Intisari— Robotic Process Automation (RPA) adalah bentuk teknologi otomatisasi proses bisnis yang bekerja mengotomasikan interaksi
dengan desktop GUI pengguna akhir. RPA akan meniru aktivitas manusia di dalam komputer dengan waktu yang jauh lebih cepat dan akurasi
100% tanpa "faktor manusia". Penelitian ini bertujuan untuk menyediakan sarana untuk memahami dan mendapatkan pemahaman tentang
RPA. Dengan interaksi yang erat antara manusia dan robot, perusahaan akan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan karyawan akan
memiliki waktu lebih untuk mengerjakan yang lebih bernilai.
A. Apa itu RPA? Mungkin yang paling penting dari semuanya, RPA sangat
cepat diimplementasikan, dibandingkan dengan otomatisasi
Robotic Process Automation (RPA) adalah sebuah bentuk tradisional, yang dapat memakan waktu beberapa bulan. Juga,
teknologi otomatisasi proses bisnis yang bekerja tidak seperti otomatisasi tradisional, RPA tidak memerlukan
mengotomasikan interaksi dengan desktop GUI pengguna integrasi aplikasi, karena RPA menggunakan Users Interface
akhir. (UI) GUI untuk melakukan tugasnya di berbagai sistem.
Robotic Process Automation (RPA) merupakan sebuah RPA adalah solusi perbaikan cepat jika dibandingkan
software robot. Software robot yang digunakan untuk dengan otomatisasi tradisional, RPA dapat diimplementasikan
melakukan task komputer yang terstruktur, rutin, berulang dan dalam hitungan minggu, sementara otomasi tradisional
akan menjadi lebih optimal pemanfaatannya jika dilakukan membutuhkan waktu berbulan-bulan. Kadang-kadang RPA
dalam volume yang besar. RPA adalah sebuah teknologi baru dapat digunakan dalam jangka pendek, sampai proyek
yang potensinya masih belum direalisasi secara seutuhnya. otomatisasi tradisional dapat direncanakan dan
Dengan robot atau dikenal juga dengan istilah bot, akan diimplementasikan. Dan terkadang, RPA adalah solusi terbaik
meniru aktivitas manusia di dalam komputer dan untuk integrasi yang membutuhkan akses ke beberapa
mengerjakannya seperti apa yang dilakukan oleh manusia aplikasi. RPA juga sangat berguna ketika mengotomatisasi
dengan waktu yang jauh lebih cepat dan akurasi 100%. Robot aplikasi legacy yang tidak menyediakan API mereka sendiri.
juga dapat bekerja 24 jam sehari dan 7 hari dalam satu minggu Salah satu fitur yang membedakan RPA adalah
tanpa lelah dan berkurang kemampuannya. kemampuannya untuk menghubungkan sistem yang tidak
Robot tersebut memungkinkan anda untuk mereplikasi dapat dengan mudah diotomatisasi melalui pendekatan
bagaimana orang melakukan tugas yang berulang dalam suatu otomasi tradisional. Dengan RPA tidak diperlukan High Level
aplikasi (misalkan: memasukkan data, melakukan tugas yang Integration.
berhubungan dengan transaksi). Namun apakah otomasi tradisional akan hilang?
Namun RPA bukan ada untuk menggantikan peran Jawabannya tentulah tidak, karena otomasi tradisional
manusia di dalam industri atau perusahaan, tetapi RPA berbasis API tetap diperlukan. Kemampuan otomatisasi
bertujuan untuk meningkatkan outcome dari karyawan, tradisional untuk memindahkan sejumlah besar data, dengan
sehingga robot akan menjadi asisten yang efektif dan cepat, antar sistem tetap tak tertandingi. RPA hanya bekerja
powerfull. pada bagian Users Interface (UI) pengguna.
B. Perbedaan RPA dengan Otomasi Tradisional C. Type Robotic Process Automation (RPA)
RPA terkadang disebut juga dengan robotic digital RPA dapat bekerja dalam 2 tipe mode yaitu attended mode
workplace. Bagi sebagian orang yang belum memahami dan unattended mode. Bot dengan mode attended akan
perbedaan RPA dengan tradisional otomasi terkadang hal ini membutuhkan manusia untuk menjalankannya, sedangkan
membuat kebingungan dan salah memahami apa yang robot dengan mode unattended dapat dijadwalkan atau dapat
dimaksud dengan proses otomasi yang dimaksudkan oleh dijalankan dari sebuat event.
RPA tersebut. Unattended bot biasanya melakukan operasi batch yang
Otomasi tradisional adalah memerlukan integrasi aplikasi tidak memerlukan intervensi pengguna. Misalnya, kumpulan
pada tingkat basis data atau infrastruktur dan hal tersebut informasi klien baru diterima dalam spreadsheet dan perlu
dapat memakan waktu berbulan-bulan untuk dimasukkan ke beberapa aplikasi.
diimplementasikan. Sedangkan RPA adalah bentuk Perusahaan yang mengharapkan efektivitas RPA dalam alur
otomatisasi lainnya, dan memiliki beberapa fitur yang kerjanya pertama-tama perlu memahami perbedaan antara
membedakan seperti sebagai berikut: Attended Bot dan Unattended Bot.
1. RPA bersifat non-intrusif (tidak mengganggu). RPA Attended bot biasanya berjalan di local desktop, artinya
tetap berada di front end sistem dan tidak mereka memanipulasi program front-office yang sama dengan
mengganggu back end sistem. yang digunakan oleh pengguna akhir. Ini kadang-kadang
2. RPA bersifat agnostic atau bekerja lintas tipe disebut juga sebagai otomasi desktop. Attended bot
aplikasi. merespons secara eksklusif terhadap permintaan pengguna
3. RPA mampu mengambil tindakan dengan cepat atau peristiwa yang dipicu manusia. Dengan kata lain attended
karena kemampuannya untuk meniru peran manusia. robot dapat juga disebut sebagai asisten pribadi pengguna
4. RPA memiliki sifat yang scalable, sehingga mudah akhir.
untuk menangani penambahan beban kerja yang Attended bot bermanfaat untuk pengguna agar dapat dengan
dibutuhkan serta mudah di integrasikan. cepat mengkoordinasikan tugas-tugas sederhana namun
membosankan seperti mencari dan mengambil data pelanggan Economics, dari hasil penelitiannya yang disajikan di laporan
tertentu. Misalnya, attended bot dapat mengambil data dari penelitian McKinsey, disampaikan bahwa Return of
satu aplikasi dan membawanya ke aplikasi yang lain. Investment (ROI) implementasi RPA di perusahaan bervariasi
Secara umum ada 3 manfaat utama yang didapatkan jika berkisar antara 30% sampai dengan 200% pada tahun
mengimplementasi attended bot yaitu: pertamanya.
1. Waktu implementasi yang cepat. Namun Prof Leslie Willcocks menyampaikan bahwa adalah
2. Pengembalian investasi yang cepat. salah untuk berpikir bahwa mengimplementasi RPA ditujukan
3. Tidak mengganggu alur kerja yang ada. untuk mencapai manfaat jangka pendek. Ada beberapa
Unattended bot digunakan untuk fungsi back-office yang manfaat atau keuntungan yang akan didapatkan perusahaan
memiliki dampak yang lebih luas pada alur kerja. Unattended setelah mengimplementasikan RPA yaitu:
bot biasanya berjalan di server organisasi dengan sedikit atau 1. Reduce Cost: dengan mengotomasi tugas-tugas rutin
tanpa campur tangan manusia. Unattended bot akan berjalan karyawan, RPA akan mencapai penghematan biaya
pada jadwal yang telah ditentukan atau secara real time, operasional mencapai 30% diatas output
24/7/365. produktivitas yang dihasilkan karyawan. Software
Berikut dibawah ini adalah contoh skenario RPA yang robot harganya juga lebih murah dibandingkan
menggunakan mode Unattended bot sbb: karyawan yang bekerja full time.
1. Pemrosesan klaim di perusahaan asuransi. 2. Better customer experiences: dengan
2. Pemrosesan aplikasi untuk pelanggan membuka mengimplementasikan RPA akan memberikan
rekening di bank. manfaat nyata bagi sumber daya perusahaan untuk
3. Pembuatan dan distribusi faktur dari pemasok. tetap fokus pada kepuasan pelanggan.
Tidak seperti attended bot, unattended bot dapat 3. Lower operational risk: RPA akan membantu
dikendalikan dan dijadwalkan dari jarak jauh karena mereka perusahaan untuk menurunkan resiko human error
biasanya beroperasi pada mesin virtual. Keterlibatan TI yang terjadi karena kurangnya pengetahuan dalam
mungkin diperlukan untuk konfigurasi unattended bot. mengoperasikan sistem.
Secara umum ada 3 manfaat utama yang didapatkan jika 4. Improved internal processes: RPA akan membantu
mengimplementasi unattended bot yaitu: perusahaan untuk meningkatkan proses pelaporan
1. Transformasi digital adalah keunggulan utama menjadi lebih cepat, onboarding employee lebih
unattended bot. cepat dan kegiatan internal lainnya. Dengan
2. Mengoptimalkan proses di seluruh perusahaan. meningkatkan kemampuan robot melalui Artificial
3. Memiliki potensi ROI yang lebih besar. Intelligence (AI) dan Machine Learning (ML) maka
perusahaan akan dipaksa untuk mendefinisikan
prosedur tata kelolanya dengan jelas.
D. Pekerjaan apa yang dapat dilakukan oleh software robot? 5. Productivity: dibandingkan dengan manusia robot
Bot dapat melakukan banyak aktivitas seperti yang dapat menyelesaikan pekerjaannya 5x lebih cepat
dilakukan manusia, namun pertanyaannya “apakah semua dibandingkan manusia. Robot bekerja 24/7, tidak ada
aktivitas manusia dapat dilakukan oleh robot?”. Pertanyaan ini cuti, sakit ataupun tidak dapat masuk karena berbagai
sering ditanyakan. alasan.
Atas pertanyaan tersebut diatas sebenarnya yang perlu 6. RPA tidak menggantikan sistem IT legacy yang
diketahui bahwa ada 6 aktivitas yang pada umumnya dapat berjalan saat ini, namun dengan RPA akan
dilakukan bot pada terminal pengguna akhir diantaranya meningkatkan sistem IT yang ada.
adalah:
1. Aktivitas data entry.
2. Aktivitas copy & paste. F. Studi Kasus RPA
3. Aktivitas mouse selection. Setiap industri (mis. Telekomunikasi, layanan keuangan,
4. Aktivitas screen navigation. dll.) Dan fungsi bisnis (mis. Pemasaran, penjualan, dll.)
5. Aktivitas Login dan Logout aplikasi. Memiliki proses yang berbeda. Jadi tidak mudah untuk
6. Aktivitas Web Services Invocation & DB Query. mendapatkan daftar proses yang diotomatisasi untuk fungsi
industri dan bisnis yang spesifik.
Bank, lembaga keuangan, dan perusahaan asuransi
memproses sejumlah besar operasi setiap hari. Di sektor yang
E. Manfaat RPA bagi perusahaan. membutuhkan operasi intensif dan besar, RPA dapat
RPA bekerja paling baik dengan tugas reguler berbasis digunakan sebagai pekerja virtual, menggantikan manusia
aturan dan membutuhkan input manual. Pendekatan RPA dalam tugas-tugas harian dan berulang. RPA memungkinkan
adalah untuk merampingkan proses internal. bank-bank modern untuk memenuhi tuntutan tinggi mereka
Menurut Prof Leslie Willcocks, Professor of Technology akan kemampuan menangkap informasi, keamanan, dan
Work and Globalization and governor of the Information kualitas data, sementara juga meningkatkan efisiensi
Systems and Innovation Group at the London School of operasional. Dalam aplikasi kartu kredit, RPA digunakan
untuk menangani tugas-tugas seperti menerbitkan kartu 5. Bot mengirim email konfirmasi, menunjukkan bahwa
kepada pengguna. RPA meningkatkan kecepatan dan akurasi faktur telah dibuat dan dikirim.
tugas, yang pada gilirannya meningkatkan produktivitas.
Berdasarkan laporan dari McKinsey beberapa aktivitas di
sektor asuransi dapat di otomasi seperti:
1. Sales Process
2. Underwriting
3. Update informasi yang terkait dengan policy asuransi
seperti informasi bank.
4. Reject dan cancel policy jika pembayaran tidak
diterima
5. Claim proses. Gb. G.1. Skenario RPA dengan ERP
6. Otomasi rekonsiliasi data finance.
Pada industri ritel adalah salah satu industri yang sangat Untuk memastikan hasil sesuai yang diharapkan ada
diuntungkan dari penggunaan RPA. RPA dirancang untuk beberapa langkah yang perlu diperhatikan perusahaan sebelum
menangani akun penipuan, misalnya, serta untuk memperbarui mengadopsi RPA untuk membantu sistem ERP perusahaan
pesanan dan memproses pemberitahuan pengiriman, sehingga diantaranya adalah:
menghilangkan kebutuhan untuk secara manual melacak 1. Tidak ada RPA tools yang dapat memenuhi semua
barang yang dikirim. kebutuhan perusahaan untuk otomatisasi.
Sedangkan pada industri telekomunikasi, RPA digunakan 2. Menerapkan pilot proyek implementasi RPA untuk
untuk memantau feedback pelanggan CRM, data manajemen ruang lingkup yang terbatas untuk membuktikan ROI
penipuan, dan pembaruan data pelanggan. RPA juga bertindak dan efektivitas sebelum meningkatkannya.
sebagai middleware untuk mengotomatisasi informasi 3. Bisnis users berada di posisi yang seharusnya untuk
pengguna. berperan aktif mengotomatisasi proses mereka dan
Pada manufacturing, pemanfaatan RPA dapat memperkuat menyelesaikan masalah.
prosedur supply chain, menjembatani kesenjangan antara
kegiatan berulang seperti mengutip, membuat faktur, utang
dagang, piutang, general ledger dan lain-lain. H. Bagaimana mengimplementasikan RPA?
Banyak perusahaan melihat cost saving dan efficiency
merupakan manfaat dari penerapan solusi RPA. Namun untuk
G. Otomasi ERP dengan RPA mencapai tujuan tersebut ditemukan beberapa tantangan yang
Robotic Process Automation (RPA) membantu dalam akan dan mungkin terjadi diantaranya:
meningkatkan kinerja sistem Enterprise Resource Planning 1. Tidak mengetahui dari mana akan memulai adopsi
(ERP). RPA
Banyak aplikasi ERP perusahaan, termasuk platform SAP 2. Setelah organisasi meluncurkan proyek percontohan
dan Oracle ERP, membutuhkan banyak pekerjaan manual dan yang sukses, kesuksesan mungkin tidak terbawa ke
berulang — pekerjaan yang dapat menguras semangat, proyek berikutnya, karena setiap proses membawa
menurunkan produktivitas, dan menemukan banyak kesalahan tantangannya sendiri.
data. Dengan menggunakan RPA yang dilakukan dengan 3. Waktu implementasi yang panjang karena scope
benar memungkinkan karyawan untuk mengerjakan tugas- implementasi yang terlalu luas.
tugas yang bernilai lebih tinggi dan membuat dampak nyata
pada bisnis. Untuk menjawab tantangan diatas, berikut adalah 12
Pemanfaatan RPA yang tepat dapat secara dramatis langkah yang dapat dilakukan untuk memastikan adopsi
meningkatkan produktivitas dan kualitas data — membantu teknologi RPA ini memberikan hasil sesuai harapan
organisasi bergerak lebih dekat ke perusahaan digital di masa pemangku kepentingan diantaranya sbb:
depan. 1. Untuk memaksimalkan dampak RPA, identifikasi
Berikut di bawah ini contoh skenario implementasi RPA proses yang akan menghasilkan manfaat terbesar saat
dapat dilihat pada gambar G.1 : diotomatisasi.
1. Bot RPA menerima email dengan formulir 2. Pilih proses yang berdampak besar dapat dengan
permintaan faktur excel standar. mudah diotomatisasi dengan RPA. Berikut di bawah
2. Bot masuk ke perangkat lunak perencanaan sumber ini adalah proses-proses yang memiliki dampak
daya perusahaan SAP. terhadap adopsi RPA sebagai berikut:
3. Ekstrak data dari excel dan memasukkannya ke a. Berdampak terhadap cost atau revenue
dalam SAP. b. Volume pekerjaan yang tinggi
4. Membuat faktur dalam SAP dan mengirimkannya ke c. Toleransi kesalahan yang rendah
pemohon. d. Waktu menyelesaikan pekerjaan
e. Membutuhkan tenaga kerja yang tidak mendapatkan manfaat maksimal adopsi teknologi RPA ini
teratur. perlu desain dan perencanaan yang baik.
3. Dapatkan dukungan manajemen puncak perusahaan. Dapat disimpulkan beberapa faktor sukses adopsi RPA
4. Dapatkan dukungan tim. pada sebuah organisasi yaitu:
5. Memastikan semua pemangku kepentingan telah 1. Strategi RPA
memahami maksud dan tujuan adopsi RPA 2. Sumber daya manusia
6. Perbaiki proses 3. Partner implementasi RPA
7. Pilih partner yang bertindak sebagai RPA provider. 4. Proses yang matang, didefinisikan, dan berulang-
8. Kembangkan solusi ulang
9. Test Solusi 5. Project Management
10. Jalankan pilot proyek 6. Teknologi RPA yang digunakan
11. Go Live 7. Keterlibatan IT
12. Pemeliharaan RPA
IV. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan akhirnya
dapat disimpulkan bahwa Robotic Process Automation (RPA)
adalah sebuah revolusi teknologi otomasi yang dapat
meningkatkan daya saing perusahaan. Namun untuk