RAPAT AKBAR 5

Setelah beberapa diskusi panjang, ditentukan:

❖ Gepetra akan dilaksanakan secara ONLINE
❖ Nyadan akan berkurang dari 500rb jadi 400rb. Akhir April ini 250rb tetap harus terkumpul.
Penentuannya tidak dilakukan secara sepihak, sudah berdiskusi sama para guru yang
bersangkutan juga. Beberapa alasan gepetra berjalan online:
❖ Kalau ingin tetap berjalan offline, kapasitasnya tidak akan maksimal
❖ Dana terbilang kurang jika ingin tetap offline
❖ Adanya pembatasan protokol kesehatan (maks. acara pagelaran seni hanya 25% dari
kapasitas sebenarnya. Contoh kapasitas 2800, jadi 700 orang saja sudah termasuk panitia,
artis, dll)
❖ Sesuai arahan pembina OSIS dan acara, lebih baik dijalankan secara online

CUP
• Beberapa koor lomba sudah menetapkan sk online
• Untuk online, lomba ada yang diubah:
o Futsal dan Basket ditiadakan
o Catur, PUBG, Paduan Suara dan Short Movie ditambahkan
o Kilau juga ditiadakan (PBB dalam bentuk online bisa take video berkali-kali)
o Lomba diubah jadi online (Saman)
• Pendaftaran pakai linktree (1 link jadi banyak cabang untuk mendaftar)
• Bultang tetap dapat dilaksanakan karena tidak memerlukan kontak dengan banyak orang.
Di GOR juga akan tetap mentaati prokes. H-3 akan ada tes rapid untuk tiap pemain.
Rencananya akan beli alat rapid dan sewa petugasnya.

SEMINAR
• Sudah memiliki kandidat untuk narasumber dan sudah dikontak. Salah satunya itu Oi
(@oi.93) tarif nya diangka 1,5jt dan portofolionya bagus.
• Masih merancang teknis kedatangan panitia (shift-shiftnya)

PAGELARAN SENI
• Sudah ada studio yang fix (Bali United)
• Ada 3 GS (wishlist = Ardhito, Juicy Luci, dan Ashira)
PS : Setelah melalui perhitungan dana, Petrus ternyata terlalu mahal jadi diganti Ashira.

SEKRETARIS
• Proposal perizinan dan donatur online sudah selesai dan tinggal menunggu acc
 • Proposal sponsor masih belum lengkap, tinggal anggaran, wishlist tinggal 1, dan fix in
kontapretasi
• Agenda online sedang dalam tahap pengerjaan
• Akan menyatukan sk online
Karena acara sudah fix berjalan online, ada beberapa panitia yang dipindahtugaskan:
o Arwen Ramadhani ke DOKUMENTASI
o Fajar Dynu ke HUMAS
o Dinda Nabila ke PADUAN SUARA
o Ayu Dwi ke PADUAN SUARA
o Raphael Xaverius ke SHORT MOVIE
o Marisa ke SHORT MOVIE
o Galang Kenda ke CATUR
o Akmal Ghani ke CATUR
o Gregorius Haposan ke KEAMANAN
o Diva Olga ke ACARA
o Bintang Saputra ke GRAFIS
o Ramizah Atikah ke PAMERAN

BENDAHARA
• Total uang kas 44.081.000
PS : Jangan lupa bayar. Targetnya April akhir harus 250rb. Yang nyicil baru 68 orang

ACARA
• Sudah follow up RD mengenai guest star untuk menyesuaikan rd yang sudah ada. (ada
perubahan, jadi revisi lagi)
• Sudah revisi RD, ada beberapa perubahan susunan acara (ada sisa slot waktu kosong, akan
di isi sama acara/kegiatan baru seperti, video wawancara tentang kebudayaandan video
kesan pesan dari kepsek, pembina, panit, dll)
• Sudah membagikan tugas anak acara di bulan April
• Sudah berkoordinasi dengan humas dan sponsor terkait data tentang adlipse jingle media
partner sama sponsor (akan di follow up lagi)
• Agenda online masih on progress
• Akan berkoordinasi dengan sie konsumsi mengenai waktu pembagian konsumsi (agar
dimasukkan ke RD)

HUMAS
• Sudah mendata 44 media partner dan sudah dihubungi sekitar 23 kontak
 • 3 media partner sedang di follow up (penuhi syarat dan tinggal menunggu MoU yang akan
dibuat bersama sekretaris)
• Sudah rapat untuk gambaran caption dan sudah membuat caption tahap 1 (awal post-
teaser)
• Sudah membagi tugas humas untuk pj lomba online (untuk cp, hadiah dll)
• Untuk konveksi akan bekerja sama dengan sie bazaae (Mei akan survey konveksi)
• Akan bahas konten instagram

KEAMANAN
• Sudah mensurvey beberapa spesifikasi walkie talkie yang dibutuhkan (Baofeng 888s HT)
• Harga total 2.900.000 (beli di antara pasar glodok atau beli online)
PS : Sie transportasi yang pernah ke pasar glodok tolong hubungi koor keamanan.

KONSUMSI
• Sedang mendiskusikan pembagian tugas online
• Akan berdiskusi dengan sie acara tentang jadwal pembagian konsumsi

GRAFIS
• Sudah mulai membuat poster Lastra dan poster lomba-lombanya (belum final)
• Sudah rapat bersama korum dan humas buat desain feeds Instagram (sketsa dan
gambarannya)
• Kedepannya akan merevisi poster-poster dan menyelesaikan proposal sponsor online

PEERLENGKAPAN
• Ada perubahan pembagian tugas
o Salma : Kesehatan dan Saman
o Iman : Ticketing dan Catur
o Raganata : PJ ML
o Zihan : PJ Band
o Javanka : Sekretaris
o Annisa : Dokumentasi dan Konsumsi
o Sultan Fahri : PJ Paduan Suara
o Iqbal : Acara
o Gibran : PJ PUBG
o Zikri : Grafis
o Yobel : Dekorasi
o Ryazka : Pameran dan Sponsor
o Alif : LO dan Bultang
o Sultan Said : PJ Short Movie
 • Sudah menyelesaikan agenda online

DOKUMENTASI
• Baru menyelasaikan teaser 1
• Ada kritik saran dan udah direvisi
• Akan pembuatan teaser 2

DEKORASI
• Sudah membuat agenda online

PAMERAN
• Sudah membuat agenda online
• Sedang membuat latar virtual exhibition di artsteps
• Sudah mencoba fitur yang ada dan sudah memasukkan contoh lukisan beserta narasinya
• Sudah merencanakan dengan sie dokum untuk bikin video di sekolah
• Akan menentukan director untuk project tersebut

BAZAAR
• Sudah gmeet tiap bulan
• Ada beberapa yang dikasih tugas mengontak toko toko
• MoU sudah jadi secara kasar (karena tiap konveksi beda-beda)
• Sudah mendesain kasar beberapa merchandise, masker, totebag, string bag dan akan di
modif lagi sama sie grafis

SPONSOR
• Sudah bagi tugas buat cari kontak yang baru, untuk dikontak bulan depan. Karena akan
rekontak lagi dengan konsep yang sudah matang
• Sudah menyiapkan shift datangnya
• Sudah membahas kontrapretasi online

LO
• Untuk seminar TOR sudah jadi, sudah bilang ke narasumber juga dan sudah di respon
• Sudah ngelist beberapa yang masuk wishlist
• Untuk pagelaran seni, detail fee GS sudah lengkap selain Ashira
• Setelah studio di book, akan mem follow up ulang dan mendata keperluan yang
dibutuhkan
• MoU sudah jadi dan sudah di revisi

DANA USAHA
 • Akan rapat dalam waktu dekat untuk Menyusun agenda online
• Akan mempertegas target selanjutnya

TICKETING
• Konsepnya akan diberi google form, dan untuk beberapa orang yang beruntung bisa
nonton narasumber nya secara live zoom dan bisa nanya langsung ke narasumbernya.
• Untuk pagelaran seni, akan dipilih beberapa orang beruntung lewat google form dan bisa
nonton live bareng GS nya.

KESEHATAN
• Sudah bikin agenda online
• Sudah rapat buat tes covid (akan cari tau lagi sekaligus kontakin pihaknya)
• Kan pakai test rapid (akurat dan ga terlalu mahal), untuk petugasnya masih cari informasi
terlebih dahulu.

TRANSPORTASI
• Kemarin ada yang minta transportasi untuk mengantar survey minggu depan

PJ LOMBA SAMAN
• Ada revisi di pembagian tugas
• Akan membuat sk dan agenda
• Sudah ada target juri (3 orang)
• Ada revisi anggaran (dari 7 pemenang jadi 9 pemenang)
• Pemasukannya akan ditambah

PJ LOMBA ML
• Sudah buat agenda
• Sudah menyelesaikan sk lomba
• Akan meminta setiap peserta untuk zoom buat mengawasi peserta dan menghindari
kecurangan

PJ BAND
• Sudah buat sk online
• Sudah fix in anggaran online (registrasi jadi 120rb)
• Sudah buat kriteria penilaian secara umum
• Sudah mulai list sekolah

PJ BULU TANGKIS
• Sudah berdiskusi untuk list sekolah (kurang lebih 22 sekolah)
 • Akan ada test covid pakai test rapid (berkolaborasi dengan sie kesehatan
• Sk sudah selesai
• Harga registrasi masih didiskusikan
• Registrasi fix pakai 2 gelombang (gelombang 1, 12 tunggal 12 ganda dan gelombang 2, 20
tunggal 20 ganda)
Kendala : belum menemukan wasit

PJ PUBG
• Sudah menyusun agenda
• Sudah me list sekolah yang akan diajak
• Akan membicarakan teknis lomba bersama PJ e-sports

PJ CATUR
• Sudah buat sk dan agenda online

PJ SHORT MOVIE
• Sudah menyiapkan sk lomba, teknis lomba, rd, anggaran, juri, dan hadiah
• Sudah membuat agenda online

PJ PADUAN SUARA
• Sudah revisi sk
• Sudah membuat agenda online

TAMBAHAN
THEO : Setelah rapat ini, kemungkinan kita akan mulai kerja dilapangan biar tidak
berbicara tentang konsep terus menerus. Diakhir bulan kita akan mulai post feeds instagram.
Jangan lupa follow dan repost.
RAIHAN : Setelah evaluasi, sie sudah mulai berkembang. Jangan patah semangat karena
gepetra berjalan secara online.
PAK LUTHFI :

• Kalau bisa, saat mendekati MPLS progress Gepetra udah 80%-90%

• Gepetra itu bareng bareng, jadi jangan hanya mengerjakan apa yang ditugaskan. kalau
merasa bisa bantu ya bantu
• Sistem kerja harus diubah lagi
• Kalau jadi panitia hanya berkontribusi menghadiri rapat aja itu gaada manfaatnya, jangan
merasa aktif dengan hanya menghadiri rapat saja
• Jangan bekerja sendiri-sendiri dan cuek aja sama yang lain
 • Untuk yang belum kerja bantuin temen temennya yang udah kerja, biar semuanya kerja
dari sebelum hari-H sampai hari H biar gaada panitia yang gabut
• Acara jam 9 malam udah clear, paling lambat jam setengah 10
• Bulan depan nanti rapat lagi untuk mengecek perkembangan dari rapat hari ini
• Sekali lagi jangan gunakan kepanitiaan gepetra hanya untuk 'numpang nama' atau update
status doang tapi berkontribusilah buat gepetra sekecil apapun itu. Tawarkanlah bantuan
jika bisa membantu
Pertanyaan
Pak Lutfi : Teknis closingnya ini nanti gimana?
Danendra : Ada beberapa penampilan-penampilan ekskul yang pre-record dulu, namun
untuk guest star ditampilkan secara live. Untuk narasumber nanti secara zoom meeting dan nanti
akan ditampilkan lagi di live stream jadi webinar gitu
Pak Lutfi : Untuk sambutan bagaimana
Danendra : Untuk sambutan belum dipikirkan lebih lanjut
Pak Lutfi : Untuk broadcast bagaimana? pakai pihak ke 3 atau kita sendiri?
Danendra : Untuk itu kita juga cari jasa livestream karena tidak memungkinkan untuk kita
sendiri.
Nayla : Kalau dari bapak sendiri sistem ticketingnya lebih baik seperti apa?
Pak Lutfi : Saya nyaranin VIP sebenarnya untuk income aja biar ticketing tetep ada income
jadi dibikin VIP tapi kalau ga bikin juga ga masalah

PAK SAIFUL : Untuk setiap progress tiap sie tolong diperhatikan dengan seksama. Ini acara
besar pertama yang dilakukan secara online, maka mungkin kita akan menghadapi berbagai
masalah. Ayo lakukan yang terbaik supaya acara ini walaupun berjalan secara online, tidak
berjalan secara cuma-cuma.