MAKALAH

DESAIN DAN MANAJEMEN FORMULIR

Dosen Pembimbing :

Chamy Rahmatiqa, MPH

Di Susun Oleh :

Kelompok 1

Mutia Juwita 1906005

Wella Septriyanty 1906010

STIKES SYEDZA SAINTIKA PADANG

TAHUN AJARAN

2020/2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT. bahwa kami telah
menyelesaikan tugas mata kuliah Desain dan manajemen formulir dengan membahas
Konsep desain formulir manual dan pertimbangan khusus desain formulir kertas.

Sudah tentu makalah ini masih jauh dari sempurna dan juga masih banyak
kekurangannya. Maka saran, petunjuk  pengarahan, dan bimbingan dari berbagai
pihak sangat kami harapkan.

Semoga makalah ini mendapat Ridho dari Allah SWT, dan bisa bermanfaat
bagi kita semua.

Penulis

I
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR...................................................................................................I

DAFTAR ISI................................................................................................................II

BAB I............................................................................................................................1

PENDAHULUAN.........................................................................................................1

1.1 Latar belakang..................................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah............................................................................................1

1.3 Tujuan...............................................................................................................1

BAB II...........................................................................................................................2

PEMBAHASAN...........................................................................................................2

2.1 Konsep Desain Formulir Manual.....................................................................2

2.2 Pertimbangan Khusus Pada Desain Formulir...................................................3

1. Kepala (Heading)........................................................................................4

2. Pengantar (Introduction)..............................................................................4

3. Intruksi (Instruction)...................................................................................4

4. Badan (Body)..............................................................................................5

5. Penutup (Close)...........................................................................................6

BAB III........................................................................................................................10

PENUTUP...................................................................................................................10

3.1 Kesimpulan.....................................................................................................10

3.2 Saran...............................................................................................................10

DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................11
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang

Seperti kita ketahui bahwa di dalam rekam medis memuat data yang sangat
banyak dan beragam jenisnya, sehingga di dalamnya terkandung berbagai aspek.
Aspek-aspek tersebut antara lain yaitu aspek administrasi, legal, financial, riset,
pendidikan dan aspek dokumentasi. Formulir rekam medis dapat diaplikasikan baik
secara manual/hardcopy maupun secara computer/elektronik harus
mempertimbangkan berbagai aspek yang melekat di dalam rekam medis. Dapat
diartikan, bahwa dalam mendesain formulir rekam medis, kita harus
mempertimbangkan mulai dari bagaimana mengoleksi data, sehingga bagaimana kita
menyimpan rekam medis nantinya dengan baik dan aman dengan tidak
mengesampingkan satupun dari aspek yang ada di dalamnya. Sehingga apabila
nantinya rekam medis diperlukan untuk kepentingan aspek terkait, sudah dapat
digunakan secara optimal.

1.2 Rumusan Masalah

a. konsep desain formulir manual ?

b. pertimbangan khusus desain formulir kertas ?

1.3 Tujuan

a. mengetahui konsep desain formulir manual

b. mengetahui pertimbangan khusus desain formulir kertas

1
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Konsep Desain Formulir Manual

 Pengertian Desain

Desain adalah suatu bentuk komunikasi visual yang menggunakan teks dan
atau gambar untuk menyampaikan informasi atau pesan. (CV. Anugrah Utama, 2010)

 Pengertian Rancangan Formulir

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk di isi dan
merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya trensaksi pelayanan.
Formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi
pelayanan kesehatan ke dalam bentuk catatan, sedangkan rancangan formulir adalah
kegiata merancang formulir berdasarkan kebutuhan transaksi kegiatan pelayanan atau
pembuatan laporan organisasi (Wahono, 2010)

Sedangkan Formulir rekam medis adalah lembaran kertas yang sudah

terformat, tercetak yang digunakan sebagai instrumen atau alat untuk mencatat, 
merekam  semua tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan,  tindakan dan 
pelayanan yang diberikan kepada pasien selama dirawat di Rumah Sakit baik rawat
jalan, UGD maupun rawat Inap.

 Kegunaan Formulir

1. Untuk mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali keterangan

yang sama dan berulang-ulang
2. Untuk mengadakan keseragaman atau pembakuan kerja
3. Untuk mempermudah, menyederhanakan, dalam pengumpulan, pembagian
dan mengklarifikasi data
4. Untuk mempermudah tata kerja, prosedur kerja  dan sistem kerja

2
 5. Sebagai alat perencanaan, karena di dalamnya terdapat data kuantitatif
maupun kulaitatif
6. Sebagai alat untuk pengawasan dan evaluasi

 Aturan Dasar Desain Formulir

Formulir harus didesain sesuai dengan kegunaannya. Pertimbangan pertama

adalah apakah formulir digunakan untuk mengumpulkan atau atau untuk laporan
informasi. Data adalah fakta dan bentuk kasar. Informasi adalah data yang telah
diproses dengan suatu maksud dan kegunaan.

Aturan dasar desain meliputi :

1. Pelajari / rumuskan secara jelas tujuan dan kegunaan formulir serta buatlah
desainnya sesuai keinginan pemakai.
2. Buatlah desain formulir sesederhana mungkin, buanglah data atau informasi
yang tidak diperlukan sehingga mudah dimengerti dan mudah diaplikasikan.
3. Gunakan terminologi standar dari semua elemen data, atau gunakan defenisi-
defenisi beri label/judul semua informasi.
4. Sertakan petunjuk untuk memastikan konsistensi pengumpulan data atau
interpretasi.
5. Bagi item data secara logika, dalam hubungan dengan sumber dokumen atau
dalam susunan penangkapan data; sajikan informasi dalam susunan yang
dapat menarik minat pembaca.
6. Setiap formulir harus mempunyai ukuran tertentu sesuai kebutuhan dan
penyimpanan
7. Setiap formulir harus dicetak dengan huruf yang jelas dan seragam
8. Jangan mempergunakan garis atai titik-titik di ruang yang harus diisi

2.2 Pertimbangan Khusus Pada Desain Formulir

Menurut Shofari dan Enny (2008) ada beberapa aspek yang perlu
dipertimbangkan dalam merancang formulir :

3
 1. Kepala (Heading)

Kepala (Heading) mencakup judul dan informasi mengenai formulir, nama

formulir, nama dan alamat organisasi, nomor formulir, tanggal penerbitan dan
halaman. Biasanya judul terletak pada bagian tengah atas. Halaman ini untuk
menunjukkan jenis dan kegunaannya, judul dibuat sesingkat mungkin tetapi jelas.
Nomor dapat digunakan untuk menunjukan keunikan, dapat diletakan dipojok kiri
bawah atau dibawah kanan, nomor formulir ini dapat juga digunakan untuk
menunjukan sumber dan jenisnya, jika formulit terdiri dari satu halaman harus diberi
nomor dan jumlah halaman, supaya bila ada halaman yang hilang dapat diketahui.
Nomor ini biasanya diletakan pada sebelah kanan atas.

2. Pengantar (Introduction)

pengantar (Introduction) memuat informasi pokok yang menjelaskan tujuan

formulir. Kadang-kadang tujuan ditunjukan oleh judul. Kalau penjelasan lebih lanjut
diperlukan, pernyataan yang jelas bisa dimasukan di dalam formulir untuk
menjelaskan tujuan.

3. Intruksi (Instruction)

Petunjuk pengisian (Instruction) adalah perintah untuk mengetahui berapa

copy yang diperlukan, dikirim kepada siapa, instruksi harus dibuat sesingkat
mungkin. Intruksi tidak boleh diletakkan diantara ruang-ruang atau entry, karena hal
ini membuat formulir terkesan berantakan dan mempersulit pengisian. Formulir  yang
baik harus bersifat self-instruction, artinya harus berisi instruksi-instruksi yang jelas
bagi pengisian untuk menuliskan data tanpa haru bertanya lagi.

4. Badan (Body)

Badan (Body) merupakan badan formulir yang disediakan untuk kerja

formulir yang sesungguhnya dalam menyusun urut-urutan data harus logis,
sistematis, konsisten, sehingga muda untuk dibaca dan dipahami. Pertimbangan lain
yang harus diperhatikan dalam satu badan formulir meliputi:

4
  Margin (batas pinggir)
 Margin minimum untuk batas atas 2/16”=0,32 cm
 Margin minimum untuk batas bawah 2/18”=0,28 cm
 Margin minimum untuk batas sisi 2/18”=0,28 cm

 Spacing (Spasi)

 Horizontar spacing disediakan 1/12”=0,32 cm

 Vertical spacing terdapat enam garis vertical setiap inci pada mesin ketik
standart, elite atau pical. Berikan 1/16 atau kelipatannya, untuk setiap baris
pengetikan.
 Untuk sepasi yang dibuat dengan tulisan tangan, berikan horizontal spacing
1/10 sampai 1/12” perkarakter Vertical spacing memerlukan ¼” sampai 1/3”.
Spasi antara baris dan spasi antara karakter pada formulir harus diperhatikan,
terutama bila formulir akan diisi dengan data yang dicetak dengan mesin.

 Garis (Rules)

Rules adalah sebuah garis vertical atau horizontal. Garis ini bisa langsung,
terputus-putus atau pararel berdekatan yang melayani berbagai tujuan.

 Type style atau jenis huruf

Jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan untuk satu formulir
yang paling baik adalah menggunakan sedikit mungkin jenis dan ukuran huruf, item-
item dengan tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf yang
dama disemua bagian formulir.

5. Penutup (Close)

Komponen utama terakhir formulir kertas adalah “close” atau penutup,

merupakan ruang untuk tanda tangan dan persetujuan. Ditambahkan dengan tempat
dan tanggal penandatangan formulir serta nama jelas.

 Aspek fisik

5
Dalam pembuatan formulir harus memperhatikan :

1. Warna

Pertimbangan harus diberikan kepada pengguna warna dan jenis tinta yang
sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dalam merancang desain formuli.
Penggunaan warna membantu mengidentifikasi dengan cepat formulir yang
digunakan. Warna yang baik adalah warna yang datanya mudah di baca, terutama
bila menggunakan karbon. Warna yang baik adalah warna yang cerah.

2. Bahan

Yang harus diperhhatikan dalam peneliitian bahan adalah berat kertas dan
kualitas kertas yang berkaitan dengan permanency atau penyimpanan.

3. Ukuran

Ukuran yang digunakan adalah ukuran praktis yang disediakan dengan

kebutuhan isi formulir. Usahakan ukuran kertas yang digunakan berupa ukuran kertas
yang standar dan banyak dijual. Jika  kertas tidak standar, sebaiknya dibuat ukuran
yang merupakan kelipatan yang tidk membuang kertas, seperti ukuran kertas standar
dibagi 2,3,4  dst.

4. Bentuk

Menyarakan bentuk (vertikal,horizontal, dan persegi panjang). Beberapa

faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu:

 Lama formulir akan disimpan

 Penampilan dari formulir
 Banyak formulir tersebut ditangani
 Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat, atau dibawa-bawa oleh
pemakainya)
 Kemudahan untuk digunakan
 Tahan lama untuk pengisian yang lama
 Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin, lembab)

6
  Metode untuk pengisian data di formulir(nulis tangan, mesin)

 Keamanan terhadap pudarnya data

Semaki lama formulir disimpan, formulir tersebut semakin baik. Semakin

sering digunakan kertas harus semakin baik pula.

5. Aspek isi

Dalam pembuatan desain formulir harus memperhatikan aspek isi yaitu :

 Butir data atau item

Butir data atau item merupakan data apa saja yang perlu dimasukkan dalam
mendesai formulir.

 Pengurutan

Pengurutan menurut pengelompokan datanya apakah sudah sesuai atau belum.

 Caption

Merupakan kejelasan kata pada suatu formulir. Merupakan kata-kata yang

dicetak  di formulir untuk menunjukan siapa yang harus mengisi data dan apa yang
harus diisikan.

 Pengelompokan data

Data yang sudah ada dikelompokan menurut jenisnya masing-masing.

 Terminologi data

Ada tidaknya istilah bahasa medis yang tidak diketahui oleh orang awam
yang perlu diberi keterangan dalam bahasa indonesia.

 Prinsip Desain Formulir

Prinsip desain formulir yaitu sebagai berikut :

7
 1. Formulir harus mudah diisi/dilengkapi
2. Tercantum instruksi pengisian dan penggunaan formulir tersebut
3. Pada formulir terdapat heading yang mencakup judul dan tujuan yang jelas
4. Nama dan alamat Rumah sakit harus tercantum pada setiap halaman formulir
5. Nama, nomor RM dan informasi lain tentang pasien seharusnya tercantum
pada setiap halaman formulir. (bar coding)
6. Bar coding juga mencakup indeks formulir
7. Nomor dan tanggal revisi formulir dicantumkan agar dapat dipastikan
penggunaan formulir terkini
8. Mengurangi penggunaan formulir yang tidak terpakai lagi (outdated)
9. Layout formulir secara fisik harus logis
10. Data pribadi dan alamat serta informasi lain yang terkait satu dengan yang
lainnya dikelompokkan menjadi satu kesatuan
11. Seleksi jenis huruf yang terstandar. Beberapa pakar menyarankan semua
dengan huruf
12. Margin (batas tepi) disediakan yang cukup untuk kepentingan hole punches
13. Garis digunakan untuk memudahkan entry data dan memisahkan area pada
formulir
14. Shading digunakan untuk memisahkan dan penekanan area-area formulir
15. Check boxes digunakan untuk menyediakan ruang pengumpulan data

 Manfaat Formulir Rekam Medis

Dalam mendesain sebuah dokumen rekam medis harus memperhatikan

kepada siapa dokumen tersebut  akan ditujukan, kepentingannya, berapa sering
dokumen tersebut digunakan, ditulis cetak atau ditulis tangan,yang didalammya harus
memuat komponen, Heading, Introduction, Instruction, Body, Close.

Manfaat Formulir Rekam Medis :

1. Sebagai alat penting untuk menjalankan organisasi rumah sakit.

2. Untuk merekam data transaksi sebagai bukti proses pelayanan kepada pasien.
3. Untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menjalankan semua
kejadian dalam bentuk tulisan.
4. Sebagai bukti bahwa transaksi pelayanan telah dilaksanakan.
8
5. Sebagai alat komunikasi yaitu menyampaikan informasi pokok dari orang
satu ke orang lain di dalam unit kerja yang sama atau ke unit kerja lain (Noor
Riyadi, 1999).

9
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dalam pembuatan desain formulir rekam medis, kita harus membentuk tim
pendesainnya terlebih dahulu, mempelajari cara mendesain formulir rekam medis
yang dibenarkan, memperhatikan pertimbangan apa saja dalam mendesain formulir
rekam medis, melakukan pengontrolan untuk pembuatan formulir rekam medis yang
efektif.

3.2 Saran

Pembuatan formulir rekam medis harus seefektif mungkin guna memudahkan

dalam pengisian rekam medis nantinya.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Arianto, Nyol. (2014). Pelancangan Ulang Formulir Rekam Medis Ringkasan

Masuk dan Keluat di Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru
Tahun2014. Banjarbaru : Stikes Husada Borneo (tidak dipublikasikan)
Arikunto, 2010. Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktek, Jakarta : Rineka
Cipta
http://healthiskesehatan.blogspot.com/2011/07/hal-penting-dalam-mendesain
formulir. html http://www.kristianusrianto.com/desain-formulir-rekam-medis.html

11
 SOAL

1. Informasi mengenai tujuan dan penggunaan formulir adalah bagian aspek desain formulir
yang terdapat pada bagian ?

a. Kepala

b. Pengantar

c. Perintah

d. Badan

2. Aturan dasar sesain formulir yang tidak sesuai yaitu ?

a. Adanya titik-titik untuk ruangan yang akan diisi

b. Merumuskan secara jelas tujuan dan kegunaan formulir

c. Ukuran formulir disesuaikan dengankebutuhan dan penyimpanan

d. Menggunakan terminologi standar dari semua elemen data

3. Hal yang dilakukan pertama kalidalam proses pembuatan formulir adalah ?

a. Membuat konsep dan mendiskusikannya

b. Mengadakan penyempurnaan

c. Mengadakan diskusi dengan pihak peminta

d. Menggali informasi terkait formulir yang akan dirancang

4. Adanya data kuantitatif dan kualitatif dalam formulir dapat digunakan sebagai ?

a. Alat pengawasan

b. Alat bukti fisik

c. Alat evaluasi
d. Alat perencanaa

5. Manfaat formulir rekam medis, kecuali ?

a. Sebagai bukti bahwa transaksi pelayanan telah dilaksanakan.

b. Sebagai alat komunikasi

c. Sebagai alat operasi

d. Untuk merekam data transaksi sebagai bukti proses pelayanan kepada pasien.