PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Tugas Besar (Ujian Akhir Semester)

“Perencanaan SDM (HRIS)”

Dosen Pengampu :

Disusun Oleh

1. HABIB BRAMASTIA WADI 191400005

2. APRIA MAHENDRA 191400008

3. PUJA ANGELIA 191400016

YAYASAN AMAL BAKTI MUKMIN PADANG

SEKOLAH TINGGI MANAGEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK INDONESIA
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
PADANG
2021/2022
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr.wb

Segala puji dan syukur atas kehadiran Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan
karunia-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas besar (UAS) makalah Perencanaan
SDM (HRIS).

Penulis mengucapkan terimakasih kepada seluruh pihak yang telah membantu dalam
pembuatan makalah ini sehingga makalah ini selesai tepat waktu. Penulis juga menyadari
bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis
mengharapkan kritik dan saran demi kesempurnaan makalah yang penulis buat. Penulis
mengharapkan agar makalah ini bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak serta bagi
pengembangan ilmu pengetahuan selanjutnya.
DAFTAR ISI
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang 

Teknologi informasi sudah menimbulkan efek yang baik untuk mendorong percepatan
di berbagai bidang. Universitas Rahmatan Lil’alamin (URL) merupakan salah satu perguruan
tinggi swasta di Indonesia yang saat ini memiliki visi yaitu menjadi universitas berstandar
internasional berbasis teknologi informasi tahun 2025 dalam menjalankan Universitas
Rahmatan Lil’alamin perguruan tinggi sejak tahun 1994 telah memanfaatkan teknologi
informasi seperti sistem informasi akademik baik secara offline maupun online. Dampak dari
pemanfaatan ini telah terciptanya kecepatan informasi dan integrasi data antar civitas
akademik mulai dari mahasiswa, dosen, administrasi, sampai ke level manajemen yaitu ketua
program studi, dekan, wakil rektor, dan rektor. Namun untuk Instrumen Standar 4 Akreditasi
Perguruan Tinggi yang mengungkapkan bahwa Perguruan tinggi harus mempunyai sistem
pengelolaan sumberdaya manusia yang lengkap sesuai dengan kebutuhan perencanaan dan
pengembangan, UBD belum memanfaatkan teknologi informasi untuk pengolahan data SDM
dan penunjang lainnya sehingga belum dapat terintegrasi dengan baik. Sumberdaya manusia
perguruan tinggi yang dimaksud meliputi dosen, pustakawan, laboran, teknisi, tenaga
administrasi, dan tenaga pendukung yang bertanggung jawab atas pencapaian sasaran mutu
keseluruhan program Rahmatan Lil’alamin perguruan tinggi.
Pengolahan data SDM UBD dilaksanakan oleh Bagian TU/Personalia dimana data
yang diolah adalah rekam jejak kinerja akademik dosen dan kinerja tenaga kependidikan
meliputi data sertifikasi dosen, data pendidikan dan pelatihan, data seminar ilmiah/
lokakarya/ penataran/ workshop, sk pengajaran, serta data surat tugas untuk kegiatan tertentu
seperti surat tugas belajar, surat tugas pelatihan dan lain sebagainya. Data-data ini sangatlah
dibutuhkan terhadap administrasi pengembangan universitas dalam rangka pemantauan dan
keberhasilan maupun sebagai ukuran kinerja karyawan dan dosen. Pada prosesnya data-data
tersebut pada saat dibutuhkan dengan informasi tertentu misalnya statistik dosen dan
karyawan, rekap penelitian/seminar ilmiah/lokakarya/penataran/workshop harus dilakukan
secara manual, disamping itu juga bagian ini sulit memantau masa surat keterangan (SK) bagi
dosen atau karyawan untuk proses pengangkatan lebih lanjut padahal dengan dukungan
teknologi informasi proses pengambilan keputusan dapat diberikan secara cepat, tepat dan
akurat. Dengan informasi yang demikian, pimpinan dapat gambaran yang komplek dan
spesifik dari suatu keputusan yang akan dirumuskan. Keputusan pun akan efisien dari aspek
waktu karena data dapat diakses secara instan.
Selain hal-hal di atas, data-data ini tersedia dalam bentuk arsip kertas yang disimpan
ke dalam lemari arsip. Dampak dari pelaksanaan ini, penyediaan laporan sangat lambat,
butuh perekapan secara berulang-ulang karena data tidak dapat diakses secara instan. Dari
proses penelitian juga Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (LPPM) UBD
merasa kesulitan mengumpulkan data penelitian dosen dan hasil penelitian ini juga ada
kaitannya dengan pelaporan Evaluasi Program Studi Berbasis Evaluasi Diri (EPSBED)
tentang transaksi publikasi dosen.
Salah satu sistem informasi terpenting pada universitas selain sistem informasi
akademik adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resources
Information System (SISDM/HRIS). Human Resources Information System (HRIS) adalah
program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM
di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan
Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Dan
menurut kesimpulan Rosidi (2007:10) dengan teknologi komputer memungkinkan organisasi
mengkombinasikan data dan informasinya dalam lokasi-lokasi pusat secara efisien yang
dinamakan database, dan kemudian membuatnya tersedia untuk penggunaan oleh orang lain
tanpa melihat lokasinya, dan ketika database ini mengandung data dan informasi untuk
mengatur sumber daya manusia, maka hal ini yang dinamakan sistem informasi sumber daya
manusia (HRIS).
Oleh karena itu dengan sistem informasi ini diharapkan dapat mengorganisir
tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM serta dapat mendukung pengambilan keputusan
dengan penyediaan informasi melalui media teknologi informasi secara cepat, tepat, akurat,
dan terintegrasi.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka dirumuskan masalah dalam menjadikan
sebuah Universitas sebagai berikut:
a. Bagaimana cara menjadikan Rahmatan Lil’alamin menjadi sebuah Universitas yang
mendukung semua sistem pembelajaran?
b. Bagaimana menyediakan sebuah aplikasi untuk menjadikan semua data sistem yang
tidak manual?
c. Bagaimana merancang sebuah sistem yang lengkap?
1.3 Tujuan Penelitian
Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan, maka dapat diketahui tujuan penelitian
ini yaitu:
a. Merancang sistem yang dapat mendukung semua sistem pembelajaran.
b. Menyediakan dan membuat sebuah aplikasi untuk menjadikan data sistem yang
online.
c. Merancang sistem yang lebih efektif dan efisien.
 BAB 2

PERENCANAAN (PLANNING)

2.1 Pembentukan dan pembagian tugas tim pengembangan

 Apria Mahendra:

Bab 1, Bab 2 dan Bab 5

 Puja Angelia:

Bab 3

3.1 Analisa masalah dan resiko system yang seang berjalan

3.2 Analisa kebutuhan system

3.3 Analisa user / actor

3.4 Analisa teknologi

3.5.1 Kebutuhan Hardaware

3.5.2 Kebutuhan Software

 Habib Bramastia Wadi

Bab 5

4.1 Perancangan system baru

4.2 Rancangan Database

4.3 Rancangan Interface

2.2 Identifikasi masalah

Berdasarkan diskusi yang dilakukan, dapat diidentifikasi masalah, diantaranya sebagai

berikut:
1. Untuk miningkatkan menjadi perguruan tinggi terlebih dahulu meningkatkan
pengelolaan sumber daya manusia yang lengkap.
2. Dalam sistem lama masih menggunakan sistem informasi biasa.
3. Data-data seperti statistik dosen dan karyawan masih menggunakan rekap penelitian
yang dilakukan secara manual.
 4. Untuk penyediaan laporan dalam perekapan terjadi berulang-ulang karena data
dikerjakan manual.

2.3 Mendefenisikan tujuan dan ruang lingkup pengembangan

Metode ini merupakan metode penelitian yang bertujuan dan ruang lingkup untuk
mengembangkan keterampilan-keterampilan baru atau cara pendekatan baru dan untuk
memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia kerja atau dunia aktual lainnya.
Metode analisis yang digunakan pada penelitian ini adalah metode Object Oriented Analysis
(OOA) yaitu pemodelan use-case dan pemodelan struktur. Sedangkan metode perancangan
yang digunakan yaitu perancangan sistem dan perancangan rinci, yang meliputi perancangan
objek. Sebagai alat yang digunakan untuk mengukur implementasi sistem yang dibangun
menggunakan metode kuisioner. Validitas yang dipergunakan dalam alat ukur penelitian ini
adalah validitas isi (content validity) yaitu bahwa butir-butir pertanyaan disusun sesuai
dengan definisi dari variabel-variabel yang akan diukur.
 BAB 3

ANALISIS

3.1 Analisis masalah dan risiko sistem yang sedang berjalan

Berdasarkan hasil analisis studi kasus dapat dilihat bahwa masalah yang terdapat pada
Universitas Rahmatan Lil’alamin (URL) yaitu belum diterapkannya teknologi informasi
untuk pengolahan data SDM dan penunjang lainnya sehingga belum dapat terintegrasi
dengan baik.SDM perguruan tinggi yang dimaksud meliputi dosen, pustakawan, laboran,
teknisi, tenaga administrasi, dan tenaga pendukung.Tidak hanya itu pengolahan data SDM
yang dilakukan TU (Personalia) dimana data yang diolah adalah rekam jejak kinerja
akademik dosen dan kinerja karyawan meliputi data sertifikasi dosen, data pendidikan dan
pelatihan, data seminar ilmiah/workshop/pelatihan, SK pengajaran, serta data surat tugas
untuk kegiatan tertentu seperti surat tugas belajar, surat tugas pelatihan dan lain
sebagainya,namun jika data-data tersebut dibutuhkan maka pihak Personalia harus
melakukannya secara manual.Kemudian dengan tidak adanya teknologi informasi membuat
pihak TU (Personalia) kesulitan memantau masa SK dosen atau karyawan sehingga pimpinan
tidak mendapatkan gambaran yang komplek untuk pengambilan keputusan padahal dengan
dukungan teknologi informasi proses pengambilan keputusan dapat diberikan secara cepat,
tepat dan akurat dan keputusan pun akan efisien dari aspek waktu karena data dapat diakses
secara instan. Selain beberapa kendala diatas pihak URL khususnya TU (Personalia) belum
memiliki Database untuk menyimpan arsip data pendidikan (perkuliahan),penelitian,
pengabdian, pelatihan, dan data pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja serta
pengambilan cuti,semua data-data tersebut masih disimpan dalam bentuk kertas yang
disimpan ke dalam lemari arsip.

Adapun resiko dari sistem yang sedang berjalan yaitu lambatnya pengelolaan data-
data SDM URL karena semua data-data SDM yang ada dikelola secara manual oleh TU
(personalia) kemudian belum adanya Database sehingga data-data yang dikelola masih
berupa arsip kertas yang disimpan kedalam lemari arsip. Jika data-data tersebut masih
dikelola secara manual maka akan sangat beresiko dimana data-data tersebut akan mudah
untuk tercecer dan hilang, jika semua data-data dari beberapa pihak tersebut dikelola secara
terkomputerisasi yang tersimpan langsung kedalam database maka data-data tersebut akan
lebih aman dari hal-hal yang merugikan.
3.2 Analisis kebutuhan sistem (solusi masalah)

Adapun solusi dari masalah yang terdapat pada studi kasus tersebu adalah dilakukan
perubahan terhadap sistem yang sedang berjalan sekarang,sistem yang masih bekerja secara
manual akan digantikan dengan teknologi informasi berupa sistem informasi pengolahan data
sumber daya manusia (HRIS),dimana semua data-data dikelola secara terkomputerisasi dan
disimpan ke dalam database, maka dengan sistem baru ini data-data akan lebih cepat dikelola
dan menjadi lebih aman karena tersimpan didalam database.Aplikasi/sistem ini nantinya akan
mempermudah kerja TU (personalia) dalam mengolah data-data yang terdapat di URL.Maka
dengan data yang sudah terkelola dengan baik pihak-pihak yang membutuhkan informasi
akan mendapatkan informasi yang lebih cepat dan efisien karena informasi yang mereka
butuhkan dapat diakses secara instan.

3.3 Analisis user/aktor (mendefinisikan user/aktor yang terlibat dalam sistem baru)

Berdasarkan studi kasus tersebut dapat dilihat aktor atau user apa saja yang akan
terlibat dalam sistem baru yang akan dikembangkan, aktor tersebut antara lain TU
(personalia), dosen, LPPM, pimpinan (wakil rektor, dekan, ketua prodi).Masing-masing aktor
tersebut memiliki kebutuhan sistem yang berbeda.

a. TU (personalia), kebutuhan sistem:

 adanya proses penyimpanan data perekrutan yang meliputi proses pendataan

pelamar,wawancara, dan, psikologi

 adanya informasi tentang statistik dosen dan karyawan meliputi statistik

berdasarkan pendidikan ,jenis kelamin, golongan ,jabatan akademik, prodi,
ikatan kerja, dan status kondisi bekerja.

 informasi KTP dosen dan karyawan pada masa berlakunnya dapat secara
mudah diketahui dan data kopinya dapat diperolah dengan cepat.

 informasi dosen dan karyawan yang mengambil cuti

 informasi no.telp dosen an karyawan yg update

 informasi dosen yang belum memiliki NIDN

 informasi dosen yang sudah memiliki sertifikasi dosen

  informasi peringatan SK habis masa berlaku

 adanya proses pendataan mutasi yg jelas dan informasi yg tepat

 data dan informasi tri darma perguruan tinggi meliputi pendidikan,pengajaran,

dan pelatihan dosen

 informasi riwayat hidup dosen dan karyawan

b. Dosen,kebutuhan sistem:

 dapat mengakomodir data-data pribadi dan data keluarga

 dapat mengakomodir data-data tri darma perguruan tinggi meliputi

pendidikan,pengajaran, penelitian, pengabdian, dan unsur penunjang sehingga
dapat dijadikan sebagai database dalam penyusunan penetapan angka kredit
dosen (jenjang jabatan akademik).

c. LPPM, kebutuhan sistem:

 dapat menginventarisir dan mengakomodir data-data pendidikan dan

pengabdian

d. Pimpinan (Wakil Rektor,Dekan,Ketua Prodi), kebutuhan sistem:

 informasi riwayat dosen dan kayawan

 informasi daftar penelitian dosen

 informasi dosen yang memiliki sertifikasi dosen

 informasi dosen dan karyawan yg mengambil cuti baik cuti tahunan,

melahirkan, pernikahan, dan cuti studi.

 informasi statistik dosen meliputi data berdasarkan pendidikan, golongan,

jenis kelamin, jenjang jabatan akademik, status kerja (tenaga pengajar, balon,
calon dan dosen tetap).

 informasi statistik akademik

 informasi pelamar kerja

  informasi wawancara dan psikologi.

3.4 Analisis teknologi (mendefinisikan teknologi yang dibutuhkan sistem baru)

Berdasarkan studi kasus tersebut teknologi yang dibutuhkan oleh URL yaitu Sistem
Informasi Sunber Daya Manusia (HRIS) dengan menggunakan teknologi informasi berupa
HRIS ini akan membuat pengelolaan data-data SDM tersebut menjadi lebih terkomputerisasi
yang langsung tersimpan ke dalam database, ada banyak keuntungan yang didapatkan dari
penggunaan software HRIS ini diantaranya HRIS mengelola dan menjalankan sistem
administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen
data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam
penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA,
Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja,
Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor
Lingkungan.Dengan adanya HRIS informasi akan lebih cepat di dapat karena data bisa
diakses secara instan.

3.4.1 Kebutuhan hardware

Adapun hardware yang dibutuhkan yaitu:

1. Personal computer
Personal Computer atau PC merupakan perangkat utama dalam suatu jaringan
computer. PC inilah yang akan bekarja mengirim dan mengakses data dalam
jaringan.

2. NIC / LAN CARD

NIC merupakan port yang menghubungkan computer dengan jaringan. Port atau card
ini bergabung di dalam PC yang menempel pada Main Board. Berdasarkan tipe bus,
ada beberapa tipe NIC atau Network Card, yaitu ISA dan PCI.

3. Kabel jaringan- Kabel Coaxial

Tampilan fisik terdiri dari kawat tembaga sebagai inti yang dilapisi oleh isolator. -
Fiber Optik Terbuat dari serat kaca dengan teknologi canggih dan mempunyai
kecepatan transfer data yang lebih cepat. - Twisted Pair Terdiri dari beberapa kabel
 yang saling melilit. Ada dua jenis kabel Twisted Pair. Shielded Twisted Pair (STP)
dan Unshielded Twisted Pair (UTP).

4. Konektor RJ45
Sebagai saran penghubung antar kabel dengan colokan NIC.

5. Hub/Switch
Hub adalah alat yang digunakan untuk menghubungkan antar komputer dan perlatan
lain dalam jaringan. Fungsi hub yaitu untuk mengarahkan informasi dalam jaringan
sehingga sampai ke tujuan.Namun untuk mendapatkan kualitas transformasi data
yang baik dapat digunakan switch untuk menggantikan hub. Hub dan switch
memiliki persamaan fungsi untuk mengarahkan informasi dalam jaringan. Namun
switch memiliki nilai lebih dibandingkan hub.

6. Modem
Modem atau Modul the Modulator adalah peralatan jaringan yang digunakan untuk
terhubung ke jaringan internet menggunakan kabel telpon.Dengan kata lain, modem
adalah alat yang bertugas untuk mengubah data dari bentuk digital ke analog dan
sebaliknya yang bisa dipahami oleh kita.

7. Bridge
Bridge adalah peralatan yang digunakan untuk memperluas atau memecah
jaringan. Bridge berfungsi untuk menghubungkan dan menggabungkan media
jaringan yang tidak sama.

8. Router
Router memiliki kemampuan melewatkan paket IP dari satu jaringan yang berbeda ke
jaringan lain yang bukan susunan atau jaringan yang mungkin memiliki banyak jalur
diantara keduanya.Router berfungsi sebagai penghubung antar dua atau lebih jaringan
untuk meneruskan data dari satu jaringan ke jaringan lainnya.
9. Repeater
Repeater berguna untuk memperkuat sinyal dengan cara menerima sinyal dari suatu
segmen kabel LAN lalu memancarkan kembali dengan kekuatan yang sama dengan
sinyal asli pada segmen kabel lain.

3.4.2 Kebutuhan software

Adapun software yang dibutuhkan URL adalah Software HRIS, penggunaan

Software HRIS dapat mempermudahkan URL dalam melakukan berbagai kegiatan
pengolahan data-data SDM di URL.Dengan menggunakan HRIS data menjadi lebih
mudah dikelola dan lebih cepat untuk di akses, sehingga apabila ada pihak yang
memerlukan informasi tentang SDM URL maka informasi akan cepat tersedia tanpa
memakan waktu yang lama.
 BAB 4

PERANCANGAN (DESIGN)

4.1 rancangan context diagram

4.2 Rancangan databse ERD

4.3 Rancangan Interface

 BAB 5

PENUTUP