi dan tahun angkatan masuk.
D.3. Uang Kegiatan Kemahasiswaan (uang Kmhs), adalah uang yang dibayarkan oleh mahasiswa
baru pada saat ia menjadi mahasiswa Universitas Sanata Dharma. Uang kemahasiswaan
dibayarkan dalam rangka membiayai pengeluaran yang terkait dengan kegiatan mahasiswa baru
yang terdiri dari: biaya Insadha (Inisiasi Mahasiswa Baru Sanata Dharma), biaya PPKM
(Pelatihan Pengembangan Kepribadian), biaya pembuatan jas almamater, dan biaya kegiatan
kemahasiswaan selama ybs menjadi mahasiswa.
D.4. Uang Asuransi (Ass), adalah dana solidaritas yang dibayarkan pada tiap awal semester
bersamaan dengan pembayaran UKT, sebagai iuran, dan akan didistribusikan untuk
meringankan biaya pengobatan karena mahasiswa opname, kecelakaan ataupun sebagai dana
solidaritas apabila yang bersangkutan ataupun orang tuanya meninggal dunia.
D.5. Dana Bantuan Pemerintah (Banpem), adalah bantuan yang diberikan oleh pemerintah melalui
Kopertis, berupa pembayaran gaji untuk dosen negeri yang bekerja di instansi (perguruan tinggi)
swasta, dalam hal ini di Universitas Sanata Dharma.
D.6. Pemasukan lain-lain (Varia), adalah semua pemasukan yang tidak dapat dikelompokkan ke
dalam kategori D1 s.d. D6.
13
PROSEDUR
E. Referensi
i. Lembaga Penjaminan Mutu USD, Buku Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedure
(SOP), tahun 2008
ii. Gasperz, Vincent. (2005). ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama.
iii. Panduan Penerimaan Mahasiswa Baru USD, tahun 2005 s.d 2008.
F. Tanggung Jawab dan Prosedur

Penanggungjawab penyusunan RAP adalah Kepala Biro Keuangan dengan memperoleh masukan dari
Rektorat (Wakil Rektor II). Selain Kepala Biro Keuangan sebagai penganggungjawab penyusunan
RAP ini, beberapa pihak juga terlibat di dalamnya, terkait dengan penyedia data sebagai dasar
penyusunan/penghitungan, yaitu:
No Unit Fungsi
1 Rektorat (Wakil Rektor bidang Pemberi informasi/data untuk tarip:
keuangan)
- uang kuliah tetap (UKT) tiap angkatan
- SKS yang mengalami kenaikan tiap tahun
Penentu dispensasi keringanan/ potongan
uang kuliah mahasiswa (anak karyawan, mhs
lulus dll)
Penentu prediksi jumlah mahasiswa baru tiap
prodi terkait dengan penyusunan RAP
2 Biro Administrasi Akademik (BAA) Penyedia data jumlah mahasiswa (student
body) tiap tahun
Penyedia data jumlah lulusan tiap semester
3 Biro Keuangan – Bagian Pembukuan Penyedia data realisasi berbagai pendapatan
sebagai dasar untuk memantau kecende-
rungan perubahan termasuk pencapaian rea-
lisasi RAP yang telah disusun tiap awal tahun
4 Biro Keuangan – Bagian Penggajian Penyedia data realisasi pendapatan khusus
Banpem bulan-bulan atau tahun yang telah
berlalu
14
PROSEDUR
Prosedur Penyusunan RAP dilaksanakan dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
F.1. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP uang kuliah mahasiswa yang terdiri dari UKT dan SKS
dengan mengikuti formulasi yang telah ditentukan sebelumnya
F.2. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP uang kemahasiswaan berdasarkan perkiraan jumlah
mahasiswa baru dikalikan tarip-tarip yang berlaku
F.3. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP uang iuran asuransi mahasiswa berdasarkan student
body dikalikan tarip iuran asuransi per angkatan
F.4. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP dana bantuan pemerintah (Banpem) berdasarkan data
dari Bagian Penggajian
F.5. Kepala Biro Keuangan menyusun RAP varia berdasarkan formulasi perhitungan yang telah
disusun sebelumnya
F.6. Kepala Biro Keuangan menyusun rekap RAP uang kuliah dll (F1 s.d F5) ke dalam format
standard yang telah ditentukan oleh universitas yaitu berbasis Pos maupun berbasis Unit sbb:
F.6.1. Rekap RAP Berbasis Pos
RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (RAP)

UNIVERSITAS SANATA DHARMA BERBASIS POS
TAHUN XX
No Pos RAP Tahun XX Realisasi Tahun % Tase

XX
1. Uang UKT Rp. XX
2 Uang SKS Rp. XX
3 Uang Kemahasiswaan Rp. XX
4 Uang Assuransi Mahasiswa Rp. XX
5 Dana Bantuan Pemerintah (Banpem) Rp. XX
6 Pemasukan lain-lain (varia)
a. Uang Ujian Tugas akhir Rp. XX
15
PROSEDUR
b. Uang Kuliah Kerja Nyata (KKN) Rp. XX

c. Uang Formulir Mahasiswa Baru Rp. XX
d. Uang Wisuda Rp. XX
e. Ijasah Rp. XX
f. Pendapatan Bunga Rp. XX
g. Sewa lain-lain Rp. XX
h. Fotocopy dan Risograph Rp. XX
i. Uang Week End Moral Rp. XX
j. Lain-lain Rp. XX
Jumlah Total RAP Rp. XX
F.6.2. Rekap RAP Berbasis Unit
RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN (RAP)

UNIVERSITAS SANATA DHARMA BERBASIS UNIT
TAHUN XX
No UNIT KMHS & LAIN-

UKT SKS ASURANSI BANPEM LAIN
1 Rektorat
2 Pusat KKN
3 Lembaga Bahasa (CEEC)
4 Perpustakaan
5 Unit Pelaksana Teknis - MPK
6 Biro Administrasi Akademik
7 Biro Administrasi Umum
8 Prodi BK
9 Prodi PGSD
10 Prodi PGSD (S1)
11 Prodi PBSID
12 Prodi PBI
13 Prodi PAK
16
PROSEDUR
14 Prodi PEK
15 Prodi P. Sejarah
16 Prodi P. Matematika
17 Prodi P. Fisika
18 Prodi Akuntansi
19 Prodi Manajemen
20 Prodi TE
21 Prodi TI
22 Prodi TM
23 Prodi D3 Mekatronika
24 Prodi Matematika
25 Prodi Fisika
26 Prodi Ilmu Komputer
27 Prodi Sastra Inggris
28 Prodi Sastra Indonesia
29 Prodi Ilmu Sejarah
30 Prodi Farmasi
31 Program Profesi Apoteker
32 Prodi Psikologi
33 Program Magister IRB
34 Program Magister KBI
G. Dokumentasi
G.1. Daftar Student Body Mahasiswa Universitas Sanata Dharma Tahun 2004 – 2008
G.2. Daftar Tarip UKT Mahasiswa Universitas Sanata Dharma 2004 – 2008
G.3. Daftar Tarip UKT Mahasiswa Universitas Sanata Dharma 2004 – 2008
G.4. Daftar Tarip Uang Kemahasiswaan Universitas Sanata Dharma Tahun 2004 - 2008
17
BAB IV
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN
RENCANA ANGGARAN PEMASUKAN (RAP)

YOGYAKARTA
2008
INSTRUKSI KERJA
1. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAP
1.1. Instruksi Kerja Penyusunan RAP UKT dan SKS
No Perhitungan UKT Perhitungan SKS

i. Kepala Biro Keuangan menyusun kolom Kepala Biro Keuangan menyusun kolom
perhitungan untuk penyusunan RAP UKT perhitungan untuk penyusunan RAP SKS
seperti contoh Appendix 6). Penyusunan seperti contoh Appendix 6). Penyusunan
RAP dibagi dalam 2 semester karena jml RAP dibagi dalam 2 semester karena jml
mahasiswa selalu mengalami perubahan mahasiswa selalu mengalami perubahan
pada awal semester: lulus, cuti, DO, dsb pada awal semester: lulus, cuti, DO, dsb
ii. Kepala Biro Keuangan menginput jumlah Kepala Biro Keuangan menginput jumlah
mhs per prodi menurut angkatan, serta jml mhs per prodi menurut angkatan, serta jml
mhs yang Daftar Ulang (DU) periode Janr- mhs yang Daftar Ulang (DU) periode Janr-
Juni. Jml mhs DU ini yang dipakai sebagai Juni. Jml mhs DU ini yang dipakai sebagai
dasar penghitungan dasar penghitungan
iii. Kepala Biro Keuangan menginput tarip UKT Kepala Biro Keuangan menginput tarip SKS
per prodi untuk tiap angkatan; tarip UKT per prodi untuk tiap angkatan; tarip SKS
mhs lama tidak mengalami perubahan. mhs lama mengalami perubahan pada
semester ke 2.
iv. Kepala Biro Keuangan mengisi kolom Kepala Biro Keuangan mengisi kolom
keterangan dengan prediksi mhs aktif. keterangan dengan prediksi mhs aktif.
Diasumsikan mhs aktif masih berjumlah Diasumsikan mhs aktif masih berjumlah
100% pada th ke 1 s.d th ke 4, dan th ke 5 100% pada th ke 1 s.d th ke 4, dengan 18
semester 1, sisanya tinggal 50% SKS, th ke 5 semester 1 tinggal 50% x 18
SKS, dan seterusnya, lihat contoh.
v. Kepala Biro Keuangan menghitung Kepala Biro Keuangan menghitung

perkalian untuk: jml DU x tarip UKT x % perkalian untuk: jml DU x tarip SKS x jml
mhs SKS x % mhs
18
INSTRUKSI KERJA
vi. Kepala Biro Keuangan menjumlah RAP Kepala Biro Keuangan menjumlah RAP
UKT tiap prodi untuk semester I SKS tiap prodi untuk semester I
vii. Kepala Biro Keuangan menyusun aktivitas 1 Kepala Biro Keuangan menyusun aktivitas 1
s.d 6 untuk penghitungan RAP UKT periode s.d 6 untuk penghitungan RAP SKS periode
Juli- Desember berikutnya dengan catatan : Juli-Desember berikutnya dengan catatan :
- tarip UKT mhs lama tidak berubah - tarip SKS mhs lama mengalami kenaikan 5-
10%
- ada tambahan mahasiswa baru dengan
tarip UKT yang baru sesuai dalam - ada tambahan mahasiswa baru dengan
panduan penerimaan mahasiswa baru tarip SKS yang baru sesuai dalam panduan
tahun yang bersangkutan penerimaan mahasiswa baru tahun yang
bersangkutan
Sebagai contoh dapat diperlihatkan perhitungan RAP UKT dan SKS Tahun 2008  lihat Appendix.
19
INSTRUKSI KERJA
1.1.2 Diagram Alir Penyusunan RAP UKT dan SKS
Mulai
Mengisi kolom Tarif pada

Form RAP UKT & SKS
semester genap dan ganjil
Data Jml mhs per Data jumlah mhs Daftar tarif UKT & sesuai ketentuan
Panduan PMB berdasarkan Daftar Tarif UKT
Prodi Daftar Ulang SKS
& SKS dan berdasarkan tarif
pada Panudan PMB untuk
Mahasiswa baru
Menyiapkan Form
Mengisi prediksi jumlah
perhitungan RAP UKT & SKS
mahasiswa aktif sesuai
Semester Genap & Ganjil
ketentuan pada kolom
keterangan
Form RAP UKT & SKS Smt II
Form RAP UKT & SKS Smt I Menghitung Total RAP

UKT & SKS
Data Jml mhs per Prodi

Mengirsi jml mhs dalam Data Jml Mhs Daftar Ulang
Form Perhitungan RAP Daftar Tarif UKT & SKS
UKT & SKS smt genap & Panduan PMB
ganjil berdasarkan Data
Form RAP UKT & SKS Smt I
Jumlah mhs per Prodi
menurut angkatan
Form RAP UKT & SKS II
Mengisi Kolom sudah DU

pada Form Perhitungan
RAP UKT & SKS smt
genap & ganjil
berdasarkan Data Jumlah
mhs Daftar Ulang
1
Form RAP UKT & SKS Smt I = Form RAP UKT & SKS Semester Ganjil (Jan-Jul)
Form RAP UKT & SKS Smt II = Form RAP UKT & SKS Semester Genap (Jul-Des)
Data Jml mhs per Prodi = Data Jumlah mahasiswa per Prodi per angkatan
20
INSTRUKSI KERJA
1.2. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan
No Detail kegiatan
i. Kepala Biro Keuangan melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan yang terdiri dari: No urut, keterangan, jumlah perkiraan
mahasiswa baru (A), tarip uang kemahasiswaan menurut jenjang (B) dan RAP total
ii. mengisi Kolom keterangan dengan pembedaan antara uang kemahasiswaan S1 dan uang
kemahasiswaan D3
iii. mengisi kolom tarip uang kemahasiswaan sesuai peraturan PMB yang berlaku
iv. mengisi RAP total dengan perkalian antara unsur (A) x (B); lihat contoh tabel di bawah
v Memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RA Pemasukan uang
Kemahasiswaan standard
Contoh perhitungan uang kemahasiswaan tahun 2008 adalah sbb.:
No Keterangan Perkiraan Mhs Tarip RAP Total

Baru (B) (A x B)
(A)
1. Uang kemahasiswaan S1 1401 575.000 805.575.000
2. Uang kemahasiswaan D3 50 525.000 26.250.000
Total 831.825.000
21
INSTRUKSI KERJA
1.2.1. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang Jaket
Mulai
Data Jml Perkiraan

Daftar Tarif Uang Kmhs
Mhs Baru
Menyiapkan Form
Perhitungan RAP Kmhs
Form RAP Uang Kmhs
Mengisi kolom tarif pada

Form RAP Uang Kmhs
berdasarkan Daftar Tarif
Uang Kmhs
Menghitung Total RAP

Uang Kmhs
Data Jml Perkiraan Mhs Baru

Form RAP Uang Kmhs
22
INSTRUKSI KERJA
1.2.2. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang Insadha
Mulai
Data Jml Perkiraan

Mhs Baru
Menyiapkan Form
Form RAP Uang Kmhs

Form RAP Uang Kmhs
Uang Kmhs

Uang Kmhs

Form RAP Uang Kmhs
23
INSTRUKSI KERJA
1.2.3. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang PPKM
Mulai
Data Jml Perkiraan

Mhs Baru
Menyiapkan Form
Form RAP Uang Kmhs

Form RAP Uang Kmhs
Uang Kmhs

Uang Kmhs

Form RAP Uang Kmhs
24
INSTRUKSI KERJA
1.2.4. Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Kemahasiswaan: Uang Kegiatan
Mulai
Data Jml Perkiraan

Mhs Baru
Menyiapkan Form
Form RAP Uang Kmhs

Form RAP Uang Kmhs
Uang Kmhs

Uang Kmhs

Form RAP Uang Kmhs
25
INSTRUKSI KERJA
1.3. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Uang Asuransi
No Detail kegiatan
i. Kepala Biro Keuangan melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan yang terdiri dari: No urut, keterangan, jumlah student body
(A), tarip uang asuransi per semester (B) dan RAP total
ii. mengisi kolom keterangan dengan pembedaan antara mahasiswa angkatan 2004 s.d 2007
(2 semester) dan 2008 (1 semester)
iii. mengisi kolom student body dengan jumlah mhs DU (untuk angkatan 2004 s.d 2007), dan
perkiraan jumlah mahasiswa baru untuk angkatan 2008
iv. mengisi kolom tarip per semester dengan tarip uang asuransi yang berlaku di USD
v. menghitung RAP total dengan perkalian antara unsur (A) x (B) x (C); lihat contoh tabel di
bawah
vi Memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RA Pemasukan uang
Asuransi standard
Form perhitungan uang assuransi (untuk contoh tahun 2008) sbb.:

No Keterangan Student body Tarip per Jml semester RAP Total
(A) semester (A x B x C)
(B)
1. Mahasiswa angkt 2008 (1 semester) 1401 25.000 1 36.275.000
Total 301.265.000
26
INSTRUKSI KERJA
1.3.1 Diagram Alir Penyusunan RAP Uang Assuransi
Mulai
Mengisi Tarif pada

Form RAP Uang
Asuransi berdasarkan
Data Jumlah Perkiraan Data Jumlah Mhs Daftar Tarif Uang Daftar Tarif Uang
Mhs Baru Daftar Ulang Asuransi Asuransi

Uang Asuransi
Menyiapkan Form
Perhitungan RAP Uang
Asuransi
Daftar Jumlah Perkiraan Mhs Baru

Daftar Jumlah Mhs Daftar Ulang
Form RAP Uang Asuransi Daftar Tarif Uang Asuransi
Form RAP Uang Asuransi
Mengisi Keterangan
pada Form RAP Uang
Asuransi
Mengisi Student Body

pada Form RAP
Asuransi berdasarkan
Data Jumlah Perkiraan
Mhs Baru
27
INSTRUKSI KERJA
1.4. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Bantuan Pemerintah
No Detail kegiatan
i. Staf Bagian Gaji melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAP Bantuan Pemerintah yang terdiri dari: No,
keterangan (A), Gaji Pokok (B), Tunjangan Keluarga (C), Tunjangan Perbaikan Penghasilan
- TPP 10% (D), Tunjangan Beras (E), Tunjangan Fungsional (F), Jumlah (G), Cadangan 6%
(H), Jumlah dalam 1 bulan (I), Jumlah 12 Bulan (J)
ii mengisi kolom Keterangan dengan isian Fakultas dan Prodi yang memperoleh dana
bantuan pemerintah (lihat contoh form di bawah)
iii mengisi kolom (B), (C), (E), (F), dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November
2007 sebagai dasar perhitungan RAP Banpem tahun 2008
iv mengisi kolom TPP-10% (D) dengan perkalian antara (B+C) x 10%; angka 10%
dimaksudkan sebagai antisipasi untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan gaji pegawai
negeri sipil (PGPS)
v mengisi kolom Jumlah (G) dengan penjumlahan antara (B+C+D+ E+ F)
vi. mengisi kolom Cadangan 6% (H) dengan perkalian antara (G x 6%); angka 6%
dimaksudkan sebagai cadangan untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan pangkat
regular dosen dpk (dipekerjakan)
vii mengisi kolom Jumlah 1 Bulan (I) dengan penjumlahan antara (G + H)
vi mengisi kolom Jumlah 12 bulan (J) dengan perkalian antara (I x 12); yang merupakan hasil
perkalian RAP Banpem untuk 1 tahun
vii memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RA Pemasukan Bantuan
Pemerintah standard
secara rinci perhitungan anggaran penerimaan Banpem 2008 tersebut dapat dilihat pada Form
Penyusunan RAP Penerimaan Bantuan Pemerintah (Banpem) (untuk contoh Tahun 2008 - dalam
ribuan rupiah)
28
INSTRUKSI KERJA
1.4.1. Diagram Alir Penyusunan RAP Bantuan Pemerintah

Mulai
Data Prodi Penerima Mengisi kolom Jumlah

Data Realisasi Penerim dengan hasil
Banpem
penjumlahan antara
(B+C+D+E+F)
Mengisi kolom cadangan

Menyiapkan Form pada form RAP Banpem
Perhitungan RAP dengan hasil perkalian
Bantuan Pemerintah antara
(G X6%)
Mengisi kolom jumlah 1

Form RAP Banpem bln (I) pada Form RAP
Banpem dengan hasil
penjumlahan antara G +
H
Mengisi kolom Keterangan

A pada Dorm RAP
Banpem berdasarkan Data
Prodi yang menerima Mengisi kolom jumlah 12
Banpem bln (J) pada form RAP
Banpem dengan hasil
perkalian I x 12
Mengisi kolom Gaji Poko

(B) Tunj. Kel (C) Tunj.
Beras, Tunj. Fungsional
(F) pada Form RAP
Bantuan Pemerintah Data Prodi Penermia Banpem
berdasarkan Data
Realisasi Penerimaan dr Data Realisasi Penerim
Banpen bln November thn
sebelumnya
Form RAP Banoem
Mengisi kolom IPP (D)

pada Form RAP Bantuan
Pemerintah sesuai
ketentuan
(hasil perkalian (B+C) x
10%
4
29
INSTRUKSI KERJA
1.5. Instruksi Kerja Penyusunan RAP Pendapatan Lain-lain (Varia)
N Unsur Pendapatan Detail kegiatan

o
1 Uang Ujian/tugas i. Kepala Biro Keuangan membuat pemisahan antara

akhir prodi yang menyelenggarakan ujian akhir (ujian skripsi)
dengan yang tidak menyelenggarakan berdasarkan data
dari Prodi
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi perhitungan

jumlah mhs dari prodi yang akan mengikuti ujian
berdasarkan tahun masuk mahasiswa dengan data dari
BAA
iii. Kepala Biro Keuangan membuat perhitungan prediksi

pemasukan dengan perkalian antara tarip uang ujian
dengan perkiraan jml mhs yang akan mengikuti ujian
pada 2 semester di tahun yang bersangkutan
2 Uang KKN i. Kepala Biro Keuangan membuat pemisahan antara

prodi yang mhsnya wajib mengikuti KKN dengan yang
tidak mengikuti berdasarkan data dari Prodi
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi perhitungan

jumlah mhs dari prodi yang akan mengikuti KKN
berdasarkan tahun masuk mahasiswa dengan data dari
BAA
iii. Kepala Biro Keuangan membuat perhitungan prediksi

pemasukan dengan perkalian antara tarip uang KKN
dengan perkiraan jml mhs yang akan mengikuti ujian
pada 2 semester di tahun yang bersangkutan
3 Uang Formulir Mhs i. Kepala Biro Keuangan menyusun trend penjualan

Baru formulir mhs baru berdasarkan data dari BAA, untuk
30
INSTRUKSI KERJA
jalur prestasi, jalur kerjasama dan jalur test regular
ii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan

uang penjualan formulir berdasarkan trend penjualan
formulir tahun sebelumnya dikalikan dengan masing-
masing harga formulir
4 Uang Wisuda i. Kepala Biro Keuangan menyusun prediksi kelulusan

mahasiswa berdasarkan data dari BAA

uang wisuda berdasarkan (prediksi kelulusan x 80% x
tarip wisuda)
5 Uang ijasah i. Kepala Biro Keuangan menyusun prediksi kelulusan

mahasiswa tahun sebelumnya berdasarkan data dari
BAA

uang ijasah berdasarkan uang ijasah (prediksi kelulusan
x 100% x tarip ijasah)
6 Uang week end moral i. Kepala Biro Keuangan menyusun perkiraan jumlah mhs
tahun yang akan datang berdasarkan keputusan
Rektorat
ii. Kepala Biro Keuangan membuat pemisahan antara

prodi yang mahasiswanya wajib mengikuti week end
moral dengan yang tidak wajib
iii. Kepala Biro Keuangan membuat prediksi pemasukan

uang week end moral berdasarkan (prediksi mahasiswa
yang akan menikuti week end moral x tarip uang week
end moral).
7 Pendapatan Bunga i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat bunga

pada tahun yang bersangkutan
31
INSTRUKSI KERJA

uang pendapatan bunga berdasarkan rumus (realisasi
penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).
8 Sewa lain-lain BAU i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat sewa
lain2 BAU pada tahun yang bersangkutan

uang pendapat sewa lain2 BAU berdasarkan rumus
(realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x
110%).
9 Uang Fotocopy i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat uang

Perpust FC perpustakaan pada tahun yang bersangkutan

uang pendapatan FC Perpustakaan berdasarkan rumus
(realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x
110%).
1 Uang Fotocopy i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat uang

0 Risograph BAU FC & Risograph BAU pada tahun yang bersangkutan
.
uang pendapatan FC & Risograph BAU berdasarkan
rumus (realisasi penerimaan tahun yang bersangkutan x
110%).
1 Pendapatan lain2 i. Kepala Biro Keuangan melihat realisasi pendapat lain2

1 rektorat Rektorat pada tahun yang bersangkutan

uang pendapatan lain2 berdasarkan rumus (realisasi
penerimaan tahun yang bersangkutan x 110%).
32
INSTRUKSI KERJA
1.5.1. Diagram Alir Penyusunan RAP Pendapatan Lain-lain (Varia)
1.5.1.1. Uang Ujian / Tugas Akhir
33
INSTRUKSI KERJA
Mulai
Membuat prediksi perhitungan jumlah

Daftar Tarif Uang Ujian mahasiswa yang ikut Ujian Akhir
Data Mahasiswa Data Student Body
Akhir
Data prediksi jml mhs ikut

Ujian Akhir
Memisahkan Prodi yang menyelenggarakan Ujian

akhir dengan yang tidak berdasarkan data dari
Prodi
Menghitung prediksi Pemasukan Uang

Ujian Akhir dengan perkiraan jumlah
mhs yang ikut Ujian Akhir
Tidak
Prodi Menyelenggarakan
Ujian Akhir ?
Mengisi kolom tarif pada Form RAP

Uang Ujian Akhir berdasarkan Daftar
Tarif Uang Ujian Akhir
Ya
Menyiapkan Form Perhitungan Uang Ujian Akhir
Daftar Tarif Uang Ujian Akhir

Data Student Body
Data Mahasiswa
Data Prediksi Mhs Ikut Ujian Akhir
Form RAP Ujian Akhir
Form RAP Uang Ujian Akhir
Selesai
1.5.1.2. Uang KKN
34
INSTRUKSI KERJA
Mulai
Data prediksi
peserta KKN
Data Mahasiswa Data Student Body Daftar Tarif Uang KKN
Menghitung prediksi Pemasukan Uang

KKN dengan mengalikan tarif Uang KKN
dg perkiraan jml peserta
Memisahkan Prodi yang Mhsnya wajib
mengikuti KKN dengan yang tidak
berdasarkan data dari Prodi
Mengisi kolom tarif pada Form RAP Uang

KKN berdasarkan Daftar Tarif Uang KKN
Tidak Mahasiswa wajib

mengikuti KKN ?
Daftar Tarif Uang KKN
Data Student Body
Ya Data Mahasiswa
Data prediksi peserta KKN
Menyiapkan Form Perhitungan Uang KKN

Form RAP Uang KKN
Form RAP Uang KKN
Membuat prediksi perhitungan jumlah

mahasiswa yang ikut KKN berdasar thn
masuk mhs
6
Selesai
1.5.1.3. Uang Formulir Mahasiswa Baru
35
INSTRUKSI KERJA
Mulai
Data Penjualan Formulir Daftar Harga Formulir
Membuat prediksi pemasukan uang

formulir berdasar data trend penjualan
formulir th sebelumnya
Menyusun trend penjualan formulir

mhs baru berdasar data dari BAA
untuk jalur prestasi, jalur kerjasama, Mengisi kolom tarif pada Form RAP
jalur test reguler Uang Formulir berdasarkan harga
formulir
Daftar Harga Formulir

Data trend penjualan formulir
Data trend penjualan formulir
Data penjualan formulir
Form RAP Uang Formulir
Menyiapkan Form Perhitungan Uang

Formulir
Form RAP Uang Formulir 7
1.5.1.4. Uang Wisuda
36
INSTRUKSI KERJA
Mulai
Data Student Body Daftar Tarif Uang Wisuda

Membuat prediksi
pemasukan Uang
Wisuda berdasar
prediksi kelulusan x 80
% x tarif wisuda
Menyusun prediksi
kelulusan mahasiswa
berdasar data dari BAA Mengisi kolom tarif pada
Form RAP Uang Wisuda
Daftar Tarif Uang Wisuda

Data prediksi kelulusan
Data Student Body
Data Prediksi kelulusan
Menyiapkan Form
Perhitungan Pendapatan
Uang Wisuda
1.5.1.5. Uang Ijasah
37
INSTRUKSI KERJA
Mulai
Data Student Body Daftar Tarif Uang ijasah
Membuat prediksi pemasukan Uang

Ijasah berdasar prediksi kelulusan x
100 % x tarif ijasah
Menyusun prediksi kelulusan

mahasiswa berdasar data dari BAA
Mengisi kolom tarif pada Form RAP

Uang Ijasah
Data prediksi kelulusan
Daftar Tarif Uang Ijasah

Data Student Body
Data Prediksi kelulusan
Menyiapkan Form Perhitungan Uang

Form RAP Uang Ijasah
Ijasah
Form RAP Uang Ijasah
1.5.1.7. Uang Pendapatan Bunga
38
INSTRUKSI KERJA
Mulai
Data Realisasi pendapatan

bunga thn ybs
Menyiapkan Form
RAP Perhitungan
pendapatan
bunga
Form RAP Perhitungan

Pendapatan Bunga
Mengisi prediksi
pemasukan Uang
Pendapatan
Bunga sesuai
ketentuan pada
kolom tarif
Data Realisasi Pendapat

an bunga thn ybs
Form RAP Pendapatan

Bunga
11
1.5.1.8. Uang Pendapatan Sewa Lain-lain BAU
39
INSTRUKSI KERJA
Mulai
Data Realisasi Pendapatan

lain-lain BAU thn ybs.
Menyiapkan Form
Sewa Lain-lain BAU
Form RAP Pendapatan Sewa

Lain-lain BAU
Mengisi prediksi
pemasukan Uang Sewa
lain-laib BAU sesuai
tarif
Data Realisasi Pendapat-

an lain-lain BAU thn ybs.
Form RAP Pendapatan

Lain-ain BAU
12
1.5.1.9. Uang Pendapatan Fotocopy Perpustakaan
40
INSTRUKSI KERJA
Mulai
Data Realisasi Pendapatan Uang FC

Perpust thn ybs
Menyiapkan Form RAP

FC Perpust
Form RAP Pendapatan FC Perpust
Mengisi prediksi
pemasukan Uang
pendapatan FC Perpust
sesuai ketentuan pada
kolom tarif

Perpust thn ybs
Form RAP Pendapatan FC Perpust
13
1.5.1.10. Uang Pendapatan Fotocopy Risograph BAU
41
INSTRUKSI KERJA
Mulai

Risograph BAU thn ybs.
Menyiapkan Form
Uang FC Risograph BAU
Form RAP Pendapatan Uang FC

Risograph BAU
Mengisi prediksi
pemasukan Uang FC
Risograph BAU sesuai
tarif

Risograph BAU thn ybs.
Form RAP Pendapatan Uang FC

Risograph BAU
14
1.5.1.11. Uang Pendapatan Lain-lain Rektorat
42
INSTRUKSI KERJA
Mulai
Data Realisasi Pendapatan

Lain-lain Rektorat thn ybs.
Menyiapkan Form
Perhitungan
Pendapatan Lain-lain
Rektorat
Form RAP Pendapatan

Lain-lain Rektorat
Mengisi prediksi
pemasukan Uang
Pendapatan lain-lain
Rektorat sesuai
ketentuan pada
kolom tarif
Data Realisasi
Pendapatan Lain-lain
Rektorat thn ybs.
Form RAP Pendapatan
Lain-lain Rektorat
15
43
BAB V
STANDARD OPERATING PROCEDURE
(SOP)
PENYUSUNAN
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN
RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)

YOGYAKARTA
2008
PROSEDUR
PENYUSUNAN RAB dan RKA
A. Tujuan Penyusunan SOP RAB dan RKA/T

A.1. Terbentuknya sistem dan mekanisme serta evaluasi RAB dan RKA/T: Sistem dan mekanisme
serta evaluasi RAB dan RKA/T dituangkan dalam suatu panduan yang akan disosialisasikan
kepada tiap prodi/unit terkait. Kedisiplinan pengguna dalam mentaati aturan yang ada dalam
panduan tersebut sangat mendukung tercapainya efiisiensi dalam penyusunan dan evaluasi RAB
dan RKA/T
A.2. Tercapainya kontrol dan evaluasi atas pengelolaan keuangan: tersedianya sistem yang on-line
atas RAB dan RKA/T memungkinkan tiap prodi/unit mampu memantau dengan cepat pengeluaran
dana yang telah dilakukan. Over budgeting dalam pembiayaan dapat diminimalkan. Demikian juga
RKA/T dapat dievaluasi apakah dilaksakanan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
sebelumnya.
B. Deskripsi tentang Rencana Anggaran Belanja (RAB) serta Rencana Kegiatan dan
Anggaran (RKA)
B.1. Gambaran Umum tentang RAB: Rencana Anggaran Belanja (RAB) di dalamnya memuat
rencana anggaran untuk pembiayaan rutin ataupun pembiayaan langsung seperti: gaji dengan
berbagai unsur sesuai dengan kemampuan PTS, berbagai biaya perawatan dan biaya
langganan fasilitas di tingkat universitas; serta anggaran untuk pembiayaan non rutin yang
berupa kegiatan yang secara detail termuat dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA).
Pembiayaan rutin sebagaimana tertuang dalam RAB tersebut bersifat tetap, artinya sama sekali
tidak dapat dipotong/dikurangi, karena beban ini merupakan beban utama yang harus dipenuhi
demi berjalannya suatu kegiatan di perguruan tinggi. Dalam perencanaan/penganggarannya
biaya ini dianggarkan langsung oleh universitas maupun yayasan. Dengan kata lain, sebagian
dari anggaran pemasukan yang akan diterima oleh universitas, langsung dialokasikan untuk
penganggaran biaya rutin, setelah itu baru didistribusikan untuk anggaran pembiayaan non rutin.
B.2. Gambaran Umum tentang RKA/RKAT
Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) maupun Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan
(RKAT) Unit Kerja pada hakikatnya adalah panduan bagi semua pihak dalam melaksanakan
Tridharma Perguruan Tinggi. Dengan RKA/T diharapkan setiap kegiatan dapat diikuti dan
dievaluasi kesesuaiannya dengan perencanaan. Dengan kata lain akuntabilitas (pertanggung-
jawaban) akan terjamin apabila setiap kegiatan didasarkan pada RKA/T. RKA/T merupakan
bagian dari rangkaian kegiatan dalam Siklus Perencanaan Universitas Sanata Dharma dalam
penyusunan program kerja seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Sanata Dharma beserta
43
PROSEDUR
penganggarannya secara terjadwal, terpadu, dan berkesinambungan. Penyusunan RKA/T unit

kerja didasarkan pada arah pengembangan Universitas Sanata Dharma di masa mendatang,
sumberdaya yang dimiliki, serta pelaksanaan program kerja pada periode sebelumnya.
B.3. Landasan Penyusunan RKA/T: RKA/T Universitas Sanata Dharma disusun dengan mengacu
pada Renstra Universitas Sanata Dharma tahun 2008-2012 dan Renstra Unit. Berdasarkan visi
dan misi perguruan tinggi, disusunlah suatu rencana strategik berupa tindakan, langkah atau
cara untuk mencapainya. Setiap prodi/unit diharapkan menyusun usulan program dan kegiatan
serta penganggarannya dengan memperhatikan sasaran dan program-program strategis yang
telah dijabarkan dalam Renstra Universitas Sanata Dharma tahun 2008-2012 maupun renstra
unit yang telah disusun. RKA/T merupakan anggaran kinerja yang penyusunan anggarannya
tidak hanya memperhatikan pengalokasian input, namun juga memperhatikan capaian output
dari kegiatan yang direncanakan dan ditetapkan pembiayaannya.
Kinerja didasarkan pada perbandingan antara output dengan input (efisiensi) dan perbandingan
antara output yang direncanakan dengan output realisasi (efektititas).
B.3. Program Kerja: Program adalah kumpulan dari kegiatan sejenis yang menunjukkan
pembidangan yang ada di perguruan tinggi, yaitu:
a. Program 1 Program peningkatan kualitas akademis
b. Program 2 Program peningkatan kualitas administrasi umum dan keuangan
c. Program 3 Program peningkatan kualitas kemahasiswaan
d. Program 4 Program peningkatan kualitas hubungan masyarakat dan penjaminan mutu
Setiap program kerja diturunkan dalam kegiatan dan sub-kegiatan. Kegiatan adalah kumpulan
dari sub-kegiatan sejenis yang belum bisa secara operasional anggaran dilaksanakan. Sub-
kegiatan adalah unit aktivitas terendah yang secara operasional anggaran dapat dilaksanakan.
Setiap prodi/unit wajib merencanakan kegiatannya berdasarkan hasil evaluasi diri yang telah
dilakukan. Selama ini kegiatan yang direncanakan lebih banyak pada aktivitas yang telah
dilakukan pada tahun-tahun sebelumnya. Bahkan sering terjadi RKA/T yang disusun hanya
mengcopy RKA/T yang disusun tahun sebelumnya, sehingga manfaat yang diperoleh tidak
memaksimalkan pengembangan prodi/unit.
44
PROSEDUR
C. Ruang Lingkup
Berdasarkan fokus dalam kegiatan rutin yang dilakukan, lingkup penyusunan RAB dan RKA terkait
dengan unit-unit kerja di USD, dan dapat dibagi dalam dua kelompok, yaitu:
 Unit non Prodi (unit Pendukung atau Non Akademik): merupakan unit penyelenggara
kegiatan yang diperlukan untuk mendukung atau melengkapi kegiatan akademik yang
diselenggarakan oleh Prodi. Unit ini meliputi Rektorat beserta Lembaga, Biro, Pusat, UPT.
 Unit Prodi (Akademik): meliputi Program studi yang kegiatan utamanya adalah
menyelenggarakan kegiatan akademik.
Daftar Fakultas serta Rektorat dan Unit Kerja yang berada dalam koordinasinya adalah sebagai
berikut:
C.1. Unit non Prodi (unit Pendukung atau Non Akademik):

No Fakultas Kode Biaya yang
Anggarkan
1. Rektorat 02, 03, 04, 05, 07
2. Sekretariat Pelaksana Mission and Identity 02, 03, 04, 05, 07
3. Campus Ministry 02, 03, 04, 05, 07
4. Pusat Study Ignatian 02, 03, 04, 05, 07
5. Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) 02, 03, 04, 05, 07
6. Lembaga Bahasa 02, 03, 04, 05, 07
7. Lembaga Penjaminan Mutu 02, 03, 04, 05, 07
8. UPT Perpustakaan 02, 03, 04, 05, 07
9. Unit Pelaksana Teknis – UPT MPK 02, 03, 04, 05, 07
10. Biro Humas 02, 03, 04, 05, 07
11. Biro Kerjasama dan Hubungan Luar Negeri (BKHLN) 02, 03, 04, 05, 07
12. Biro Personalia 02, 03, 04, 05, 07
13. Biro Keuangan 01, 02, 03, 04, 05, 07
14. Biro Administrasi Akademik 02, 03, 04, 05, 07
15. Biro Administrasi dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPSI) 02, 03, 04, 05, 07
16. Biro Sarana Prasarana (B S P) 02, 03, 04, 05, 07
17. Biro Administrasi Umum (B A U) 02, 03, 04, 05, 07
45
PROSEDUR
C.2. Unit Prodi (Akademik):

No Fakultas Kode Biaya yang
Kode Anggarkan
01. Prodi dari Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (F K I P) 02 - 08
02. Prodi dari Fakultas Ekonomi 02 - 08
03. Prodi dari Fakultas Sains dan Teknologi (FST) 02 - 08
04. Prodi dari Fakultas Sastra 02 - 08
05. Prodi dari Fakultas Farmasi 02 - 08
06. Prodi dari Fakultas Psikologi 02 - 08
07. Prodi dari Fakultas Pasca Sarjana 02 - 08
Masing-masing prodi maupun unit diwajibkan untuk menyusun RAB dan RKA/T nya secara rinci
yang terangkum dalam pengeluaran eksploitasi dan investasi yang nampak dalam struktur biaya
berikut ini :
No Keterangan Kategori
kode
A. Eksploitasi
01 Gaji RAB
02 Biaya Administrasi RAB
03 Biaya Rapat Kerja RAB
04 Biaya Kegiatan Akademis/Pengembangan RKA
05 Biaya Perawatan RAB
06 Biaya Habis Pakai RAB
07 Biaya lain-lain RAB
08 Biaya Kegiatan Kemahasiswaan RKA
B. Investasi Investasi
46
PROSEDUR
D. Daftar Istilah
D.1. Rencana Anggaran dan Belanja (RAB); adalah penyusunan anggaran tahunan prodi maupun
unit di USD, yang di dalamnya memuat rincian mengenai pembiayaan rutin (non RKA) dan RKA
(eksploitasi), serta pembelanjaan investasi
D.2. Rencana Kegiatan dan Anggaran/Tahunan (RKA/T), adalah penyusunan anggaran tahunan
prodi maupun unit di USD, yang di dalamnya memuat rincian tentang kegiatan pengembangan
yang akan dilakukan berikut pembiayaannya. Penyusunan RKA/T harus didasarkan pada hasil
evaluasi diri yang telah dilakukan oleh prodi maupun unit sebagaimana telah dijelaskan di atas.
D.3. Pengeluaran/pembiayaan eksploitasi: Pos eksploitasi adalah pengeluaran-pengeluaran yang
dibiayai dengan dana mahasiswa non DPP. Karena pengelolaan non DPP diserahkan kepada
Universitas, maka pengelolaan pos eksploitasi juga ditangani oleh universitas.
D.4. Pengeluaran/pembiayaan investasi: dengan 1 elemen biaya. Pos investasi adalah pengeluaran
untuk pengadaan sarana dan prasarana yang dibiayai dengan dana DPP mahasiswa. Karena
pengelolaan DPP ditangani secara khusus oleh Yayasan, maka pengelolaan pos investasi juga
ditangani oleh Yayasan.
E. Referensi
i. Lembaga Penjaminan Mutu USD, Buku Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedure
(SOP), tahun 2008
ii. Gasperz, Vincent. (2005). ISO 9001: 2000 and Continual Quality Improvement. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama.
iii. Suryo Pratolo, Dr, Manual Pelatihan Penyusunan Anggaran Berbasis Kinerja, Yogyakarta, 2008
F. Tanggungjawab dan Prosedur
F.1. Penanggungjawab
Penanggungjawab penyusunan RAB adalah Kepala Biro Keuangan, Unit Pendukung dan Rektorat,
sedangkan penyusunan RKA/T adalah unit kerja pengguna anggaran: Pimpinan, Fakultas/Prodi,
Lembaga-lembaga/Unit/Biro/Pusat, yang memiliki kewenangan menggunakan anggaran.
47
PROSEDUR
F.2. Prosedur
Prosedur penyusunan RAB dan RKA/T dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
F.2.1. Proses Penyusunan Anggaran (RAB/RKA). Secara garis besar proses tersebut terdiri
dari beberapa tahapan, yaitu:
A. Dalam proses penyusunan anggaran ada dua mekanisme yang digunakan, yaitu mekanisme
Top Down dan Mekanisme Bottom Up. Dalam mekanisme Top Down (Mekanisme Arahan
Budhet Policy), pimpinan organisasi (universitas) memberikan arahan tentang kebijakan dalam
penganggaran. Sedangkan dalam Mekanisme Bottom Up, adalah adanya usulan-usulan dari
unit kerja berupa program-program, kegiatan dan anggaran dalam sub unit kerja.
B. Mekanisme Analisis Anggaran: Analisis atas pengajuan anggaran penting dilakukan untuk
menjamin kualitas anggaran dari sisi perencanaan strategic, beban kerja dan harga. Pihak yang
terlibat antara lain lain adalah Badan/Lembaga Penjaminan Mutu dan Komite Anggaran.
C. Mekanisme Penetapan Anggaran: Dilakukan oleh pimpinan perguruan tinggi setelah Lembaga
Penjaminan Mutu merekomendasikan Rancangan Anggaran.
Pihak-pihak yang terlibat dalam Proses Penyusunan Anggaran adalah:
- Fungsi Strategik Organisasi, pada perguruan tinggi posisi ini pada pimpinan perguruan tinggi
dan yayasan
- Penanggungjawab Anggaran, merupakan unit kerja pengguna anggaran: Pimpinan,

Fakultas/Prodi, Lembaga-lembaga, Biro-biro yang bertanggungjawab atas penggunaan anggaran
- Panitia Anggaran, adalah pihak yang bertugas sebagai fasilitator penyusunan anggaran, dapat
dipegang oleh Wakil Rektor II, Biro Keuangan, dalam hal mensosialisasikan dan menditribusikan
piranti penyusunan anggaran dan mengumpulkan form-form anggaran.
Beberapa instrument yang digunakan dalam Proses Penyusunan Anggaran ini adalah:
- Renstra Universitas
- Informasi masa lalu
- Informasi Situsasi dan kondisi jangka pendek
- Arah Kerja Umum (AKU) dan Strategi Prioritas (SP)
- Pagu/Plafon Anggaran
- Standard Analisis Belanja (SAB) yang meliputi Standard Beban Kerja dan Standard Harga
- Form-form Penyusunan Rencana Anggaran Unit Kerja
48
PROSEDUR
Secara garis besar Proses Penyusunan Anggaran dapat dilihat dari skema di bawah ini:
BERKAS PENYUSUNAN
Pimpinan ANGGARAN Dewan
PT AKU Penyantun/Yayasan
SP
Plafon Unit
SAB
Unit Kerja/Prodi
Panitia Anggaran
Ranc anggrn
Draft
Rancangan
Anggaran
Komite
AnalisisAnggaran
Rancangan
Anggaran
Anggaran
PROSES PENGANGGARAN
49
PROSEDUR
1. Pengajuan Draft RAB/RKA: dalam proses penyusunan draft RAB/RKA, setiap fakultas/unit wajib
mentaati jadwal dan kisi-kisi penyusunan RAB/RKA yang telah ditentukan oleh rektorat.
Periode Aktivitas Unit Aktivitas Rektorat

November - Menyusun dalam unit masing-masing - Menginformasikan kepada prodi/unit
kegiatan pengembangan dalam jadwal pengajuan RAB/RKA
RAB/RKA yang berbasis evaluasi diri
- Menginstruksikan kepada Biro
- Menyusun RAB non pengembangan Keuangan untuk menyusun Rencana
dengan dasar volume kegiatan dan Anggaran Pendapatan (RAP) DPP
perubahan layanan yang dimungkinkan dan non DPP
November Mempresentasikan RAB/RKA pada unit - Menginstruksikan kepada Biro

masing-masing Keuangan untuk menyusun RAB gaji,
RAB non kemahasiswaan
- Menyusun perhitungan biaya
bersama dan biaya langsung
berdasarkan data dari Biro Keuangan
Desember Mengajukan draft RAB/RKA ke Rektorat - Menyelesaikan perhitungan biaya

bersama dan biaya langsung
- Menginstruksikan kepada Biro Ke-
uangan untuk menghitung saldo
RAB/RKA tahun 2007
Januari Mengajukan draft RAB/RKA ke Senat

Universitas untuk mendapatkan
persetujuan
Januari Mengajukan draft kepada Yayasan

tentang:
- Rencana anggaran pendapatan
(RAP)
- Perhitungan biaya bersama dan biaya
langsung
- Perhitungan saldo RAB tahun 2007
- Perkiraan defisit eksploitasi yang
diajukan
- Pengajuan RAB investasi unit
50
PROSEDUR
2. Persetujuan prinsip RAB/RKA: persetujuan prinsip RAB/RKA diartikan sebagai persetujuan dari
Yayasan Sanata Dharma atas defisit eksploitasi yang harus ditutup dengan dana dari DPP.
Adapun tahapan tersebut dapat diringkas dalam tabel berikut:
Periode Aktivitas Yayasan Aktivitas Rektorat

Januari - Menerima dan mempelajari draft
pengajuan RAB/RKA Universitas
- Menyusun perhitungan alokasi
penggunaan dana DPP
Februari - Mengadakan rapat Yayasan untuk - Mempersiapkan draft persetujuan

membahas pengajuan RAB/RKA dari plafon RAB/RKA yang disetujui
Universitas kepada unit berikut catatan-catatan
untuk perubahan
- Memberikan rambu-rambu persetujuan
RAB/RKA berikut perubahan yang harus - Mengirim draft persetujuan plafon
diikuti RAB/RKA unit
- Memberikan persetujuan RAB investasi - Mengirim draft persetujuan plafon
RAB investasi unit
3. Revisi Draft RAB/RKA

Periode Aktivitas Unit Aktivitas Rektorat
Februari - Menerima plafon persetujuan RAB/RKA - Menerima pengajuan revisi penggu-
dan RAB investasi naan RAB/RKA dan RAB investasi
dari unit
- Berkoordinasi dengan unit untuk mere-
visi pengajukan RAB/RKA dan RAB - Merekap pengajuan tersebut ke
investasi’ dalam format standard untuk dimin-
takan persetujuan dari Yayasan
- Menyusun rincian prioritas penggunaan
dana untuk kegiatan RKA dan pembe- - Mengirim RAB/RKA standard ke
lanjaan investasi Yayasan untuk memperoleh
persetujuan pengurus Yayasan
Maret - Menerima pengesahan RAB/RKA dari - Menerima pengesahan RAB/RKA dari

Yayasan sebagai persetujuan final Yayasan sebagai persetujuan final
- Menginformasikan kepada unit yang - Mendistribusikan persetujuan dari
ada dibawahnya atas persetujuan Yayasan tersebut kepada unit terkait
51
PROSEDUR
tersebut
Data Final RAB/RKA yang telah disetujui oleh yayasan dan didistribusikan oleh unit, akan diinput oleh staf
bagian pembukuan di Biro Keuangan ke dalam sistem akuntansi yang ada, untuk selanjutnya akan
memprosesnya ke dalam program RAB/RKA Tahunan Universitas.
F.2.2. Prosedur Penyusunan RAB

Untuk setiap program kegiatan yang direncanakan harus dapat ditetapkan penganggarannya, baik
anggaran pengeluaran (belanja) maupun anggaran pendapatannya (khusus untuk anggaran
pendapatan telah diuraikan pada bab sebelumnya).
F.2.2.1. Biro Keuangan: menyusun anggaran rutin gaji: Kepala Bagian Gaji/staf Bagian Gaji
menyusun penganggaran untuk gaji secara keseluruhan (gaji pegawai edukatif dan pegawai
adminitratif) dengan menggunakan Form Penyusunan Anggaran Gaji berdasarkan realisasi
pengeluaran tahun yang bersangkutan ditambahkan dengan cadangan kenaikan gaji PGPS
dan cadangan kenaikan pangkat regular untuk dosen maupun karyawan
F.2.2.2. Unit/Biro Pendukung menyusun penganggaran untuk biaya langganan fasilitas tingkat
universitas yang merupakan beban rutin dengan menggunakan form Penyusunan Anggaran
Biaya Langganan Fasilitas
F.2.2.3. Unit/Biro Pendukung menganggarkan biaya perawatan/maintenance untuk keseluruhan

maintenance tingkat universitas serta penggunaan biaya fasilitas umum dengan
menggunakan form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas dan Perawatan
F.2.2.4. Prodi/Biro/Pusat menganggarkan biaya administrasi, biaya perawatan sarana, biaya rapat
kerja, biaya pembelian bahan habis pakai laboratorium, dan pengadaan investasi.
Penyusunan anggaran pembiayaan rutin didasarkan pada kebutuhan riil unit dengan
ditambahkan kemungkinan kenaikan harga (10%). Sedangkan pengadaan investasi tidak
terlepas dari aktivitas RKA yang direncanakan.
F.2.3. Prosedur Penyusunan RKA/T

F.2.3.1. Penyusunan Rencana Kegiatan: RKA/T prodi/unit merupakan jabaran operasional dari
rencana strategis unit kerja yang bersangkutan yang menginduk pada Renstra Universitas Sanata
Dharma tahun 2008-2012. Namun perlu diperhatikan juga bahwa program-program
52
PROSEDUR
pengembangan prodi/unit yang diusulkan dalam RKA harus mengacu pada visi masing-masing
yang diinginkan pada lima tahun mendatang.
Renstra Fakultas/unit yang telah disusun, menjadi acuan penting dalam mengusulkan program
masing-masing Fakultas/unit. RKA USD disusun berdasarkan target capaian yang diusulkan oleh
tiap Fakultas/unit dalam pelaksanaan renstranya. Program–program kegiatan yang diusulkan juga
harus dilengkapi dengan capaian sasaran yang ditargetkan melalui indikator-indikator capaian
(kuantitatif dan kualitatif serta output dan outcome) yang jelas dan sedapat mungkin dengan
memperhatikan standar penjaminan mutu.
Sebagai pedoman penyusunan RKA tahun 2009, program kerja Universitas diturunkan dari
sasaran-sasaran jangka pendek yang dirumuskan dalam Renstra Universitas Sanata Dharma
tahun 2008-2012, yaitu:4
i. Peningkatan efisiensi dan tatakelola organisasi, pengembangan sistem penjaminan
mutu dan optimalisasi pemanfaatan serta pemberdayaan sumber daya. Strategi ini
tertuang dalam kegiatan:
 Peningkatan efektivitas kepemimpinan
 Peningkatan efektivitas sistem administrasi akademik
 Optimalisasi sistem manajemen keuangan
 Peningkatan efektivitas sistem perencanaan dan penganggaran
 Optimalisasi sistem manajemen dan pemberdayaan SDM
 Optimalisasi sistem manajemen, keamanan dan pengadaan asset serta pemanfaatannya
 Pengembangan sistem informasi manajemen terpadu
 Pengembangan sistem penjaminan mutu terpadu
 Pemberdayaan sharing of good practices antar unit kerja
ii. Strategi ini tertuang dalam kegiatan
 Peningkatan kualitas input mahasiswa baru
 Peningkatan kualitas dosen
 Peningkatan kualitas pembelajaran: Peningkatan efektivitas penjaminan mutu
pembelajaran; Peningkatan kompetensi dosen dalam pengelolaan proses pembelajaran
berbasis pedagogi ignatian, Pengembangan sistem pembelajaran berbasis digital:
Content Management System (CMS) dan Learning Management System (LMS).
 Peningkatan kualitas sarana pembelajaran
4
Renstra USD, 2008-2012 hlm. 15
53
PROSEDUR
 Pengembangan roadmap penelitian

 Pengembangan roadmap pengabdian kepada masyarakat
 Peningkatan kuantitas dan kualitas publikasi karya ilmiah dan hasil penelitian
 Peningkatan kuantitas dan kualitas pengabdian kepada masyarakat
 Peningkatan relevansi penelitian
 Peningkatan relevansi pengabdian kepada masyarakat
iii. Peningkatan efisiensi eksternal melalui ekstensifikasi dan intensifikasi jejaring
(networking) dengan pihak luar, peningkatan relevansi kurikulum, pengembangan
softskill mahasiswa dan pemberdayaan alumni. Strategi ini tertuang dalam kegiatan:
 Perluasan jejaring kerja sama nasional dan internasional (ekstensifikasi)
 Peningkatan cakupan bidang kerja sama nasional dan internasional (intensifikasi)
 Peningkatan relevansi kurikulum program studi
 Peningkatan partisipasi mahasiswa dalam kegiatan ilmiah, bidang minat dan bakat di
tingkat regional maupun nasional
 Pemberdayaan jejaring alumni
 Peningkatan kapasitas lulusan untuk berkarya
iv. Pemberdayaan Program Studi/Pusat/Unit untuk Mengembangkan Program Unggulan.
Strategi ini tertuang dalam kegiatan:
 Identifikasi dan pengembangan program unggulan di Prodi/Pusat/Unit yang berakar
pada identitas USD
 Peningkatan fasilitas dan dukungan bagi percepatan program unggulan
 Peningkatan daya saing program unggulan
v. Pengembangan spiritualitas Ignatian, Misison and Identity USD, dan dinamisasi
Ignatian Corporate Culture untuk meningkatkan kontribusi USD sebagai Universitas
Yesuit di Indonesia. Strategi ini tertuang dalam kegiatan:
 Kontektualisasi kembali dan sosialisasi spiritualitas ignasian sebagai jiwa cara bergerak
USD
 Internalisasi spiritualitas ignasian
 Dinamisasi Ignatian Corporate Culture di Indonesia
 Peningkatan brand equity USD (brand awareness, perceived equality, brand
association, brand loyalty)
 Peningkatan kualitas aktualisasi diri USD dalam bidang penelitian yang membantu
masyarakat menemukan jati diri dan memberikan kontribusi otentik kepada masyarakat
54
PROSEDUR
yang lebih luas dengan mengoptimalkan pemberdayaan potensi diri dan sinergi
eksternal
 Peningkatan kualitas diri USD dalam bidang pengabdian kepada masyarakat dengan
memprioritaskan perhatian pada masyarakat yang kurang berdaya dan tertinggal
 Peningkatan kualitas diri USD melalui prestasi kemahasiswaan, baik prestasi akademik
maupun prestasi non akademik
Secara garis besar hubungan antara Renstra dengan RKA/T dapat ditunjukkan sbb.:5
5
Panduan Dirjen Dikti
55
PROSEDUR
F.2.3.2. Penyusunan Rencana Pembiayaan RKA/T

F.2.3.2.1. Struktur Anggaran Belanja RKA/T
Dalam proses penyusunan rencanaan pembiayaan RKA/T, ada dua model yang berlaku di
universitas, yaitu model Top Down, yaitu mekanisme arahan budget policy, dan mekanisme
Bottom Up atau partisipasi unit kerja. Dalam model Top Down pimpinan organisasi (universitas)
memberikan arahan-arahan kepada pimpinan di bawahnya dalam perumusan arah kebijakan
umum universitas, maupun dalam penentuan berbagai standar biaya yang tertuang dalam
bentuk kisi-kisi penyusunan anggaran. Dalam model Bottom up, unit mengusulkan program-
program kegiatan berikut pendanaan/pembiayaan yang diperlukan.
Dalam penganggaran pembiayaan RKA/T sebagai rincian pembiayaan kegiatan non-rutin,
struktur anggaran belanjanya meliputi:
Tabel Struktur Anggaran Belanja non-rutin (RKA)
Kelompok Program/Kegiatan Matrik Biaya
1. Program Pengembangan Akademik a. Biaya ATK

b. Biaya konsumsi
2. Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum
c. Biaya akomodasi
& Keuangan
d. Biaya transportasi
3. Program Peningkatan Kualitas Mahasiswa e. Biaya lain-lain
f. Honor
4. Program Peningkatan Kualitas hubungan masya-
g. Perdiem/uang harian
rakat dan penjaminan mutu
F.2.3.2.2. Format Pengajuan Anggaran Belanja

Dalam mengajukan anggaran biaya untuk kegiatan non-rutin terkait dengan rencana
penganggaran RKA/T, pimpinan unit/pengguna anggaran wajib menggunakan formulir yang
telah distandarkan. Standard struktur biaya yang telah ditentukan dimaksudkan untuk
mempermudah kontrol atas pelaksanaan kegiatan berikut penggunaan anggaran. Berikut ini
adalah formulir yang harus dilengkapi pada saat mengajukan anggaran untuk RKA/T
Fakultas/Unit/Prodi di universitas.
56
PROSEDUR
G. Formulir-formulir yang digunakan

Formulir-formulir yang digunakan meliputi:
a. Formulir RK.1. : Formulir Renstra Unit Kerja/atau sub ubit kerja
b. Formulir RK 2.1. : Formulir Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Akademis
c. Formulir RK 2.2. : Formulir Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan
Keuangan
d. Formulir RK 2.3. : Formulir Kegiatan Program Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan
e. Formulir RKA Rinci 3.1. : Formulir Rincian Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan
Kualitas Akademis
f. Formulir RKA Rinci 3.2. : Formulir Rincian Biaya untuk Kegiatan Peningkatan Kualitas
Administrasi Umum dan Keuangan
g. Formulir RKA Rinci 3.3. : Formulir Rincian Biaya untuk Kegiatan Peningkatan Kualitas
Kemahasiswaan
h. Formulir RKA Rekap 4.1. : Formulir Rekap Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan
Kualitas Akademis
i. Formulir RKA Rekap 4.2. : Formulir Rekap Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan
Kualitas Administrasi Umum dan Keuangan
j. Formulir RKA Rekap 4.3. : Formulir Rekap Biaya untuk Kegiatan Program Peningkatan
Kualitas Kemahasiswaan
Dalam formulir pengajuan RKA/T tersebut, terdapat beberapa kode yang harus diisikan yang
memuat penjelasan:
a. Kode Mata Anggaran (MA) adalah susunan digit yang menunjukkan kode dari program,
jenis kegiatan, kegiatan, sub-kegiatan
b. Kode Mata Rekening (MR) adalah susunan digit yang menunjukkan kode dari rekening
yang menunjukkan pengelompokan komponen belanja yang meliputi pos, jenis, obyek, dan
rincian obyek rekening
c. Unit Kerja dan Sub Unit Kerja adalah satuan kerja (unit) yang bertanggungjawab atas
penyusunan dan pelaksanaan anggaran
d. Kode Unit Kerja adalah susunan digit yang menunjukkan kode dari unit kerja dan sub-unit
kerja.
57
BAB VI
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN
RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN
RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)

YOGYAKARTA
2008
INSTRUKSI KERJA
PENYUSUNAN RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB)
DAN RENCANA KEGIATAN DAN ANGGARAN (RKA)
I. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB (NON PRODI - BIRO/UNIT PENUNJANG)
1.1. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB GAJI DOSEN
No Detail kegiatan
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Gaji Dosen yang terdiri dari: No, keterangan (A), Gaji
Kotor (B), Tunjangan Perbaikan Penghasilan (TPP) 20% (C), Tunjangan Beras (D), Tunjangan
Fungsional (E), Tunj Khusus Yayasan (F), Tunjangan Transport (G), Tunjangan Perbaikan Rumah (H),
Uang snack (I), Ganti Potongan Kopertis (J), Tunjangan Struktural (K), Honor DTT (L), Vakasi (M),
Honor Penilaian Angka Kredit (N), Gaji ke-13 (N), Dana sosial (P), Tunjangan Natal (Q), Jumlah (R),
Cadangan 6% (S), Jumlah Anggaran (T)
ii mengisi kolom Keterangan dengan isian Unit/Fakultas dan Prodi yang mengeluarkan pembayaran gaji
(lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Gaji Dosen)
iii mengisi kolom (B) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai dasar
perhitungan RAB Gaji tahun 2008
iv mengisi kolom TPP-20% (C) dengan perkalian antara (B x 20%); angka 20% dimaksudkan sebagai
antisipasi untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan gaji pegawai negeri sipil (PGPS)
v mengisi kolom (D) s.d (Q) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai
dasar perhitungan RAB Gaji tahun 2008
vi mengisi kolom Jumlah (R) sebagai penjumlahan angka dari kolom (B) s.d (Q)
vii. mengisi kolom Cadangan 6% (S) dengan perkalian antara (R x 6%); angka 6% dimaksudkan sebagai
cadangan untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan pangkat regular dosen dan karyawan
administratif USD
viii mengisi kolom Jumlah Anggaran (T) dengan penjumlahan antara kolom (R) + (S)
ix memasukkan perhitungan rinci tentang penggajian ke dalam format “RAB Gaji Dosen”
secara rinci perhitungan anggaran gaji 2008 tersebut dapat dilihat pada Form Form Penyusunan
Anggaran Gaji (untuk contoh Tahun 2008 - dalam ribuan rupiah)
58
INSTRUKSI KERJA
1.1.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB GAJI DOSEN
Mulai
Daftar Unit/Fakultas dan Mengisi kolom T.Beras (D) s.d.

Prodi yg mengeluarkan T.Natal (Q) pada form dengan angka
pembayaran gaji realisasi biaya pada bulan Nov thn.
sebelumnya
Data Realisasi Biaya Gaji
Dosen bulan Nov thn.
sebelumnya
Mengisi kolom Jumlah (R) pada form

dengan hasil penjumlahan dari Gaji
kotor s.d. T.Natal (B s.d. Q)
Menyiapkan Form Penyusunan RAB

Gaji Dosen
Mengisi kolom Cadangan 6% (S) pada

form dengan hasil perkalian antara
Jumlah dengan Cadangan kenaikan
6% (J X 6%)
Form Penyusunan RAB Gaji
Dosen
Mengisi kolom Jumlah Anggaran (T)

pada form dengan hasil penjumlahan
antara Jumlah dengan cadangan
Mengisi kolom Keterangan (A) pada kenaikan 6% (R+S)
form dengan nama Unit/Fakultas dan
Prodi yang mengeluarkan pembayaran
gaji
Daftar Unit/Fakultas dan Prodi
yg mengeluarkan pembayaran
gaji
Mengisi kolom Gaji Kotor (B) pada Dosen bulan Nov thn.
form dengan angka realisasi biaya sebelumnya
pada bulan Nov thn. sebelumnya
Dosen
Mengisi kolom TPP 20% (C) pada form

dengan hasil perkalian antara Gaji
Kotor dengan kenaikan 20% (B x 20%)
59
INSTRUKSI KERJA
1.2. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB GAJI PEGAWAI ADMINISTRATIF

No Detail kegiatan
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Gaji Pegawai Administratif yang terdiri dari: No,
keterangan (A), Gaji Kotor (B), Tunjangan Tunjangan Perbaikan Penghasilan - TPP 20% (C),
Tunjangan Beras (D), Tunj Khusus Yayasan (E), Tunjangan Transport (F), Tunjangan Perbaikan
Rumah (G), Uang snack (H), Tunjangan Struktural (I), Tunjangan Pendidikan Anak (J) Honor PTT (K),
Honor Lembur (L), Gaji ke-13 (M), Dana sosial (N), Tunjangan Natal (O), Jumlah (P), Cadangan 6%
(Q), Jumlah Anggaran (R)
ii mengisi kolom Keterangan dengan isian Unit/Fakultas dan Prodi yang mengeluarkan pembayaran gaji
(lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Gaji Pegawai Administratif)
iii mengisi kolom (B) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai dasar
perhitungan RAB Gaji tahun 2008
iv mengisi kolom TPP-20% (C) dengan perkalian antara (B x 20%); angka 20% dimaksudkan sebagai
antisipasi untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan gaji pegawai negeri sipil (PGPS)
v mengisi kolom (D) s.d (O) dengan angka realisasi penerimaan pada bulan November 2007 sebagai
dasar perhitungan RAB Gaji tahun 2008
vi mengisi kolom Jumlah (P) sebagai penjumlahan angka dari kolom (B) s.d (O)
vii. mengisi kolom Cadangan 6% (S) dengan perkalian antara (P x 6%); angka 6% dimaksudkan sebagai
cadangan untuk kenaikan gaji terkait dengan kenaikan pangkat regular dosen dan karyawan
administratif USD
viii mengisi kolom Jumlah Anggaran (R) dengan penjumlahan antara kolom (P) + (Q)
ix. memasukkan perhitungan rinci tentang penggajian ke dalam form RAB standard
secara rinci perhitungan anggaran gaji 2008 tersebut dapat dilihat pada Form Penyusunan
Anggaran Gaji Pegawai Administratif (untuk contoh Tahun 2008 - dalam ribuan rupiah)
60
INSTRUKSI KERJA
1.2.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB GAJI PEGAWAI ADMINISTRATIF
Mulai
Daftar Unit/Fakultas dan

Prodi yg mengeluarkan Mengisi kolom T.Beras (D) s.d.
pembayaran gaji T.Natal (O) pada form dengan angka
realisasi biaya pada bulan Nov thn.
sebelumnya
Pegawai Administratif bulan
Nov thn. sebelumnya
Mengisi kolom Jumlah (P) pada form

dengan hasil penjumlahan dari Gaji
kotor s.d. T.Natal (B s.d. O)

Gaji Pegawai Administratif
Mengisi kolom Cadangan 6% (Q) pada

form dengan hasil perkalian antara
Jumlah dengan Cadangan Kenaikan
6% (P X 6%)
Mengisi kolom Jumlah Anggaran (R)

pada form dengan hasil penjumlahan
antara Jumlah dengan cadangan
Mengisi kolom Keterangan (A) pada kenaikan 6% (P+Q)
form dengan nama Unit/Fakultas dan
Prodi yang mengeluarkan pembayaran
gaji
Daftar Unit/Fakultas dan Prodi
yg mengeluarkan pembayaran
gaji
Mengisi kolom Gaji Kotor (B) pada Pegawai Administratif bulan
form dengan angka realisasi biaya Nov thn. sebelumnya
pada bulan Nov thn. sebelumnya
Pegawai Administratif
Mengisi kolom TPP 20% (C) pada form

dengan hasil perkalian antara Gaji
Kotor dengan kenaikan 20% (B x 20%)
61
INSTRUKSI KERJA
1.3. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA LANGGANAN FASILITAS
No Detail kegiatan
i. Kepala Biro/Unit penunjang melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya langganan Fasilitas yang terdiri dari
kolom keterangan (A), Tarip langganan tiap bulan (B) cadangan kenaikan tarip 10% (C),
jumlah anggaran untuk 1 bulan (D), jumlah anggaran untuk 1 tahun(E),
ii mengisi kolom Keterangan dengan isian jenis biaya langganan fasilitas (lihat contoh Form
Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas)
iii mengisi kolom (B) dengan realisasi pengeluaran bulan November tahun 2007 yang terdiri
dari pengeluaran untuk biaya langganan dan penggantian suku cadang
iv. mengisi kolom (C) dengan perhitungan antara (B x 10%)
v mengisi kolom (D) dengan perhitungan antara (B + C)
vi. mengisi kolom (E) dengan perhitungan perkalian antara kolom (D) x 12
vii. memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard
secara rinci perhitungan anggaran Biaya Langganan Fasilitas 2008 tersebut dapat dilihat pada
Form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas (untuk contoh Tahun 2008 – dalam
ribuan rupiah)
Form Penyusunan Anggaran Biaya Langganan Fasilitas (dalam ribuan)

No Keterangan Realisasi Nov 2007 Cad. Kenaikan 10% RAB 1 bulan RAB 1 tahun
A B C D E
1 Langganan Internet 95.000 9.500 104.500 1.254.000
2 Langganan listrik 30.000 3.000 33.000 396.000
3 Langganan telp 12.500 1.250 13.750 165.000
dll
62
INSTRUKSI KERJA
1.3.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA LANGGANAN FASILITAS
Mulai
Data jenis-jenis biaya Mengisi kolom RAB 1 bulan (D) pada

langganan fasilitas form dengan hasil penjumlahan antara
realisasi Nov thn. sebelumnya +
Cadangan Kenaikan 10% (B+C)
Data Realisasi Biaya
Langganan Fasilitas bln. Nov
thn. sebelumnya
Mengisi kolom RAB 1 tahun (E) pada

form dengan perhitungan perkalian
antara RAB 1 bulan dikalikan 12

Langganan Fasilitas
Data jenis-jenis biaya
langganan fasilitas

Langganan Fasilitas bln. Nov
Form Penyusunan RAB thn. sebelumnya
Langganan Fasiltias
Form Penyusunan RAB
Langganan Fasiltias
Mengisi kolom Keterangan (A) pada

form dengan jenis biaya langganan
fasilitas. 3
Mengisi kolom Realisasi Nov 2007 (B)

pada form dengan realisasi biaya
langganan Fasilitas bln Nov thn.
sebelumnya
Mengisi kolom Cadangan Kenaikan

10% (C) pada form dengan
perhitungan antara realisasi bln. Nov
thn. sebelumnya pada kolom B
dikalikan 10% (B X 10%)
63
INSTRUKSI KERJA
1.4. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA PENGGUNAAN FASILITAS UMUM/BERSAMA
No Detail kegiatan
i. Kepala Biro/Unit penunjang melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Penggunaan Fasilitas Umum yang terdiri
dari kolom keterangan (A), Kuantitas (B), Satuan (C), Harga/unit (D), jumlah (E),
ii mengisi kolom Keterangan (A) dengan isian jenis biaya penggunaan fasilitas umum berikut
rinciannya (lihat contoh Form Penyusunan Anggaran Biaya Penggunaan Fasilitas)
iii mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas barang/jasa yang akan dibeli
iv. mengisi kolom (C) dengan satuan barang/jasa yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)
v mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga barang/jasa perunit, yang merupakan riil harga
satuan barang per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%
vi. mengisi kolom (E) dengan perhitungan perkalian antara kolom (B) x (D)
vii memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard
Form Penyusunan Anggaran Biaya Penggunaan dan Perawatan Fasilitas Umum (dalam ribuan)
No Keterangan Kuantitas Satuan Harga/unit Jumlah
A B C D E
1 BP. Kendaraan (Mobil A… dll)
- Service rutin 3 kali 200.000 600.000
- Service non rutin 4 kali 200.000 800.000
- Penggantian suku cadang (terinci) 1 unit 1.500.000 1.500.000
- Pembelian perlengkapan mobil 1 unit 300.000 300.000
(terrinci)
- Pembelian bahan bakar, oli 2000 liter 5.500 11.000.000
- Pembayaran pajak 1 kali 1.750.000 1.750.000
- Pengecatan ulang 1 kali 2.000.000 2.000.000
- dll
2 BP. Bangunan (Kampus I, II, III) dst

- Perawatan rutin
- Penggantian alat yang rusak
- Perawatan AC
- Penggantian suku cadang AC
64
INSTRUKSI KERJA
- Perbaikan bangunan yang rusak

- Perbaikan taman yang rusak
- Perawatan bangunan
- Perawatan taman
- Pembaharuan cat
- dll
3. BP. Fotocopy dan Risograph (Kampus dst

I, II, III)
- Service rutin
- Service non rutin
- Pembelian tinta, kertas, master
- Penggantian suku cadang
- dll
4. BP Rumah Tangga dst

- Perawatan alat-alat RT
- Pengadaaan kebutuhan RT
- Pembelian alat-alat kebersihan
- dll
5. BP Poliklinik
- Pembelian obat-obatan tertentu
- Pengadaan ATK/kartu status
- Konsumsi dokter
- Pengadaan buku-buku medis
- dll
65
INSTRUKSI KERJA
1.4.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA PENGGUNAAN FASILITAS UMUM/BERSAMA
1.5.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA LANGGANAN MAINTENANCE
Mulai
Data jenis-jenis biaya Mengisi kolom RAB 1 bulan (D) pada

Langganan Perawatan/ form dengan hasil penjumlahan antara
Maintenance realisasi Nov thn. sebelumnya +
Cadangan kenaikan 10% (B+C)
Langganan Perawatan/
Maintenance
bln. thn. Nov sebelumnya
Mengisi kolom RAB 1 tahun (E) pada

form dengan perhitungan perkalian
antara RAB 1 bulan dikalikan 12

Langganan Perawatan/Maintenance
Data jenis-jenis biaya
Langganan Perawatan/Main-
tenance
Form Penyusunan RAB
Maintenance bln. thn. Nov
sebelumnya
Maintenance
Form Penyusunan RAB
Maintenance

form dengan jenis biaya Langganan
Perawatan/Maintenance. 5
Mengisi kolom Realisasi Nov 2007 (B)

pada form dengan realisasi biaya
Langganan Perawatan/Maintenance
bln Nov thn. sebelumnya
Mengisi kolom Cadangan Kenaikan

10% (C) pada form dengan
perhitungan antara realisasi bln. Nov
thn sebelumnya pada kolom B
dikalikan 10% (B X 10%)
66
INSTRUKSI KERJA
II. INTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB (PRODI dan NON-PRODI/UNIT)
2.1. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: ADMINISTRASI
No Detail kegiatan
i. Kaprodi/pimpinan unit melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Administrasi yang terdiri dari kolom
No urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Harga per unit (D), dan jumlah (E)
ii mengisi kolom (A) dengan nama barang-barang ATK yang akan dibeli (lihat contoh Form
Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi)
iii mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas barang-barang ATK yang akan dibeli
iv. mengisi kolom (C) dengan satuan barang yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)
v. mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga barang perunit, yang merupakan riil harga
satuan barang per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%
Form Penyusunan Anggaran Biaya Administrasi: ATK dll (dalam rupiah)

A B C D E
1 Amplop Kop - K 24 Doos 2.000 48.000
2 Amplop Kop – coklat B 12 Doos 30.000 360000
3 Ballpoint - Faster 24 Buah 2.000 48.000
4 Baterray 12 buah 30.000 360.000
5 Cartridge pita 4 buah 5.000 20.000
6 Cutter 3 Buah 10.000 30.000
7 Disket 6 Box 50.000 300.000
8 Kertas HVS 70 gr kuarto 10 Rim 33.000 330.000
9 Kertas HVS 70 gr folio 5 Rim 35.000 175.000
10 Kertas surat Kop 3 Rim 60.000 180.000
11 Kertas continuouse 14 x 11 1 play 4 box 150.000 600.000
dll
67
INSTRUKSI KERJA
2.1.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: ADMNISTRASI
Mulai
Mengisi kolom Harga/Unit (D) pada

form dengan perkiraan harga barang
per unit
Daftar nama barang-barang

ATK beserta perkiraan
harga/unit
Mengisi kolom Jumlah (E) pada form

dengan hasil perkalian antara kuantitas
dengan Harga/Unit (BXD)

Administrasi=ATK,dll
harga/unit
Form Penyusunan RAB Form Penyusunan RAB

Administrasi=ATK,dll Administrasi=ATK,dll
6
form dengan nama barang-barang
ATK yang akan dibeli
Mengisi kolom Kuantitas (B) pada form

dengan perkiraan kuantitas barang-
barang ATK yang akan dibeli
Mengisi kolom Satuan (C) pada form

dengan satuan barang yang akan
dibeli (buah,unit,box,dsb)
68
INSTRUKSI KERJA
2.2. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: RAPAT KERJA
No Detail kegiatan
menyusun rencana kegiatan rapat rutin dan non rutin sesuai dengan kebutuhan unit/prodi,
dan menuangkannya dalam suatu daftar (table)
ii menyusun Form Penyusunan Anggaran Biaya Rapat Prodi/Unit yang terditi dari kolom No
urut, Keterangan (A), Jumlah Peserta (B), Kebutuhan Konsumsi, makan (C), Snack (D),
Harga Satuan (E), Total Biaya Per Bulan (F) Total Biaya Biaya Per tahun (G)
iii memasukkan unsur-unsur perhitungan ke dalam kolom yang tersedia serta menghitung
keperluan biaya konsumsi rapat per bulan serta keperluan biaya konsumsi rapat per tahun
iv memasukkan unsur-unsur dan hasil perhitungan ke dalam form RAB standard
Form Penyusunan Anggaran Biaya Rapat Kerja (dalam rupiah)

No Keterangan Jml Peserta Kebutuhan konsumsi (unit) Harga satuan Total Biaya Total Biaya
(Orang (Rp) (Rp) (Rp)
Makan Snack Per bulan Per tahun
A B C D E F G
1 Rapat rutin bulanan:

- Koordinasi dengan staf
15 5.000 5.000 75.000 900.000
pengajar
- Koordinasi dengan staf
10 5.000 5.000 50.000 600.000
sekretariat
- Lain-lain
2. Rapat non rutin
- Evaluasi Prodi/unit (4x)
15 10.000 - 10.000 150.000 600.000
- Refleksi Karya Prodi/unit
25 15.000 5.000 20.000 500.000 1.000.000
(tiap semester)
- dll
69
INSTRUKSI KERJA
2.2.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA RAPAT KERJA
Mulai
Mengisi kolom Harga satuan (E)

Kisi-Kisi tarif
dengan menjumlahkan kolom Makan (C)
Konsumsi,
dan kolom Snack (D)
Honor,dll
Rumus : E = C + D
Mengisi kolom Total Biaya Per Bulan

(F) dengan mengalikan kolom Jumlah
Menyusun rencana kegiatan rapat per
Peserta (B) dengan Harga satuan (E)
jenis rapat sesuai kebutuhan Unit/Prodi
Rumus : F = B x E
Jenis rapat : Rapat Rutin dan Rapat
Non Rutin
Menyusun Form Penyusunan Anggaran

Ya Rapat Rutin ? Tidak
Rapat Unit/Prodi
Ket : Form terlampir
Mengisi Kolom Total Biaya Per Mengisi Kolom Total Biaya Per
Tahun (G) dengan mengalikan Tahun (G) dengan mengalikan
Mengisi kolom Keterangan (A) dengan
kolom Total Biaya Per Bulan (F) kolom Total Biaya Per Bulan (F)
rencana rapat per jenis rapat yang
dengan 12 dengan rencana jumlah rapat
sudah disusun oleh Unit/Prodi
Rumus : G = F x 12 dalam satu tahun
Mengisi kolom Jumlah Peserta (B)

dengan jumlah peserta yang akan Kisi-Kisi tarif
mengikuti rapat Konsumsi,
Honor,dll
Form
Penyusunan
Anggaran Rapat
Mengisi kebutuhan biaya konsumsi
berdasarkan kisi-kisi tarif konsumsi
pada kolom Makan (C), Snack (D)
11
70
INSTRUKSI KERJA
2.3. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BAHAN HABIS PAKAI LAB
No Detail kegiatan
i. Ka Laboratorium melakukan aktivitas:
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Pembelian bahan Habis Pakai
Laboratorium (BHP Lab) yang terdiri dari kolom No urut, Keterangan (A), kuantitas (B),
Satuan (C) Harga per unit (D), dan jumlah (E)
ii mengisi kolom (A) dengan nama BHP Lab yang akan dibeli (lihat contoh Form
Penyusunan Anggaran Biaya Bahan Habis Pakai Laboratorium)
iii mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas BHP Lab yang akan dibeli
iv. mengisi kolom (C) dengan satuan BHP Lab yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)
v. mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga BHP Lab, yang merupakan riil harga satuan
barang per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%
Form Penyusunan Anggaran Biaya Habis Pakai Laboratorium (dalam rupiah)

A B C D E
LAB FARMASI
1 Alkohol 2 Can 600.000 1.200.000
2 Kertas Puyer 20 Pack 15.000 300.000
3 Teobromine - Sigma 100 gram 3.700.000 3.700.000
4 Hexane 4 liter 400.000 1.600.000
LAB LAIN (selain LAB FARMASI)
5 As pejal aluminium 3 Buah 300.000 900.000
6 Amplas #120 25 lembar 5.000 125.000
7 Batu gerinda potong 10 Buah 75.000 750.000
8 Batterai pengukur suhu 10 Buah 10.000 100.000
9 Busi 10 Buah 15.000 150.000
10 Lakban 2 Buah 10.000 20.000
11 Minyak oli 10 liter 3.000 30.000
13 Selotip 2 Buah 10.000 20.000
71
INSTRUKSI KERJA
dll
2.3.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BAHAN HABIS PAKAI LAB
Mulai

form dengan perkiraan harga barang
per unit

harga/unit

dengan hasil perkalian antara kuantitas
dengan Harga/Unit (BXD)

Administrasi=ATK,dll
harga/unit
Form Penyusunan RAB Form Penyusunan RAB

Administrasi=ATK,dll Administrasi=ATK,dll
6
form dengan nama barang-barang
ATK yang akan dibeli

dengan perkiraan kuantitas barang-
barang ATK yang akan dibeli

dengan satuan barang yang akan
72
INSTRUKSI KERJA
2.4. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA PERAWATAN
No Detail kegiatan
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Perawatan yang terdiri dari kolom No
urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Tarip Biaya (D), dan jumlah (E)
ii mengisi kolom (A) dengan nama inventaris/barang yang akan dilakukan perawatan (lihat
contoh Form Penyusunan Anggaran Biaya Perawatan)
iii mengisi kolom (B) dengan kuantitas inventaris/barang yang akan dilakukan perawatan
iv. mengisi kolom (C) dengan satuan kuantitas inventaris/barang yang akan dilakukan
perawatan (buah, unit, box, dsb)
v. mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga/tarip Biaya perawatan sesuai rambu-rambu dari
Rektorat.
Form Penyusunan Anggaran Biaya Perawatan (dalam rupiah)

A B C D E
1 Komputer 12 unit 250.000 3.000.000

2 Printer 10 unit 100.000 1.000.000
3 Viewer 1 unit 500.000 500.000
4 Mesin Tik 4 unit 25.000 100.000
5 Mesin FC (kontrak service) 1 unit 600.000 600.000
6 Mesin Risogrpah (kontrak service) 1 unit 1.200.000 1.200.000
7 Televisi 1 unit 100.000 100.000
8 Tape recorder 1 unit 100.000 100.000
9 Kamera Digital 1 unit 100.000 100.000
10 Handycam 1 unit 250.000 250.000
11 Video 1 unit 100.000 100.000
dll
73
INSTRUKSI KERJA
2.4.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA PERAWATAN
Mulai
Daftar Tarif Biaya Perawatan Mengisi kolom Harga/Unit (D) pada

Sesuai Rambu-rambu dari form dengan Tarif biaya Perawatan
Rektorat sesuai rambu-rambu dari Rektorat
Daftar Inventaris/barang

dengan hasil perkalian antara
Kuantitas dengan Harga/Unit (B x D)

Perawatan
Daftar Tarif Biaya Perawatan
Sesuai Rambu-rambu dari
Rektorat
Daftar Inventaris/barang
Form Penyusunan RAB

Perawatan
Form Penyusunan RAB
Perawatan

form dengan nama Inventaris yang
akan dilakukan perawatan 9

dengan Kuantitas Inventaris/barang
yang akan dilakukan perawatan

dengan satuan Inventaris/barang yang
akan dilakukan Perawatan
(buah,unit,box,dsb)
74
INSTRUKSI KERJA
2.5. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA LAIN-LAIN
No Detail kegiatan
menyusun kolom perhitungan penyusunan RAB Biaya Lain-lain yang terdiri dari kolom No
urut, Keterangan (A), kuantitas (B), Satuan (C) Harga per unit (D), dan jumlah (E)
ii mengisi kolom (A) dengan nama barang/jasa yang akan dibeli (lihat contoh Form
Penyusunan Anggaran Biaya Lain-lain)
iii mengisi kolom (B) dengan perkiraan kuantitas Biaya Lain-lain yang akan dibeli /dibayarkan
iv. mengisi kolom (C) dengan satuan Biaya Lain-lain yang akan dibeli (buah, unit, box, dsb)
v. mengisi kolom (D) dengan perkiraan harga/tarip Biaya lain-lain, yang merupakan riil harga
satuan barang/jasa per November 2007 (+) cad kenaikan harga 10%
Form Penyusunan Anggaran Biaya Lain-lain (dalam rupiah)

A B C D E
1 Biaya pengiriman surat/fax 12 bulan 25.000 300.000

2 Biaya pemakaian telpon 12 bulan 50.000 600.000
3 Biaya pemakaian fax 12 bulan 25..000 300.000
4 Biaya Fotocopy 12 bulan 75.000 900.000
5 Biaya Risograph 12 bulan 100.000 1.200.000
6 Biaya langganan Jurnal/majalah 12 bulan 100.000 1.200.000
7 Biaya Konsumsi ujian 2 Periode 250.000 500.000
8 Menjamu tamu/programmer 4 Kali 50.000 200.000
9 Subsidi voucher pejabat structural 12 Bulan 50.000 600.000
10 Sumbangan sosial 12 Bulan 100.000 1.200.000
11 Transportasi luar kota (mobil USD) 4 Kali 250.000 1.000.000
dll
75
INSTRUKSI KERJA
2.5.1. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RAB BIAYA RUTIN PRODI/UNIT: BIAYA LAIN-LAIN
Mulai

form dengan perkiraan harga/tarif
Daftar barang/jasa (yang barang/jasa yang akan dibeli
masuk kategori yang akan
dibeli Biaya Lain-lain)
beserta perkiraan harga

dengan hasil perkalian antara
Kuantitas dengan Harga/Unit (B x D)

Biaya Lain-lain
Daftar barang/jasa (yang
masuk kategori yang akan
dibeli Biaya Lain-lain)
beserta perkiraan harga
Form Penyusunan RAB Biaya

Form Penyusunan RAB
Lain-lain
Biaya Lain-lain

form dengan nama barang/jasa yang
akan dibeli 10

dengan perkiraan kuantitas
barang.jasa yang akan dibeli

dengan satuan barang/jasa yang akan
76
INSTRUKSI KERJA
III. INSTRUKSI KERJA PENYUSUNAN RKA/T

III.1. Mekanisme Pengisian Formulir Rencana Strategik Unit Kerja (RK1)
No Detail kegiatan unit

1) Isikan dengan tahun anggaran yang bersangkutan, tahun anggaran di USD adalah menurut
tahun takwim
2) Isikan dengan unit kerja yang bersangkutan (ada dalam daftar unit kerja)
3) Isikan dengan sub-unit kerja yang bersangkutan (ada dalam daftar sub-unit kerja)
4) Isikan dengan kode unit kerja terkait dengan point 2), (ada dalam daftar kode unit kerja)
5) Isikan dengan kode sub unit kerja terkait dengan point 3), (ada dalam daftar kode sub-unit
kerja)
6) Isikan Visi unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Visi adalah cita-cita
yang ingin diwujudkan sesuai dengan visi organisasi pada jangka panjang. Visi berjangka
waktu minimal 5 tahunan.
7) Isikan Misi unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Misi adalah hal yang
ingin diwujudkan dalam rangka tercapainya visi organisasi.
8) Isikan tujuan umum unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Tujuan umum
adalah cita-cita yang ingin diwujudkan pada jangka menengah. Tujuan umum berjangka
waktu minimal 1 tahun maksimal 5 tahun.
9) Isikan tujuan khusus unit kerja ataupun visi sub-unit kerja yang bersangkutan. Tujuan
khusus adalah cita-cita yang ingin diwujudkan dalam dalam jangka pendek. Tujuan khusus
berjangka waktu maksimal 1 tahun
10) Isikan tanda tangan dan nama lengkap pimpinan unit yang bersangkutan
11) Isikan tanda tangan dan nama lengkap pimpinan sub-unit yang bersangkutan
12) Isikan informasi-informasi tambahan yang diperlukan terkait dengan isian-isian yang ada
pada form
77
INSTRUKSI KERJA
Form RK 1. Formulir Rencana Strategik Unit Kerja (contoh)
Formulir Rencana Strategik Unit Kerja

Logo RK 1
Tahun Anggaran … 1)
Unit Kerja ………………………… 2) Kode Unit Kerja ………………4)

Sub Unit Kerja ………………………… 3) Kode Sub Unit Kerja ………………5)
Visi
6)
Misi
7)
Tujuan Umum
8)
Tujuan Khusus
9)
Catatan Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Sub Unit Kerja

10) 11) 12)
Tanda tangan Tanda tangan
78
INSTRUKSI KERJA
Nama terang Nama terang
Apabila RK1 di atas telah diisi, maka langkah selanjutnya adalah merumuskan kegiatan dan sub-kegiatan
untuk masing-masing program yang telah diklasifikasikan ke dalam 4 macam kegiatan/program kerja, yaitu :
a. Program 1 Program peningkatan kualitas akademis: program/kegiatan ini dituangkan dalam

formulir RK2.1 dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 3.1, dan Rekap Biaya RKA
dalam RKA Rekap 4.1 seperti contoh dibawah.
b. Program 2 Program peningkatan kualitas administrasi umum dan keuangan: program/kegiatan ini
dituangkan dalam formulir RK2.2. dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 3.2, dan
Rekap Biaya RKA dalam RKA Rekap 4.2 seperti contoh dibawah.
c. Program 3 Program peningkatan kualitas kemahasiswaan: program/kegiatan ini dituangkan dalam
formulir RK2.3. dengan pembiayaan yang dituangkan dalam RKA Rinci 2.3, dan Rekap Biaya RKA
dalam RKA Rekap 4.3 seperti contoh dibawah.
d. Program 4 Program Peningkatan Kualitas hubungan masyarakat dan penjaminan mutu:
program/ kegiatan ini dituangkan dalam formulir RK2.4. dengan pembiayaan yang dituangkan dalam
RKA Rinci 2.4, dan Rekap Biaya RKA dalam RKA Rekap 4.4 seperti contoh dibawah.
Formulir RK2.1. Formulir Rencana Kegiatan Peningkatan Akademis Unit Kerja (contoh)
Formulir Rencana Kegiatan Unit Kerja
Logo Tahun Anggaran …
Unit Kerja Fakultas Ekonomi Kode Unit Kerja XXX

Sub Unit Kerja Prodi Akuntansi Kode Sub Unit Kerja CCC
No. Program Nama Program
79
INSTRUKSI KERJA
1 Program Peningkatan Kualitas Akademik (terkait relevansi, atmosfir akademik; efisiensi dan
produktivitas)
Latar Belakang Sesuai evaluasi kualitas akademis mahasiswa pada tahun sebelumnya menunjukkan bahwa kemampuan
Program akademik mahasiswa ditunjukkan dengan IP rata-rata 2 dan TOEFL rata-rata 300 dan penguasaan teknologi
masih rendah.
Kegiatan sesuai Program
No Nama Kegiatan Nama sub Kegiatan Target Realisasi
Out put Waktu
1 Peningkatan kualitas akademik dosen Diskusi akademik dosen Diskusi akademik Satu tahun
2 bulan sekali anggaran
2 Peningkatan kualitas akademik dosen Kursus Toefl bagi dosen Kursus TOEFL Bln Nov –
bagi 14 dosen Des 2008
INDIKATOR KINERJA Pimpinan Unit Kerja Pimpinan Sub unit Kerja

Indikator Baseline Final (%)
(%)
1. Prosentase mhs dengan IP>3 50 80
2. Prosentase lulusan dengan IP 40 60
>3 Tanda tangan Tanda tangan
3. Prosentase lulusan dengan 35 70 Nama Terang Nama Terang
masa studi < 5 th
4. dst
Formulir RKA Rinci 3.1. Perincian Biaya Kegiatan Program 1 (contoh)

Formulir Perincian Belanja Sub Kegiatan
Unit Kerja Fakultas Ekonomi Kode Unit Kerja XXX

Sub Unit Kerja Prodi Akuntansi Kode Sub Unit Kerja CCC
80
INSTRUKSI KERJA
1 Program Peningkatan kualitas akademik

Nama Kegiatan Peningkatan Kualitas Akademik Dosen
Nama Sub Kegiatan Diskusi Akademik Dosen
No Sub Kegiatan --
RINCIAN BELANJA PER SUB KEGIATAN
No Uraian Satuan Nilai satuan Kuantitas Jumlah
1 Biaya ATK :
- Kertas Rim 35.000 2 70.000
- Foto copy Lembar 100 200 20.000
- Alat tulis Buah 1500 50 75.000
2 Biaya konsumsi
- Minum dan makan Per orang kali 15.000 50 750.000
3 Biaya Akomodasi - -
4 Biaya transportasi Per orang kali 250.000 2 500.000
- transport pembicara
5 Biaya lain-lain - -
6 Honor Pembicara Per orang sesi 1.000.000 1 1.000.000
7 Perdiem Per orang /hari 50.000 4 200.000
Total anggaran per sub kegiatan 2.615.000
Catatan: Pimpinan unit kerja Pimpinan sub unit
kerja
81
INSTRUKSI KERJA
Formulir RK2.2. Formulir Rencana Kegiatan Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan
Keuangan (contoh)
Unit Kerja Fakultas Ekonomi Kode Unit Kerja

Sub Unit Kerja Prodi Akuntansi Kode Sub Unit Kerja

2 Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum dan Keuangan (terkait leadership & internal
management)
Latar Belakang Pada tahun sebelumnya, menurut pendapat stakeholder, pelayanan administrasi prodi dirasa belum optimal
Program
Out put Waktu
1 Peningkatan kualitas administrasi prodi Pembaharuan ijin akreditasi Terlaksana de- Janr-Mart
ngan target nilai A 2009
2 Konsolidasi organisasi Penyusunan SOP pelayanan mahasiswa Tersusun 4 SOP Semester

gasal

Indikator Baseline Final
1. Tingkat kepuasan mahasiswa 60 dari 100 70 dari 100
terhadap sub unit kerja
2. Tingkat kepuasan dosen ter- 40 dari 100 75 dari 100
hadap sub unit kerja Tanda tangan Tanda tangan
3. Tingkat kepuasan karyawan 60 dari 100 100 dari 100
Nama Terang Nama Terang
terhadap sub unit kerja
4. dst
82
INSTRUKSI KERJA
Formulir RKA Rinci 3.2. Formulir Perincian Biaya Kegiatan Program 2 (contoh)


2 Program Peningkatan Kualitas Administrasi Umum & Keuangan
Nama Kegiatan Konsolidasi Organisasi
Nama Sub Kegiatan Pembaharuan ijin Akreditasi
No Sub Kegiatan --
1 Biaya ATK :
- Kertas Rim 35.000 2 70.000
- Foto copy jilid borang Lembar 50 10.000 500.000
- Alat tulis Buah 1500 50 75.000
2 Biaya konsumsi
- Minum dan makan Per orang kali 15.000 50 750.000
3 Biaya Akomodasi di Jkt Per orang/hari
- transport lokal 100.000 3 300.000
4 Biaya transportasi Per orang kali 500.000 2 1.000.000
- transport ke Jkt PP
5 Biaya lain-lain : pulsa Per orang/bln 50.000 3 150.000
6 Perdiem Per orang hari 100.000 3 300.000
Total anggaran per sub kegiatan ?
kerja
83
INSTRUKSI KERJA
Formulir RK2.3. Formulir Rencana Kegiatan Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan (contoh)



3 Program Peningkatan Kualitas Kemahasiswaan (terkait Sustainability, Efficiency & Productivity)
Latar Belakang Dari data tahun sebelumnya, ditunjukkan indikasi penurunan mahasiswa baru dan menurunnya jumlah mahasiswa
Program lama yang mendaftar ulang

Out put Waktu
1 Peningkatan kualitas pelayanan Peningkatan daya tarik mahasiswa Olimpiade akun- Libur sem
mahasiswa tansi bagi SMU gasal
Sarasehan dengar pendapat mahasiswa Tercipta rumusan Awal

pelayanan sesuai Semester
aspirasi mhs gasal

Indikator Baseline Final (%)
(%)
1. Jumlah pendaftar 200 300
2. Jumlah diterima NEM 40 NEM 60
3. Jumlah mhs yang mendaftar 70% 80% Tanda tangan Tanda tangan
ulang Nama Terang Nama Terang
4. dst
84
INSTRUKSI KERJA
Formulir RKA Rinci 3.3. Formulir Perincian Biaya Kegiatan Program 3



3 Program Peningkatan Kualitas Mahasiswa
Nama Kegiatan Peningkatan Daya Tarik Mahasiswa
Nama Sub Kegiatan Sarasehan Dengar Pendapat Mahasiswa
No Sub Kegiatan --
1 Biaya konsumsi
Minum dan makan
Snack Per orang kali 5.000 100 500.000
Aqua gelas Box 20.000 3 60.000
-
Total anggaran per sub kegiatan 560.000
kerja
85
BAB VII
PROSEDUR
PEMANFAATAN ANGGARAN

YOGYAKARTA
2008
PROSEDUR
PEMANFAATAN/PENGGUNAAN ANGGARAN
A. Prosedur Pemanfaatan/penggunaan Anggaran
Penggunaan anggaran terkait dengan pelaksanaan kegiatan akan dilaksanakan. Beberapa pihak terkait
dalam proses ini, antara pihak lain pengguna anggaran, pejabat yang berwenang untuk menyetujui
pencairan dan pejabat penyedia dana. Secara garis besar penggunaan anggaran terbagi ke dalam
kelompok besar, yaitu penggunaan dana eksploitasi (running cost, terdiri dari anggaran untuk RKA dan
non RKA), dan dana investasi.
Secara garis besar, pihak yang terkait dengan proses pencairan dana adalah:
Unit Pengguna Anggaran Pejabat yang berwenang Penyedia dana

menyetujui
Fakultas/Prodi - Dekan - Wakil Rektor Bidang - Ka Biro Keuangan
- Kaprodi Keuangan
- Kepala Laboratorium - Wakil Dekan Bidang
Keuangan
- Kepala Tata Usaha
Lembaga/ - Ketua Lembaga Wakil Rektor Bidang - Ka Biro Keuangan

Biro/Unit/UPT - Kepala Biro Keuangan
- Kepala UPT
- Kepala Unit
1. Prosedur Pengajuan dana/anggaran
1. 1. Pengajuan dana eksploitasi unit Akademik dan unit Pendukung di bawah Fakultas
No Pengguna dana Pejabat yang berwenang

1 - Kaprodi/Ka unit /Ka Lab mengajukan pencairan Wakil Dekan bidang keuangan melakukan:
dana kepada Wakil Dekan II untuk kegiatan
- pengecekan atas pengajuan kaprodi
RAB/RKA yang akan diselenggarakan dengan
dengan data yang ada di RAB/RKA
melampirkan proposal berikut FC RAB/RKA
masing-masing prodi/unit
yang telah disetujui Yayasan
- pengecekan kesesuaian tarip yang
diajukan dengan kisi-kisi penyusunan
RAB/RKA serta RAB/RKA yang telah
disetujui
2 Wakil Dekan memproses pengajuan lebih
86
PROSEDUR
lanjut dengan mengirimkan pengajuan

mengisi dan melampirkan Blanko Peme-
sanan/pengambilan uang ke:
- Wakil Rektor II, apabila dana yang
diajukan menyangkut kegiatan
pengembangan (RKA)
- Ka Biro Keuangan apabila dana yang
diajukan adalah non RKA dengan jml
maksimal Rp. 2jt
1.2. Pengajuan dana eksploitasi unit Pendukung di luar Fakultas

No Pengguna dana Pejabat yang berwenang
1 - Ka Pusat/ Ka unit/ Ka Bagian mengajukan Ka Lembaga/ Ka Biro/Ka UPT melakukan:
pencairan dana kepada pimpinan langsung
untuk kegiatan RAB/RKA yang akan diseleng-
dengan persetujuan RAB/RKA masing-
garakan dengan melampirkan proposal berikut
masing unit
FC RAB/RKA yang telah disetujui Yayasan
- pengecekan kesesuaian tarip yang
diajukan dengan kisi-kisi penyusunan
RAB/RKA serta RAB/RKA yang telah
disetujui
1.3. Pengajuan dana investasi unit Akademik dan unit Pendukung di bawah Fakultas
No Pengguna dana/barang Pejabat yang berwenang

1 - Kaprodi/Ka unit /Ka Lab mengajukan penga- Wakil Dekan bidang keuangan melakukan:
daan investasi/barang kepada Wakil Dekan II
dengan melampirkan proposal berikut FC RAB
dengan data yang ada di RAB investasi
investasi yang telah disetujui Yayasan
masing-masing prodi yang telah
disetujuai Yayasan
- Memperoses pengajuan pengadaan
investasi ke Wakil Rektor II dengan
melampirkan FC RAB investasi yang
telah disetujui Yayasan
1.4. Pengajuan dana investasi unit Pendukung di luar Fakultas
87
PROSEDUR
No Pengguna dana/barang Pejabat yang berwenang

1 - Ka Pusat/Ka unit /Ka Lab mengajukan penga- Ka Lembaga/Ka Biro/Ka UPT melakukan:
daan investasi/barang kepada atasan langsung
dengan melampirkan proposal berikut FC RAB
dengan data yang ada di RAB investasi
investasi yang telah disetujui Yayasan
masing-masing prodi yang telah
disetujuai Yayasan
- Memperoses pengajuan pengadaan
investasi ke Wakil Rektor II dengan
melampirkan FC RAB investasi yang
telah disetujui Yayasan
B. Prosedur Persetujuan Pengajuan dana/anggaran
Dalam menindaklanjuti pengajuan dana/anggaran dari unit/prodi, pihak yang berwenang akan
menempuh beberapa tahapan sbb.:
1. Persetujuan dana eksploitasi unit Akademik dan unit Pendukung
No Wakil Rektor II Kepala Biro Keuangan

1. - Menerima pengajuan pencairan dana dari unit dan - Menerima disposisi atas pengajuan
melakukan pengecekan kesesuaian tarip yang dana dari Wakil Rektor II dan
diajukan dengan kisi-kisi penyusunan RAB/RKA melakukan pengecekan ulang atas
serta RAB/RKA yang telah disetujui, serta melihat rincian pengajuan
kewajaran aktivitas yang akan dilaksanakan
- Berkoordinasi dengan unit untuk
menyangkut kuantitas dan kualitas
menentukan tanggal pencairan dana,
- Memberikan disposisi pencairan dana ke Ka Biro terkait dengan pencairan dana yang
Keuangan beserta catatan-catatan khusus apabila jumlahnya material
diperlukan
- Menyiapkan dana yang akan
- Mengirim copy catatan khusus kepada Wakil didistribusikan kepada pengguna
Dekan atau Ka Lembaga/Ka Unit terkait dengan dengan menyusun perencanaan cash
pengajuan dana flow dan mengajukan cek
2. Persetujuan pengadaan investasi bagi unit Akademik dan unit Pendukung
88
PROSEDUR
No Wakil Rektor II Kepala Biro Sarana Prasarana

1. - Menerima pengajuan pengadaan barang investasi - Menerima disposisi atas pengajuan
dari unit/prodi dan melakukan pengecekan RAB investasi dari Wakil Rektor II dan
investasi yang telah disetujui Yayasan. melakukan pengecekan ulang atas
rincian pengajuan
- Memberikan disposisi pemrosesan pengadaan
barang investasi kepada Ka Biro Sarana - Berkoordinasi dengan unit untuk
Prasarana beserta catatan-catatan khusus apabila menentukan detail lebih lanjut tentang
diperlukan spesifikasi barang yang diinginkan
- Memproses pengajuan pengadaan
barang ke Yayasan untuk memperoleh
persetujuan
- Melakukan koordinasi dan survey dalam
rangka memproses pengadaan barang
investasi
C. Prosedur Monitoring Pengeloaan Keuangan

Di institusi atau lembaga manapun, monitoring atas pengelolaan keuangan sangat ketat dilakukan
dengan maksud efisiensi penggunaan asset dapat tercapai sehingga kelangsungan hidup suatu lembaga
terjamin. Demikian juga di Universitas Sanata Dharma, monitoring atas pengelolaan keuangan juga
dilakukan dengan ketat oleh beberapa pihak, terutama pihak Universitas sebagai pihak yang menerima
mandat dari Yayasan untuk melaksanakan aktivitas keseharian, pihak Yayasan sebagai pemilik mandat,
serta pengguna dana.
Monitoring atas pengelolaan keuangan dilakukan dengan melihat pada laporan keuangan periodic yang
disusun oleh Biro Keuangan setiap bulan. Dalam laporan bulanan tersebut secara rinci diperlihatkan
realisasi pencapaian pendapatan dibandingkan dengan anggaran pendapatan (RAP), juga realisasi
pengeluaran dibandingkan dengan RAB/RKA yang telah disetujui. Khusus di tingkat universitas, realisasi
pengeluaran yang disajikan hanya menyangkut pengeluaran eksploitasi (running cost), yaitu pengeluaran
yang dibiayai dengan dana non DPP.
1. Monitoring Pengelolaan Keuangan oleh Rektorat.
Secara rinci aktivitas yang dilakukan menyangkut monitoring pengelolaan keuangan oleh Universitas
adalah sbb.:
89
PROSEDUR
Periode Aktivitas Biro Keuangan Aktivitas Rektorat

Bulanan - Menyusun laporan keuangan mengenai
realisasi pendapatan dan pengeluaran
ekspolitasi secara keseluruhan (rangkuman) ke
dalam 2 basis, yaitu berbasis unit dan
berbasis pos
- Menyusun laporan unit mengenai pengeluaran
eksploitasi, serta pengambilan-pengambilan
yang belum di LPJkan
Bulanan - Mengirimkan laporan realisasi pendapatan dan - Menerima laporan realisasi keuangan
pengeluaran, baik itu secara keseluruhan mau- dari Biro Keuangan dan melakukan
pun per unit ke Rektorat untuk memperoleh kajian lebih lanjut atas laporan yang
persetujuan dan tindak lanjut telah disusun
- Mengirimkan kepada tiap fakultas/lembaga/unit - Memberikan laporan realisasi keuangan
laporan masing-masing pengeluaran eksplo- ke Yayasan sebagai bahan evaluasi
itasi serta pengambilan-pengambilan yang sekaligus pertanggungjawaban
sudah dilakukan, berikut pengambilan yang keuangan yang diterima oleh
belum di LPJkan, sebagai bahan pemantauan universitas.
dan evaluasi unit
- Memberikan persetujuan atas laporan
- Memberikan layanan kepada fakultas/lembaga/ realisasi yang akan dikirim ke masing-
unit atas tanggapan yang mereka sampaikan masing Fakultas/Lembaga/Unit/Biro
terkait dengan laporan realisasi keuangan
- Memberikan peringatan kepada
yang telah didistribusikan
Fakultas/Lembaga/Biro yang melakukan
penyimpangan atas kebijakan keuangan
yang telah ditetapkan oleh rektorat
Tahunan/ - Mengirim data laporan keuangan (soft ware)

periodik kepada Yayasan atas aktivitas Neraca dan
Rugi Laba Universitas (gabungan) sebagai
dasar untuk laporan lebih lanjut
- Menyiapkan data laporan keuangan tahunan
sebagai bahan evaluasi/pemeriksaan oleh
auditor eksternal
- Memberikan tanggapan atas evaluasi yang
diberikan oleh auditor eksternal atas laporan
keuangan universitas
90
PROSEDUR
2. Monitoring Pengelolaan Keuangan oleh Fakultas/Lembaga/Unit/Biro/UPT
Sebagai pihak pengguna dana/anggaran, tentu saja ingin mengetahui dengan cepat dan akurat
seberapa besar atau seberapa efisien mereka telah mengambil dan mempergunakan dana yang telah
disetujui. Sebagaimana dalam evaluasi diri, terdapat kelemahan yang ada di Universitas Sanata
Dharma, yaitu belum dimilikinya pengembangan sistem perencanaan dan penganggaran secara
manual maupun digital, on line terintegrasi yang dapat diakses oleh pihak internal yang membutuhkan.
Dalam penyusunan sistem perencanaan dan penganggaran yang diajukan ini, sistem on line inilah yang
akan dikembangkan dan dapat dimanfaatkan, baik oleh pihak Rektorat maupun pihak pengguna dana.
Selama ini, tidak semua pihak pengguna dana mencatat pengambilan dana beserta LPJ yang telah
dilakukan, sehingga terjadi kesulitaan apabila mereka ingin mengetahui berapa dana yang telah mereka
ambil. Bahkan pembebanan biaya yang dillakukan secara langsung (mis, pengambilan ATK di gudang,
penggunaan fotocopy, pemesanan konsumsi untuk Raker ke BAU), tidak mereka ketahui dengan pasti
berapa jumlahnya.
Dalam sistem yang akan dibangun ini, laporan realisasi keuangan yang telah disusun akan
didistribusikankan kepada pihak terkait secara on line. Terkait dengan pengunaan dana RAB/RKA,
pihak pengguna dana diharuskan untuk menginput dana yang telah disetujui untuk suatu kegiatan,
demikian pula sebaliknya, pihak pengguna anggaran tidak akan dapat memasukkan input data apabila
plafon yang telah disetujui telah terambil. Di sinilah ada filter yang dapat menjembatani kepentingan
rektorat dan pengguna dana, karena tidak akan terjadi pengambilan dana ataupun pencairan di luar
anggaran tanpa memperoleh dispensasi dari rektorat. Harapan bahwa pengelolaan keuangan yang
sehat dimungkinkan untuk direalisasikan.
91
PROSEDUR
Kaprodi/Unit/Ka Lab Pejabat yang Berwenang

(WD II, Ka Biro, Ka. Lembaga, Ka UPT)
1
Start
FC RAB/RKA
Mengajukan Pencairan dana

kepada pejabat yang berwenang Proposal
u/kegiatan yang akan
diselenggarakan dilampiri
proposal berikut : FC RAB/RKA
Melakukan pengecekan
yang telah disetujui atas pengajuan dana
dengan data yang ada di
RAB/RKA masing-masing
prodi/unit
Melakukan pengecekan
FC RAB/RKA kesesuaian tarif yang
diajukan dengan kisi-kisi
penyusunan RAB/RKA
serta RAB/RKA yang telah
disetujui
Proposal
Mengisi Blanko
Pemesanan/
Pengambilan uang
1 Dana u/ non RKA <

Ya
2Jt?
tidak
Dana u/ keg RKA atau

u/ non RKA > 2Jt?
Ya
Tidak
FC RAB/RKA
FC RAB/RKA Proposal
Proposal
Blanko
Blanko Pemesanan/
Pemesanan/ Pengambilan Uang
Pengambilan
Uang
2 3
92
PROSEDUR
3 4
2
FC RAB/RKA
Disposisi Pencairan
Proposal dana
FC RAB/RKA FC RAB/RKA
Blanko Proposal
Pemesanan/ Proposal
Peng ambilan Uang Blanko
Blanko
Pemesanan/ Pemesanan/
Pengambilan Uang Pengambilan Uang
Melakukan pengecekan kesesuaian

tarif yang diajukan dengan kisi-kisi
penyusunan RAB/RKA serta RAB/
RKA yang telah disetujjui
Melakukan pengecekan ulang atas

rincian pengajuan
Melihat kewajaran aktifitas
yang akan dilaksanakan
menyangkut kwantitas dan
kwalitas
Berkoordinasi dengan unit untuk

menentukan tanggal pencairan
Memberikan disposisi (terkait dengan pencairan dana yang
pencairan dana ke Ka. Biro jumlahnya material)
Keuangan serta catatan-catata
khusus apabila diperlukan
Menyiapkan dana yang akan

Mengirim foto copy catatan didistribusikan kepada pengguna
khusus kepada Wakil dengan menyusun perencanaan
Dekan / Ka. Unit terkait cash flow dan pengajuan cek
dengan pengajuan dana
Disposisi Pencairan
dana
FC RAB/RKA Disposisi Pencairan
dana
Proposal FC RAB/RKA
Blanko Proposal
Pemesanan/
Peng ambilan Uang Blanko
Pemesanan/
Pengambilan Uang
ke Kasir / Pencairan
(masuk Prosedur MK)
93
BAB VIII
PROSEDUR
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN
KINERJA BIRO KEUANGAN

YOGYAKARTA
2008
PROSEDUR
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA
1. TUJUAN
Prosedur pemantauan dan pengukuran kinerja dimaksudkan untuk menetapkan proses pemantauan
dan pengukuran yang dimaksudkan untuk menjamin tercapainya sasaran mutu yang telah ditetapkan
demi kepuasan pelayanan kepada pengguna dan tercapainya tujuan yang lebih besar.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur diberlakukan untuk melaksanakan pemantauan dan pengukuran di Biro Keuangan, Bagian
Restitusi kesehatan dan kasir serta di Bagian Pembukuan Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma.
3. DEFINISI
Kepuasan pengguna adalah kesesuaian antara kebutuhan dan harapan pengguna dengan layanan
yang diberikan oleh Biro Keuangan
Pemantauan dan Pengukuran adalah suatu proses pengumpulan data secara berkala untuk
mengetahui kesesuaian proses dan waktu dengan standard yang ditentukan demi kepuasan pengguna
layanan Biro Keuangan
Tim Pemantauan dan Pengukuran adalah pihak yang ditunjuk oleh manajemen USD untuk
melaksanakan pemantauan dan pengukuran kinerja Biro Keuangan USD dalam rangka mencapai sasaran
mutu
Audit Eksternal adalah suatu proses pemeriksaan yang terencana dan obyektif untuk mengetahui
efektifitas seluruh proses/alur keuangan di Universitas Sanata Dharma yang dilaksanakan oleh tim audit
eksternal independent yang ditunjuk oleh Yayasan Sanata Dharma
Kualifikasi Laporan Audit adalah tanggapan yang diberikan oleh Audit Eksternal atas penyajian laporan
keuangan USD berdasarkan PSAK (Pernyataan Standard Akuntansi Keuangan) meliputi hal yang material,
posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku.
Proses input pencairan dana adalah kesiapan biro keuangan untuk memproses pencaiaran atas
pengajuan dana dari unit yang telah di acc WRII berikut ketersediaan dana
Posting adalah suatu proses membukukan transaksi keuangan ke dalam sistem akuntansi sesuai pos
yang tepat setelah melalui verifikasi dengan bukti manual
95
PROSEDUR
PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN KINERJA
4. REFERENSI
Boynton, Johnson, Kell, (2003), Modern Auditing Edisi Ketujuh, Penerbit Erlangga, Jakarta
Willy Susilo, (2008), KPI Based: Quality Manajement, Penerbit VORQISTA, Jakarta
5. TANGGUNGJAWAB DAN PROSEDUR
Penanggungjawab pelaksana prosedur pemantauan dan pengukuran di Biro Keuangan adalah tim
Manajemen yang dibentuk /ditunjuk oleh Rektorat
Prosedur Pemantauan dan Pengukuran
 Rektorat membentuk/menunjuk Tim Pemantauan dan Pengukuran
 Tim Pemantauan dan Pengukuran mengevaluasi Manajemen Letter atas Laporan Keuangan
USD
 Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan pengecekan atas penilian kinerja Ka Biro
Keuangan terkait dengan input pencairan dana dengan data/nilai yang sudah terprogram
dalam SIPP (Sistem Informasi Perencanaan dan Penganggaran)
 Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan pengecekan atas penilian kinerja Staf
Pembukuan terkait dengan posting pembukuan dengan data/nilai yang sudah terprogram
dalam SIMK (Sistem Informasi Manajemen Keuangan)
 Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan observasi atas pengajuan Rekap RAB/RKA
tahunan berdasarkan berita acara penerimaan di Rektorat
 Tim Pemantauan dan Pengukuran melakukan observasi atas Laporan Keuangan Bulanan
berdasarkan berita acara penerimaan di Rektorat
96
BAB IX
INSTRUKSI KERJA
KINERJA BIRO KEUANGAN

YOGYAKARTA
2008
INSTRUKSI KERJA
1. INSTRUKSI KERJA
Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tahun sekali memantau Manajemen Letter atas Laporan
Keuangan USD yang telah diaudit oleh audit eksternal USD.
Kategori kualifikasi laporan keuangan (4 kualifikasi)
1. Pendapat wajar tanpa pengecualian (unqualified opinion)
2. Pendapat wajar dengan pengecualian (qualified opinion) yang menyatakan bahwa kecuali
dampak dari hal-hal yang berkaitan dengan pengecualian tersebut, laporan keuangan
menyajikan secara wajar hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas
sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku
3. Pendapat Tidak Wajar (Adverse Opinion) yang menyatakan bahwa laporan keuangan tidak
menyajikan hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, dan arus kas entitas sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku.
4. Menolak Memberikan Pendapat (disclaimer of opinion), yang menyatakan bahwa auditor tidak
memberikan pendapat atas laporan keuangan
1.2. Tim Pemantauan dan Pengukuran setiap tiga bulan sekali melakukan penghitungan skor/penilaian
atas Penyelesaian usulan RAB/RKA universitas selambat-lambatnya minggu 2, bulan Januari
tahun yang bersangkutan (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 2 minggu skor 0)
Cara mengukur Nilai Indikator Kinerja Kunci
NIKK.1 diukur dengan mengobservasi berita acara penerimaan usulan RAB/RKA Universitas dan
dibandingkan dengan criteria.
atas Penyelesaian pemrosesan input pencairan dana selambat-lambatnya 3 hari kerja setelah
tanggal penerimaan surat permohonan pencairan dana di Biro Keuangan, (tepat waktu: Skor 10
jika melampaui 3 hari skor 0)
98
INSTRUKSI KERJA
Cara mengukur Nilai Indikator Kinerja Kunci
NIKK.2 diukur dengan system informasi (cara mengurangkan tanggal input pencairan dgn tanggal
penerimaan surat permohonan pencairan dana dan dibandingkan dengan criteria)
atas Penyelesaian pemrosesan transaksi keuangan (posting) selambat-lambatnya 3 hari kerja
setelah tanggal transaksi (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 3 hari skor 0)
NIKK.3 diukur dengan system informasi (cara mengurangkan tanggal posting dgn tanggal
transaksi dan dibandingkan dengan criteria)
atas penyelesaian laporan keuangan bulanan universitas selambat-lambatnya 15 hari kerja setelah
bulan ybs berakhir. (tepat waktu: Skor 10 jika melampaui 2 minggu skor 0)
NIKK.4 diukur dengan mengobservasi tanda terima penyerahan laporan keuangan bulanan dan
dibandingkan dengan criteria.
1.6. Jumlah temuan auditor (kurang dari atau sama dengan 5: skor 10 jika melampaui 5: skor 0)
NIKK.5 diukur dengan mengobservasi laporan auditor dan dibandingkan dengan criteria.
99

Manual Mutu Perencanaan Dan Penganggaran

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Mutu Perencanaan Dan Penganggaran

Judul Asli:

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANUAL MUTU

PERENCANAAN DAN PENGANGGARAN

BAB I Evaluasi tentang Kebijakan Keuangan di Universitas Sanata Dharma 1

A. Kebijakan/Peraturan yang ada di Universitas Sanata Dharma 1

1. Peraturan-peraturan yang Terkait dengan Pos Pemasukan 1

B. Evaluasi tentang Kebijakan Keuangan di Universitas Sanata Dharma 4

BAB II Cost Structure (Struktur Biaya) di Universitas Sanata Dharma 6

BAB III Prosedure Penyusunan Rencana Anggaran dan Pendapatan (RAP) 11

A. Tujuan Penyusunan SOP Rencana Anggaran Pendapatan 11

BAB IV Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Anggaran dan Pendapatan (RAP) 17

BAB V Prosedure Penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan Rencana

Kegiatan dan Anggaran (RKA) 42

A. Tujuan Penyusunan SOP RAB dan RKA/T 42

BAB VI Instruksi Kerja Penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) dan

BAB VII Prosedure Penggunaan/pemanfaatan Anggaran 86

A. Prosedur Pemanfaatan/Penggunaan Anggaran 86

BAB VIII Prosedur Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Biro Keuangan 95

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

Untuk mengatasi masalah tersebut, akan disusun suatu sistem Manajemen

Perencanaan dan penganggaran yang baik memerlukan penentuan biaya per

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma berada di Gedung Administrasi

Biro Keuangan Universitas Sanata Dharma belum semuanya dikelola secara

Pertimbangan dibentuknya Biro Keuangan:

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

- Persoalan keuangan dirasa semakin kompleks dengan adanya perkembangan

Struktur Organisasi Biro Keuangan berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

Kepala Kepala Kepala

VISI MISI BIRO KEUANGAN

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

Semboyan: Melayani dengan semangat dan dilandasi cinta kasih

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

A. KEBIJAKAN/PERATURAN YANG ADA DI UNIVERSITAS SANATA

I. PERATURAN-PERATURAN TERKAIT DENGAN POS PEMASUKAN :

3. Kewenangan yang diberikan oleh Yayasan kepada universitas tentang

II. PERATURAN-PERATURAN TERKAIT DENGAN PENGELUARAN :

1. Kewenangan yang diberikan oleh Yayasan kepada universitas terkait dengan

iii. Peraturan tentang Perbaikan Tunjangan Jabatan Dosen Organik yang

iv. Peraturan tentang Sistem Tunjangan Jabatan Struktural

v. Peraturan Tarif Honorarium Overload Mengajar Dosen Tetap dan Tarip

i. Peraturan tentang Penghasilan Pegawai Administratif Tidak Tetap yang

ii. Peraturan tentang Perbaikan Penghasilan Pegawai Administratif Tidak Tetap

i. Peraturan tentang penggantian biaya pengobatan (restitusi kesehatan) yang

iv. Kebijakan tidak tertulis mengenai pemberian honorarium dalam aktivitas

5. Peraturan terkait dengan proses penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran

v. Proses pembebanan biaya langsung dan biaya bersama dalam penentuan

6. Peraturan terkait dengan proses persetujuan RAB/RKA Universitas dan

i. Kebijakan Yayasan mengenai berapa besar porsi DPP diperbolehkan untuk

7. Peraturan terkait dengan pengajuan dana untuk kegiatan operasional

i. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut kegiatan/

ii. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut non kegiatan/

8. Peraturan terkait dengan pengajuan dana untuk pembelanjaan investasi

i. Kebijakan mengenai prosedur pengajuan dana menyangkut pembelanjaan

ii. Pendanaan untuk pembelanjaan investasi dilakukan oleh Yayasan dengan

9. Peraturan terkait dengan kebijakan pencairan dana non budgeter

ii. Pendanaan untuk pembelanjaan/kegiatan non budgeter dilakukan oleh

1. Peraturan terkait dengan pos Pemasukan :

Peraturan tertulis yang terkait dengan tarip biaya pendidikan (misalnya

Peraturan tertulis tersebut belum didokumentasikan secara terpadu,

2. Peraturan terkait dengan pos pengeluaran :