Pengertian Korespondensi, Ciri, Jenis,

Tujuan, Fungsi, dan Contohnya

Kegiatan masyarakat yang berhubungan dengan berbagai masalah ekonomi modern dan klasik pastinya
memancing seseorang untuk selalu berkomunikasi dengan banyak pihak. Salah satu bentuk komunikasi
pada saat ini yang semakin maju pada dasarnya dapat dilakukan melalui teknologi. Misalkan saja
mempergunakan telepon, email, whatsapp, dan lain sebagainya.

Namun, beberapa hal masih mengharuskan perusahaan untuk melakukan korespondensi yaitu
komunikasi berupa bentuk interaksi sosial dengan surat menyurat. Karena hal ini sebagai bentuk
komunikasi resmi yang mana dalam surat tersebut berisi berbagai macam permintaan maupun
penawaran antar perusahaan.

Korespondensi
Korespondensi menjadi bagian terkait dengan alur komunikasi antar perusahaan yang menggunakan
surat. Dalam hal ini korespondensi menjadi bagian tentang cara penyampaian yang ingin disampaikan
kepada orang lain atas nama perusahaan.

Oleh karena itulah korespondensi memang tidak dapat terlepas dari yang namanya surat menyurat.
Sedangkan arti dari surat adalah alat komunikasi yang sifatnya tertulis dan digunakan untuk
menyampaikan pesan atau suatu maksud kepada pihak lain dengan ciri-ciri khusus yang menyertainya.
Beberapa bentuk ciri surat yaitu adanya lampiran, perihal, bahasa surat, tanggal surat, kop surat,
pencantuman tanda tangan, dan lain sebagainya.

Pengertian Korespondensi
Korespondensi adalah proses komunikasi yang dikirim melalui surat dari pihak satu kepada pihak lainnya
dengan nama jabatan pada suatu bentuk perusahaan atau organisasi maupun bisa juga berupa nama
perseorangan atau individu.

Sehingga istilah lainnya dari korespondens yaitu saling berkirim surat untuk menanyakan maupun
menawarkan suatu hal.

Pengertian Korespondensi Menurut Para Ahli

Adapun definisi korespondensi menurut para ahli, antara lain sebagai berikut;

1. KBBI, makna korespondensi adalah prosedur adanya kegiatan berupa hubungan sosial melalui

surat menyurat yang terjadi dalam sebuah insitusi/perusahaan.
2. Finoza (2009), Definisi korespondensi adalah bentuk kegiatan berkirim surat yang dilakukan
perseorangan, organisasi sosial, dan insitusi perusahaan,
3. Djuharie (2001), Korespondensi adalah serangkaian kegiatan dalam bentuk surat menyurat yang
dijalankan sebagai ssarana tertulis.

Ciri Korespondensi
Ciri korespondensi yang diuraikan sebagai berikut;
 1. Isi pesan surat bersifat informasi/persuasi

Korespondensi biasanya memberikan surat yang isinya informasi atau persuasi. Arti dari informasi ini
sendiri yaitu perusahaan atau bisnis akan memberikan informasi kepada pihak yang dituju terkait
berbagai hal, baik mulai dari produk baru, keunggulan, harga dan lain sebagainya.

Melalui informasi tersebut maka sekaligus surat berisi persuasif atau bujukan agar perusahaan yang
menerima surat dapat tertarik dan mau menjalin hubungan kerjasama dengan pihak pengirim.

Pada dasarnya ciri korespondensi yang satu ini memang lebih terbuka dan jelas bahwa tujuannya agar
perusahaan mendapatkan relasi yang lebih banyak. Sehingga dengan demkian nantinya bisnis atau
industri dapat berjalan dengan lebih baik dan bisa memperoleh banyak laba.

2. Surat memiliki bagian standar

Surat pada korespondensi ini memang memiliki bagian-bagian standar dan harus selalu ditetapkan.
Tujuannya agar surat terlihat memenuhi syarat serta adanya jaminan bahwa surat tersebut terbentuk dari
pihak atau perusahaan yang legal.

Beberapa bagian-bagian standar dari surat tersebut antara lain yaitu kop surat, pembuka, isi, penutup
surat, tanda tangan penulis dan lain sebagainya.

3. Surat memiliki satu pesan inti

Surat memiliki satu pesan inti maksudnya yaitu penulisan surat bertujuan untuk menyampaikan pesan
tunggal yang mana dengan hal tersebut diharapkan pihak penerima pesan mengetahui isi pesan. Selain
itu dengan ciri tersebut, maka mempermudah kedua belah pihak.

Misalkan dari pengirim surat bisa fokus terhadap pesan yang ingin disampaikan. Sedangkan untuk pihak
penerima surat, lebih mudah pula dalam memahami maksud atau tujuan dari pesan yang diterima.

4. Gaya bahasa surat formal

Korespondensi biasanya dalam suratnya menggunakan bahasa yang formal. Tentunya hal ini merupakan
suatu kewajiban, karena surat ditujukan kepada perusahaan atau organisasi, sehingga penulisannya
harus menggunakan bahasa baku dan tidak boleh menggunakan bahasa gaul maupun bahasa yang tidak
sopan. Hal ini dikarenakan masing-masing penulisan surat sudah mempunyai kaidah aturan tersendiri.

Jenis Korespondensi
Macam-macam bentuk korespondensi, antara lain;

1. Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat-surat yang ditulis oleh individu atau diri sendiri dan dikirim kepada pihak lain
yang sifannya kekeluargaan, sahabat dan lain sebagainya. Biasanya surat pribadi berisi masalah
keluarga, bertanya kabar, peroalan kesehatan, dan lain-lain.

Surat pribadi juga memiliki bagian yang berbeda dengan surat resmi, hal ini dikarenakan penulisannya
yang lebih santai dan tidak terikat dengan aturan-aturan formal.

2. Surat dinas pribadi

Surat dinas pribadi adalah salah satu jenis surat setengah resmi yang nantinya akan dikirim seseorang
atau pihak individu kepada instansi, lembaga, maupun perusahaan-perusahaan.

3. Surat dinas swasta

Surat dinas swasta adalah surat resmi yang dibuat dari instansi maupun perusahaan bisnis dan ditujukan
kepada karyawan, relasi, atau pelanggannya. Dalam bentuk surat ini bisa berupa penawaran produk,
penugasan dan lain sebaginya.

4. Surat niaga

Surat niaga adalah surat yang didalamnya terkait dengan perdagangan dan dibuat oleh perusahaan atau
bisnis yang ditujukan kepada pelanggan tetapnya. Tujuan dibuatnya surat ini antara lain yaitu peusahaan
akan menawarkan produk-produk baru, pemberian diskon dan lain sebagainya kepada para pelanggan.

5. Surat dinas pemerintah

Surat dinas pemerintah adalah surat yang dibuat untuk kepentingan pekerjaan formal. Contoh dari surat
ini yaitu surat dari instansi dinas dan tugas kantor. Surat dinas pemerintah juga memiliki fungsi yang
sangat penting diantaranya untuk dokumen yang sifatnya tertulis, sebagai arsip, bukti sejarah, surat
keputusan dan lain – lain.

Tujuan Korespondensi
Tujuan dari korespondensi itu sendiri yang dijelaskan sebagai berikut:

1. Menyampaikan informasi

Korespondensi pastinya bertujuan utnuk menyampaikan informasi. Hal ini dikarenakan surat yang dikirim
dari pihak satu ke pihak lainnya berisi maksud dan tujuan yang akan disampaikan baik mulai dari
penawaran produk, permintaan kerjasama dan lain sebagainya. Bagian yang terpenting yaitu informasi
yang ingin disampaikan dapat ditujukan melalui surat korespondensi ini.

2. Menyampaikan isi surat

Korespondensi pastinya bukan menulis hal-hal yang tidak penting, karena sifatnya yang menyampaikan
pesan surat kepada pihak lain.

Sehingga penulisan dalam surat ini juga memakai kaidah atau aturan-aturan surat yang sesuai. Terlebih
lagi korespondensi ini memang tujuannya untuk meyampaikan isi surat agar pihak penerima mengetahui
maksud dari pengirim.

3. Mempercepat komunikasi

Mempercepat komunikasi termasuk salah satu tujuan dari korespondensi. Karena melalui surat yang
dikirimkan seseorang tidak perlu untuk bertatap muka terlebih dahulu. Misalkan jarak yang akan ditempuh
jauh. Selain itu dengan surat korspondensi juga lebih menghemat baiya karena sifatnya yang tertulis dan
tinggal dikirim kepada pihak penerima.

Fungsi Korespondensi
Adapun fungsi yang menajdi manfaat dalam korspondensi. Antara lain;
 1. Sebagai alat penghubung secara tertulis

Korespondensi dijadikan sebagai alat penghubung komunikasi yang sifatnya tertulis. Karena wujudnya
yang berbentuk surat, namun memiliki manfaat yang banyak salah satu diantaranya yaitu terjadi
komunikasi untuk menyampaikan informasi, hubungan kerjasama dan lain -lain.

2. Sebagai bukti hitam diatas putih

Korespondensi ini juga berfungsi sebagai tanda bukti hitam diatas putih. Agar suatu saat ketika terjadi
pelanggaran maupun kasus hukum dapat dibantu dengan bukti tertulis dari korespondensi yang
sebelumya sudah diarsipkan.

3. Sebagai alat pengingat

Surat korespondensi juga berfungsi untuk alat pengingat, karena wujudnya yang tertulis dan bisa
disimpan sebagai bentuk dokumen yang kapanpun dapat dibuka atau dilihat kembali.

4. Sebagai media untuk berkomunikasi

Korespondensi pastinya memiliki fungsi untuk berkomunikasi. Karena melalui surat inilah akan terjadi
hubungan dua arah yang mana masing-masing pihak akan mengabarkan informasi maupun memberi
jawaban. Berdasarkan hal tersebut pastinya komunikasi akan berjalan dengan baik terlebih lagi jika
kedua perusahaan atau organisasi berkerjasama dalam pencapaian tujuan.

5. Sebagai bahan dokumentasi

Bahan dokumentasi disini artinya bahwa surat dapat simpan dengan baik untuk bukti yang wujudnya
konkret atau nyata. Bahan dokumentasi ini suatu saat mungkin akan dibuktikan dan dibuka kembali
sebagai alat rekapan, alat pengingat maupun tanda bukti lain yang pastinya sangat berguna.

6. Sebagai wakil dari seseorang atau instansi

Surat korespondensi juga berfungsi sebagai wakil dari seseorang atau instansi karena sifatnya yang
dikirim secara tertulis kepada pihak penerima. Akan tetapi tetap mencantumkan nama instansi atau
organisasi yang terkait.