RASIONAL DAN DESKRIPSI SINGKAT 

Modul ini berjudul “Administrasi Kepegawaian” yang isinya membahas seluk beluk administrasi
kepegawaian mulai dari penyusunan dan penetapan kebutuhan, pengadaan, pangkat dan jabatan,
pengembangan karier, pola karier, promosi, mutasi, penilaian kinerja, penggajian dan tunjangan,
penghargaan, disiplin, pemberhentian.
Oleh karena itu, untuk dapat menyelenggarakan pemerintahan yang efektif dan efisien, dibutuhkan
administrasi kepegawaian agar Pegawai dapat bekerja secara profesional. Namun, pada kenyataannya,
profesionalisme yang diharapkan belum sepenuhnya terwujud. Penyebab utamanya karena terjadi
ketidaksesuaian antara kompetensi pegawai dengan jabatan yang didudukinya.
Istilah administrasi kepegawaian atau personnel administration di Amerika Serikat dipergunakan dalam
bidang pemerintahan, sedangkan personnelmanagement dipergunakan dalam bidang bisnis. Di Indonesia,
adakecenderungan menggunakan istilah manajemen kepegawaian (personnelmanagement) baik dalam
bidang pemerintahan maupun bidang bisnis.
Felix A. Nigro (1988) mengatakan bahwa personnel administration isthe art of selecting new employees
and making use of old ones in such
manner that the maximum quality and quantity of output and service are
obtained from the working force (administrasi kepegawaian adalah seni
memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga
dari pegawai-pegawai itu diperoleh mutu dan jumlah hasil serta pelayanan yang maksimum).
William E.Mosher dan J. Donald Kingsley (1992) mengemukakan bahwa aktivitas administrasi
kepegawaian meliputi: 1) Klasifikasi-yurisdiksi; 2) Klasifikasi-kewajiban; 3) Penarikan tenaga kerja; 4)
Seleksi dan sertifikasi; 5) Percobaan; 6) penilaian kecakapan pegawai; 7) Pemindahan; 8) Kenaikan
pangkat; 9) Penempatan kembali dalam jabatan lama; 10) Latihan dan pendidikan; 11) Kehadiran,
absensi; 12) Pengeluaran pegawai; 13) Disiplin;

Perumusan Administrasi Kepegawaian

Adapun administrasi kepegawaian dapat dirumuskan sebagai berikut:
 Sebagai Ilmu

Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak penerimaan hingga pemberhentiannya.

 Sebagai Proses
Proses penyelenggaraan politik kepegawaian “kebijakan politik kepegawaian” atau program kerja/tujuan
yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia yang digunakan dalam usaha kerja sama untuk mencapai
tujuan tertentu.

 Sebagai Fungsi
Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama sekelompok
manusia untuk mencapai tujuan tertentu yang meliputi kegiatan:

1. Merumuskan tujuan dan sasaran pokok kebijaksanaan politik.

2. Menyusun organisasi untuk menyelenggarakan pelaksanaan tujuan dan sasaran
pokok/kebijaksanaan politik.
 Sebagai Seni
Seni memilih pegawai baru serta menggunakan pegawai-pegawai lama dengan cara sedemikian rupa
sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu diperoleh hasil dan jasa yang maksimal baik mengenai
jumlah maupun mutunya.

Tujuan Administrasi Kepegawaian

Efisiensi, efektifitas dan produktivitas organisasi untuk mencapai tingkat setinggi-tingginya ialah
merupakan tujuan utama administrasi. Untuk mencapai tujuan administrasi, dibutuhkan peran sumber
daya manusia serta peran sumber daya bukan manusia “makmur, 2008:60”.

Tujuan administrasi kepegawaian yaitu:

 Memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta pemenuhan/rekrutmen sesuai

dengan tingkat kebutuhan dan yang tersedia.
 Mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.
 Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi sesuai tugas pokok
dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikanf dan latihan, peningkatan pendidikan formal
dan meningkatkan ketrampilan teknik dan fungsional aparatur pemerintah.
 Terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat jabatan serta
memperhatikan pola karir.
 Peningkatan pembinaan pegawai untuk meningkatkan akuntabilitas dan kesejahteraan pegawai.
 Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan kapasitas pemerintah
daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang baik “Good Governance”.

Sistem Administrasi Kepegawaian

Sistem administrasi kepegawaian adalah bagian dari administrasi negara yang kebijaksanaannya
ditentukan dari tujuan yang ingin dicapai. Pola kebijaksanaannya tergantung pada bentuk negara yang
dianut suatu negara, apakah federal ataukah kesatuan.

Kebijaksanaan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara kita mengacu pada Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-
Pokok Kepegawaian. Dalam undang-undang tersebut dinyatakan bahwa dalam rangka usaha mencapai
tujuan nasional untuk mewujudkan masyarakat madani yang taat hukum,

berperadaban modern, demokratis, adil, dan bermoral tinggi, diperlukan pegawai negeri yang merupakan
unsur aparatur negara yang bertugas sebagai abdi masyarakat yang menyelenggarakan pelayanan secara
adil dan merata, menjaga persatuan dan kesatuan bangsa dengan penuh kesetiaan kepada Pancasila dan
Undang-Undang Dasar 1945.

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang
akan datang berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada.
Perencanaan pegawai merupakan bagian penting dari dan sebagai kontributor pada proses perencanaan
strategis karena membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan membantu
menentukan apa yang benar-benar dapat dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia.

Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan pegawai, menyesuaikan aktivitas
pegawai dan kebutuhan di masa depan secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai
baru serta melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan kepegawaian dan
unit organisasi lainnya. Melalui perencanaan dapat diketahui kekurangan dibanding kebutuhan sehingga
dapat dilakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara proaktif sehingga tidak
mengganggu kegiatan organisasi.

Dalam membuat perencanaan pegawai perlu diperhatikan faktor internal dan eksternal organisasi. Di
samping itu, perlu pula diperhatikan langkah-langkah yang harus ditempuh sebagaimana dikemukakan
Miller Burack dan Maryann.

Pengorganisasian Kepegawaian
Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan, menggolong-golongkan dan mengatur
berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang seseorang,
pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian mengantarkan semua
sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga orang-
orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Salah satu akibat dari pengorganisasian adalah terbentuknya struktur organisasi dan dalam struktur
organisasi akan nampak bagaimana hubungan antara satu unit dengan unit lain. Dengan kata lain, struktur
organisasi akan mempengaruhi aliran kerja, delegasi wewenang dan tanggung jawab, sistem kontrol dan
pengendalian, serta arus perintah dan pertanggungjawaban. Oleh karena itu, dalam mendesain struktur
organisasi bagian kepegawaian perlu dipertimbangkan berbagai faktor sebagaimana telah diuraikan dalam
kegiatan belajar ini.

Pengarahan Pegawai
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai. Secara keseluruhan tidak ada
kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu, sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan
dan pendekatan yang akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apa pun,
membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis. Namun,
ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti setidak-tidaknya untuk membantu memotivasi pegawai dan
meningkatkan kepuasan kerja, yaitu sebagai berikut

1. Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa
mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan) dan bahwa setiap
hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai
3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah
objektif
4. Bilamana mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak semua orang dapat
dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya
5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan kembangkan gaya
manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan
lingkungan
6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan sasaran yang dapat
dicapai tetapi dapat terus berkembang
7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan
kerja, interaksi sosial diantara pegawai, pokoknya semua faktor yang dapat menjadi sumber
ketidakpuasan
Pengendalian Pegawai
Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses pengukuran dan penilaian tingkat
efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi
pada pencapaian tujuan organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria
untuk mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja disebut standar
pekerjaan.

Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil nyata. Banyak
jenis standar yang dapat dipergunakan dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian. Dalam
mengendalikan unit/bagian kepegawaian, pimpinan harus mampu menemukan butir-butir pengendalian
strategis yang dapat dipantau berdasarkan penyimpangan.