10221963-Jeffri-1EA09

M1. Manajemen Perkantoran dan Perumusan Pengorganisasian Kantor

1. Manajemen Kantor

Manajemen Kantor adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,

pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan untuk mencapai
tujuan yang telah diperkirakan.

A. Fungsi Manajemen :
1) Perencanaan
2) Pengorganisasian
3) Pengkoordinasian
4) Pengawasan
B. Elemen Manajemen
1) Man
2) Money
3) Material
4) Market
5) Machine
6) Method (Metode)

2. Aktivitas dari Manajemen Kantor

Geoffrey Whitehead mengatakan bahwa di seluruh kantor terdapat lima bidang

kegiatan utama, yaitu:

A. Kegiatan komunikasi
B. Kegiatan kalkulasi
C. Pengolahan Warkat
D. Penyusunan laporan
E. Kegiatan yang mengikuti prosedur rutin

3. Proses Manajemen Kantor

A. Perencanaan kantor

Meliputi segala aktivitas peramalan mengenai hal ihwal yang harus

dilakanakan dana cara-cara pelaksanaannya dalam bidang tata usaha kantor.
Maksud perencanaan kantor adalah mencapai efesien yang tertinggi dalam
pelaksanaan tata usaha tersebut.

Perencanaan kantor dapat meliputi perencanaan prosedur, perbekelalan dan

tata ruang kantor

B. Pengorganisasian kantor
1) Suatu proses penyusunan kerja sama antara elemen-elemen kantor untuk
mencapai tujuan tertentu.
2) Adalah suatu sistim kerja sama yang meliputi pola pembagian kerja,
susunan hubungan kerja, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab antara
para petugas dan struktur hubungan tersebut.
C. Pengoordinasian kantor

Merupakan suatu kegiatan untuk menjamin kerja sama dan partisipasi

sejumlah kegiatan kantor.

1) Pengawasan kantor (Pengendalian )

Merupakan salah satu fungsi dari rangkaian proses manaj.kantor yang
meliputi seluruh kegiatan pimpinan organisasi kantor yang meneliti,
menyesuaikan dan mengoreksi kegiatan ketatausahaan agar pelaksanaan
tepat seperti rencana.
D. Tujuan kantor
1) Penerimaan Informasi
2) Pencatatan informasi
 3) Penyusunan informasi
4) Pemberian Informasi
5) Perawatan aktiva
E. Aspek manajemen kantor
1) Tujuan, yang dapat dirumuskan untuk menilai dan menetapkan
keberhasilan mengarahkan dan mengkoordinasian elmen-elemen
manajemen
2) Organisasi, meliputi kegiatan pembentukan staf dan alokasi tugas untuk
staf tersebut
3) Metode adalah urutan pelaksanaan bagaimana dana di mana pelaksanaan
manajemen dilangsungkan
4) Personalia, meliputi perekrutan staf, tempat, latihan, dan pengehntian
karyawan
5) Lingkungan, meliputi bangunan kantor, perabot dan kondisi jasmani di
dalam kantor
6) Mesin dan perlengkapan, mencakup segenap benda mati yang digunakan
dalam kantor untuk membantu pelaksanaan kerja.

4. Perumusan Pengorganisasian Kantor

A. Pengertian organisasi
Organisasi adalah suatu sistem tentang aktivitas-aktivitas kerja sama dari dua
orang atau lebih sesuatu yang tak berwujud dan tak bersifat pribadi, sebagian
besar mengenai hal hubungan-hubungan)

Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-

orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor. Dapat diartikan pula,
organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat
orang-orang melangsungkan untuk menerima, menyimpan, mengelola,
menyajikan informasi, dan merawat aktiva.
B. Peranan pengorganisasian perkantoran
1) Sebagai ajang komunikasi antara pimpinan dengan bawahan
2) Sebagai alat memelihara keutuhan kegiatan perkantoran
3) Sebagai alat untuk mendelegasikan wewenang
4) Sebagai alat menentukan tanggung jawab dan jabatan
5) Sebagai alat untuk memelihara kestabilan personel yang ada
6) Sebagai alat pemberi motivasi dan semangat kerja
7) Sebagai ajang menjalin kerjasama antar personel
8) Sebagai sarana mempermudah pengawasan dari kegiatan kantor (Badri
Munir, 2007: 37).
C. Dasar-dasar Organisasi

Dasar-dasar Organisasi Hendry Mintzberg (dalam Akhmad Subki dan

Mohammad Jauhar, 2013) mengatakan bahwa ada lima bagian dasar
organisasi yaitu:

1) Inti pengoprasian (the oprating core).

Yang termasuk disini adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan

dasar yang berhubungan dengan produksi barang dan jasa.

2) Puncak strategis (the strategic apex).

Yang termasuk dalam bagian ini adalah menejer tingkat puncak (top
management).

3) Lini tengah (the middle line).

Yang termasuk bagian ini adalah para menejer yang menjembatani manajer
tingkat atas dengan bagian oprasional.
 4) Tekno-struktur (the technostrukture).
Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahikan tugas
untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi
dalam organisasi.
5) Staf pendukung (the support staff).

Yang termasuk di sini adalah orang orang yang memberi jasa pendukung
tidak langsung terhadap organisasi (orang-orang yang mengisi unit staf).

D. Prinsip Organisasi
Prinsip Organisasi Menurut Robbins, Gitlow dan Cortada (dalam Badri
Munir Sukeco, 2007: 35) mengemukakan bahwa ada 6 prinsip penting yang
harus diperhatikan dalam mendesain struktur organisasi:
1) Spesialisasi Pekerjaan
2) Departementalisasi
3) Rantai Komando
4) Rentang Pengawasan
5) Sentralisasi dan Desentralisasi
6) Formalisasi
E. Asas-asas Organisasi
Asas organisasi penting bagi manajemen sebagai dasar membantu
melaksanakan fungsi pengorganisasian terutama dalam menyusun struktur
organisasi, dan dalam menjamin pelaksanaan kegiatan organisasi yang
lancar, efektif dan efisien. Bagi anggota organisasi asas-asas organisasi
menjadi pegangan bekerja atau melaksanakan pekerjaan yang diserahkan
kepadanya dengan penuh tanggung jawab sesuai dengan wewenang yang
diberikan (Sutarto, 1995: 22)
1) Perumusan Tujuan dengan Jelas
2) Departemenisasi
3) Pembagian Kerja
 4) Koordinasi
5) Pelimpahan Wewenang
6) Jenjang Organisasi
7) Kesatuan Perintah
7) Fleksibilitas
8) Berkelangsungan
9) Keseimbangan

M2. Otomasi Perkantoran dan Aplikasi Otomasi Kantor

A. Pengertian Otomatisasi Kantor

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan

untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan
diluar perusahaan. 

O’Brien ( 1996 ) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem

informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses,
menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan
komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan
organisasi

B. Pengguna Otomatisasi kantor

Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam

kantor. Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor,
yaitu :

1) Manajer

Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,

terutama SDM.
 2) Profesional

Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian

khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer
dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3) Sekretaris

Biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan

berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan
mengatur jadwal pertemuan.

4) Pegawai administratif

Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin

fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.

C. Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk

meningkatkan produktivitas kerja melalui

1) Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat

menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan
tugas pekerja dari berat menjadi ringan.

2) Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan

kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan
lebih baik dalam memecahkan masalah.

3) Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan

semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka,
percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap
informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.
 4) Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon,
komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk
memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan,
selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi .

5) Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office

automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien

6) Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

7) Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik

dan lebih cepat

D. Konsep-konsep Otomatisasi Perkantoran

Konsep-konsep dari otomatisasi perkantoran dapat diuraikan sebagai berikut

1) Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu

mengarah ke otomatisasi.
2) Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan
tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
3) Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
4) Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui
pengambilan keputusan yang lebih baik.
5) Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi
tradisional bukan sebagai pengganti.
E. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Pilihan Aplikasi Otomatisasi Kantor

Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan aplikasi otomatisasi kantor,

dapat diuraikan sebagai berikut :

1) Jenis Organisasi, dimana seorang manajer diperusahaan dengan satu

lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
 2) Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik
pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3) Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh
sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan
F. Tahapan Penerapan Otomatisasi Kantor
1) Tahap penerapan pada otomatisasi kantor dapat di uraikan sebagai berikut
Tradisional, dalam hal ini penggunaan teknologi utamanya ditujukan
untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Serta lebih
terfokus pada penggunaan Word Processing
2) Transisional, dalam hal ini ditandai dengan mulai digunakannya proses
data secara elektronik serta telah dibangunnya aplikasi untuk keperluan
pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.
3) Transformasional, dalam hal ini merupakan fase integrasi informasi dan
pematangan konsep Information Resource Management (IRM) yang
merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT)
G. Aplikasi Otomatisasi Perkantoran
1) Word processing

Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara

otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat
dokumen ketik atau cetak.

Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah

dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat
komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.

Contoh : Ms Word, OO Write, Latex

2) Electronic mail
Electronic mail yang dikenal dengan adalah penggunaan jaringan komputer
yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima
pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.
3) Voice mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. perbedaannya bahwa anda
hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui
telepon dan bukan mengetiknya. dan anda menggunakan telepon untuk
memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

4) Electronic calendaring

Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk

menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
Electronic calendaring bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor,
karena ia hanya menyusun terjadinya komunikasi bukan
mengkomunikasikan informasi.

5) Audio conference

Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk

membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara
geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah
aplikasi oa pertama yang tidak memerlukan komputer. ia hanya memerlukan
penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.

6) Video Conference

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. peralatan

televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara
orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
Tiga Konfigurasi Video Conferencing

a) Video Satu Arah Dan Audio Satu Arah

b) Video Satu Arah Dan Audio Dua Arah
c) Video Dan Audio Dua Arah
7) Computer conference

Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga

memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi
selama proses terjadinya konferensi. aplikasi ini hampir sama dengan
electronic mail, karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan
software yang sama.

istilah ‘teleconferencing’ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat

elektronik untuk konferensi.

teleconferencing digunakan dalam seluruh proses pemecahan masalah yang

gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah masalah (orang-orang
yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang berlainan.

8) Facsimile transmission

Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan

peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung
channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. fax
sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan. jalur telepon suara dapat
berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih
sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
9) Videotext

Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan

materi tekstual pada layar crt. materi tekstual dapat berbentuk naratif atau
tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.

10) Image storage and retrieval

beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar,

sehingga mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat
dipanggil atau didapatkan kembali jika diperlukan.

Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan

tampilan maka digunakan microform, yang berupa microfilm dan
microfiche. microform akan mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan
oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. image storage and retrieval
digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat
kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.

11) Desktop publishing

atau DTP adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama
dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

Sistem dtp terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi
tinggi, printer laser, software desktop publishing.

Penggunaan DTP sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi

administrasi dan teknis. penampilan dokumen iklan yang profesional dan
menarik akan memberikan komunikasi yang efektif.
H. Macam-Macam Sistem Otomatisasi Kantor

Sistem otomatisasi kantor memiliki beberapa macam jenis yang dapat

diuraikan sebagai berikut:

1) Sistem Komunikasi Elektonik (electronic communication sistem )

Merupakan sistem teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi

antara individu, kelompok pekerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk
dalam sistem ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board
sistem. Bulletin board sistem (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan
internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya
dapat diakses dan didesain oleh orang lain.

2) Sistem Kolaborasi Elektronik

Suatu sistem yang tidak hanya pertukaran komunikasi dan pesan, tetapi juga
bagaimana informasi dan pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama.
Contoh aplikasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting
adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari
jarak jauh dengan kantornya

3) Sistem Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

Sebuah sistem dimana penggunaan teknologi informasi untuk keperluan

pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari sistem pubikasi
dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik
document management, presentase graphics dan multimedia presentation.
Elektonik document management (EDM) merupakan sistem penyimpanan
document yang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya
dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk
menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia
presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi
memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media
seperti teks, grafik, foto, suara dan video.

4) Sistem Pengolahan Kantor (office management sistems)

Merupakan sistem kantor otomatis yang mendukung orang-orang di

organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang
termasuk sistem ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling
atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti
kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam
janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai sistem ini untuk
mengatur skejul kerja mereka.

5) Sistem Elektronik Formal

Sistem yang didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis.

Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi,
seperti SIM

6) Sistem Elektronik Informal

Sistem yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem ini
diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya
sendiri, seperti bentuk DSS
Referensi

 http://sipeg.unj.ac.id/repository/upload/buku/ilovepdf_merged(109).pdf
 https://ainunjuwariyah15.wordpress.com/2014/02/13/manajemen-
perkantoran-dan-perumusan-organisasi/
 https://adoc.pub/queue/manajemen-perkantoran-dan-perumusan-
pengorganisasian-kantor.html
 https://slideplayer.info/slide/3213703/
 http://nikenindriana106.blogspot.com/2015/04/otomatisasi-perkantoran.html