LAPORAN PROJECT ASSIGNMENT

AIRLANGGA LEADERSHIP DEVELOPMENT PROGRAM (ALDP)

Pembentukan Skema Pembinaan Kegiatan PUSPRESNAS

Afri Andiarto, S.M.

NIP. 199004172018013101

DIREKTORAT SUMBER DAYA MANUSIA

UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
2021

i
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PROJECT ASSIGNMENT

AIRLANGGA LEADERSHIP DEVELOPMENT PROGRAM (ALDP)

Pembentukan Skema Pembinaan Kegiatan PUSPRESNAS

Disahkan pada hari Rabu tanggal 8 Desember 2021

Peserta , Atasan Langsung,

Kasie Ko Kurikuler Kasubdit. Layanan Program

Afri Andiarto, S.M. Moch. Z. Zoehdi, S.Sos., M.A.

NIP 199004172018013101 NIP 197308032005011001

Mengetahui,
Pimpinan Unit Kerja Penanggungjawab Program,
Direktur Kemahasiswaan Direktur Sumber Daya Manusia

Dr. M. Hadi Shubhan, S.H., M.H., CN. Dr. Endang Dewi Masithah, Ir., MP.
NIP 197304062003121002 NIP 19690912 199702 2 001

ii
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ……….……………………………… ii

BAB I RUANG LINGKUP PROYEK ………………………………………. 1
Ringkasan Proyek ………………………………………. 2
Sasaran Proyek ………………………………………. 2
Sasaran Pembelajaran ………………………………………. 2
Manfaat Proyek Bagi Organisasi ………………………………………. 2
Manfaat Proyek Bagi Pribadi ………………………………………. 2
BAB II WORK UNIT MODEL CANVAS AS IS ………………………………. 3
BAB III ANALISIS ………………………………………. 4
Rumusan Masalah ………………………………………. 4
Analisis yang Dapat Dilakukan ………………………………………. 5
BAB IV RENCANA TINDAKAN ………………………………………. 8
Rencana Pelaksanaan Proyek ………………………………………. 8
Antisipasi Hambatan Utama ………………………………………. 8
BAB V TIM PELAKSANA ………………………………………. 10
Identifikasi Tim Pelaksana ………………………………………. 10
BAB VI WORK UNIT MODEL CANVAS TO BE …………………….………… 11

iii
 BAB I
RUANG LINGKUP PROYEK
1.1.Ringkasan Proyek
Direktorat Kemahasiswaan merupakan salah satu direktorat yang berada di lingkungan
Universitas Airlangga yang berada di bawah Wakil Rektor bidang Akademik,
Kemahasiswaan dan Alumni. Direktorat Kemahasiswaan mengelola berbagai kegiatan
bidang kemahasiswaan non akademik atau biasa disebut kokurikuler meliputi Unit
Kegiatan Mahasiswa, beasiswa, organisasi kemahasiswaan, kompetisi, layanan help center
dan sebagainya. Terdapat dua sub direktorat di dalam Direktorat Kemahasiswaan yaitu
Program dan Kesejahteraan. Proyek kali ini fokus membahas permasalahan yang terdapat
di Subdit Program yang membidangi layanan kegiatan mahasiswa dan pembinaan serta
pendampingan prestasi mahasiswa.

Dalam aktifitas kesehariannya, beberapa masalah terjadi di Subdit Program di antaranya

adalah minimnya staf yang menguasai IT, belum rapinya sistem pengarsipan, belum adanya
SOP baku salam sistem kerja, kurangnya inovasi staf serta yang tidak kalah penting adalah
minimnya partisipasi mahasiswa dalam agenda PUSPRESNAS. Sistem kerja di Subdit
Program Direktorat Kemahasiswaan berkaitan dengan banyak pihak seperti Direktorat
Pendidikan, Direktorat Keuangan, BPM maupun pihak eksternal seperi BELMAWA,
PUSPRESNAS dan institusi lainnya yang terkait. Keberadaan Direktorat Kemahasiswaan
memiliki andil besar terhadap capaian prestasi universitas diantaranya dalam
pemeringkatan di SIMKATMAWA yang di antara porsi penilaian terbesarnya adalah
Prestasi Ko dan Ekstrakurikuler BELMAWA. Kondisi saat ini menunjukkan bahwa
partisipasi mahasiswa UNAIR dalam kegiatan yang diadakan BELMAWA maupun
PUSPRESNAS masih cukup rendah, tentu hal ini menjadi perhatian penting bagi
Direktorat Kemahasiswaan khususnya Subdit Program.

Latar belakang tersebut yang menjadi perhatian kami untuk menganalisa, mencari solusi
dan tindakan prioriotas yang harus kami lakukan untuk mengoptimalkan kinerja dan
layanan di Subdit Program Direktorat Kemahasiswaan.

1
1.2.Sasaran Proyek

1.2.1. Peningkatan kinerja di lingkungan Subdit Program Direktorat Kemahasiswaan

1.2.2. Mengetahui analisis pemetaan priortitas kerja di lingkungan Subdit Program
Direktorat Kemahasiswaan
1.2.3. Memetakan penyelesaian masalah di lingkungan Subdit Program Direktorat
Kemahasiswaan
1.2.4. Peningkatan teamwork staf Subdit Program Direktorat Kemahasiswaan

1.3.Sasaran Pembelajaran

1.3.1. Lebih memahami konsep WUMC dan implementasinya di Unit Kerja

1.3.2. Mengembangkan komunikasi efektif dengan staf dan pimpinan serta pihak terkait
1.3.3. Bersikap adaptif dengan dinamika yang terjadi dalam dunia kerja
1.3.4. Meningkatkan teamwork dalam penunaian tugas kerja
1.3.5. Meningkatkan kompetensi dalam problem solving
1.3.6. Membangun nilai – nilai kepemimpinan yang HEBAT

1.4.Manfaat Proyek Bagi Organisasi

1.4.1. Optimalisasi pelaksanaan program dan agenda unit kerja

1.4.2. Peningkatan capaian mahasiswa lulus tepat waktu
1.4.3. Peningkatan nilai indikator kerja utama Universitas Airlangga
1.4.4. Adanya alur penyelesaian masalah di unit kerja
1.4.5. Membentuk civitas akademika Universitas Airlangga yang HEBAT

1.5.Manfaat Proyek Bagi Pribadi

1.5.1. Peningkatan kapasitas diri dalam hal kepemimpinan dan penyelesaian masalah
1.5.2. Mendapatkan peluang pengembangan karir
1.5.3. Bertambahnya kesempatan untuk belajar dalam organisasi
1.5.4. Meningkatnya pemahaman terhadap potensi dan sumber daya di unit kerja.

2
 BAB II
WORK UNIT MODEL CANVAS AS IS

• Memberikan ijin kegiatan

• Memberikan bantuan dana • Memfasilitasi kegiatan • Reward Prestasi • Calon mahasiswa
• BELMAWA DIKTI kegiatan berkaitan dengan yang berkaitan
soft skill mahasiswa • Website baru yang mencari
• Pusat Prestasi • Melayani administrasi
dengan soft skill
• Instagram informasi tentang
kegiatan mahasiswa mahasiswa baik beasiswa
Nasional • Konversi SKS
• Melakukan pendampingan berupa organisasi, • Mahasiswa yang aktif
• Tim Pusat kompetisi dan kegiatan MBKM kompetisi, agenda • Nilai SKP
dalam kegiatan
Kemahasiswaan PUSPRESNAS maupun
organisasi
pelatihan
• Direktorat kemahasiswaan
• Menyediakan
Pendidikan pendampingan • Mahasiswa peserta
• Direktorat kompetisi bagi • Unit Kegiatan kompetisi dan
Mahasiswa kegiatan kokurikuler
Keuangan • Staf karyawan mahasiswa
• • Kompetisi Mahasiswa • Mahasiswa peserta
• Panduan Kegiatan Kegiatan berbasis
program MBKM
• Sistem Alur Layanan MBKM • Website dan Instagram

• Biaya Pembekalan Kompetisi Mahasiswa • Penghargaan dari Rektor

• Biaya Pengadaan Perlengkapan • Penghargaan dari DITJEN
• Biaya Bantuan Kegiatan Mahasiswa BELMAWA
• Penghargaan untuk Mahasiswa Berpestasi • Serapan anggaran
• Biaya Pengadaan Kegiatan • Terlaksananya program kegiatan

3
 BAB III
ANALISIS
3.1. Rumusan Masalah
Merujuk dari WUMC (as is) di Subdit Program (ko kurikuler) sebelumnya, di antara value
proposition utama yang diberikan unit kerja kepada mahasiswa adalah pendampingan
agenda PUSPRESNAS, hal tersebut menjadi perhatian penting bagi Subdit Program
berdasarkan dua hal sebagai berikut:
Pertama, Kontribusi Direktorat Kemahasiswaan pada Sistem Informasi Manajemen
Pemeringkatan Kemahasiswaan sangat besar, diantara 40% parameter penilaian dalam
sistem tersebut berasal dari capaian prestasi Ko kurikuler yang diadakan oleh BELMAWA
sebagaimana dalam diagram berikut,

Sumber: Panduan SIMKATMAWA Tahun 2021

Kedua, Partisipasi Mahasiswa Universitas Airlangga dalam agenda PUSPRESNAS masih
cukup rendah, hal tersebut sebagaimana disampaikan oleh Kepala Pusat Prestasi Nasional
dalam Rapat Koordinasi Nasional Tahun 2021 yang menunjukkan data 10 besar
Universitas yang aktif dalam kegiatan PUSPRESNAS, sedangkan UNAIR tidak termasuk
di dalamnya sebagaimana ditunjukkan dalam tabel berikut,

Sumber: Presentasi Plt. Ka PUSPRESNAS

4
3.2. Analisis yang dapat Dilakukan
3.2.1. Identifikasi Masalah
Permasalahan dalam identifikasi berikut berasal dari observasi di unit kerja, data
PUSPRESNAS dan audit internal arsip Universitas Airlangga. Adapun identifikasi
masalah diuraikan dalam tabel berikut,

Berdasarkan tingkat kegawatan, kemendesakan dan perkembangan, dari tabel tersbeut

diketahui bahwa prioritas masalah yang harus segera diselesaikan adalah minimnya
partisipasi mahasiswa pada kegiatan PUSPRESNAS.

Berdasarkan scoring masalah tersebut selanjutnya kami melakukan analisis akar sebab,
dalam analisis ini menggunakan tiga unsur yang terkait yaitu orang yang terdiri dari dosen,
mahasiswa dan tendik. Selanjutnya adalah prosedur dan yang ketiga adalah fasilitas dan
dari analisis tersebut didapat bahwa akar masalah dari minimnya partisipasi mahasiswa
pada kegiatan PUSPRESNAS adalah minimnya pemahaman terkait agenda
PUSPRESNAS. Analisis akar sebab dapat dilihat dalam gambar sebagai berikut,

5
 BAB IV

RENCANA TINDAKAN

Setelah mengetahui akar sebab dari masalah yang ada, langkah selanjutnya adalah
memunculkan alternatif dan menentukan solusi. Terdapat tiga alternatif yang muncul untuk
mengatasi masalah yang ada tersebut yaitu,

1. Sharing Knowledge

2. Sosialisasi kepada dosen

3. Pembentukan skema pembinaan kegiatan PUSPRESNAS

Berikutnya dari tiga alternatif yang ada, perlu ditentukan satu solusi yang akan kita jadikan
sebagai tindak lanjut untuk mengatasi masalah yang ada. Pendekatan yang digunakan adalah
menggunakan metode pemetaan alternatif solusi sebagai berikut:

6
Berdasarkan metode pemetaan alternatif solusi di samping, maka dapat kita tentukan yakni
alternatif C dengan dampak maksimal dan paling memungkinkan dalam implementasi yaitu
Pembentukan skema pembinaan kegiatan PUSPRESNAS.

7
 BAB IV
RENCANA TINDAKAN

4.1. Rencana Pelaksanaan Proyek

Pelaksanaan proyek ini terdiri dari enam tahapan yang digambarkan dalam diagram alur
sebagai berikut,

Adapun rencana tindakan yang akan dilaksanakan dengan rincian sebagai berikut yang
menjelaskan terkait aktivitas yang dilakukan, keluaran dari rindakan, penanggung jawab
tindakan, kebutuhan sumber daya dan waktu pelaksanaan.

4.2. Antisipasi Hambatan Utama

Implementasi kegiatan ini memungkinkan adanya hambatan dalam pelaksanaannya,

karenanya juga perlu direncakan terkait rencana mengatasi hambatan tersebut
sebagaimana dalam tabel berikut.

8
9
 BAB V
TIM PELAKSANA

5.1. Identifikasi Tim Pelaksana

Pelaksanaan proyek ini melibatkan staf Layanan Program Direktorat Kemahasiswaan

sesuai dengan tupoksi staf yang bersangkutan, pembagian tugas ini guna mengefektifkan
pelaksanaan proyek dengan rincian sebagai berikut,

Teknis pelaksanaan pemberian tugas disusun dengan rinci guna mengefektifkan

pelaksanaan setiap tahapan aktifitas dalam proyek ini. Adapun tahap pemberian tugas
diuraikan dalam tabel berikut,

10
 BAB VI
WORK UNIT MODEL CANVAS TO BE

• Memberikan ijin kegiatan

• Memberikan bantuan dana kegiatan • Memfasilitasi kegiatan yang •
• BELMAWA DIKTI berkaitan dengan soft skill mahasiswa • Reward Prestasi Calon mahasiswa baru
berkaitan dengan soft skill yang mencari informasi
• Pusat Prestasi • Melayani administrasi kegiatan
mahasiswa baik berupa • Website
mahasiswa tentang beasiswa
Nasional • Melakukan pendampingan kompetisi organisasi, kompetisi, • Instagram • Mahasiswa yang aktif
dan kegiatan MBKM agenda PUSPRESNAS
• Tim Pusat Kemahasiswaan • Melakukan pendampingan agenda • Konversi SKS dalam kegiatan
maupun pelatihan
• Direktorat PUSPRESNAS
• Menyediakan • Nilai SKP organisasi
• Melakukan penjaringan mahasiswa
Pendidikan berprestasi pendampingan kompetisi kemahasiswaan
• Direktorat bagi mahasiswa • Mahasiswa peserta
• Menyediakan kompetisi umum dan
Keuangan PUSPRESNAS kegiatan
pendampingan kompetisi
• Tim Dosen Pendamping kokurikuler
yang diselenggarakan
Kegiatan PUSPRESNAS • Unit Kegiatan • Mahasiswa peserta
• Staf karyawan PUSPRESNAS
Mahasiswa program MBKM
• Mencetak mahasiswa yang
• Panduan Kegiatan berprestasi dalam bidang • Pembinaan Kompetisi
• Sistem Alur Layanan kokurikuler Mahasiswa
• SOP Pembinaan • Kegiatan berbasis MBKM • Website dan Instagram

• Biaya Pembekalan Kompetisi Mahasiswa • Penghargaan dari Rektor

• Biaya Pengadaan Perlengkapan • Penghargaan dari DITJEN BELMAWA
• Biaya Bantuan Kegiatan Mahasiswa • Serapan anggaran
• Penghargaan untuk Mahasiswa Berpestasi • Optimalisasi peserta kegiatan
• Biaya Pengadaan Kegiatan PUSPRESNAS
• Honorarium dosen pendamping

11