PERALATAN KANTOR

A.PERLENGKAPAN KANTOR
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor dapat dibedakan
dalam dua jenis, yaitu barang bergerak dan barang tidak bergerak.
1. Barang Bergerak, terdapat dua jenis barang bergerak, yaitu :
a. Barang habis pakai
Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan
satu kali pakai, dimana barang ini habis tanpa meninggalkan
bekas dalam pemakaiannya.
Contoh : kertas, tinta, karbon, pensil, map, dsb.
b. Barang tidak habis pakai
Yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam
pemakaiannya.
Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon, dll.
2. Barang Tidak Bergerak, misalnya tanah, gedung, dsb.

B. JENIS-JENIS dan ISTILAH-ISTILAH PERALATAN KANTOR

1. Bekal Kantor (Office Supplies)

Adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Misalnya :
kertas, tinta, karbon, dll.
2. Mesin-mesin Kantor (Office Machine)
Adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-
bahan, keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan
magnetik.
Macam-macam mesin kantor antara lain :
 Mesin tik (type writer)
 Mesin dikte (dictating machine)
 Mesin hitung (calculating machine)
 Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)
 Mesin pengganda dokumen (duplicator/copier)
 Mesin komunikasi (communication equipment)
Mesin komunikasi disebut juga sebagai pesawat kantor, yang membantu kegiatan komunikasi
di kantor. Jenis-jenis pesawat komunikasi di antaranya : intercom, telepon, handphone,
switchboard, loudspeaker, dictaphone, teleks, facsimile.
 Alat Bantu Peraga (audio visual aids) adalah alat yang digunakan untuk membantu
kelancaran komunikasi antara pendengar dan penyaji. Contohnya :
Tape recorder, VCD/DVD player, radio, televisi, slide projector, film, over head projector
(OHP), projector LCD, white board, dll.

3. Peralatan Kantor (Office Appliances)

Adalah segenap alat yang digunakan untuk membantu dalam pekerjaan kantor.
Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor :
 Bak Surat (desk tray)
 Kalender Meja (desk calendar)
 Penggaris (ruler)
 Pena (pens)
 Tempat Pena (pens holder)
 Pensil (pencil)
 Penghapus pensil (eraser)
 Kertas isap (blotter)
 Gunting
 Stapler
 Bak untuk jepitan kertas
 Bak untuk jarum
 Bak untuk karet gelang
 Jepitan kertas (binder)
 Cap tanggalan (band dater)
 Bantalan cap (stamp pad)
4. Perabot Kantor (Office Furniture)
Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan
untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran.
Macam-macam perabot kantor yang utama :
 Meja tulis, meja mesin tik, meja komputer
 Kursi
  Lemari yang dapat dikunci
 Rak buku/arsip
 Box

Meja kantor dapat dibedakan berdasarkan ukuran dan fungsinya sbb :

a. Meja besar atau meja biro, yaitu

meja yang mempunyai ukuran sbb :
- Panjang 121,5 cm- 130 cm
- Lebar 70 – 80 cm
- Tinggi 74 cm
Meja ini biasa digunakan oleh direktur.

b. Meja sedang atau meja setengah biro

- Panjang 96,5 cm
- Lebar 71 cm
- Tinggi 71 cm
Meja ini biasa digunakan oleh Kepala Bagian.

c. Meja biasa, yaitu meja yang dipakai oleh pegawai biasa, dengan ukuran :
- Panjang 120 cm
- Lebar 70-72 cm
- Tinggi 75 cm

d. Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya
meja juru tik, meja gambar, meja lay out. Meja mesin tik tingginya lebih rendah dari meja
biasa, kurang lebih 62 cm.
e. Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat,
pengaturannya didasarkan pada jumlah peserta rapat dan besar kecil ruangan.
 Persyaratan kursi yang baik :
a. Kursi dapat diatur tinggi randahnya sehingga cocok bagi pemakai.
b. Kursi dibuat secara kokoh
c. Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang
d. Kursi mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.
Kursi yang dapat diputar dan diatur tinggi
rendahnya termasuk kursi yang baik dan
paling enak dipakai untuk berbagai
pekerjaan kantor.
Khusus untuk kursi pimpinan yang banyak
membaca, sebaiknya kursi kerjanya
berlengan agar dapat menyangga sehingga tidak cepat letih.
5. Perabot Kantor Tempelan (Office Fixture)
Adalah perabot kantor yang telah melekat (menjadi satu) dengan bangunan lain dalam kantor.
Misalnya : lemari, rak yang menempel di dinding.

6. Hiasan Kantor (Office Ornament)

Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya bertujuan untuk menambah
kenyamanan dalam kantor.
Misalnya lukisan, gambar-gambar, bunga, lampu hias, dll.

PENGADAAN PERLENGKAPAN KANTOR

1. Pengertian pengadaan perlengkapan kantor

Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas .
Cara pengadaan perbekalan bagi setiap kantor mungkin tidak sama. Hal ini terjadi karena masing-
masing kantor berbeda dalam kebutuhan dan kegiatan kerjanya sehingga mereka mengambil prosedur
yang paling praktis. Namun demikian umumnya dalam mengadakan perbekalan kantor selalu diawali
dengan perencanaan yang meliputi perencanaan kebutuhan perbekalan, perencanaan biaya, keadaan
inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada.
Untuk barang habis pakai, direncanakan sebagai berikut:
a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan
b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan
c. Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulanan dan kemudian menjadi
rencana tahunan.
d. Untuk barang tidak habis pakai, direncanakan sebagai berikut:
e. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan
f. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan
 g. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun
rencana tahunan.
2. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor
a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang di gudang
b. Petugas memeriksa persediaan barang digudang
c. Surat diserahkan ke bendahara. Bendahara akan memeriksa kebutuhan yang akan dibeli dengan
menyesuaikan dana yang tersedia.
d. Meminta persetujuan kepada pimpinan
e. Jika telah disetujui maka diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan pembelian
f. Pada saat penerimaan barang diperiksa atau diuji terlebih dahulu.
g. Jika sudah cocok barang diterima dengan menggunakan berita acara serah terima barang dan  
buku penerimaan barang
h. Barang disimpan digudang untuk didistribusikan ke bagian atau unit yang membutuhkan.
3.  Inventarisasi barang habis pakai dan tidak habis pakai
Inventarisasi barang adalah sesuatu kegiatan dan usaha untuk meperoleh data yang diperlukan
mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui anggaran belanja
sumbangan ataupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara
yang telah ditetapkan.
Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam:
a.  Buku induk barang inventaris
Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu
kantor  dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data
yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor.

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Nama              : ……………………..

Alamat            : ……………………..
Kelengkapa
Ket.Barang
No. Nama n dokumen Keadaa
Tanggal Kode Nama (merk, Jumla Tahun Asal
Uru Satua dan tanggal n Harga Ket.
Pembukuan Barang Barang ukuran h Pembuatan Barang
t n penyerahan Barang
dsb)
barang

b.  Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk  mencatat barang-barang inventaris menurut
golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang
telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai),
 BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Nama                           : ……………………..

Alamat  : ……………………..
Golongan Barang  : ……………………..
Kode Barang      : ……………………..
Ket.
No.
Barang
No. Urut Kode Nama Nama Tahun Keadaan
(Merk, Jumlah Harga Lokasi Ket.
Urut Buku Barang Barang Satuan Pembuatan Barang
Nomor,
Induk
Ukuran)

c.  Buku catatan barang non inventaris

adalah buku yang digunakan  mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu
kantor. (barang-barang habis pakai).

BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

Nama : ……………………..
Alamat  : ……………………..

Ket. Kelengkapan Ket.

No.
No. Barang Tahun dokumen Keadaa Harga
Nama Kart Nama Asal
Uru (Merk, Jumlah Pembuata dan tanggal n
Barang u Satuan Barang
t Nomor, n penyerahan barang
Stock Satuan Jumlah
Ukuran) dokumen

C)    Menggunakan Peralatan Kantor

1.    Stop map (folder)

Adalah alat berukuran folio yang dipergunakan untuk menyimpan
surat-surat, naskah, atau catatan yang biasanya sedang dalam
proses atau hanya untuk sementara. Stop map mempunyai lipatan
ke dalam untuk memperkuat daya tampung dokumen.
2.    Sneelhecter map
Adalah map dengan penjepit ditengahnya untuk menyimpan surat-surat
atau warkat yang telah diproses. Surat atau warkat yang akan disimpan
di dalamnya terlebih dahulu harus diberi lubang dengan menggunakan
alat pelubang kertas yaitu perforator.
3. Ordner
Alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen yang telah
diproses. Alat ini hampir sama dengan sneelhecter map
dengan daya tampung yang lebih banyak.

4.    Letter Opener

 Merupakan alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat
yang dibuka dalam keadaan baik atau tidak sobek. Mesin ini sangat berguna bagi kantor yang
menerima surat ± 1000 buah setiap harinya.
5.    Numbering machine ( Mesin pemberi nomor)
Merupakan sebuah mesin yang digunakan untuk memberi nomor, baik pada surat maupun pada
buku agenda surat keluar secara berturut-turut dengan nomor yang sama.
6.    Paper clip (jepitan kertas)
Merupakan alat yang terbuat dari logam dan dipergunakan untuk menyatukan (menghimpun,
mengelompokan, mengumpulkan) surat-surat dan lampirannya agar surat tersebut tidak tercecer
sehingga tidak hilang.
7.    Staples remover (pengungkit staples)
Alat yang digunakan untuk melepa/mencabut kawat staples yang terdapat pada bendelan warkat
sehingga terlepas lagi menjadi lembaran.
8.    Nietjes atau staples
Alat yang berupa kawat yang dijepretkan pada kertas dan kawat ini terlebih dahulu dimasukan pada
stapler atau hecht machine.
9.    Stapler (Hect machine)
adalah alat yang digunakan untuk membendel kertas menjadi satu dengan menjepretnya agar rapi
dan tidak berceceran pada waktu mengirimkan surat yang lebih dari satu lembar.
10.  Spindle file (tancapan warkat)
Alat yang digunakan untuk menghimpun warkat dengan cara memasukan/menancapkan warkat
tersebut. Spindle ini berupa jarum kawat besar yang bagian bawahnya mempunyai alas sehingga
dapat berdiri dan diletakan di atas meja.
11.  Cap tanggal (stamping date)
Alat yang terbuat dari jalur-jalur karet yang dapat diputar untuk membubuhkan tanggal dari suatu
hari yang diperlukan pada surat atau warkat lainnya.
12.  NCR paper (No Carbon Required paper)
Sejenis kertas yang telah diberi lapisan kimia, yang akan menimbulkan bekas  (tulisan) apabila
terkena tekanan, sehingga dapat menggandakan warkat tanpa memerlukan karbon.
13.  Perforator (pelubang kertas)
Perforator disebut juga Punched Card Machine merupakan alat yang digunakan untuk melubangi
kertas sehingga mudah disimpan dalam sneelhecter map.
Cara menggunakan perforator:
a. Lipat kertas yang akan dilubangi, pada bagian tengah sisi kiri untuk mendapatkan titik tengah
dan rapikan kertas.
b. Masukan kertas pada perforator, dan paskan pada petunjuk alat yang menunjukan garis
tengah, sampai tepi kertas menyentuh batas kertas pada perforator.
c. Tekan perforator sampai berlubang.
14.  Komputer
Secara umum computer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat warkat 
sekaligus menggandakannya dengan printer. Komputer dibagi menjadi 3 bagian yaitu:
a.  Hardware (perangkat keras)
 CPU
Merupakan otak dari komputer. Di dalamnya merupakan gabungan dari processor, harddisk,
VGA card, sound card yang tersusun di atas sebuah motherboard.
 Monitor
Adalah layar sebagai alat yang menampilkan hasil komunikasi antara pengguna dengan CPU.
 Keyboard (papan tuts)
Yaitu bagian computer yang terdiri dari deretan tuts huruf dan angka serta tombol lain yang
berfungsi untuk in put data ke CPU.
 Mouse
Digunakan sebagai penggerak kursor pada layar monitor agar lebih mudah dalam
memindahkan kursor dan meilih obyek.
Peralatan pelengkap computer dalam hal ini hardware:
  CD/DVD ROM Drive
Alat yang digunakan untuk membaca CD/DVD agar bisa diketahui isi CD/DVD dengan
melihat pada monitor. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada pula yang di luar dengan
kabel yang terhubung dengan komputer.
 CD/DVD
Adalah sebuah pringan optic yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada
walnya dikembangkan untuk menyimpan audio digital. CD/DVD bersifat read only (hanya
dapat dibaca dan tidak dapat ditulis). Namun perkembangan sekarang memungkinkan
CD/DVD dapat ditulisi berulangkali (Re Write/RW) yang lebih dikenal dengan CD/DVD-
RW.
 USB Flash Drive
Sering disebut juga dengan flash disk, sudah menggantikan fungsi disket sebagai alat
penyimpan data kerja portable. Flash disk kelebihannya adalah praktis, lebih awet dan lebih
banyak menyimpan data dibandingkan dengan CD serta bisa dibaca dan ditulisi dengan
mudah. Kekurangannya karena ukuranny yang kecil sehingga flash disk mudah jatuh,  hilang
atau tercecer.
b.   Software (perangkat lunak)
Software diartikan sebagai program-program atau aplikasi. Berikut contoh software yang
biasanya digunakan computer dengan system windows:
 Microsoft word (pengolah kata)
Suatu program atau aplikasi yang banyak digunakan untuk mengetik dan mengedit naskah,
membuat table, dokumen surat dan lain-lain untuk mendukung kegiatan yang berbentuk
administrasi.
 Microsoft Excel (pengolah angka)
Program ini digunakan untuk membuat dokumen yang berkaitan dengan perhitungan atau
berhubungan dengan angka-angka dan keuangan.
 Microsoft Access (pengolah data)
Program ini digunakan untuk pengolahan data suatu informasi menjadi database.
 Microsoft Powerpoint (pengolah presentasi)
Program aplikasi yang berfungsi untuk membuat sebuah presentasi menjadi lebih menarik,
biasanya digabungkan dengan LCD Projector.
c.  Brainware
Adalah personal yang mengoperasikan computer itu sendiri.
15.  Printer
Printer adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun
gambar/grafik di atas kertas. Ada beberapa jenis printer antara lain:
a. Dot matriks printer
Sistem kerja printer ini adalah menubrukkan sekelompok titik kecil ke atas pita karbon sehingga
bergabung membentuk karakter ke atas kertas, seperti pada mesin ketik.Printer dot matriks masih
banyak digunakan karena biaya operasionalnya rendah. Karena bekerja dengan system impact
hasil ketikan dapat langsung dibuat tembusan memakai kertas karbon seperti mesin tik. Selain itu
dot matriks juga dapat digunakan untuk kertas bersambung (continous paper) maupun untuk kertas
khusus yang memiliki lubang disampingnya (tractor feed). Kekurangannya adalah dot matriks
menghasilkan suara yang bising pada waktu beroperasi. Hasilnya juga tidak bagus untuk mencetak
grafik, maupun foto serta lambat dalam mencetak.
b. Ink Jet Printer
System kerjanya adalah menyemprotkan cairan tinta yang berukuran sangat kecil dari cartdrige
tinta ke media cetak. Printer ini lebih tenang suaranya dan hasilnya lebih halus dan detail. Printer
ink jet dapat diisi ulang (refill) tintanya saja tanpa harus membeli keseluruhan Cartridge.
Kekurangannya adalah adalah rentan air, oleh karena itu hasil cetakan dikeringkan lebih dahulu
sebelum digunakan. Hasil cetakan tinta refill juga kulitas cetaknya jauh dibawah tinta asli.

c. Laser printer
 Printer ini mencetak memakai toner dalam satu cartridge khusus yang bekerja dengan elektro
magnetic seperti pada mesin forokopi.Laser printer lebih irit operasionalnya karena sebuah
cartridge toner bisa menghasilkan ribuan halaman. Kecepatan cetaknya pun amat tinggi, sampai
ratusan halaman per menit, dan hasilnya amat tajam.
16.  Mesin Tik Manual
Mesin tik dikenal ada 3 model yaitu:
a. Mesin tik standar
Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran mulai dari 13” sampai dengan 27”.
b. Mesin tik semi standar
Mesi tik berukuran gandaran 13” dilengkapi tabulator penuh.
c. Mesin tik portable
Yaitu mesin tik yang memiliki panjang gandaran antara 9,5” hingga 10”. Mesin ini praktis karena
dapat di bawa kemana-mana.
17.  Mesin Tik Elektrik
Adalah mesin tik yang cara kerjanya digerakan dengan tenaga listrik. Cara bekerjanya hampir sama
dengan mesin tik manual, hanya saja tulisan yang akan kita ketik dapat disimpan terlebih dahulu
dalam memori mesin tersebut, bila sudah yakin untuk dicetak tinggal tekan tombol enter.
18.  Mesin fotokopi
Adalah alat yang untuk menggandakan dokumen yang juga bisa memperbesar dan memperkecil
ukuran dari yang asli. Mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman naskah yang mendekati aslinya
tetapi berwarna hitam dan putih.
19.  Mesin penghancur dokumen/kertas
Mesin ini digunakan untuk menghancurkan arsip atau dokumen yang sudah tidak terpakai, sehingga
rahasia yang ada di dalam dokumen tersebut tidak dapat diketahui oleh orang lain
Cara pengoperasiannya adalah sebagai berikut:
d. Siapkan kertas yang akan dihancurkan, tetapi terlebih dahulu hilangkan paper clip atau staples
yang ada pada kertas
e. Nyalakan mesin dnegan menekan tombol on.
f. Masukan kertas yang akan dihancurkan.
g. Jika sudah selesai tekan tombol off, dan ambil potongan kertas dari kotak untuk dibuang.
20.  Mesin stensil
Adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak denganmenggunakan
pembantu kertas master yang disebut dengan stensil sheet.
21.  Overhead Projector (OHP)
Merupakan media komunikasi visual yang dipegunakan untuk memproyeksikan tulisan atau
gambar pada transparency film yang diletakan di atas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil
proyeksi yang lebih jelas dan besar. Transparancy film adalah sebuah media yang memuat tulisan
atau gambar yang hendak diproyeksikan dengan OHP, berbentuk plastik
22.  LCD Projector
Alat yang digunakan untuk memperbesar tampilan gambar, foto maupun data dari computer ke
layar atau bidang datar lainnya. Data atau informasi yang akan ditayangkan langsung harus
berbentuk digital oleh karena itu alat ini harus dihubungkan dengan alat digital seperti kamera,
computer, laptop.
Cara pengoperasian LCD Projector :
a. Pasang layar putih di depan LCD
b. Hubungkan satu ujung kabel VGA dengan konektor VGA in pada prroyektor LCD lalu
hubungkan
c. ujung lainnya dengan konektor VGA computer.
d. Hubungkan satu ujung kabel dengan sokel daya AC pada proyektor LCD dan ujung lainnya
dengan
e. sumber listrik.
f. Buka tutup lensa LCD dan nyalakan proyektor LCD terlebih dahulu daru nyalakan computer.
g. Sesuaikan posisi fokus dan zoom.
23.  Mesin scanner
Merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti
dokumen, foto, gelombang, suhu dll. Hasil pemindaian akan ditransfer ke computer sebagai data
digital. Komputer juga harus diinstall dengan aplikasi khusus scanner tersebut, sehingga scanner
dapat digunakan. Cara penggunaan scanner:
a. Scanner dihubungkan ke computer dan nyalakan tombol kontak.
b. Buka aplikasi scanner yang ada di computer
c. Buka tutup scanner lalu masukkan file atau dokumen lain dengan halaman yang akan di-scan
menghadap ke bawah, lalu tutup dan tekan scan, maka aplikasi scanner yang ada di computer
secara otomatis menscan data tersebut dan menaruhnya di dalam computer.
24.  Mesin Binding
Merupakan mesin yang digunakan untuk menjilid buku atau laporan dengan menggunakan kawat
penguat yang berbentuk spiral atau plastic yang berbentuk spiral. Penjilidan dengan mesin binding
dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan perkiraan ketebalan 4 cm,
tergantung pula pada besar atau kecilnya kawat/plastic spiral yang digunakan.
25.  Mesin absensi
Merupakan mesin yang digunakan untuk menangani data absensi dan timesheet untuk
melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Proses pencatatan
dapat dilakukan dengan entry langsung atau import dari data yang lain (biasanya dari mesin absensi,
barcode, finger scan). Ada 3 jenis mesin absensi semacam ini, yaitu:
a. Yang menggunakan kartu absensi
Mesin dengan sebuah jam analog yang terdapat di depan mesin yang menunjukan waktu pada
saat itu.
b. Yang menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal
Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu
pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenal magnetic (biasanya terdapat di
samping atau di atas mesin)
c. Dan yang menggunakan pengenal sidik jari
Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat di depan mesin yang menunjukkan waktu
pada saat itu dan tempat untuk men-scan sidik jari.
26.  Faximile
Merupakan mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang hamper sesuai
dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar. Mesin ini dikombinasikan dengan pesawat
telepon karena peralatan yang dipakai merupakan system komunikasi sambungan kabel.
Cara penggunaan facsimile:
Mengirim faximile:
a. Letakan dokumen yang hendak dikirim menghadap ke bawah pada tempatnya.
b. Memasukan nomor yang dituju dengan menggunakan fitur one-touch, speed dial, search atau
memasukan secara manual.
c. Setelah itu tekan tombol start.
Menerima faximile:
a. Angkat gagang telepon
b. Tekan start jika terdengar bunyi facsimile (bunyi beep)
c. Ketika muncul tulisan receive pada layar telepon, letakan gagang telepon.
30.  Multi Function Device (MFD)
Mesin ini disebut juga All In One (AiO) yaitu mesin yang memiliki beberapa fungsi
administrasi perkantoran sekaligus, diantaranya fungsi print, facsimile, scan dan fotokopi serta
telepon.  Sebagian MFD bahkan berfungsi sebagai e-mail center dan memory card reader.
PERAWATAN PERALATAN KANTOR

Di dalam penggunaan mesin peralatan kantor harus dipelihara dengan baik agar dapat dipergunakan
secara maksimal dalam kondisi yang memuaskan. Yang dimaksud pemeliharaan ialah pemeliharaan
terhadap benda baik yang bergerak maupun yang tidak bergerak dalam usaha untuk mempertahankan
kondisi yang baik atas harta benda tersebut dalam pemakaian atau pemanfaatan, sehingga diperoleh hasil
sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu.
Biasanya ada buku petunjuk dari peralatan tersebut yang memberikan pencegahan agar tidak terlalu cepat
pada mesin seperti cara penggunaan yang benar dan sebagainya. Namun demikian tidak ada salahnya
dibuat jadwal perawatan rutin.
Beberapa kelemahan atau perbuatan yang menimbulkan pemborosan dalam pemeliharaan/pemakaian
barang dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:
a. Kelemahan penanganan bahan atau alat-alat dalam proses produksi
b. Kegagalan dalam perlindungan barang terhadap udara, panas dan cairan yang tajam dan lain-lain.
c. Pemuatan yang berlebih, pada alat angkutan yang menyebabkan cepatnya kerusakan.
d. Pemakaian barang berlebih dan kelebihan itu tidak dikembalikan ke gudang
e. Cara penggunaan atau pengoperasian mesin/alat yang tidak tepat.
f. Pemakaian yang kasar
g. Kesalahan dalam batas kecepatan atau kemampuan
h. Kehilangan atas alat-alat kecil
i. Pemakaian mesin atau alat yang tidak sesuai dengan tujuannya
j. Keteledoran terhadap perbaikan kecil yang dapat dilakukan sendiri oleh operator
k. Kelambatan terhadap system laporan jika terjadi kerusakan pada mesin
l. Kelalaian pengurusan atas barang atau mesin yang tidak dalam pemakaian
m. Penghapusan barang sebelum waktunya.