BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Di era globalisasi seperti ini perkembangan, ilmu dan teknologi dalam

bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh

terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi semakin tinggi

teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses

penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepatdapat

membantu kelancaran administrasi dalam suatu organisasi baik swasta

maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan

aktivitas korespondensi. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan

berbagai cara secara lisan maupun tulisan. Menurut Priansa (2014), Surat

merupakan salah satu sarana komunikasi tertulis

Surat salah satu komunikasi yang dilakukan dengan tulisan karena

surat dapat dijadikan alat komunikasi tertulis yang efektif, merangkum

informasi secara lengkap, jelas dan dapat dipertanggungjawabkan serta

sebagai dokumen penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan sebagai alat

bukti tertulis. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dan amat

penting dalam setiap kegiatan organisasi, posedur pengelolaan surat masuk

meliputi; pengelompokan surat, pemerikaan surat, pencatatan surat, dan

pendistribusian surat, sedangkan untuk surat keluar meliputi; pembuatan

konsep, pengertian surat, pemberian nomor, penyusunan surat dan pengiriman

1
 2

surat. Mengingat begitu penting peranan surat maka sudahselayaknya suatu

perusahaan mengadakan penanganan khusus terhadap surat menyurat

sehingga surat akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan

terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan dan efisien.

Dimana sekarang ini sudah banyak kita temukan alat-alat komunikasi

canggih seperti telepon, radio, televisi, faxmile, bahkan jaringan informasi

yang disampaikan kepada seseorang/organisasi akan sesuai dengan sumber

aslinya sehingga informasi didalam surat sifatnya jelas, akurat dan sewaktu-

waktu dapat menjadi alat bukti tertulis jika diperlukan.

Perkembangan surat menyurat ini sangat pesat sekali terutama dalam

penanganan surat masuk dan surat keluar. Hal ini terjadi karena semakin

disadari pentingnya surat masuk dan surat keluar pada kegiatan yang

dilakukan baik pada kantor instansi pemerintah maupun swasta. Kegiatan

tidak akan berjalan dan berkembang dengan baik tanpa mengadakan

hubungan dan komunikasi antara sesama atau pihak lain.

Mengingat begitu penting peran surat maka suda selayaknya

dilakukan penanganan khusus terhadap surat menyurat sehingga surat akan

mempercepat dalam pncapaian tujuan dan terlaksannya tugas pokok yang

telah direncanakan. Karena surat dianggap sebagai suatu sumber yang harus

dimiliki orgnisasi maupun perusahaan. Untuk itu diperlukan seorang

sekretaris yang dapat menangani surat masuk maupun surat keluar. Tugas

sekretaris ada 8 (delapan) macam salah satunya yaitu tugas rutin tugas yang

harus dikerjakan setiap harinya tanpa memerlukan perintah khusus dari

pimpinan. Seorang sekretaris harus mahir, teliti, dan cekatan dalam

menangani surat. Penyimpanan surat harus menggunakan system yang benar

agar suatu saat bila diperlukan dapat dicari dengan mudah.

Adapun tujuan dari diadakannya penanganan surat masuk dan surat

keluar adalah:

1. Agar surat dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat

jika diperlukan.

2. Untuk menunjang terlaksananya kegiatan surat menyurat.

Prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar yang baik tidak

hanya dibutuhkan pada perusahaan dagang saja. Sebagai salah satu organisasi

juga harus mampu menangani surat masuk dan surat keluar dengan

baik.Berdasarkan uraian ini,penulis melihat dan mengamati secara langsung

penanganan surat masuk dan surat keluar dibagian sekretaris Pusat

Pendayagunaan Informatika Dan Kawasan Strategis Nuklir serta penulis ingin

mengkaji lebih dalam mengenai penanganan surat masuk dan surat keluar

pada bagian sekretaris.

Tenaga Sekretaris yang ada masih banyak mempunyai kekurangan

sehingga berdampak pada terhambatnya kelancaran kegiatan perusahaan.

PengurusanSurat masuk dan surat keluar ke instansi Kantor lingkungan Pusat

Pendayagunaan Informatika dan Kawasan Strategis Nuklir adalah suatu

kegiatan yang terpenting dalam suatu kantor.Cara atau prosedur pengurusan

surat masuk dan surat keluar tidak segera mulai di proses pengurusan surat
 agar segera dapat diserahkan kepada Pimpinan secepat mungkin.

Mengakibatkan Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar masih

belum tertangani dengan baik.

Disamping itu pula kurangnya peran tenaga sekretaris di perusahaan

yang dapat mengakibatkan pengelolaan belum maksimal, dalam menangani

tugasnya. Oleh sebab itu penulis memilih judul “Peran Sekretaris dalam

Mengelola Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Pusat

Pendayagunaan Informatika Dan Kawasan Nuklir Serpong-Tangerang

Selatan.”

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkanlatar belakang masalah yang dikemukakan diatas, dapat

diidentifikasi beberapa masalah sebagai berikut:

1. Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar masih belum

tertangani dengan baik.

2. Kurangnya tenaga kerja kesekretarisan dalam mengelola Surat Masuk

dan Surat Keluar di Kantor Pusat Pendayagunaan Informatika dan

Kawasan Nuklir.

3. Peran Sekretaris belum mampu menciptakan efesiensi kerja di Kantor

Pusat Pendayagunaan Informatika dan Kawasan Nuklir.

1.3 Pembatasan Masalah

Dalam penulisan TugasAkhir ini, penulis membatasi pembahasan

pada masalah mengenai“Peran Sekretaris dalam Mengelola Surat Masuk dan

Surat Keluar di Kantor Pusat Pendayagunaan Informatika Dan Kawasan

Nuklir Serpong-Tangerang Selatan.”

1.4 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang, identifikasi masalah, melaluipraktik kerja

lapangan, dapat dirumuskan masalah dalam Tugas Akhir ini adalah:

1. Bagaimana peran sekretaris dalam mengelola surat masuk dan surat

keluar di Kantor Pusat Pendayagunaan Informatika Dan Kawasan Nuklir

Serpong-Tangerang Selatan?

2. Apa sajakah hambatan sekretaris dalam mengelola surat masuk dan surat

keluar di Kantor Pusat Pendayagunaan Informatika Dan Kawasan Nuklir

Serpong-Tangerang Selatan?
1.5 Tujuan dan Manfaat Penulisan Tugas Akhir

Mengingat pokok permasalahan tersebut, makatujuan yang ingin

dicapai penulis dalam penulisan ini adalah:

1. Tujuan Penulisan Tugas Akhir

Tujuan dari penulisan laporan Tugas Akhir ini, adalah sebagai

berikut:

a. Untuk mengetahui peran sekretaris dalam mengelola surat masuk

dan surat keluar di Kantor Pusat Pendayagunaan Informatika Dan

Kawasan Nuklir Serpong-Tangerang Selatan

b. Untukmengetahui hambatan sekretaris dalam mengelola surat masuk

dan surat keluar di Kantor Pusat Pendayagunaan Informatika Dan

Kawasan Nuklir Serpong-Tangerang Selatan.

2. Manfaat penulisan

a. Bagi Penulis

1) Memandingkan teori yang didapatkan di kampus dengan

kenyataan yang ada badan pendapatan daerah.

2) Menambah wawasan dan pengalaman tentang dunia kerja yang

akan kita hadapi dimasa yang akan datang.

3) Sebagai persyaratan dalam mencapai gelar ahli Madya

sekaligustelah menyelesaikan pendidikan di Universitas

Pamulang.
 b. Bagi Universitas

Sebagai bahan tambahan informasi dan referensi bacaan khususnya

bagi mahasiswa yang akan menyusun Tugas Akhir.

c. Bagi Lembaga/Instansi

Dapat memberikan konstribusi bagi perusahaan dan dapat

memberikan pemikiran bagi instansi dalam prosedur penanganan

surat masuk dan surat keluar dari proses pembuatan surat,

penerimaan surat hingga penyimpanan surat.

1.6 Metode Penulisan Tugas Akhir

1. Jenis data

Menurut Ginantra (2020:12-13) jenis data dibagi menjadi 2 (dua),

yaitu sebagai berikut:

a. Data Primer

Data primer merupakan data yang diambil secara langsung

dari objek, di mana seumber data yang langsung memberikan data

kepada pengumpul data tanpa melalui media perantara melalui

proses wawancara, menjawab kuesioner, ataupun forum diskusi.

Bentuk data primer berupa hasil kuesioner, hasil survei, hasil

pengujian, hasil observasi, dan opini subjek secara individual atau

kelompok.

1) Melakukan wawancara secara langsung pada sekretaris untuk

meneliti tugasnya terkait dengan mengelola surat masuk dan

 usrat keluar di Kantor Pusat Pendayagunaan Informatika dan

Kawasan Strategis Nuklir Serpong-Tangerang Selatan.

2) Observasi dan pengamatan diskusi yang dilakukan sekretaris

dalam mengeloal surat masuk dan surat keluar di Kantor Pusat

Pendayagunaan Informatika dan Kawasan Strategis Nuklir

Serpong-Tangerang Selatan.

b. Data Sekunder

Data sekunder merupakan data yang didapat secara tidak langsung

dari sumber data atau objek penelitian di mana data sekunder

merupakan data yang mendukung keperluan data primer, seperti:

literature bacaan, buku, majalah, koran, artikel, jurnal, ataupun

laporan-laporan.

2. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data dalam penulisan laporan Tugas Akhir

ini, adalah sebagai berikut:

a. Data Primer

Metode ini dilakukan dengan cara pengamatan secara langsung

terhadap objek lapangan. Objek yang diamati adalah sekretaris

dalam mengelola surat masuk dan surat keluar di Kantor Pusat

Pendayagunaan Informatika dan Kawasan Strategis Nuklir Serpong-

Tangerang Selatan.
 B. Data Sekunder

Metode pengumpulan data yang diambil dari membaca buku-buku

tentang peran sekretaris terhadap pengelolaan surat masuk dan surat

keluar yang akan dibahas dalam penyusunan Tugas Akhir.

1.7 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini dibagi menjadi 4 (empat) bagian, yaitu

sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisikan pendahuluan yang mencakuplatar belakang,

identifikasi masalah, pembatasan masalah, rumusan

masalahtujuan dan manfaat penulisan Tugas Akhir, metode

penulisan Tugas Akhir, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini merupakan landasan teori yang berisikan tentang tugas-

tugas seorang sekretaris dalam mengelola surat masuk dan surat

keluar di Kantor Pusat Pendayagunaan Informatika Dan Kawasan

Nuklir Serpong-Tangerang Selatan danteori-teorilainnya yang

dapat mendukung penulis dalam pembuatan karya ilmiah ini.

BAB III PEMBAHASAN DAN HASIL

Dalam bab ini akan diuraikan tentang sejarah singkat Perusahaan,

Struktur Organisasi, Visi dan Misi, dan pembahasan hasil kerja

praktek.
BAB IV PENUTUP

Dalam bab ini berisikan kesimpulan dan saran dari hasil

pelaksaanaan magang yang dilakukan oleh penulis.