Tahapan Penulisan Pesan-Pesan Bisnis

Terdapat tiga tahap dalam proses penyusunan pesan bisnis, yaitu :

• 1.      Perencanaan
• 2.      Pengorganisasian
• 3.      Revisi
A. Perencanaan Pesan Bisnis
1.      Penentuan Tujuan
Penentuan tujuan dilakukan untuk memutuskan apakah informasi akan disampaikan atau
tidak, untuk menanggapi audience, untuk memfokuskan pada isi, untuk menetapkan saluran
dan media. Tujuan komunikasi bisnis adalah untuk memberikan informasi, membujuk, dan
melakukan kolaborasi.
2.      Menganalisis Audience
a.       Mengembangkan profil audience :
• Siapa audiencenya
• Informasi apa yang telah mereka miliki
• Seberapa banyak informasi yang mereka butuhkan
• Informasi teknikal apa yang mereka pahami
• Apa/bagaimana sikap mereka terhadap pesan
• Apa hubungan komunikator dengan audience
• Tindakan apa yang diharapkan dari audience setelah menerima pesan.
b. Memuaskan kebutuhan informasi audience, dengan cara sebagai berikut :
• Temukan apa yang ingin diketahui audience
• Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
• Berikan semua informasi yang dibutuhkan
• Yakinkan bahwa informasi tersebut akurat
• Tekankan ide-ide yang paling menarik audience.
c. Memuaskan kebutuhan emosional audience, agar informasi dapat diterima dengan mudah,
yaitu dengan cara :
· Pendekatan rasional, yaitu dengan memberikan alasan yang rasional atau masuk akal.
· Pendekatan emosional, yaitu dimaksudkan untuk memotivasi audience agar mengubah
perilakunya.
d. Memuaskan kebutuhan praktikal audience, dengan cara :
• Pesan harus dibuat seringkas mungkin
• Jika pesan ditulis dengan panjang, dibuat poin-poin sehingga mudah dipahami oleh
audience dan alur/urutannya harus jelas.
• Jika pesan disampaikan secara lisan, struktur pesan harus disusun runtut dan ide pokok
harus dinyatakan secara jelas dan logis.
• Penggunaan alat-alat bantu komunikasi lisan harus cermat
3. Menentukan Ide Pokok
-   Topik                   : subjek pesan yang luas
- Ide pokok     : pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari
topik tersebut.
a. Cara penetuan ide pokok
• Brainstroming
• Petunjuk atasan
• Kebiasaan
b. Pembatasan cakupan
• Menyangkut panjang maupun kedalaman isi pesannya.
• Alasan dilakukannya pembatasan cakupan adalah untuk :
• Membuat pesan yang umum menjadi pesan yang spesifik.
• Keterbatasan manusia dalam penerimaan pesan.
c. Faktor-faktor yang mempengaruhi penerimaan pesan oleh audience, diantaranya :
·  Kemampuan audience untuk memahami pesan yang diinformasikan.
· Pengetahuan audience tentang topik yang diinformasikan.
· Gangguan yang terjadi pada saat pengiriman pesan kepada audience.
·  Kredibilitas komunikatornya
·  Waktu
Syarat penerimaan pesan, antara lain sebagai berikut :
· Menggunakan kata-kata yang singkat.
·  Ide pokok dari pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia.
·  Ide pokok yang disampaikan harus mudah dipahami, dimengerti dan diterima oleh
audience.
·  Poin-poin yang penting jangan sampai terabaikan
4. Memilih Saluran dan Media
Jenis-jenis saluran komunikasi, antara lain sebagai berikut :
a. Lisan
• Medianya melalui : percakapan langsung, telepon, interview, pidato, presentasi, workshop,
program pelatihan, dll.
Kelebihan komunikasi lisan :
• Mampu memberikan umpan balik dengan segera dan secara langsung.
• Dapat membuat audience merasa lebih nyaman.
• Lebih sesuai untuk menyampaikan informasi yang kontroversial, karena reaksi audience
dapat dibaca dari simbol non verbal.
• Lebih bersifat ekonomis
• Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang sifatnya sederhana.
b. Tertulis
• Medianya melalui : surat, memo, laporan, proposal, dll.
• Kelebihan komunikasi tertulis :
· Komunikator mempunyai kesempatan untuk merencanakan terlebih dahulu pesan yang
akan disampaikan serta mengendalikannya.
· Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang sifatnya kompleks.
·  Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan kepada audience yang jumlahnya banyak dan
menyebar.
· Catatan permanen yang digunakan untuk menyampaikan pesan sangat diberguna sebagai
referensi ataupun bukti di masa yang akan datang.
c. Elektronik
• Medianya melalui : fax, e-mail, voice mail, teleconference, video conference, dll.
• Saluran atau media yang digunakan didasarkan pada:
·  Keterbatasan umpan balik seketika
· Penggunaan bahasa alamiah untuk menyampaikan hal-hal yang bersifat pelik.
· Kemampuan untuk menyampaikan isyarat-isyarat ganda, seperti gerakan tubuh, raut wajah,
nada suara, dll.
·   Fokus pribadi yang memungkinkan.
B. Penyusunan Pesan Bisnis
1. Hal-hal yang menyebabkan pesan tidak terorganisasi dengan baik, antara lain :
·         Bertele-tele
·         Informasi yang penting terlupakan
·         Terdapat informasi yang tidak relevan
·         Ide-ide disajikan secara tidak logis.
2. Untuk pengorganisasian pesan yang baik, adalah sebagai berikut :
·  Ide-ide dikelompokkan dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)
·   Subjek dan tujuan jelas
·   Mencakup semua informasi yang penting
·   Relevansi informasi dengan subjek dan tujuan
3. Organisasi pesan bisnis yang baik, yaitu :
·   Urutan waktu
·   Urutan ruang
·   Urutan logis
4. Manfaat dari organisasi pesan yang baik, adalah :
 Membantu audience memahami pesan
 Membantu audience menerima pesan
 Menghemat waktu bagi audience
 Menyederhanakan tugas komunikator
 Mempermudah tugas komunikator
5. Tahapan untuk membuat organisasi pesan yang baik, adalah sebagai berikut :
a. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
• Mulailah dengan membuat ide pokok
• Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
• Ilustrasi dengan disertai bukti-bukti
b. Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional
Untuk menentukan urutan penyampaian materi ada dua pendekatan, yaitu :
• Pendekatan langsung (deduktif)
Ide pokok muncul di awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.
Pendekatan ini baik digunakan jika reaksi dari audience positif.
• Pendekatan tidak langsung (induktif)
Bukti-bukti pendukungnya muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Pendekatan ini baik digunakan jika reaksi dari audience negatif.
6.Pola pengorganisasian pesan atau rencana organisasional
a. Pesan pendek : digunakan tergantung pada reaksi audience.
• Permintaan langsung
• Pesan rutin, berita baik, dan good will
• Bad news
• Pesan persuasif (pesan yang bersifat mengajak/membujuk)
• Lanjutan,,,
b. Pesan panjang : dapat mencerminkan tujuan pesan dan kemungkinan reaksi audience.
• Pesan informasional : bertujuan untuk menyampaikan fakta-fakta atau memberikan suatu
informasi.
• Contoh : status report, prosedur perusahaan, penjelasan system, dll.
• Pesan analitikal : pesan yang didesain untuk mendorong audience mengambil kesimpulan
tertentu.
7.  Memformulasikan pesan bisnis
a. Konsep awal/draft yang dibuat
• Menuangkan ide-ide yang ada dipikiran
• Perbaikan/penambahan dari ide pokok
b. Gaya dan tekanan yang diberikan pada saat penyusunan pesan
• Gaya : menunjukkan apakah pesan yang dikirim Nampak menekan/pasif, bersifat
personal/umum, colorful/colorless.
Hubungan yang ingin dinyatakan dalam pesan :
-          Jangan merayu orang lain
-          Gunakan humor dengan hati-hati
-          Jadilah diri sendiri
-          Jangan terlalu akrab/familiar
• Penggunaan sikap : komunikator bersikap seolah-olah dirinya menjadi audience, sehingga
pesan yang akan disampaikan disesuaikan dengan apa yang dibutuhkan audience tersebut.
• Menekankan sifat positif
• Menekankan kredibilitas : menunjukkan layak atau tidaknya seseorang dipercaya.
• Untuk meningkatkan kredibilitas komunikator, adalah dengan cara sebagai berikut :
-  Gunakan kata-kata yang menggambarkan kepercayaan diri
-  Nyatakan kredibilitas diri
- Tunjukkan bahwa komunikator memahami situasi yang dialami audience
-   Percaya pada diri sendiri dan informasi yang kita buat
-   Dukung klaim dengan bukti yang jelas
•  Bersikap santun
• Gunakan bahasa yang tidak bias
-   Bias jenis kelamin
-   Bias cacat tubuh
-   Bias usia
-   Bias rasial dan etnik
C.  Revisi Pesan Bisnis
Tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan bisnis adalah revisi/perbaikan pesan
bisnis. Tahap revisi diperlukan untuk menjamin bahwa pesan bisnis yang telah
direncanakan dan disusun tidak terjadi kesalahan, kekurangan, kelebihan, atau
ketidaktepatan.
1.      Edit Pesan
a. Mengevaluasi isi dan organisasi pesan
• Evaluasi terhadap isi pesan menyangkut apakah materi yang perlu, penting, dan relevan
telah tercakup dalam pesan tersebut.
• Sedangkan pengorganisasian pesan menyangkut bagaimana pesan disusun. Disini
diperhatikan dengan seksama pesan-pesan pada bagian awal dan akhir, karena memiliki
pengaruh yang paling besar.
b.      Memeriksa ulang gaya dan keterbacaan
 Yang perlu dilakukan dalam tahap ini adalah menenyakan pada diri sendiri apakah
tekanan/intonasi yang tepat dalam menyampaikan pesan kepada audience sudah tercapai.
Kemudian pada saat yang sama perlu juga dilakukan pemeriksaan lagi apakah pesan yang
disampaikan sudah jelas dan dapat dipahami oleh audience. Selain itu, perlu juga
memeriksa kebenaran/ketepatan dalam prnggunaan tanda baca, seperti, titik, koma, dan
penghubung.
c.  Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan kata yang akan digunakan harus memperhatikan dua aspek sebagai berikut :
• Ketepatan : menunjukkan bahwa kata-kata yang dipilih harus tepat/familiar.
• Keefektifan : menunjukkan bahwa kata-kata yang dipilih singkat dan tidak bermakna
ganda.
2.  Menulis Ulang Pesan
a. Membuat kalimat yang efektif
• Untuk menyusun kalimat yang efektif perlu memperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran,
kesatuan susunan, dan hubungan logis.
b. Menyusun paragraf yang kohern
• Paragraf kohern adalah paragraf dimana kalimat-kalimat penyusunnya yang berhubungan
dengan satu topik utama bertalian secara logis. Satu paragraph terdiri dari topik, kalimat
penjelas, dan kalimat antara atau peralihan.
3.  Memproduksi Pesan
a. Mendesain elemen
• Dalam komunikasi bisnis masalah mendesain elemen ini perlu mendapatkan perhatian,
karena desain elemen akan memberikan visualisasi (penampakan) yang lebih menarik dan
mudah dipahami. Desain elemen ini akan mencakup hal-hal seperti white space, headings,
cetak tebal, miring, garis tepi, dan font.
b.      Mendesain keputusan
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
• Konsistensi : desain yang telah dipilih harus digunakan secara konsisten, termasuk dalam
penggunaan margin, jenis huruf, ukuran huruf, spasi, cetak tebal, miring, dll.
• Keseimbangan : untuk menyusun desain yang menarik, buatlah keseimbangan dalam hal
spasi antar kalimat dalam paragraf dan spasi antar paragraf, keseimbangan dalam
memberikan sentuhan khusus, dan keseimbangan dalam white space
• Keterbatasan : pilihlah desain yang sederhana, dengan sedikit penekanan atau aksen.
• Rincian : perhatikan seberapa rinci harus dibuat, desain yang terlalu rinci justru akan
membingungkan. Namun, jika terlalu umum/global, dapat membuat pesan menjadi bersifat
dasar, tanpa penekanan-penekanan tertentu.
4. Proof Pesan (tampilan pesan)
Yang dilakukan untuk melakukan revisi pesan pada bagian akhir ini, adalah :
a. Formatnya  : disini mencakup margin, spasi, nomor halaman, dan hesding.
b.Pengecekan terhadap penggunaan huruf dalam kata-kata maupun keselarasan kalimat. 
•  Penentuan Tujuan Bisnis
 Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang di
sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan.
 Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang
jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi informasi (informing)
• Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu
perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf
adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.
2. Membujuk atau persuasi (persuading)
• Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan,
terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
• Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis
antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang
dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik
maupun perusahaan asing.
• Analisis penerimaan pesan
• Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa
individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda
atas pesan yang mereka terima.
A. Mengembangkan Profil Audiens
• Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa
harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada
orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
B. Mengenali penerima primer
• Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang
berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
• Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan
hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak
orang.
D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
• Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya
mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
E. Memperkirakan reaki penerima
• Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan
dilakukan oleh penerima.
F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi
kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima
pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi
audiens, yaitu :
1. Temukan apa yang ingin diketahui audiens
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
4. Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
5. Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
G.Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
• Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan
atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan
kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi,
diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur,
rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
• Seleksi saluran dan media
• Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis
tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran
komunikasi tersebut.
Saluran komunikasi lisan
• Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis,
komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka),
melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di
sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang
lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
Saluran komunikasi tertulis
• Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara
langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
Komunikasi Lisan :
• Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..
• Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
• Anda tidak memerlukan catatan permanan
• Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
• Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
Komunikasi Tertulis :
• Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
• Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
• Anda memerlukan catatan permanen.
• Anda ingin mencapai audiens yang luas.
• Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.
Media pada saluran lisan :
• Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
• Telepon, voice mail
• Radio, televisi, Computer
• Pita audio dan video
• Teleconference
• Video conference
Ringkasan:
Perbedaan Antara Konferensi Video dan Telekonferensi adalah bahwa konferensi video
adalah pertemuan antara dua atau lebih orang yang secara geografis terpisah yang
menggunakan jaringan atau Internet untuk mengirimkan data audio dan video. Sementara
Telekonferensi adalah cara menghubungkan orang bersama-sama dengan menggunakan
 telepon, telepon internet atau layanan video mana pun yang bisa berkomunikasi satu sama
lain.
Media pada saluran tertulis :
1.Surat, memo, laporan, proposal
• Elektronik mail / email
• Telepon (sms)
• Computer
• Faks
• Telegram
• Pos biasa dan khusus