YAYASAN PENDIDIKAN LANCANG KUNING

LAKSAMANA RAJA DI LAUT

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA)
LANCANG KUNING DUMAI

PROPOSAL PENELITIAN

Oleh :

PUTRI NABILLA
NIM.1810090811123

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

TAHUN 2021
 1

I.PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi pada zaman sekarang ini semakin menuntut

betapa pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun

swasta. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan

informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi

manajemen. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan

administrasi adalah arsip. Maka itulah perlu adanya pengelolaan arsip agar mudah

di dapatkan oleh pihak yang membutuhkan.

Arsip merupakan salah satu aset yang sangat berharga yang dimiliki oleh

organisasi. Arsip perlu ditata dengan baik untuk membangun manajerial organisasi

yang efektif, efisien, dan profesional demi kemajuan organisasi. Kearsipan bagi

organisasi merupakan penunjang bagi kegiatan operasional. Melalui kearsipan,

informasi data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Perjalanan

organisasi dapat dilihat dari data-data/arsip yang tersimpan. Oleh karena itu,

kearsipan yang baik harus dilaksanakan.

Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi,

Pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang kearsipan. Dalam Bab I pasal 1 menyebutkan bahwa Arsip adalah rekaman

kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
 2

lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip perlu dikelola menggunakan pengelolaan arsip yang baik dan benar,

sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan disajikan

dengan cepat dan tepat. Banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan

mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan penyimpanan, petugas

yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan, menemukan kembali

arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya. Tetapi arsip tidak hanya

sekedar untuk disimpan saja, arsip juga perlu perawatan supaya keberadaan arsip

tersebut tetap baik khususnya keberadaan arsip dinamis aktif yang terdapat dalam

kantor tersebut harus diperhatikan karna ini termasuk arsip yang masih sering

dipergunakan dalam kantor (Rahmi, 2012 : 2).

Untuk mengetahui tujuan dari penyelenggaraan Kearsipan , Undang-Undang

Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Dalam Bab II pasal 3 terdapat beberapa

tujuan penyelenggaraan kearsipan. Salah satunya adalah menjamin terciptanya

arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,

dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

Sistem kearsipan selama ini menggunakan cara manual yaitu dengan

menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya ke buku sehingga keakuratan dari

sistem manual adalah ketidak-efesienan dan efektifnya ruang, waktu dan biaya.

Ketidak efektifan ruang dalam hal penyediaan tempat yang membutuhkan peralatan
 3

seperti filling cabinet, map, rak, dan lainnya. Ketidak efektifan waktu dalam hal

pencarian dokumen yang lama karena ketidakrapian dalam administrasi. Ketidak

efektifan biaya dalam hal kebutuhan peralatan yang mahal sehingga membutuhkan

perawatan dan pemeliharaan tempat penyimpanan arsip. Seiring berjalannya waktu

dengan adanya perkembangan

sistem informasi maka sistem kearsipan dirancang dengan berbasis komputer.

Sistem ini memiliki kelebihan dalam rancangan yang lebih sederhana dan tidak

membutuhkan ruang, waktu dan biaya. Salah satu software yang menunjang

program ini yaitu microsoft access karena merupakan program yang mendesain

database. Database yang dibuat adalah sistem surat masuk.

Pada intinya bahwa sistem ini hanya menyimpan database saja bukan

menyimpan arsip secara fisik. Selain itu sistem kearsipan berbasis access juga

dapat 2 berguna dalam menentukan sistem kearsipan yang digunakan, mengarsip

dokumen menjadi file, pemeliharaan dokumen, pengamanan dokumen,

penyingkiran dokumen, dan pemusnahan dokumen