MAKALAH

PENGELOLAAN ARSIP DI MTs DARUSSALAM

SUMOWONO

NAMA : MUHTADI, SE

NIM : 1421130039

MATA KULIAH : KEARSIPAN

PRODI : PENDIDIKAN SEJARAH

DIBUAT UNTUK MEMENUHI TUGAS UJIAN TENGAH SEMESTER
GASAL TAHUN AKADEMIK 2021/ 2022

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU

PENDIDIKAN
UNIVERSITAS IVET SEMARANG
Yayasan : Jl.Pawiyatan Luhur IV/17 Telp (024)8501118 Semarang 50234
Kampus : Jl.Pawiyatan Luhur IV/17 Telp(024)8316105, 8316118 Fax.(024)8316105
I. Latar Belakang
Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, tak
terkecuali sekolah sebagai lembaga pendidikan. Setiap pekerjaan dan
kegiatan organisasi memerlukan data dan infromasi. Oleh karena itu,
informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung sekolah
dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan
cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang
perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat adalah arsip
(Praditya Della, 2015). Arsip dapat digunakan sebagai sumber informasi
untuk mengingatkan mengenai suatu masalah dan sebagai sumber
dokumentasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat
mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi. Oleh karena itu arsip perlu
adanya pengelolaan agar keberadaan arsip tersebut terjaga sejak penciptaan
sampai dengan penyusutan. Dalam Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengelolaan arsip dilakukan
untuk menjamin ketersediaan arsip yang benar, pelayanan arsip secara
cepat, peruntukan penggunaan yang tepat, penyajian informasi yang dapat
disajikan secara lengkap, dan adanya bukti pertanggungjawaban yang jelas.
Arsip dapat dibuat dan diterima suatu organisasi seiring dengan
aktivitas dan dinamika suatu organisasi. Seiring dengan berjalannya waktu
dan juga banyak kegiatan yang telah dilakukan pada suatu organisasi, maka
makin banyak pula arsip yang tercipta. Apabila arsip didiamkan begitu saja
tanpa dikelola maka akan menyita tempat, tenaga, dan waktu, serta
informasi yang bersifat penting pun dapat hilang. Kurangnya pengelolaan
arsip dapat mengakibatkan penemuan kembali arsip sulit dilakukan secara
cepat dan bertambahnya arsip seiring dengan aktivitas suatu lembaga yang
tidak diikuti dengan penyimpanan yang sistematis akan berakibat pada
penumpukan arsip. Jika penumpukan arsip terjadi secara terus menerus
tanpa ada pengelolaan yang tepat, maka akan membuat keadaan fisik arsip
rusak sehingga sulit dikenali.
 Setiap lembaga baik itu lembaga pendidikan maupun bukan
lembaga pendidikan dalam pengelolaan arsip pasti akan menghadapi
berbagai masalah (Riyandi, 2019). Perlu diperhatikan hal-hal yang penting
untuk mengatasi masalah dalam pengelolaan arsip tersebut. Hal-hal yang
perlu diperhatikan dalam menghadapi masalah dalam pengelolaan arsip
adalah sistem penyimpanan arsip yang tepat, disimpan menurut sistem yang
memungkinkan penumuan dengan cepat apabila diperlukan. Dengan sistem
penyimpanan warkat atau arsip yang tepat, tata kerja kearsipan yang baik,
dan tata penyingkiran warkat yang tertib pada dapat terlaksana dengan baik
secara efektif dan efesien oleh pengurusan arsip madrasah.
Bertambahnya arsip secara terus menerus juga dapat
mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi. Tidak
mencukupinya tempat penyimpanan dapat terjadi karena sistem penyusutan
arsip tidak berjalan secara teratur, tempat penyimpanan arsip digunakan
untuk menyimpan barang-barang selain arsip, dan ruang penyimpanan arsip
yang terlalu kecil. Selain itu juga dapat diakibatkan karena kurangnya
pembiayaan dalam pengadaan fasilitas pengelolaan arsip.
Sebagai lembaga pendidikan madrasah bernaung dibawah
yayasan, MTs Darussalam Sumowono diberi kewenangan untuk
melaksanakan dan mengelola kegiatan administrasinya secara mandiri. Hal
ini tentunya Hal ini tentunya menuntut Stake Holder lembaga pendidikan
(khususnya kepala sekolah, kepala bagian tata usaha, guru, dan staff
administrasi Dalam pelaksanaannya MTs Darussalam Sumowono memiliki
kepala bagian tata usaha berserta para staf-stafnya yang bertugas sebagai
pengelola seluruh kegiatan administrasi perkantoran di MTs Darussalam
Sumowono. Latar belakang dari kepala bagian tata usaha beserta stafnya
yang bukan dari disiplin ilmu administrasi, membuat administrasi
perkantoran di MTs Darussalam Sumowono masih belum optimal.
Dari hasil observasi awal di sekolah MTs Darussalam
Sumownono penulis melihat muncul beberapa masalah seperti terbatasnya
sarana prasarana pengelolaan arsip khususnya tempat penyimpanan arsip
 seperti lemari dan rak arsip, serta belum adanya ruang khusus untuk
menyimpan arsip sehingga data arsip yang lebih masih disimpan di lantai
dan diikat dengan tali rafia. Oleh karena itu peneliti tertarik untuk
mengetahui lebih lanjut bagaimana pengelolaan arsip di madrasah tersebut

II. Rumusan Masalah

1. Bagaimana Pengelolaan Arsip di Mts Darussalam Sumowono
2. Apa saja kendala yang dihadapi dalam pengeloaan arsip di MTs
Darussalam Sumowono.
3. Bagaimana upaya-upaya dalam menghadapi kendala-kendala pengelolaan
arsip di MTs Darussalam Sumowono.

III. TUJUAN PENULISAN

1. Mengetahui Pengelolaan Arsip di Mts Darussalam Sumowono
2. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam pengeloaan arsip di MTs
Darussalam Sumowono.
3. Mengetahui upaya-upaya dalam menghadapi kendala-kendala pengelolaan
arsip di MTs Darussalam Sumowono.

IV. Pembahasan
A. Pengelolaan arsip di MTs Darussalam Sumowono
Madrasah Tsanawiyah (MTs) Darussalam Sumowono
Merupakan Madrasah tingkat Tsanawiyah Unit pertama di Kecamatan
Sumowono Kabupaten Semarang yang gedungnya dibangun dengan biaya
Swadaya masyarakat yang didukung dengan sarana/prasarana serta fasilitas
belajar yang belum memadai. Madrasah Tsanawiyah Swasta Darussalam
Sumowono terletak lebih kurang 400 meter dari Ibukota Kecamatan
Sumowono, dan mudah dijangkau dari semua penjuru. Letaknya yang
berada di pinggir jalan penghubung Kabupaten Semarang dengan
Kabupaten Kendal merupakan keunggulan tersendiri karena sifatnya yang
mudah diakses dari beberapa desa di Kecamatan Sumowono dan Kecamatan
LImbangan (kab. Kendal).
Sarana dan prasarana merupakan faktor pendukung efektivitas
kegiatan pembelajaran disekolah. Berdasarkan observasi yang dilakukan
penulis MTs Darussalam merupakan lembaga pendidikan yang memiliki
sarana dan prasarana yang cukup baik, semua fasilitas ini tidak lain untuk
menunjang kegiatan belajar mengajar di MTs Darussalam Sumowono.
Dengan fasilitas ruang belajar yang belum memadai dan fasilitas lainnya,
seperti perpustakaan, ruang guru, ruang kepala sekolah, ruang tata usaha,
ruang UKS, Masjida, serta didukung dengan halaman yang luas serta dekat
dengan Pondok Pesantren.
Pengelolaan arsip yang dilakukan di MTs Darussalam
Sumowono berjalan sesuai dengan prosedur dan indikator dalam
pengelolaan arsip, seperti kepala tata usaha telah melaksanakan kebijakan
dan prosedur dari kepala Madrasah yang sesuai pengelolaan arsip. Kinerja
kepala tata usaha sudah sangat bagus dan efektif karena telah mengelola
arsip sekolah ini dengan benar dan tertib, dan terdapat pemberian apresiasi
kepada kepala tata usaha dan staff-staff tata usaha terhadap hasil kinerjanya
yang telah mengelola arsip secara bagus dan tertib jika tanpa ada
dukungannya kepala tata usaha seluruh kegiatan pengelolaan arsip tidak
akan berjalan dengan efektif.
Untuk menunjang pengelolaan Arsip yang baik Kepala
Madrasah menerapkan disiplin dan tepat waktu, di dalam proses
penyelesaian tugas itu dikerjakan harus menyenangkan biar tidak ada beban
bagi kepala tata usaha dan staff tata usaha. Supervisi Kepla Madrasah
dilakukan maksimal dilakukan dalam 6 bulan sekali dan minimalnya 1
bulan sekali, tetapi secra tidak langsung. Hal ini dilakukan untuk memantau
kinerja Kepala Tata Usaha dan Staffnya dalam melakukan kegiatan
pengarsipan. Namun demikian untuk tenaga Arsip yang sesuai dengan
kualifikasi Pendidikan seperti Sarjana kearsipan belum dimiliki oleh MTs
 Darussalam Sumowono. Kepala Tata Usaha sekaligus pengelola kearsipan
di MTs Darussalam Sumowono dilaksanakan oleh lulusan Sarjana
Komputer. Status kepegawaian yang dimiliki adalah Pegawai Tetap
Yayasan. Pengelola arsip di MTs Darussalam Sumowono memang
ditugaskan untuk mengurus arsip surat, akan tetapi terkadang juga
mengerjakan pekerjaan lainnnya seperti mengurus persiapan konsumsi
apabila ada acara, membantu pekerjaan pegawai administrasi sekolah yang
lain.
MTs Darussalam Sumowono menggunakan pengorganisasian
arsip sentralisasi dan sistem penyimpanan arsip kronologis (sistem tanggal).
Peralatan pengelolaan arsip yang dimiliki di antaranya: meja kerja, almari
arsip, komputer, printer, map atau folder, box arsip, kotak kartu kendali, dan
kotak lembar disposisi. Sekolah belum memiliki ruang khusus untuk
penyimpanan arsip, sehingga keadaan arsip yang sudah tidak aktif di SMA
Negeri 1 Yogyakarta sebagian besar ditumpuk di gudang sekolah. Adapun
ruang Tata Usaha masih menjadi satu dengan ruang Guru. Sementara itu
penempatan lemari arsip juga di jadikan satu di ruang guru tersebut.

B. Kendala yang dihadapi dalam Pengelolaan Arsip di MTs Darussalam

Sumowono
Dalam melakukan suatu pekerjaan kendala merupakan suatu hal
yang wajar, setiap organisasi ataupun lembaga termasuk lembaga
pendidikan pasti akan mengalami kendala dalam mencapai tujuannya
(Ryandi Aurar, 2019). Di MTs Darussalam Sumowono juga menghadapi
berbagai kendala khususnya dalam pengelolaan arsip yaitu masih kurangnya
sarana dan prasarana arsip seperti komputer dan lemari penyimpanan arsip,
ruang tata usaha yang kecil dan belum adanya ruang khusus untuk arsip.
sebagaimana yang diketahui bahwa dalam Keputusan kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI) nomor 03 tahun 2000 yaitu dalam pengelolaan
arsip perlu adanya sarana dan prasarana kearsipan berupa ruang arsip dan
lemari arsip. Sarana dan prasarana pengelolaan arsip sangat diperlukan
 (Ryandi Aurar, 2019), karena apabila sarana dan prasarana pengelolaan
arsip tidak lengkap akan menjadi kendala tersendiri dalam pengelolaan
arsip..
Selain itu MTs Darussalam Sumowono juga belum memiliki
tenaga ahli dalam bidang kearsipan yang memiliki kualifikasi pendidikan
Standar. Tenaga kearsipan dijalankan oleh lulusan Sarjana Komputer yang
dalam menjalankan tugasnya lebih condong kepengelolaan administrasi
sekolah. Selain itu petugas kearsipan di MTs Darussalam Sumowono juga
menjabat sebagai guru di dua Mata pelajaran. Tentunya hal ini akan
mengurangi konsentrasi dalam menjalankan tugas pengarsipan.

C. Upaya Upaya dalam menghadapi Kendala pengarsipan di MTs

Darussalam Sumowono
Upaya-upaya yang dilakukan oleh MTs Darussalam Sumowono
untuk mengurangi tingkat kendala pada proses pengelolaan arsip senantiasa
ditingkatkan, hal ini bertujuan agar tertib administrasi berjalan dengan baik
sehingga proses pengelolaan arsip berjalan dengan baik. Usaha-usaha yang
dilakukan untuk mengatasi permasalahan terbatasnya sarana dan prasarana
pengelolaan arsip di MTs Darussalam Sumowono yaitu dengan cara :
1. Meminta bantuan dana kepada pihak Kementrian Agama dan pemerintah,
untuk pembuatan gedung baru sebagi tempat penyimpanan arsip.
2. Menambah sarana dan prasarana baru seperti almari dan computer untuk
menunjang kegiatan pengarsipan.
3. memilah antara arsip yang sangat penting dengan arsip yang kurang
penting, untuk dilakukan penyusutan arsip, dan
4. Melakukan manajemen supervise untuk menyeleseikan suatu kendala
yang terjadi dalam pengelolaan arsip.
V. Kesimpulan
1. Pengelolaan arsip di MTs Darussalam Sumowono sudah dijalankan
dengan maksimal dan sesuai prosedur (juknisnya). Pengelolaan arsip
implikasinya dalam administrasi yang dilakukan adalah : prosedur
penyimpanan arsip yang digunakan MTs Darussalam SUmowono yaitu
menggunakan sistem abjad dan tanggal Dalam menjalankan politik
Imperialismenya, Perancis menjalankan pola-pola politik dengan cara
Politik Asimilasi, politik Asosiasi, Politik Devide At Impera, Politik
Conversion au Cristianisme.
2. Kendala yang dihadapi oleh MTs Darussalam dalam kegiatan
Pengarsipan adalah kurangnya sarana dan prasarana, selain itu tenaga
pengarsipan yang tidak sesuai kualifikasi ijazah juga menjadi kendala
tersendiri
3. Upaya yang dilakukan untuk menghadapi kendala dalam kegiatan
pengarsipan di MTs Darussalam Sumowono adalag dengan menambah
sarana dan Prasarana. Selain itu Kepala Madrasah selalu melakukan
monitoring secara berkala untuk mengatasi kendala dalam kegiatan
pengarsipan.
VI. Daftar Pustaka
Handoko Singgih, 2019. Manajemen Kearsipan dalam ketatausahaan di
SMP Ibnu Rusyd Kota Bumi Lampung Utara. Universitas Islam Negeri
raden Intan Lampung.
Praditya Della, 2015. Pengelolaan Arsip di SMA Negeri Kota Yogyakarta.
Universitas Negeri Yogyakarta.
Ryandi Aufar, 2019. Pengelolaan Arsip Implikasinya Dalam Administrasi di
MTsS Lam Ujong Kabupaten Aceh Besar. Universitas Islam Negeri AR
Raniry
Solikhakh Ma’artus dan Oktarina Nina, 2018. Pelaksanaan Pengelolaan
Kearsipan Untuk Menunjang Akuntabilitas Sekolah. Economic Education
Analysis Journal. Universitas Negeri Semarang.
Sumber Internet :
https://dinarpusda.grobogan.go.id/kearsipan/kegiatan-kearsipan/54-
peningkatan-kualitas-pengelola-arsip-
https://www.cnnindonesia.com/edukasi/20160418161954-317-
124769/pentingnya-bagian-arsip-di-sekolah