Perguruan Tinggi STMIK – AMIK – LPBM TEKNOKRAT

BAB

V. Buku Besar dan Buku Pembantu

V.1. Karakteristik Buku Besar dan Buku Pembantu
Buku Besar (general ledger) merupakan kumpulan rekening-rekening
yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah
dicatat dalam jurnal.
Buku Pembantu (subsidiary ledger) adalah suatu cabang buku besar
yang berisi rincian rekening tertentu yang ada dalam buku besar.
Rekening adalah judul suatu catatan akuntansi yang umumnya
berbentuk T, yang dibagi dua bagian, sebelah kiri disebut debit dan
sebelah kanan disebut kredit, sebagai alat untuk mengklasifikasikan
dan mencatat transaksi berdasarkan prinsip tata buku berpasangan
(double entry bookkeeping).

Adapun proses sortasi dan pemindahan data ke dalam buku besar dan
buku pembantu disebut dengan pembukuan (posting). Dalam system
manual, kegiatan posting ini memrlukan 4 tahap berikut ini :
1. Pembuatan rekapitulasi jurnal.
2. Penyortasian rekening yang akan diisi dengan data rekapitulasi.
3. Pencatatan data rekapitulasi dalam rekening yang bersangkutan.
4. Pengembalian rekening ke dalam arsip pada urutannya semula.

V.2. Formulir Rekening Buku Besar

Rekening buku besar umumnya berbentuk T, yang merupakan catatan
akuntansi yang dibagi dua secara vertical, sebelah kiri disebut debit,
dan sebelah kanan disebut kredit. Ada berbagai variasi bentuk formulir
rekening buku besar :

1. Rekening dengan debit lebar (wide debit ledger)

Nama Rekening : No. Rekening :    

Tgl. Keterangan Ref Debit Tgl. Keterangan Ref Kredit

                   
                   
                   
                   
                   
                   

Gambar 5.1 Rekening dengan Debit Lebar

Sistem Akuntansi 1
Perguruan Tinggi STMIK – AMIK – LPBM TEKNOKRAT

2. Rekening biasa (regular ledger)

Nama Rekening : No. Rekening :    

Tgl. Keterangan Ref Debit Tgl. Keterangan Ref Kredit

                   
                   
                   
                   
                   
                   

Gambar 5.2 Rekening Biasa

3. Rekening berkolom saldo di tengah (center balance ledger)

Nama Rekening : No. Rekening :    

Tgl. Keterangan Ref Debit Saldo Kredit Keterangan Ref Tgl.

                     
                     
                     
                     
                     
                     

Gambar 5.3 Rekening Berkolom Saldo di Tengah

4. Rekening berkolom saldo (balance ledger)

Nama Rekening : No. Rekening :

Tgl. Keterangan Ref Debit Kredit Saldo D/K Saldo

                 
                 
                 
                 
                 
                 

Gambar 5.4 Rekening Berkolom Saldo

Sistem Akuntansi 2
 BAB 5 Buku Besar dan Buku Pembantu

Nama Rekening : No. Rekening :

Saldo
Tgl. Keterangan Ref Debit Kredit
Debit Kredit
               
               
               
               
               

Gambar 5.5 Rekening Berkolom Saldo Debit dan Saldo Kredit

5. Rekening ganda berkolom saldo (double ledger with balance ledger)

Nama Rekening : No. Rekening :

Tgl. Keterangan Ref Debit Kredit Saldo Tgl. Keterangan Ref Debit Kredit Saldo
                           
                           
                           
                           
                           
                           

Gambar 5.6 Rekening Ganda Berkolom Saldo

6. Rekening dengan saldo lama dan saldo baru (old and new balance
ledger).

Nama Rekening : No. Rekening :

Saldo Saldo
Tgl. Keterangan Ref Debit Kredit
Lama Baru
               
               
               
               
               
               

Gambar 5.7 Rekening dengan Saldo Lama dan Saldo Baru

Sistem Akuntansi 3
Perguruan Tinggi STMIK – AMIK – LPBM TEKNOKRAT

V.3. Kode Rekening

Kode adalah suatu rerangka (framework) yang menggunakan angka
atau huruf atau kombinasi angka dan huruf untuk memberi tanda
terhadap klasifikasi yang sebelumnya telah dibuat.

Tujuan Kode dalam sistem pengolhan data akuntansi adalah sebagai

berikut :
1. Mengidentifikasi data akuntansi secara unik.
2. Meringkas data.
3. Mengklasifikasi rekening atau transaksi.
4. Menyampaikan makna tertentu.

Metode Pemberian Kode Rekening adalah sebagai berikut :

1. Kode Angka atau Alfabet
Metode ini rekening buku besar diberi kode angka atau huruf yang
berurutan. Kelemahan Kode Angka atau Alfabet Urut ini adalah jika
terjadi perluasan jumlah rekening, hal ini akan mengakibatkan
perubahan menyeluruh terhadap kode rekening yang mempunyai
kode angka yang lebih besar. Misalnya :

1 Kas dan Bank

2 Piutang
3 Cadangan Kerugian Piutang
4 Persediaan Produk Jadi
5 Aktiva Lancar Lain
6 Tanah
7 Gedung
8 Akumulasi Depresiasi Gedung
9 Aktiva Tetap Lain
10 Utang Dagang
11 Utang Gaji dan Upah
12 Modal
13 Laba Ditahan
14 Pendapatan Penjualan
15 HPP
16 Biaya Bahan Baku
17 Biaya Administrasi dan Umum
18 Biaya Pemasaran
2. Kode Angka Blok
Metode ini rekening buku besar dikelompokkan menjadi beberapa
golongan dan setiap golongan disediakan satu blok angka yang
berurutan untuk memberi kodenya. Penggunaaan Kode Angka Blok
ini dapat mengatasi kelemahan Kode Angka Urut, yang jika terjadi
perluasan klasifikasi pada suatu rekening mengakibatkan perubahan
kode semua rekening yang kodenya lebih besar dari kode rekening
yang mengalami perluasan. Untuk menghadapi kemungkinan
perluasan rekening, dalam setiap blok angka disediakan angka
cadangan perluasan, sehingga perluasan kode rekening hanya akan

Sistem Akuntansi 4
BAB 5 Buku Besar dan Buku Pembantu

mempengaruhi pemberian kode rekening dalam blok yang

bersangkutan. Misalnya :

1 – 24 AKtiva Lancar
25 – 39 Investasi Jangka Panjang
40 – 69 Aktiva Tetap Berwujud
70 – 79 Aktiva Tidak Berwujud
80 – 99 Utang Lancar
100 – 124 Utang Jangka Panjang
125 – 129 Modal
130 – 139 Pendapatan Penjualan
140 – 169 HPP
170 – 199 Biaya Administrasi dan Umum
200 – 299 Biaya Produksi
300 – 349 Penghasilan diluar Usaha
350 – 399 Biaya diluar Usaha
400 Rugi Laba

3. Kode Angka Kelompok

Kode Angka Kelompok terbentuk dari dua atau lebih subcodes yang
dikombinasikan menjadi satu kode. Kode Angka Kelompok ini
mempunyai karakteristik sebagai berikut :
a. Rekening diberi kode angka atau kombinasi angka dan huruf.
b. Jumlah angka dan atau huruf dalam kode
adalah tetap.
c. Posisi angka dan atau huruf dalam kode
mempunyai arti tertentu.
d. Perluasan klasifikasi dilakukan dengan
memberi cadangan angka dan atau huruf ke kanan.
Misalnya :

4. Kode Angka Desimal

Desimal berarti persepuluhan. Kode Angka Desimal memberi kode
angka terhadap klasifikasi yang membagi kelompok menjadi
maksimum 10 subkelompok dan membagi subkelompok menjadi
maksimum 10 golongan yang lebih kecil dari subkelompok tersebut.
Misalnya :

1 Persediaan
1.1 Persediaan Suku Cadang
1.2 Persediaan Bahan Penolong
1.3 Persediaan Bahan Baku
1.9 Persediaan Lain-lain

1.3.1 Bahan Baku Kayu

1.3.2 Bahan Baku Ampas Tebu
1.3.3 Bahan Baku Jerami

1.3.1.1 Bahan Baku Serat Panjang Ex Jepang

1.3.1.2 Bahan Baku Serat Panjang Ex USA
Sistem Akuntansi 5
Perguruan Tinggi STMIK – AMIK – LPBM TEKNOKRAT

5. Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf

Metode ini menggunakan kode berupa kombinasi angka dengan
huruf. Setiap rekening diberi kode angka yang didepannya
dicantumkan huruf singkatan kelompok rekening. Misalnya : AL 101
(AL merupakan singkatan dari Aktiva Lancar)

Hal yang perlu dipertimbangkan dalam merancang Kode Rekening

adalah sebagai berikut :
1. Rerangka kode harus secara logis memenuhi kebutuhan pemakai
dan metode pengolhan data yang digunakan.
2. Setiap kode harus mewakili secara unik unsure yang diberi kode.
3. Desain kode harus mudah disesuaikan dengan tuntutan perubahan.

V.4. Buku Pembantu (Subsidiary Ledgers)

Buku Pembantu adalah suatu kelompok rekening yang merupakan
rincian rekening tertentu dalam buku besar (general ledger), yang
dibentuk untuk memudahkan dan mempercepat penyusunan laporan
dan neraca percobaan.

Umumnya perusahaan manufaktur menyelenggarakan berbagai buku

pembantu sebagai berikut :
1. Buku Pembantu Persediaan.
2. Buku Pembantu Piutang.
3. Buku Pembantu Hutang.
4. Buku Pembantu Harga Pokok Produk.
5. Buku Pembantu Biaya.
6. Buku Pembantu Aktiva Tetap.

V.5. Posting ke dalam Rekening Buku Besar dan Buku Pembantu

Posting adalah proses sortasi dan pemindahan data ke dalam rekening
buku besar dan buku pembantu. Ada 4 metode yang dapat dilakukan
dalam posting ke buku besar dan buku pembantu diantaranya sebagai
berikut :
1. Posting jurnal ke dalam rekening buku besar dengan tulisan tangan
dan posting dokumen sumber ke dalam rekening buku pembantu
dengan cara yang sama. Dalam metode ini data yang sudah
terkumpul dalam jurnal di posting ke dalam buku besar dengan
tulisna tangan. Posting ke dalam rekening buku pembantu dapat
bersumber dari data yang telah dicatat dalam jurnal atau langsung
dari dokumen sumber. Berikut bagan alir dari metode posting
tersebut.

Sistem Akuntansi 6
BAB 5 Buku Besar dan Buku Pembantu

Dokumen Sumber Membuat Rekap Jurnal Rekap Jurnal

Jurnal Buku Besar
Rekonsiliasi

Buku Pembantu Membuat Neraca PercobaanNeraca Percobaan

Gambar 5.8 Posting Jurnal dan Dokumen Sumber ke dalam Books Of Final Entry

2. Posting dokumen sumber ke dalam rekening buku pembantu yang

menghasilkan jurnal sebagai tembusan posting ke dalam rekening
tersebut. Dalam metod eini dokumen sumber di posting ke dalam
buku pembantu dengan tulisan tangan atau dengan mesin
pembukuan, yang tembusan posting nya menghasilkan jurnal. Berikut
bagan alir dari metode posting tersebut.
Jurnal
Dokumen Sumber Buku Pembantu Membuat Rekap Jurnal Rekap Jurnal
Rekonsiliasi Buku Besar

Membuat Neraca PercobaanNeraca Percobaan

Gambar 5.9 Posting Dokumen Sumber ke dalam Buku embantu; Jurnal Dihasilkan dari
kegiatan Posting tersebut

3. Posting ke dalam buku pembantu sebagai akibat dari pengisian

dokumen sumber, yang sekaligus menghasilkan jurnal sebagai
tembusan pengisian bukti tersebut. Dalam metode ini pembuatan
dokumen sumber, posting ke dalam buku pembantu, dan pencatatan
jurnal dilakukan dalam sekali tulis (biasanya dengan mesin
pembukuan). Berikut bagan alir dari metode posting tersebut.
Membuat Rekap Jurnal Jurnal
Rekap Jurnal Buku Besar

Rekonsiliasi

Buku Pembantu

Dokumen Sumber

Membuat Neraca PercobaanNeraca Percobaan

Sistem Akuntansi 7
Perguruan Tinggi STMIK – AMIK – LPBM TEKNOKRAT

Gambar 5.10 Posting ke dalam Buku Pembantu sebagai Hasil Pembuatan Dokumen
Sumber

4. Pembukuan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkeeping). Dalam

metode ini tidak digunakan buku pembantu dalam pembukuan.
Fungsi buku pembantu digantikan dengan arsip dokumen sumber.
Berikut bagan alir dari metode posting tersebut.

Dokumen Sumber Membuat Rekap Jurnal Rekap Jurnal

Jurnal Buku Besar

Arsip dokumen sumber berfungsi sebagai buku pembantu

A

Gambar 5.11 Pembukuan Tanpa Buku Pembantu (ledgerless bookkeeping)

V.6. Cara Penanganan Dokumen Sumber

Dokumen sumber seringkali disebut dengan istilah media dapat
digolongkan menjadi dua : media tunggal (single document atau single
media) dan media campuran (mixea document atau mixed media).
Media Tunggal adalah dokumen sumber yang hanya berisi satu
rekening yang didebit atau satu rekening yang dikredit. Media
Campuran adalah dokumen sumber yang berisi lebih dari satu rekening
yang dikredit atai lebih dari satu rekneing yang didebit.

5 (lima) tahap pencatatan media ke dalam rekening pembantu yaitu :

Tahap ke-1 : Mengambil media yang akan dicatat ke dalam
rekening pembantu

Tahap ke-2 : Mencari kartu rekening yang akan di debit atau di

kredit yang disimpan dalam arsip berdasarkan
data yang tercantum dalam media.

Tahap ke-3 : Mengambil dari arsip kartu rekening yang dipilih

dalam tahap ke-2 dan meletakkannya di atas
meja (atau jika posting ke dalam rekening

Sistem Akuntansi 8
BAB 5 Buku Besar dan Buku Pembantu

dilakukan dengan mesin pembukuan, dipasang

pada mesin tersebut).

Tahap ke-4 : Mencatat data yang tercantum dalam media ke

dalam kartu rekening yang diambil dari arsip pada
tahap ke-3.

Tahap ke-5 : Mengembalikan kartu rekening ke tempatnya

semula dalam arsip untuk memudahkan
pencariannya kembali dalam posting berikutnya.
a. Penanganan Media Tunggal
Posting media tunggal ke dalam rekening pembantu tidak
menimbulkan masalah. Sebagai contoh media tunggal adalah faktur
penjualan kredit yang merupakan dokumen sumber dalam
pencatatan piutang ke dalam rekening pembantu piutang. Faktur
penjualan kredit dibuat untuk setiap pembeli, sehingga setiap faktur
hanya berisi satu pendebitan ke dalam rekening pembantu piutang
debitur yang namanya tercantum dalam faktur. Oleh karena itu
faktur penjualan kredit merupakan contoh media tunggal yang berisi
satu pendebitan ke dalam rekening pembantu piutang debitur yang
bersangkutan.

b. Penanganan Media Campuran

Posting media campuran ke dalam rekening pembantu dilakukan
dengan salah satu dari dua metode ini :
1. Random posting
Metode ini media campuran diposting kedalam rekening sesuai
dengan urutan pada saat diterima oleh petugas posting.

Karakteristik random posting adalah :

a. Setiap media hanya diambil sekali untuk di-posting ke
dalam rekening.
b. Rekening dapat diambil lebih dari satu kali selama periode
posting.

2. Exhaust posting
Metode ini media dikelompokkan dan dikelompokkan kembali
menurut rekening yang akan didebit atau dikredit. Rekening
hanya diisi sekali dengan semua debit atau kredit selama
posting semua media.

Karakteristik exhaust posting adalah :

a. Setiap rekening hanya diambil sekali untuk diisi posting dari
media.
b. Media dapat diambil lebih dari satu kali untuk di-posting ke
dalam rekening selama periode posting.

Sistem Akuntansi 9
Perguruan Tinggi STMIK – AMIK – LPBM TEKNOKRAT

Sistem Akuntansi 10