Anda di halaman 1dari 55

DASAR – DASAR

KOMUNIKASI KANTOR

1.     Pengertian Komunikasi


a.     Pengertian Komunikasi
Pengertian komunikasi berdasarkan beberapa sumber sebagai berikut :
1. Menurut Kamus
Menurut kamus umum bahasa Indonesia komunikasi berarti hubungan
2. Menurut Ensiklopedia
Menurut ensiklopedia pengertian komunikasi adalah penyelenggara tata
hubungan kegiatan menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain.
3. Menurut Astrid Susanto
Astrid Susanto dalam bukunya yang berjudul “Komunikasi dalam teori dan
praktek” menyebutkan bahwa komunikasi adalah proses pengoperan lambang-
lambang yang mengandung arti, lambang adalah sesuatu hal yang mengandung
arti tertentu.
4. Pengertian Komunikasi Antar Manusia
Komunikasi antar manusia adalah penyampaian suatu pesan dari seseorang
yang ditujukan kepada orang lain baik secara langsung atau menggunakan
media.
Dari beberapa pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa :
1.     Dalam komunikasi terjadi penyampaian pesan.
2.     Penyampaian tersebut merupakan suatu proses.
3.     Penyampaian tersebut menggunakan lambang dan media.
Dengan kesimpulan tersebut di atas dapat dirumuskan bahwa ”komunikasi adalah
proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan melalui suatu
saluran/media untuk mencapai tujuan/hasil”.

b.      Komponen Komunikasi


Menurut kamus umum bahasa Indonesia karangan Poerwadarminta, komponen
adalah bagian yang berperan dalam proses komunikasi.
Dalam proses komunikasi pihak ada 5 komponen yaitu :
1. Komunikator
Komunikator adalah pihak yang menyampaikan pesan pada pelaksanaannya
dapat dilakukan oleh perseorangan atau kelompok.
2. Pesan
Pesan adalah rangsang yang dipancarkan dari komunikator kepada
komunikan. Pesan dapat berupa kata-kata (verbal) misalnya : pujian, caci-

1|Page Materi ajar Korespondensi X OTKP SMK TARUNA


maki, berita. Pesan juga dapat berupa bukan kata-kata (non verbal)
misalnya : body language (bahasa isyarat), suara, warna, dan sebagainya.
3. Komunikan
Komunikan adalah pihak yang menerima pesan.
4. Saluran/Media
Yaitu alat yang menghubungkan komunikator dengan komunikan. Misalnya :
TV, Radio, Telepon, Surat, Koran, Majalah, dan sebagainya.
5. Tujuan/Hasil
Yaitu adanya perubahan tingkah laku pada komunikan. Tingkah laku tersebut
dapat berupa pengetahuan, sikap dan perbuatan.

KESIMPULAN
Dari pembahasan tersebut diatas, dapatlah disimpulkan bahwa :
Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dari komunikator
kepada komunikan melalui suatu saluran/media untuk mencapai tujuan/hasil .
Komponen komunikasi terdiri dari :
        1. Komunikator 4. Komunikan
        2. Pesanan 5. Tujuan/hasil
        3. Komunikan

2.     Proses Komunikasi


a.    Bagan Proses Komunikasi

KOMUNIKATOR PESAN MEDIA KOMUNIKAN

UMPAN BALIK / FEED BACK

2|Page Materi ajar Korespondensi X OTKP SMK TARUNA


b.    Penjelasan Proses Komunikasi

Pihak Komunikator
Proses komunikasi diawali dari pihak komunikator. Komunikator memilih
ide/gagasan yang kemudian dirumuskan dengan hati-hati dan dengan bahasa yang
mudah dimengerti. Ide/gagasan yang telah dirumuskan tersebut dinamakan
pesan/berita. Setelah pesan sudah siap komunikator memilih media yang sesuai
dengan pesan tersebut sehingga komunikasi bias efektif. Langkah selanjutnya
komunikator menjalankan tugasnya yaitu menyampaikan pesan kepada komunikan.
 
Pihak Komunikan
Setelah proses penyampaian pesan dari komunikator, maka dilanjutkan dengan
proses penerimaan pesan oleh dari komunikan, prosesnya komunikan menerima
pesan/berita dari komunikator dengan jelas, tegap, dan hati-hati, sehingga seluruh
pesan dapat diterima dengan lengkap dan komunikan wajib memberikan
balikan/respon kepada komunikator.
 
Respon/Tanggapan
Respon adalah umpan balik/tanggapan dari komunikan kepada komunikator.
Ada beberapa jenis umpan balik yaitu :
1. Umpan Balik/tanggapan kosong (zero feed back)
Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan kepada
komunikator, tetapi isi dari umpan balik/tanggapan tersebut tidak dapat
dimengerti olek komunikator. Umpan balik/tanggapan semacam ini dapat
terjadi karena ada penggunaan istilah bahasa yang tidak sepaham.

2. Umpan Balik/tanggapan positif (positive feed back)


Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan kepada
komunikator dan isi baliknya/tanggapan dapat dimengerti oleh komunikator.
3. Umpan Balik/tanggapn negatif (negative feed back)
Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan olek komunikan kepada
komunikator, tetapi isi dari balikan/tanggapan tersebut sifatnya
merugikan/memojokkan komunikator.

4. Umpan Balik/tanggapan netral


Yaitu umpan balik/tanggapan yang diberikan oleh komunikan kepada
komunikator dan isi dari balikan/tanggapan tersebut sifatnya netral dalam arti
tidak mendukung juga tidak menentang.
Pada prinsipnya berhasil atau gagalnya suatu komunikasi ditentukan oleh
faktor-faktor sebagai berikut :

a. Faktor pendukung keberhasilan komunikasi


3|Page Materi ajar Korespondensi X OTKP SMK TARUNA
1. Kepandaian komunikator dan komunikan
2. Sikap yang baik dari komunikator dan komunikan
3. Keadaan lahiriah/fisik yang baik dari komunikator dan komunikan
4. Kesamaan system social (ekonomi-budaya) dari komunikator dan
komunikan.

b. Faktor penghambat komunikasi


1. Komunikator dan komunikan tidak memiliki pengetahuan yang luas.
2. Bahasa yang dipergunakan kurang jelas.
3. Adanya prasangka yang tidak beralasan.
4. Adanya panca indera yang rusak.
5. Adanya alat komunikasi yang rusak.
6. Sikap yang kurang bijaksana.
7. Komunikasi satu arah (tidak ada tanggapan).

3.    Media Komunikasi


a.    Pengertian Media Komunikasi
Media komunikasi terdiri dari dua kata yang setiap kata mempunyai arti sendiri-
sendiri.Media berarti alat Bantu untuk mencapai tujuan. Sedangkan komunikasi
berarti suatu kegiatan untuk menyampaikan pesan atau berita. Bila kedua kata
tersebut kita rangkaikan maka secara umum media komunikasi dapat diartikan
sebagai “suatu alat yang dipergunakan untuk mempermudah dalam
penyampaian informasi atau ide-ide dari seseorang kepada orang lain agar
maksud dan tujuan dapat tercapai dengan baik

b.    Fungsi Media Komunikasi


Secara umum untuk media komunikasi mempunyai fungsi sebagai berikut :
1. Untuk memperjelas informasi yang disampaikan.
2. Untuk mempermudah penyampaian informasi.
3. Untuk mempersingkat waktu untuk menyampaikan suatu informasi.
4. Untuk membangkitkan daya tarik bagi konsumen.

c.     Jenis-Jenis Media Komunikasi


Menurut jenisnya media komunikasi dapat dikelompokkan sebagai berikut :
1. Media Audio/pendengaran, merupakan meadia komunikasi yang
dapat didengar misalnya : Radio, Tape Recorder, Telepon.
Keuntungan menggunakan media audio :
a. Harganya relatif murah.
b. Mudah dibuat dan digunakan.
c. Dapat membangkitkan fantasi pendengaran.

Kelemahannya :
4|Page Materi ajar Korespondensi X OTKP SMK TARUNA
a. Apabila anda salah/kesalahan harus membuat naskah baru.
b. Tidak dapat untuk memperkenalkan hal yang sifatnya ketrampilan.

2. Media Visual/gambar,yaitu media yang dapat dilihat dengan mata.


Misalnya : Surat, Transparansi, Gambar dan lain-lain.
Keuntungannya :
a. Informasi yang disampaikan jelas.
b. Pembuatan dan penggunaanya mudah.
c. Biaya pembuatan murah.

Kelemahannya :
a. Dapat menimbulkan rasa bosan.
b. Diperlukan waktu yang cukup lama untuk memahami gambar.

3. Media Audio Visual


Yaitu suatu media yang dapat dilihat dan didengar.
Misalnya : Televisi, Film bersuara, Pertemuan, Wawancara dan
sebagainya.
Keuntungannya :
a. Informasi yang diterima sesuai dengan kenyataan.
b. Mudah cara penyampaiannya.
Kelemahannya :
a. Memerlukan biaya yang mahal.
b. Memerlukan persiapan yang lama.

Kesimpulan :
Pengertian media adalah :
Suatu yang dipergunakan untuk mempermudah penyampaian informasi atau ide-ide
dari seseorang kepada orang lain agar maksud dan tujuan tercapai dengan baik.
Fungsi media komunikasi :
Untuk memperjelas komunikasi
Untuk mempermudah penyampaian pesan.
Untuk mempersingkat waktu dalam menyampaikan suatu informasi.
Jenis-jenis media komunikasi :
Media audio/pendengaran.
Media visual/penglihatan.
Media audio visual/pandang dengar.

5|Page Materi ajar Korespondensi X OTKP SMK TARUNA


 
4.   Jenis Dan Prinsip-Prinsip Komunikasi
Jenis komunikasi terdiri dari:
1.  Komunikasi verbal dengan kata-kata
Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila
pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah
kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan
bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga
pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang
berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam
berkomunikasi.
d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989),
memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan
stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus
diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam
berkomunikasi.
e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan
jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah
dimengerti.
f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena
berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi,
artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa
yang disampaikan.

2. Komunikasi non verbal disebut dengan bahasa tubuh


Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan
komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.
Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah , Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi,
karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan
mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti
orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan
untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata
juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang
lainnya
c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih
bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti

6|Page Materi ajar Korespondensi X OTKP SMK TARUNA


perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau
simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri
dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya
berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu
ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi.
Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya
sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan .
Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-
ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan
seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk
menghilangkan stress

5.   Prinsip – Prinsip Komunikasi

PRINSIP 1 : Komunikasi Adalah Proses Simbolik


Salah satu kebutuhan pokok manusia , seperti dikatakan Susanne K. Langer,
adalah kebutuhan simbolis atau penggunaan lambang. Manusia memang satu-
satunya hewan yang menggunakan lambang , dan itulah yang membedakan
manusia dengan hewan lainnya. Ernest Cassirer mengatakan bahwa keunggulan
manusia atau mahluk lainnya adalah keistimewaan mereka sebagai animal
symbolicum.
Lambang atau simbol adalah sesuatu yang digunakan untuk menunjukkan
sesuatu lainnya, berdasarkan kesepakatan sekelompok orang. Lambang meliputi
kata-kata (pesan verbal), perilaku non verbal, dan objek yang maknanya disepakati
bersama. Kemampuan manusia menggunakan lambang verbal memungkinkan
perkembangan bahasa dan menangani hubungan antara manusia dan objek (baik
nyata maupun abstrak) tanpa kehadiran manusia atau objek tersebut.
Lambang adalah salah satu kategori tanda. Hubungan antara tanda dengan
objek dapat juga direpresentasikan oleh ikon dan indeks, namun ikon dan indeks
tidak memerlukan kesepakatan. Ikon adalah suatu benda fisik (dua atau tiga
dimensi) yang menyerupai apa yang direpresentasikannya. Representasi ini ditandai
dengan kemiripan misalnya patung Soekarno adalah ikon Soekarno, dan foto Anda
pada KTP Anda adalah ikon Anda.

Berbeda dengan lambang dan ikon, indeks adalah tanda yang secara alamiah
merepresentasikan objek lainnya. Istilah lain yang sering digunakan untuk indeks
adalah sinyal (signal), yang dalam bahasa sehari-hari disebut juga gejala
(symptom). Indeks muncul berdasarkan hubungan antara sebab dan akibat yang
punya kedekatan eksistensi. Misalnya awan gelap adalah indeks hujan akan turun,
7|Page Materi ajar Korespondensi X OTKP SMK TARUNA
sedangkan asap merupakan indeks api. Namun bila asap itu disepakati sebagai
tanda bagi masyarakat untuk berkumpul misalnya, seperti dalam kasus suku primitif,
maka asap menjadi lambang karena maknanya telah disepakati bersama.
Lambang mempunyai beberapa sifat sebagai berikut:
1. Lambang bersifat sebarang, manasuka, atau sewenang-wenang.
2. Lambang pada dasarnya tidak mempunyai makna; kitalah yang memberi
makna pada lambang.
3. Lambang itu bervariasi

PRINSIP 2 : Setiap Perilaku Mempunyai Potensi Komunikasi


Kita tidak dapat berkomunikasi (we cannot communicate). Tidak berarti bahwa
semua perilaku adalah komunikasi. Alih-alih, komunikasi terjadi bila seseorang
memberi makna pada perilaku orang lain atau perilakunya sendiri.
Cobalah Anda minta seseorang untuk tidak berkomunikasi. Amat sulit baginya
untuk berbuat demikian, karena setiap perilakunya punya potensi untuk di tafsirkan.
Kalau ia tersenyum, ia ditafsirkan bahagia; kalau ia cemberut, ia ditafsirkan
ngambek. Bahkan ketika kita berdiam diri sekalipun, ketika kita mengundurkan diri
dari komunikasi dan lalu menyendiri, sebenarnya kita mengomunikasikan banyak
pesan. Orang lain mungkin akan menafsirkan diam kita sebagai malu, segan, ragu-
ragu, tidak setuju, tidak peduli, marah, atau bahkan sebagai malas atau bodoh.
Ketika anda melihat seorang pria yang berdiri di pantai seraya memandang laut
lepas dengan melipat kedua tangan di dada, Anda mungkin punya penafsiran khusus
terhadap orang itu, misalnya bahwa ia orang yang sedang frustasi, kesepian,
romantis, ingin sendirian dan tidak mau diganggu, mencari ilham untuk menulis
puisi, dan sebagainya. Seorang tamu restoran yang makan dengan tidak
mengucapkan sepatah kata pun kepada orang yang ia temui menampilkan perilaku
yang potensial untuk ditafsirkan, misalnya bahwa ia sedang marah, frustasi, patah
hati, sakit gigi atau bisu.

PRINSIP 3 : Komunikasi Punya Dimensi Isi dan Dimensi Hubungan


Dimensi isi disandi secara verbal, sementara dimensi hubungan disandi secara
nonverbal. Dimensi isi menunjukkan muatan (isi) komunikasi, yaitu apa yang
dikatakan. Sedangkan dimensi hubungan menunjukkan bagaimana cara
mengatakannya yang juga mengisyaratkan bagaimana hubungan para komunikasi
itu, dan bagaimana seharusnya pesan itu ditafsirkan.
Dalam komunikasi massa, dimensi isi merujuk pada isi pesan, sedangkan
dimensi hubungan merujuk kepada unsur-unsur lain, termasuk juga jenis saluran
yang digunakan untuk menyampaikan pesan tersebut. Pengaruh suatu berita atau
artikel dalam surat kabar, misalnya, hanya bukan bergantung pada isinya, namun
juga pada siapa, penulisnya, tata letak (lay out)-nya, jenis huruf yang digunakan,
warna tulisan, dan sebagainya.

8|Page Materi ajar Korespondensi X OTKP SMK TARUNA


PRINSIP 4 : Komunikasi Berlangsung dalam Berbagai Tingkat
Kesengajaan
Komunikasi dilakukan dalam berbagai tingkat kesengajaan, dari komunikasi
yang tidak disengaja sama sekali hingga komunikasi yang benar-benar direncanakan
dan disadari. Kesengajaan bukanlah syarat untuk berkomunikasi. Membatasi
komunikasi sebagai proses yang disengaja adalah menganggap komunikasi sebagai
instrumen, seperti dalam persuasi.
Jadi, niat atau kesengajaan bukanlah syarat mutlak bagi seseorang untuk
berkomunikasi. Dalam komunikasi secara antara orang-orang berbeda budaya
ketidaksengajaan berkomunikasi ini lebih relevan lagi untuk diperhatikan. Banyak
kesalahpahaman antarbudaya sebenarnya disebabkan oleh perilaku seseorang yang
tidak disengaja yang dipresepsi, ditafsirkan dan direspons oleh orang dari budaya
lain.

PRINSIP 5 : Komunikas Terjadi dalam Konteks Ruang dan Waktu


Makna pesan juga bergantung pada konteks fisik dan ruang (termasuk iklim,
suhu intensitas cahaya, dan sebagainya), waktu, sosial dan psikologis. Waktu
mempengaruhi makna terhadap suatu pesan. Kunjugan seorang mahasiswa kepada
teman kuliahnya yang wanita pada malam minggu akan dimaknai lain bila
dibandingkan dengan kedatangannya pada malam biasa.
Kehadiran orang lain, sebagai konteks sosial juga akan mempengaruhi orang-
orang yang berkomunikasi. Pengaruh konteks waktu dan konteks sosial terlihat pada
suatu keluarga yang tidak pernah tersenyum atau menyapa siapapun pada hari-hari
biasa, tetapi mendadak menjadi ramah pada hari-hari lebaran. Penghuni rumah
membuka pintu rumah mereka lebar-lebar, dan mempersilahkan tamu untuk
mencicipi makanan dan minuman yang mereka sediakan.
Suasana psikologis peserta komunikasi tidak pelak mempengaruhi juga
suasana komunikasi. Komentar seorang istri mengenai kenaikan harga kebutuhan
rumah tangga dan kurangnya uang belanja akan ditanggapi dengan kepala dingin
oleh suaminya dalam keadaan biasa atau keadaan santai, boleh jadi akan membuat
sang suami berang bila istri menyampaikan komentar tersebut saat suami baru
pulang kerja dan dimarahi habis-habisan oleh atasannya hari itu.

PRINSIP 6 : Komunikasi Melibatkan Prediksi Peserta Komunikasi


Ketika orang-orang berkomunikasi, mereka meramalkan efek perilaku
komunikasi mereka. Dengan kata lain, komunikasi juga terikat oleh aturan atau
tatakrama. Artinya, orang-orang memilih strategi tertentu berdasarkan bagaimana
orang yang menerima pesan akan merespons. Prediksi ini tidak selalu disadari, dan
sering berlangsung cepat. Kita dapat memprediksi perilaku komunikasi orang lain
berdasarkan peran sosialnya.
9|Page Materi ajar Korespondensi X OTKP SMK TARUNA
Prinsip ini mengansumsikan bahwa hingga derajat tertentu ada keteraturan pada
perilaku komunikasi manusia. Dengan kata lain, perilaku manusia, minimal secara
parsial, dapat diramalkan. Kalau semua perilaku manusia itu bersifat acak, selalu
tanpa diduga hidup kita akan sulit.

PRINSIP 7 : Komunikasi Bersifat Sistematik


Terdapat dua sistem dasar dalam transaksi komunikasi, yaitu Sistem Internal
dan Sistem Eksternal. Sistem internal adalah seluruh sistem nilai yang dibawa oleh
individu ketika ia berpartisipasi dalam komunikasim yang ia cerap selama
sosialisasinya dalam berbagai lingkungan sosialnya (keluarga, masyarakat setempat,
kelompok suku, kelompok agama, lembaga pendidikan, kelompok sebaya, tempat
kerja, dan sebagainya). Istilah-istilah lain yang identik dengan sistem internal ini
adalah kerangka rujukan (frame of reference), bidang pengalaman (field of
experience), struktur kognitif (cognitive structure), pola pikir (thinking patterns),
keadaan internal (internal states), atau sikap (attitude). Pendeknya, sistem internal
ini mengandung semua unsur yang membentuk individu yang unik, termasuk ciri-ciri
kepribadiannya, intelegensi, pendidikan, pengetahuan, agama, bahasa, motif,
keinginan, cita-cita, dan semua pengalaman masa lalunya, yang pada dasarnya
tersembunyi.
Berbeda dengan sistem internal, sistem eksternal terdiri dari unsur-unsur dalam
lingkungan di luar individu, termasuk kata-kata yang ia pilih untuk berbicara, isyarat
fisik peserta komunikasi, kegaduhan disekitarnya, penataan ruangan, cahaya, dan
temperatur ruangan. Elemen-elemen ini adalah stimuli publik yang terbuka bagi
setiap peserta komunikasi dalam setiap transaksi komunikasi. Akan tetapi, karena
masing-masing orang mempunyai sistem internal yang berbeda, maka setiap orang
tidak akan memiliki bidang perseptual yang sama, meskipun mereka duduk di kursi
yang sama dan menghadapi situasi yang sama.
Maka dapat dikatakan bahwa komunikasi adalah produk dari perpaduan antara
sistem internal dan siste eksternal tersebut. lingkungan dan objek mempengaruhi
komunikasi kita, namun persepsi kita atas lingkungan kita juga mempengaruhi cara
kita berperilaku.

PRINSIP 8 : Semakin Mirip Latar Belakang Sosial-Budaya Semakin


Efektiflah Komunikasi
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang hasilnya sesuai dengan
harapan para pesertanya (orang-orang yang sedang berkomunikasi). Misalnya,
penjual yang datang kerumah untuk mempromosikan barang dianggap telah
melakukan komunikasi efektif bila akhirnya tuan rumah membeli barang yang ia
tawarkan, sesuai yang diharapkan penjual itu, dan tuan rumah pun merasa puas
dengan barang yang dibelinya.

10 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Dalam kenyataannya, tidak pernah ada dua manusia yang persis sama,
meskipun mereka kembar yang dilahirkan dan diasuh dalam keluarga yang sama,
diberi makan yang sama dan dididik dengan cara yang sama. Namun kesamaan
dalam hal-hal tertentu, misalnya agama, ras (suku), bahasa, tingkat pendidikan,
atau tingkat ekenomi akan mendorong orang-orang untuk
saling tertarik dan pada gilirannya karena kesamaan tersebut komunikasi
mereka menjadi lebih efektif. Kesamaan bahasa khususnya akan membuat orang-
orang yang berkomunikasi lebih mudah mencapai pengertian bersama dibandingkan
dengan orang-orang yang tidak memahami bahasa yang sama.

PRINSIP 9 : Komunikasi Bersifat Nonsekuensial


Meskipun terdapat banya model komunikasi linier atau satu arah, sebenarnya
komunikasi manusia dalam bentuk dasarnya (komunikasi tatap-muka) bersifat dua-
arah (sifat sirkuler). Ketika seseorang berbicara kepada seseorang lainnya, atau
kepada sekelompok orang seperti dalam rapat atau kuliah, sebetulnya komunikasi
itu bersifat dua-arah, karena orang-orang yang kita anggap sebagai pendengar atau
penerima pesan sebenarnya juga menjadi “pembicara” atau pemberi pesan pada
saat yang sama, yaitu lewat perilaku nonverbal mereka.
Meskipun sifat sirkuler digunakan untuk menandai proses komunikasi, unsur-
unsur proses komunikasi sebenarnya tidak berpola secara kaku. Pada dasarnya,
unsur-unsur tersebut tidak berada dalam suatu tatanan yang bersifat linier, sirkuler,
helikal atau tatanan lainnya. Unsur-unsur proses komunikasi boleh jadi beroperasi
dalam susanan tadi, tetapi mungkin pula, setidaknya sebagian, dalam suatu tatanan
yang acak. Oleh karena itu, sifat nonsekuensial alih-alih sirkuler tampaknya lebih
tepat digunakan untuk menandai proses komunikasi.

PRINSIP 10 : Komunikasi Bersifat Prosesual, Dinamis, dan Transaksional


Komunikasi sebagai proses dapat dianalogikan dengan pernyataan Herclitus
enam abad sebelum Masehi bahwa “seorang manusia tidak akan pernah melangkah
di sungai yang sama dua kali.” Pada saat yang kedua itu, manusia itu berbeda, dan
begitu juga sungainya. Ketika kita menyebrang sungai untuk kedua kali, ketiga kali,
dan seterusnya pada hari yang lan, maka sesungguhnya penyebrangan itu bukanlah
fenomena yang sama. Begitu jugalah komunikasi; komunikasi terjadi sekali waktu
kemudian menjadi bagian dari sejarah kita.
Dalam proses komunikasi itu, para peserta saling mempengaruhi, seberapa
kecil pun pengaruh itu, baik lewat komunikasi verval ataupun lewat komunikasi
nonverbal. Pernyataan sayang, pujian, ucapan selamat, penyesalan, atau kemarahan
akan membuat sikap atau orientasi mitra komunikasi kita berubah terhadap kita, dan
pada gilirannya perubahan orientasinya itu membuat orientasi kita juga berubah
terhadapnya, dan begitu seterusnya.

Implikasi dari komunikasi sebagai proses yang dinamis dan transaksional adalah
11 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
bahwa para peserta komunikasi berubah (dari sekedar berubah pengetahuan hingga
berubah pandangan dan perilakunya). Ada orang yang perubahannya sedikit demi
sedikit dari waktu ke waktu, tetapi perubahan akhirnya (secara kumulatif) cukup
besar. Namun ada juga orang yang berubah secara tiba-tiba, melalui cuci otak atau
kontroversi agama, misalnya dari seorang nasionalis menjadi komunis, atau dari
Hindu menjadi Kristen atau Muslim.

Implisit dalam proses komunikasi sebagai transaksi ini adalah proses penyandian
(encoding) dan penyandian-balik (decoding). Kedua proses itu, meskipun secara
teoritis dapat dipisahkan, sebenarnya terjadi serempak, bukan bergantian.
Keserempakan inilah yang menandai komunikasi sebagai transaksi.
Pandangan dinamis dan transaksional memberi penekanan bahwa Anda
mengalami perubahan sebagai hasil terjadinya komunikasi. Pernahkan anda terlibat
dalam perdebatan sengit sehingga semakin keras Anda katakan betapa marahnya
Anda, semakin marah pula Anda. Jadi, perspektif transaksional memberi penekanan
pada dua sifat peristiwa komunikasi, yaitu serentak dan saling mempengaruhi. Para
pesertanya menjadi saling bergantung, dan komunikasi mereka hanya dapat
dianalisis berdasarkan konteks peristiwanya.

PRINSIP 11 : Komunikasi Bersifat Irreversible


Suatu perilaku adalah suatu peristiwa. Oleh karena merupakan suatu peristiwa,
perilaku berlangsung dalam waktu dan tidak dapat “diambil kembali.” Bila anda
memukul wajah seseorang dan meretakkan hidungnya, peristiwa tersebut dan
konsekuensinya telah “terjadi”; Anda tidak dapat memutar kembali jarum jam dan
berpura-pura seakan-akan hal itu tidak pernah terjadi.
Senada dengan peristiwa di atas, dalam komunikasi, sekali Anda mengirimkan
pesan, Anda tidak dapat mengendalikan pengaruh pesan tersebut bagi khalayak,
apalahi menghilangkan efek pesan tersebut sama sekali.
Sifat irreversible ini adalah implikasi dari komunikasi sebagai proses yang selalu
berubah. Prinsip ini seyogianya menyadarkan kita bahwa kita harus hati-hati untuk
menyampaikan pesan kepada orang lain, sebab, yaitu tadi, efeknya tidak bisa
ditiadakan sama sekali, meskipun kita berupaya meralatnya. Apalagi bila
penyampaian itu dilakukan untuk pertama kalinya. Curtis et al., mengatakan bahwa
kesan pertama itu cenderung abadi. Dalam komunikasi massa, sekali wartawan
menyiarkan berita yang tanpa disengaja mencemarkan nama baik seseorang, maka
nama baik orang itu akan sulit dikembalikan lagi ke posisi semula, meskipun surat
kabar, majalah, radioatau televisi telah meminta maaf dan memuat hak jawab
sumber berita secara lengkap.

12 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
PRINSIP 12 : Komunikasi Bukan Panasea untuk Menyelesaikan Berbagai
Masalah
Banyak persoalan dan konflik antarmanusia disebabkan oleh masalah
komunikasi. Namun komunikasi bukanlah panasea (obat mujarab) untuk
menyelasaikan persoalan atau tersebut mungkin berkaitan dengan masalah
struktural. Agar komunikasi efektif, kendala struktural ini juga harus diatasi.
Misalnya, meskipun pemerintah bersusah payah menjalin komunikasi yang efektif
dengan warga Aceh dan warga Papua, tidak mungkin usaha itu akan berhasil bila
pemerintah memberlakukan masyarakat di wilayah-wilayah itu secara tidak adil,
dengan merampas kekayaan alam mereka dan mengangkutnya ke pusat.

6.      Etika Komunikasi

A.  Pengertian Etika


Perkataan etika berasal dari bahasa Yunani “ETHOS” yang berarti norma-
norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah, ukuran-ukuran bagi tingkah laku manusia yang
baik. Pada perkembangannya etika dipakai untuk membedakan perilaku yang dinilai
baik dan perilaku yang dinilai kurang baik. Etika juga disebut ilmu normative, maka
dengan sendirinya berisi ketentuan-ketentuan (norma-norma) dan nilai-nilai yang
dapat digunakan dalam kehidupan sehari-hari.

B.   Pengertian Etiket


Dua istilah yaitu: Etika dan Etiket dalam kehidupan sehari-hari kadang-kadang
diartikan sama, dipergunakan silih berganti. Kedua istilah tersebut memang hampir
sama pengertiannya, tetapi tidak sama dalam hal titik berat penerapan atau
pelaksanaannya, yang satu lebih luas daripada yang lain.
Istilah etiket, berasal dari Perancis “ETIQUETTE” yang berarti kartu undangan
yang lazim dipakai oleh raja-raja Perancis apabila mengadakan pesta. Pada
perkembangannya istilah etiket lebih menitik beratkan pada cara-cara berbicara
yang sopan, cara berpakaian, cara duduk, cara menerima tamu dan sopan santun
lainnya. Jadi etiket itu adalah aturan sopan santun dalam pergaulan sehari-hari.
Etiket didukung oleh bermacam nilai, antara lain :
-               Nilai kepentingan umum.
-               Nilai kejujuran, keterbukaan, kebaikan.
-               Nilai harga menghargai, kesopanan.
Nilai diskresi atau nilai pertimbangan, misalnya: Mampu membedakan sesuatu
yang patut dirahasiakan dan yang tidak patut dirahasiakan. Etiket lebih
menitikberatkan pada sikap dan perbuatan yang bersifat jasmaniah/lahiriah
sedangkan etika menunjukkan seluruh sikap manusia yang bersifat jasmani maupun
rohani.

13 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
C.   Pengertian Moral
Moral merupakan pengetahuan yang menyangkut budi pekerti manusia yang
berdab. Moral juga berarti ajaran baik dan buruk perbuatan dan kelakuan. Menurut
asal katanya moral dari kata mores (latin) yang diartikan aturan kesusilaan. Jadi
moral adalah aturan kesusilaan yang meliputi semua norma untuk kelakuan
perbuatan tingkah laku yang baik. Kaitan erat antara moral dan etika adalah: Moral
merupakan kepahaman atau pengertian mengenai hal yang baik dan hal yang tidak
baik. Sedang etika adalah tingkah laku manusia baik mental maupun fisik mengenai
hal-hal yang sesuai dengan moral itu. Etika tidak mempersoalkan keadaan manusia
melainkan bagaimana manusia itu harus bertindak.

D.  Kode Etika


Sehubungan dengan pengertian etika, kita sering mendengar istilah kode etik.
Kode etik merupakan aturan-aturan susila atau sikap akhlak yang ditetapkan
bersama dan ditaati oleh para anggota yang tegabung dalam suatu organisasi. Oleh
karena itu kode etik merupakan suatu benuk persetujuan bersama, yang timbul
secara murni dari diri pribadi pada anggota. Kode etik lebih meningkatkan
pembinaan para anggota sehingga mampu memberikan sumbangan yang berguna
dalam pengabdiannya di masyarakat.

14 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
PERALATAN DAN MESIN KOMUNIKASI

1)     PENGERTIAN HUBUNGAN TELEPON


Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh
dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar,
tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi
sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih
mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh.
Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar
individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon
termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan
secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik
yang disebut pesawat telepon.Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk
menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik
komunikator (penyampai pesan) maupun komunikan (penerima pesan) dapat
menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu
berjam-jam, apalagi ber hari-hari.
 

Gambar 1. Dering telepon 2-3 kali segeralah diangkat


Perhatikan Gambar 1. Tindakan apa yang harus dilakukan apabila terdengar bunyi
dering telepon? Dering merupakan tanda bahwa ada panggilan dari jarak jauh.
Karena itu jika telepon berdering, dapat diketahui bahwa ada seseorang yang
sedang menunggu sambutan atau jawaban kita, sehingga tentu saja kita harus
segera mengangkat telepon itu dan tidak membiarkan deringan itu terlalu lama.
Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk
menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak
kepada pihak lain. Dewasa ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian
biasa dari kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan.
Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Orang
bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan
pertemuan langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan
sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya.

15 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
2)     MACAM – MACAM PESAWAT DAN HUBUNGAN TELEPON
a.        Jenis Pesawat Telepon
Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat
telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon.
1)          Intercom
Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam.
Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau
intertelephone. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan
untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri
atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi.
2)          Pesawat Telepon
Telephone merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu
pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar
kantor.
a.    Pesawat tunggal maksudnya pesawat telepon yang bisa digunakan di lingkungan
keluarga, organisasi, maupun instansi tertentu. Pesawat ini pun ada yang dilengkapi
dengan pesawat ekstensi (cabang-cabang). Misalnya, telepon Unesa 031-8280009
(telepon pusat atau hotline), Fakultas Teknik Eks 500, Jurusan Teknik Sipil Eks 501,
Jurusan Listrik-Elektronika Eks 502, Teknik Mesin Eks 503, dan Jurusan PKK Eks 504.

Gambar 2. Pesawat telepon tunggal


b.    PMBX (Private Manual Branch Excharge)
Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa
melalui operator. Untuk menelepon, penelpon harus terlebih dahulu melalui
operator, penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah
menyambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon
luar yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi (lihat contoh penggunaan
ekstensi pada butir 2 di atas).

Gambar 3. Contoh telepon melalui operator


c.     PABX (Private Automatic Branch Excharge)
Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui
operator. Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar
nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru
memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila
diperlukan dengan cara memutar nomor (kode) yang telah ditentukan.
 
16 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Gambar 4. Contoh telepon tanpa melalui operator

d.    Loudspeaking telephone (pengeras suara telepone)


Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon.
Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat:
·       meningkatkan kemampuan kerja.
·       meningkatkan efisiensi waktu.
·       menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.
e.    Telephone answering machine (mesin penjawab telepon)
Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan (berita) yang masuk.

f.      Voice Mail Kemampuan untuk menerima rekaman pesan suara pada saat HP tidak
aktif, atau ketika Anda tidak mengangkat telepon.

g.    VOIP PBX (Voice Over Internet Protocol)


Komunikasi suara melalui telepon menggunakan jaringan internet, untuk
penggunaanya menggunakan jaringan internet kecepatan tinggi ( Broadband)
IP PBX atau Internet Protocol Private Branch Exchange adalah PABX yang
menggunakan teknologi IP. IP PBX adalah perangkat switching komunikasi telepon
dan data berbasis teknologi Internet Protocol (IP) yang mengendalikan ekstension
telepon analog (TDM) maupun ekstension IP Phone. Fungsi-fungsi yang dapat
dilakukan antara lain penyambungan, pengendalian, dan pemutusan hubungan
telepon; translasi protokol komunikasi; translasi media komunikasi atau transcoding;
serta pengendalian perangkat-perangkat IP Teleponi seperti VoIP Gateway, Access
Gateway, dan Trunk Gateway
Solusi berbasis IP PBX merupakan konsep jaringan komunikasi generasi masa
depan atau dikenal dengan istilah NGN (Next Generation Network) yang dapat
mengintegrasikan jaringan telepon konvensional (PSTN/POTS), jaringan telepon
bergerak (GSM/CDMA), jaringan telepon satelit, jaringan Cordless (DECT), dan
jaringan berbasis paket (IP/ATM).
IP PBX membawa kemampuan multilayanan di jaringan IP ke dunia komunikasi
teleponi, sehingga akan memungkinkan semakin banyak layanan komunikasi yang
dapat berjalan di atas jaringan IP. Multilayanan tersebut adalah Voicemail & Voice
Conference, Interactive Voice Response (IVR), Automatic Call Distribution (ACD),
Computer Telephony Integration (CTI), Unified Messaging System (UMS), Fax Server

17 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
& Fax on Demand, Call Recording System, Billing System, serta Web-based
Management System.
IP PBX dapat mendukung antarmuka trunk Analog FXO/FXS; Digital E1-MFC
R2, ISDN BRI, ISDN PRI; IP (H.323/SIP/IAX); dan Analog Tie Line E&M. Selain itu,
IP PBX dapat mendukung antarmuka ekstension Analog FXO/FXS; ekstension Digital;
ISDN Interface BRI (2B+D); dan TCP IP (H.323/SIP/IAX).
 

System VoIP

h.    Skype
Skype adalah sebuah jaringan telepon internet (VoIP) peer-to-peer, didirikan
oleh Niklas Zennström dan Janus Friis, pencipta Kazaa. Pengguna Skype dapat
berbicara dengan pengguna Skype lainnya dengan gratis, menghubungi telepon
tradisional dengan biaya (skypeOut), menerima panggilan dari telepon tradisional
(SkypeIn), dan menerima pesan suara.
Keunggulan : Kegunaan dasar pembicaraan telepon melalui komputer di mana pun
pengguna berada (dengan koneksi internet) secara gratis. Konferensi antar
pengguna sampai dengan lima pengguna sekaligus
url = Uniform Resource Locator adalah rangkaian karakter menurut suatu
format standar tertentu, yang digunakan untuk menunjukkan alamat suatu sumber –
seperti dokumen dan gambar – di Internet.
URL merupakan suatu inovasi dasar bagi perkembangan sejarah Internet. URL
pertama kali diciptakan oleh Tim Berners-Lee pada tahun 1991 agar penulis-penulis
dokumen dokumen dapat mereferensikan pranala ke World Wide Web. Sejak 1994,
konsep URL telah dikembangkan menjadi istilah Uniform Resource Identifier (URI)
yang lebih umum sifatnya. Walaupun demikian, istilah URL masih tetap digunakan
secara luas.
Manfaat skype
Skype adalah aplikasi yang digunakan untuk bersosialisasi antar teman, kolega,
rekan kerja, dosen maupun orang tua baik yang ada di satu wilayah maupun luar
negeri Skype adalah sebuah program komunikasi dengan teknologi P2P (peer to
peer) yang dapat mempermudah penggunnya berkomunikasi via web cam dengan
bersistem voip yang artinya berhubungan dengan suara seperti telepon.Dengan

18 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Skype kita dapat melakukan panggilan dengan murah bahkan gratis, baik voice call
maupun video call. Gratis untuk panggilan antar komputer, dan untuk panggilan ke
telepon rumah atau handphone luar negeri lebih murah bila dibandingkan dengan
menggunakan operator lokal. Jika dibandingkan software serupa Skype memiliki
kualitas VoIP yang lebih baik. Selain untuk panggilan, Skype juga dapat digunakan
untuk chatting, kirim SMS, Conference, Sent File, Voicemail hingga Call Forward.
POSITIF dr skype : SKYPE mampu mempermudah komunikasi dengan via
chatting, kirim SMS, Conference, Sent File, Voicemail hingga Call Forward yang
dapat memberikan informasi secara cepat dan akurat dengan adanya gambar dan
suara yang dikirim melalui SKYPE yang menggunakan teknologi VOIP(voice over IP)
NEGATIVE dr SKYPE : jika skype disalah gunakan untuk kejahatan seperti yang
sekarang ini terjadi misalnya membocorkan informasi rahasia suatu instasi maka
dengan cepat rahasia itu dapat terbongkar ke publik dan akan berdampak ketidak
nyamanan bagi masyarakat yang melihat dan membacanya

i.       Mobile Phone


Mobile phone adalah perangkat elektronik portabel yang berfungsi
sebagaimana pesawat telepon normal, yang dapat bergerak pada suatu area yang
luas. (bandingkan dengan cordless phone). Kebanyakan mobile phone saat ini
menggunakan kombinasi transmisi radio dan telephone circuit switching (PSTN)
konvensional, walaupun packet switching sudah digunakan untuk beberapa bagian
jaringan mobile phone, khususnya untuk layanan akses Internet dan WAP.

19 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
TATA CARA MENERIMA PANGGILAN TELEPON

1.   ETIKA BERTELEPON


Banyak orang menyamakan begitu saja kata “etika” dan “etiket” padahal
keduanya memiliki pengertian berbeda. Etika adalah cabang filsafat yang membahas
tingkah laku manusia berdasarkan kaidah “baik-buruk, benar-salah, tepat-tidak.”
Sedangkan etiket (bahasa Perancis Etiquette) adalah tata krama, sopan santun, atau
tata pergaulan. Kalau etika membahas “apa yang benar, salah, jujur, adil dan lain-
lain, sementara etiket“ apa yang sopan dan pantas.” Etiket diterapkan, misalnya
dalam percakapan, bertamu, berkunjung, makan-minum, melayani atau menerima
tamu, bertelepon dan seterusnya.
Bagaimana etiket bertelepon? Ketika kita menggunakan pesawat telepon, kita
memang tidak berhadapan dengan orang yang kita ajak berkomunikasi. Dengan
demikian, kita tidak perlu tampil dengan cantik dan menarik, memakai busana yang
up to date, juga tidak perlu menampakkan wajah yang ramah dan penuh senyum
seperti layaknya menerima tamu. Hal yang terpenting hanyalah suara yang jelas,

20 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, dan juga tidak bernada
emosi. Dengan suara yang merdu didengar, tidak jarang orang menjadi lebih betah
dan senang berkomunisi dengan kita. Walaupun begitu, penampilan tetap tidak
boleh diabaikan, karena tugas sekretaris bukan hanya menerima atau menelpon.
Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara
akan tetapi etiket dalam bertelepon tidak boleh diabaikan. Adapun hal-hal yang
penting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket
bertelepon adalah sebagai berikut.
1.     Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering
segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan. Bersikaplah bijaksana
dalam menanggapi penelepon. Siapapun yang menelepon adalah penting dan patut
dilayani dengan sebaik-baiknya
2.    Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasi
atau perusahaan tempat kita bekerja. Kata “hallo” hanya membuang waktu dan
bertelepon bila seseorang sudah mengenal penelpon begitu dekat, tetapi jika kita
berada di tempat kerja, sebaiknya kata tersebut tidak digunakan.

Gambar 5. Jangan mengucapkan kata hallo dalam bertelepon


3.    Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi
atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Sekretaris yang pada umumnya
wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi.” Dalam hal ini kita harus mampu
menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Sebaiknya dihindari percakapan
melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan
pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan kita dapat menggunakan hubungan
telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita.
4.    Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak
tertuju pada pembicaraan. Kadang-kadang kita meminta penelpon mengulangi
pembicaraan dengan ungkapan, “apa, bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan
bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan pikiran
sejenak pada percakapan tersebut.
5.    Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya bicaralah
dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang
enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri
untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan

21 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
penelpon. Bagaimanapun juga, seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di
dalam percakapan lewat telepon.
6.    Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi
kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita
berhadapan langsung dengannya.
7.     Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak
memahami isi pembicaraan kita. Tetapi bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan
cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud
pembicaraan kita. Namun juga jangan berbicara dengan suara terlalu keras dan
perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan
yang normal.
8.    Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang
akan dituju, di samping pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah
menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, “saya harus berbicara
dengan siapa ya?”
9.    Apabila kita menelpon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini memang
waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang
sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya.
10.                 Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan
kepada pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan, dan
jangan bicara di telepon tidak boleh sambil makan atau berdecak.
 

Gambar 6. Cepat tanggapi jika ada dering telepon


11.Catat poin pesan-pesan yang disampaikan.
12.                 Mintalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika membuat
kesalahan-kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon.
13.                  Mengakiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan kata
“terima kasih” (thank you) dan “kembali” (you are welcome), dan mengucapkan
salam “Selamat pagi” atau Selamat Siang” ketika mengakiri pembicaraan.
14.                 Meletakkan gagang telepon dengan pelan.

Q    Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam komunikasi melalui telepon
[    Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab atau belum tahu
siapa orang yang berbicara di telepon.
[    Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
[    Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
22 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
[    Berbicara terlalu banyak basa-basi.
[    Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
[    Berbicara dengan nada memerintah.
[    Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang
diperdengarkan.
[    Penelpon ditransfer berkali-kali atau ditransfer ke alamat yang salah.
[    Nada dan intonasi terkesan malas atau tak ramah.

2.    LANGKAH-LANGKAH DAN TEKNIK MENERIMA TELEPON


a.          Teknik Mengangkat Telepon
Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon
berbunyi lebih dari 3 (tiga) kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena
letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan, dering telepon yang
terus-menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. Oleh karena itu, kita
harus bergerak cepat bila telepon berdering, walaupun sedang sibuk sekalipun, kita
tidak dapat mengabaikan. Sikap dalam menerima telepon, yakni ketika telepon
berdering, angkat gagang telepon dengan segera dan gunakan tangan kiri, tangan
kanan siap dengan alat tulis.

Gambar 7. Teknik mengangkat telepon


b.          Menyiapkan Buku Catatan
Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Sekretaris
harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua
tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan
yang disampaikan.
c.           Memberi Salam Kepada Penelpon
Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelpon, kemudian menyebutkan
identitas perusahaan tempat kita bekerja (nama kantor atau nomor telepon dan
nama penerima telepon). Bila penelpon lebih dulu mengucapkan salam dan
kemudian menyeutkan identitas perusahaan dan dirinya. Tidak cukup hanya
menyapanya dengan bapak, ibu, atau saudara, kemudian kita lanjutkan identitas diri
dan perusahaan.
Tidak cukup kita menyapanya dengan bapak, ibu atau saudara; tetapi dengan
sebutan namanya, misalnya Bapak Djoko.
Jika penelpon tidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan dengan
pertanyaan, misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya
berbicara?; atau “maaf,” bolehkah saya mengetahui mengetahui nama
Bapak/Ibu/Saudara?; Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil
misalnya, “ini siapa sih.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon, tutur kata
harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon.
23 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
c. Membuka Pembicaraan
Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada ditempat
kerja, penelpon dimohon untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer
hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau
diganggu, maka dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang
tidak berada di tempat kerja atau yang lain. Biasanya hal ini terpaksa dilakukan
apabila pimpinan sedang mengadakan rapat, kita dapat segera menginformasikan
keberadaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, “Maaf, Bapak pimpinan
sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang
dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan,
apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelpon, sekretaris
tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan
hal-hal yang inti saja.
Di sini, sekretaris ditantang untuk menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan.
Misalnya, jika pimpinan sedang menelpon seseorang, agar penelpon tidak terlalu
lama menunggu, katakana bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan
pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang
bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. Jika kebetulan pimpinan tidak
berada di tempat, anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan
dihubungkan dengan wakil pimpinan.
Tetapi Hindari penggunaan kata “halo” karena kurang sopan. Kata “halo” hanya
digunakan apabila menyambung pembicaraan yang terputus atau ada gangguan.
Contoh:
gi, PT DANA PERTAMA, di sini,” atau
ng, di sini PT DANA PERTAMA,” atau
e, PT DANA PERTAMA, Fina bicara”
Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri, penerima telepon dapat
menjawab sebagai berikut.
      “Selamat siang, dengan Septiani di sini” atau
      “Pesawat 213, selamat siang” atau
      “Administrasi Perkantoran. Septiani di sini.”
Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya:
   “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”
   “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?”
Hindari pertanyaan seperti berikut.
“Siapa ini?”, atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?”
d.    Hubungkan segera Penelepon dengan yang Dicari
Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat
kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki.
Sebagai contoh:
Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi.
Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah.
24 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam
mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas.
e.    Menciptakan Kesan yang Baik
1.     Penelpon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan
lembut atau sopan.
·       “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”
·       “Ya. Pak/Bu, apakah dapat menunggu?”
Hindari ucapan:
·          “Tunggu yah” atau
·          “Bentar yah.”
2.    Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju,
ucapan: “Terima kasih atas kesabaran menunggu Bapak/Ibu. Sekarang Bapak/Ibu
dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ……….”
3.    Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar,
penerima telepon harus:
·       Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang
dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan.

Contoh ucapan yang baik:


-      “Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?”
-      “Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah Anda menelepon kembali?”
-      “Bapak/Ibu …. Sedang keluar, dapatkah Anda meninggalkan pesan?”
·       Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas
penelepon.
4.    Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau
keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal ini
karena kondisi mengharuskan. Oleh karena itu, penerima telepon harus dapat
menjawab dengan bijaksana.
5.     Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan
jangan mengganggu pimpinan. Di sela-sela pembicaraan, penerima telepon
sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata:
-      “Ya”
-      “Tentu”
-      “Ya, saya tahu”
-      “Benar”, dan sebagainya
6.    Jika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara: “Maaf Anda telah
salah sambung, di sini 7431265” (identitas penerima telepon).
b.   Mencatat Pesan
Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerima telepon
harus:
25 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
a.    Mencatat segala sesuatu yang diperlukan;
b.    Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap;
c.     Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila
penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali;
d.    Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara
menyebutkan kembali pesan tersebut;

LEMBAR PESAN TELEPON

Untuk : Tanggal :

Bagian : Jam :

Dari :
Bpk/Ibu......................................................................
Perusahaan :.....................................................................
..............
No.
Telepon :..........................................................................
........
Pesan :

Keterangan:

Gambar 9.
Penting Akan
Formulir
menelpon kembali
Lembar Pesan
Telepon (LPT)
Minta ditelpon kembali Hanya
c.    Salam
menelpon
Penutup
Diterima oleh:

26 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A

(.................................................)
Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, penerima telepon
sebaiknya mengucapkan “Selamat pagi” atau “siang” atau “sore” dan jangan
meletakkan gagang telepon mendahului penelpon, tunggu sampai gagang telepon
diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon.

3.    LANGKAH DAN TEKNIK MENELEPON


a)       Berikut adalah hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum melakukan telepon
keluar:
1.       Alat
Agar latihan ini dapat berjalan dengan baik, berikut ini adalah alat-alat yang
dibutuhkan.
[   alat tulis (pulpen, kertas)
[   pesawat telepon
[   meja dan kursi (tempat pesawat telepon dan duduk Anda)
[   format penerima pesan
2.      Bahan
[   Pesan lisan
3.      Langkah Kerja
[   Mengangkat gagang telepon ketika telepon berdering.
[   Mengucapkan salam.
[   Menanyakan Keperluan penelepon dengan ramah dan penuh perhatian.
[   Mencatat pesan pada format penerima telepon.
[   Menyalin pembicaraan dan mengucapkan salam penutup.
[   Mengambil formulir penerimaan pesan dan mencatat pesan telepon dengan benar.
b)      Teknik Menelepon
a.           Sebelum Menelepon
1)           Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi:
Jangan mengangkat gagang telepon sebelum Anda benar-benar yakin nomor
telepon yang dituju.
2)          Sediakan buku catatan untuk mencatat hasil percakapan atau menulis pokok-
pokok pembicaraan.
b.           Saat Menelepon
 

Gambar 11. Telepon Model Tekan

27 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Setelah mengamati gambar tersebut, dapat dijelaskan cara-cara menelpon adalah
melalui tahapan sebagai berikut.
1)       Angkat gagang telepon, dengar nada pilih.
2)      Putarlah atau nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju.
3)      Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah lokal, interlokal atau internasional.
Misalnya untuk lokal langsung memutar/menekan nomor yang dituju, contoh:
(a)        Telepon Interlokal, putar/tekan kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.
Misalnya : (031) 3717684
Kode wilayah Bandung : 031
Nomor yang dituju : 3717684
(b)        Telepon Internasional, putar/tekan kode awal internasional, kode negara, kode
wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.
Misalnya : (001) (61) 2 8180765
Kode internasional : 001 atau 008
Kode negara (misalnya Australia) : 61
Kode wilayah (misalnya kode kota Sydney) :2
Nomor telepon yang dituju : 8180765
4)      Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sedang sibuk, penelepon
menutup telepon beberapa saat, kemudian dapat mengulang kembali menekan
nomor yang dituju atau tekan tombol “redial”.
5)      Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang
telepon, sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang
dituju benar.
6)      Apabila sudah benar sebutkan identitas Anda sebagai penelpon atau kantor
penelepon, misalnya “Selamat pagi, kami dari PT Cipta Karya, dapatkah bicara
dengan Bapak Joko?”
7)       Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon.
8)      Catat semua jawaban yang diterima.
9)      Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup.

Bagaimanakah bila Anda menelpon ke suatu instansi yang di dalamnya


menggunakan jasa operator atau sistem PMBX atau PABX? Dalam hal demikian
lakukanlah prosedur sebagai berikut.
1.       Angkat gagang telepon, dengar nada pilih.
2.      Putarlah atau nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju.
3.      Sesuaikan nomor kode wilayah, apakah lokal, interlokal atau internasional.

Misalnya untuk lokal langsung memutar/menekan nomor yang dituju, contoh:


Telepon Interlokal, putar/tekan kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.
28 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Misalnya : (022) 5245532
Kode wilayah Bandung : 022
Nomor yang dituju : 5245532

Telepon Internasional, putar/tekan kode awal internasional, kode negara, kode


wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.
Misalnya : (001) (61) 2 8180744
Kode internasional : 001 atau 008
Kode negara (misalnya Australia) : 61
Kode wilayah (misalnya kode kota Sydney) :2
Nomor telepon yang dituju : 8180744
4.    Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sedang sibuk, penelepon
menutup telepon beberapa saat, kemudian dapat mengulang kembali menekan
nomor yang dituju atau tekan tombol “redial”.
5.    Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang
telepon, sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang
dituju benar.
6.    Apabila sudah benar sebutkan identitas Anda sebagai penelpon atau kantor Anda,
misalnya “Selamat pagi, kami dari PT Cipta Karya, dapatkah bicara dengan Bapak
Joko di bagian … ?” atau mintalah kepada operator untuk menyambungkan Anda ke
pesawat tertentu, “Minta tolong disambungkan ke pesawat 403” atau “Bisa
disambungkan ke pesawat 403?” Atau jika di instansi Anda menelpon terdapat jasa
PABX, Anda bisa langsung menekan pesawat yang Anda inginkan begitu Anda telah
tersambung dengan nomor yang Anda tuju.
7.     Jika sudah tersambung dengan pesawat yang dimaksud, ulangi untuk menegaskan
identitas Anda sebagai penelpon dan kantor Anda.
8.    Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon.
9.    Catat semua jawaban yang diterima.
10.           Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup.

Bagaimana Anda harus menelpon jika di dalam instansi Anda bekerja digunakan jasa
operator yang akan menghubungkan telepon jika harus menelpon keluar? Dalam hal
demikian, sebelum telepon tersambung keluar yaitu nomor yang Anda tuju, mintalah
operator untuk menyambungkannya. Jadi, setelah Anda mendengar ada nada pilih,
tekanlah nomor yang diprogram untuk operator, mintalah untuk disambungkan ke
nomor tertentu. Selanjutnya lakukan prosedur yang sama sebagaimana tertulis di
atas.

c.            Mengakhiri Pembicaraan


29 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Apabila Anda sudah yakin bahwa semua data telah diperoleh, berilah salam penutup
dan ucapkan terima kasih, misalnya, “Terima kasih Ibu Fina, selamat pagi” atau
“Terima kasih atas segala informasi Ibu Fina, selamat pagi.”
d.           Meletakkan Gagang Telepon
Apabila pembicaraan selesai, letakkanlah gagang telepon dengan baik dan perlahan,
agar tidak mempunyai kesan marah dengan membanting telepon.

4.    HAMBATAN – HAMBATAN DALAM MENANGANI TELEPON


Hambatan terbagi dalam dua hal, yaitu faktor alat dan faktor komunikasi.
1.    Faktor Alat
Hambatan dari faktor peralatan/alat, yaitu:
[    Suara berisik.
[    Suara timbul tenggelam.
[    Suara mengecil.
[    Saat memutar/menekan tombol telepon, tidak terdengan nada kontak.
[    Nada sambung tidak terdengar.
[    Di tengah-tengah pembicaraan sambungan terputus.
2.    Faktor Pemakaian (Komunikan dan Komunikator)
Hambatan dari faktor pemakaian, yaitu:
[ Berbicara monoton dan tidak jelas pengucapannya.
[ Berdecak atau berbicara di telepon sambil makan.
[ Meninggalkan telepon sambil bicara kepada orang lain.
[ Berbicara terlalu cepat.
[ Desah nafas yang terdengar.
[ Berbicara kotor atau sambil bersenda gurau.
[ Berbicara sambil kepala bergerak ke kiri dan ke kanan.
[  Letak gagang telepon terlalu ke atas/ke bawah.

30 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
TATA LAKSANA PROSEDUR PEMBUATAN SURAT
 

A. PENGERTIAN SURAT MENYURAT

31 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Menurut Kamus Besaar Bahasa Indonesia, edisi ketiga tahun 2002, kata surat
mempunyai arti kertas yang bertulis atau secarik kertas sebagai tanda atau
keterangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang
disampaikan dari satu pihak kepada pihak lain, baik atas nama pribadi maupun atas
nama organisasi atau perusahaan
Sebuah surat dibuat dan dikirimkan dengan maksud agar si penerima surat
mengerti maksud si pembuat surat. Oleh sebab itu agar isi surat sampai sesuai
dengan kehendak si pengirim/ si pembuat surat, maka dalam membuat surat harus
memenuhi kriteria sebagai berikut :
1.     Surat harus dibuat dalam bentuk yang menarik
2.    Surat hendaknya dibuat dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak bertele-tele
dan menggunakan bahasa yang baik dan benar
3.    Hindari penggunaan kata dan kalimat yang tidak perlu dan dapat membingungkan
pihak penerima
4.    Isi langsung kepada pokok permasalahan
5.    Menggunakan bahasa yang sopan dan menarik
Jika seseorang / organisasi melakukan komunkasi secara terus – menerus dan
tidak mendapat tanggapan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi
tersebut tidak berhasil dan tidak berkelanjutan, serta hal ini tidak dapat dikatakan
surat menyurat. Oleh karena itu, surat-menyurat atau korespondesi adalah
gubungan komunkasi tertulis yang dilakukan secara terus-menerus, secara timbal
bailik antara yang satu dengan yang lainnya.
Didalam sebuah organisasi, korespondensi dapat di bagi menjadi 2 macam, yaitu :
1.     Korespondensi ekstern adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh
organisasi dengan pihak luar
2.    Korespondensi intern adalah hubungan surat menyurat antar pejabat dalam sebuah
organisasi/kantor dan dapat juga antar kantor cabang dan pusat atau sebaliknya

32 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
B. TUJUAN DAN FUNGSI SURAT
Manusia dalam melakukan tugas dan pekerjaannya pasti memiliki tujuan, baik
itu untuk kepentingan dirinya atau untuk tujuan bersama. Bagitu pula dalam surat-
menyurat, tentu memiliki tujuan
Adapun tujuan membuat surat adalah ;
Ø    Untuk menyampaikan pesan/informasi
Ø    Untuk memperlancar arus informasi
Ø Untuk membuat sipenerima paham dan mengerti terhadap isi surat sehingga
kominkasi dapat berkelanjutan
Disamping tujuan di atas, surat sebagai alat komunikasi mempunyai 7 fungsi :
1. Sebagai wakil atau duta si penulis dan pengirim surat
Disini surat berperan menjadi pembawa misi untuk menyamnpaikan isi surat
mewakilik si penulis surat. Sipenulis surat tidak perlu datang sendiri untuk menmui
orang yang dituju cukup diwakili oleh surat yang dibuatnya
2       Alat pengingat / berpikir
Apabila suatu saat isi surat diperlukan kembali dapat diambil kembali dari surat yang
telah disimpan atau diarsipkan

3.    Bukti Hitam Putih


Dalam sebuah organisasi apabila terjadi suatu masalah, maka surat dapat dijadikan
sebagai hitam di atas putih seperti contoh : surat perjanjian, kuitansi, faktur, surat
tanda terima dan lain-lain
4.    Dokumen Historis
Arsip yang telah di simpan lama dapat digali kembali untuk mengetahui sejarah
masa lampau
5.    Jaminan keamanan
Surat keterangan jalan adalah contoh surat yang akan memberikan jaminan
keamanan dalam perlajanan
6.    Pedoman dan Dasar Bertindak
Misalnya surat keputusan, surat perintah, surat tugas adalah surat sebagai
pedoman dan dasar untuk melakukan tindakan/pekerjaan yang diberikan atasannya
7.     Alat promosi
Dalam Kop surat akan tertera nama perusahaan dan jenis usaha untuk dapat dilihat
oleh si penerima surat yang sekaligus berfungsi sebagai promosi

C. JENIS-JENIS SURAT
Jenis-Jenis surat ternyata tidak hanya satu tetapi ada bermacam-macam jenis
surat. Surat-surat dapat dikelompokan berdasar pada sifat surat, wujud surat,
kemanan isinya, proses penyelesaiannya, jumlah penerima atau sasarannya, maksud
dan tujuannya serta dinas pos. Mari kita membahasnya satu persatu
1. Jenis surat berdasarkan sifatnya
33 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Berdasarkan sifatnya surat dapat dibagi memjadi 5 macam, yaitu surat pribadi, surat
niaga, surat sosial dan surat resmi. Dibawah ini kita akan membahasanya satu
persatu
v Surat Pribadi
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang ( atas nama pribadi ) yang berisi
tentang hal-hal yang bersifat pribadi. Surat pribadi dibagi menjadi 2 macam, yaitu
surat pribadi yang bersifat kekeluargaan ( misalnya surat dari anak kepada orang
tuanya, surat perkenalan dengan seseorang , surat dari dan untuk saudara dan
sebagainya) dan surat pribadi yang bersifat resmi ( misalnya surat lamaran
pekerjaan, surat permohonan izin tidak masuk kerja/sekolah, surat dari seorang
pegawai yang sisinya tentang permohonan cuti dan sebagainya) Surat Pribadi yang
bersifat resmi dapat disebut pula setengah resmi
v Surat Niaga
Adalah surat yang terdapat dalam dunia bisnis atau dunia niaga atau surat
yang dibuat dan dikirim dari satu badan usaha/perusahaan ditujukan kepada badan
usaha/perusahaan lainnya. Contoh : Surat perkenalan, surat permintaan penawaran,
surat penawaran dan lain-lain
v Surat Dinas Pemerintah
Adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya mengenai soal
kedinasan. Surat dinas disebut juga dengan surat jabatan karena surat tersebut
dibuat dan di tanda tangani seseorang atas nama jabatanya dalam suatu instansi
( bukan atas pribadi ) contoh : surat tugas, surat instruksi, surat perintah, surat
keputusan dan sebagainya.
v Surat Sosial
Adalah surat yang dibuat oleh lembaga-lembaga sosial yang isinya tentang
kegiatan sosial dan bukan mencari keuntungan semata-mata
v Surat Dinas Swasta
Adalah surat yang dipergunakan oleh instansi swasta yang isinya menyangkut
kepetingan instansi swasta tersebut. Contoh : surat undangan rapat rutin /berkala,
surat panggilan pegawai, surat peringatan untuk pegawai.
2.    Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya
Berdasarkan wujudnya ( secara fisiknya ) surat dapat dibagi menjadi 5 macam,
yaitu kartu pos, warkat pos, surat bersampul, memorandum dan nota, telegram dan
teleks. Hal ini akan kita bahas sekarang satu persatu-satu
v Kartu Pos
Adalah selembar kertas karton tipis yang berukuran 10 x 15 Cm yang
digunakan untuk menulis surat yang isinya singkat dan tidak bersifat rahasia, Kartu
Pos dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro atau pihak swasta. Biasanya penggunaan
kartu pos in untuk surat yang isinya tidak menyangkut rahasia pribadi ataupun
rahasia perusahaan/instansi sehingga jikalau terbaca oleh orang yang tidak
berkepentinganpun tidak akan merugikan pihak manapun
v Warkat Pos
34 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Adalah sehelai kertas yang dicetak sedemikian rupa sehingga apabila dilipat
dapat berupa sebuah amplop dan apabila dibuka di dalamnya dapat digunakan
untuk menuls surat. Warkat Pos hanya di lekuarkan oleh Perum Pos Dan Giro
Warkat pos ini terdiri dari 2 bagian, yaitu :
a.    Bagian lurar surat mempunyai 2 fungsi, yaitu :
~ Bagian depan ; untuk menulis alamat yang dituju
~ Bagian belakang : untuk menulis alamat si pengirim
b.    Bagian dalam surat berfungsi untuk menulis isi/berita surat sehingga kalau
sudah dilipat terlihat seperti amplop surat
v Surat Bersampul
Adalah surat yang isinya ditulis dalam lembaran-lembaran kertas terpisah,
kemudian dilipan dan disimpan/dimasukan dalam sampul tertutp / amplop. Ada 3
kegunaan sampul surat ialah :
a. Menjaga agar isi surat tidak terbaca oleh orang yang tidak berkepentingan
b. Mengemas surat / berita yang terdiri dari beberapa lembar
c. Sebagai alas an kesopanan/kepantasan
v Memorandum dan Nota
Adalah surat yang hanya berlaku ( digunakan ) untuk kantor atau suatu
organisasi yang berisi tentang permintaan dan pemberian informasi dan petunjuk.
Apakah memorandum dan nota berbeda ? Jawabnya Ya. Perbedaannya terletak
pada siapa yang membuatnya dan ditujukan kepada siapa memo dan nota tesebut.
Memo dibuat oleh pejabat yang lebih tinggi ditujukan kepada bahwahn atau
sebaliknya maupun kepada pejabat yang setaraf, sedangkan Nota dibuat oleh
pejabat yang lebih tinggi kepada bawahnya atau antar pejabat yang setaraf dalam
suatu kantor. Kertas untuk memo dan nota umumnya berukuran setengan folio atau
setengah kuarto
v Telegram dan Teleks
Telegram adalah surat/berita yang dikirim dari jarak jauh. Sedangkan Teleks
adalah pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh
3.    Jenis Surat Berdasarkan kemanan isinya
Berdasarkan keamanan isinya, surat digolongkan menjadi 4 macam, yaitu surat
sangat rahasia, surat rahasia, surat konfidensial ( terbatas ) dan surat biasa. Mari
kita membahasnya masing-masing dari surat tersebut satu persatu.
v Surat Sangat Rahasia
Surat Sangat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang
yang tidak berkepentingan dan biasanya berkaitan dengan dokumen-dokumen yang
berhubungan erat dengan keamanan negara Contoh : Lembar soal Ujian Nasional
maupun dokumen negara lainnya.
Biasanya surat sangat rahasia diberi kode SRHS atau SR lalu dilak ban dimasukan
ke sampul kedua yang beri kode SRHS atau SR kemudian dimasukan ke dalam
sampul ketiga tanpa dilak maupun tanpa kode SRHS atau SR
v Surat Rahasia
35 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Surat Rahasia adalah surat yang isinya tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak
berkepentingan karena mengandung kerahasiaan
Surat Rahasia diberi kode RHS atau R. Berbeda dengan surat sangat rahasia, surat
rahasia ini dikirimkan mengunakan dua buah sampul, sampul pertama diberi kode
RHS atau R dan dilak Kemudian dimasukan ke dalam sampul kedua tanpa dilak dan
tanpa diberi kode RHS atau R. Sampul kedua tersebut merupakan sampul biasa
v Surat Konfidensial ( Terbatas )
Surat konfidential adalah surat yang isinya hanya boleh dikethui oleh pejabat
yang bersangkutan
v Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya boleh di ketahui oleh orang lain karena
tidak menimbulkan kerugian siapa saja yang membacanya

4.    Jenis Surat Berdasarkan Proses Penyelesaiannya


Berdasarkan Proses penyelesaiannya, surat di bagi menjadi 3 macam yaiut surat
sangat segera, surat segera dan surat biasa. Kita akan membahas masing-masing
surat tersebut satu persatu
v Surat Sangat Segera
Surat sangat segera adalah surat yang cara pengirimannya mendapat perioritas
pertama agar segera sampai kepada penerimnya. Oleh karena itu penyelesaiannya
dan pengirimannya harus dilakukan dalam waktu sesingkat-singkatnya . Untuk
kepetingan itu maka surat-surat lain dapat di kalahkan.
v Surat Segera
Surat Segera adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya, tapi
bukan berarti yang mendapat perioritas pertama
v Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimnya, tetapi
tidak mendapat perioritas utama seperti yang terjadi pada surat sangat segera dan
surat segera

5.    Jenis Surat Berdasarkan Jumlah penerimanya


Jenis surat berdasarkan jumlah penerimanya atau sasaran yang dituju dapat
dibagi menjadi 3 macam, yaitu surat biasa, surat edaran dan surat pengumuman
v Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dirimkan kepada seseorang atau kepada seorang
pejabat suatu organisasi
v Surat Edaran
Surat Edaran adalah surat yang dikrimkan kepada beberapa pejabat atau
beberapa orang tertentu
v Surat pengumuman

36 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Surat Pengumuman adalah surat yang memuat berita untuk sejumlah orang
atau pejabat yang namanya tidak disebukan satu per satu
6.   Jenis Surat Berdasarkan maksud dan Tujuannya
Berdasar maksud dan tujuannya surat dapat dibagi menjadi beberapa macam,
seperti surat pemberitahuan, surat perintah, surat instruksi, surat permohonan,
surat panggilan, surat peringatan, surat pengantar, surat tugas, surat keputusan,
surat panggilan, surat perinatan, surat penganar, surat penawaran, surat pesanan,
surat pengiriman barang. Mari kita membahasnya masing-masing jenis surat tesebut
v Surat Pemberitahuan
Surat Pemberitahuan adalah surat yang mempunyai maksud untuk
memberitahukan tentang segala hal yang menyankut kepentingan bersama
v Surat perintah
Surat Perintah adalah surat yang mempunyai maksud memberi perintah kepada
bawahan dengan tujuan untuk melaksanakan tugas di luar pekerjaan rutin. Dengan
adanya surat perintah ini, penerima berhak memperoleh fasilitas-fasilitas yang telah
ditetapkan agar dapat melaksanakan tugasnya dengan efisien dan efektif
v Surat Instruksi
Surat Instruksi pada dasarnya, pengrtiannya sama dengan surat perintah
v Surat permohonan
Surat Permohonan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memohon
suatu hal, seperti memohon untuk cuti, memohon untuk memakai suatu kendaran
milik perusahan dan lain sebagainya dengan tujuan untuk kepentingan pribadi
maupun untuk kepentingan bersama

v Surat Panggilan
Surat Panggilan adalah surat yang mempunyai maksud untuk memanggil
seseorang dengan tujuan tertentu tergantung dari siapa yang memanggil orang
tersebut
v Surat Peringatan
Surat Peringatan adalah surat yang diberikan kepada seseorang dengan maksud
untuk memberikan peringan kepada orang yang bersangkutan karena orang
tersebut melakukan sesuatu yang melanggar ketentuan. Biasanya surat peringatan
ini diberikan sebanyak 3 kali kepada orang yang bersangkutan
v Surat pengantar
Surat Pengantar adalah surat yang diberikan kepada suatu instansi tertentu
dengan maksud memberi suatu pengantar apabila orang atau barang telah sampai
kepada instansi yang dimaksud
v Surat Tugas
Pada dasarnya, pengrtian surat tugas itu sama dengan pengertian surat
perintah dan surat instruksi
v Surat Keputusan
37 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Surat Keputusan adalah surat yang dibuat oleh pejabat yang berwenang dengan
maksud memberi suatu keputusan mengenai hal-hal yang dianggap penting dan
perlu dengan tujuan agar dapat dilaksanakan secepat mungkin
v Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dibuat dan dikirmkan oleh penjual kepada
calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Penawaran barang atau jasa
dari penjual kepada calon pembeli terjadi karena adanya permintaan penawaran dari
calon pembeli aau dapat juga tanpa adanya permintaan penawaran dari calon
pembeli
v Surat Pesanan
Surat Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk
memesan barang atau jasa kepada pihak penjual dengan menyebutkan kreteria
barang yang diinginkan
v Surat pesanan
Surat Pesanan adalah surat yang dibuat dengan maksud dan tujuan untuk
memesan barang atau jasa kepada pihak pnejual dengan menyebutkan kreteria
barang yang diinginkan .
v Surat Pengiriman Barang
Surat Pengiriman barang adalah surat yang di buat dengan maksud dan tujuan
agar pembeli mempunyai persiapan untuk penerimaan barang tersebut karena
sangat mungkin apabila barang pesanan tersebut memerlukan tempat penyimpanan
( tempat barang ) khusus
7.    Jenis Surat Berdasarkan Dinas Pos Surat
Berdasarkan dinas pos surat, maka surat dapat dibagi menjadi 5 macam, yaitu
surat kilat khusus, surat kilat, surat biasa, surat tercatat, dan surat berharga. Mari
kita membahas masing-masing jenis jenis surat yang telah kita sebutkan di atas
v Surat Kilat Khusus
Surat Kilat khusus adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada
penerimanya secara tercatat. Surat Jenis ini dikirimkan paling dahulu dan biasanya
dibuatkan resinya sebagai tanda bukti penririmannya. Pengiriman surat kilat khusus
ini biasanya hanya dapat dilayani pada kantor pos besar
v Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang harus secepatnya disampaikan kepada
penerimanya secara biasa. Surat ini harus didahulukan dibandingkan dengan surat
biasa lainnya, tetapi tidak secara tercatat. Pengirimannya dapat dilayani di setiap
kantor Pos
v Surat Biasa
Surat Biasa adalah surat yang harus disampaikan kepada penerimanya secara
biasa menggunakan sampul biasa dan biayanya relatif lebih murah. Pengiriman surat
jenis ini berdasrkan urutan surat yang ada
v Surat Tercatat

38 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Surat Tercatat adalah surat yang cara pengirimannya biasa, tetapi ada tanda
buykti pengiriman yang diberikan kepada pengirim surat. Pengiriman Surat tersebut
di catat oleh pegawai Pos
v Surat Berharga
Surat Berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannya, seperti akte
kelahiran, akte tanah, surat perjanjian, sertifikat tanah, surt izin mendirikan
bangungan

39 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
D. BAHASA SURAT
1)       Bahasa yang jelas
Yang dimaksud dengan jelas adalah bahas yang tidak memberi peluang untuk
ditafsirkan secara berbeda. Bahas dikatakan jelas jika dua orang atau lebih
mempunyai penafsiran yang sama tentang suatu maksud .
Faktor penyebab ketidakjelasan adalah mulai dari kesalahan dalam penulisan
ejaan sampai ketidak rapihan penataan alenia.
2)       Bahasa yang lugas
Lugas dapat diartikan sederhana, simple, langsung pada masalah. Dalam dunia
bisnis orang selalu menginginkan segala sesuatu serba cepat dan seca praktis atau
lugas. Sehingga setiap penulisan gagasan, penyelesaian masalah dilakukan tidak
bertele-tele atau berbelit-belit. Penggunaan bahasa harus padat dan hemat tetapi
tetap mengandung makna yang lengkap dan jelas.
3)       Bahasa yang umum
Yang dimaksud dengan bahasa umum dalam pembahasan ini adalah bahas
resmi yang memasyarakat, bahasa baku yang dipakai di depan umum, bahasa yang
dipahami oleh semua lapisan masyarakat. Bahasa umum juga dapat dikatakan
sebagai bahas standar.
4)      Kata yang baku
Yang dimaksud dengan kata baku atau standar adalah kata yang dianggap
paling benar ditinjau dari segi penulisan dan pengucapannya.
5)       Ungkapan tetap
Ungkapan tetap atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik adalah ungkapan
yang unsurnya terdiri atas dua kata atau lebih yang berpola tetap (konstruksinya
berbentuk frasa, dan disebut frasa transisi)
6)      Pemakaian EYD
a) Penulisan huruf
b) Penulisan kata
c)  Penulisan unsur serapan
d) Pemakaian tanda baca

40 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
E. BENTUK – BENTUK SURAT
1)       LURUS PENUH (Full Block Style)
Kepala surat (kop surat) merupakan bagian penting surat yang menunjukkan
identitas instansi asal dari suatu surat. Kepala surat dapat diketik secara sentering
horisontal, blok, atau pivot tergantung dari aturan yang berlaku di suatu instansi
baik pemerintah maupun swasta.
Untuk pengetikan kepala surat (kop surat) secara umum diberi ruang 10 kali
kait (enter) untuk menggunakan kertas kuarto dan 12 kait (enter) untuk ukuran
kertas folio jika menggunakan jarak baris 1.
Pengetikan surat bentuk lurus penuh ( full block) adalah pengetikan surat yang
semua bagian surat diketik lurus sebelah kiri atau memulai dari pasak kiri.
Pengetikan bentuk surat ini sangat mudah jika dibandingkan dengan bentuk-bentuk
surat lainnya. Untuk lebih jelasnya perhatikan bagan di bawah ini.

41 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
 
2)     BENTUK LURUS (BLOCK)

Bentuk surat ini diketik mulai dari pasak kiri seperti pengetikan bentuk surat
lurus penuh (full block), kecuali tanggal dan salam penutup, nama
perusahaan/lembaga, nama yang akan menanda tangani surat. Hal-hal tersebut
diketik mulai dari tengah kertas setelah diberi spasi 5 ke kanan dan jika surat
tersebut terdapat “untuk perhatian” (attention line) dan “Hal” (subject line), maka
diketik secara sentering horizontal.
Mengirim surat yang baik tentunya harus dilengkapi dengan amplop atau
sampul. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kerahasian dan kerapian surat. Selain
itu penerima surat lebih mudah untuk mengenali dari mana surat berasal, apalagi
kalau amplop atau sampul tersebut dilengkapi dengan kop.
Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh pengetikan amplop/sampul sebelum
mengetahui tata cara pengetikan surat bentuk lurus ( block style):

42 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
43 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
3)      BENTUK SETENGAH LURUS
Bentuk surat setengah lurus (semi block) hampir sama dengan bentuk lurus
(block), perbedaan terletak pada pengetikan isi saja yaitu setiap alinea, diketik
setelah masuk 5 (lima) spasi.

Untuk lebih jelas perhatikan berikut ini:

44 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
4)      BENTUK BERTAKUK
Secara keseluruhan bentuk surat bertakuk (Idented Style) dan bentuk surat
setengah lurus tidak jauh berbeda . Perbedaannya hanya terletak pada cara
penulisan alamat tujuan. Penulisan alamat tujuan yang bergerigi inilah yang disebut
bertakuk.
Penulisan garis pertama alamat tujuan dimulai dari margin kiri. Awal baris
kedua dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris pertama. Awal baris
ketiga dimulai setelah masuk lima hentakan dari awal baris kedua; dan seterusnya

45 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
 
5)      Alinea Menggantung (Hanging Paragrafh Style)
Sesuai dengan namanya, alenia pada model ini memang menggantung. Jika
pada model lain awal alenia dimulai dari margin kiri atau masuk lima hentakan ketik,
pada model ini hanya awal alenia yang dimulai dari margin kiri, sedangkan baris
berikutnya masuk lima hentakan ketik dari margin kiri.
 

46 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
6)     Bentuk Resmi Indonesi Lama (Official Style )
Bentuk resmi Indonesia lama memiliki penempatan bagian-bagian surat yang
khas. Bentuk surat berperihal ini dipakai oleh instansi pemerintah dan masyarakat
umum.

47 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
7)      Bentuk Resmi Indonesia Baru (New Offical Style)
Bentuk resmi Indonesia baru ini tidak jauh berbeda dengan bentuk resmi
Indonesia lama. Pada bentuk ini penulisan notasi tiga serangkai: nomor, lampiran,
dan hal tetap pada posisinya, yaitu di sebelah kiri atas. Demikian pula tanggal, tetap
ditempatkan di sebelah kanan atas.
Posisi alamat tujuan pada bentuk resmi baru ini tidak sama dengan bentuk
resmi lama. Alamat tujuan letaknya di sebelah kiri, turun beberapa spasi dari isi
perihal. Pengetikan nama kota tidak masuk lima hentakan dari awal baris di atasnya.
Perbedaan lain terletak pad penulisan salam penutup, nama organisasi yang
mengeluarkan surat, nama penadatangan, dan jabatan penanda tangan surat.
Rangkaian penulisan bagian surat itu tidak ditulis centering, melainkan ditulis secara
block.

48 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
 
D. BAGIAN – BAGIAN SURAT
1.    Kepala Surat
a.    Terletak di bagian atas surat
b.    Berfungsi sebagai identitas diri bagi instansi/ perusahaan yang bersangkutan
c.     Identitas:
1.     nama instansi
2.    lambang/logo
3.    alamat lengkap
4.    nomor telepon, faksimil atau e-mail
Contoh :
WIKRAMA Jl. Raya Wangun Kel. Sindangsri
Yayasan Prawitama Bogor
Sekolah menengah kejuruan Po. Box 1 Ciawi Bogor 16720
Bisnis & Manajemen Telp./Faks. (0251) 242411
e-mail :smk-wikrama@telkom.net

2.    Nomor Surat


Berguna untuk:
·       pengarsipan
·       mengetahi banyaknya surat keluar
·       tahun rujukan dalam surat menyurat tahap berikutnya
Berisikan :
·       nomor urut surat
·       kode surat
·       angka bulan
·       angka tahun
Contoh:
Nomor : 045/KOP-GG/VI/05
3.    Tanggal Surat
·       Nama tempat tidak perlu dituliskan apabila sudah tercantum dalam kepala surat.
·       Nama bulan dan angka thun ditulis lengkap
Contoh : Bandug, 6 September 2005
6 September 2005
4.    Lampiran

49 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
a.    sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan tambahan selain
surat itu sendiri.
b.   Bila tidak ada lampiran sebaiknya tidak dicantumkan lampiran.
c.    Pencatuman jumlah lampiran dengan huruf atau angka.
Contoh :
Lampiran : satu berkas
Lampiran : 3 helai

5.    Hal Surat


rakan dalam surat
ngkat, jelas dan menarik
c.     Huruf pertama pada setiap katanya ditulis dengan huruf kapital
kan titik
Contoh :
Hal : Undangan Rapat Panitia

6.   Alamat Surat


a.      Alamat dalam ditulis pada kertas surat, sebagai pengontrol baik bagi penerima
surat maupun pengirim.
b.     Alamat luar ditulis pada amplop dengan jelas dan lengkap
Contoh :
Yth. Endang Taurin
Jalan Asia Afrika 123
Bandung 40111

7.    Salam Pembuka


a. Sebagai penghormatan terhadap pihak yang dituju.
b.Digunakan agar surat tidak terasa kaku.
Contoh :
Dengan hormat,
Ibu Rina yang terhormat
8.   Isi Surat
a.  Terbagi atas :
1.      Alinea pembuka, sebagai isi dan alinea penutup
Contoh :
v Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…………..
v Membalas surat Ibu tanggal
Contoh salah :
50 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
Dengan ini kami mengajukan surat lamaran untuk ……………….
Bersama ini kami beritahukan bahwa surat Saudara………………

2.     Alinea Isi, merupakan bagian surat yang menerangkan maksud penulisan surat,
ketentuan :
a.  Urutan sistematis
b. Setiap alinea mewakili satu gagasan utama
c.  Bahasa sopan dan menarik
d. Perhatikan penulisan ejaan
e.  Hindari pemakaian akronim/singkatan yang belum lazim.

3.      Alinea penutup, berupa simpulan, harapan, ucapan terima kasih atau selamat
Contoh :
Atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih
Contoh (salah) :
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih

9.   Salam Penutup


f awal ditulis dengan huruf kapital
ri dengan tanda koma
Contoh :
Hormat kami,
10.   Pengirim Surat
a.    Pihak yang bertanggung jawab atas penulisan/penyimpanan surat
b.    Sebutkan identitas diri: jabatan, nomor induk pegawai, cap dinas.
c.     Nama pengirim tidak bergaris bawah, tidak diberi tanda kurung.
Contoh :
Hormat kami,
Ttd
Marcelina Utamia
Sekretaris Panitia
11.    Tembusan Surat
a.     Dibuat jika isi surat perlu diketahui pihak lain.
b.     Disusun berdasarkan urutan tingkat/hirarki (dari atas)
c.      Kata arsip/pertinggal tidak perlu dicantumkan
Contoh :
Tembusan :
1.   Kakanwil Depdiknas Jawa Barat
2.  Kakandep Depdiknas Cirebon
12.    Inisial
51 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
a.                Singkatan dari nama pengonsep dan pengetik surat.
b.     Berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.
Contoh :
MU/YE
Marcelina Utami (Pengonsep)
Yustina Eka (Pengetik)

E. PENGGUNAAN KERTAS
1.    Macam-macam kertas untuk surat
a.                  Kertas HVS (Houtvrij Schrijfpapier) untuk mengetik surat asli.
b.                  Kertas tips atau doorslag untuk tembusan
c.                   Onionskin paper, kertas ini tipis namum kuat, digunakan untuk surat-surat
yang dikirim ke luar negri.
d.                  Kertas stensil digunakan untuk surat-surat yang berjumlah banyak.
2.    Ukuran kertas
Ukuran kertas yang digunakan disesuaikan dengan panjang pendeknya isi surat.
Unuk surat yang panjang digunakan kertas berukuran folio dan untuk surat yang
sedang atau pedek digunakan kertas berukuran kuarto. Selain kertas folio dan
kuarto, yaitu kertas skimo, oktavo, kertas A4, A5, A6 dan sebagainya. Adapun
ukuran kertas tersebut adalah sebagai berkut:
a.                Folio brukuran 204 X 330 mm
b.                Kuarto berlukuran 204 X 254 mm
c.                 Sikmo berlukuran 204 X 165 mm
d.                Oktavo berukuran 204 X 127 mm
e.                Memo berukuran 204 X 127 mm
Di samping ukuran kertas diatas, dalam kegiatan surat menyurat dikenal pula ukuran
kertas internasional yaitu;
a.                                  A4 berukuran 210 X 297 mm
b.                                 A5 berukuran 148 X 210mm
c. A6 berukuran 105 /x 148 mm
d. A7 berukuran 74 X 105 mm

52 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
F. TANDA KOREKSI
Tanda-tanda koreksi digunakan untuk memperbaiki kesalahan dari pekerjaaan surat.
Bentuk tanda koreksi bermacam-macam disesuakan dengan kebutuhan.
Bentu-bentuk tanda koreksi dan kegunaannya.
PFELTGT = dapat digunakan untuk memperbaiki kesalahan/menyisipkan bagian yang kurang
Contoh :
Pesanan kami meliputi kertas HVS, pensil warna,
v  Dengan sangat mnyesal kepada Saudara bahwa pesanan Saudara tidak dapat kami
penuh,
v  Pesanan Saudara akan kami kirimkan pembayaran dilunasi.
  = tukar tempat
contoh :
v        Siapa jawaban surat tersebut?
v  Demikianlah surat referensi ini kami berikan tanpa ada suatu ika kepada kami.
uruf besar
Contoh :
                                                       Atas perhatian , kami ucapkan terima kasih
                                                      nona Ria rosalina tidak dapat masuk kerja hari ini
pindah ke kanan
Contoh :
1.     Jl. Kakap Raya 16 Rawamangun Jakarta Timur.
2.           Agar pesann dapat segera kami lakukan Kami mohon Saudara segera
mengirimkan brosur dan daftar harga.
e. Koreksi tidak jadi (coretan dibatalkan)
Contoh ;:
1.              Setelah kami coba ternyata sabun cuci dan sabun mandi cap segi tiga cukup
baik.
2.             Kami hara barang-barang terebut kami terima pada bulan yang akan datang.
f. = Sisipkan = Paragraf Baru
Contoh ;

53 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
E. LIPATAN SURAT
.           Lipatan tunggal (Single fold)
Caranya : Kertas di bagi dua bagaian sama besar, lalu dilipat.

2. Lipatan Baku (Standar Fold)


Caranya : Keras di bagi tiga bagian sama besar, lalu dilipat sehingga AB tepat di EF, lalu ketas
dilipat dengan sumbu EF.
 
.        Lipatan Baku Rendah (Low Standar Fold)
Caranya : Kertas dibagi tiga bagian (± 90,90 dan 74 mm), lalu dilipat sehingga AB tepat pada
EF, kemudia ketas dilipat dengan sumbu lipat EF
 
4. Lipatan Akordion (accordion Fold)
Caranya : Kertas di bagi tiga bagian sama besar. Dengan sumbu CD tepi kertas AB dilipat ke
arah atas tepat padaEF, dan dengan sumbu EF kertas dilipat ke arah bawah
sehingga GH tepat pada CD.
 
5. Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold)
Caranya : Kertas dibagi tiga bagaian (dua bagian lebih kecil). Kertas dilipat dengan sumbu EF
ke arah atas dan dengan sumbu CD ke arah bawah.

6. Lipatan Perancis (French Fold)


Caranya : Kertas dibagi dua bagian. Dengan sumbu CD kerktas dilipat sehingga
AB berhimpit dengan EF, dan dengan sumbu GH kertas dilipat ke arah kiri.

7. Lipatan Baron (Baronial Fold)


Caranya : Kertas dibagi dua sama besar dan dilipat dengan CD sebagai sumbu.
Lalu kertas dibagi tiga bagaian sama, dan dengan sumbu Ij kertas dilipat ke arah
kiri, serta dengan sumbu Gh ke arah kanan.

8. Lipatan Sejajar Ganda (Parallel Double Fold)


Caranya : Kertas dibagi dua bagian sama besar lalu dilipat, dan
dibagi dua bagian sama, lalu lipat lagi.

54 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A
55 | P a g e M a t e r i a j a r K o r e s p o n d e n s i X O T K P S M K T A R U N A