BAB X

DOKUMEN EKSPOR IMPOR

Tujuan pembelajaran:
Setelah mempelajari bab ini, pembaca akan dapat:
• mengenali berbagai macam dokumen yang digunakan dalam kegiatan
ekspor impor
• memahami pentingnya pembukuan kegiatan ekspor impor yang baik

Ada berbagai macam dokumen yang perlu diarsip untuk melengkapi

kegiatan ekspor impor, diperkirakan lebih dari 200 dokumen digunakan
dalam perdagangan internasional. Namun, dalam sebagian besar
transaksi ekspor, hanya dokumen-dokumen tertentu yang digunakan.
Secara umum, dokumen merupakan suatu formulir yang dicetak atau
ditulis yang digunakan untuk mencatat atau membuktikan sesuatu.
Dalam dunia perdagangan, tidak semua dokumen memiliki bentuk yang
baku. Formulir L/C dan pemberitahuan pabean/pajak adalah contoh
dokumen berbentuk standar. Sedangkan packing list, DO, invoice tidak
memiliki bentuk baku sehingga perusahaan memiliki bentuk dan corak
yang berbeda–beda sesuai dengan kebutuhan dan pertimbangan
perusahaan. Meskipun demikian, umumnya dokumen ekspor impor
mencantumkan beberapa item keterangan yang sama tergantung jenis
dokumennya.

10.1. Jenis Dokumen

Ada berbagai jenis dokumen ekspor impor yang dapat dibagi menjadi
tiga kelompok, yaitu dokumen induk, dokumen pembantu, dan dokumen
penunjang.
1. Dokumen induk, merupakan dokumen inti yang dikeluarkan oleh
badan pelaksana utama perdagangan internasional. Fungsinya sebagai
alat pembuktian realisasi suatu transaksi. Yang termasuk dokumen
induk diantaranya: faktur, LC, BL, dan polis asuransi.
a. Faktur Perdagangan

179
 Invoice (faktur) adalah suatu dokumen yang penting dalam
perdagangan, karena dengan data dalam invoice dapat diketahui:
Berapa jumlah wesel yang akan ditarik, jumlah penutupan asuransi,
dan bea masuk. Setidaknya ada tiga jenis invoice, yaitu proforma,
consular, dan commercial. Proforma invoice (faktur proforma),
merupakan tawaran pada pembeli untuk menempatkan pesanannya
dan sering diminta oleh pembeli supaya instansi yang berwenang
memberikan izin impor atau izin devisa. Consular invoice
merupakan invoice yang dikeluarkan oleh instansi resmi, yakni
kedutaan-kedutaan (konsulat). Gunanya adalah untuk memeriksa
harga jual dibandingkan dengan harga pasar yang sedang berlaku.
Di Indonesia keharusan untuk menyertakan consular invoice sudah
dicabut. Commercial invoice (faktur dagang) merupakan nota
perincian tentang keterangan barang-barang yang dijual dan harga
dari barang-barang tersebut. Biasanya apabila tidak disebutkan
jenisnya, invoice yang dimaksud adalah commercial invoice.
Keterangan yang harus ada dalam commercial invoice :

Nama dan alamat pembeli dan penjual

Nomor dan tanggal invoice

Nomor dan tanggal order dari pembeli

Perincian yang lengkap tentang barang-barang sesuai L/C

Syarat-syarat pembayaran

Merk dan nomor pengepakan barang

Jumlah, berat, ongkos, premi asuransi, komisi agen

Nama kapal/via mana
b. Bill of Lading (B/L)
Adalah konosemen angkutan laut berupa dokumen pengapalan
yang paling penting karena mempunyai sifat jaminan atau
pengamanan. Dokumen asli menunjukkan hak pemilikan atas
barang-barang dan tanpa B/L tersebut, seseorang tidak dapat
menerima barang-barang yang disebutkan dalam B/L yang
bersangkutan dari maskapai pelayaran. Pihak-pihak yang tercantum
dalam B/L adalah:
• Shipper adalah beneficiary dari L/C (penjual)

180
 • Consignee adalah alamat yang diberitahu tentang kedatangan
barang atau alamat tujuan barang
• Notify party atau address of arrival notice to: orang-orang
yang disebutkan dalam L/C
• Carrier : pengangkutan/perusahaan pelayaran
B/L berfungsi sebagai
• Bukti tanda penerimaan barang-barang, yaitu barang-barang
yang diterima oleh carrier dari shipper ke suatu tempat
tujuan dan selanjutnya menyerahkan barang-barang tersebut
kepada pihak penerima (consignee/importir)
• Bukti kontrak pengangkutan dan penyerahan barang-barang
antara pihak pengangkut dengan pengiriman
• Bukti pemilikan atau dokumen pemilikan barang (document
of title) yang menyatakan bahwa orang yang memegang B/L
merupakan pemilik barang yang tercantum dalam B/L
Jenis B/L berdasarkan nama pemilikan yang tercantum di
dokumennya:
• Bearer B/L (B/L atas pemegang)
• Straight B/L (B/L atas nama)
• B/L made out of order (B/L yang dibuat atas order)
Berdasarkan syarat pengangkutannya, B/L dibedakan menjadi:
• short form B/L, bila syarat-syarat pengangkutan tidak
dicantumkan dalam B/L, hanya catatan singkat tentang
barang yang dikirimkan
• Long form B/L, jenis B/L yang terperinci, seluruh syarat
pengangkutan dicantumkan dalam B/L
Jenis B/L dari sudut pandang cara pengangkutannya:
• Through B/L, bila perusahaan pengangkutan tidak dapat
menyediakan jasa-jasa langsung dari pelabuhan muat ke
pelabuhan tujuan
• Combined transport B/L, pengangkutan barang dengan lebih
dari satu jenis alat angkut
• Liner B/L, pengangkutan barang dengan jalur, jadwal dan
tempat persinggahan kapal yang sudah ditentukan

181
 • Charter party B/L, pengangkutan barang dengan
menggunakan alat angkutan sewa atau borongan
• Container B/L, pengangkutan barang-barang dengan
pengepakan, sesuai dengan ukuran yang telah ditetapkan
• Groupage B/L, pengiriman barang sekaligus dengan sebuah
agen pengiriman
Berdasarkan kondisinya, jenis B/L diklasifikasikan:
• Clean B/L, bila dalam B/L tidak tercantum catatan-catatan
tentang kekurangan barang
• Unclean, dirty, claused B/L, bila penyiapan barang tidak
sesuai dengan syarat-syarat L/C
• Stale B/L, yaitu B/L yang belum sampai kepada consignee
atau agennya ketika kapal pembawa barang telah sampai di
pelabuhan tujuan
Ada beberapa keterangan yang harus dicantumkan dalam B/L,
diantaranya:
• Uraian barang-barang
• Penjelasan bahwa barang telah dimuat sesuai dengan
persyaratan
• Pelabuhan muat dan pelabuhan bongkar
c. Air Way Bill (AWB)
AWB atau konosemen udara, merupakan tanda terima barang yang
dikirim melalui udara untuk orang dan alamat tertentu. AWB diberi
cap penerbangan, tanggal pengiriman, nomor pesawat terbang, dan
tanda tangan dari maskapai penerbangan. Apabila barang tiba
sebelum dokumen, maka perusahaan penerbangan akan
memberitahukan tibanya barang kepada alamat yang dituju. Pihak
yang terlibat dalam AWB:
• Pengirim
• Maskapai penerbangan, ditanda tangani oleh pengirim
• Penerima barang, ditanda-tangani oleh pengirim dan
disertakan dalam pesawat bersama barang
• Notify party adalah pihak yang akan diberitahukan tentang
tibanya barang dan digunakan oleh penerima barang untuk

182
 menerbitkan delivery order kepada perusahaan pengangkut
barang
d. Railway consignment note (surat angkutan kereta api)
Merupakan tanda terima atas pengiriman barang-barang ekspor
impor dengan pengangkutan kereta api dari satu negara ke negara
lain (misal di eropa). Mencakup :

Nama stasiun pemberangkatan

Tujuan

Nama eksportir/importir dan alamat yang dituju

Cap stempel perusahaan kereta api yg bersangkutan
e. Dokumen Asuransi
Dokumen ini berguna untuk membuktikan bahwa barang-barang
yang disebut di dalamnya telah diasuransikan serta jenis-jenis
risiko yang ditanggung. Dokumen asuransi menyatakan pihak
mana yang meminta asuransi dan kepada siapa claim dibayarkan
(tertanggung). Dokumen asuransi dalam transaksi perdagangan
dengan luar negeri adalah asuransi pengangkutan barang melalui
laut dikenal dengan istilah marine insurance, atau marine cargo
insurance, atau cargo insurance. Dalam sebuah sales contract
ditegaskan tentang harga barang yang diasuransikan.
Dalam kontrak FOB atau CNF, importir bertanggung jawab
terhadap asuransi barang-barang. Dalam kontrak CIF, eksportir
yang bertanggung jawab terhadap asuransi barang-barang. Jenis
risiko yang ditanggung tergantung kepada sifat barang dan
pengaturan yang dibuat antara eksportir dan importer.
Setiap asuransi harus dibayar dalam valuta yang sama dengan L/C,
kecuali syarat-syarat L/C menyatakan lain. Seperti halnya B/L,
dokumen asuransi dapat dibuat atas nama: pengasuransi, atas order
bank, atau atas nama pembawa.

2. Dokumen Penunjang: merupakan dokumen yang dikeluarkan untuk

memperkuat atau merinci keterangan yang terdapat dalam dokumen
induk, terutama faktur perdagangan. Misalnya: Packing List,
Certificate of Origin (COO), Weight-Note, Measurement-List,

183
Inspection Certificate, Chemical Analysis, Test Certificate, dan
Manufacturer’s Certificate.
a. Packing list (daftar pengepakan)
Dokumen ini dibuat oleh eksportir yang menerangkan uraian dari
barang-barang yang dipak, dibungkus/diikat dalam peti. Dokumen
ini diperlukan oleh pejabat-pejabat bea cukai untuk kemudahan
pemeriksaan. Dalam uraian barang-barang juga disebutkan jenis
bahan pembungkus/pengepakan, dan cara mengepaknya. Nama dan
uraian barang dalam packing list harus sama dengan commercial
invoice.
b. Certificate of origin (surat keterangan asal barang)
Merupakan pernyataan yang ditandatangani untuk membuktikan
asal dari barang-barang yang diekspor. COO menjelaskan
keterangan-keterangan barang, asal barang dan pernyataan bahwa
barang tersebut benar hasil produksi dari negara eksportir.
Biasanya surat ini dikeluarkan oleh instansi yang ditunjuk oleh
pemerintah seperti : Kadin, Deperindag, Bea cukai dan sebagainya.
Surat ini harus ditandatangani pejabat yang berwenang dan
dibedakan menurut kelompok atau jenis komoditinya.
c. Certificate of inspection (sertifikat pemeriksaan)
Merupakan keterangan tentang keadaan barang yang dibuat oleh
independent surveyor, juru pemeriksa barang atau badan resmi
yang disahkan oleh pemerintah dan dikenal oleh dunia
perdagangan internasional. Sertifikat ini penting karena dapat
memberi jaminan atas :

Mutu dan jumlah barang

Ukuran dan berat barang

Keadaan barang

Pembungkusan atau pengepakan barang

Banyaknya satuan isi masing-masing pengepakan
d. Certificate of quality (sertifikat mutu)
Dokumen ini umumnya dibuat oleh badan peneliti dan
pengembangan industri yang disahkan oleh pemerintah suatu

184
 negara untuk memeriksa mutu barang-barang ekspor. Keterangan
dibuat berkaitan dengan hasil analisis barang di laboratorium.
e. Manufacturer’s quality certificate (sertifikat mutu pembuatan
barang)
Biasanya dibuat oleh pabrik pembuat barang ekspor atau supplier
yang menguraikan tentang mutu dari barang-barang dagang.
Penjelasan meliputi tentang baru tidaknya barang, serta memenuhi
standar atau tidak. Di Indonesia, eksportir harus memiliki sertifikat
ini bagi setiap barang ekspornya.
f. Certificate of analysis (sertifikat analisis)
Adalah dokumen yang menerangkan bahan-bahan dan proporsi
bahan yang terdapat dalam barang-barang tertentu yang diharuskan
oleh pemeriksanya
g. Weight certificate/weight note/list (surat keterangan/daftar
timbangan)
Dokumen ini dibuat dan dikeluarkan oleh badan yang disahkan
oleh pemerintah yang tugasnya memeriksa ukuran/berat barang
secara tepat. Dokumen ini juga diperlukan untuk mempersiapkan
alat-alat pengangkut barang pada saat pemeriksaan.
h. Measurement list (daftar ukuran)
Dokumen yang dibuat oleh eksportir yang menerangkan tentang :
ukuran panjang, tebal, garis tengah, atau isi dari barang yang
bersangkutan
i. Sanitary, health and veterinary certificates (sertifikat
kesehatan/sanitari)
Sertifikat ini diperlukan untuk menyatakan bahwa bahan baku
ekspor telah diperiksa dan bebas dari hama penyakit. Untuk
produksi hasil laut, tulang dan hewan ternak keterangan diberikan
dalam bentuk veterinary certificate dan atau health certificate.
Dokumen ini menjelaskan tingkat kebersihan serta kesehatan dan
aspek-aspek lainnya dari barang tersebut. Dokumen dikeluarkan
oleh jawatan resmi pemerintah setempat
j. Draft/bill of exchange (wesel)

185
 Adalah sebuah alat pembayaran yang merupakan perintah yang
tidak bersyarat dalam bentuk tertulis, yang ditujukan oleh
seseorang kepada orang lain, ditanda tangani oleh orang yang
menariknya dan mengharuskan si tertarik untuk membayar pada
saat diminta atau pada suatu waktu tertentu di kemudian hari,
sejumlah uang kepada orang tertentu atau si pemegang wesel
Pihak yang terlibat dalam wesel:
• Drawer : Pihak yang menandatangani wesel (penarik)
• Drawee: Pihak yang menerima pembayaran
• Payee: Pihak yang menerima pembayaran
• Endorsee: Pihak kepada siapa wesel dipindahkan (endorsee :
yang memindahkan, endorsement : pemindahan/pengalihan).
Tenor wesel adalah jangka waktu dimana sebuah wesel dapat
dibayarkan dan dicantumkan pada setiap wesel. Ada dua jenis,
pertama sight draft, wesel yang dibayar pada saat diperlihatkan
atau pada saat diminta pembayarannya. Dan kedua, time draft,
wesel berjangka yang dibayarkan setelah beberapa waktu
kemudian.

3. Dokumen Pembantu: merupakan dokumen yang diperlukan untuk

membantu para pelaksana dalam menjalankan tugas lanjutan,
tergantung pada kondisi dan jenis barang ekspor yang bersangkutan.
Contohnya: instruction manual, layout scheme, freight forwarder’s
receipt, D.O, warehouse receipt, trust receipt, brochure atau leaflet.

Berdasarkan jenis-jenis dokumen diatas, ada sejumlah pihak yang dapat

menerbitkan dokumen ekspor impor, diantaranya: Produsen, Eksportir,
Bank, Pelaku Pengujian dan Sertifikat Mutu Barang/Surveyor, Usaha
Jasa Transportasi, Dirjen Bea dan Cukai, Kadin, Dinas Karantina,
Independen Surveyor, Dinas Peternakan, Perusahaan Asuransi, BPEN-
ITPC-ATASE/Jetro, Perusahaan Pelayaran, Angkutan Udara, Dinas
Perindag, Kantor Inspeksi Pajak, dan Kedutaan Negara Asing.

186
10.2. Penyelenggaraan Pembukuan di Bidang Kepabeanan
Berdasarkan Pasal 51 ayat (4) Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1995
tentang Kepabeanan sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang
Nomor 17 Tahun 2006, maka dibuatlah petunjuk teknis pembukuan
sesuai Peraturan Menkeu Nomor: 138/PMK/2007. Ada sebelas pasal
dalam PMK ini yang gambaran besarnya sebagai berikut:

Gambar 33. Garis Besar Pembukuan Menurut 138/PMK/2007

Pembukuan adalah proses pencatatan yang dilakukan secara teratur untuk
mengumpulkan data dan informasi yang meliputi dan mempengaruhi
keadaan harta, utang, modal, pendapatan, dan biaya yang diikhtisarkan
dalam laporan keuangan. Sedangkan laporan keuangan adalah laporan
yang disusun secara teratur, disajikan secara ringkas, atas transaksi
keuangan orang sekurang-kurangnya meliputi neraca dan laporan laba
rugi. Definisi laporan keuangan dalam aturan ini lebih sempit daripada
menurut Standar Akuntansi Keuangan.
Buku adalah ledger yang merupakan kumpulan catatan hasil klasifikasi
transaksi keuangan sebagai dasar pembuatan laporan keuangan.
Sedangkan catatan adalah jurnal yang merupakan kumpulan data
dan/atau informasi yang bersumber dari dokumen, yang dibuat secara
teratur dan sistematis dan tertulis diatas kertas atau sarana lain yang
terekam dalam bentuk apapun yang dapat dibaca.
Menurut aturan ini, dokumen adalah media yang berisi data dan/atau
keterangan yang dibuat dan/atau diterima orang dalam rangka
pelaksanaan kegiatannya, tertulis diatas kertas atau sarana lain yang
terekam dalam bentuk apapun yang dapat dilihat dan dibaca. Dokumen
dapat berbentuk surat ataupun data elektronik. Surat adalah media untuk
menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain dalam rangka

187
pelaksanaan kegiatan usahanya tertulis diatas kertas atau sarana lain yang
terekam dalam bentuk apapun yang dapat dibaca. Sedangkan data
elektronik adalah informasi atau rangkaian informasi yang disusun
dan/atau dihimpun untuk kegunaan khusus yang diterima, direkam,
dikirim, disimpan, diproses, diambil kembali, atau diproduksi secara
elektronik dengan menggunakan komputer atau perangkat pengolah data
elektronik, optikal, atau cara lain yang sejenis.
Dalam rangka menjaga kepatuhan pengguna jasa kepabeanan dalam
tertib administrasi ataupun mengklarifikasi pemberitahuan atau
permohonan yang disampaikan pengguna jasa kepabeanan, DJBC dapat
melakukan audit kepabeanan yaitu kegiatan pemeriksaan atas laporan
keuangan, buku, catatan dan dokumen yang menjadi bukti dasar
pembukuan dan surat yang berkaitan dengan kegiatan usaha, termasuk
data elektronik serta surat yang berkaitan dengan kegiatan di bidang
kepabeanan dan/atau sediaan barang dalam rangka pelaksanaan
ketentuan Undang-Undang Kepabeanan.
Peraturan ini sekaligus menegaskan bahwa setiap orang atau badan yang
bertindak sebagai importir, eksportir, pengusaha tempat penimbunan
sementara, pengusaha tempat penimbunan berikat, pengusaha
pengurusan jasa kepabeanan, atau pengusaha pengangkutan wajib
menyelenggarakan pembukuan. Pembukuan yang dilakukan dapat secara
manual dan/atau elektronik, yang penting dapat menggambarkan keadaan
atau kegiatan usaha yang sebenarnya, sekurang-kurangnya terdiri dari
catatan mengenai harta, kewajiban, modal, pendapatan, dan biaya yang
diselenggarakan di Indonesia dengan menggunakan huruf latin, angka
arab, mata uang rupiah, dan bahasa asing yang diijinkan oleh Menkeu.
Dalam rangka audit kepabeanan, pengguna jasa kepabeanan juga
diwajibkan melakukan penatausahaan sediaan barang. Adminitrasi
sediaan barang paling sedikit memuat jenis, spesifikasi, jumlah
pemasukan dan pengeluaran sediaan barang.
Setiap pengguna fasilitas kepabeanan juga diharuskan untuk melakukan
penyusunan dan penyajian laporan keuangan sesuai prinsip-prinsip
akuntansi yang berlaku di Indonesia. Laporan keuangan disusun dan
dibuat paling sedikit setahun sekali dan dibuat di atas kertas dan

188
ditandatangani oleh orang. Jika orang adalah badan hukum, laporan
keuangan ditandatangani oleh pimpinan/pegawai yang ditunjuk.
Asli laporan keuangan, buku, catatan, dokumen, dan surat (pasal 5 ayat 2
dan pasal 6 138/PMK/2007) dapat dialihkan ke dalam bentuk data
elektronik. Meskipun demikian, yang mempunyai kekuatan pembuktian
otentik adalah dokumen yang asli dan masih mengandung kepentingan
hukum wajib tetap disimpan.
Setiap pengalihan ke dalam bentuk data elektronik (pasal 7 ayat 1) wajib
dilegalisasi. Legalisasi dilakukan oleh pimpinan atau orang ditunjuk di
lingkungan badan hukum bersangkutan, dengan dibuatkan berita acara.
Berita acara sekurang-kurangnya memuat :
• Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya
legalisasi
• Keterangan bahwa pengalihan laporan keuangan, buku, catatan,
dokumen, dan surat ke dalam disket, compact disk, tape backup,
hard disk, atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya
• Tanda tangan dan nama jelas orang yang bersangkutan
Laporan keuangan, buku, catatan, dokumen, dan surat yang berkaitan
dengan kegiatan usahanya baik tertulis di atas kertas atau sarana lain
yang terekam dalam bentuk apapun yang dapat dilihat dan dibaca, wajib
disimpan selama 10 (sepuluh) tahun pada tempat usahanya di Indonesia,
termasuk tempat-tempat lain yang khusus diperuntukan sebagai tempat
penyimpanan laporan keuangan, buku, catatan, dokumen, dan surat.

BAHAN DISKUSI 10:

Cermati kembali dokumen-dokumen pada laporan observasi kegiatan
ekspor impor yang pernah dibuat sebelumnya. Analisislah keterangan-
keterangan apa saja yang disediakan pada masing-masing dokumen
tersebut (minimal 5 buah dokumen).

189