CHILDFUND GUATEMALA

Reglamento de I.T

REGLAMENTO DE INFORMACIÓN & TECNOLOGÍA

OBJETIVO

Para garantizar el funcionamiento adecuado del equipo de cómputo y de las

comunicaciones electrónicas de Childfund Guatemala, así como la integridad de
su información digital se crea el siguiente reglamento y normas generales de
cómputo que deben seguir todos los usuarios en la Institución.
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Reglamento de I.T

NORMAS GENERALES

1. Estas políticas y procedimientos entran en vigencia a partir de la fecha de su

publicación (Abril, 2010).
2. Es responsabilidad de la Dirección Nacional, Gerencias y Oficiales de las
diferentes áreas de CHILDFUND Guatemala, velar por el cumplimiento del
presente documento.
3. Las personas que incumplan esta norma, serán sancionadas de la siguiente
manera:
a. Primera infracción: Llamada de atención verbal por parte del Oficial
de IT y su jefe inmediato, con copia a su file personal.
b. Segunda infracción: Se suspenderá el servicio por 15 días, mas
llamada de atención por escrito por parte de la Dirección Nacional,
con copia a su file personal.
c. Tercera Infracción: Suspensión del servicio por tiempo indefinido, y
podría estar sujeto a suspensión de labores por uno o dos días sin
goce de salario, según la gravedad del caso.
d. Dependiendo del caso se aplicara el inciso segundo de la “Política
Internacional de Sistemas de Información en su articulo
“Cumplimiento y Sanción” que dice así:
La sospecha de violación de esta política debe ser reportada al
Oficial de IT y al Director de la Oficina Nacional. Las personas
que violen esta política serán sujetas a disciplina, hasta la
terminación de su empleo.

4.Todo gasto en que incurra la organización para reparar reemplazar o cubrir

los daños alteraciones o violaciones que se presentan en este acuerdo serán
descontadas directamente al usuario del equipo o servicios en que sucedió el
incidente .
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PROHIBICIONES

1. Queda prohibido modificar, alterar o copiar sin autorización alguna, los

directorios de contactos de cada área, así como el institucional. Para el
efecto se solicita que previo a realizar cualquier cambio, enviar una nota
con la firma del Gerente del área solicitando dicha autorización. Esta nota
deberá ser enviada al Oficial de IT.
2. Queda prohibido ingerir alimentos, especialmente líquidos, en el área
donde se encuentra el equipo de computación. El objetivo de esta medida
es preservar el buen estado del equipo ante posibles accidentes que
pudieran dañarlo, así como la integridad física del usuario.
3. Queda prohibido realizar cualquier mantenimiento preventivo, evaluativo o
correctivo al equipo de cómputo (modificación, actualización, eliminación,
adición y limpieza), comprendido por componentes tangibles o físicos
(hardware) o intangibles (software o programas). Estas son atribuciones
exclusivas del área de IT de CHILDFUND Guatemala, por lo que es
prohibido alterarlos (modificar, agregar o eliminar total, uno o varios de sus
componentes) por otro personal interno o externo a la Institución, sin
autorización escrita del Oficial de IT o Dirección Nacional.
4. Queda prohibido instalar o desinstalar programas en los equipos sin la
previa autorización del Oficial de IT.
5. Queda prohibido bajar, transmitir y/o almacenar material ilegal y que no
esté basado en las políticas de la Institución. Tales como música, videos y
películas restringidos por derechos de autor, pornografía y software sin
licencia o portegido por los derechos del autor.
6. Queda prohibido compartir, prestar y/o vender información sobre las
actividades, contactos e información de Niño-Padrinos a terceros; la
información que en CHILDFUND Guatemala se maneja es estrictamente
confidencial y no debe ser compartida sin previa autorización de la
Dirección Nacional.
7. Queda prohibido la lectura, apropiación y/o divulgación de información,
documentos y/o correos electrónicos clasificados como confidencial, salvo
previa autorización de la Dirección Nacional o Regional.
8. Queda prohibido ver, transmitir, reenviar o divulgar información
pornográfica de niños/as y/o que este en contra de la niñez,Racismo o
violencia de genero el descubrimiento de este tipo de actividad puede ser
causal de despido inmediato.
9.Queda prohibido el préstamo del o los equipos que el empleado tenga
asignado a terceras personas o aquellas que no tengan relación laboral con la
institución todo daño o desperfecto será responsabilidad de quien tenga
asignado el equipo
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USO DEL EQUIPO

1. El equipo de cómputo asignado al empleado debe ser utilizado únicamente

como una herramienta para facilitar y agilizar el trabajo que permita
alcanzar los objetivos y las metas de su área y de la Institución ,quedando
claro que el equipo y su contenido digital archivos imágenes etc son
propiedad de Childfund guatemala.
2. Todo empleado debe cuidar y conservar en buen estado el equipo de
cómputo asignado y en caso de cualquier duda, desperfecto o daño del
mismo se debe notificar de inmediato al Oficial de IT de la Institución.
Cualquier anormalidad en el estado físico o funcional de este equipo será
responsabilidad únicamente del usuario al que se le haya asignado dicho
equipo y de nadie más.
3.
Cualquier medio de almacenamiento externo (Diskettes, CD’s, DVD´s,
Discos USB, etc.) debe estar libre de virus informáticos antes de ser utilizados
para transmitir datos hacia el equipo de computación propiedad de la
Institución. Para esto, el Oficial de IT proporcionará el programa antivirus y
la capacitación de su uso según sea el caso todo uso sin autorización de
medios descritos anteriormente que genere daño será regulado por el
punto cuatro de normas generales.
4. El equipo debe estar conectado a una instalación eléctrica adecuada que
debe incluir instalación de tierra física y polarización, y de ser necesario
contar con los accesorios que garanticen el flujo continuo y adecuado de
corriente eléctrica (UPS, regulador de voltaje, regleta, supresor de picos
etc.).
5. Para el caso especifico del equipo móvil (laptops, cañonera, etc.) Se requiere
tener los cuidados adecuados en su uso, colocación y movilización,
evitando que se maltrate, caiga o rompa, así como evitando transportarlo
en buses y en la calle expuesto a la vista de los demás. En caso de robo se
realizará una investigación a efecto de deducir de quien fue la
responsabilidad. Dicho equipo será asignado de acuerdo a necesidades
reales y fuentes de financiamiento.
6. Queda prohibido la impresión de documentos personales de forma
constante o que sobrepase las 10 hojas. Para cada caso deberá contar con
la aprobación del Gerente de área.
7. Los suministros deberán ser utilizados únicamente para fines relacionados
con el trabajo de CHILDFUND Guatemala.
8. La oficina de IT debe mantener disponible una computadora portátil la cual
puede ser de uso general para el personal de CHILDFUND Guatemala en el
desarrollo de reuniones de trabajo, la misma que debe ser solicitada por lo
menos con 1 día de anticipación para verificar disponibilidad.
9. CUALQUIER REPARACIÓN O REPOSICIÓN TOTAL O PARCIAL DEL EQUIPO
DE CÓMPUTO DERIVADO DE LA FALTA DE SEGUIMIENTO Y/O
VIOLACIÓN DE ESTAS POLÍTICAS SERA RESPONSABILIDAD ÚNICA DEL
PERSONAL QUE TENGA ASIGNADO DICHO EQUIPO.
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Uso Permisivo del equipó de computo

CHILDFUND Guatemala permite, incidentalmente a los empleados el uso del

equipo con fines personales, siempre que no interfiera con el desarrollo de las
operaciones del trabajo. Una mínima cantidad de dicho uso es aceptable, de
preferencia en horarios no laborales. El uso personal incidental no incluye usar
los recursos informáticos de CHILDFUND Guatemala para producir trabajo para
otros empleadores o con fines de lucro o que violenten o transgredan los
derechos de autor .

POLÍTICA DE COPIA DE SEGURIDAD (BACKUP)

Y RESTAURACIÓN DE DATOS

Con el objeto de preservar la integridad de la información y habilitar los

sistemas de información de CHILDFUND Guatemala de la manera más eficiente
posible, se propone la siguiente política de backup, la cual se fundamenta de la
siguiente forma:

1. Todos los equipos a excepción de las computadoras portátiles estarán

conectados al servidor de dominio CHILDFUND GUATEMALA, el cual
automáticamente configurará el perfil de cada usuario manteniendo
sincronizadas la carpeta Mis Documentos y el escritorio, el cual permitirá
tener siempre una copia de archivos en las computadoras de forma local
y una copia de respaldo en el Servidor de Dominio.
2. Los respaldos a los archivos de trabajo se realizaran una vez por semana,
los cuales serán grabados en DVD´s
3. Los archivos de audio (música), instaladores de software y archivos de
uso personal no deben ser guardados en la carpeta “Mis Documentos” ya
que serán borrados automáticamente de la misma por el servidor.
4. para realizar un Backup de archivos de audio debe solicitarse al Oficial de
IT la realización de los mismos siempre que sean Institucionales.
5. Los Backups de las computadoras portátiles serán programados
quincenalmente de acuerdo a las agendas de los usuarios de las mismas
y es una obligación mensual del usuario traer o facilitar el equipo para la
realización en caso contrario se le bloquearan los servicios.
6. la Oficina de IT realizara un Backup semanal de las bases de datos de
LINCS, Servidor de Correo Electrónico y cualquier otra base de datos
instalada al servicio de CHILDFUND Guatemala.
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TARJETAS DE RESPONSABILIDAD IT

1. Todo el equipo de cómputo asignado al personal debe incluirse en la

respectiva tarjeta de responsabilidad, desde el momento en que se da de
alta al empleado.
2. Cada empleado debe firmar la tarjeta de responsabilidad del equipo de
cómputo a su cargo. Y conservará una copia de la misma en su archivo
personal para verificar la conformidad de la misma en el momento de su
retiro o cambio de equipo.
3. Cualquier cambio, traslado o modificación del equipo de cómputo, debe
informarse previamente, al Oficial de IT de CHILDFUND Guatemala para dar
el seguimiento correspondiente .
4. El o la Oficial de Recursos Humanos y Administración debe informar al
Oficial de IT las contrataciones y bajas de personal con anticipación minima
de 72 horas , para tener conocimiento de la persona a quien se le asignará
equipo de cómputo. El personal en relación de dependencia o contratado
que se retira de la Institución debe entregar físicamente y en forma personal
al oficial de IT el equipo de cómputo ,los datos,yel software que tenga bajo
su responsabilidad caso contrario se incurre en la violación de este
reglamento y automáticamente autoriza automáticamente a la institución a
cobrar o descontar el valor de reparación restitución o reemplazo .
5. Cuando se dé el caso de dar de baja a un empleado, La Oficial de Recursos
Humanos y Administración tiene la responsabilidad de comunicar al Oficial
de IT, por escrito o vía correo electrónico, el nombre de la persona a quien
se dará de baja para poder eliminar los permisos y accesos de esa cuenta y
el nombre de la persona a quien se asignará el equipo de cómputo, para
hacer los cambios respectivos en las tarjetas de responsabilidad.
6. Cuando se dé una baja, sin que esté controlada la sustitución, el equipo de
cómputo será asignado temporalmente a la persona que el jefe inmediato
designe y se hará una hoja de responsabilidad a dicha persona.
7. Los equipos y periféricos que estén en una situación “sin usuario asignado”
serán recogidos por el Oficial de IT de forma inmediata para su protección y
adecuado almacenamiento.
8. El personal de baja debe entregar el equipo y los archivos previo a finalizar
su salida de la institución. Para el efecto será el Oficial de IT el responsable
de recoger el equipo y realizar un respaldo de esta información.
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EQUIPO BAJO CONTRATO DE USO NO ONEROSO

Y OPCIÓN DE COMPRA

El empleado que haya adquirido un contrato de este tipo con la Institución,

deberá sujetarse a lo establecido en las cláusulas de dicho contrato.

USO DE INTERNET

1. El acceso al Internet es para facilitar y agilizar el trabajo que permita

alcanzar los objetivos y las metas de su área y de la Institución y no está
permitido utilizar este acceso al Internet para otros propósitos ajenos a la
Institución o de carácter personal
2. Para habilitar el acceso al Internet a un usuario nuevo se debe justificar y ser
avalado por un Gerente de área el cual debe indicar el tipo de acceso
autorizado. Es responsabilidad del usuario que acceso no sea utilizado
indebidamente.
a. Para propósitos personales, siempre y cuando se respeten estas
políticas.
3. El Oficial de IT determinará los mecanismos y la necesidad de revisar
programas y/o archivos descargados del Internet o del correo electrónico
para garantizar que están libres de virus y funcionen adecuadamente,
previo a su utilización.
4. Toda información a ser publicada por este medio, debe ser autorizada por la
Dirección Nacional, con el objeto de minimizar el riesgo de generar
inconvenientes o publicidad negativa atribuida a la Institución.
5. Navegar por el Internet deber ser únicamente a sitios autorizados que
brinden información que no contengan material lesivo a la moral (Ej.:
racismo o pornografía), causen o promuevan daños a la propiedad material
e intelectual de terceros.
6. No descargar archivos ejecutables (*.exe, *.com, etc. .bat) a menos que
provengan de sitios autorizados y formales, tales como organizaciones
conocidas y que distribuyen material por esta vía. Dichos archivos, si van a
ser utilizados dentro de CHILDFUND Guatemala deben ser llevados a la
Oficina de IT para garantizar que están libres de virus, previa a su utilización.
7. No descargar archivos de contenido multimedia en todas sus extensiones o
usos ( videos,música,fotografías,libros o revistas programas) de los cuales no
ha pagado su importe para ser propietario o que no posee el derecho legal
de uso o licenciamiento toda violación a este punto es DE COMPLETA
RESPONSABILIDAD DEL USUARIO DEL EQUIPO EN QUE SE DESCARGO Y
DEBERA FINANCIAR O RESOLVER ESTO sin respaldo de la institucion
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USO DE CORREO ELECTRÓNICO

1. Las direcciones de correo electrónico son propiedad de la Institución y

deben ser utilizadas única y exclusivamente para enviar y recibir
información relacionada con las actividades de trabajo nos reservamos el
derecho de propiedad de las mismas.
2. Para utilizar adecuadamente las direcciones de correo electrónico
propiedad de CHILDFUND Guatemala se debe manejar exclusivamente
material que se ajuste a las políticas de la Institución y no transgreda todo lo
anterior escrito.
3. Verificar los cuidados necesarios al abrir cualquier archivo recibido como
archivo adjunto o “attachment”. Esto es:
a. Que tenga un formato conocido (extensión).
b. Que el remitente sea un usuario conocido.
c. Que esté libre de virus antes de ser abierto
4. Aquellos correos que contengan datos adjuntos con archivos ejecutables,
encriptadas, comprimidos o cuyo contenido o remitente sean sospechosos
deberán ser reenviados al Oficial de IT para ser verificados antes de ser
utilizados.
5. En equipos con Windows, verificar que cualquier archivo a ser enviado
como archivo adjunto en un mensaje, esté libre de virus con el objeto de la
propagación de los mismos y reclamos de los destinatarios.
6. Material confidencial, información financiera o relacionada con la operación
de la Institución, no debe ser enviada rutinariamente por correo. Con
excepción de aquellos puestos en los se requiere contacto directo con las
Oficinas Regionales y/o personal externo autorizado, para lo cual deberá ser
enviado en formato PDF para evitar alguna alteración.
7. Toda información a ser enviada por este medio, debe regirse a las políticas
de la Institución.
8. El o la Oficial de Recursos Humanos y Administración debe dar aviso al
Oficial de IT sobre las altas o bajas de personal, para que se habilite el
usuario de la red y de correo .
9. Comprender que la información contenida en un correo electrónico interno
es comunicación profesional entre compañeros de trabajo y como tal es
confidencial, secreta y para uso exclusivo del destinatario. Si quien lee un
correo electrónico interno no es el destinatario o una persona responsable
de trasladarlo al destinatario, debe considerar que la lectura, distribución,
copia o impresión es estrictamente prohibida.
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BLOQUEO DE SITIOS

1. CHILDFUND Guatemala trabaja constantemente para llevar un mejor

control en cuanto al acceso a la diversidad de información que se encuentra
en el Internet. Por el momento se prohíbe y bloqueará el acceso a los
siguientes sitios por considerarse no apropiados con el que hacer de la
Institución:
a. Citas
b. Juegos
c. Descarga de música y video
d. Música y videos en línea
e. Páginas personales (Hi5, MySpace y otros)
f. Pornografía
g. Sexo
h. Terrorismo
i. Chats y ocio
j. Radios Onlines
k. Redes Sociales
l. Video o transmission de Video
m. Descargas de archivos

SITIOS DE COMUNICACIONES

Únicamente la Dirección Nacional, los Gerentes y Oficiales de área, que por la

naturaleza de su trabajo deben en algún momento, estar en contracto
electrónico y/o en línea con personal externo y de Oficinas Regionales, tienen
autorizado el acceso a sitios de comunicaciones.
Para la habilitación de este servicio al resto del personal, debe dirigirse la
solicitud al Oficial de IT con el respectivo Visto Bueno de su Gerente de área y
de la Dirección Nacional.

Acceso a Internet y Correo Electrónico Institucional

Todos los accesos hacia y del Internet serán estrictamente controlados:

CHILDFUND Tiene el derecho de inspeccionar, recuperar o copiar toda la
información y mensajes almacenados en los discos duros, discos de
computación,medios extraibles correo electrónico y correo de voz.
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Los usuarios deben tomar en cuenta que sus actividades de Internet son
monitoreadas periódicamente y deben limitar sus actividades, adecuadamente.
Los documentos electrónicos, archivos y mensajes almacenados en los activos
de información son de propiedad de CHILDFUND Guatemala, y son
considerados registros de trabajo oficial, así como los registros en papeles y
archivos.
El correo electrónico NO es privado. Los mensajes de correo electrónico,
archivos y calendarios son registros de trabajo. CHILDFUND tiene la capacidad y
se reserva el derecho, por cualquier razón, de acceder, revisar, copiar, eliminar o
revelar y distribuir a cualquier persona, cualquier mensaje enviado, recibido o
almacenado en el correo electrónico. La administración se reserva el derecho
de examinar el e-mail, los directorios de archivo personal, el acceso a la Web y a
otra información almacenada en las computadoras de CHILDFUND, en
cualquier momento y sin previo aviso. Este control asegurará el cumplimiento
con las políticas de CHILDFUND y ayuda a la administración con la gestión de
los sistemas de información.
El Área de Información & Tecnología es la entidad encargada de garantizar la
oportuna conexión y comunicación a través de Internet.
Recursos Humanos y Administración se encargara de contratar el o los accesos
a Internet con asesoría del Área de IT. A su vez el Área de IT será la responsable
de garantizar el continuo y buen funcionamiento de dicho enlace o enlaces.
Es responsabilidad del Área de Información & Tecnología el crear un correo
electrónico institucional y/o un acceso a Internet a cada usuario de CHILDFUND
Guatemala cuyas actividades en la Institución requieran de dicha comunicación
electrónica. Los Gerentes de cada área de CHILDFUND Guatemala tienen la
responsabilidad de solicitar el acceso a Internet y/o las cuentas de correo
institucional o denegar las mismas para el personal que lo necesite. Dicha
solicitud se hará por escrito o correo electrónico al Área de Información &
Tecnología y deberá ser aprobada por la Dirección Nacional.
Para un uso adecuado de Internet y el correo electrónico, es necesaria la
observancia del reglamento interno del uso de Internet y Correo Electrónico el
cual deben seguir todos los usuarios de CHILDFUND Guatemala.

___________________________________
Nombre y firma No de Empleado

Mediante la Firma de este documento doy por Entendindo y Aceptado y autorizo a

Childfund Guatemala a cumplir lo acordado en este Reglamento de IT