SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

“Manajemen Persuratan”

Dosen Pembimbing : Indra Syahputra, M.Pd

Disusun Oleh :
Kelompok 5

- Yuria Nadila
- Syahrina Siregar

Semester : III - B / Manajemen Pendidikan Islam

SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM

JAM’IYAH MAHMUDIYAH
TANJUNG PURA
LANGKAT
T. A 2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala rahmat
dan rizkinya kepada kita semua dan tak lupa selawat berangkaikan salam kepada
junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW yang telah banyak mengajarkan kita
kepada akhlakul karimah serta ilmu pengetahuan.
Kami sangat bersyukur kehadirat Allah karena atas izinnyalah kami dapat
menyelesaikan Tugas Makalah Manajemen Persuratan yang berjudul “Sistem
Penyimpanan Arsip”, tak lupa kami ucapkan banyak terima kasih kepada Bapak
Indra Syahputra, M.Pd selaku Dosen Pembimbing yang sudah memberikan arahan
dan bimbingan demi terselesaikannya tugas makalah ini.
Demikianlah tugas ini kami buat, kami mohon maaf sebesar-besarnya bila
terdapat kekurangan dan kesalahan disana sini.

Tanjung Pura, 15 November 2021

Penyusun

Kelompok 5

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................... 1

A. Latar Belakang ............................................................................... 1
B. Rumusan Masalah .......................................................................... 1
C. Tujuan Penulisan ............................................................................ 2

BAB II PEMBAHASAN ................................................................................ 2

A. Sistem Tanggal/Kronologis ............................................................ 3
B. Sistem Abjad .................................................................................. 4
C. Sistem Nomor ................................................................................. 5
D. Sistem Geografis atau Wilayah ...................................................... 7
E. Sistem Perihal/Subyek .................................................................... 8
F. Sistem Warna ................................................................................. 9

BAB III PENUTUP ........................................................................................ 10

A. Kesimpulan..................................................................................... 10
B. Saran ............................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 11

ii
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Latar Belakang
Arsip berperan penting dalam kelancaran kegiatan suatu instansi yaitu
membantu memperlancar adminstrasi instansi yang bersangkutan. Oleh karena itu
arsip seharusnya diperlakukan dengan baik di setiap instansi, agar tidak rusak atau
bahkan hilang. Jika arsip rusak atau hilang maka catatan riwayat kegiatan instansi
tersebut juga hilang.
Arsip sangat bernilai untuk kegiatan sehari-hari dalam suatu instansi antar
lain mempunyai nilai kebuktian yang dapat dijadikan bukti asal usul,
struktur,fungsi, garis haluan dan operasi badan korporasi atau perorangan yang
menciptakan rekod. Nilai administratif baik dalam pelaksanaan kegiatan
administrasi saat ini maupun yang akan datang, nilai hukum , nilai informasional
untuk rujukan atau penelitian yang berasal dari informasi yang termuat dalam
arsip, serta nilai historis nilai yang muncul karena usianya yang luar biasa, dan
ada hubungannya dengan peristiwa bersejarah atau seseorang.
Pemberkasan arsip dilakukan untuk semua jenis arsip, baik arsip aktif,
inaktif maupun statis. Tujuan dilakukannya penyimpanan arsip adalah agar tidak
terjadi arsip yang beserakan dimana-mana, lebih rapi tempatnya, dan yang
terpenting adalah akan lebih mudah dalam melakukan temu kembalinya. Menurut
Sulistyo-Basuki dalam bukunya “Manajemen Arsip Dinamis” menyebutkan
beberapa metode pemberkasan arsip diantaranya yaitu: sistem Abjad, sistem
geografis, sistem subyek, sistem numerik, sistem kronologi, dan sistem warna.
Oleh karena itu dalam pembahasan makalah ini kami akan membahas mengenai
beberapa metode dalam penyimpanan arsip.

B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana penyimpanan arsip dengan metode kronologis?
2. Bagaimana penyimpanan arsip dengan metode abjad?
3. Bagaimana penyimpanan arsip dengan metode nomor?
4. Bagaimana penyimpanan arsip dengan metode geografis?

1
 5. Bagaimana penyimpanan arsip dengan metode subyek?
6. Bagaimana penyimpanan arsip dengan metode warna?

C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui penyimpanan arsip dengan metode kronologis.
2. Untuk mengetahui penyimpanan arsip dengan metode abja.
3. Untuk mengetahui penyimpanan arsip dengan metode nomor.
4. Untuk mengetahui penyimpanan arsip dengan metode geografis.
5. Untuk mengetahui penyimpanan arsip dengan metode subyek.
6. Untuk mengetahui penyimpanan arsip dengan metode warna.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Sistem Tanggal/Kronologis
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada
urutan tanggal, dilihat dari tanggal surat yang diterima (untuk surat masuk) dan
tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Surat yang datang paling akhir
ditempatkan di bagian paling akhir pula tanpa memperhatikan masalah surat
tersebut.1
Keuntungan dari sistem tanggal adalah sebagai berikut :
1) Mudah dilaksanakan.
2) Susunan dan urutan guide sederhana.
3) Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.

Adapun kerugian sistem tanggal adalah sebagai berikut :

1) Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan jumlah
dokumen yang tidak banyak.
2) Tidak akan digunakan apabila tanggal, bulan dan tahun sebuah dokumen
tidak diketahui
3) Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.

Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Kronologis

1
Sedarmayanti. Manajemen Sumber Daya Manusia. (Bandung: PR. Refika Aditama,
2005), hlm. 74.

3
B. Sistem Abjad
Sistem abjad adalah suatu sistem untuk menyusun nama-nama orang. Baik
perihal dari surat maupun instansi pengirim dapat disusun menurut abjad, yaitu
menyusun subyek itu dalam urutan A sampai Z. Untuk dapat menyusun itu maka
nama-nama atau kata-kata dibagi menjadi 4 golongan yaitu nama perorangan,
nama perusahaan, nama instansi pemerintahan, dan nama organisasi sosial atau
perhimpunan-perhimpunan. Untuk dapat menyusun nama-nama ini maka
diperlukan sekali adanya peraturan-peraturan filing yang merupakan standar
peraturan-peraturan ini dapat ditentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota
organisasi harus mengikuti prosedur yang ditentukan.2 Standar tentang peraturan-
peraturan dimaksud telah ada, sehingga setiap organisasi tidak perlu bersusah
payah menetukan lagi peraturan-peraturan yang diperlukan.
Keuntungan dari sistem abjad adalah sebagai berikut :
1) Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok
menjadi satu.
2) Surat masuk dan pertanggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam
satu map.
3) Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama
pengirim yang mendapat surat, tanpa menpergunakan indeks.
4) Susunan guide dan folder sederhana.
5) Mudah dikerjakan dan cepat dalam penemuan

Adapun kerugian dari sistem abjad adalah sebagai berikut:

1) Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui
bagian nama yang lain seperti nama depan atau panggilan, tetapi harus
melalui nama belakang.
2) Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain
tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda letak di dalam
penyimpanan.
3) Ejaan huruf yang selalu salah berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh sedangkan
nama orang ditulis berdasarkan keinginan ejaan masing-masing.
4) Harus menggunakan peraturan mengindeks sehingga diperlukan

2
Barthos Basir. Manajemen Kearsipan. (Jakarta: Bumi Aksara, 2005), hlm. 46.

4
 pemahaman tentang peraturan mengindeks.

Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Abjad

C. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.
Ada empat macam sistem nomor di dalam penyimpanan arsip, yaitu:
Sistem nomor menurut Dewey (sistem desimal/klasifikasi)3
Dalam klasifikasi, nomor yaitu daftar yang memuat semua masalah yang
terdapat dalam kantor atau organisasi. Setiap permasalahan diberi nomor tertentu.
Terdapat tiga pembagian dalam klasifikasi, yaitu:
a) Pembagian utama, memuat kegiatan atau masalah pokok dari kantor
organisasi.
b) Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada
pembagian utama.
c) Pembagian kecil, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian
pembantu.

Contoh dari sistem nomor menurut Dewey adalah

000 Kesejahteraan 500 Kepegawaian
100 Keuangan 600 Hubungan Masyarakat
3
Ibid, hlm. 50.

5
200 Pembangunan 700 Logistik
300 Pendidikan 800 Research
400 Umum 900 Produksi

Pembagian utama dibagi lagi kedalam pembagian pembantu :

Contoh:
500 Kepegawaian 500 Asuransi Pegawai
510 Kenaikan Pangkat
520 Mutasi
530 Riwayat Hidup

Pembagian pembantu dibagi lagi kedalam pembagian kecil : Contoh:

580 Cuti 580 Cuti Sakit
581Cuti Melahirkan
582 Cuti Tahunan

1) Sistem nomor menurut terminal digit

Sistem nomor menurut terminal digit adalah sistem penyimpanan
berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip yang mempunyai unsur-
unsur sebagai berikut:4
a) Nomor urut
b) Tanggal Penyimpanan
c) Judul Surat
d) Tanggal Surat
e) Nomor Surat
f) Perihal
g) Keterangan
2) Sistem nomor middle digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem nomor decimal
Dewey dan sisterm nomor terminal digit yang dijadikan kode laci dan
guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang
berada di belakangnya menunjukan kode map, kemudian dua angka yang

4
Hendi Haryadi. Administrasi Perkantoran untuk Manager & Staff. (Jakarta: Visi Media,
2009), hlm. 119.

6
 berada di belakangnya menunjukan urutan surat yang ke sekian dalam
map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam sehingga
terdapat dua angka di tengah, dua angka di depan dan dua angka di
belakang. Apabila angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan
angka nol. Cara penyimpanan suratnya sama dengan sistem nomor
terminal digit.
3) Sistem nomor soundex (phonetic system)
Sistem nomor soundex adalah sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pengelompokan nama yang tulisannya atau bunyi
pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti
dengan kode yang terdiri dari satu huruf dan tiga angka. Susunan
penyimpanan adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Nomor

D. Sistem Geografis atau Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah tertentu (Sedarmayanti, 2005).
Keuntungan dari penggunaan penyimpanan arsip sistem geografis ini
adalah sebagai berikut :
1) Mudah dan cepat dalam penemuan apabila nama tempat telah diketahui.
2) Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung, tanpa rujukan
atau bantuan indeks.
Adapun kerugian dari sistem ini adalah :
1) Kemungkinan terdapat kesalahan apabila tidak mempunyai pengetahuan
yang cukup tentang pembagian wilayah.

7
 2) Diperlukan indeks yang tepat dan teliti.
3) Apabila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.

Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Geografis/Wilayah

E. Sistem Perihal/Subyek
Sistem perihal atau subyek adalah cara penyimpanan dan penemuan
kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Untuk dapat
melakukan penataan arsip berdasarkan subyek atau pokok masalah ini, maka
harus ditentukan dahulu masalah- masalah yang pada umumnya terjadi dalam
surat-surat yang ditangani setiap harinya5 (Sedarmayanti, 2005).
Keuntungan dalam penggunaan penyimpanan arsip dengan sistem
perihal/subyek adalah sebagai berikut:
1) Penghematan waktu pencarian dokumen karena semua hal yang
menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat
penyimpanan.
2) Dokumen subyek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan
subyek baru ataupun menambah sub subyek pada subyek utama.

Adapun kerugian dari sistem subyek adalah sebagai berikut :

1) Ada kecenderungan daftar subyek atau daftar klasifikasi tumbuh tak
terkendali.
2) Penyimpanan berdasarkan subyek tidak akan efektif apabila istilah yang
digunakan tidak dibatasi.
3) Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan
analis arsip yang berpengalaman.
5
Sedarmayanti, Op. Cit, hlm. 80.

8
 4) Diperlukan petunjuk silang yang memadai untuk menyatukan berbagai
subyek dan informasi yang terkait.
5) Sering terjadi penggunaan nama seorang untuk daftar subyek, sehingga
dapat memperlambat penemuan arsip.

Hal yang perlu dipersiapkan untuk sistem subyek adalah :6

a) Daftar Indeks
b) Perlengkapan menyimpan surat
c) Pemberian kode surat
d) Penyimpanan surat atau dokumen dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat.
- Mencatat surat dalam kartu kendali.
- Menyimpan kartu kendali.

Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Subyek

F. Sistem Warna
Sistem warna dalam penyimpanan dokumen yaitu sebagai identitas atau
ciri khas tertentu. Sistem warna dapat dikombinasikan dengan sistem
penyimpanan yang lain. Misalkan penggunaan warna untuk guide-guide dalam
folder, atau penggunaan warna dalam perlengkapan arsip yang dapat membantu
kegiatan kearsipan. Dengan demikian, penggunaan warna bukan sebagai sesuatu
yang utama melainkan hanya membantu dalam penataan dokumen.

6
Mulyono, Sularso, Partono dan Agung Kuswantoro. Manajemen Kearsipan. (Semarang.
Unnes Press, 2011), hlm. 134.

9
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Setiap perusahaan yang memiliki arsip, akan menyimpan arsip tersebut
sesuai dengan sistem penyimpanan arsip yang telah ditentukan sebelumnya oleh
perusahaan. Sistem penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan
penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut
dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.
Sedangkan menurut Sedarmayanti sistem penyimpanan arsip adalah pengaturan
dan penyusunan berkas atau arsip secara tertib dan sistematis, sehingga arsip
tersebut dapat digunakan secara aman dan ekonomis serta memudahkan
penemuan kembali arsip sewaktu-waktu diperlukan.
Ada enam sistem penyimpanan arsip yaitu sistem abjad, sistem geografis,
sistem subyek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem warna.

B. Saran
Demikian makalah yang dapat kami susun dan kami sangat menyadari
makalah ini jauh dari kesempurnaan maka kritik dan saran yang membangun demi
perbaikan dan pengembangan sangat kami harapkan. Dan semoga ini dapat
menambah pengetahuan kita dan bermanfaat. Aamiin

10
 DAFTAR PUSTAKA

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern.

Yogyakarta: Gava Media.

Basir, Barthos. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.

Amsyah, Zulkifli. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Utama.

Haryadi, Hendi. 2009 Administrasi Perkantoran untuk Manager & Staff. Jakarta:
Visi Media.

Sulistyo-Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka

Utama.

Mulyono, Sularso, Partono, Agung Kuswantoro. 2011. Manajemen Kearsipan.

Semarang. Unnes Press.

11